OLIVIA MC 11.1B – 2007110664Organizational communication

ECCO Analysis

I. Profile Perusahaan

PT Salim Ivomas Pratama

Company Info

PT Salim Ivomas Pratama

[Indonesia]

City : Jakarta Selatan

Province/State: Jakarta Raya

Country/Region : Indonesia

Business Type : Manufacturer

About Us

We are one of the largest cooking oil, Margarine & Shortening manufacture in Indonesia.

We have our own palm plantation & factories

Our products always treats in best process and quality.

Basic Information

Company Name: PT Salim Ivomas Pratama 

Business Type: Manufacturer  

Product/Service

(We Sell):Cooking Oil, Margarine, Shortening  

Address: Jl. Jend. Sudirman Kav. 76-78  

Brands: Bimoli, Simas, Palmia, Amanda  

Number of Employees: Above 1000 People  

Company Website URL: http://www.bimoli.co.id

Ownership & Capital

Year Established: 1979  

Ownership Type: Corporation/Limited Liability Company

Trade & Market

Main Markets:

Southeast Asia

Africa

Mid East

Eastern Asia

Export Percentage: 21% - 30%  

\Factory Information

Management Certification: ISO 9000/9001/9004/19011: 2000   ISO 14000/14001  

II. Struktur Organisasi

PT. Salim Ivomas Pratama (SIMP) & Subsidiaries

Organizational Structure

KETERANGAN :

1 Board of Director 2 Steering Committtee3 Chief executive officer4 Chief Finance Officer5 financd : Johny Ponto/AVP6 Accounting :gustinus D.Tan/ AVP7 bussines control: Rudolf Mendoza?VP8 Purchasing : handoko/VP9 Business development Manager : Lulu Johanne10 Treasury : Vacant/ AVP11 Budget & Bus forecast: Vacant/ AVP12 Tax manager : vacant13 Plantation managers : sudono, devi.m , vincencius, Djunaidy, Kardi14a. Refinery : Mejani S/AVP b. Manager : Herlina S.15 Corp.accounting & reporting manager: Yati salim16 Enterprise Risk Management : Vicki M. Vicencio/ AVP

17 Purchasing plantation : Margiono/ AVP18 Purchasing Refinery Manager : Theodora S.19 Gunta Samba Group : Sutardi/ Director20 PT.PP London Sumatera (Lonsum) : Sonny Lianto/ Director21 Laju Perdana Indah (LPI) : Joey S.Onias/vice general manager22 Gunta Samba Group : Sutardi/ Director23 PT.PP London Sumatera (Lonsum) : Sonny Lianto/ Director24 Laju Perdana Indah (LPI) : Joey S.Onias/vice general manager25 Gunta Samba Group : Sunardi winarto/ Persident Director26 PT.PP London Sumatera (Lonsum) : Loe soei Kim/ Director27 Laju Perdana Indah (LPI) : Hindarto Suparman/Commercial General Manager

1

5

2

3

4

6 7 8 9

10 11

19 20 21

28 29 30 31

39 40 41 42 43

54

12 13 14a & b 1615

22 23 24

32 33

44 45

55

34

46 47

56 57

35

48a

a48b

49a & b

17 18

25 26 27

36

50 51

58 59

3837

52 53

60 61

28 Finance General Manager : Andree

29 Head of treasury & plasma finance Adm Jakarta: Widya Pravitasari30 Head of Financial Control Jkt: Andjurken Tarigan31 Finance Manager Jakarta Office : Sentot Margianto32 Accounting General Manager : Andree33 insurance & tax general manager: Endang K34 Head of Accounting & Tax : Vacant35 Finance Manager Jakarta Office : Sentot Margianto36 GM logistic/ Vice General Manager : Hogi C./ jacky G

