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엔비즈웨어(그룹웨어) 솔루션 사용자가이드

- User Guide for n-Bizware Groupware Solution -

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2006. 7Last Editing : 2006. 07. 05

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[ Theme Part ]

사용자기능 활용방안

01

01. 사용자기능 활용방안

01-1. 전자우편 활용하기

Subject

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엔비즈웨어 사용자 메뉴얼


(1) 메일 발송하기


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(가) 이메일 환경설정하기

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01 환경설정 메뉴 클릭

[ 환경설정 ] 버튼을 클릭하여 이메일서버설정을 할 수 있는 페이지로 이동

02 이메일 기본 정보 입력

이메일 수신자로 표시되는 1. 이름과2. 메일 주소를 입력

03 POP 메일 서버정보 입력

받는 메일 서버정보 및 계정정보를 입력

04 SMTP 메일 서버정보 입력

보내는 메일 서버정보 및 계정정보를입력

(나) 이메일 내용 입력하기

01 편지쓰기 메뉴 클릭

[ 환경설정 ] 버튼을 클릭하여 이메일서버설정을 할 수 있는 페이지로 이동

02 주소록 버튼 클릭

[ 주소록 ]버튼을 클릭하면 이메일수신자를 다중선택할 수 있는 Popup Window가 표시됨

03 이메일 수신자 (받는이/참조/숨은참조) 선택

상단의 `개인/부서/사내주소록 및 사내연락망` Tab 메뉴를 선택하면 기등록되어 있는 주소록 및 구성원 리스트를 볼 수 있음이메일 수신 대상자를 선택하여 받는이/참조/숨은참조 리스트에 추가

04 기본 이메일 양식 선택

기등록되어 있는 이메일 양식을 선택하여 이메일 내용을 작성할 수 있음(관리자 페이지에서 ‘전자결재>양식등록’에 되어 있는 문서 리스트와 동일함)

03

05 첨부파일 선택

이메일에 첨부할 파일(문서, 이미지등)을 선택한 후 [ADD] 버튼을 클릭하여 첨부파일 리스트를 추가

05

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05

Subject

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(1) 메일 발송하기


(다) 발송 전 이메일 세부 설정

01 보낸편지함에 저장

이메일 발송 후 발송내역(내용)을 보낸편지함에서 확인할 수 있는 기능

02 한사람씩 보내기

`받는이` 대상자가 다수일경우 이메일을 발송하면 수신자가 이메일 확인시 `받는이`에 등록된 이메일 리스트가 모두 보여진다.[ 한사람씩 보내기 ]에 체크를 하면해당 수신자가 이메일 내용 확인 시수신자 리스트가 자신의 것만 보이도록 할 수 있음

03 보내기

작성된 메일을 발송하는 기능

04 임시보관함에 보관

작성된 메일을 바로 발송하지 않고추후 보내고자 할 경우, `임시보관함`에 저장하고 나중에 다시 보낼 수있는 기능

01 02 03 04

(라) 이메일 발송 확인

01

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01 주소록에 추가

받는 사람 이메일 주소가 아직 `개인/부서/사내 연락망`에 등록되어 있지않은 정보일경우 [주소록에 추가] 버튼을 클릭하여 해당 이메일 주소를 연락망에 등록할 수 있는 긴으

02 보낸편지함으로 이동

메일 발송 후 발송된 내용을 `보낸 편지함`에서 재확인해볼 수 있음

Subject

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(2) 받은 메일 확인하기


(가) 받은편지함에서 받은 메일 조회

01 받은 메일 리스트

받은 메일 리스트에서 아직 내용을 확인하지 않은 메일제목은 굵은 글씨로표시

03 수신거부 리스트 추가

받은 메일 리스트의 `보낸이` 앞의체크박스(Check Box)에 체크하

여 리스트를 선택한 후 [ 추가기능 ]버튼을 클릭하면 선택한 리스트를 수신거부에 추가할 수 있음

(나) 받은 메일 내용 확인

02

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01 받은편지함 메뉴 클릭

[ 받은 편지함 ] 메뉴를 클릭하여 받은 메일 리스트를 볼 수있는 페이지로이동

01

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0201

01 답장하기

[ 답장 ] 버튼을 클릭하면 해당 메일을 보낸 사람에게 다시 답변 내용을작성하여 메일을 보낼 수 있는 페이지로 이동

02 전달하기

받은 메일을 다른 사람에게 전달할수 있는 기능[ 전달 ]버튼을 클릭하면 해당 메일을 다른 사람에게 전달할 수 있는 페이지로 이동

03

03 자료인쇄하기

해당 이메일 내용을 프린트하여 볼수 있는 기능

04

04 자료인쇄 설정

[ 자료인쇄 ]버튼을 클릭하면 보여지는 인쇄설정 Popup Window


01-2. 일정관리 활용하기

Subject

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(1) 일정조회 및 내용 확인


(가) 유형별 일정 조회

02 주간일정

주간단위로 일정을 조회할 수 있음해당 주의 `일자`를 클릭하면 일정 및메모를 등록할 수 있는 페이지로 이동할 수 있으며, 일정제목 클릭 시 상세내용 확인 가능

03 일간일정

해당일자의 시간대별 일정을 조회할수 있음, 또한 등록된 메모는 일간일정에서만 확인할 수 있음일정제목 클릭 시 상세내용 확인가능(해당 페이지에서는 일정등록 페이지로 바로 이동이 불가능함)

01 월간 일정

월단위로 일정을 조회할 수 있음`일자`를 클릭하면 일정 및 메모를 등록할 수 있는 페이지로 이동할 수 있으며, 기등록된 일정 제목을 클릭하면상세내용 확인 가능

