e- document for windows user manual...

E-Document for Windows User Manual

Powered by Vision Net Co., Ltd. of 150

E-Document for windows user manual

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การเขาสระบบ ...................................................................................................................................... 4

หนาแรก (HOME) ................................................................................................................................ 8

เมนการใชงาน .................................................................................................................................... 10

ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน ................................................................................................... 23

กลองสรางเอกสาร (DOCUMENT BOX) ........................................................................................... 29

สรางเอกสาร DOCUMENT .................................................................................................................... 30

สรางเอกสารแลวสงออก ...................................................................................................................... 44

รบเอกสาร............................................................................................................................................ 49

รบเอกสารแลวสงออก .......................................................................................................................... 51

กลองเอกสารเขา (INBOX) ................................................................................................................. 54

กลองเอกสารเขา .................................................................................................................................. 55

การรบเอกสาร ..................................................................................................................................... 59

การตอบกลบเอกสาร ........................................................................................................................... 61

การสงตอ ............................................................................................................................................. 65

การตอบกลบแบบงาย .......................................................................................................................... 67

ยกเลกรายการ ..................................................................................................................................... 68

เมนเพมเตม ......................................................................................................................................... 71

การรบเอกสารเปนชด .......................................................................................................................... 71

กลองเอกสารออก (SENT BOX) ........................................................................................................ 74

กลองเอกสารออก ................................................................................................................................ 75

การยกเลกการสงเอกสาร .................................................................................................................... 76

กลองเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) ............................................................................................ 78

กลองไฟลเอกสารเผยแพร (SHARED BOX) ...................................................................................... 81



การเผยแพร (SHARE) .......................................................................................................................... 82

จดกลมผมสทธเขาถงขอมล .................................................................................................................. 82

การเพมกลมผมสทธเขาถงขอมล ........................................................................................... 83

การเพมสมาชกกลมผมสทธเขาถงขอมล ............................................................................... 84

มอบสทธการเขาถง .............................................................................................................................. 84

การแกไขเอกสาร ................................................................................................................................ 86

การแกไขเนอหา .................................................................................................................................. 87

แนบเอกสารตนเรอง ............................................................................................................................ 89

การสงตอเอกสาร ................................................................................................................................. 90

การระงบเอกสาร ................................................................................................................................. 90

การเผยแพรเอกสาร ............................................................................................................................. 93

TEMPLATE DOCUMENT ................................................................................................................ 94

การสแกนเอกสารโดยไมเขาสงานสารบรรณ........................................................................................ 97

การจองและขอเลขเอกสาร .............................................................................................................. 100

เครองมออ านวยความสะดวก........................................................................................................... 117

การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม ................................................................................................. 118

หนาจอการสแกนเอกสาร ................................................................................................................... 124

แถบเมน “ทวไป” ................................................................................................................ 124

แถบเมน “ตงคา” ................................................................................................................. 125

แถบเมน “คณภาพ” ............................................................................................................ 126

วธการสแกนเอกสาร ........................................................................................................... 127

การแปลงไฟล ..................................................................................................................... 128

สมดรายชอ ........................................................................................................................................ 128

เลขรบและสงเอกสาร ......................................................................................................................... 133

มอบและถอนอ านาจ .......................................................................................................................... 137

สงเอกสารอตโนมต ............................................................................................................................ 139

การคนหาเอกสาร .............................................................................................................................. 142

ภาคผนวก ........................................................................................................................................ 145



ภาคผนวก ก ....................................................................................................................................... 146

ภาคผนวก ข ....................................................................................................................................... 149

ภาคผนวก ค ....................................................................................................................................... 150



การเขาสระบบ



เปดโปรแกรม Internet Explorer

จากนน ระบ URL ของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในชอง Address (โดยท URL ทจะระบนนจะแตกตางกนออกไปในแตละ Site)



จากนนท าตามขนตอนดงตอไปน 1. คลกทปม Windows Application

2. กรอกขอมลใหครบถวน ในหนา Login

1

2.1



2.1 กรณทม Password กรอก Login และ Password ใหถกตอง แลวกด

2.2 กรณไมม Password กรอกเฉพาะ Login แลวกด จะปรากฎหนาจอแจงให

ทราบถงการตงPassword เรมตนใหกด

2.3 ในหนา Change Password กรอก password ทใชในปจจบน ในชอง Old password กอน แลวจงกรอก password ทตองการเปลยนใหมในชอง New password และชอง Confirm

new password โดยตองกรอกใหเหมอนกน จากนนกด

2.4 จะปรากฎหนาจอแจงยนยนการเปลยนแปลง password เมอกด กจะเสรจสน

ขนตอนการเปลยนแปลง

2.2

2.4

2.3



หนาแรก (Home)



