Ehrlich. Gut.KOBOLD

www.kbld.de

MEIN KOBOLD 09ZEITERFASSUNG 10

ANWESENHEITSERFASSUNG 13URLAUBSPLANER 14

HONORAR-KALKULATION 17RECHNUNGSSTELLUNG & -VERWALTUNG 18

BERICHTE & REPORTS 21STUNDENSATZKALKULATION &

GEMEINKOSTENFAKTORBERECHNUNG 22BUDGETIERUNG 25

ZEIT- UND MEILENSTEINPLANUNG 26LIQUIDITÄTSPLANUNG 29

NACHUNTERNEHMERSTEUERUNG 30RESSOURCENPLANUNG 33

AUFGABEN & WIEDERVORLAGEN 34ADRESSEN 37

DOKUMENTE & VORLAGEN 38TERMINE 41

KOBOLD MANAGEMENT SYSTEME

Nachhaltige IdeenAttraktives Design

Hoher Qualitätsanspruch

Innovative SoftwarelösungenExzellente Beratungsleistungen

Umfassende Funktionalität

WIR – die Kobold Management Systeme GmbH sind ein Unternehmen für betriebswirtschaftliche Softwarelösungen aus Wuppertal (NRW).

Seit 1998 vertrauen Architektur- und Ingenieurbüros auf unsere Produkte und Dienstleistungen.

Heute sind wir einer der führenden Anbieter von Controlling & Büromanagementsystemen für Planungsbüros bundesweit.

Seit 1998 vertrauen Architektur- und Ingenieurbüros auf unsere Produkte und Dienstleistungen.

Über 2000 Planungsbüros aus Deutschland und der angrenzenden DACH-Region zählen heute zu unseren Kunden.

ERFOLG IST KEIN ZUFALL!

Sondern das Ergebnis aus professionellen Software-Lösungen inklusive einem schlüssigen Dienstleistungs- und Beratungskonzept.

Deswegen hält KOBOLD für Sie einen Entwicklungsplan hin zu einem erfolgreichem Projektcontrolling und Büromanagement in Ihrem

Planungsbüro bereit.

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BEI UNS DREHT SICH ALLES UM CONTROLLING

UMFASSENDE FUNKTIONALITÄT

RUNDES DESIGN

INTUITIVE OBERFLÄCHE

MEIN KOBOLD

NUR EIN SYSTEM FÜR DEN VOLLSTÄNDIGEN ÜBERBLICK

+ Direkter Überblick über alle Ihre Projekte

+ Schnellere interne Prozessabläufe+ Höhere Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte

+ Weniger Zeitaufwand im Projektmanagement+ Weniger Fehlerquellen

+ Sofort-Berichte zum Ist-Zustand Ihres Unternehmens+ Verlässliche Prognosen bzgl. der Projektentwicklung

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ZEITERFASSUNG

STUNDEN- UND KOSTENERFASSUNG

Zur essentiellen Basis des Projektcontrol-lings gehört die Zeiterfassung. Insbeson-dere die zeitnahe Erfassung der Stunden ist von unschätzbarem Wert. Wir legen besonderen Wert darauf, dass die Zeit-

erfassung intuitiv zu bedienen ist, schnell erledigt ist und zudem nicht an einen Ort

gebunden ist.

Neben einer komfortablen Stundenerfas-sung bietet KOBOLD CONTROL natürlich

auch die Möglichkeit der kurzfristigen Erfassung und Auswertung von zusätzlich entstehendem Stundenaufwand (Sonder-

leistungen) innerhalb Ihrer Projekte.

Sie entscheiden, wie die Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen sollen: Am Arbeitsplatz in der Software, plattformunabhängig über einen Browser, in einer Terminalserveran-wendung oder auch auf dem Tablet und

dem Smartphone von unterwegs.

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ANWESENHEITSERFASSUNG

„WEIT MEHR ALS NUR EINFACHE STECHUHR“

Anwesenheitserfassung – Die Vorstufe zur Zeiterfassung. Damit Ihre Mitarbeiter Stunden auf Ihre Projekte noch präziser verteilen können,

bietet KOBOLD CONTROL Ihnen eine Anwesenheitserfassung.