0102

03

04

04 일정/메모 등록 레이어

월간/주간일정에서 `일자`를 클릭하면 볼 수 있는 레이어 메뉴일정 및 메모를 등록할 수 있는 페이지로 이동할 수 있음

(나) 일정 내용 확인

01 메모 상세 내용

`일간 일정` 페이지에서 해당 일자에등록된 메모를 확인할 수 있음

02 일정 상세 내용

월간/주간 일정에서 일정 제목을 클릭하면 해당 일정의 상세내용을 볼 수있음

01

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Subject

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(2) 일정/메모 등록하기


(나) 메모 등록

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01 메모 일자

메모일자는 기본적으로 선택하고 들어온 `일자`를 표시하며 조정가능함

02 공개 설정

해당 메모의 공개 설정 여부를 선택할수 있음

1. 공개않음 : 메모를 등록자만 볼 수있음2. 부서원에게 공개 : 등록자가 속한부서 내 인원들과 메모내용을 공유할수 있음3. 전체에게 공개 : 등록자 외에 그룹웨어에 접근 가능한 모두에게 메모 내용을 공개할 수 있음

(가) 일정 등록

0101 일정 시각

등록할 일정의 일자 및 시간대를 선택하는 기능

02 일정 분류 선택

일정을 개인/부서/사내로 구분하여혼자서만 보거나 부서 또는 사내전체공유하여 볼 수 있는 기능

1. 개인일정 : 개인 혼자서만 일정을볼 수 있는 기능2. 부서일정 : 등록자가 속한 부서 내모든 사람과 일정을 공유할 수 있는기능3. 사내일정 : 사내 모든사람과 일정을 공유할 수 있는 기능

02

03

03 일정 반복 설정

해당 일정을 주/월/년 단위로 동일한시각에 반복하여 보여주는 기능반복유형을 선택하고 반복이 끝나는시점(종료 날짜)를 선택함


01-3. 출퇴근부 활용하기

Subject

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(1) 출퇴근 체크하기

01-3. 업무관리 활용하기

(가) 출퇴근부 체크

01 출근/퇴근/출장/휴가 선택

출근/퇴근/출장/휴가 중 해당 구분을선택-출근/퇴근 선택시에는 현재시각을기준으로 근태현황에 반영되며 시작일, 종료일은 선택해도 의미가 없음-출장/휴가 선택시에는 시작일과 종료일을 필수적으로 선택해야 함

(한번 등록된 근태정보는 절대 수정할 수 없음)

01

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02 시작일/종료일 설정

출장 및 휴가를 선택하여 근태정보를등록할 경우 시작일과 종료일을 꼭 선택해주어야 함

(나) 근태현황 조회

01 근태현황 조회

월 단위로 근태현황을 한페이지에서모두 볼 수 있도록 조회할 수 있는 기능임근태현황을 보고자 하는 해당`월`을선택

01


01-4. 프로젝트 활용하기

Subject

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(2) 프로젝트 등록 및 책임자/참여자 설정


(가) 관리자가 프로젝트 등록하기

01 프로젝트 리스트 페이지

관리자 페이지에서업무관리 > 프로젝트 > 프로젝트관리메뉴를 클릭하여 현재까지 등록된 프로젝트 리스트 페이지를 볼 수 있음

02 프로젝트 추가

[ 추가하기 ]버튼을 클릭하여 새로운프로젝트를 등록할 수 있는 페이지로이동할 수 있음

관리자 페이지에서만 프로젝트 등록가능, 관리자가 프로젝트 등록 후 프로젝트 책임자가 참여자 설정 및 업무진행이 가능함

[ 프로젝트 리스트 페이지 ]

[ 프로젝트 등록 페이지 ]

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03 프로젝트 정보 입력

프로젝트 코드 및 이름의 기본적인 정보를 입력

04 책임자 지정

[ 선택 ] 버튼을 클릭하면 책임자를지정할 수 있는 팝업페이지로 이동,팝업페이지에서 프로젝트를 책임자를선택하여 지정할 수 있음

04

[ 책임자 선택 팝업윈도우 ]

(나) 프로젝트 책임자가 새롭게 추가된 프로젝트 정보 확인

관리자가 프로젝트 등록 후 지정된 프로젝트 책임자가 그룹웨어에 접속하여 해당 프로젝트의 정보를 조회할 수 있음

01 전체 프로젝트 조회

`일정관리 > 프로젝트 > 전체 프로젝트’ 메뉴를 클릭하여 새롭게 등록되었거나 현재 진행중인 프로젝트 리스트를 조회할 수 있음

[ 전체 프로젝트 리스트 페이지 ]

01

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02 책임자로 지정된 프로젝트 선택

책임자로 지정된 프로젝트 제목을 클릭하여 해당 프로젝트의 상세정보를설정할 수 있는 페이지로 이동

Subject

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(다) 프로젝트 상세정보 조회

01 상단 Tab 메뉴

1. 프로젝트 정보 : 프로젝트의 세부적인 정보를 조회하거나 수정할 수 있는 페이지로 이동할 수 있음2. 작업 : 책임자 및 참여자가 프로젝트의 세부적인 작업(업무)를 등록하고 관리할 수 있는 페이지3. 게시판/자료실 : 프로젝트 책임자및 참여자가 자료나 정보를 등록 및공유할 수 있는 게시판

02 프로젝트 상세정보

새롭게 추가된 프로젝트의 상세정보(프로젝트 명 및 코드 외에는 시스템에서 설정된 Default 값을 표시)

책임자는 프로젝는 새롭게 추가된 프로젝트의 상세정보를 수정하고 참여자를 지정할 수 있음지정된 참여자는 해당 프로젝트의 작업 및 게시판/자료실 기능을 이용할 수 있는 권한이 부여됨

03 수정하기

프로젝트 상세정보를 수정할 수 있는페이지로 이동

01

02

03

[ 프로젝트 상세정보 페이지 ]

