¡¡¡Bienvenidos estimados participantes!!!¡¡¡Bienvenidos estimados participantes!!!

II Seminario TallerII Seminario TallerGESTION DE PROCESOS EMPRESARIALESGESTION DE PROCESOS EMPRESARIALES

II Seminario TallerII Seminario TallerGESTION DE PROCESOS EMPRESARIALESGESTION DE PROCESOS EMPRESARIALES

SESIÓN 1SESIÓN 1

MÉTODOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Augusto JAVES SANCHEZAugusto JAVES SANCHEZ

Lic. AdministraciónLic. Administración

Maestría en Gestión Estratégica de OrganizacionesMaestría en Gestión Estratégica de Organizaciones

Doctorado en AdministraciónDoctorado en Administración

EXPOSITOREXPOSITOR

El Seminario Taller tiene como objetivo contribuir con las empresas a fin de que sean eficientes en sus procesos. Las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo en el cliente

. .

SílaboSílabo

UNIDAD IUNIDAD IRequisitos básicos de un proceso

UNIDAD IIUNIDAD IIMétodos para la identificación de procesos|

Objetivo Objetivo General del General del

TallerTaller

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

Evaluación

Práctica Grupal Calificadas (1) 27 Set

Evaluación Continua

Trabajos por Encargo (1) 27 Set

Asistencia (mínimo 2 sesiones)

Examen Final 29 Set

Evaluación Programada

Consiste en la evaluación del cumplimiento del objetivo de cada sesión y del aprendizaje adquirido a través de un organizador de información.

Consiste en la evaluación final, a través de la metodología de casos sobre las capacidades adquiridas.

¿CÓMO ORIENTARNOS HACIA

LOS PROCESOS?

|

¿CÓMO DOCUMENTAR LOS

PROCESOS EMPRESARIALES

EN UN MODELO DE CALIDAD?

METODOLOGIA PARA IDENTIFICACION Y CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

TECNICAS PARA IDENTIFICAR PROCESOS

METODOLOGIA PARA IDENTIFICACION Y CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

TECNICAS PARA CARACTERIZAR LOS

PROCESOS EMPRESARIALES

LA TÉCNICA DEL

ANALISIS DE

PROCESOS

LA TÉCNICA DEL ANALISIS DE PROCESOS

• Un proceso es un conjunto de actividades que toma insumos de la organización y da un resultado de valor para el usuario, el objetivo es que el IST pueda analizar sus procesos con vista de Evaluar su idoneidad y mejorarlos. El análisis del proceso busca mejorar montunamente los mismos e identificar los puntos críticos o cuellos de botella que muestran las deficiencias o dificultades que deben solucionarse.

• Los instrumentos utilizados para el análisis de proceso son los siguientes:– Diagrama de Flujo– Hoja de Registro– Cuadro de análisis y preguntas para los cambios

DIAGRAMAS DE FLUJO

Es la descripción del proceso desde su inicio hasta el final desde la perspectiva del usuario. La simbología utilizada es: Inicio y fin del flujo

Operación Decisión

A) DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ACTUAL 1º

14º

2º

13º

3º

12º

SI

4º NO

5º

11º

6º

10º

NO

9º

SI

8º

Administración recepciona cancelación y

deposita en Banco

Administración coordina con Dirección pedido o recepcionado de interesado

Administración conjuntamente con Dirección preparan y envían proveído a

Jefatura de Familia / Departamento

Jefatura de Familia / Departamento conjuntamente con su equipo técnico prepara presupuesto / pro forma de

requerimiento solicitado.

Jefatura de Familia / Departamento envía a Administración presupuesto / pro

forma de requerimiento solicitado.

Administración envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de

.requerimiento solicitado.

Interesado evalúa presupuesto de

Instituto

Administración recepciona de interesado pedido formal y pago a cuenta para

ejecución de producción y/o prestación de servicio

Administración recepciona pedido o requerimiento y/o

prestación de servicio

Usuario / cliente hace cancelación de producción y/o servicio recibido

Usuario / cliente de su conformidad a producción y/o servicio recibido

Jefatura de Familia / Departamento hace entrega de producción y/o servicio a

usuario / cliente.

Usuario / cliente evalúa producción y/o

servicio recibido ejecutado propuesta

económica de Instituto

Equipo técnico ejecuta trabajo solicitado

Jefatura de familia / Departamento coordina con su equipo técnico

ejecución de trabajo.

Administración coordina con Dirección y envía pedido de

ejecución de trabajo jefatura de familia / Departamento

Ejemplo

HOJA DE REGISTRO PARA EL ANALISIS DE PROCESOSEs el análisis del proceso por cada operación considerando los tiempos y las distancias recorridas desde la perspectiva del usuario. Es importante la clasificación. Las actividades dentro de cada operación usando la siguiente simbología:

Operación, que es lo que implica transformación de la situación inicial y ayudan a avanzar el proceso hacia su producto-

Control que implica inspección, evaluaciones visadas o vistos buenos, firmas

para autorizar alguna acción o tramite. Espera, retrasos para esperar, colas.

Transporte, traslados de una persona, material o equipo de un lugar a otro.

Almacenamiento, archivo de datos, registro de dato en formatos, almacenar materiales.

Nota.- Las distancias se recorren en metros y los tiempos se anotan en minutos.

B) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO ACTUAL

Nº Actividades Tiempo Distancia

1 Operación Nº 1: Administración Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o prestación de servicio

5´

2 Coordina con Dirección pedido o requerimiento de interesado

10´

3 Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura de Familia / Departamento.

15´

4 Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m

5 Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona pedido o requerimiento de interesado

5´

6 Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro formas.