หนาแรกเมอเขาสการใชงานระบบ แบงสวนการใชงานออกเปน 3 สวน คอ 1. สวนเมนการใชงาน ซงประกอบไปดวยเมน ไฟล, มมมอง , รายงาน ,เครองมอ , ชวยเหลอ ซงจะ

อธบายในสวนถดไป 2. สวนแสดงกลองเอกสาร ซงจะแสดงรายชอ กลองเอกสาร ทผใชงานสามารถเขาใชงานหรอไดรบสทธ

ตางๆในการด าเนนงานในกลอง กลองนนได 3. สวนแสดงผล จะเปลยนแปลงแสดงผลไปตามการท างานในแตละสวน ในหนาแรกน จะแสดงรายชอ

เอกสารทยงไมไดเปดอานในกลอง Inbox โดยแบงตามสทธในการเขาดเอกสาร ดงตวอยาง

2

1

3



เมนการใชงาน



เมนการใชงานแบงออกเปน 4 หมวด หลกๆ คอ 1 เมน ไฟล ประกอบดวย รายการดงน

1.1 บนทก : บนทกเอกสารทตองการ 1.2 พมพ : สงพมพเอกสารทตองการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม : ส าหรบใหโปรแกรมตรวจสอบวา มเอกสารใหมเขามาหรอไม 1.4 เปลยนรหสผาน : เพอเปลยนรหสผาน 1.5 ปด :

ออก : ออกจากโปรแกรม

เปลยนผใชงาน : ส าหรบการออกจากระบบและใหบคคลอนเขาใชงาน

ปดและตงตนโปรแกรม : เพอปดหนาการใชงานโปรแกรมระบบสารบรรณนทงหมด

2 เมน มมมอง เมนในกลมของ “มมมอง” ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน

1



2.1 แสดง/ซอนแถบ Folders : ซอนแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซายมอ 2.2 ขนาดอกษร : ปรบขนาดตวอกษรในหนาการแสดงผลทวไป โดยขนาดตวอยางอกษรจะเทากบ

A ดงภาพ 2.3 รายการอ านาจทไดรบ : จะแสดงอ านาจสทธทไดรบของผใชงาน 2.4 แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ : เรยกดตนแบบเอกสาร และเอกสารส าคญทเกบอยใน

ระบบ (ถาม)

3 เมน รายงาน ส าหรบการพมพเอกสารใหออกมาเปนรปแบบรายงาน เมอกดเลอกจะปรากฎหวขอ

2



3.1 รายงานมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสาร ตวอยางดงตอไปน

3.1.1 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.1]

3.1.2 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.2]

3.1.3 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.1]

3.1.4 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.2]

3.1.5 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.1]

3.1.6 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.2]

3.1.7 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.1]

3.1.8 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.2]

3.1.9 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.1]

3.1.10 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.2]

3.1.11 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.1]

3

3.1



3.1.12 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.2]

3.1.13 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.1]

3.1.14 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.2]

หมายเหต สามารถเลอกพมพรายงานแบบ ไฟลนามสกล .PDF และสามารถเลอกพมพแบบไฟล

นามสกล .XLS ซงจะมเนอหารายงานเหมอนกนโดยแตกตางกนเฉพาะไฟลนามสกลทตองการสงพมพเทานน (ดสญลกษณภาพประกอบ)

4 เมน เครองมอ ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน

4.1 ปดหนาตางทงหมด : เมอกดปมน จะปดหนาการท างานของระบบทงหมด 4.2 สมดรายชอ : จะแสดงรายชอผใชงานหรอหนวยงานทใชโปรแกรมในระบบทงหมด เพอใชใน

การคนหารายชอและจดกลมรายชอหรอหนวยงาน กรณาดรายละเอยดการใชงานทหวขอเครองมออ านวยความสะดวก

4



4.3 เลขรบและสงเอกสาร : ส าหรบการสรางและแกไข เลขรบและเลขสงเอกสาร กรณาดรายละเอยดการใชงานทหวขอเครองมออ านวยความสะดวก