(라) 프로젝트 상세정보 설정 - 공개여부 및 기타 세부정보 수정

책임자는 프로젝트의 상세정보 수정페이지에서 프로젝트와 관련된 여러가지 정보를 수정

01 프로젝트 세부정보 설정

1. 우선순위 : 프로젝트에 우선순위를부여2. 상태 : 프로젝트의 진행상태를 표시3. 분류/형태 : 관리자가 지정해놓은분류 및 형태를 선택하여 프로젝트 성격을 구분지을 수 있음4. 시작일/종료일 : 프로젝트의 기간설정(상세정보 페이지에서 `진행율(계획)` Bar 에 기간에 따른 진해율을백분율로 자동으로 표시)5. 진행율 : 프로젝트의 실제 진행율을 입력, 상세정보 페이지에서 ‘진행율(실적)’ Bar에 그래프로 표시)6. 보안등급 : 해당 프로젝트의 보안등급 설정

01

02 공개여부(범위) 설정

해당 프로젝트 정보의 공개 범위를 설정.참여자/(참여자 포함)일정 직급이상/전체공개 중 선택

02

Subject

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(마) 프로젝트 상세정보 설정 - 참여자 선택

01 참여자 설정 버튼

[ 참여자 설정 ]버튼을 클릭하면 사내조직도를 보고 참여자를 지정할 수 있는 팝업 윈도우를 표시.

참여자를 지정하여 프로젝트 참여인원이 해당 프로젝트에 접근하여 작업 및 게시판/자료실 등의 기능을 이용하고 업무를 진행할 수 있도록 함

[ 프로젝트 참여자 선택 팝업윈도우 ]

01

02

02 참여자 조회 및 선택

팝업 윈도우에서 현 프로젝트에 참여할 인원을 선택한 후 [참여자 선택] 버튼을 클릭하면 `프로젝트의 참여자`로 지정할 수 있음

※ 현재 단계까지 프로젝트 진행을 위한 초기단계(첫번째 단계)임

※ 우선 신규 프로젝트의 등록은 관리자만이 할 수 있으며, 관리자는 프로젝트 관리 기능을 이용하여 프로젝

트 명 및 책임자를 지정한 후 신규 프로젝트를 등록할 수 있음

※ 관리자가 등록한 프로젝트는 그룹웨어의 전체 프로젝트에서 조회해 볼 수 있으며, 해당 프로젝트를 위한

별도의 업무공간이 할당됨

※ 관리자가 지정한 프로젝트의 책임자는 그룹웨어에서 등록된 프로젝트를 확인하고 세부정보를 수정하거나

해당 프로젝트의 참여자를 지정할 수 있음

※ 프로젝트 참여자는 프로젝트 업무 공간 내에서 다양한 업무를 등록 및 공유하고 기능을 활용할 수 있음

Subject

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(3) 프로젝트 업무 활용


(가) 프로젝트 작업 조회 및 등록

프로젝트 책임자 및 참여자는 프로젝트 내 개설된 `작업` 기능을 이용하여 세부적인 업무를 조회 및 등록할 수 있음

[ 프로젝트 작업 리스트 페이지 ]

[ 프로젝트 작업 등록 페이지 ]

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03

04

01 세부작업 메뉴

[ 작업 ]버튼을 클릭하면 프로젝트의세부진행작업 리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

02 추가하기

[ 추가하기 ]버튼을 클릭하여 새로운세부작업을 등록할 수 있는 페이지로이동

03 세부작업 정보 등록 및 설정

작업명, 진행율, 우선순위, 상태 관련정보 설정 및 세부작업 기간 설정(기간은 `작업 정보` 페이지에서 `진행율(계획) Bar에 그래프로 진행상황이 자동 표시)

04 참여자 및 공개여부 설정

세부작업의 참여자를 지정하고 공개여부를 설정(세부작업의 참여자는 원래 프로젝트참여자와는 다른 인력을 지정할 수 있으나, 해당 참여자는 본 프로젝트를볼 수 있는 권한은 없음)

(나) 프로젝트 작업 정보

새로운 작업을 등록하면 해당 작업만을 위한 별도의 업무공간(작업정보, 작업일지)이 생성됨

01

[ 프로젝트 작업 리스트 페이지 ]02

01

01 참여자 및 공개여부 설정

프로젝트 [ 작업 ]리스트 페이지에서작업명을 클릭하여 해당 작업의 상세정보를 볼 수 있는 페이지로 이동할수 있음

[ 프로젝트 작업 정보 페이지 ]

02 작업일지 메뉴

현 프로젝트 작업의 일지를 게시판 형태로 등록하고 공유할 수 있는 페이지로 이동

- [ 작업 일지 ] 기능은 현 프로젝트의 작업 단위별로 생성됨

Subject

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(3) 프로젝트 업무 활용


(다) 프로젝트 작업 조회 및 등록

프로젝트 책임자 및 참여자는 프로젝트 내 개설된 `작업` 기능을 이용하여 세부적인 업무를 조회 및 등록할 수 있음

01 작업일지 리스트

[ 작업일지 ]버튼을 클릭하면 현 작업과 관련된 정보/자료를 등록하고 공유할 수 있는 게시판 페이지로 이동

[ 작업일지 리스트 페이지 ]

[ 작업일지 등록 페이지 ]

01

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02 글쓰기

- 작업일지 리스트 제목을 클릭하면상세내용을 볼 수 있는 페이지로 이동할 수 있음- [ 글쓰기 ] 버튼을 클릭하여 새로운작업 내용을 등록할 수 있는 페이지로이동

03 일지 내용 입력

문서보안등급을 설정하거나, 기본 문서 서식을 지정하여 사용할 수 있음

(문서보안등급이 시스템에 영향을 미치는 부분은 없음)

03

04 04 첨부파일 등록

첨부할 파일을 등록하여 공유할 수 있는 기능.[ Browse ] 버튼을 클릭하여 첨부파일을 선택한 후 [ ADD ]버튼을 클릭하면 첨부될 파일 리스트에 추가됨

