effektiv dokumenthantering i sharepoint frukost seminarium nfi
DESCRIPTION
Frukostseminarium för NFI i Stockholm kring Effektiv dokumenthantering med SharePoint 2013TRANSCRIPT
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Effektiv Dokumenthantering med SharePoint 2013
NFI frukostseminarium
2013-02-13
Lars Blixt
Mobil: 0733-98 80 43
@larsblixt
Blogg: http://kompetens.wordpress.com/
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
ESKILSTUNA KOMMUN
SharePoint-referenser
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Agenda• Inledning vem jag är …
• Presentation, historik
• Varför dokumenthantering?
• Vad menar vi med dokumenthantering?
• Vad vill vi uppnå med dokumenthantering?
• Varför är metadata viktigt?
• Demo SharePoint 2013
• Problemen vid införande av ett dokumenthanteringssystem?
• Frågor & diskussion, Hur ser det ut hos er? Vilka är era problem?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Informationshantering utveckling
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Historia lagringsmedium
200019001800170016001500
Gutav Vasa, Riksregistratur 1523
Amerikanska folkbokföring 1890
PC
Stordator
Papper Hålkort 1800
Tape/Band 1951
Floppy disk 1960
Hårddisk 1950
USB 2000
Vadstena diariet 1336
CD 1981
DVD 1995
CF 1995
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Hur stor plats tar informationen?
Volvo FM340 skåpbil med baklyft
Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.
Volym: 40 m3
Kingmax microSD-kort med 64 GB
(11*15*1 mm)
Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg =>
1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000
5,6 miljoner sidor
1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb
Antal sidor 64 000 * 1000 =
64 miljoner sidor
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Slutsats?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Varför
dokumenthantering?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
DokumenthanteringVad är det?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vad är ett Dokument?
Information som står för sig själv och
kan tydas, utskriven på papper eller i
elektronisk form.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Dokumenthantering
• Skapa/upprättar dokument
• Fastställa/godkänna dokumentet
• Förändring av dokument
• Hitta/söka dokument
• Arkivering/rensning av dokument
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Dokumenthantering?
Basen dokumenthantering
Intranät Ledningssystem ÄrendehanteringProjektplats Avtalssystem
FileshareAvd.disk
Versionshantering
In-utcheckning
Behörighet och säkerhet
Struktur
Sökning
Basen:
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vad vill Ni uppnå?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Varför dokumenthantering?– Tillgängligt för ”rätt” personer
– Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”
– Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.
– Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial (Statushantering, dokumentlivscykel)
– Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen (Versionshantering)
– Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)
– Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
– Kunna rensa/gallra information på strukturerat sätt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Hur arbetar Pelle och Lisa idag?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Hur arbetar man idag?
• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller policy
• Egna namnstandardar och mappstrukturer
• Arbetar mycket på C:\ och G:\ etc, lever i sk informationsöar
• Använder outlook som dokumenthanteringssystem
• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox, skydrive etc
• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan styrning och tanke)
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Dokumenthantering => mappar i Fileshare?
• Det är en de-facto standard hos många idag
• Metaforen lever kvar
• Lätt att kopiera filer, lägger de elektroniska dokumenten i flera mappar
• Officiellt system t ex diariet (W3D3, Public 360) sedan arbetar man utanför detta, i mappar.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Företag X
Ekonomi Internt ProduktionFörsäljning &
Marknad
Marknad
Stora sjukhus Tjänstesektorn InudstriStatliga
myndigheterSjukvård
Privata lab Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
Små Mindre klinikerForskning
institutionerLandsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare“finns i sjön”
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Flytta ifrån fileshare?
• Är ordningen bra idag?
• Rensas dokument?
• Är det lätt att hitta?
• Har rätt personer tillgång till informationen?
• Finns en policy på hur dokumenten ska hanteras?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Flytta kaos ifrån fileshare till
SharePoint blir det bättre?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Resultat
SharePoint är ett skräpsystem
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Är metadata
lösningen?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Varför metadata?
