effective meeting

www.ivalter.ru

Альтернатива КлиматКондиционирование Вентиляция Отопление

ЭФФЕКТИВНЫЕ

СОВЕЩАНИЯ

14 сентября 2012 – А.Димитриев

www.ivalter.ru

Версия от 10.07.2012 www.ivalter.ru www.alternative-climate.ru www.textile-air.ru


ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

План:

1.Теория совещаний

2.Теория формулирования цели

3.Теория формулирования задач

4. Концепция эффективности совещания

Цель: Изучить теорию эффективного совещания для последующей оптимизации существующих совещаний

www.ivalter.ru




БЛОК №1.

Теория совещаний


www.ivalter.ru




Управление – это процессУправление – это не искусство. Это серия навыков, которым можно обучиться, и серия процессов, которые выполняются систематически.

www.ivalter.ru



«Какие мысли и ассоциации у Вас возникают, когда Вы слышите слово

«совещание»?

ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

www.ivalter.ru



если наши совещания слишком БУРНЫЕ эмоциональные и растянутые во времени

Может быть, мы просто не умеем их готовить? :-)


www.ivalter.ru



Производственные совещания необходимы

• Во-первых, это прекрасная возможность быстро получить информацию из первых рук, быстро принять решение.

• Во-вторых, наблюдая за непосредственной реакцией участников, можно сразу определить отношениеколлектива к той или иной проблеме.


www.ivalter.ru



Совещание следует начинать в назначенное время, не ожидая опаздывающих, так как соблюдение регламента совещания — знак уважения к присутствующим


www.ivalter.ru



Стиль проведения совещания — предельно деловой.Лидер совещания предлагает для обсуждения лишь вопросы обозначенные в повестке дня. Отклоняться от регламента недопустимо.


www.ivalter.ru



Демократичность, краткость, деловитость, точное следование установленному порядку —соблюдение этих требований обеспечит этику делового общения.


www.ivalter.ru



Не управляйте мелочами, не делайтеприблизительных подсчетов , и не делайте работу залюдей, которые отчитываются перед вами.Сконцентрируйте свое внимание на тех делах, которыедолжны выполнять Вы сами.


Стандартные ошибки

www.ivalter.ru



ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ:

Постарайтесь четко представить конечныйрезультат, к которому вы стремитесь.Сформулируйте конечную цель в видекраткого предложения, запишите его на листебумаги, чтобы впоследствии его озвучить насовещании.


www.ivalter.ru



У эффективного совещания есть:

• Цель

• План

• Роли и ответственность

• Временные рамки

• Результат


www.ivalter.ru




БЛОК №2.

Теория

формулирования

цели


www.ivalter.ru



1. ЦЕЛЬ ЭФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Цель

Хорошая цель это SMART-цель, определяющая результат.

«Обсудить концепцию Нового Года» это плохая цель, так

как она ставит задачу поколебать воздух.

Хорошая цель: «Утвердить одну из подготовленных

заранее концепций Нового Года»

http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria

www.ivalter.ru



Определяем SMART-цели

S Конкретная четко сформулирована

M Измеряемая в цифрах и фактах

A Достижимая возможно ли ее достигнуть вообще

R Актуальность то что нам нужно сейчас

T Своевременная период выполнения

1. ЦЕЛЬ ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

specific

measurable

attainable

relevant

time-based

www.ivalter.ru



Основание = то, откуда мы вышли из прошлых результатов

Реальность = то, где мы находимся

Цель = то, до чего мы хотите достичь

План = как мы хотим достичь Цели • Перечень действий (глагол)• Персональный Ответственный за выполнение действий • Перечень ресурсов • Сроки реализации действий

2. ПЛАН ЭФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

ПЛАН– это Персональный навигатор в карте дорог достижения ЦЕЛИ

www.ivalter.ru



Определяем роли и ответственности

R Ответственный за

исполнение

A Ответственный за цель и результат

C Консультант (эксперт)

I Информируемый (коммуникация)

3. Роли участников

Responsible

Accountable

Consultant

Informed

www.ivalter.ru


Подготовка Нового ГодаR

A

C

I

3. Роли участников (пример)

Accountable

Consultant

Informed

Responsible

C

I I

II

I C

www.ivalter.ru

Версия от 10.07.2012 www.ivalter.ru www.alternative-climate.ru www.textile-air.ru 2


ПАМЯТКА ЛИДЕРУ, ПРОВОДЯЩЕМУ СОБРАНИЕ:

• УБЕДИТЕСЬ, ЧТО СОБРАНИЕ — ЛУЧШИЙ СПОСОБ ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННОЙ ЦЕЛИ.

