Slim WerkenSlim ReizenHoe implementeer ik Het Nieuwe Werken

Eerste hulp

bij E

fficiënt o

ndernem

en

Michaël van Straalen – Voorzitter Koninklijke Metaalunie “Ondernemen is doen, dat geldt ook voor internationaal ondernemen! Dit boek is een waardevolle handreiking voor de eerste stappen in internationaal ondernemen. Hulp die iedere ondernemer met internationale ambities goed kan gebruiken.”

Aad Ouborg – CEO Ouborg Group BV en internationaal ondernemer“Verdiep je allereerst in de cultuur van een land en respecteer de verschillen, maar ga om op te vallen ook eens tegen de stroom in. Zo heb ik bijvoorbeeld zelfs Chinezen aan de polonaise gekregen. Dit boek helpt je bij een goede voorbereiding en voorkomt blunders die je nooit meer goed kunt maken.”

In het buitenland liggen veel kansen te wachten voor jou als

ondernemer. Dit boek helpt je die kansen te grijpen. Heb je een

mooi buitenlands product gezien dat je op de Nederlandse markt

wilt introduceren? Of zie je mogelijkheden voor je eigen product

in een ander land? Dit boek helpt zowel (potentiële) importeurs

als exporteurs bij hun stappen over de grens. Aan de hand van

praktische informatie en handige tips leer je hoe je concrete

plannen maakt, de logistiek oppakt, met welke wetten en regels

je te maken krijgt en de financiële kant regelt. Inclusief

interessante buitenlandverhalen en tips van collega-ondernemers!

Uitleg iconen

Handige tip

Lees meer

Doe de check

Informatievevideo

Doe de scan

InhoudsopgaveHoe werkt dit boek? 8

1. Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)? 9Wat is Slim Werken? 10Geen hype, maar noodzaak 11Ook voor de spreekwoordelijke bakker op de hoek 12Tien misverstanden over Slim Werken Slim Reizen 13

2. Hoe bereid je je bedrijf voor op Slim Werken? 14Hoe ‘Slim Werken-proof’ is jouw onderneming? 15Jouw nieuwe rol: de slimme leidinggevende 16Hoe laat je je personeel slimmer werken? 17Welke afspraken moet je contractueel vastleggen? 18Welke wet- en regelgeving is van toepassing? 19Flexibele werkplekken en thuiswerkplekken 20

3. Hoe laat je medewerkers Slim Reizen? 21Auto laten staan betekent meer productiviteit 22Wat zijn de alternatieve vervoersmiddelen? 23Welke tool zijn nodig om onderweg te werken? 24Laat medewerkers lekker fietsen 25Hoe bespaar je op zakelijk reizen? 26

4. Welke ICT heb je nodig? 27Laptops, tablets en smartphones 28Werken in de ‘cloud’ 29Must haves: (bijna) gratis apps en tools 30

5. Wat levert Slimmer Werken Slim Reizen op? 31De ‘harde’ resultaten 32kostenbesparing 33meer efficiëntie en flexibiliteit 34hogere productiviteit 35De ‘zachte’ resultaten 36tevreden medewerkers 37duurzamer ondernemen 38meer innovatie 39Klaar voor de toekomst 40

1

54Slim Werken. Wie er niet van heeft gehoord, moet de afgelopen tien jaar op een onbewoond eiland hebben gezeten. Als ondernemer die gewoon in Nederland aan het werk was, kon je er niet omheen. Net zomin als om de batterij verwante begrippen: telewerken, mobiel werken, flexwerken, Het Nieuwe Werken en ga zo maar door.

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

7

Wat is Slim Werken?

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)? Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

Wat betekent Slim Werken voor jou als ondernemer? Bedrijven als Microsoft en Interpolis gebruiken het graag als visitekaartje, want dat laat zien dat ze koploper zijn in een nieuwe trend. Hun kantoren zien eruit als veredelde huiskamers, met loungebanken en koffiecorners en tafels zonder computers. Wat is Slim Werken nu precies? Is het meer dan ICT en een flitsend kantoor zonder vaste werkplekken? Wat kun jij ermee in jouw onderneming? Belangrijker nog: móet je er ook iets mee?

