ecompetició inscripcions - drupal...tutorial ecompetició inscripcions 06/07/2011 servei...

Tutorial eCompetició Inscripcions

Data revisió document: 06/07/2011

Servei informàtic de la Federació Catalana de Patinatge 1 de 18

eCompetició inscripcions




Índex

Per accedir: http://www.fecapa.cat > Serveis Fecapa > Intranet eCompetició ............................ 3

Per donar-se d’alta a la intranet: Botó “Alta” .............................................................................. 4 Per accedir amb un usuari autoritzat per fer inscripcions ............................................................ 4 Per modificar les dades de l’usuari: Taules > Dades Usuari ....................................................... 5 Per modificar les dades del club: Taules > Dades Club ............................................................... 6 WebMail: http://mail.fecapa.cat ................................................................................................... 7

Configurar l’accés a l’email des d’un programa de correu electrònic (Outlook...) ..................... 7 Gestió d’inscripcions: Competició > Inscripcions ....................................................................... 8 Estat dels equips d’una inscripció ................................................................................................ 8

Per generar una nova inscripció d’equips .................................................................................... 9 Per modificar (treure, afegir, modificar equips) una inscripció ja introduïda ............................ 12 Per esborrar una inscripció ja introduïda ................................................................................... 12 Per imprimir una inscripció ........................................................................................................ 12

Per obtenir els informes ............................................................................................................. 14 Gestió de la data de partit ........................................................................................................... 16

Com obtenir una relació dels delegats dels equips i els seus telèfons ....................................... 18




Per accedir: http://www.fecapa.cat > Serveis Fecapa > Intranet eCompetició

També es pot accedir directament al servidor per la URL http://www.fecapa.com:9080/eCompeticio, però és millor fer-ho a través del web de la Fecapa perquè hi ha avisos de manteniment i documentació.

http://www.fecapa.cat/

http://www.fecapa.com:9080/eCompeticio




Per donar-se d’alta a la intranet: Botó “Alta”

- Qualsevol persona es pot donar d’alta a la intranet, només cal que posi un “usuari” que no existeixi encara i cliqui el botó “alta”. Si l’usuari no hi és en el sistema, llavors s’hauran de completar unes dades identificatives (el nom de l’entitat –club– i l’email es demanen només per efectes d’identificació i per si hi ha alguna incidència). Un cop acceptades les seves dades, l’usuari quedarà llavors registrat en el sistema amb perfil “usuari”. Un usuari amb perfil “usuari” només té accés a la consulta de calendaris i classificacions.

Per accedir amb un usuari autoritzat per fer inscripcions

- Per poder fer “inscripcions”, l’usuari ha de tenir el perfil “extern” (gestor extern) i ha de pertànyer a un club. Aquest usuari és donat d’alta per un usuari d’administració amb els mateixos identificadors que l’usuari del sistema de Llicències-UFEC amb les indicacions següents: En "usuari" poseu el compte en minúscules sense "@fecapa.cat" (p. e. hoqueipaticlub ) i en "contrasenya" la mateixa, però amb la primera lletra en minúscules (p. e. cHPC90688AB). El motiu de posar almenys una minúscula a la contrasenya és per mantenir al màxim possible els usuaris/les contrasenyes, ja que per als comptes d’email el proveïdor Arsys exigeix que en la contrasenya hi hagi majúscules, minúscules i números. Si encara no disposeu de les dades d’accés (usuari i contrasenya), podeu demanar-les per e-mail a [email protected] o a [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]




Per modificar les dades de l’usuari: Taules > Dades Usuari

- L’entitat (clubs) a la qual es pertany (sobre la que pot gestionar inscripcions, ajornaments...) i el perfil són dades que les ha d’introduir el personal de la Federació.

- La dada “Nom de club/entitat” és només identificativa, de la mateixa manera que l’email, el telèfon, la relació amb l’esport...

- Tota la comunicació amb el club es fa a través de l’email de l’entitat a la qual està vinculat l’usuari, i que administra i gestiona el personal de la Federació.

- L’usuari pot canviar de contrasenya les vegades que vulgui i de fet es recomana que es faci d’una forma periòdica per raons de seguretat.




Per modificar les dades del club: Taules > Dades Club

- Certes dades només les poden modificar el personal de la Federació (estan en color gris). - Certes dades tenen validadors per normalitzar la informació introduïda (telèfons, codis postals...).




WebMail: http://mail.fecapa.cat

- L’email del domini “fecapa.cat” que s’ha assignat a cada club serà l’únic vàlid per a les comunicacions amb la Federació i per a totes les gestions relacionades amb les funcionalitats de la intranet (per exemple, la comunicació d’ajornaments i canvis entre clubs).

- Operativament, poder disposar de tots els clubs i la federació de comptes d’email del mateix domini és molt estratègic perquè queda garantida la comunicació “on line”, ja que dins del mateix servidor “@fecapa.cat” no hi ha “retards” ni “anti-spams” que dificultin la comunicació.