So werden pausenbereinigte Anwesenheitszeiten zur Grundlage für die Zeiterfassung. Dabei können Pausen oder dienstlich bedingte Abwe-senheiten (Dienstgänge) schnell und einfach dokumentiert werden.

Die Anwesenheitserfassung ist mit KOBOLD CONTROL am Arbeits-

platz in der Software, auf dem Tablet und dem Smartphone von unterwegs oder per fester Installation über ein Terminal an Ihrem

Büroeingang möglich.

Kommen

Pause Dienstgang

Gehen

MENÜ ESCi

Immer. Genau.KOBOLD TERMINAL

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URLAUBSPLANUNG

„DIGITALE URLAUBSVER-WALTUNG MIT WEITBLICK“

Die Urlaubsplanung – Den Überblick zu behalten, wer wann in den Urlaub gehen

möchte, wann welcher Urlaubsantrag von wem beantragt und durch wen schließlich bewilligt wurde, erzeugt in der Regel eine

Menge Papier und viel Aufwand.

Mit KOBOLD CONTROL erfolgt die Bearbeitung des Themas vom Antrag bis

zur Bewilligung komplett digital.

In übersichtlicher Darstellung präsentiert Ihnen Ihre Software jederzeit, welche Anträge derzeit vorliegen und welche

Mitarbeiter hierbei miteinander kollidieren und welche Anträge bereits bewilligt sind.

So funktioniert Ihre Urlaubsplanung in aller Ruhe bei voller Transparenz.

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SCHNELL. SICHER. PROFESSIONELL.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Angebot auf der Basis der HOAI oder auf der Basis eines freien Honorars (Pauschal, Mengen-

bezogen oder nach Stundenaufwand) entwickeln möchten, KOBOLD HONORAR

bietet Ihnen freien Gestaltungsraum.

Dabei können Sie auf alle Leistungsbilder gem. HOAI inkl. RBBau- und Rift-Sätze;

sowie auf Teilleistungsbilder (nach HOAI, Simmendinger, Siemons) zurückgreifen.

Neben der individuellen Anpassung des Leistungsbildes sind die Erfassung von

Besonderen Leistungen wie Nebenkosten unter Berücksichtigung etwaiger Nachläs-se oder Gesamtpauschalierungen möglich.

Mit KOBOLD HONORAR erzeugen Sie

per Mausklick im Anschluss Ihr Angebot auf der Basis Ihres individuellen

Angebotsdesigns.

HONORAR-KALKULATION

17

RECHNUNGSSTELLUNG & -VERWALTUNG

„LICHT INS ZAHLENDICKICHT

BRINGEN“

Mit KOBOLD HONORAR stehen Ihnen neben der Erzeugung von Einzelrechnun-

gen die Erstellung von kumulierenden Abschlags- oder Teilrechnungen in Abhän-gigkeit des Leistungsstands zur Verfügung.

Dazu zählt des Weiteren, Projektindividu-elle Schluss- oder Teilschlussrechnungen per Knopfdruck auf der Basis Ihres ganz

individuellen Designs erzeugen zu können.

Welche Rechnung wann, von wem und in welcher Höhe bezahlt wurde, lässt sich im Anschluss schnell in der Rechnungsver-waltung übersichtlich nachvollziehen.

Alle Dokumente können individuell auf Basis von MS-Office Word im Layout

gestaltet werden.

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„PROJEKTGESCHÄFT IMMER IM BLICK

BEHALTEN“

Eine Bewertung Ihres Projektgeschäfts ohne verlässliches Zahlenmaterial ist in

der Praxis nur schwer umsetzbar.

KOBOLD CONTROL bereitet Ihnen alle Informationen in Echtzeit auf und zeigt

Ihnen, wo Ihre Projekte gerade tatsächlich stehen.

Mit weit über 100 Standardauswertun-gen dokumentiert KOBOLD CONTROL

tagesaktuell Stunden- und Kostenstände, Ergebnisprognosen sowie Leistungsstän-

de, Budgets, Abrechnungsstände und Auftragsbestand.

Somit wird ein hoher Präzisionsgrad Ihres

Controllings mit vielen Steuerungs-optionen sichergestellt.