※ 현재 단계까지는 책임자 및 참여자가 그룹웨어 상에 마련된 프로젝트 업무공간을 활용할 수 있는 두번째

단계임

※ 프로젝트는 각 업무별로 여러가지 파트(Part)로 구성됨

※ 책임자 및 참여자는 개개인별로 `프로젝트 작업`을 등록하여 업무진척상황을 관리할 수 있음

Subject

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(4) 프로젝트 공통 자료 및 보고서 관리


(가) 게시판/자료실 리스트

프로젝트 내 게시판/자료실 기능을 이용하여 책임자 및 참여자 모두가 함께 자료/보고서 등을 등록하고 공유할 수 있음

01 게시판/자료실 메뉴

[ 게시판/자료실 ] 메뉴를 클릭하면현재까지 등록된 공통 자료 등을 볼수 있는 게시판 리스트 페이지로 이동(좌측에 보이는 리스트 페이지)

02 리스트

현재까지 등록된 게시물 리스트.제목을 클릭하면 상세내용을 볼 수 있는 페이지로 이동

03 글쓰기 기능

[ 글쓰기 ] 버튼을 클릭하여, 새로운내용 및 자료를 등록할 수 있는 페이지로 이동

[ 게시판/자료실 리스트 페이지 ]

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(나) 게시판/자료실 내용 등록

이 게시판에 등록된 자료 및 정보는 프로젝트 책임자 및 참여자 모두 공유하여 볼 수 있음

01 보안등급, 양식 적용

게시물의 보안 등급과 기본 문서 서식중 원하는 양식을 선택하여 내용을 작성할 수 있음

(보안등급은 단지 해당 자료의 중요성을 구분하기 위한 표시이며 시스템적으로 영향을 미치는 부분은 없음)

[ 게시판/자료실 리스트 페이지 ]

[ 게시물 등록 페이지 ]

01

01

02 첨부파일 등록

[ Browse ] 버튼을 클릭하여 첨부하고자 하는 파일을 선택한 후 [ ADD ] 버튼을 클릭하여 첨부리스트에 추가할 수 있음

(첨부자료 개수나 용량은 그룹웨어설치 시 제한을 둘 수 있음)

Subject

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(5) 프로젝트 단위별 Time-Sheet(주간보고서) 활용하기


(가) 주간보고서(타임시트) 리스트 페이지 접속

각 담당자별로 현재 진행중인 프로젝트에 대해 주간보고서를 간결하게 작성할 수 있음

01 타임시트 작성 메뉴

[ 타임시트 작성 ] 메뉴를 클릭하면진행중인 프로젝트 관련 주간보고서(Time-Sheet) 리스트를 볼 수 있는페이지로 이동

02 프로젝트 제목

- 기존에 등록되어 있던 주간보고서리스트- 주 단위로 해당 주에 진행돼었던 보고서 내용을 제목을 클릭하여 볼 수있음

03 상태

주간보고서를 작성하면 각 프로젝트책임자가 보고서를 확인하고 승인 절차를 거쳐야 함, [상태]는 이러한 책임자 승인 여부를 말함

[ 타임시트 작성 리스트 페이지 ]

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04 보고서 작성 버튼

[ 보고서 작성 ]버튼을 클릭하면 현재주의 프로젝트별 주간보고서를 작성할 수 있는 페이지로 이동

(나) 주간보고서 작성하기

주간보고서는 주 단위로 작성할 수 있으며, 현재 진행중인 각 프로젝트 단위로 참여율 및 업무내용을 간단하게 기재할 수 있음

[ 타임시트 등록 페이지 ]

01

02

01 참여율

해당 프로젝트의 참여율을 입력(참여율은 3개 프로젝트를 동시 진행시 하루동안의 업무시간의 100%로정하고 각 프로젝트별로 참여율을 입력, 따라서 하루동안 3개 프로젝트의참여율은 합이 100%가 되어야 함)

02 업무 내용

해당 프로젝트의 업무내용을 입력

Subject

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(다) 주간보고서 리스트 확인하기

프로젝트의 책임자는 참여자가 작성한 주간보고서(Time-Sheet) 내용을 확인하고 승인을 할 수 있는 권한이 부여됨

01 타인시트 확인 메뉴

프로젝트 책임자는 [ 타임시트 확인 ] 메뉴를 클릭하여 참여자가 작성한 주간보고서 리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

02 프로젝트 주간보고서 리스트

프로젝트 참여자가 작성한 주간보고서 리스트를 확인할 수 있음

03 상태

주간보고서의 승인 여부를 확인할 수있음, 미처리된 주간보고서는 상세페이지로 이동하여 승인을 할 수 있음


01

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(라) 주간보고서 승인

참여자가 작성한 주간보고서(Time-Sheet) 내용을 확인하고 승인 또는 거부를 선택할 수 있음

01 프로젝트 업무 내용 확인

프로젝트 책임자는 참여자가 작성한주간보고서 내용을 확인할 수 있음

(참여자가 3개 프로젝트에 대해 주간보고서를 작성하더라도 책임자는 자신이 속한 프로젝트에 대한 업무내용만 확인할 수 있음)

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02 승인하기

프로젝트 책임자는 해당 주간보고서에 대해 승인을 할 수 있음

[ 타임시트 승인하기 페이지 ]

03 거부하기

프로젝트 책임자는 해당 주간보고서에 대해 거부를 할 수 있음거부된 주간보고서는 담당자(주간보고서를 작성한 참여자)가 확인 후 재수정하면 책임자가 이를 확인하고 승인 여부를 다시 결정할 수 있음

Subject

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(마) 거부된 주간보고서 재작성하기

책임자가 주간보고서를 거부할경우 작성자는 이를 확인하고 주간보고서 내용을 재작성해야 함

01 타인시트 확인 메뉴

프로젝트 책임자는 [ 타임시트 확인 ] 메뉴를 클릭하여 참여자가 작성한 주간보고서 리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

