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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB

„Vernetzte Verwaltung“Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz

„eCH-White Paper“ von K. Lenk, T. Schuppan und M. Schaffroth

10. Juni 2010 / M. Schaffroth

Die Präsentation (teilweise animiert) kann unter Quellenangabe (Autoren eCH/ISB) frei verwendet werden

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Département fédéral des finances DFF

Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC

(Abb. 1) Vier-Phasen-Modell des Verwaltungsverfahrens

„Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatikstrategieorgan Bund ISB

Kundensicht

Absichtbilden

Verfahrenanstossen

mitwirken

entschei-den

nach-sorgen

Behördensicht

P h a s e n d e s V e r w a l t u n g s v e r f a h r e n s

formalprüfen

inhaltlichprüfen

mitbe-teiligen

Informationbeschaffen

Leistungentgegen-nehmen

L e i s t u n g s z u g a n g L e i s t u n g s b e z u g ( „B e h ö r d e n g a n g“ )

1. Vorbereitung 2. Anstoss 3. Bearbeitung 4. Nachsorge

Informationen bereit-stellen & vermitteln

Leistungabgeben

abschlies-sen / rekur-rieren

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(Abb. 2) Gesetzlich formalisierte Ablaufelemente des Verwaltungsverfahrens



Antrag-stellung

formellePrüfung

materiellePrüfung

Eröffnung(Zustellung)

Verfügung(Entscheid)

Entgegen-nahme

Mitwirkung Bezahlung

B e h ö r d e

V e r w a l t u n g s k u n d e

Behördenschalter,

Portal

Formular-dienst

Identifikationsdienst

Geschäftsverwaltung(Geschäftskontrolle,

Prozessführung, Records Management)

Kommunikations-dienste

Zahlungsdienst

Office-Funktionen(Unterlagen erstellen, bearbeiten, ablegen,

Versenden etc.)

(etc.)

Verwaltungsverfahren

= organisationsübergreifend nutzbare Bausteine

= prozessübergreifend nutzbare Bausteine

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(Abb. 3) Interaktionslasten entstehen bei siloartigen Produktions- und Vertriebsstrukturen. Die Steuerung und Koordination im Verfahren ist oftmals dem Kunden aufgebürdet



K u n d e

„Insel-Government“

(Prüfung von diversen Voraussetzungen)

Entscheid !

V e r w a l t u n g

B a u g e s u c h L e i s t u n g

Bauamt BauamtUmweltamtGrundbuch-

amtDenkmal-

pflege

vermeidbare Aktivitäten = Interaktionslasten

administrative Lasten

Leistung ! Leistung !Leistung !

1 2 3 4 5

5



(Abb. 4) Zuständigkeitsfixierte Vertriebsstrukturen: „Zuständigkeit vor Leistungen vor Anliegen“



Leistungs-angebot A

Amt A Amt B

Leistungs-Angebot B

Amt C

Leistungs-angebot C

? ? ?

?

f r a g m e n t i e r t e s Le i s t u n g s a n g e b o t

„Zuständigkeits-dschungel“

„Welche Behörde ist zuständig?“„Welche Leistung benötige ich?“ usw.

Information beschaffen / Absicht bilden

6



(Abb. 5) Organisationsbezogene Sicht auf Leistungen und Prozesse



Leistung ID-8852

Leistung ID-2345

Umweltamt

Grundbuchamt

„lokaler“, hoheitlicher Prozess

„lokaler“, hoheitlicher Prozess

Grundbuchamt ist zuständig

Umweltamt ist zuständig

7



(Abb. 6) Der „öffentliche“ Prozess beschreibt aus einer Steuerungsperspektive das Zusammenspiel der „lokalen“ Akteure bei der übergreifenden Leistungserstellung



Umweltamt

Grundbuchamt

Bauamt

lokale Ausführungsebene

Bauamt

Grundbuchamt

Umweltamt

L e i s t u n gG e s u c hSteuerungssicht

„lokalen“ Prozesse„black boxes“

Erstellung derLeistung(en)

Entscheid!