- Cada club pot tenir diversos usuaris amb perfil “exern”, però tots aquests utilitzaran per a les comunicacions el mateix email que figura en la pantalla del seu club.

En "usuario" poseu el compte d’email (p. e. [email protected] ) i en "contraseña" la mateixa que l’usuari del sistema de Llicències-UFEC, però amb la primera lletra en minúscules (p. e. cHPC90688AB). El motiu de posar almenys una minúscula a la contrasenya és per mantenir al màxim possible els usuaris/contrasenyes, ja que per als comptes d’email el proveïdor Arsys exigeix que en la contrasenya hi hagin majúscules, minúscules i números.

Configurar l’accés a l’email des d’un programa de correu electrònic (Outlook...)

- Les dades necessàries per configurar l’email amb un programa de correu electrònic (Outlook,

Outlook Express, Internet Mail, Thunderbird...) són a la fitxa de les dades del club:

o L’email està a “eMail” (eCompetició > Taules > Dades Club). o El nom de l’usuari està a “Usuari SMTP” (eCompetició > Taules > Dades Club).

Per configurar el compte necessitem també les dades:

o servidor POP: mail.fecapa.cat o servidor SMTP: smtp.fecapa.cat. o Indicar que “el Servidor de sortida SMTP requereix autentificació” i utilitzar la mateixa

configuració que el servidor de correu d’entrada.




Gestió d’inscripcions: Competició > Inscripcions

- En cada temporada hi ha diverses fases de competició segons la modalitat/categoria. - En aquesta pantalla tenim un registre de les diferents inscripcions que hem fet a cada fase de

competició que requereixi la inscripció d’equips de la temporada. - Les inscripcions fetes es podran modificar mentre estigui obert el període d’inscripcions de la fase.

Estat dels equips d’una inscripció

Els equips introduïts no es consideren inscrits (és a dir amb dret a entrar en el sorteig de les diferents competicions) fins que no s’ha realitzat el pagament de les seves quotes d’inscripció. El estat en el que poden estar els equips és : - preinscrit : s’ha introduït les dades de competició.

- facturat : s’ha tramitat la inscripció (s’han traspassat les dades a l’aplicació de Llicències UFEC).

- inscrit : s’han abonat les quotes d’inscripció (o l’equip no té quota d’inscripció, com el cas del

benjamins en hoquei patins) i per tant l’equip té dret a entrar en el sorteig de les competicions.

Es pot consultar l’estat dels equips d’una inscripció en la mateixa pantalla de la inscripció i en els formularis impresos.




Per generar una nova inscripció d’equips

Polseu el botó “afegir” i seleccioneu una fase de competició que estigui oberta (que tingui el període d’inscripció obert). Polseu llavors botó "seleccionar fase i afegir inscripció". S’ha d’indicar al sistema a quina fase de competició es vol fer la inscripció dels equips. Les fases de competició que es poden seleccionar són les que tenen el període d’inscripció obert per a la modalitat esportiva del club.

Abans de poder afegir equips hem de tenir totes les dades importants del club introduïdes (dades administratives –adreça, població, província, telèfon–, terreny de joc –adreça–, equip –color de la samarreta, color del pantaló– i dades de representació –noms del president i coordinador). Per revisar dades del club polsar botó "dades Club" Per introduir equips polsar botó "afegir equips" Per guardar les dades polsar botó " guardar" Per tramitar inscripció polsar botó " tramitar inscripció (quotes inscripció)" Per imprimir el formulari polsar botó " imprimir" Per modificar un equip posar punter ratolí sobre la línia de l’equip i clicar sobre “modificar" Per esborrar un equip posar punter ratolí sobre la línia de l’equip i clicar sobre “esborrar"




Les dades dels equips es poden anar introduint en diversos moments, el botó “guardar” ens permet salvar les nostres dades per recuperar-les posteriorment i seguir introduint dades.




Els equips introduïts queden en estat “preinscrit” fins que no es premi el botó “tramitar inscripció (quotes inscripció)”, en el qual es traspassen les dades a l’aplicació de Llicències UFEC i es desa el número d’albarà assignat.

Quan es polsi el botó “tramitar inscripció (quotes inscripció)” els equips quedaran en estat “facturat” a l’espera que es faci el pagament de les quotes d’inscripció, en el que passaran a estat “inscrit”. Els equips que no tenen quota (p.e. benjamins en hoquei patins) passen a estat “inscrit” directament .




Per modificar (treure, afegir, modificar equips) una inscripció ja introduïda

Durant els dies en què està oberta la inscripció dels equips, es pot modificar la fulla d’inscripció d’equips tantes vegades com calgui. Per fer-ho, només hem d’anar a “Competició > Inscripcions” i seleccionar la inscripció que volem modificar (amb el temps anirem tenint un històric de les diferents inscripcions que hem anat fent a cada temporada) i clicar el botó “modificar”. Un cop estiguem dins de la inscripció podem fer les mateixes coses que quan la vam generar.