BERICHTE & REPORTS

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STUNDENSATZKALKULATION & GEMEINKOSTENFAKTORBERECHNUNG

„NUR WER STEUERT, KANN AUCH LENKEN“

Mit Bauchgefühl allein ist es weder möglich, den Überblick über Ihre Projekte

zu behalten, noch das Büro insgesamt zu steuern.

KOBOLD CONTROL ermittelt für Sie mo-

natlich den aktuellen Gemeinkostenfaktor Ihres Planungsbüros.

Wir überlassen bei der Erfassung der

laufenden Kosten nichts dem Zufall und bewerten alle Projektkosten auf der Grundlage von präzise ermittelten

Vollkosten-Stundensätzen.

Behalten Sie eine wichtige Kenngröße Ihres Controllings für Ihr Büro im Blick.

22

„VOR- UND NACHKALKULA-TION – NICHT SCHÄTZEN,

SONDERN WISSEN“

Die Basis für ein erfolgreiches Projektcontrolling liegt in der

Formulierung eindeutiger Ziele.

Mit KOBOLD CONTROL definieren Sie für jedes Ihrer Projekte den erforderlichen

Rahmen mit Blick auf die zur Verfügung stehenden Budgets und Stundenvorgaben.

Somit wird von Beginn an eine fundierte Basis für den wirtschaftlichen Ausgang

Ihrer Projekte gelegt.

Dazu überprüft Ihre Controlling-Soft-ware bereits abgewickelte Projekte und

berechnet, wie viele Stunden mit welchen Stundensätzen in welcher Höhe von

Leistungsphase zu Leistungsphase in der Vergangenheit aufgewandt wurden. Eine verlässliche und fundierte Projektkalkula-

tion ist somit schnell hergestellt.

BUDGETIERUNG

25

ZEIT- UND MEILENSTEINPLANUNG

„BEDINGUNGEN AUSLOTEN UND BEWERTEN“

Definieren Sie Leistungszeiträume wie Meilensteine für Ihr Projekt und legen Sie

somit die Grundlage für eine weitere Ausgestaltung Ihrer Projektplanung.

Prüfen Sie mit KOBOLD CONTROL, wieviel Budget Ihnen pro Zeiteinheit bleibt, wenn

sich Zeitpläne ändern.

Überprüfen Sie zudem, mit wie vielen Mitarbeitern die bevorstehende Aufgabe

insgesamt bewältigt werden kann.

Im Umkehrschluss wird so sichtbar, ob ein künftiges Projekt mit der aktuellen

Personalstruktur abgebildet werdenkann oder nicht.

26

„ZAHLUNGSFÄHIGKEIT ZUKUNFTSORIENTIERT

STEUERN UND ABSICHERN“

Als Bestandteil der Unternehmensweiten Finanzplanung ist die Liquiditätsplanung

für Ihr Büro von hoher Bedeutung.

Die zentrale Frage ist, in welchen zeitlichen Abständen kann Liquidität sichergestellt

werden bzw. wann ist mit einer Projektein-nahme jeweils zu rechnen.

Mit KOBOLD CONTROL planen Sie anhand

des aktuellen Auftragsbestands und an-hand von projektbezogenen Meilensteinen

detailliert die Einnahmenseite Ihres Pro-jektgeschäfts über die kommenden Mona-

te und über das aktuelle Geschäftsjahr.

LIQUIDITÄTSPLANUNG

29

NACHUNTERNEHMERSTEUERUNG

„RISIKEN DURCH BEDACHTE PLANUNG EINDÄMMEN“

Analog zur Einnahmen-Seite Ihres Projektgeschäfts sollte die Ausgabenseite

innerhalb Ihrer Liquiditätsplanung Berücksichtigung finden.

Mit KOBOLD CONTROL erfassen Sie

grundsätzlich alle Büroseitigen Ausgaben.

Eine besondere Rolle kommt dabei die Planung und Erfassung etwaiger Nach-unternehmerkosten sowie die Steuerung

der beteiligten Nachunternehmer zu.

Mit einer durchgängigen Planung Ihrer Ausgabenseite lässt sich in Verbindung mit der Mittelzufluss-Seite schnell eine

Gesamtplanung darstellen.