Leistung Leistung

(„öffentlicher Prozess“)

koordinierte Über-gabe von Leistungen

8



(Abb. 7) Verflechtung von Leistungen, Prozessen und Behörden am Beispiel eines Baugesuchs



Leistung ID-0609Kt. Denkmalpflege

Leistung ID-8852Kt. Umweltamt

Leistung ID-2309Bauabteilung Gemeinde

Kunde stellt Baugesuch

lokaler Prozess

Leistung ID-2345Kt. Grundbuchamt

lokaler Prozesslokaler Prozess

lokaler Prozess führender Prozess(lokal, hoheitlich)

führende Leistung

führende Behörde

beteiligte Leistung

beteiligte Behörde

beteiligter Prozess(lokal, hoheitlich)

V e r w a l t u n g s –v e r f a h r e n

L e i s t u n g s a r c h i t e k t u r„ID 2309 – Entscheid Baugesuch“

Leistung ID-2308Bauabteilung der Gemeinde

9



(Abb. 8) BPM-Dokumentationselemente (gemäss eCH-0073) zur Beschreibung von „öffentlichen“ sowie „lokalen“ Prozessen



Merkmale

Leistung

Subprozesse

Prozesse

Leistungen

Leistungsinventar

Zugriffsrechteprüfen

Vertraulich-keitserklärung

nötig

Vertraulich-keitserklärung

einfordern

Rechte erteilen

Kun

deP

ensi

onsk

asse

Antrag stellen

Verfahreneröffnen

Dossieraktualisieren

Antrag bewilligen

Antragprüfen

++

++

Am

t für

Soz

ial-

vers

iche

run

gen

Entscheid eröffnet

Prozess

SubprozessBPMN

Leistungsinventar CH

aufgabenorientierteOrdnungsstruktur, z.B.

BPM-Dokumentation

Leistungs- und Prozess- dokumentation

Leistungsarchitekturen- 0073

Landkarten(CH,

Gemeinden,Kantone,Bund)

KernaufgabenK1 Produktion Kn GruppeK2 Zahlungen

SupportaufgabenS1 Finanzen Sn GruppeS2 Personal

FührungsaufgabenF1 Amtspolitik Fn GruppeF1 Amtspolitik Fn GruppeStrategie …..Planung

K1 Produktion Kn GruppeK2 ZahlungenArbeit BildungBauen

S1 Finanzen Sn GruppeS2 PersonalFinanzen …..Personal

K1 Produktion Kn GruppeK2 ZahlungenK1 Produktion Kn GruppeK2 ZahlungenSteuern …..Umwelt

- 0070

BPM-Dokumentationsvorgaben (B1.03)

- 0073





Leistung ID-nnnnAmt XY

Leistung ID-nnnnAmt YZ

- 0070

10


Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010


„b l a c k b o x“

Leistung A

Leistung A

Marktleistung (Produkt)

Prozess (neu)

Prozess(alt)

ausgelagerteProzesssequenz

21 3

54

6

21 3

3

54

Bauamt

Bauamt

Dienstleister

„Shared Service Center“

= Aktivität

(Abb. 9) Neugestaltung und Vereinfachung eines lokalen Geschäfts-prozesses durch die Modularisierung des Bearbeitungsablaufes

11



(Abb. 10) Organisationsübergreifende Nutzung von Diensten („Shared Services“)



„b l a c k b o x“

Leistung „A“

Leistung „B“

Marktleistung (Produkt)

Leistung „C“

Prozess „B“

Prozess „A“

Prozess „C“

Amt „A“

Amt „B“

Amt „C“

Service Center

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(Abb. 11) Das Verwaltungsverfahren als Gestaltungsvorlage für vernetzte Vertriebs- und Produktionsstrukturen: Wiederverwendbare Prozessressourcen, -bausteine und -infra-strukturen können einfach identifiziert und zugeordnet werden



Antrag-stellung

formellePrüfung

materiellePrüfung

Verfügung(Entscheid)

Mitwirkung BezahlungKunde kann Leistungs-angebot auffinden

Kunde kann Verfahren anstossen

Kunde kann sich ausweisen; Amt kannIdentitätsnachweis prüfen

Amt kann Antragprüfen + bearbeiten

Amt kann mitbeteiligte Stellen einbeziehen etc.