02 주간보고서 재수정

참여자는 승인거부된 주간보고서를재작성(수정)하면 책임자가 다시 내용을 확인하여 승인 여부를 결정할 수있음


01

[ 타임시트 재작성 페이지 ]

02


01-5. 업무보고 활용하기

Subject

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(6) 업무보고서 작성하기

01-5. 업무관리 활용하기

(가) 업무보고서 등록 리스트

업무보고서를 작성하여 등록할 수 있음, 업무보고서는 보고할 대상(수신자)을 지정해주어야 하며, 지정된 대상만 작성된 업무보고서를 열람할 수 있음

01 업무보고서 작성 메뉴

일일/주간/월간 업무보고서의 기존작성한 리스트 및 상태를 확인하고 새로운 업무보고서를 작성할 수 있는 페이지로 이동

[ 일일업무보고서 작성 리스트 페이지 ]

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02 업무보고서 리스트

기존에 작성했던 업무보고서 리스트(일일/주간/월간업무보고소 리스트를 각각 서브메뉴를 클릭하여 확인할수 있음)

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03 보고서 작성

새로운 업무보고서를 작성할 수 있는페이지로 이동각 서브메뉴별로 일일/주간/월간 업무보고서를 작성할 수 있는 페이지로이동함

(나) 업무보고서 작성하기

새로운 업무보고서를 작성할 경우 업무보고서를 확인할 수신자를 꼭 지정해주어야 함

01 보고일자

일일/주간/월간 업무보고서 보고일자를 선택 (현재일자를 기본적으로 표시)

[ 일일업무보고서 등록 리스트 페이지 ]

[ 수신자 등록 팝업윈도우 ]

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03

02 수신자 지정 버튼

업무보고서를 확인해야 할 대상을 지정할 수 있는 팝업윈도우로 이동

03 수신자 선택

업무보고서 수신자를 조회 및 선택할수 있음

04 업무보고서 내용 작성

업무보고서의 내용을 작성할 수 있는기능관리자 페이지에서 등록된 기본 문서양식을 불러와 사용할 수도 있음

Subject

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(7) 업무보고서 확인하기

01-5. 업무보고서 활용하기

(가) 업무보고서 확인요청 리스트

다른 직원이 작성한 업무보고서의 수신자로 지정된 사람은 [업무보고서 확인] 페이지에서 업무보고서를 조회할 수 있음

01 업무보고서 확인

자신이 확인해야 할 일일/주간/월간업무보고서 리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

[ 일일업무보고서 확인 리스트 페이지 ]

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02 업무보고서 리스트

다른 직원이 확인을 요청한 업무보고서 리스트제목을 클릭하면 해당 업무보고서 내용을 볼 수 있는 페이지로 이동

(나) 업무보고서 상세내용 및 확인

확인 요청한 업무보고서 내용을 확인하고 [확인처리]를 할 수 있음

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[ 일일업무보고서 내용확인 페이지 ]

01 보고일자/제출자/수신자

업무보고서의 보고일자, 제출자 및 수신자 내용을 확인할 수 있음

02 업무보고서 내용

업무보고서 내용을 확인하고 하단의[ 확인처리 ] 버튼을 클릭하여 상태를변경할 수 있음

03 의견쓰기

업무보고서에 대하여 의견 등을 개재할 수 있는 기능

Subject

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(7) 업무보고서 확인하기

01-5. 업무보고서 활용하기

(다) 업무보고서 확인요청 리스트

지난 업무보고서를 일일/주간/월간 단위로 전체적으로 조회 및 확인할 수 있는 기능

01 업무보고서 조회 메뉴

현재까지 수신된 업무보고서를 제출자별로 한눈에 쉽게 조회해볼 수 있는페이지로 이동

02 제출자 리스트

자신에게 업무보고서를 제출한 사원의 리스트를 볼 수 있으며, 업무보고서 조회에서 일일/월간/년간 단위로제출자의 업무보고서를 확인해볼 수있음

1. D 버튼제출자의 일일업무보고서 월단위로전체적인 내용을 손쉽게 확인해볼 수있음

2. M 버튼제출자의 주간업무보고서를 월단위로전체적인 내용을 손쉽게 확인해볼 수있음

3. Y 버튼제출자의 월간업무보고서를 년단위로모든 내용을 손쉽게 확인해볼 수 있음

01

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[ 업무보고서 조회 리스트 페이지 ]

03

[ 업무보고서 내용 페이지 ]

03 업무보고서 내용

일일/주간업무보고서는 월단위로 한페이지에 모든 내용을 볼 수 있으며, 월간업무보고서는 년단위로 한페이지에 모든 내용을 볼 수 있음상단의 드롭다운 버튼에서 보고자 하는 기간을 선택하면 지난 업무보고서를 손쉽게 조회하여 볼 수 있음


01-6. 전자결재 활용하기

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(1) 전자결재 이용을 위한 기본설정


(가) 전자결재 이용을 위한 결재환경설정

전자결재를 사용하기 위한 기본 정보 및 결재처리 옵션을 설정해야함

01 결재환경설정 메뉴

`환경설정 > 결재환경설정` 메뉴를 클릭하여 결재환경을 설정할 수 있는 페이지로 이동

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02 전자결재 기본 설정

결재도장 이미지, 결재시 비밀번호 사용 여부, 결재할 문서 도착 시 이메일알람 사용 여부를 설정할 수 있음

1. 결재도장기안서에 결재시 해당영역에 보여질사인 및 도장 이미지를 등록(gif, jpg 포맷)

2. 결재 시 비밀번호 사용기안서 결재 시 비밀번호를 입력한 후결재승인을 할 수 있도록 하는 기능(2중 보안기능)기안서 결재 화면 하단에 비밀번호 입력창이 표시되며, 환결설정에서 입력했던 결재비밀번호를 입력해야 결재처리가 됨

