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Effektive Kommunikation in der Business Analyse mit den richtigen Modellen

IIBA Germany Chapter e.V.

zu Gast bei Signavio in Berlin Juni 2016

Agenda

1. Vorstellung und Einleitung

2. Business Analyse im Projektkontext

3. CBAP Zertifikat und BABOK Guide

4. Knowledge Areas des BABOK

5. Modellierungstechniken im BABOK

6. PMO Prozess als Beispiel

7. Effizienz von Modellierungstechniken

8. Fazit

2

Dipl. Ing. Rainer Wendt, CBAP, PMP, PMI-PBA, SCT

Ing. Nachrichtentechnik 25+ Jahre internationale IT Erfahrung in - Softwareentwicklung und -architektur - Projektleitungen in Telekommunikation und Finanzindustrie - Anforderungsmanagement, Business Analyse - Risikomanagement - Change Management - Training, Coaching - u.v.m Präsident IIBA Chapter Germany e.V. Geschäftsführer der masVenta Business GmbH

Vorstellung


3

2014 Project Success Rate

31%

16%

53% Cancelled

Sucessful

Challenged

Source: CHAOS Report by The Standish Group, 2014, 365 Respondents


4

Project Challenge Factors

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14%

New Technology

Unrealistic Time Frames

Unclear Objectives

Unrealistic Expectations

Lack of Resources

Technology Incompetence

Lack of Executive Support

Changing Requirements & Specifications

Incomplete Requirements & Specifications

Lack of User Input

Source: CHAOS Report by The Standish Group, 2014, 365 Respondents


5

IIBA’s Driver


6

The International Institute of Business

Analysis (IIBA) is a growing Community of

BA Professionals

– 29,000+ Members

– Chartered Chapters: 116

– Over 240 Corporate Members

– CCBA/CBAP® Recipients: 7,297 (DE 50)

– 285 Endorsed Education Provider

– Established in 2003 in Toronto Canada


7

Business Analyse im Projektkontext

Source: BABOK v3

Business Need Business Case

Assess Value & Performance

Design & Work Go/No Go Decision

Go Live Vision Project Live

Quelle: BABOK v3, masVenta IIBA Germany Chapter e.V.

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Das CBAP® Zertifikat

Weltweit anerkanntes, professionelles Zertifikat für Business Analysten auf höchstem Niveau (vergleichbar mit PMP®)

Zertifizierte CBAP® haben nachgewiesene 7500 h (mind. 5 Jahre) Projekterfahrung in der Business Analyse, sind deshalb erfahrene Senior Professionals.

Ein CBAP® hat gute Kenntnisse im Projektmanagement nach PMBOK ®, da das BABOK ® in vielen Aspekten daran orientiert ist.

Die meisten CBAP® sind zu finden in Banken und Versicherungen, Telekommunikation und andere Branchen folgen.

Derzeit mehr als 6.000 CBAP® weltweit, Wachstum > 20% p.a.

CBAP® Examen: 3,5 Stunden Klausur mit 150 Fragen, abzulegen nach Zulassung in anerkannten Prüfungsinstituten.

Examen für BABOK Version 3.0 ab ca. September 2016 verfügbar, mindestens bis dahin bis können noch v2 Prüfungen abgelegt werden

„The Gold

Standard“

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BABOK® v3 - Business Analysis Core Concept Model (BACCM TM)

“Die Vorgehensweise Changes im Kontext von Unternehmen zu ermöglichen durch die Ermittlung des Bedarfs und die Empfehlung von Lösungen, die den Stakeholdern einen Wertbeitrag liefern”

11 Quelle: BABOK v3

The Guide to Business Analysis Body Of Knowledge

Der globale Standard für Business Analyse

Herausgeber: International Institute of Business Analysis (IIBA) in Toronto, Kanada

514 Seiten, 6 Wissensgebiete

5 Perspektiven wie Agile, BI, BPM…

Grundlage für die Zertifikate CCBA® und CBAP®

Viele Techniken und anerkannte Best Practises

BABOK v3.0 ist erschienen am 15. April 2015

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Wissensgebiete des BABOK v3

13 Quelle: BABOK v3

3.2 Plan Stakeholder Engagement

Identify stakeholders - who- ever is directly or indirectly impacted by the change

Understand stakeholder re. their level of interest, concerns and attitudes

Determine authority levels and potential influence in order to prepare solution acceptance as early as possible

Refine and adapt your approaches to the particular situation and stakeholder preferences

Structure and group stakeholders for easier management


14 Quelle: BABOK v3, masVenta

Are there any concerns? I know what I

need but…

I cannot understand these complicated IT specifications and I don‘t want to dig into this

I rather want to see how the solution looks like!

Can I play around with the solution before it goes live?