Mens, werkomgeving, techniekSlim Werken, ook wel Het Nieuwe Werken, is tijd- en plaats onafhankelijk werken met behulp van moderne ICT-middelen. Gekoppeld aan een werkcultuur waarin werkgevers hun personeel vrijheid en eigen verant-woordelijkheid geven en sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid. Toen het werken op afstand op-kwam, noemde men het naar de ICT die het mogelijk maakte. Vandaar dat je nog altijd termen als ‘telewer-ken’ en ‘mobiel werken’ hoort, maar die zijn eigenlijk alweer achterhaald. Als we het tegenwoordig hebben over Slim Werken, bedoelen we het complete pakket: flexibele uren en locaties, technologie én een nieuwe stijl van werken voor leidinggevenden en personeel. Waarmee overigens niet gezegd is dat het een letter-lijk pakket maatregelen is dat je in zijn geheel invoert of niet. Slim Werken is een filosofie, die gaat over de mens, de werkomgeving en de techniek. Hoe je die toepast en welke ‘ingrediënten’ je gebruikt, is aan jou als ondernemer. In theorie is alles denkbaar, zolang het past bij jou, je bedrijf en je mensen, en zolang het je iets oplevert.

► Pak pen en papier en schrijf op:

hoe zou je je bedrijfsprocessen inrichten als je van nul af aan zou mogen beginnen?

‘Negen tot vijf’ is passéDie filosofie komt niet zomaar uit de lucht vallen. Slim Werken is eigenlijk niets anders dan je bedrijf aanpassen aan de eisen van deze tijd. Lopen we dan zo achter met z’n allen? Ja. We staan er nooit bij stil, maar de manier waarop ons werk is ingericht

98

stamt nog uit het industriële tijdperk. Het toenmalige organisatiemodel steunde op controle, aanwezigheid en zoveel mogelijk produceren. Logisch, want in de fabriek betekende meer productie meer opbrengst. Arbeiders waren ongeschoold en stonden niet voor hun lol in de stank en de herrie, dus de baas moest er bovenop zitten.

Inmiddels is de maatschappij radicaal veranderd. Veel ‘handwerk’ is verplaatst naar de lage lonen-landen. Nederland is uitgegroeid tot een kennis- en diensten-samenleving, waar de oude industriële principes niet meer werken. Het traditionele kostwinnersmodel heeft plaatsgemaakt voor relaties waarin beide partners een baan hebben en voor de kinderen zorgen. Voor veel mensen geeft het een hoop stress om werk en privé te combineren. En dan hebben we het nog niet over de files en de overvolle treinen in de spits. Het gevolg: verminderde productiviteit en een hoger (ziekte)verzuim. Dat kost niet alleen de economie handenvol geld, het raakt ook jou als ondernemer in de porte-monnee.

Toch blijven we stug proberen het hele maatschappe-lijke leven in de uren tussen negen en vijf te proppen. Terwijl veel werk helemaal niet meer gebonden is aan een vaste werkplek en vaste tijden. Niet vreemd dus dat steeds meer ondernemers het Slim Werken en Slim Reizen ontdekken. Waarom zouden we vasthou-den aan een honderd jaar oud organisatiemodel dat ingehaald is door de werkelijkheid?

Juist in het MKBAnders dan vroeger betekent meer produceren niet meer automatisch meer verdienen. Het verschil wordt tegenwoordig gemaakt door creativiteit, innovatie en

ondernemingszin. Het is aan jou als ondernemer om daarvoor de optimale voorwaarden te scheppen. Dat betekent eerst en vooral: het beste halen uit je per-soneel. De werknemer van nu verschilt hemelsbreed van de fabrieksarbeider van vroeger. Medewerkers zijn tegenwoordig mondig en goed geschoold, en willen zich in hun werk ontplooien. Ze hebben behoefte aan eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit, bijvoorbeeld om werk en privé in balans te brengen. Met vertrou-wen en ruimte geven bereik je bij dit type werknemer meer dan met hiërarchisch aansturen en controleren.En waarom zou je dat niet doen? Het gaat er niet om dat je medewerkers aanwezig zijn, maar dat ze prestaties leveren. Dat lukt soms beter thuis of in de avonduren. Ga maar na: hoe productief is een mede-werker die om negen uur gestrest komt binnenhollen na crèche en file? Die doet thuis als de kleine op bed ligt in een uur waarschijnlijk net zo veel als in twee uur ’s ochtends op kantoor.

Juist voor de kleinere ondernemer zijn dit soort sociale innovaties van levensbelang. Uit onderzoek blijkt dat slim omgaan met je personeel 75 procent van de in-novatiekracht van een MKB-bedrijf oplevert, de omzet met twintig procent verhoogt en voor een winstgroei van tien procent zorgt.

► Opbrengsten van Slim Werken Hoofdstuk 5

Slimmer werken is daarom voor elke MKB’er de toe-komst.