• ТЩАТЕЛЬНО ГОТОВЬТЕ СОБРАНИЕ, НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О МЕЛОЧАХ.

• ПРИГЛАШАЙТЕ ЛЮДЕЙ НА СОБРАНИЕ ТОЛЬКО В ТОМ СЛУЧАЕ, КОГДА ИХ

ПРИСУТСТВИЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМО.

• СОСТАВЬТЕ ТОЧНУЮ ПОВЕСТКУ ДНЯ С РЕГЛАМЕНТОМ.

• НАЧИНАЙТЕ И ЗАКАНЧИВАЙТЕ СОБРАНИЕ СТРОГО В УСТАНОВЛЕННОЕ ВРЕМЯ.

• УПРАВЛЯЙТЕ ПРОЦЕССОМ И РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЯ — ЭТО ВАША

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КАК ЛИДЕРА.

• ЗАПИСЫВАЙТЕ УТВЕРЖДЕННЫЕ ДЕЙСТВИЯ.

• ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ СОБРАНИЯ, КОНТРОЛИРУЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Некоторые полномочия лидера рекомендовано делегировать:Управление временем, внесение в протокол новых действий, оценка совещания.

3. Лидер ЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

www.ivalter.ru



3. Необходимые участникиЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Нужные люди в нужное время, говорят нужные слова

Нужные слова сравни глотку воды оазиса в бескрайней пустыне тупика

Допустим 1 час работы топ менеджеров

стоит в среднем 15$/

Тогда 5 совещаний в месяц

длительность 1час при присутствии 10

чел стоит 750$/ 2 часа -1500$ и т.д

www.ivalter.ru



4. Временные рамкиЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

www.ivalter.ru



5. РезультатЭФФЕКТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

Качественно, в назначенный срок, оптимизация затрат

Результат совещания – это утвержденный план по достижению

цели с назначенными ответственными и временными рамками.

Совещание – это не поиск решения и не разговор о проблемах

Совещание это принятие решения на основании заранее

проведенного анализа результата действий прошедших ранее

www.ivalter.ru




БЛОК №3.

Теория

формулирования задач


www.ivalter.ru



Как избежать ошибок в планировании

Не управляйте мелочами, не делайтеприблизительных подсчетов , и не делайте работу залюдей, которые отчитываются перед вами.Сконцентрируйте свое внимание на тех делах, которыедолжны выполнять Вы сами.

Директор

Менеджеры

подразделений

Мастера

специалисты

3

2

1

Ежедневно

еженедельно

Еженедельно

ежемесячно

Посменно

ежедневно

www.ivalter.ruВерсия от 10.07.2012 www.ivalter.ru www.alternative-climate.ru www.textile-air.ru 2


Цель транслируется в виде перечня задач с последующим каскадированием.

Определенная задача для определенного уровня

Каскадирование цели

Директор

Менеджеры

подразделений

Мастера

специалисты

3

2

1

Ежедневно

еженедельно

Еженедельно

ежемесячно

Посменно

ежедневно

работа

Корректировка

задачи

ЦЕЛЬ

Резу

льт

ат

Зад

ачи

Подтверждение

результата

www.ivalter.ru



Правильное планирование – залог успеха

1 – Планируй 80%

2 – Действуй 5%

3 – Контролируй 10%

4 – Анализируй результат 5%

Полученный результат это оборотная сторона

правильно каскадированной задачи

После получения конкретной задачи необходимо четко понимать как и с

помощью каких ресурсов ее выполнить


БЛОК №4.

Концепция

эффективности совещания

Совещание есть управление

Советчиков много,

а спросить не у кого…


Разрушаем мифы

Миф о слишком большом количестве совещаний

Совещание есть управление

• Когда проводятся должным образом, совещания

в действительности экономят время

• Хорошие совещания улучшают выполнение с

помощью быстрого принятия решений

• Совещания также сокращают ненужную

коммуникацию и устраняют необходимость

неоднократно возвращать к вопросам



Совещания должны быть как результативными так и оперативными

Придерживаться

программы и времени

Достижение целей

совещания

Оперативные

(техника)

Результативные

(эффективность)



Почему эффективность совещаний так важна?