30

„MITARBEITEREINSATZPLA-NUNG MIT AUGENMASS“

Ihre Mitarbeiter sind eine wertvolle Ressource in Ihrem Unternehmen, umso

wichtiger ist die präzise Planung und Steuerung Ihres Einsatzes.

Mit KOBOLD CONTROL legen Sie fest, wel-cher Mitarbeiter welche Stundenanteile in einem Projekt und einem Tätigkeitsbereich

zur Verfügung gestellt bekommen soll.

Ihre Controlling-Software unterstützt dabei durch fundierte Vergleichsberechnungen

anhand von früheren, abgewickelten Projekten.

KOBOLD CONTROL berechnet im

Anschluss hieraus, wie sich die Auslastung eines Mitarbeiters, eines Teams und

resultierend Ihres Planungsbüros entwickeln wird.

RESSOURCENPLANUNG

33

AUFGABEN & WIEDERVORLAGEN

„CRM – INFORMIEREN & DELEGIEREN“

Customer Relationship Management – kurz CRM – bildet den Baustein, um eine

höhere Informationsdichte in Ihrem Planungsbüro herstellen zu können.

Ob Zwischenergebnisse Ihrer Mitarbeiter

bei laufenden Projekten, Telefon- wie Besprechungsnotizen, oder wichtige

Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Bauherren – KOBOLD CONTROL doku-mentiert und organisiert alle wichtigen Information im Zusammenhang Ihres

Projektgeschäfts.

KOBOLD CONTROL bietet Ihnen die Mög-lichkeit, Aufgaben in Form von

Wiedervorlagen und ToDo´s zu verteilen. In übersichtlicher Darstellung können Sie

so jederzeit nachvollziehen, welche Aufgaben Sie an welchen Mitarbeiter

delegiert haben und wie der Erledigungs-stand fortgeschritten ist.

So geht keine Information einfach

an Ihnen vorbei.

34

„VERWALTEN & AKTUALISIEREN“

Die integrierte Adressverwaltung bildet einen wichtigen Eckpfeiler für Routine-arbeiten und somit für eine geordnete Datenhaltung in KOBOLD-CONTROL.

Verwendete Adressen können entweder in der eigenen Adressdatenbank erstellt

werden oder von „extern“ im CSV-Format eingespeist werden.

Die Adressverwaltung ist dadurch im

Grunde genommen plattformunabhängig.

Hinterlegen Sie bequem Ihre Adressen für Debitoren, Kreditoren, Projektbeteiligte, Lieferanten und weiteren Bereichen mit

beliebig vielen Ansprechpartnern.

ADRESSEN

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DOKUMENTE & VORLAGEN

„DOKUMENTENMANAGEMENT – ZUORDNUNG

UND ÜBERSICHT“

Mit dem Dokumentenmanagement von KOBOLD CONTROL optimieren Sie Ihre

Organisation im Büro.

Projektbezogene Dokumente wie der Vertrag, Emails, Rechnungen, Protokolle, Briefe

oder Aktennotizen werden zentral vorgehalten und verwaltet.

Dokumente werden dabei grundsätzlich

entweder direkt erzeugt oder können auch einfach per drag&drop von außen

importiert werden.

Mit dem intuitiven Prinzip der Vorlagenerstel-lung basierend auf MS-Office-Word werden Sie in die Lage versetzt, das Layout für Ihre

individuellen Vorlagen für Angebote, Rechnungen oder Kundenbriefe selber

schnell zu gestalten.

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„PROJEKTTERMINE IM ÜBERBLICK“

Der integrierte Terminkalender bietet eine Reihe nützlicher Funktionen, die Ihnen Ihre

Terminplanung erleichtern.

Entscheiden Sie mit dem Microsoft- Outlook Link, welche Termine an Ihren

Exchange-Server bzw. Outlook übergeben werden.

Mit dem Gruppenkalender planen Sie Ihre internen Projektbesprechungen und durch

die Wiedervorlage für Dokumente und Aktionen schafft KOBOLD CONTROL den

Freiraum für Ihre Kreativität.

TERMINE

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Hochwertiges Design

Einfache Usability

Support & Beratung

Nachweislicher Erfolg

Layo

ut: b

uero

-kom

plex

.de