37 Head of Procurement : Benny Setiawan38 Central Purchasing & Dept. Mnanager : Vacant39 Financial Institution Relation Mgr Jkt : Immanuel Prajitna40 Treasury Coordinator Jkt: Mercy Nuh41 Budget Control Mgr Medan : Morinta42 Bus. Analyst Mgr Jkt : Vacant43 Treasury Manager : Vacant44 Audit manager : Eddy W45 System & development manager : Rahmat W.46 Acc. Policy & reporting Mgr- Medan : Rofina47 Tax Planning & adm Mgr- jkt: Lukito Lisan48a accounting : vacant B Information Technology Manager: Lie Hendra49 a. Finance Manager Site Pati –Jawa Tengah : Himawan b. Finance Manager Site Okut- Sumsel : Triyono50 Mechanical & Electrical Manager : Karyadi51 Agronomy Material Manager : Yudho52 NKRO Material Manager : Wihawaty wiharta53 NKRO+SS Projects & Constructions Manager: Zulkhairuddin54 Budget & forecasting Mgr Jkt : Yenni Marlina55 EDP/IT Manager : Sani P56Area Accounting Mgr Medan : Sudirman57 Recording & Consolidation Mgr Jkt : Tony Thamrin 58 Import Manager : Yunus E.59 Admin & Expedition Manager : Haryogi60 Procurement manager Jkt : Nengsih Samady61 South Sumatra Materials (in charge) : Siti Sundari

III. Identifikasi masalah

Pada perusahaan tersebut sering terjadinya ketidak tahuan di antara karyawan mengenai

jadwal rapat, sehingga pada saat meeting berlangsung banyak karyawan yang telat maupun

tidak menghadiri rapat.

IV. Data

Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu sekretaris pada perusahaan tersebut

maka data-data yang diperoleh adalah sebagai berikut :

Setiap Rapat yang akan diadakan oleh Board of Director, maka Board of Director akan

menghubungi serta menugaskan sekretaris untuk menginformasikan jadwal rapat kepada

karyawan seluruh departemen.Adapun salah satu Tugas sekretaris adalah menjalankan instruksi

dari Board of Director selain itu sekretaris bertugas untuk mengecek setiap karyawan dari

seluruh departemen mengenai kesediaan atau tidak kesediaannya setiap karyawan menghadiri

rapat yang sudah ditetapkan oleh Board of Director,serta memastikan tempat dan waktu yang

sudah ditentukan oleh Board of Director dan mengkonfirmasi kembali kepada Board of Director

mengenai karyawan-karywan yg mengikuti meeting yg telah ditetapkan.

V. Analisis masalah

Berdasarkan data-data yang sudah diperoleh maka dapat ditemukan permasalahan

dalam perusahaan tersebut bahwa di dalam perusahaan tersebut pernah mengalami ketidak

hadirannya karyawan pada saat rapat diadakan. Setiap rapat yang akan diadakan oleh

Board of director, maka Board of Director memberikan instruksi kepada sekretaris agar

memberitahukan kepada seluruh karyawan departemen untuk menghadiri rapat yang akan di

adakan minggu depan pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan. Sekretaris pun

menghubungi seluruh karyawan departemen memberitahukan informasi yang di instruksikan

oleh Board of Director. Namun sehari sebelum hari dimana rapat akan dilangsungkan,

sekretaris mendapatkan kabar bahwa waktu dan ruang rapat sudah di booking terlebih

dahulu oleh Vice presiden yang akan melangsungkan rapat dengan para karyawan dalam

satu departemen, maka sekretaris pun mengecek jadwal ruang rapat kembali upaya mencari

waktu yang tersedia untuk dilangsungkan rapat pada hari itu juga. Ketika sekretaris berhasil

menemukan waktu dengan tempat yang sama, maka sekretaris pun kembali mengkonfirmasi

perubahan waktu dari jadwal rapat yang sudah ditentukan dan hasilnya pun sebagian banyak

peserta rapat tidak menyetujui perubahan waktu yang sudah di informasikan dikarenakan

waktu tersebut bertabrakan dengan jadwal rapat para karyawan tersebut di tempat lain,

maka pada saat rapat itu berlangsung banyak karyawan yang tidak dapat menghadir rapat

tersebut.

VI. Kesimpulan

Setelah mengetahui penyebab terjadi masalah dari maka solusi yang seharunya adalah

sekretaris sebaiknya mengkonfirmasi dan memastikan segera waktu dan ruang rapat yang

akan digunakan pada hari dimana instruksi itu diberikan oleh Board of Director, serta

memastikan kesediaan peserta rapat pada rapat yang sudah ditentukan.