• Data om Data (Information om information)
• Hitta rätt, snabbt
• Få en dynamisk struktur (navigation)
• Styra flöden och funktioner
• Ordning och reda
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning&
Marknad
Marknad
Storasjukhus
Tjänstesektorn
InudstriStatliga
myndigheter
Sjukvård
Privatalab
Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
SmåMindrekliniker
Forskninginstitutioner
Landsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare“ostruktureradmetadata”
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Exempel metadata
• Ett skivspår på en CD
– Artist
– Utgivningsår
– Kompositör
– Genre
– Betyg
– Inspelningsplats
– Producent
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Metadata standard
• Dublin Core
• MoReq2010
• METS
• ISO 23081
• Bygginformation (www.metadata.se)
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Producent kontra konsumentMetadata
Så enkelt som möjligt
Få metadata
Möjlighet att söka på
många metadata
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
ExempelFält Förklaring
Dokument id Unikt dokument nr
Dokument typ Typ av dokument, taxonomi eller lista
Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet
Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet
Författare Författare till dokumentet
Sekretessklass Sekretessnivå för dokumentet
Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde
Språk Språk för dokumentet
Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?
Dokumentdatum Senast uppdaterat
Giltig till Hur länge är det giltigt?
Version Version på dokumentet
Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
SharePoint 2013
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vad användarna efterfrågar
Källa: Rapport The SharePoint Puzzle AIIM David Jones 2012
Beskrivning Nuv. % Plan % Ökning %
Additional social feeds/functions 4 22 550
Mobile device extensions 7 27 385
Enhanced document sharing/whiteboarding 11 27 245
Micro-blogging/activity streams 9 19 211
Automated document creation/rendition 12 24 200
Records management system 17 32 188
Classification/taxonomy management 16 29 181
Enhanced user profiles/expertise 15 27 180
Integrated/improved interface to email systems
14 23 164
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
MicroSoft. Sälj !
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Demo Sharepoint (2013)
• Som innan, göra likadant fast i SharePoint
• Tänk efter före. Tänk metadata.
• Hur ska vi söka efter informationen?
• Hur för vi in metadatan enklast på dokumentet?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Dokumenthanterings-
process
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Dokumenthanteringsprocess
Metadata?
Struktur
Mallar?
Långtidslagring?
Vem? Roller?
Vem?
Behörighet?
Revisioner?
Låsta dokument?
Var?
Vem?
Rensning/gallring?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Nytta ! ! !
Teknik/Innehåll/system
Arbetsprocesser Användare
Krav tekniskt system
Krav utbildning/informationKrav rutiner/instruktioner
Management/Organisation
Krav resurser/engagemang
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Lagom breda och hög staket för dokumenthantering
Mål
Ordning & Reda
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Förändringsledning vid införande av ett dokumenthanteringsprojekt, Överge C:\
• Göra arbetsprocessen och verktyget tillräckligt enkelt och användarvänligt
• Informera, engagera och följa upp
• Delaktighet
• Lagom brett och högt staket som styr mot målet
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Anpassad 2010 projekt/dokumenthantering
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Problem och utmaningar
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
SharePoint paradoxen
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vilken väg ska vi ta?
Basen dokumenthantering
Intranät Ledningssystem ÄrendehanteringProjektplats Avtalssystem
FileshareAvd.disk
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Tänk rätt och sikta rätt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Ät elefanten i små tuggor
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Kravställ ! !
och involvera användarna
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vanligaste felen som jag har sett...
• Ej förankrat från ledningen, det där med dokumentation är inte så viktigt...
• Tänker inte att det är en dokumenthanteringsprocess
• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen
• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna
• Släpper användarna helt fria, fortsätter med samma arbetssätt som innan
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Vanligaste felen forts ..
• Ingen förankrad metadata
• Utnyttjar inte potentialen i mallar
• Ingen eller lite utbildning vid införande av dokumenthanteringssystemet
• Försöker svälja elefanten i en tugga
• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt
• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten
• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB, hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Mina fem ”käpphästar” dokumenthantering generellt
• Dokumenthanteringsprocess inkl policy/riktlinjer
• Definierade och accepterade metadata
• Använda mallar på rätt sätt
• Enkelt användarvänligt, använda system på rätt sätt. Styra användarna ”lagom”
• Kommunikation och delaktighet, ambassadörer superusers
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Det tar tid, tänk långsiktigt
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Frågor och diskussion • Hur ser det ut hos er?
• Fungerar allt perfekt?
• Vilka problem har Ni?
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Kurser
• 21-22 Februari Effektiv dokumenthantering Sharepoint 2010
• 2-3 Maj Effektiv dokumenthantering Sharepoint 2013
• Blandat teori och praktik !!! Enda kursen i sitt slag !!!!
Co
pyrigh
t Precio
Systemu
tvecklin
g AB
2010
Tack För mig !!
Kontakt: [email protected]: 0733 98 80 43