Ny teknologi - nye muligheter

Hvilke muligheter gir elektronisk fakturering og hvorfor byttet vi regnskapsfører?

1

1tirsdag 19. juni 12

Steinar Overbeck Cook

• Gründer av SendRegning.no

• Medlem av FAD (Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet) sin referansegruppe for elektronisk fakturering

• Halvt skotte og halvt vestlending - forstår verdien av å passe på penger!

2

2tirsdag 19. juni 12

Hva er SendRegning?

• Nettbasert fakturasystem

• På nett siden 2003

• Ca. 35.000 registrerte brukere

• Opptatt av å hjelpe våre brukere til å følge lover og regler

• Oppfordrer våre brukere til å sette bort regnskapet til en NARF-regnskapsfører

3

3tirsdag 19. juni 12

Nye muligheter med elektronisk faktura

• Hva er en elektronisk faktura?

• Hvorfor blir det en suksess i år?

• Hvordan komme i gang?

4

4tirsdag 19. juni 12

Trussel eller ny mulighet?

Hvorfor byttet vi regnskapsfører?

5

5tirsdag 19. juni 12

Elektronisk fakturering

• Det er ikke PDF-faktura som vedlegg i e-post

• eFaktura er bankenes varemerke for sitt eget lukkede nettverk

• Norsk standard NS 4175:2008:

“faktura i en omforent strukturert form som transporteres elektronisk fra fakturautsteder til fakturamottaker, og som kan viderebehandles maskinelt hos fakturamottaker”

6

6tirsdag 19. juni 12

Hva er problemet?

• Hvor er besparelsene i milliardklassen?

• Forsøkt innført i 20 år

• Hvorfor har vi ikke lykkes til nå?

7

7tirsdag 19. juni 12

Mange standarder

8

Alle har hver sin standard!

8tirsdag 19. juni 12

Adresseringsproblemer

9

• Hvor skal jeg sende fakturaen?

• Hvordan skal jeg sende fakturaen?

• Hvem skal jeg sende den til?

9tirsdag 19. juni 12

Manglende “digitalt postverk”

10

• Hvem garanterer framsendelse?

• Hva skjer hvis den ikke kommer frem?

• Kan noen “lytte”?• Svindelforsøk?

10tirsdag 19. juni 12

“Digitalt postverk” har kommet

11

11tirsdag 19. juni 12

Rundskriv fra FAD

12

12tirsdag 19. juni 12

13

• Standardiserte formater for handelsdokumenter i hele Europa- Norsk påbygg: Elektronisk Handelsformat (EHF)

• Digitalt europeisk postverk

• Sentralt adresseregister

13tirsdag 19. juni 12

Lynrask utveksling

14

Utveksling tar 2-3 sekunder i motsetning til postale løsninger

14tirsdag 19. juni 12

Sikkert og pålitelig

15

• Sikkerhet og pålitelighet er en del av arkitekturen

• Kvittering for mottak• Sertifisert og kryptert

kommunikasjon

15tirsdag 19. juni 12

Automatisk bokføring

16

• Innkommende fakturaer kan bokføres direkte uten datafangst

• Utgående fakturaer sendes direkte fra fakturasystemet

16tirsdag 19. juni 12

Miljøgevinster

17

✓ papirforbruk✓ toner og andre

kjemikalier✓ transport:✓ drivstoff✓ utslipp

17tirsdag 19. juni 12

Økonomiske gevinster

• Staten: ca. 1,9mrd• Kommunene: ca. 1,4mrd• Private: ??

18

18tirsdag 19. juni 12

Norsk forvaltning

• Forvaltes av Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet (FAD) gjennom Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

• FAD - referansegruppe for elektronisk fakturering

19

19tirsdag 19. juni 12

EHF - norsk påbygg

• Krav om bankkontonummer

• Krav om ordrereferanse til det offentlige

• Etc.

Dette tar regnskaps- eller fakturasystemet seg av!

20

20tirsdag 19. juni 12

Hvordan fungerer det?

21 Video, varighet 2min 9s21tirsdag 19. juni 12

Ny teknologi - venn eller fiende?

22

22tirsdag 19. juni 12

Fordeler for RF

23

• Fakturaene kommer ikke i skoesker og REMA-poser

• Fakturaer kan registreres rett inn i regnskapsystemet

• Automatisk kontering på fakturalinjenivå

• Frigjør tid til rådgiving• Rådgivning er bedre

betalt enn punching :-)• Familie og fritid• Nye klienter

• Fortløpende oppdatert regnskap

23tirsdag 19. juni 12

24

Automatisk kontering

24tirsdag 19. juni 12

Klientens prosesser!

25

Kunde

Leverandør

Bank

Forsikring

AltinnInkasso

???

KlientRegnskap

25tirsdag 19. juni 12

En del av kretsløpet...

26

Faktura

Avsender Mottaker

Regnskapsfører

26tirsdag 19. juni 12

Fordeler for klientene

27

• Lave eller ingen investeringer

• Bilag kan sendes direkte til regnskapsfører for automatisk bokføring

• Automatisk remiteringsgrunnlag

27tirsdag 19. juni 12

Hvordan komme i gang?

1. Oppgrader regnskapssystemet med EHF-støtteKontakt din ERP-leverandør

2. Koble deg til et PEPPOL-aksesspunkt. Du finner dem her:

www.anskaffelser.no

28

28tirsdag 19. juni 12

Valg av aksesspunkt

• Nesten alle bruker samme programvare - Oxalis

• Kriteria:- Pris (det er store forskjeller)- Teknisk løsning for tilkobling

(enda større forskjeller)- Service- Ekstratjenester

• Alternativer:- Etablere eget aksesspunkt?- Videreselge aksesspunkt som tjeneste?

29

29tirsdag 19. juni 12

Hvorfor fører man regnskap?

30

• Frykt og redsel• For å styre

virksomheten• Kombinasjon av begge

30tirsdag 19. juni 12

Før-situasjonen

• Samle sammen bilag hver måned

• Produsere hovedboksposteringer fra utgående fakturaer

• Sende til regnskapsfører

• Tungvint og lite effektivt

• Attestere, anvise og remittere hver fredag

31

31tirsdag 19. juni 12

Hvorfor bytte regnskapsfører?

32

• Rasjonalisere med ny teknologi

• Vi vil også spare penger!• Regnskapsfører tett

koblet til våre prosesser• Regnskapsfører må gi

oss kunnskap, ikke bare bilag

• IT-interesse hos regnskapsfører

32tirsdag 19. juni 12

Oppsummert

• EHF-faktura er bare først steg- Anbud, bestilling, ordrebekreftelse osv. kommer

• Bygg IT-kompetanse- Nerder kan du leie :-)

• Controller virksomhet blir viktigere- IT-systemer er ikke ufeilbarlige!

• Fremtiden er løst integrerte tjenester i skyen

33

33tirsdag 19. juni 12

Gamle dager kommer ikke tilbake

34

34tirsdag 19. juni 12

Spørsmål og svar

35

35tirsdag 19. juni 12