內部稽核案例分享及座談...

內部稽核案例分享及座談─內部稽核案例分享及座談營運事項之總務事項

文藻外語學院

秘書室蔡振義

2012.3.27

內部稽核案例分享及座談─營運事項之總務事項

報告大綱報告大綱

規劃• 規劃– 目的、範圍、依據– 稽核人員組成– 稽核人員組成– 稽核工作計畫

• 執行• 執行– 總務事項內部稽核執行– 財物採購與營繕作業財物採購與營繕作業– 財產管理

• 修正• 修正– 內部稽核缺失改善與追蹤


目的目的

檢查評估內控制度之缺失及衡量營運效率• 檢查、評估內控制度之缺失及衡量營運效率，適時提供改善建議，並協助各單位部定期更新作業程序期確保制度得以持續有效運作作業程序，期確保制度得以持續有效運作。

• 協助各單位職能適當分工及管理階層確實履行其責任其責任

提供有關稽核作業之分析評估建議諮詢及• 提供有關稽核作業之分析、評估建議、諮詢及資訊，促進以合理成本達成有效之控制


範圍範圍

內部控制制度總務事項• 內部控制制度 (總務事項)– 財物採購與營繕作業程序與流程 (含合約管理)– 財產管理作業程序與流程– 收、付款作業程序與流程– 環境安全作業程序與流程– 維修管理作業程序與流程– 文書管理作業程序與流程

• 專案計畫


文藻外語學院內部控制制度

伍、營運事項

一、目的

二、適用範圍二適用範圍

三、作業說明

(三) 總務事項(三) 總務事項


範圍範圍

內部控制制度 (總務事項)• 內部控制制度 (總務事項)– 財物採購與營繕作業程序與流程 (含合約管理)– 財產管理作業程序與流程– 收、付款作業程序與流程– 環境安全作業程序與流程– 維修管理作業程序與流程– 文書管理作業程序與流程

• 專案計畫• 專案計畫– 接受校外補助經費之專案計畫與訪視意見

• 獎勵補助經費、學務經費、教卓計畫、與其他校外經費計畫案校內專案– 校內專案• 中程校務發展計畫、校務評鑑、改大計畫

– 會計師財務查核簽證與專案查核報告建議事項其他指定事項


– 其他指定事項

法源依據法源依據

校內法源• 校內法源– 文藻外語學院採購辦法、圖書採購辦法與財產管理辦法

• 申購、採購、驗收、請款、付款與合約• 財產增加、減損、移轉、報廢與盤存

– 主管會報與相關會議決議事項• i e 設備使用紀錄、使用率與成效• i.e.,設備使用紀錄、使用率與成效

• 校外法源政府採購法– 政府採購法

– 專案計畫規定

– 經費使用原則經費使用原則• 教育部補助款支出憑證免送審配合作業相關事項• 私立學校會計制度之一致規定


採購


驗收


查核人員組成查核人員組成

專責稽核人員• 專責稽核人員

專長稽核人員編組• 專長稽核人員編組


時程規劃(稽核計畫一學期/次)時程規劃(稽核計畫一學期/次)日期工作內容查核重點相關單位備註

2011.09內部稽核：99-10年度教育部獎補助專案(抽查)

設備使用紀錄與成效全校各單位、國合中心、教務處綜合業務組

10:00 11:002011.10.20 內控稽核：作業程序採購、驗收總務處事務組

10:00-11:00(QP5301)財務採購與營繕作業

內控稽核作業程序收款付款總務處出納組10:00-11:00

收款2011.12.06 內控稽核：作業程序收款、付款總務處出納組 (QP5307)收款/(QP5308)付款

2012.02內部稽核：100年度

依教育部規定進行查核，並檢附內部稽核報告

會計室、總務處與各教學單位

2012.02 100年度教育部獎補助專案 (抽查)

