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簡介
著作著作著作著作：：：：
• 《業務寶典-[銷售分析篇]》• 《業務寶典-[風險決策篇]》• 《數位時間管理達人》• 《數位理財王》• 《強力數位人脈術》• 《業務人5功秘笈》
現任工作現任工作現任工作現任工作：：：：
• 東吳大學企管系講師• 東吳大學供應鏈實驗室研究• 文化大學推廣部講師• 資策會講師• 中華工商研究院講師• UDN學苑講師• 《業務人5功秘笈》
• 《供應鏈經營管理》(共同翻譯)
主要主要主要主要授課授課授課授課
• 業務管理與技巧• 人際溝通技巧• 簡報技巧• Excel數字分析
• UDN學苑講師• 寫作
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請教1個問題
你用甚麼方法來管理時間？你用甚麼方法來管理時間？
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如果我是…未來想要xxx中學生希望未來有好日子
上班族希望
使命 享受舒服的生活
目標 成功的事業，高薪收入
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策略 上大學、研究所
戰術 選擇好大學、好科系
作業 註冊、買書、研習、社團
了解我們的問題點了解我們的問題點了解我們的問題點了解我們的問題點
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7
價值
30%
工作時間工作時間工作時間工作時間工作時間工作時間工作時間工作時間
浪費
70%
30%
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帕金森定律發酵
工作時間自動膨脹
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我們總是喜歡拖延
強迫的工作
完美+壓力
犯錯+批判
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緊張中的決定緊張中的決定
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無時不刻受到干擾
• 內部
–意識與潛意識
–聯想
• 外部• 外部
–電話
–拜訪
–電腦
• IM、Surfing、email
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我們現在的寫照
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持續性的改善
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心理層面心理層面心理層面心理層面
培養習慣
• 從小處做起
• 寫下自己何處需要改正
• 眾人力量-尋求外力支持
• 給自己30天的時間• 給自己30天的時間
• 一而再地刺激–獎勵與處罰
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克服拖延的習慣
要有良好的組織
由重要的事情開始
一旦開始，不要停止一旦開始，不要停止
訂出一段特定的時間工作
不可找藉口
設定截止期限
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抗拒干擾
• 位子不要在同學常經過的地方
• 提示標語
• 挪出一段時間接受討論
• 列出常干擾你的名單• 列出常干擾你的名單
• 使用肢體語言– 轉頭不轉身
– 拿筆或打電腦
– 隨時看錶或喵時鐘
• 使用結束語言
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阻斷不合理的要求阻斷不合理的要求阻斷不合理的要求阻斷不合理的要求
保持稱 站在對 拿出你保持稱讚的態度
站在對方的立場
拿出你的擋箭牌
搜尋替代方案
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規劃層面規劃層面規劃層面規劃層面
持續性的改善
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目標SMART原則
Specific具體
Measurable可衡量
Attainable可達到
Relevant相關
Time-based以時間為基礎
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這些目標設定錯在哪？
1. 我要成為一名管理者
2. 我要未來要賺很多錢
3. 有生以來我要成為美國總統
4. 這次活動，我要在中午十二點以前吃下三個麵包
5. 我要賺一百萬
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我要在2014年12月31日之前
透過銷售通路賺到100萬元。透過銷售通路賺到100萬元。
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緊急緊急緊急緊急 不緊急不緊急不緊急不緊急
重要重要重要重要
� 有時間壓力的案子� 無貨可售� 客戶抱怨� 倒帳疑慮
� 規劃製定� 公關建立� 提升技能� 未來發展
認識時間管理矩陣寫下工作中遇到的事情
重要重要重要重要� 倒帳疑慮 � 未來發展
� 開拓業務� 預防工作
不重要不重要不重要不重要
� 不速之客� 不重要雜事� 電話或email� 不必要的會議� 臨時邀約
� 不重要的活動� 垃圾郵件� 廣告信件� 閑聊
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戴明期望
緊急 不緊急
重要
20% ~ 25%25% ~ 30%
I
65% ~ 80%15%II要 I II
不重要
15%50% ~ 60%
III
< 1%2% ~ 3%
IV
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作業層面作業層面作業層面作業層面
持續性的改善
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任任任任
務務務務
管管管管
理理理理
事情放進資料庫
可否處理?