3. 결재도착시 메일발송결재할 문서가 도착하면 이메일로 알려주는 기능

03 전자결재 기본 설정

부재 기능 및 기간설정, 부새 시 이메일로 자동응답여부와 자동응답시 메일 내용, 부재시 대리결재자 사용 여부 및 대리결재자 선택 기능

1. 부재 기능부재 시 기안작성자에게 부재중임을표시할 수 있는 기능부재 알림은 이메일로만 가능하며, 하단의 `부재시 자동응답` 기능을 사용해야 부재 시 기안작성자에게 부재중임을 이메일로 알릴 수 있음(부재중으로 선택하고 `부재시 자동응답 여부`에서 자동응답하지 않음으로 선택하면 기안작성자는 결재자가부재중임을 알 수 없음)

2. 부재 시 대리결재 여부부재 시 대리결재자를 선정하여 다른사람이 결재할 수 있도록 함`부재시 자동응답` 기능과 함께 사용시 자동응답은 이루어지지 않으며 대신 대리결재가가 결재할 기안서를 확인하고 결재를 할 수가 있음

[ 결재환경설정 페이지 ]

[ 부재시 대리결재자 선택 팝업윈도우 ]

Subject

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(1) 전자결재 이용을 위한 기본설정


(나) 전자결재 이용을 위한 결재라인설정

결재라인을 미리 등록하여 기안서 작성 시 결재자를 손쉽게 선택하여 사용할 수 있는 기능

01 결재라인설정 메뉴

결재라인설정 메뉴를 클릭하여 기등록된 결재라인 리스트를 조회하고 새로운 결재라인을 등록할 수 있는 페이지로 이동

02 결재라인 리스트

기등록된 결재라인 리스트`결재라인명`을 클릭하면 등록되어있는 결재라인 내용을 볼 수 있는 페이지로 이동

[ 결재라인 등록 페이지 ]

[ 결재라인 리스트 페이지 ]

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03 등록하기

`등록하기` 버튼을 클릭하면 새로운결재라인을 등록할 수 있는 페이지로이동

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04 조직도/구성원

결재라인을 조직도와 구성원을 보면서 하나하나 선택하여 결재자에 추가할 수 있음

05 결재라인

1. 결재자/합의자 추가결재할 문서의 내용을 보고 처리(결재/반려/전결/보류)를 할 대상 추가

2. 열람자 추가결재할 문서의 내용을 열람할 수 있는대상 추가

(결재순서는 등록된 순서(위에서 아래로)대로 결재가 이루어짐, 아직 결재 차례가 아닌 사람은 내용을 볼 수없으며, 자신의 차례가 되어야 결재내용을 보고 결재/열람 처리를 할 수 있음)

06 수신/열람자

1. 수신자/열람자 추가결재할 문서의 내용을 열람할 수 있는대상 추가, 상단의 결재라인에서 등록된 대상이 모두 결재를 해야 수신 및열람이 가능함

(결재순서는 상단 결재라인에서 결재완료 후 하단의 수신목록에 등록된 순서대로 열람할 수 있으며 열람 내용은자신의 차례가 되어야 열람이 가능)

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(2) 기안서 작성 및 기안진행상태 확인하기


(가) 기안서 작성하기

기안서는 관리자 페이지에 등록되어 있는 기본 문서 양식으로 바로 작성하거나 사용자가 직접 양식을 만들어서 기안을 할 수있음

01 기안서 작성 메뉴

[ 기안서 작성 ] 메뉴를 클릭하면 관리자에 등록되어 있는 기본 문서 포맷리스트가 보이는 페이지로 이동하며, 기안서 작성에 필요한 포맷을 클릭하여 기안서를 작성하고 결재를 올릴 수있음

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02 기본 문서 포맷

관리자 페이지에 등록되어 있는 기본문서 포맷 리스트원하는 `양식`을 선택하면 해당 문서포맷으로 기안서를 작성할 수 있는 페이지로 이동

03 사용자 정의 기안

원하는 문서 포맷이 없을 경우 [ 사용자정의 기안 ] 버튼을 클릭하여 새로운 형태의 기안서를 작성할 수 있는페이지로 이동

[ 기안서작성 `양식` 리스트 페이지 ]

[ 기안서작성 페이지 ]

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04 결재라인 선택

`환경설정 > 결재라인설정`에서 등록한 결재라인을 선택우측 상단의 [ 결재라인 ] 버튼을 클릭하면 결재라인을 선택할 수 있는 팝업윈도우가 나타남

[ 결재라인 선택 팝업윈도우 ][ 수신처그룹 선택 팝업윈도우 ]

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05 수신처

결재가 완결된 기안서를 다른 부서에서 볼 수 있도록 수신처를 선택우측 상단의 [ 수신처 ] 버튼을 클릭하면 수신처를 설정할 수 있는 팝업윈도우가 나타남

06 보안등급/양식적용

기안서의 보안등급을 설정하거나 양식을 다른형태로 변경할 수 있는 기능

07 임시보관함에 저장

기안서 내용 작성 후 바로 결재를 올리는것이 아니라 추후에 결재를 올리고자 할경우 `임시보관함`에 저장했다가 이후에 결재를 올릴 수 있는 기능

Subject

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(2) 기안서 작성 및 기안진행상태 확인하기


(나) 기안서 진행상태 확인하기

기안서 작성 후 결재진행상태를 확인해볼 수 있음,

01 기안서 진행상태

[ 기안진행상태] 메뉴를 클릭하면 결재가 진행중인 기안서 리스트를 볼 수있음 (자신이 등록한 기안서만…)

02 기안서 리스트

결재가 진행중인 기안서의 상태를 볼수 있으며, 제목을 클릭하면 상세진행상황을 볼 수 있음

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[ 결재진행중인 기안서 리스트 페이지 ]

[ 결재진행상황 상세내용 페이지 ]

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03 결재진행상황 (1)