4.4 มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจใหบคคลอนสามารถเขามากระท าการตางๆ แทนตนเองและสามารถท าการถอนอ านาจทไดท าการมอบใหบคคลอนไดเชนกน ในสวนของหนวยงานกด าเนนการวธเดยวกนน กรณาดรายละเอยดการใชงานทหวขอเครองมออ านวยความสะดวก

4.5 สงเอกสารอตโนมต : ควบคมการสงเอกสารอตโนมต โดยสามารถก าหนดการสงไปยงบคคลหรอหนวยงานได กรณาดรายละเอยดการใชงานทหวขอเครองมออ านวยความสะดวก

4.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขทหนงสอเพอใชส าหรบการออกเลขรบหรอเลขสงเอกสารประเภทตางๆ กรณาดรายละเอยดการใชงานทหวขอการจองและขอเลขเอกสาร



4.7 Administrative Tools : ส าหรบผดแลระบบ เมอกดแลวระบบจะใหกรอกรหสผานดงภาพ

4.8 ตวเลอก : ชวยในการปรบแตงหนาจอและการใชงานใหเหมาะสมตามความตองการ ทงรปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจงเตอนเมอมเอกสารเขา อปกรณ Scanner รวมถงการปรบคาการใชงาน โดยสามารถอนญาตใหหนวยงานอนสามารถท าการคนหาเอกสารทกครงทสรางหรอรบเอกสารอตโนมต

ขอ/จองเลขเอกสาร



เครอขาย : จะแสดงเครองแมขาย ทท าการจดเกบเอกสาร



การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเขาใหมในหนาแรกของโปรแกรม โดยสามารถตงรายการแสดงเอกสารไดสงสดถง 250 รายการ



แจงเตอน : สามารถก าหนดระยะเวลาการแจงเตอนเอกสารเขาใหมได ตงแต ไมแจงเตอน จนถง 1 ชวโมง

สแกนเนอร : ตงคาเครองสแกนเอกสารวาตวเครองเปนการท างานแบบ คอ แบบปกต หรอ อตโนมต



ความปลอดภย : สามารถก าหนดระยะเวลาการลอคหนาจอเมอไมมการใชงานได ตงแต ไมตองลอคหนาจอ จนถง 1 ชวโมง

ลายเซน : สามารถแนบรปลายเซนตทจะปรากฎทายขอความแนบทายได

ขนสง : สามารถอนญาตใหหนวยงานอนท าการคนหาเอกสารทสราง/รบเอกสารอตโนมตได



5 ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงาน เพออ านวยความสะดวกในการใชงานแกผใชหรอหนวยงานทใชใน

การศกษาขนตอนหรอวธการใชงานระบบ

5.1 View user manual : จะแสดงคมอการใชงานโปรแกรม ซงจะเปนไฟล .pdf โดยผใชระบบหรอหนวยงานสามารถสงพมพเปนเอกสารได

5



ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน



กอนทจะเรมใชงานระบบนน ผใชควรท าความรจกกบสวนประกอบหนาจอการท างานตางๆของระบบเสยกอน

ปมค าสงในการสงงาน ประกอบไปดวยปมจากทางซายไปขวาตามล าดบดงตอไปน

1. ปมดภาพกอนพมพ โดยสามารถพมพหนารายงาน , รายการขอมลในสวนหนาแสดงรายละเอยดออกสเครองพมพได

2. ปม Refresh ส าหรบการเรยกดรายการในกลองเอกสารจาก Server อกครง โดยให Server สงขอมลลาสดมาให

3. ปมคนหา เพอการคนหาเอกสารหรอรายการตางๆ หรอเปนการก าหนดเงอนไขในการแสดงรายการเอกสาร ใชงานไดโดยการคลกทรปแวนขยาย หรอพมพค าทตองการคนหาลงในชองวางหลงรปแวนขยาย จากนนกด [Enter]

3

1

2



รายการกลองเอกสารของผใชและของหนวยงาน คอรายชอบคคลของผใชกลองเอกสารนน หากเปนหนวยงานหรอต าแหนง

จะเปนสญลกษณดงภาพ ภายในกลองเอกสารแตละกลองจะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน

: รายการเอกสารเขา เกบรายการเอกสารทสงเขามายงผใชหรอหนวยงาน โดยใน inbox สามารถสราง Folder ยอย ๆ ไดอก

