СЭД/ecm-система docspace - основа для принятия...
TRANSCRIPT
www.docspace.ru
Без паники. Где искать основу
для взвешенных и хладнокровных управленческих решений?
Конечно, в СЭД/ECM-системе DocSpace на SharePoint!
www.docspace.ru
Препарируем. Ищем точки роста
БИЗНЕС(Компания, Организация, Учреждение – все равно)
КЛИЕНТ(партнер,
проситель)
СЧАСТЛИВЫЙ КЛИЕНТ
ЗАКОН
РЕСУРСЫ
ПРИБЫЛЬ
www.docspace.ru
БИЗНЕС(Компания, Организация, Учреждение – все равно)
КЛИЕНТ(партнер,
проситель)
СЧАСТЛИВЫЙ КЛИЕНТ
ЗАКОН
РЕСУРСЫ
ПРИБЫЛЬ
1. ПРИНЯТЬ
ЦЕЛЬ: СОХРАНИТЬ /УВЕЛИЧИТЬ
Препарируем. Ищем точки роста
3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
4. СОХРАНИТЬ /ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
1. Закон: только принять
И соблюдать!
www.docspace.ru
2. Сократить издержки2. СОКРАТИТЬ
ИЗДЕРЖКИ
Внутренние издержки — затраты, связанные с выполняемой функцией (производством товара). В бухгалтерской и статистической отчетности отражаются в виде себестоимости.
www.docspace.ru
Принимаем взвешенные решения: сокращаем издержки
• Удаленные рабочие места – сокращаем затраты на офис;• Эффективные коммуникации – сокращаем затраты на
командировки;• Унификация, типизация программного обеспечения,
максимизация используемости – повышаем ROI, сокращаем затраты на поддержку зоопарка;
• Используем аренду ресурсов в облаке – оптимизируем парк оборудования, привлекаем ресурсы по мере необходимости.
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
Как ? Используя СЭД/ECM-систему DocSpace
СЭД/ECM-система DocSpace - система автоматизации типовых процессов электронного документооборота на основе программной платформы DocSpace.
Программная платформа DocSpace - полностью интегрированный в Microsoft SharePoint 2013 гибкий инструмент для быстрого создания решений в области управления бизнес-процессами. Добавляет новые возможности, например: функциональные роли, управление поручениями, различные шаблоны и т.п.
Microsoft SharePoint - многофункциональная платформа-конструктов для разработки приложений с доступом через веб-браузер. Является одним из наиболее динамично развивающихся продуктов класса ECM (Enterprise Content Management). Требует настроек для решения конкретных задач.
www.docspace.ru
Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace• Российская специфика документооборота на современной надежной
платформе. • Эффективность на уровне всей организации: в управленческой
вертикали и рабочих группах. • Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint.
Доступна для самостоятельной установки и настройки Заказчиком и адаптируется без привлечения программистов. Удобный настраиваемый интерфейс.
• Гибкость в разграничении уровней безопасности. Система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа.
• Модульность и расширяемость. DocSpace - это СЭД/ECM-система, которая давно вышла за границы канцелярии.
• Достоверная отчетность и аналитика. DocSpace уже включает готовые отчеты и механизмы подключения дополнительной аналитики.
• Прозрачное разумное ценообразование.
www.docspace.ru
Архитектура DocSpace
WEB-СЕРВИСЫ
Интеграция с MS Outlook
Мобильные приложения
(iOS, Аndroid, Win Phone)
РЕШЕНИЯ
Портал
Архив
CRM
Закупки
Заявки
СовещанияПроекты
Документооборот
БАЗОВЫЕ ПЛАТФОРМЫ
ПЛАТФОРМА DOCSPACE
МОДУЛИ АналитикаМаршруты документов ЭЦП
Сканирование (потоковое)
Интеграция с другим ПО
MS SharePoint MS SQL Server Windows Server
www.docspace.ru
SharePoint – повышаем ROI
SharePoint – это конструктор, многофункциональная платформа для разработки веб-приложений.
DocSpace дополняет SharePoint, предоставляя готовый инструмент для управления бизнес-процессами организации!
DocSpace расширяет преимущества платформы SharePoint, добавляя необходимую функциональность для автоматизации бизнес-процессов:• добавляет необходимый функционал , • требует минимальных финансовых затрат для внедрения, настройки производятся
без привлечения программистов,• имеет удобный, адаптированный для функционального пользователя интерфейс,• учитывает российскую специфику.
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
Удаленная работа и коммуникации
Поддерживает работу во всех браузерах:
Internet Explorer
Google Chrome
Mozilla Firefox
Apple Safari
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
Архив электронных документовУпорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена.
Удобный и быстрый поиск нужного документа: - атрибутивный (по регистрационному номеру, дате, контрагенту и т.п.): - полнотекстовый (как в поисковых системах Интернет).
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
Ситуация• Научный институт, 200 сотрудников;• Требуется решить задачу управления административным
документооборотом, планирования работ по проектам и хранения научных результатов выполненных работ;
• Ограниченное финансирование.
Решение• Использовать SharePoint в качестве базовой платформы, DocSpace для
документооборота и поиска, Project Server для управления проектами.