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

10

Ook voor de bakker op de hoek

Slim werken past bij uitstek bij kenniswerk, kantoorwerk dus. Maar ook als je een winkel of loodgietersbedrijf hebt kun je slimmer gaan werken. Vraag je bijvoorbeeld eens af of je het hele jaar door genoeg werk hebt voor acht uur per dag.

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

‘War on talent’Dat geldt des te meer, omdat we over een aantal jaren een tekort aan personeel kunnen verwachten. Als de economie weer aantrekt en de babyboomgeneratie met pensioen gaat, zal er krapte op de arbeidsmarkt ontstaan. Deskundigen voorspellen een heuse ‘war on talent’, waarin werknemers het voor het uitkiezen hebben. En die willen een werkgever die meer te bieden heeft dan alleen een goed salaris. Zeker de jonge generatie. Je zult als ondernemer dus tegemoet moeten komen aan de wensen van de moderne werknemer, wil je goed personeel kunnen aantrekken en behouden.

Meer dan een modegrilSlim Werken is dus geen hippe trend waar je wel of niet aan mee kunt doen. Je móet er iets mee. Tenmin-ste, als je je business serieus neemt. Wie wil groeien, meer resultaat wil voor minder, en ook in de toekomst verzekerd wil zijn van de beste medewerkers, begint morgen nog met slim(mer) werken.

1312

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

Vraag jij je als ondernemer af op welke dagen of uren je beduidend minder omzet draait? Veel werk kent piekperiodes (denk bijvoorbeeld aan het afsluiten van het boekjaar en seizoensgebonden drukte) waarop je zou willen dat de werkdag twee keer zo lang duurde. Met daar tegenover juist weken of zelfs dagdelen waarop je personeel de helft van de tijd duimen zit te draaien. Wat let je om je openingstijden of personele bezetting op deze pieken en dalen af te stemmen? Dat kan met behulp van flexibele openingstijden en zelfroosteren.

► Breng in kaart welke uren en periodes voor jouw bedrijf onrendabel zijn

Flexibele openingstijden Als winkelier ben je gebonden aan verplichte ope-ningstijden, maar daarbinnen is wel ruimte voor flexibiliteit. De winkeltijdenwet bepaalt dat de detailhandel van maandag tot en met vrijdag van zes uur ’s ochtends tot tien uur ’s avonds open mag zijn, zonder maximaal aantal uren per week. Dat biedt de mogelijkheid om een deel van je medewerkers voor de spits te laten beginnen en ’s middags op tijd te laten vertrekken. Dit past bijvoorbeeld bij winkels waar voor de eerste klant komt veel voorraden moeten worden verwerkt. Het andere deel van je personeel kan dan later beginnen en na de avondspits naar huis.

Vroeger of later open zijn dan de standaardtijden dient niet alleen om het je personeel gemakkelijker te maken (al ben je als ondernemer natuurlijk gebaat bij tevreden medewerkers). Het kan ook een slimme zet

zijn ten opzichte van je concurrentie. Denk bijvoor-beeld aan een Nederlandse bakkerij in een stad met veel Turkse en Marokkaanse bakkers. Die laatste zijn meestal tot een uur of acht ’s avonds open en pikken in die uurtjes aardig wat klanten mee die na hun werk vers brood willen halen. Klanten die de bakkerij die om zes uur sluit misloopt. En waarom zou een bakkerij niet om zes uur ’s ochtends opengaan, zoals bijvoor-beeld in Wenen? Om negen uur zitten de meeste klanten al lang op hun werk.

Flexibel open zijn betekent niet per se dat je je ope-ningstijden moet verruimen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen te sluiten tijdens de uren dat er nauwelijks omzet wordt gedraaid. In ieder geval is het de moeite waard om je openingstijden eens kritisch tegen het licht te houden.

ZelfroosterenZelfroosteren is een vorm van flexibel werken waarbij werknemers zelf hun werktijden bepalen. Uiteraard binnen de door jou als werkgever gestelde bezet-tingseisen en binnen de eisen van de arbonorm. Het fenomeen komt overgewaaid uit Scandinavië, waar zelfroosteren sinds de jaren negentig met succes wordt toegepast in de horeca, detailhandel, het ver-voer en bij callcenters (zie kader). In Nederland is het betrekkelijk nieuw en wordt het tot op heden vooral in zorginstellingen gebruikt. Bedrijven die zelfrooste-ren hebben ingevoerd zijn onder andere het Gemeen-telijk Vervoerbedrijf (GVB) in Amsterdam en NedTrain, het onderhouds- en reparatiebedrijf van de NS.Bij NedTrain vertoont het werkaanbod pieken en dalen, terwijl de personele inzet verliep volgens een vast patroon. Het kwam regelmatig voor dat er wel

1514

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

medewerkers waren maar dat er weinig of geen werk te doen was. Niet uitdagend voor het personeel, en verre van efficiënt voor de werkgever. Onder het motto ‘Werken als er werk is’ stapten eerst bij wijze van proef vijftig medewerkers over op zelfroosteren. Dat was zo’n succes, dat het vervolgens in de hele organisatie is ingevoerd.