현재까지 결재한 사람의 사인을 볼 수있음


결재가 진행된 순서 및 처리형태를 볼수 있으며, 결재자가 의견 등록시 등록된 의견 내용을 볼 수 있음

[ 결재의견 팝업윈도우 ]

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(3) 결재자 결재유형


(가) 결재자/합의자 결재진행 방법

결재자/합의자는 기안서를 결재/전결/반려/보류 처리를 할 수 있음

01 결재할 문서

[ 결재할 문서 ] 제목을 클릭하여 결재를 해야할 문서 리스트 및 내용을확인할 수 있음(자신의 결재차례가 된 기안서 리스트 및 내용만 볼 수 있음)

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02 결재진행상태

현재까지 진행된 결재진행상황을 볼수 있으며 [ 의견보기 ]를 클릭하면이전 결재자가 등록한 의견 내용을 볼수 있음

[ 결재의견 팝업윈도우 ]

03 결재하기

1. 결재`결재`를 선택한 후 의견을 등록할 수있음, `결재`를 선택하면 결재라인상의 다음 결재자가 기안서를 확인하고결재를 진행할 수 있음

2. 전결기안서가 결재라인상에서 더이상 확인이 불필요할 경우 `전결`을 할 수 있는 기능, 전결을 하게 되면 결재라인상에서 다음 결재자/합의자/수신자는내용을 확인할 수 없음

3. 반려`반려`를 하게 되면 기안서 작성자에게 `반려`를 통보하고 더이상 결재진행이 이루어지지 않음

4. 보류`보류`를 선택하여 해당 결재자가 이후에 다시 결재상태를 변경할 수 있음, `보류` 상태에서는 결재라인선상의 다음 결재자/합의자/수신자가 내용을확인할 수 없음

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(나) 열람자 결재진행 방법 – 결재라인 상의 열람자

열람자는 기안서의 내용을 확인하고 `열람확인`에 체크하여 결재를 계속 진행할 수 있음


현재까지의 기안서에 대한 결재가 이루어진 각각의 처리자에 대한 사인/도장 이미지를 볼 수 있음


결재가 진행된 순서 및 내역을 볼 수있음[ 의견보기 ] 버튼을 클릭하여 결재자의 의견내용을 팝업윈도우로 볼 수 있음

03 결재하기

합의자는 `열람확인`에 체크를 하여결재를 완료할 수 있음`열람확인` 처리 이후에는 결재라인선상의 다음 결재자가 해당 기안서의내용을 확인하고 결재를 계속 진행할수 있음

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(다) 수신자 결재진행 방법

기본적인 결재가 완료되면 기안자가 설정한 결재라인 중 하단 부분의 수신자 및 열람자가 해당 기안서의 내용을 확인해볼 수있음

01 수신된 문서

기안자가 설정한 결재라인에서 하단의 `수신자 추가`에 의해 등록된 수신자는 해당 문서를 `수신함 문서`에서확인하고 수신확인 체크를 할 수 있음

(상단의 결재라인이 모두 완료되어야하단의 수신자가 내용을 확인해볼 수있음)

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[ 수신된 문서 상세내용 페이지 ]

[ 수신된 문서 리스트 페이지 ]

[ 기안자가 설정한 결재라인 ]

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02 수신된 문서 리스트

수신된 문서의 리스트를 볼 수 있는페이지제목을 클릭하면 기안서 상세내용 페이지로 이동

03 결재진행상황

현재가지 진행된 결재 상황을 한눈에쉽게 확인해볼 수 있음

04 수신확인

수신자는 `수신확인`에 체크하여 다음수신자/열람자가 내용을 확인할 수있도록 함

Subject

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(라) 열람자 결재진행 방법 – 기본결재완료 이후 수신라인 상의 열람자

01 수신된 문서

기안자가 설정한 결재라인에서 하단의 `수신자 추가`에 의해 등록된 수신자는 해당 문서를 `수신함 문서`에서확인하고 수신확인 체크를 할 수 있음

(상단의 결재라인이 모두 완료되어야하단의 수신자가 내용을 확인해볼 수있음)

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[ 수신된 문서 상세내용 페이지 ]

[ 수신된 문서 리스트 페이지 ]

[ 기안자가 설정한 결재라인 ]

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02 수신된 문서 리스트

수신된 문서의 리스트를 볼 수 있는페이지제목을 클릭하면 기안서 상세내용 페이지로 이동

03 결재진행상황

현재가지 진행된 결재 상황을 한눈에쉽게 확인해볼 수 있음

04 열람확인

열람자는 `열람확인`에 체크하여 다음수신자/열람자가 내용을 확인할 수있도록 함

기본적인 결재가 완료되면 기안자가 설정한 결재라인 중 하단 부분의 수신자 및 열람자가 해당 기안서의 내용을 확인해볼 수있음

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(4) 결재완료된 기안서의 보관


(가) 기안서 작성자의 결재완료된 기안서 보관

01 개인문서보관함

기안자는 결재완료된 문서를 확인할수 있음


결재완료 이후 개인문서보관함에 보관된 기안서 리스트

03 기안서 내용

개인문서보관함에 보관된 기안서의상세내용..개인문서보관함의 문서는 `부서공용문서함`으로 이동이 가능함(부서공용문서함으로 이동한 기안서는 개인문서보관함에서 삭제됨)

모든 결재가 정상적으로 완료된 후 기안서 작성자는 `결재종결문서 > 개인문서보관함`에서 결재완료된 기안서 리스트 및 정보를 관리할 수 있음

[ 기안자의 개인문서보관함 화면 예시 ]

[ 개인문서보관함의 기안서 상세내용 화면 예시 ]