: กลองรายการเอกสารทบคคลหรอหนวยงานเผยแพรเอกสารสสาธารณะ

: รายการเอกสารออก เกบรายการเอกสารทผใชหรอหนวยงานสงออก

: รายการเอกสารทสรางขนหรอจดเกบกอนการสงเอกสารออกไปยงผอน หรอหนวยงานอน เพอความสะดวกตอการใชงานของผใช

: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากสทธผถอครองต าแหนงนนๆ (ซงแตละสถาบนจะก าหนดสทธของผถอครองต าแหนงนนหรอไมกได โดยจะขนอยกบความเหมาะสมของแตละหนวยงาน)

: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากหนวยงานของผใชระบบ



: รายเอกสารทผใชหรอหนวยงานเปดชองทางใหผทตองการทราบสามารถสบคนได แตตองไดรบสทธในการเขาดเอกสารจากหนวยงานหรอบคคลผสรางเอกสารนน

: เมอผใชหรอหนวยงานไมตองการเอกสารชนใด สามารถไปยงกลองเกบเอกสารทไมตองการนนๆ แลวเลอกเอกสารทตองการจะลบดจาก List ของเอกสารกลองๆ นน (ดงภาพตวอยาง จะเปน List ของกลองเอกสาร Sentbox)

แลวกดทปม Delete บนแปนพมพ จะมหนาตางแสดงขนมาทหนาจอระบบเพอถามวา “คณแนใจหรอทจะท าการยายรายการหลกนไปยง Recycle Bin” ดงภาพตวอยาง

ใหผใชกดทปม yes เพอยนยนการยายเอกสารไปยงถงขยะ โดยทจะเอกสารเหลานนจะยงอยในระบบ แตจะอยในสวนทเปน Recycle Bin หากท าการซอนไวกจะมองไมเหนเอกสารในกลองน

รายการเอกสารทอยในกลองตางๆ



เมอกดเลอกทตวเอกสารแลวท าการกดทปม ทางดานขวามอจะปรากฎหนาตางของเอกสารทเลอกโดยสงเขป และหากตองการซอนใหท าการกดทปม

อกครง หนาตางทปรากฎขนกจะหายไป

ผใชสามารถคลกเพอเขาไปเลอกดเอกสารในแตละรายการ

ได



กลองสรางเอกสาร (Document box)



สรางเอกสาร Document 1. เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอ

หนวยงานใดๆ) โดยการกดทรายชอในกรอบทางซาย ดงตวอยางในภาพประกอบ

2. กดทปม เลอกประเภทเปน

1

2



3. พมพหวเรองเอกสารในชองของ “หวเรอง” 4. กรอกขอความรายละเอยดตางๆในชอง “บทคดยอ”

5. กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม โดยจะมชองใหกรอกรายละเอยดตางๆ (ดงภาพประกอบ)

วนทเขา วนทผใชหรอหนวยงานท าการสรางเอกสาร หรอวนทเอกสารเขาใน inbox ในกรณผใชหรอหนวยงานเปนผรบ

ประเภทเอกสาร สามารถกดเลอกระบประเภทของเอกสารทสราง

เลขหนงสอ

3

4

5



กรณใชเลขทมอย

เมอกดทปม “หมายเลขทมอย” จะปรากฎหนาตาง จะม ปม

และ ทงนผสรางเอกสารจะตองท าการขอหรอท าการจองเลขกอน กรณการขอเลขจากหนาจอ

ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองไดโดย เลอกรายการเลขหนงสอทตองการขอเลข ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข ● ชอเลม ● ผไดรบสทธใชเลข ตวอยาง หนวยงาน ● เลขสงหนงสอภายนอก ● ขอใหกบ Vision Net



คลกทปม จากนนกรอกขอมลหนงสอทตองการจะขอเลข โดย

1. เลอกรปแบบเลขหนงสอทตองการ 2. กรอกชอเรองของหนงสอ 3. กรอกวนทหนงสอ 4. กรอกในสวนของ เรยน 5. กรอกในสวนของ จาก 6. กรอกในสวนของ หมายเหต 7. ในสวนบคคลหรอหนวยงานผใชเลขจะถกก าหนดโดยสทธทเจาของเลขก าหนดมาไมสามารถ