未來參考用
丟棄永不用
檢視任務
不要
要
理理理理
流流流流
程程程程
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馬上執行行事曆/任務
清單
委託他人擇日執行/今
日待辦清單
分類標籤/今
日待辦清單
追蹤成果
專案計畫
用小冊子(可撕小紙片)記錄
27圖片由「1095百萬年薪超業學苑」提供
應用口袋型紀錄器
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知識工作者每日工作流程
階段(番茄)工作法今日待辦清單______
干擾� 記錄選一活動
計劃�
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任務清單
____________
今日待辦清單____________
自我評估與調整
階段完成
休息5 分鐘�
工作25分鐘
跟蹤
�
鈴聲響�
工具應用-要求簡單
• 碼表計時器:數位(Cool Timer)、機械式、電子式
• 今日任務待辦清單
• 任務清單• 任務清單
• 資料記錄表
• 鉛筆
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注意事項-休息後會更專注
• 一階段為25分鐘，不能分割
• 休息5分鐘
• 完成4個階段
•• 休息15-30分鐘
• 休息不宜從事複雜工作
• 任務切割與合併
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意外清單處理分析
緊急緊急緊急緊急 不緊急不緊急不緊急不緊急
重要重要重要重要
馬上處理，此階段作廢• 總經理找• 送貨問題
重新安排日程，移入任務清單• 買車票• 搜尋Y的銷售資料• 產品開發會議的報告
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重要重要重要重要• 產品開發會議的報告• P公司的報價單
不重不重不重不重
要要要要
今日某一階段處理• B公司Amy來電• 李主任找• 查看電子郵件• 打電話給A
刪除• 訂Pizza休息時間處理• 喝咖啡• 想吃蛋炒飯(訂便當)
預估任務時間
• 任務清單填入
• 任務拆散
• 任務合併
•• 記錄檔案填入
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此方法的優點
把精力專注於當前
複雜事情簡單化當前 化
心情放輕鬆
自我的觀察和分析
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每日工作檔案
簡單的標籤貼在檔案
以顏色表示內容或重要度或星期
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在檔案夾上
寫上日期與關鍵字
將當日要處理的任務檔案存放在此
只有正在用的文件出現在螢幕上
文件及時處理，桌面只留常用文具
收發文件架上層保留需處理文件
電話容易接聽
收發文件架下層常清理
常用檔案靠近桌位
文件蓋住電腦螢幕貼許多便利貼
可用資料塞進檔案夾，年久遺忘。桌面亂。
文件檔案不斷膨脹，沒有及時處理
檔案櫃裡的無關資料滿溢出來
重要名單貼在螢幕側面
5S運動
丟掉不重要的
最常用的檔案放在最容易拿到的地方
▲辦公環境越整潔，工作就會越順遂，心情也會越開朗。
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廢紙滿地
垃圾滿出來了!
紙張
遮住電話
▲辦公環境越雜亂，工作就越困難，就會浪費時間。當然！也會使自己的心情不好。
整理整頓
清掃
清潔教養
實施步驟
輕鬆版•鋼鐵大王卡內基方法+5S運動
•階段工作法+5S運動進階版
•階段工作法+5S運動
全面版•任務管理流程+5S運動
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工作效率工具應用工作效率工具應用工作效率工具應用工作效率工具應用
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常用思考技巧
散發
自由聯想 腦力激盪法
強制聯想 列表法
思考技巧
強制聯想 列表法
收斂
自由歸納 卡片法
強制歸納 特性要因法
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符合人腦分類方法
• 水平分類
• 2大分類法
– 類別法
– 任務法
• 垂直歸總
– 抽象階梯
– 明確具體
– 由上而下– 任務法
• 心智圖法-電腦工具
xmind
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你能記得買這些東西嗎？
老婆準備晚餐
雞蛋 馬鈴薯 蘋果
穿衣服穿衣服的時候
胡蘿蔔 葡萄 奶油
打開門的時候
牛奶 優酪乳 柳橙