Zelf aan de slagWil je zelf aan de slag met zelfroosteren? Dan is het belangrijk dat je met de volgende zaken rekening houdt:• Betrokkenheid:overlegmetjemedewerkersover

de plannen om het roosteren voortaan anders aan te pakken.

• Draagvlakcreëren:medewerkersmoetenwelwil-len veranderen. Ze moeten zich verdiepen in een nieuwe methode. Ze moeten zelf tot actie komen. En ze zijn uiteindelijk zelf verantwoordelijk.

• Eerlijkeinformatie:erzullenaltijddienstenoverblij-ven die minder gewild zijn. Ook daar zijn medewer-kers voor nodig. Er kan dus niet volledig naar eigen wens gewerkt worden.

• Ermoetuitverschillendedienstentekiezenzijn.• Gelijkekansen:allemedewerkershebbendezelfde

rechten en mogelijkheden.• Functiesmoetenuitwisselbaarzijn.• Alswerkgevermoetjedetouwtjesuithandenkun-

nen geven en vertrouwen hebben in de medewer-kers.

• Dejuistesoftwaregebruikenenvantevorentestenof het goed werkt.

De winst van zelfroosteren• hogereproductiviteit(3tot5procent)• minderziekteverzuim(10tot25procent)• meertevredenheid• geenoveruren• minderbehoefteaantijdelijkingehuurdpersoneel

17

Tien misverstanden over Slim Werken Slim ReizenMisschien denk je: klinkt goed, dat Slim Werken. Op papier. Maar zie je het in jouw bedrijf nog niet één-twee-drie van de grond komen. Dan ben je niet de enige. Ondernemers, groot en klein, hebben allemaal in meer of mindere mate last van koudwatervrees. Slim Werken betekent immers loslaten.

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)? Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

Voorwaarde voor Slim werken en slimmer reizen is je personeel meer vrijheid geven en afstand doen van je vertrouwde manier van werken. Toch is het niet nodig om beren op de weg te zien. De meeste problemen die je vreest blijken niet bewaarheid te worden. Hier-onder zetten we de meest voorkomende op een rij.

… ik verlies de controle over mijn werknemersDat ligt er maar aan hoe je het bekijkt. Aanwezigheid op de werkplek zegt op zich niets over de productivi-teit van een medewerker. Als je duidelijke resultaataf-spraken en deadlines vastlegt, weet je personeel waar het aan toe is en kun jij ze daarop ‘controleren’.

► Maken van prestatieafspraken Hoofdstuk 2

… mijn personeel gaat thuis vast zitten lanterfantenHier spreekt de oude industrieel in jou. Medewerkers beseffen heus wel dat ze thuis echt moeten werken, al was het maar omdat ze anders vroeg of laat tegen de lamp lopen. Over het algemeen zullen ze thuis juist met plezier werken; vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen motiveert enorm.

► Duidelijke prestatieafspraken Hoofdstuk 2

… mijn personeel kan niet overweg met al die technische snufjesHeb je (oudere) werknemers die niet goed thuis zijn in moderne technologie? Denk niet te snel dat Slim Werken dan geen zin heeft. De meeste mensen

1918

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

kunnen tegenwoordig googelen, mailen en sms’en. En veel meer vaardigheden heb je eigenlijk niet nodig. Bedenk dat je:• nietalletechnologienodighebt(jehoeftvanje

mensen geen whizzkids te maken)• watjedaadwerkelijkgebruiktmeestalneerkomtop

een beperkt aantal handelingen

Je kunt overwegen je personeel een training te geven. Dat hoeft niet veel te kosten. In plaats van een duur bureau inhuren, kun je bijvoorbeeld een dag(deel) inplannen waarop je medewerkers elkaar wegwijs maken.

