e-factureren moet je doen

Download e-Factureren Moet Je Doen

Post on 06-Jul-2015

548 views

Category:

Economy & Finance

1 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

AcceptEmail voorziet in een elektronische versie van de bekende acceptgiro, maar dan in elektronischformaat in een e-mail. Betalen kan direct via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch bankierenpakket van de bank van de klant. Dit product is uitstekend geschikt voor frequente betalingen in de B2C-markt. Denk aan verzekeringen, nutsvoorzieningen, abonnementen, internetaankopen, giften aan liefdadigheidsinstellingenetc. Het voordeel zit vooral in het beheervan de facturen via de e-mail, een medium dat de meeste particuliere klanten inmiddels dagelijks gebruiken.

TRANSCRIPT

  • 1. E-factureren moet je doen! E-factureren, het digitaal verzenden van facturen van leverancier naar klant, staat sterk in de belangstelling. Uit verschillende onderzoeken, onder andere de Factuur Monitor 2008 en de enqute van de VVCM, blijkt dat ruim 60% van de organisaties binnen drie jaar verwacht e-factureren te gaan invoeren. E-factureren past in het per- manent streven van organisaties naar het verbeteren van de operational excellence. Naast deze intern gedreven belangstelling is ook het commercieel management genteresseerd in e-factureren, simpelweg omdat klanten ernaar vragen of er zelfs door aangetrokken kunnen worden. De overheid zet ook zwaar in op dit thema met de benoeming van Marco Pastors als ambassadeur e-factureren (zie elders in dit num- mer). Reden om stil te staan bij de inhoudelijke aspecten van deze nieuwe trend. Wat is e-factureren? ment (bijvoorbeeld in pdf-formaat) opgeslagen het bericht elektronisch ontvangen en direct inE-factureren staat voor het digitaal verzenden in het systeem. Velen zullen bekend zijn met Op-zijn eigen systemen verwerken. Groot voordeelvan factuurgegevens tussen klant en leverancier. tical Character Reading (OCR). Hierbij wordt de hiervan is dat de facturen door vooraf afsprakenDe factuur wordt op de conventionele manierfysieke factuur niet alleen elektronisch gemaakt, te maken over de lay-out van het bericht, zondergeprint, in een envelop gedaan (met logo van maar wordt ook een aantal velden op de factuurproblemen aan de ontvangende kant kunnende leverancier!) en per post verstuurd. De klant herkend en in de juiste velden van het systeemworden verwerkt. Deze vorm van berichten-ontvangt de envelop, opent deze, interpreteert van de klant ingevuld (bijvoorbeeld naam leve-verkeer is in de figuur weergegeven bij 3.de factuur, voert de factuurgegevens in hetrancier en bedragen). Deze vorm van berichten-De nieuwste techniek, toepasbaar in de B2C-eigen systeem in, laat deze rondgaan in de verkeer is in de figuur weergegeven bij 2.markt, is het direct koppelen van betaal-organisatie voor goedkeuring, voert de goed- De volgende efficiencyslag is dat facturen, na- methoden aan de digitale factuur. Dan is dekeuring in het systeem in en hopelijk wordt hijdat ze zijn aangemaakt in het facturatiesysteem cirkel rond. Deze methodiek wordt beschrevenvoldaan. Deze vorm van berichtenverkeer is invan de leverancier, in een elektronisch formaat onder betaalmethoden, verderop in dit artikel.de figuur weergegeven bij 1. worden doorgestuurd naar een zogenaamdeDe volgende stap in de evolutie is scanning. hub. Een hub heeft de functie van doorgeef- Linksonder in het figuur is het verschil tussen eenHierbij wordt de factuur nog ouderwets per luik. In de hub worden de (factuur)berichten ont- particuliere (B2C) en een zakelijke klant (B2B) afpost verstuurd, maar wordt hij door de ont-vangen en doorgestuurd naar het elektronische te lezen. Het is belangrijk naar de verschillendevanger gescand en als een elektronisch docu- adres van de bestemming (de klant). De klant kanaspecten van e-factureren te kijken in deze twee verschillende typen markten.Elektronisch facturerenE-factureren aan zakelijke klantenIn de B2B-wereld zal het digitaal ontvangen van facturen in meer of mindere mate bekend zijn. In de industrie- en handelssector is sinds jaar en dag elektronisch berichtenverkeer via EDI (Elec- tronisch Data Interchange) een feit. Het gaat dan om een 1-op-1-relatie tussen leverancier en klant. Het kenmerk van e-factureren is juist dat de leverancier hetzelfde bericht stuurt naar vele klanten (1 to many). De tussenliggende hub zorgt voor de onderlinge afspraken over formaat en content: de leverancier kiest een formaat en levert het op die manier aan bij de hub. De klant Software Guide 08 | 09 | 55