4.2 Conduct Elicitation

Draw out, explore, and identify information relevant to the change

Elicitation types:

Collaborative: Direct interaction with stakeholders

Research: Uncover information not directly known by stakeholders

Experiments: Identify information by observing or conducting special tests

Stakeholders should be involved if helpful and possible



4.5 Manage Stakeholder Collaboration

Encourage stakeholders to work towards a common goal

Pay most attention to stakeholders with high influence

Capitalize on positive reactions, mitigate negative reactions

Continuously monitor stakeholder attitude

Build, maintain and strengthen the supporters



The [hidden] spirit of the BABOK®: Eliciting, modelling and collaborating…

• Elicit Requirements asking the right questions, starting with „Why?“

• Use models to facilitate the elicitation and collaboration until the requirements are mature enough to be developed


18 Quelle: masVenta

//upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a5/Approvals.jpg

Most commonly used IT modelling families

Structured Analysis

Event-driven Process

Chains (EPC)

Unified Modelling Language

(UML)

Business Process

Modelling and

Notation (BPMN)

1980 1990 2000 2010

For Data: Entity Relationship Diagram (ERD)


19 Quelle: masVenta

Some selected BABOK® Modelling Techniques

Process Analysis and Modelling

Flowcharts and Value Stream Mapping (VSM)

SIPOC and Value Stream Analysis

Data Flow diagrams and UML® diagrams

Business Process Model and Notation (BPMN)

IDEF 0/3 and IGOE diagrams

used in the business domain

used for process modelling

used in the information technology domain.

used across both business and information technology domains; is increasingly adopted as an industry standard

Used for establishing scope

Business domain

Process modelling

Information Technology

Leading for Both Business and Information Technology domains


21 Quelle: masVenta

The SIPOC Model

Source: BABOK v3 IIBA Germany Chapter e.V.

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Context- and Data Flow Diagrams

http://yourdon.com/strucanalysis/wiki/index.php/File:Figure91.jpg


23

From classic Flowcharts to UML Activity Diagrams


24

From UML Activity Diagrams to BPMN


25

Decision Modelling

• Used in Business Rules Management

• Decision Model and Notation

• New standard is the DMN v1.0 by the OMG Group

• To be used alongside with BPMN 2.0


26

New Project Approval PMO Process


27 Quelle: masVenta

Prototyping

• Create a model or design of the desired solution to facilitate further requirements elicitation and validation

• Prototypes can be throw-way or evolutionary/functional

• Prototypes are used to learn about: – Proof of Concept

– Proof of Principle

– Form factor

• Methods – Storyboarding

– Paper Prototyping

Usability

Visual appearance

Functional behavior

Workflow Modelling

Simulation

Quelle: masVenta IIBA Germany Chapter e.V.

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Evolutionary/Functional Prototyping Tools

Quelle: iRise IIBA Germany Chapter e.V.

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When to use which modeling technique? Relative Effort Relative Benefit Efficiency Total

Modelling Technique

Primarily used for Can be created by

Business IT Business IT Business IT

Evolutionary Prototyping

User Experience, Workflow, IT

IT 3 9 9 9 3,00 1,00 2,00

DFD/UML Business Processes, Scoping, IT

Business 3 4 8 5 2,67 1,25 1,96

BPMN, DMN Business Processes, Workflow, IT

IT 4 8 9 9 2,25 1,13 1,69

Throw-away Prototyping

User Experience, Workflow, IT

Business 4 4 9 9 2,25 2,25 2,25

Organizational Business Processes, Workflow

Business 1 2 2 2 2,00 1,00 1,50

IDEF/IGOE Business Processes, Scoping

Business 3 3 5 5 1,67 1,67 1,67

Data (ERD) Data Analysis & Modelling, IT

IT 6 6 8 5 1,33 0,83 1,08

EPC/ARIS Business Processes, IT Business 6 6 7 5 1,17 0,83 1,00

SIPOC/VSM Business Processes Business 5 3 5 2 1,00 0,67 0,83

Source: masVenta Business GmbH IIBA Germany Chapter e.V.

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Modelling Efficiency for Business and IT

0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00

SIPOC/VSM

EPC/ARIS

Data (ERD)

IDEF/IGOE

Organizational

BPMN, DMN

Throw-away Prototyping

DFD/UML

Evolutionary Prototyping

Business

IT

Source: masVenta Business GmbH

Highest Total Efficiency of 2.25


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Fazit

Unklare oder unvollständige Anforderungen gehören zu den größten Herausforderungen in Projekten

Modelle helfen allen Stakeholdern beim Verständnis und der Genehmigung von Anforderungen

Business Analyse nach BABOK hilft mit Best Practices, diese Vorgehensweisen bestmöglich zu strukturieren

Die Auswahl der richtigen Modelle ist erfolgskritisch!

Zur effektiven Kommunikation sollten Stakeholder in die Entwicklung von Modellen eng eingebunden sein


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Unser nächstes Chaptermeeting Business Analyse mit den richtigen Methoden

Termin: 29. September 2016, 9:00 bis 14:00 Ort: microTOOL GmbH, Voltastraße 5, 13355 Berlin Anmeldungen bei XING oder https://germany.iiba.org

Agenda

9:00 Empfang und Kaffee

9:45 Kommunikation in der Business Analyse - Rainer Wendt

10:30 Networking-Kaffee

11:00 Business Analyse in agilen Projekten - Ursula Meseberg, Geschäftsführerin der microTOOL GmbH

11:45 Fingerfood Lunch

12:45 Herausforderungen im Umgang mit Stakeholdern und deren Zielen - Enrico Fritz, Leiter microTOOL Beratung

13:30 Ausklang

14:00 Ende der Veranstaltung


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https://germany.iiba.org/

Vielen Dank!

Kontakt: IIBA Germany Chapter e.V. Rainer Wendt, Präsident [email protected] http://germany.iiba.org/

mailto:[email protected]

http://germany.iiba.org/

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