เลอกได

8. คลกทปม เพอบนทกการขอเลขหนงสอ 9. รายการเลขหนงสอทขอไดจะแสดงในหนาแรกดงรป



โดยสวนนจะมไวส าหรบผใชทมสทธเปนผถอสมดคมเลข โดยระบบจะแสดงใหเหนวาไดมการจองเลขใดไวแตยงไมไดน าเลขทของหนงสอนนไปใช โดยสงเกตจากสญลกษณ ดงกลาว และหากเลขหนงสอทไดท าการจอง และ มการน าเลขนนไปใชจะสงเกตจากสญลกษณ ดงภาพ โดยจะมเครองหมายถก ในชอง ดงภาพตวอยาง



ระดบชนความเรว (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความเรวได)

ระดบชนความลบ (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความลบได)

วนทเอกสาร (คอวนททระบในตวเอกสาร)

เรยน ( ในสวนของชองนสามารถกรอกตวอกษรหรอกดทปม กไดจะปรากฎสมดรายชอ / Address Book และเมอตองการจะลบรายชอทไดเลอกไปแลวเพอท าการแกไข

ใหกดทปม จะลบรายชอนนออก แลวจงท าการเลอกรายชอใหมเขาไป ) o อธบาย (เรยน) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดย

จะเปนการขยายความเขาใจ ในชอง “เรยน” )

อางถง (ขอความ) (ในทนอาจกรอกรายละเอยดหรอไมกรอกกได) o อางถง (รายการ) (ในทนคอการแนบสงทอางถงเปนไฟลขอมลทตองการเขาสระบบ)

กดท มสองสวนใหเลอก คอ

หากท าการเลอกท เชอมโยงหนงสอเดมทมอยในระบบจะปรากฎหนาตาง ดงภาพ



ใหผใชท าการคนหาเอกสารจากกลองเอกสราง (Document box) หรอ กลองเอกสารเขา (Inbox) แลวจงกดเลอกเงอนไขในการคนหาเอกสาร เชนถากดปม

จะเปนการคนหาเอกสารอยางรวดเรว ตวอยางดงภาพ

ใหผใชงานก าหนดเงอนไข คอ ค าคนหา และชวงวนท ทตองการและกดท ปม

แตหากตองการคนหาแบบ Quick Search คอสามารถระบแหลงท

คนหาเอกสารไดใหกดปม



จะปรากฎหนาจอดงภาพ โดยผใชตองท าการก าหนดแหลงทคนหา และจงกดปม

หรอหากตองการคนหาแบบอนกสามารถกดปม ได เชน ถาเลอกการคนหาแบบ Advance Search จะปรากฎหนาจอดงภาพ ซงเปนการคนหาเอกสารอยางละเอยด

โดยผใชสามารถกดทสญลกษณ เพอก าหนดหวขอในการคนหาดตวอยางภาพประกอบ



ซงสามารถคนหาไดจากวนทเขาของเอกสาร, หวเรอง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ระดบชนความลบ, ระดบชนความเรว, บทคดยอ, Full text search, วนทเอกสาร, วนทรบ, วนทสง, วนทสราง, เรยน, อธบาย(เรยน) , จาก อธบาย (จาก) , ผสงเอกสาร, เลขรบ, สถานะการรบเอกสาร, หมายเหต, Folder ทคนหา,แหลงทคนหา

หรอหากไมตองการก าหนดหวขอในการคนหาใหกดสญลกษณ เพอเปนการปดหวขอทไมตองการใชคนหา



สงทสงมาดวย (ทงนจะมหรอไมกได)

จาก (กใชวธการเดยวกนกบ “เรยน” คอสามารถกรอกตวอกษร หรอกดทปม กไดจะ

ปรากฎสมดรายชอ ) และหากตองการลบกใหกดสญลกษณ

อธบาย (จาก) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะเปนการขยายความเขาใจ ในชอง “จาก”)

จ านวนหนา (สามารถกรอกจ านวนหนา ไดในกรณทเอกสารทแนบมจ านวนมากกวาหนง)

เวลาด าเนนการ (ผสรางสามารถเลอกไดทง แบบก าหนดระยะเวลา และไมก าหนด)

อายเอกสาร เรมใชงานตงแต (โดยจะมใหเลอกทงวนทปจจบน หรอ สามารถก าหนดวนทไดเอง)



หมายเหต (สามารถกรอกรายละเอยดเพมเตมไดตามตองการ) ซงจะมชอง เพอใหใสเครองหมาย หากตองการเผยแพร / อนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสารนได

1.6 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน ผใชสามารถกรอกไดตามตองการ ตามแตละประเภทของเอกสาร โดยสามารถก าหนดใหเอกสารแตละประเภทมดชนและขอมลเพมเตมได โดยตองตดตอ Admin ของระบบและเมอท าการเลอนเมาทลงมาดานลางสดในสวนของการกรอกรายละเอยดทเปนเนอหาจะเปนสวนของสทธในการแนบเอกสารเพมเตม

1.6



1.7 สทธในการแนบเอกสารเพมเตม ผใชตองก าหนดสทธในการแนบเอกสารสาธารณะของผรบเอกสาร โดยอนญาตใหผรบทกคน แนบเอกสารเพมเตมได หรอ จะอนญาตบางบคคลหรอ

หนวยงานทจะสามารถแนบเอกสารเพมได โดยกด จะเขาสหนา “สมดรายชอ” เพอท าการเลอกรายชอทตองการ ตวอยางจะปรากฎหนาตางดงภาพดานลาง

1.7



และเมอเลอกรายชอหรอหนวยงานเรยบรอยแลวใหกดท ปม เพอปดหนาจอสมดรายชอ รายชอหรอหนวยงานทเลอกกจะปรากฎอยในชอง ดงภาพตวอยาง

จากนนใหท าการ กดท ปม ทมมขวามอเพอปดหนาจอน ระบบจะท าการบนทกขอมลทกรอกไปแลวขางตนโดยอตโนมต และจะกลบเขาสหนาการสรางเอกสาร



1.8 สามารถท าการแนบเอกสารเพมเตมไดโดยกดทปม แลวเลอกประเภทการแนบเอกสารตามความตองการ ตวอยางดงภาพ

1.9 เมอกรอกรายละเอยดตางๆในเอกสารครบถวนแลว ใหกดทปม ระบบจะท า

การสรางเอกสาร แลวเกบเอกสารทถกสรางนนไวในกลอง เปนอนจบขนตอนการสรางเอกสาร

1.8

1.9



สรางเอกสารแลวสงออก 2.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอ

หนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย

กรณตวอยางดงภาพ จะเปนการสรางเอกสารจากกลอง ในนามของบคคล ชอ ผพฒนาระบบ 1 Vision Net

2.2 กดทปม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน

2.2

2.1



2.3 พมพหวเรองเอกสารทตองการสราง ในชองของ “หวเรอง”

2.4 กดท เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)

2.5 กรอกขอมลรายละเอยดเนอหาเอกสารอยางยอลงในชอง “บทคดยอ/เนอหาเอกสาร (Abstract)”

2.6 กดทปม เพอระบปลายทางผรบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทงระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางหนาใหมขนมา ซงสามารถท าเพมเตมรายชอปลายทางผรบไดในหนาน โดยจะอธบายในขอ 2.9

2.7 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม)

2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดทปม ผทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการสงตอไปอกกครง ผรบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได

2.9 ในหนาสงถงจะเปดเขาสหนาจอ เพอเพมรายการปลายทางผรบ

2.3

2.6

2.7

2.5

2.4

2.8



โดยเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ แลวกดแถบเมาทไปทชอนน เพอใหชองดาน

ขวามอแสดงรายละเอยดดงภาพดานลาง แลวจงกด ซงวธใชงานหนา “สมดรายชอ” อยางละเอยดจะอธบายในภายหลง

และเมอกด แลวระบบจะบนทกชอหรอหนวยงานทผใชเลอกและออกมาสหนา Forward & Reply Document ตวอยางดงภาพประกอบ



2.10 เลอกก าหนดเปาหมายในการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.11 เลอกก าหนดวธการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.12 เลอกก าหนดระดบการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน

2.13 เลอกก าหนดวนทตองเปดอาน, วนทตองรบ, วนทตองสงตอ แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน

2.9 2.10 2.11

2.14 2.15 2.20

2.13 2.12

2.16

2.17

2.18

2.19



2.14 สามารถปรบแตงล าดบรายชอกอนหลง (ล าดบนจะมผลตอล าดบในการสงเอกสารในกรณทเลอกประเภทวธการสงออกเปนแบบ “ตามขนตอน” หรอเลอกรปแบบการสงเอกสารเปนแบบ “ตามล าดบ”)