Результат• Административный документооборот, система управления проектами, архив
документации,• Сквозной поиск данных по всем источникам: документооборот, архив, проектная
документация.
Опыт заказчиков DocSpace2. СОКРАТИТЬ
ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
С января 2015 года система электронного документооборота DocSpace стала доступна в аренду как SaaS-приложение на платформе Microsoft Azure.
Такая схема использования СЭД/ECM-системы отлично подходит для организаций, проводящих оптимизацию и модернизацию существующего ИТ-отдела
2. СОКРАТИТЬ ИЗДЕРЖКИ
www.docspace.ru
3. Повышаем производительность
где А- полезная работа, Q — затраченная энергия
3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
www.docspace.ru
1. Оптимизировать процессы - убрать избыточные действия;
2. Повысить скорость передачи информации;3. Упростить действия. Идеал – конвейер Форда:• Типизация операций: меньше думать, больше делать,• Простые действия: трудно сделать не правильно,• Решения готовит система, сотрудник выбирает правильное.
Повышаем производительность 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
www.docspace.ru
Ситуация• Больше 8000 сотрудников, 50 подразделений, 100 арендаторов. • Площадь 17 га. Два пункта пропуска, одно бюро пропусков.• Согласование разового пропуска: две подписи, передача в отдел
пропусков, занесение информации в БД Access, печать пропуска• Отсутствие возможности аналитики
Решение• Расширить область применения DocSpace за границы документооборота
Результат• Время согласования пропуска и доведения информации до бюро пропусков
сократилось до нескольких минут.• Производится автоматический контроль соблюдения регламента согласования.• Осуществляется быстрое построение регламентированной отчетности, возможность
свободной аналитики.
Опыт заказчиков DocSpace 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
www.docspace.ru
Решение• Расширить область применения DocSpace за границы документооборота
Результат• Форма Акта М-7 и маршрут ее обработки шаблонированы в системе.• Моментальный доступ к информации в центральном офисе. • Время построение отчетности за период со сбором документов для Заказчика
сократилось в несколько раз.
Ситуация• Ежедневно на всех 50 базах
принимают на ответственное хранение МТР с частым оформлением актов М-7, которые требуют документационного сопровождения.
• Акты М-7 являются обязательными отчетными документами для взаиморасчетов с заказчиком.
Опыт заказчиков DocSpace 3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
www.docspace.ru
Ситуация• Закупочная деятельность в соответствии с 223-ФЗ и
Положением. Частое изменение требований к процедурам и отчетности.
• Около 1 000 закупочных процедур в год.Решение• Создать решение на базе DocSpace
Результат• Простые типовые операции для всех участников закупок - не надо всем учить
Положение.• Увеличение количества процедур без увеличения штата отдела проведения процедур• Сокращение времени на подготовку отчетности по запросам руководства, Росстата,
Россетей. • Контроль соблюдения сроков на выполнение действий в соответствии с Положением.
Проект признан сообществом ИТ-директоров России (GlobalCIO) самым интересным и перспективным в номинации BPM (Управление бизнес-процессами)
3. ОПТИМИЗИРОВАТЬ /
ПОВЫСИТЬ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОС
ТЬ
Опыт заказчиков DocSpace
www.docspace.ru
4. Удерживаем клиентов
• Помним всё и всех: учет взаимоотношений, начинаем с малого.
• Принимаем решения быстро: сокращаем сроки согласований договоров.
• Налаживаем взаимоотношения с партнерами.
4. СОХРАНИТЬ /ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
www.docspace.ru
Ситуация• "А Плюс Девелопмент" - федеральный девелопер,
предлагающий комплексные услуги по созданию, модернизации и развитию индустриальной недвижимости, управлению проектами, организации финансирования и эксплуатации объектов.
• На столь конкурентном рынке критично важна скорость реакции на обращение клиента.Решение
• Создать решение на базе DocSpace CRM и DocSpace документооборот
Результат• Создана и наполняется база контаков/контрагентов/юр.лиц/проектов/объектов
и связей между ними. Интеграция с базой контрагентов 1С.• Автоматизирован договорной документооборот. Время согласования договоров
стало предсказуемым, средний срок сократился в 3 раза.• Ведется учет выполняемых действий по каждому потенциальному клиенту.
Время «созревания» клиента сократилось в 1,5 раза.
Опыт заказчиков DocSpace4. СОХРАНИТЬ /
ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
www.docspace.ru
Ситуация• Целью деятельности Учреждения является информационно-
аналитическое обеспечение принятия решений руководством Минэнерго России по повышению безопасности и эффективности функционирования объектов топливно-энергетического комплекса.
• Требуется своевременно собирать информацию от предприятий ТЭК России.
Решение• На платформе SharePoint реализовать личный кабинет для всех предприятий ТЭК, обеспечить
сбор информации о функционировании объектов ТЭК и ее обработку в системе документооборота
Результат• Создан сайт http://сацминэнерго.рф и функционал личных кабинетов. Проведена интеграция с
системой электронного документооборота для реализации процессов обработки информации.• Время сбора и обработки информации от предприятий ТЭК до доклада сократилось в разы.
Опыт заказчиков DocSpace
ФГБУ «САЦ Минэнерго России»
4. СОХРАНИТЬ /ПРИВЛЕЧЬ НОВЫХ