Per esborrar una inscripció ja introduïda

Durant els dies en què està oberta la inscripció dels equips, es pot esborrar la fulla d’inscripció d’equips, si això és el que volem. Per fer-ho, només hem d’anar a “Competició > Inscripcions” i seleccionar la inscripció que volem esborrar i clicar el botó “esborrar”. Aquesta acció elimina físicament totes les dades associades a la inscripció, per la qual cosa un cop realitzada l’eliminació ja no es poden recuperar les dades.

Per imprimir una inscripció

Un cop introduïda la inscripció, podeu imprimir el llistat de la manera següent: - A la pantalla “Modificar inscripcions” premeu el botó “imprimir” que apareix a la part inferior de la

pantalla.




En el formulari de la impressió apareixen les dades d’estat i albarà de Llicències UFEC.




Per obtenir els informes Per obtenir els informes, seleccioneu l’opció “Informes” i “Relació delegats”.

Un cop hàgiu accedit a la pantalla “Clubs: Relació de delegats”, filtreu les dades convenients i seleccioneu el botó “fer informe” per obtenir-lo.




Una vegada tingueu l’informe, podeu exportar-ne les dades en versió Excel.




Gestió de la data de partit Per gestionar la data de partit, cal accedir a la pantalla de calendaris de la manera següent: “Competició > Calendaris”.

Seleccioneu la competició corresponent i premeu “Fer calendari”.




Observacions que s’han de tenir en compte a l’hora de gestionar la data del partit: 1. La data de partit (vegeu la columna “D. Part.”) que apareix als calendaris es correspon a les dades

que cada club indica en el full de la seva inscripció i, per tant, si un club canvia el dia, l’hora o la pista de joc, quan es torna a demanar aquest calendari aquestes dades ja surten automàticament actualitzades. Durant el període de revisió de les inscripcions, la informació de la “Data,Hora i Pista” del partit és “provisional”, ja que els partits que es juguen “fora” poden canviar a cada consulta, i han de ser interpretades com a dades aproximades.

2. Un cop realitzat el sorteig de les diferents competicions, els clubs podran revisar certes dades de les inscripcions (Data,Hora,Pista,Coordinador) durant un període de temps, finalitzat el qual s’executarà un procés que “fixarà” la data/l’hora/la pista de joc de cada partit que hi hagi en aquells moments i definirà la “data oficial” de joc de tots els partits. Les consultes que es facin en el calendari en aquesta data mostraran, per tant, les dades ja definitives respecte a la data/l’hora/la pista de joc de cada partit.

3. A partir de la data de finalització del període de revisió, qualsevol canvi de partit haurà de ser

tramitat a través de la pantalla d’ajornaments de l’eCompetició des d’on s’haurà d’emetre una sol·licitud (+ email) a l’equip contrari i esperar la confirmació tant del club contrari com de la Federació. Un cop autoritzat l’ajornament, es canviarà la “data oficial” del partit sol·licitat. Pel que fa als ajornaments, cada club pot saber els canvis que hi ha fent consultes a l’eCompetició o bé llegint els emails rebuts.

4. Tenint en compte les observacions esmentades, si es vol saber quins canvis hi ha hagut en les “Dates de Partit” d’una competició (o d’un club), es pot “exportar a Excel” els calendaris que es consulten (cal guardar-los amb un nom diferent cada cop) i fer una comparació binària entre els dos arxius, és a dir, els arxius que es baixen, tot i ser amb extensió “xls”, contenen dades que poden ser llegides amb qualsevol comparador d’arxius, per exemple, el TotalCommander

(http://www.ghisler.com/ ), el WinDiff (http://www.grigsoft.com/download-

windiff.htm ) que és molt senzill d’utilitzar o bé es pot emprar una eina comercial per comparar

documents “xls” (http://www.actualicese.com/tecnologico/herramienta-como-comparar-dos-archivos-de-excel-y-sacar-de-modo-rapido-sus-diferencias/ ).

http://www.ghisler.com/

http://www.grigsoft.com/download-windiff.htm

http://www.grigsoft.com/download-windiff.htm

http://www.actualicese.com/tecnologico/herramienta-como-comparar-dos-archivos-de-excel-y-sacar-de-modo-rapido-sus-diferencias/

http://www.actualicese.com/tecnologico/herramienta-como-comparar-dos-archivos-de-excel-y-sacar-de-modo-rapido-sus-diferencias/




Com obtenir una relació dels delegats dels equips i els seus telèfons Si s’accedeix amb un usuari amb perfil “extern”, es pot obtenir una relació dels delegats de cada equip (i dels seus telèfons) anant a “Informes > Competicions > Relació d’equips”. Les dades que apareixen a la pantalla es poden exportar a un arxiu “Excel” per llavors poder distribuir aquesta informació entre els diferents coordinadors i delegats del cada club. També es poden obtenir totes les dades dels delegats de tots els equips amb l’opció “Informes > Clubs > Relació de delegats”.

ecompetició inscripcions - drupal...tutorial ecompetició inscripcions 06/07/2011 servei...

Documents