2.15 กรณทมการเพมปลายทางผรบผดพลาด สามารถลบออกได โดยกดไปทปมน

2.16 ก าหนดรปแบบการสงเอกสารออก วาตองการสงเอกสารแบบใด 2.17 บนทกการเตอน โดยก าหนดเมอผรบด าเนนการใดๆ กบตวเอกสารทสงไป 2.18 ก าหนด “การออกเลขสง” 2.19 เพมเอกสารแนบ ซงเอกสารทแนบในสวนน ไมไดถกแนบตดไปกบตนฉบบเอกสาร ผทไดรบ

ไฟลแนบนมเพยงผทมรายชออยในรายการปลายทางผรบ ทจะรบเอกสารเทานน หากเกดการสงเอกสารฉบบนออกไปอก ผทรบตอกจะไมเหนไฟลแนบน ท าไดโดยการกดปม

จากนนเลอก ประเภทการแนบไฟล แลวท าตามขนตอนเลอกไฟลทตองการแนบ

2.20 เมอระบรายละเอยดครบถวนตามตองการแลวจง กดปดหนาจอน 2.21 เมอตรวจสอบจนแนใจวาไดระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทปม

2.18

2.19

2.17

2.16



รบเอกสาร

2.22 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย


3.2

3.1



2.24 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ

สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทปม 2.25 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทปม เพอเลอก 2.26 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ

2.27 กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)

2.28 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”

2.29 แนบเอกสารเพมเตม ไดโดยการกดทปม

2.30 เมอตรวจสอบวาไดกรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลการรบเอกสาร

3.8

3.9

3.5

3.7

3.6

3.3

3.4



รบเอกสารแลวสงออก

2.31 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย


4.2

4.1



2.33 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ

สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทปม 2.34 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทปม เพอเลอก 2.35 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ

2.36 กดทปม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวในขนตอนการสรางเอกสาร)

2.37 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”

2.38 กดทปม เพอระบปลายทางผรบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทงระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางใหมขนมา ซงสามารถท าการเพมเตมรายชอปลายทางผรบไดในหนาน วธการใชงานดงทไดกลาวไวในขอ สรางเอกสารแลวสงออก

2.39 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 2.40 แนบเอกสารสาธารณะ ผทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกด

การสงตอไปอกกครง ผรบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได โดยการกดปม

4.9

4.5

4.7

4.8

4.11

4.10

4.4

4.3

4.6



2.41 เมอตรวจสอบวากรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดปม ระบบจะท าการบนทกการสรางเอกสารรบแลวสงออกกจะเสรจสมบรณ



กลองเอกสารเขา (Inbox)



กลองเอกสารเขา 1. เขาสกลองเอกสารเขาโดยการ คลกท

2. เมอตองการเขาไปดเนอหาเอกสารอยางครบถวน ใหดบเบลคลกทรายการเอกสาร

3. สามารถกดปม เพอท าการซอนแสดงหนาจอรายละเอยด เอกสารอยางยอ โดยในหนารายละเอยดเอกสารจะเหนรายละเอยดตางๆ ดงภาพตวอยาง

สามารถเลอกไดวาจะเขาไปดเนอหาเอกสารโดยกดเลอกจาก หมายเลขรบ ,เรอง หรอสงมาจากทใดกสามารถท าได

2 1

3



4. ขอมลของผสง โดยระบบจะแสดงเลขทสง สงจาก วนทสง ระดบการสง และวตถประสงคลงนาม/สงการของการสงเอกสารฉบบนน

5. ขอมลเอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดบชนความเรว ระดบชนความลบ ประเภทเอกสาร วนททระบในเอกสาร เรยนถง อางถง สงทสงมาดวย จ านวนหนา (ถาม) เจาของเอกสาร (บคคลหรอหนวยงาน) วนทสรางเอกสารฉบบนน

4

5



6. บทคดยอ หรอ เนอหาเอกสาร 7. หมายเหต (ถาม) 8. ขอมลเพมเตมและดชนสบคน 9. สถานะการด าเนนการแลวเสรจ จะแสดงสถานะและรายละเอยดของการด าเนนงาน 10. ประวตการแกไข จะม Link แถบสญลกษณ เพอแสดงขอมล หากกดแลวไมมการแกไขเอกสาร

ระบบจะแจงวา “ไมมรายการ / No record” 11. ขอความแนบทาย แสดงขอความทผสงสงมา สามารถกด Link แถบสญลกษณใหกดเพอแสดง