• Результативные совещания являются важнейшим требованием для управления эффективностью бизнеса

• Плохо проведенные совещания – огромный источник потери времени и чувство разочарования для многих организаций

• Так как организации становятся более гибкими, будет больше совещаний



Почему мы проводим совещания?

• Просмотр показателей работы

• Планируем деятельность

• Принимаем решения

• Общаемся

• Решаем проблемы

• Разрешаем конфликты



Почему совещания обычно проходят неправильно?

• Нет четкой программы (повестки совещания)

• Отсутствие подготовки

• Слишком много людей

• Начало с опозданием или не хватает времени

• Прерывания или низкая дисциплина

• Конфронтационное поведение и конфликт

• Мероприятия не назначаются

• Мероприятия не завершаются



Как должно тратиться Ваше время

Подготовка

40%

Подготовка повестки

Подготовка информации

Инструктирование

председателя

Предварительное

представление

Проведение

20%

Управление Совещанием

Помощь

Подготовка протокола

мероприятий

Отслеживание

(завершение)

40%

Оценить совещание

Отследить мероприятия

Завершение собственных

мероприятия



Перед совещанием


40%

• Подготовка повестки

• Подготовка информации

• Инструктирование


• Предварительное



20%

Управление совещанием

Помощь





40%








Вопросы, которые необходимо задать перед проведением совещания

• Действительно ли необходимо совещание?

• Какие существуют альтернативы совещанию?

• Какая цель совещания?

• Какие желаемые результаты?

• Кто должен присутствовать на совещании?

• Что собой представляют участники?

• Какой план совещания?

• Какие неожиданные проблемы могут возникнуть?



Разработать Условия Проведения

Цель совещания

Почему проводится совещание?

Какая цель?

Какие ожидаемые результаты?

Частота и место проведения

Присутствующие

Основные нормы

Входные данные / Выходные данные

Стандартная повестка

Как часто проводится совещание?

Какая продолжительность совещания?

Кто будет вести совещание?

Кто будет присутствовать?

Какая их ожидаемая роль?

Как будет рассматриваться неявка?

Как будет назначаться секретарь?

Какие установленные нормы поведенияr?

Какая информация требуется?

Кто ответственный за подготовку/отслеживание

Какие типичные вопросы повестки?

Какая типичная схема проведения совещания?

Указать, кто будет вести каждый пункт повестки

Указать время для каждого пункта повестки

Менее важные пункты должны проходить последними

Всегда начинайте и заканчивайте протоколом



Довести повестку дня перед совещанием(часть регламента)

• Опишите каждый пункт повестки в деталях

• Укажите время, отведенное для каждого пункта повестки

• Укажите, кто будет вести каждый пункт повестки

• Поставьте менее важные пункты последними

• Для тактических совещаний, согласуйте пункты повестки во время совещания



Заранее ознакомьте всех ключевых участников

• Обеспечить понимание и поддержку

• Выявить потенциальные вопросы и опасения

• Согласовать ожидаемое от совещания и мероприятия

Избежать Сюрпризов!



Во время совещания


40%








20%


Помощь




40%







Контрольный перечень для ведущего совещания

• Всегда начинать вовремяОпоздавшие вскоре научаться приходить вовремя

• Просматривать повестку совещанияРазъяснить цели совещания и ожидаемые результаты

• Назначать ролиНазначьте кого-нибудь другого секретарем

• Согласовывать основные правилаМозговой штурм/снова повторите согласованные основные нормы

• Направлять беседуРазъясняйте; Подводите итоги;Противостоять плохому поведению и управлять конфликтом

• Просматривать и подытоживать мероприятияПовторить все решения и согласованные мероприятия

• Заканчивать вовремяСпросите разрешения, чтобы продлить совещание

• Оценивать совещаниеОбзор эффективности совещания



Назначьте роли, чтобы совещание шло как намечено

• Ведущий: Объективно ведет совещание

• Секретарь: Ведет протокол мероприятий и решений

• Хронометрист: Контролирует время и фокусирует команду

• Наблюдатель: Оценивает совещание



Согласовать основные правила (часть регламента)

• Начать и завершить вовремя• Приходить подготовленными• Выключить телефоны и компьютеры• Каждый участвует• Оспаривать идеи, не личности• Делать то, что обещали• В каждый момент времени говорит только

один человек



После совещания


40%








20%


Помощь





40%







Оценить и отследить эффективность совещания

• Посещаемость

• Выполнение действий

• Оценка совещания



effective meeting

Leadership & Management