並檢附內部稽核報告，併同執行清冊報部

與各教學單位

2012.02 校園安全衛生管理系統查核

配合總務處環安組「校園安全衛生管理系統」

協助四階文件審核總務處環安組

，協助四階文件審核

2012.03 內部稽核：99-100年度教育部獎補助專案

100-101年度教學卓越計畫

教務處綜合業務組與各執行單位

每月會同會計室監盤


2012.2/3/4/5/6/7月現金/有價證券盤點

每月會同會計室監盤零用金、存款等

總務處出納組

執行執行

What How‧財務採購與營繕作業

申購 (請購)‧通知

What How

–申購 (請購)

–採購

驗收

‧事前準備

‧現場查核–驗收

–財產

請款

‧協調/報告撰寫

‧改善追蹤–請款–付款

‧改善追蹤


控制重點控制重點

申購申購

採購採購

驗收

財產

請款請款

付款

廠商管理


查核前通知查核前通知


事前準備事前準備

稽核依據• 稽核依據–採購辦法、作業程序與流程、系統流程

• 稽核工作底稿撰寫–依據控制重點依據控制重點–依據教育部規定專帳與憑證審查• 專帳與憑證審查– 校內經費採購、專案經費採購– 預算、執行清冊、專帳一致性– 表單編號連續性


稽核核工工作底底稿撰寫寫


專帳與憑證審查專帳與憑證審查

範圍• 範圍– 校內經費採購、專案經費採購

• 內容– 一致性

• 預算、執行清冊、專帳一致性• 採購合約、驗收、財產登錄與專帳一致性• 表單編號連續性(系統資料與紙本資料)

– 合理性簽核流程合理性 (參考採購辦法)• 簽核流程合理性 (參考採購辦法)

• 申請單位、採購單位(人員) 、廠商別、財產別統計表…….


現場查核現場查核

盤點查核‧盤點查核

–依據財產清冊依據財產清冊

–存放地點、財產標籤一致性與合理性

保管使用借用移轉遺失報廢紀錄–保管、使用、借用、移轉、遺失、報廢紀錄

‧承辦人員訪談

–對照作業程序、表單簽核流程

–檔案抽查 (含合約)檔案抽查 (含合約)

–確認說寫做一致


協調/報告撰寫協調/報告撰寫

離開前草稿口頭溝通• 離開前，草稿/口頭溝通• 撰寫稽核報告撰寫稽核報告

– 查核結果說明(含佐證資料)改善建議事項– 改善建議事項

• 送請查核單位確認– 查核結果說明(含佐證資料)改善建議事項– 改善建議事項

• 雙方簽名確認

內部稽核案例分享及座談─營運事項之總務事項台北醫學大學許志瑋組長

改改善追追蹤蹤


修正修正

工作報告呈核• 工作報告呈核– 定期呈報定期呈報– 含查核紀錄、改善建議、追蹤紀錄與分析

• 專案報告

會議報告• 會議報告– 摘要報告

• 追蹤結案台北醫學大學許志瑋組長

2011.12


專案報告專案報告


追蹤結案追蹤結案

追蹤(建議/不符/缺失)事項說明• 追蹤(建議/不符/缺失)事項說明 (受稽核單位/稽核人員)• 原因分析 (受稽核單位)• 改善措施說明 (受稽核單位)

追蹤結果• 追蹤結果 (以下由稽核人員於受稽核單位完成改善措施後填寫)– *****已修正

系統已修正– ****系統已修正– 本案結案101年1月份再檢核100年度之****作業是否不再發生類– 101年1月份再檢核100年度之****作業是否不再發生類似狀況


內部控制制度修正

• 內部控制制度A版→B版→C版– 單位新增、修訂，稽核修訂

• 內部管理及稽核作業規章 vs.內部控制制度


結論結論

弘光科大稽核室高采秀 (2011.12)弘光科大稽核室高采秀 (2011.12)


Q&AQ&A

敬請指正• 敬請指正

–人員異動，屬高風險事件善用IT–善用IT


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