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任務分析與規劃工具
• SWOT– SWOT分析實際上是將對企業內外部條件各方面內容進行綜合和概括，進而分析組織的優劣勢、面臨的機會和威脅的一種方法。
– 通過SWOT分析，可以幫助企業把資源和行動聚集在自己的強項和有最多機會的地方；並讓企業的戰略變得更加明朗。
• SCAMPER– 又稱奔馳法，主要用於改善製程或流程與改良事物。– 又稱奔馳法，主要用於改善製程或流程與改良事物。– 透過7個切入點：替換（substitute）、整合（combine）、調整（adapt）、修改（modify）、其他用途（put to other uses）、消除（eliminate）與重組（rearrange）有助於檢核是否具有調整現狀的新構想。
• 魚骨圖– 又稱特性要因圖，是一種用來追查問題原因的一種方法。– 魚骨圖的魚頭通常表示某一特定結果（或問題），而組成此魚身的大骨，即是造成此結果之主要原因。
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SWOT分析
內部 S(優勢)1. 雄厚的資金實力2. 公司的強大推廣資源與優勢
3. 有經驗的運營團隊；
4. 強大的研發實力5. 自主研發的遊戲平臺
6. 創新的泛媒體行銷模式
W(劣勢)1. 用戶少、起步較晚；
2. 團隊仍需磨合；
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6. 創新的泛媒體行銷模式
外部 O(機會)1. 市場需求巨大2. 休閒遊戲已為人熟知並接受
3. 同類產品無地方特色，無強大的社區支持
4. 地方的宣傳費用低廉
5. 有成熟的運營平臺可供借鑒
T(威脅)1. 原全國品牌的競爭
2. 想進入本地的其他地方運營平
臺
3. 樹立領先的優勢無法長久
轉變創意的SCAMPER奔馳法
字首 構面 說明
S Substitute(替代) 是否被甚麼取代？
C Combine (合併) 可以用其他方法結合或合併嗎？
A Adapt (調整) 目前的服務或產品的功能是否微調？(小修改)
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調？(小修改)
M Modify(修改) 可否改變原服務或產品的特質嗎？(大修改)
P Put to other uses(其他用途)
開發其他用途？
E Eliminate(消除) 可否消除某項功能？
R Re-arrange(重整) 重排原來功能或用途？
案例練習:使用SCAMPER分析
• 小王的老闆看到夜市的雞排攤位大排長龍，於是他叫小王嘗試各個夜市攤位的雞排。所以，他想要使用一種分析工具能精確得到想要結果並能減少時間的摸索。如確得到想要結果並能減少時間的摸索。如果你是小王，請用SCAMPER的方法分析此任務。
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解決飯不好吃的魚骨圖
人人人人鍋子鍋子鍋子鍋子
男男男男
不不不不
懂懂懂懂
已婚已婚已婚已婚
經驗不經驗不經驗不經驗不
足足足足
女女女女
30303030
次次次次
電鍋不佳電鍋不佳電鍋不佳電鍋不佳
三三三三
洋洋洋洋
大大大大
同同同同
國國國國
際際際際瓦斯瓦斯瓦斯瓦斯
壓力壓力壓力壓力
鍋鍋鍋鍋
生生生生
鍋鍋鍋鍋
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為何飯為何飯為何飯為何飯
不好吃不好吃不好吃不好吃
方法方法方法方法 材料材料材料材料
已婚已婚已婚已婚瓦斯瓦斯瓦斯瓦斯
鍋鍋鍋鍋鍋鍋鍋鍋
米不對米不對米不對米不對
糯糯糯糯
米米米米蓬來蓬來蓬來蓬來
米米米米
當當當當
期期期期
蓬來米蓬來米蓬來米蓬來米
上期上期上期上期水水水水
質質質質
井井井井
水水水水
自來自來自來自來
水水水水
礦泉水礦泉水礦泉水礦泉水
火力不佳火力不佳火力不佳火力不佳大火大火大火大火
中火中火中火中火
木炭木炭木炭木炭
5555：：：：1111
燃料不燃料不燃料不燃料不
佳佳佳佳
時時時時
間間間間
水米水米水米水米
比例比例比例比例
不對不對不對不對 1111：：：：1111蒸蒸蒸蒸
氣氣氣氣
廠商發料困難
發料困難
程序
整體性
未按順序
太分散標示
特殊
共用
人數慢
電子秤不當
天秤差異
包裝
短裝
大小不一
數量太多
不足
與標示不符
不夠明顯
標示
錯誤 點數
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計畫
發料困難
發料困難
人數慢 天秤差異與標示不符
不能歸類
特殊要求
機種多
變化大
欠料
客戶要求
共用
特殊要求
無法共用
標示
不清
錯誤
不妥
分散
料架
分散
方法不良
作業
倉儲管理
EndEnd
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