… mijn personeel verliest de binding met het bedrijfMet werken op afstand komen je medewerkers minder op kantoor. Ze zien ook jou en hun collega’s minder. Je wilt de onderlinge betrokkenheid natuurlijk vasthouden, dus daar zul je – formele en informele - momenten voor moeten organiseren. Plan bijvoor-beeld elke vrijdagmiddag een borrel (een koffie op maandagochtend kan natuurlijk ook). Zorg dat je niet altijd online vergadert, maar doe dat regelmatig ook ‘face to face’. Stimuleer teams die onderling moeten vergaderen om dat ook te doen. Je kunt ook wekelijks één dag kiezen waarop iedereen er moet zijn (en op die dag de collectieve contactmomenten doen). Be-denk dat je bedrijf meer een ontmoetingsplek wordt dan een plek om te werken. Pas daar de inrichting op aan. Maak het een beetje huiselijk.

… mijn medewerkers hebben geen zin in dat moderne gedoeVeranderingen stuiten bij veel mensen in eerste instantie op weerstand. Daarom zul je de tijd moe-

ten nemen om je medewerkers voor te bereiden en hen aan je ideeën te laten wennen. Beter nog: laat je personeel meedenken over manieren om anders te gaan werken, en begin met het inventariseren van de wensen en behoeften. Zo maak je ze deelgenoot van jouw denkproces. Dat creëert draagvlak en past helemaal bij Slim Werken. Ga je over tot daadwer-kelijke invoering van nieuwe werkvormen, doe dat dan altijd stapsgewijs. Maak er bijvoorbeeld eerst een proefproject van met een beperkt aantal medewer-kers. Bij zelfroosteren kun je denken aan een fase met een gedeeltelijk vastliggend rooster met daar bovenop ‘vrije ruimte’.

… Met het openbaar vervoer zijn mijn mede-werkers langer onderwegThuis in de auto springen en in één keer richting het werk rijden kost minder tijd dan van deur tot deur met het openbaar vervoer naar het werk reizen. Onzin. Denk maar eens aan al die uren die je werknemers bij elkaar in de file staan. Bovendien dienen ze hun aandacht op de weg te houden en dat maakt werken tijdens het reizen niet mogelijk. En dat terwijl reizen met openbaar vervoer wel mogelijkheden tot werken tijdens het reizen biedt. Met de juiste tools kunnen medewerkers in de bus of trein nog de nodige werk-zaamheden doen.

… werken in de trein lukt toch nooitEen rapport schrijven is misschien wat veel gevraagd, maar er zijn veel dingen die mensen wel kunnen doen. Denk eens aan de tijd die je medewerkers dagelijks kwijt zijn aan het lezen en beantwoorden van mailtjes. Dat is bij uitstek iets wat ze in de trein op hun smartphone kunnen doen. Het scheelt een hoop tijd als ze daar op het werk niet meer naar om hoeven

2120

Slim Werken Slim Reizen, waarom (niet)?

kijken. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor ‘regeltele-foontjes’ en het doorlezen van vergaderstukken.

… mijn bedrijfsinformatie ligt op straatGa je plaats- en tijdonafhankelijk werken, dan is het noodzakelijk dat je medewerkers overal en altijd bij de software, hardware en bedrijfsdata kunnen komen. Laptops, smartphones en andere mobiele apparaten moeten dus optimaal beveiligd worden – maar dat moet eigenlijk sowieso. Gebruik maken van online diensten (‘cloud computing’) kun je met de inge-bouwde bescherming van een wachtwoord gerust als veilig beschouwen. Je onderneming is niet de gehei-me dienst, dus kwaadwillende hackers zijn echt niet geïnteresseerd in jouw bedrijfsdata.

► Apparatuur en werken in de ‘cloud' Hoofdstuk 4

… Slim Werken is zo duurSlim Werken is niet één groot vastomlijnd pakket dat je invoert. Wat je anders gaat doen en hoe, is helemaal aan jou. En daarmee ook hoe groot het kostenplaatje wordt. Maar je zult er hoe dan ook niet aan ontkomen om investeringen te doen. Al besluit je alleen maar flexibel te gaan roosteren, met een beetje team is dat niet meer met de hand of in excel te doen. Je zult software moeten aanschaffen waar iedereen op kan inloggen. Bang voor een financiële aderlating hoef je echter niet te zijn. Uit praktijkvoorbeelden blijkt dat investeringen om slimmer te gaan werken meestal binnen een jaar worden terugverdiend. In hoofdstuk 5 lees je hier meer over.

… Slim Werken levert toch niets opEen absolute misvatting. Slimmer werken leidt tot kostenbesparing, meer efficiency, lager ziekteverzuim en een hogere productiviteit, om maar een paar zaken te noemen.

► Slim Werken en Slim Reizen leidt tot kostenbesparing Hoofdstuk 4