480´

7 Con participación del equipo técnico prepara presupuesto / pro forma.

60´

8 Envía a Administración presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

10´ 250 m

9 Operación Nº 3: Administración Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia / Departamento.

5´

10 Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

60´ 8,000 m

11 Operación Nº 4: Usuario / Cliente Evalúa presupuesto pro forma..

480´

12 Operación Nº 5: Administración Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a cuenta para ejecución de producción y/o prestación de servicio.

5´

13 Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de trabajo a jefatura de familia / Departamento.

15´ 250 m

14 Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo.

5´

15 Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´

16 Operación Nº 7: Equipo técnico Ejecuta trabajo solicitado.

?

17 Operación Nº 8: Jefatura de Familia / Departamento. Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente.

?

18 Operación Nº 9: Usuario /Cliente De su conformidad a producción y/o servicio recibido.

30´ 8,000 m

19 Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar producción y/o servicio producido.

10´ 25 m

20 Operación Nº 10: Administración Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente..

5´

21 Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m

Total Porcentaje

B) HOJA DE REGISTRO DEL PROCESO ACTUAL

Nº Actividades Tiempo Distancia

1 Operación Nº 1: Administración Recepciona pedido o requerimiento de producción y/o prestación de servicio

5´

2 Coordina con Dirección pedido o requerimiento de interesado

10´

3 Conjuntamente con Dirección preparan proveído a Jefatura de Familia / Departamento.

15´

4 Envía proveído a Jefatura de Familia / Departamento. 10´ 250 m

5 Operación Nº 2: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona pedido o requerimiento de interesado

5´

6 Convoca a equipo técnico para preparar presupuesto / pro formas.

480´

7 Con participación del equipo técnico prepara presupuesto / pro forma.

60´

8 Envía a Administración presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

10´ 250 m

9 Operación Nº 3: Administración Recepciona presupuesto / pro forma de Jefatura de Familia / Departamento.

5´

10 Envía / entrega a interesado presupuesto / pro forma de requerimiento solicitado.

60´ 8,000 m

11 Operación Nº 4: Usuario / Cliente Evalúa presupuesto pro forma..

480´

12 Operación Nº 5: Administración Recepciona de usuario / cliente pedido formal y pago a cuenta para ejecución de producción y/o prestación de servicio.

5´

13 Coordina con Dirección y envía pedido de ejecución de trabajo a jefatura de familia / Departamento.

15´ 250 m

14 Operación Nº 6: Jefatura de Familia / Departamento. Recepciona de administración pedido ejecución de trabajo.

5´

15 Coordina con su equipo técnico ejecución de trabajos. 480´

16 Operación Nº 7: Equipo técnico Ejecuta trabajo solicitado.

?

17 Operación Nº 8: Jefatura de Familia / Departamento. Hace entrega de producción y/o servicio a usuario / cliente.

?

18 Operación Nº 9: Usuario /Cliente De su conformidad a producción y/o servicio recibido.

30´ 8,000 m

19 Usuario / cliente se acerca a tesorería a cancelar producción y/o servicio producido.

10´ 25 m

20 Operación Nº 10: Administración Recepciona cancelación de trabajos de usuario / cliente..

5´

21 Deposita en Banco cancelación d usuario / cliente. 150´ 8,000 m

Total Porcentaje

CUADRO DE ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOSEl objetivo de este instrumento es tomado como punto de partida el diagrama de flujo y la hoja de registro y efectuar cambios que mejoran los procesos y originan un diagrama y hoja de registros mejorados, para ello se responden las preguntas de que eliminan, cambiar, combinan, mejoran y simplifican. A continuación presentamos el contenido de dicho cuadro CUADRO ANALISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

Preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Por qué?

Eliminar

Cambiar Combinar Mejorar

Simplificar

B) CUADRO DE ANÁLISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

PREGUNTAS

¿QUÉ?

¿CÓMO?

¿POR QUÉ?

CAMBIAR

Actividad del Nº 1 al Nº 21 Proceso que habitualmente utilizan la mayoría de los Institutos (ver Hoja de Registro del Proceso Actual).

Reemplazando por las actividades del proceso mejorado (del Nº 1 al Nº 18), tal como se muestra en la Hoja de Registro del proceso Mejorado. Este proceso de p r o d u c c i ó n obedece al nuevo Modelo de Centro propuesto para los I n s t i t u t o s tecnológicos del Perú.

El Reglamento dado el año 85 para las a c t i v i d a d e s productivas en los Institutos a quedado obsoleto y en la mayoría de Institutos se aplicaron en forma p a r c i a l Actualmente es inaplicable de acuerdo a os requerimientos de los Institutos.

ELIMINAR

AGREGAR

MEJORAR

SIMPLIFICAR

B) CUADRO DE ANÁLISIS Y PREGUNTAS PARA LOS CAMBIOS

PREGUNTAS

¿QUÉ?

¿CÓMO?

¿POR QUÉ?

CAMBIAR

Actividad del Nº 1 al Nº 21 Proceso que habitualmente utilizan la mayoría de los Institutos (ver Hoja de Registro del Proceso Actual).

Reemplazando por las actividades del proceso mejorado (del Nº 1 al Nº 18), tal como se muestra en la Hoja de Registro del proceso Mejorado. Este proceso de p r o d u c c i ó n obedece al nuevo Modelo de Centro propuesto para los I n s t i t u t o s tecnológicos del Perú.

El Reglamento dado el año 85 para las a c t i v i d a d e s productivas en los Institutos a quedado obsoleto y en la mayoría de Institutos se aplicaron en forma p a r c i a l Actualmente es inaplicable de acuerdo a os requerimientos de los Institutos.

ELIMINAR

AGREGAR

MEJORAR

SIMPLIFICAR

1. Diagrama de Flujo

2. Hoja de Registro para el análisis de procesos

CASO PRACTICO

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