2. kiest zijn formaat en krijgt het op die manier aan- De organisatie kan ervoor kiezen dit zelf te doenService providers op de Nederlandse markt ko- geleverd door de hub. of het uit te besteden aan de service provider.men voort uit de IT (Logica, Tietoenator), uit de Ondanks dat het een hele klus is, biedt het meer bankwereld (Billington), uit de telecom (Certi- In de B2B-markt zijn klanten soms al met hubs voordelen. Denk aan de mogelijkheden voorpost) of uit de logistieke wereld (TNT). Daarnaast verbonden. Hubs hebben onderling afsprakenup- en cross-selling wanneer het e-mailadres van zijn er service providers zoals Anachron die uit over het gebruiken van elkaars diensten. Deze de klant bekend is. Klanten in de B2C-markt dieeigen beweging zijn gegroeid. De verwachting zijn te vergelijken met de roaming-afsprakenfacturen elektronisch wensen te ontvangen, zul-is dat de service providers in de toekomst zullen die in de telecom gebruikelijk zijn. Hierdoor islen ook elektronisch willen betalen. Hiervoor zijn consolideren om op die manier economies of het voor een partij niet nodig om met meerdereverschillende producten in de markt, waarvan scale te realiseren. hubs verbonden te zijn, maar volstaat een con-een aantal hierna nader wordt toegelicht. nectie met n hub, die vervolgens de berichtenBetaalmethodendoorgeeft aan andere hubs, die er op hun beurt Wanneer de factuur elektronisch binnenkomt bij weer voor zorgen dat de berichten op de juiste Het gaat er niet om ofeen particuliere of klein-zakelijke klant, ligt het plek terechtkomen. u aan e-factureren begint,voor de hand ook de betaling elektronisch uit te Wanneer de leverancier besluit om met een ser- maar wanneer u eraanvoeren. Meestal zal de klant gebruikmaken van vice provider (hub) in zee te gaan, kunnen klan- begint. elektronisch bankieren zoals dit door zijn huis- ten kiezen in welk formaat zij de factuur wensen bank wordt aangeleverd. Inmiddels zijn er ver- te ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld door op hetService providersschillende producten op de markt die dit proces portaal van de leverancier een service in te rich-Om e-factureren te realiseren is een infrastruc- vereenvoudigen. Voorbeelden: ten waar (elektronische) adresgegevens en ge- tuur nodig die aansluit op het facturatiesysteem AcceptEmail wenst formaat (pdf, csv, xml of toch nog gewoon van de leverancier. Het is mogelijk hier zelf in Dit product voorziet in een elektronische versie via de post) kunnen worden achtergelaten. Dete investeren, maar het ligt meer voor de hand van de bekende acceptgiro, maar dan in elek- service provider kan in deze functionaliteit voor-om gebruik te maken van n van de service tronisch formaat in een e-mail. Betalen kan direct zien in de look and feel van de website van deproviders. In het algemeen voorzien zij in hub-via iDeal, dat is verbonden met het elektronisch leverancier. De mate van ontwikkeling van dediensten en zorgen zij er ook voor dat de leve-bankierenpakket van de bank van de klant. Dit klant zal bepalen of hij ervoor kiest de factuurranciers technisch gezien worden aangesloten.product is uitstekend geschikt voor frequente fysiek te ontvangen of dat hij een elektronisch Zij kunnen berichten ontvangen en versturen in betalingen in de B2C-markt. Denk aan verze- bericht direct in zijn crediteurenadministratie de gangbare formaten en leveren in die zin een keringen, nutsvoorzieningen, abonnementen, verwerkt. total billing solution. Verder zorgen zij ook voor internetaankopen, giften aan liefdadigheidsin- Betalingen in de B2B-markt vinden vervolgensde afspraken met de klanten over het formaat stellingen etc. Het voordeel zit vooral in het be- op de reguliere manier plaats. Als de B2B- klantvan de berichten (B2B). In het geval van B2C zal heer van de facturen via de e-mail, een medium een klein-zakelijke klant is, zal hij zich voor wat de leverancier vaak de content dicteren van hetdat de meeste particuliere klanten inmiddels Elektronischbetreft de betaalmechanismen als een particu- uitgaande bericht. dagelijks gebruiken.facturerenlier gedragen. Digitale nota Service providers bieden:Dit product zorgt voor een elektronische versie E-factureren aan particuliere klanten definitie van het berichtenverkeer;van de factuur in het bankpakket van de klant. In de B2C-markt wordt van hetzelfde mechanisme het verzamelen en beheren van voor elek- Wanneer de factuur in het pakket is gepresen- gebruikgemaakt als hierboven beschreven. Hier tronisch berichtenverkeer relevante klant- teerd, kan de betaling elektronisch worden af- geldt echter dat het verzamelen van de klant- gegevens;gehandeld. De klant moet zich wel nmalig be- informatie die voor e-factureren relevant is, een het verzenden van de berichten in de ge- kendmaken bij de leverancier en de ontvangst behoorlijke (permanente) klus is. Denk aan infor- wenste formaten (csv, pdf, xml etc maar ookvan digitale notas autoriseren. Bij eenmalige of matievragen als in welk formaat wilt u de factuurpapier); niet-frequente factuurstromen zal de klant hier- ontvangen en wat is uw e-mailadres. Deze in- rapportages; toe niet geneigd zijn. formatie moet constant up-to-date zijn. En zo- eventuele ondersteunende programmas om Betalen via webportals als we allemaal weten, veranderen particulierenklanten aan te haken. Dit is een bekende manier van betalen. Het nogal eens van e-mailaccount.hele order-to-cash-proces vindt plaats in inter- 56 | Software Guide 08 | 09 3. actie met de webportal. De klant identificeert goed gestructureerd en accuraat worden Over de auteurs zich, kiest zijn producten uit een catalogus, gaat aangeleverd, verwerkt en opgeslagen. Zekernaar zijn boodschappenmand, krijgt zijn factuurals er van een derde partij gebruik wordt ge-gepresenteerd, kiest zijn betaalmethode en re- maakt.kent af (vooraf of achteraf). De betaalprocedure De implementatierisicos worden beperktwordt meestal ondersteund door een zoge- wanneer eerst voorzien wordt in het gereed-naamde PSP (payment service provider en soms maken van de benodigde infrastructuur, dezeook door een kredietinformatiebureau voor eenin pilots wordt getest en vervolgens bij vol-online creditcheck). Voor bepaalde producten doende r