V e r w a l t u n g s v e r f a h r e n

• Behördenschalter• Government-Portale

• Formulardienst

• Identifikationsdienst

• Geschäftsverwaltung • Kommunikationsdienste• Standardschnittstellen

bei den Prozessteilnehmenden vorausgesetzte Fähigkeiten

benötigte Prozessbausteine, -ressourcen und -infrastrukturen

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(Abb. 12) „Easy Government“ – Gestaltung der Vertriebsoberfläche gemäss dem kundenfreundlichen Prinzip „Anliegen vor Leistung vor Zuständigkeit“



V e r t r i e b s w e g e

L e i s t u n g e n

Lebenslage

einfach auffindbar

einfach kontaktierbarK o n t a k t s t e l l e n

situationsgerecht, einfach benutzbar

GeschäftssituationA n l i e g e n

Vertriebsnetzwerk

aufbereitet nach Anliegen, Branchen und Zielgruppen

Multikanal

einfach, zuverlässigund sicher ausführbar

V e r f a h r e n

„Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung“ (Kunde bzw. Vernetzung als Vertriebsprinzip)

Leistung beziehen

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(Abb. 13) Abbau von Interaktionslasten durch Umgestaltung der Steuerungsstrukturen



( Leistung B ) ( Leistung C ) ( Leistung D )

Kunde

L e i s t u n g G e s u c h

X X X

Grundbuchamt Umweltamt

Bauamt

Denkmalpflege

X auf der Kundenseite abbaubare Aktivitäten (Interaktionen)

1 2Interaktionen entfallen

verwaltungsübergreifende Kooperation

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(Abb. 14) Einheitliche Notationsweisen in der Musik und der Geschäftswelt erleichtern das mehrstimmige Zusammenspiel



16



(Abb. 15) Leistungsarchitektur am Beispiel eines Baubewilligungsverfahrens






Kunde stellt Baugesuch


V e r w a l t u n g s –v e r f a h r e n

Prüfen von Voraussetzungen !

Entscheid !

L e i s t u n g s a r c h i t e k t u r„ID 2308 – Entscheid Baugesuch“

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(Abb. 16) Verschachtelung von Leistungsarchitekturen





Leistung ID-2308Bauabteilung der GemeindeLeistungsarchitektur

„ID 2308 –Baugesuch“


Leistung ID-nnnnAmt XY

Leistung ID-nnnnAmt YZ

Leistungsarchitektur„ID 8852 –Umweltverträglichkeit“

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(Abb. 17) Verflechtung von Leistungsarchitekturen bei der Bereitstellung von Leistungspaketen



Leistung ID-2099Zivilstandsamt

Leistung ID-0390

EinwohnerkontrolleLeistung ID-0600

Behördengang

Kunde

L e i s t u n g s p a k e t

Leistung ID-1610Passbüro

Zivilstands-, Niederlassungs- und Adressenänderungsmeldungen

SteuerbehördeLeistung ID-0476

Lebenslage „Heirat“

Leistung ID-nnnnAmt A

Leistung ID-nnnnAmt C

Leistung ID-1002Strassenverkehrsamt

Leistung ID-2750Strassenverkehrsamt

FahrausweisFahrzeugausweis

Meldung

Meldung

zivilrechtlicher AktEintrag Pass

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(Abb. 18) BPM-Dokumentationsframework für E-Government Schweiz



STRATEGIE

HILFSMITTEL

REPOSITORIES(ANWENDUNGEN)

E-Government-Strategie SchweizRahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit

KONZEPT

VertriebProduktion

eCH-BPMCommunity-

Plattform

eCH-0070

Die Kriterien zur Aufnahme von Leistungen

in das Leistungsinventar E-Gov CH

eCH-00XX

Vorgaben zur Erstellung von

Ordnungsstrukturen E-Gov CH

eCH-0073

Vorgaben zur Beschreibung von

öffentlichenLeistungen & Prozessen

E-Gov CH

eCH-0088

Vorgaben zur Beschreibung von Behördengängen

E-Gov CH

eCH-0049Vorgaben zur Erstellung von

Zugangsstrukturen E-Gov CH

eCH-0096

BPM Starter Kit:

BPM-Leitfaden & BPM-Tool

eCH-0074

Geschäftsprozessedokumentieren

mit BPMN

eCH-0070/B1 Das Leistungsinventar E-Gov CH

eCH-00XX/B1 Ordnungs-strukturen E-Gov CH

eCH-0073/B1Beschreibungen der öffentlichen

Leistungen & Prozesse

E-Gov CH

eCH-0088/B1Beschreibungender Behörden-

gängeE-Gov CH

eCH-0049/B1Zugangs-

strukturen E-Gov CH

eCH-0073/B2Beschreibungen

der lokalen Prozesse

„lokale“ Prozessvorlagen

„Reference E-Gov CH“Version 2

Zugangs-strukturen

BPM-Repositoriesder Verwaltungseinheiten

Po

litik

Org

anis

atio

nV

ora

uss

etzu

ng

en

-Standards

-Hilfsmittel

-Standards

Vorgaben und Ergebnisse despriorisierten Vorhabens B1.03 zur verwaltungsübergreifenden Kooperation und Vernetzung (SOLL-Zustand B1.03)

DOKUMENTATIONSVORGABEN

DOKUMENTATIONSERGEBNISSE

Quelle: Bundeskanzlei / eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse

White Paper „Vernetze Verwaltung“ - Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz

verwaltungsübergreifende Kooperation vernetzte Vertriebsstrukturen

CH-weit harmonisierte Datenbasis zu Leistungen und Prozessen

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(Abb. 19) Portfoliostruktur für priorisierte Vorhaben (Vorschlag)



Ku

nd

e

Antrag stellen

Verfahreneröffnen

Antrag bewilligen

Antragprüfen

++

Am

t f

ür

So

zia

l -v

ers

iche

run

gen

Ents c heid eröffnet

Ku

nd

eP

en

sio

nsk

ass

e

Antrag stellen

Verfahreneröffnen


Antrag bewilligen

Antragprüfen

++

++

Am

t f

ür

So

zia

l -v

ers

iche

run

gen



++

++

Ku

nd

eP

en

sio

nsk

ass

e

Antrag stellen

Verfahreneröffnen


Antrag bewilligen

Antragprüfen

++

++

Am

t fü

r S

oz

ial-

ve

rsic

heru

nge

n


0% 50% 100%

0% 50% 100%

0% 50% 100%

0% 50% 100%

A1.03 Geschäfte mit Ausgleichkassen

A1.06 Baubewilligung beantragen

A1.xx (weitere)

Leistungsvorhaben (A)

Zugang +Antragstellung

0% 50% 100%

Identifikation +formelle Prüfung

0% 50% 100%

BezahlungMitwirkung

2008 2009 2010 2011

materielleBearbeitung

4. April 2010

Entgegen-nahme

0% 50% 100%0% 50% 100%

0% 50% 100%

0% 50% 100%

0% 50% 100%

Verfügung + Zustellung

Prozesselemente des elektronischen Verwaltungsverfahrens

0% 50% 100%

B2.06 IAM0% 50% 100%

B1.11 Austausch-standard

B2.05 übergreifenderDatenaustausch

0% 50% 100%

B1.03 Leistungs-inventar + BPM-Doku

0% 50% 100%

50%

B1.02 Rechtsgrund-lagen

0% 100%

100%

B2.04 Elektr. Formulare

0% 50%

B1.05 Zugang öff.Leistungen

0% 50% 100%

B2.02 Behörden-verzeichnis

0% 50% 100%

0% 50% 100%

B2.08 Rechnungs-Stellung / Abwicklung

B1.04 Personen-identifikator

0% 50% 100%

0% 50% 100%

B1.05 Unternehmensidentifikator

100%

B2.11 Netzwerk-. Infrastruktur

0% 50%

0% 50% 100%

weitere….

Voraussetzungsvorhaben (B)

• Prozessmodularisierung• Prozessoperationalisierung

= Zielerreichungsgrad

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(Abb. A) Struktur der öffentlichen Leistungserstellung

öffentliche Leistung

Prozess(e)

Ressourcen, Funktionen, Infrastrukturen

entspricht

wird erstellt durch

nutzen

öffentliche Aufgabe

Gesetz

Souverän erlässt

Behörde erbringt

definiert

hoheitlich

hoheitlich

nach M. Wimmer, R. Traunmüller (2005)

bezieht

Privatperson, Unternehmen hat

Lebenslage / Geschäftssituation



eidgenössisches finanzdepartement efd informatikstrategieorgan bund isb vernetzte verwaltung...

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