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(4) 결재완료된 기안서의 보관


(나) 부서공용문서함에 기안서 보관

01 부서공용문서함 메뉴

기안자 및 결재자가 결재완료 후 부서공용문서함으로 기안서를 이동하면관련

기안자 및 결재자는 결재완료된 기안서를 부서공용문서함으로 이동하여 부서 내 사람들이 모두 공유하여 볼 수 있도록 할 수있음

[ 부서내 부서공용문서함 화면 예시 ]

[ 부서공용문서함의 기안서 상세내용 화면 예시 ]

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`부서공용문서함`에 공유된 기안서 리스트, 제목을 클릭하면 상세내용 페이지로 이동

03 기안서 내용

`부서공용문서함`에 보관된 기안서의상세내용..부서공용문서함의 기안서는 `개인문서보관함`이나 `사내공용문서함`으로이동이 불가능함


01-7. 지식관리 활용하기

Subject

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(1) 지식등록하기


(가) 지식 등록하기

01 지식등록 메뉴

새로운 지식을 등록할 수 있는 페이지로 이동함

02 양식 및 등급

지식등록시에도 등록되어 있는 기본문서 포맷을 불러와서 내용을 작성할수 있음또한 해당 지식의 보안등급이나 중요도에 대해 표시가 가능함 (보안등급및 중요도는 시스템적으로 미치는 영향은 없음)

03 지식폴더 및 지식맵

1. 지식폴더지식폴더는 지식의 공유 범위를 설정하는 기능임공유는 개인/부서/사내 공유로 세가지 범위 내에서 공유가 가능함(관리자가 `지식필터링` 기능을 사용으로 설정하였을경우 부서 또는 사내지식폴더에는 바로 공유되지 않고 미지식폴더로 이동함)2. 지식맵지식맵은 지식 내용에 대한 범주, 즉분류체계를 선택하는 기능임(지식맵은 관리자가 설정할 수 있음)지식맵은 이후 다른 사람이 원하는 지식을 찾고자 할경우 카테고리 검색을할 수 있도록 하기위해 필요함

지식관리는 유용한 정보 및 아이디어 등을 부서 또는 전사적으로 공유하여 업무의 효율성을 높이는데 그 목적이 있다.지식등록은 개인이 가지고 있는 정보나 아이디어를 등록하여 부서 또는 사내 모두가 공유하여 볼 수 있도록 하는 과정임.

그러나 모든 정보 및 아이디어가 지식이 될 수 없으므로 관리자가 필터링 기능을 사용하여 등록한 지식정보가 바로 전사적으로 공유되는 것이 아닌 한단계 필터링을 하여 해당 책임자가 등록된 지식정보를 검토한 후 타당성이 있을경우 부서 또는 사내

공유가 이루어질 수 있도록 할 수 있음만약에 필터링 기능을 사용하지 않으면 누가 지식정보를 등록하든 바로 부서 또는 사내 모두와 공유가 이루어짐여기 활용편에서는 `지식필터링` 기능을 사용하는것을 전재로 지식등록과 공유가 이루어지는 과정에 대해 설명함

[ 지식등록 페이지 화면 예시 ]

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04 키워드 및 초록

키워드 및 초록은 검색을 위한 요소로서 지식검색 시 키워드나 초록에 대해검색 기능을 제공함.따라서 다른 사람이 키워드 및 초록검색 기능을 이용하여 손쉽고 빠르게원하는 지식을 찾을 수 있도록 키워드와 초록을 입력해주어야 함

05 출처

키워드 및 초록은 검색을 위한 요소로서 지식검색 시 키워드나 초록에 대해검색 기능을 제공함.따라서 다른 사람이 키워드 및 초록검색 기능을 이용하여 손쉽고 빠르게원하는 지식을 찾을 수 있도록 키워드와 초록을 입력해주어야 함

[ 지식맵 팝업윈도우 ] [ 지식폴더 팝업윈도우 ]

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(1) 지식등록하기


(나) 부서폴더 담당자의 미등록지식 승인하기

01 미등록지식

`부서지식폴더 > 미등록지식` 메뉴를클릭하면 승인이 안된 상태의 지식리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

02 지식 리스트

지식등록 시 `부서지식폴더`로 지식폴더를 지정한 지식리스트제목을 클릭하면 상세내용을 볼 수 있음

03 승인하기

해당 지식폴더의 담당자는 `미등록지식` 폴더에 있는 내용을 검토 후 `승인`여부를 결정할 수 있음승인된 지식은 원래 설정했던 지식폴더로 이동함

부서폴더 담당자는 부서 내 `미등록지식`의 지식내용을 확인 후 `승인` 또는 `삭제`할 수 있음`승인`된 지식은 작성자가 선택한 부서지식폴더로 문서가 이동함

[ 미등록지식 리스트 화면 예시 ]

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[ 미동록지식의 지식내용 화면 예시 ]

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관리자기능 활용방안

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02. 관리자기능 활용방안

02-1. 조직관리를 위한 기본설정

Subject

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(1) 부서체계 관리하기

02-1. 조직관리를 위한 기본설정

(나) 부서폴더 담당자의 미등록지식 승인하기

01 미등록지식

`부서지식폴더 > 미등록지식` 메뉴를클릭하면 승인이 안된 상태의 지식리스트를 볼 수 있는 페이지로 이동

02 지식 리스트

지식등록 시 `부서지식폴더`로 지식폴더를 지정한 지식리스트제목을 클릭하면 상세내용을 볼 수 있음

03 승인하기

해당 지식폴더의 담당자는 `미등록지식` 폴더에 있는 내용을 검토 후 `승인`여부를 결정할 수 있음승인된 지식은 원래 설정했던 지식폴더로 이동함

부서폴더 담당자는 부서 내 `미등록지식`의 지식내용을 확인 후 `승인` 또는 `삭제`할 수 있음`승인`된 지식은 작성자가 선택한 부서지식폴더로 문서가 이동함

[ 미등록지식 리스트 화면 예시 ]

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엔비즈웨어(그룹웨어) 솔루션사용자가이드subject page 5 strapline...

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