รายการในหนาใหม 12. เอกสารแนบจากตนเรอง ผรบสามารถกดท Link เพอแสดงขอมลทตนเรองแนบมากบเอกสาร

ฉบบนไดคณสามารถเรยกด ไฟลตางๆทถกแนบมากบเอกสารโดยกดทรายชอไฟลทแนบมา กรณไฟลทแนบมาเปนภาพ จะเปดหนาตางการแสดงภาพขนมา และสามารถพมพออกสเครองพมพได กรณไฟลทแนบเปนไฟลประเภทเอกสารเชน Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะเปลยนจากการเปดหนาตางแสดงภาพเอกสาร เปนการใหคณบนทก (Save) เอกสารสคอมพวเตอรของคณ เพอใหคณสามารถเปดดในภายหลง

6 7

8

9

10 11

12



13. ขอมลการรบเอกสาร ระบบจะแสดงวนทรบ เลขรบ และใครเปนผรบเอกสาร 14. ผลการลงนาม/สงการ ทงนผสงจะเปนผระบเปาหมายเพอใหผรบลงนาม หากผสงไมไดระบ

เปาหมายระบบจะ แจงเปน เพอทราบ 15. หมายเหต หากผสงมการหมายเหต ขอความจะแสดงทสวนน 16. การปฏบต 17. ขอมลการสงเอกสาร หากมการตงแสดง 18. ทางเดนเอกสาร ผรบและผสงสามารถกด Link เพอแสดงขอมลทางเดนเอกสารได วาไดมการ

สงเอกสารตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอนๆหรอไมอยางไร โดยระบบจะแสดงเปนกราฟ และสามารถตรวจดสถานะเอกสารในแตละเสนทางไดดวยการกดทรายการทางเดนเอกสารทคณสนใจ จะแสดงหนา “Route Information” ขนมา

13

14

15 16

17 18



รายละเอยดทจะแสดงในหนาน จะประกอบไปดวย ขอมลทวไป (เอกสารจากใคร ถง ใคร) Date/Time (วนท เวลา ของทางเดนเอกสาร) หมายเลข (หมายเลขสง หมายเลขรบเอกสาร) เปาหมาย ( เพอ , ลงนามโดย ) ขอความแนบทาย

การรบเอกสาร 1. ในหนาแสดงรายการเอกสารใน Inbox วธรบเอกสามารถท าไดโดย กดเลอกทรายการเอกสาร

ทตองการรบ ดบเบลคลกเขาสหนาเนอหาเอกสาร ดงภาพ



2. กดทปม จะเปดหนาการรบเอกสารขนมา

3. เลอกประเภทในการรบเอกสาร จากนนกดทปม เปนอนเสรจสนการรบ

เอกสาร

1

2

3



4. ดงภาพจะเหนวาเมอท าการลงรบ ตรงทเปนปมคลกทนเพอรบเอกสาร จะเปลยนเปนเลขหนงสอรบทตวบคคลหรอหนวยงานไดด าเนนการรบเอกสาร

การตอบกลบเอกสาร

1. ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทปม จะเปดหนาตางโตตอบส าหรบการตอบกลบ

2. ในรายการชอปลายทางผรบจะปรากฏชอของผทสงเอกสารมาหาคณใหโดยอตโนมต ในชองสงไปท

1

2 3 4 5 6



3. ในกรณทหนวยงานนเปนหนวยงานทรบเอกสารตนฉบบใหกดปมตนฉบบ ระบบจะเปดหนาจอเพอระบขอมลตนฉบบ

4. เลอกประเภทการสงเปาหมายในการสงเอกสาร

5. ระดบความส าคญการสง เปนการบอกแกผรบเอกสารแตละรายปลายทาง วามความส าคญการสงระดบได โดยจะปรากฏเปนสญลกษณทรายการเอกสารขาเขา

6. วนทควรเปดอาน วนทควรรบ และวนทควรสงตอ เมอก าหนดวนทจะปรากฏยงตาราง

“รายชอบคคลหรอหนวยงานทไดรบเอกสาร และประวตการรบสง” ในหนารายละเอยดเอกสารขาเขา และสามารถท าการค านวณหาวนทใชไปของแตละกจกรรมเมอเปลยบเทยบกบวนทก าหนด

7. การก าหนดงานใหแตละปลายทาง สามารถก าหนดโดย

กรอกหวของาน ทตองการสงงาน ถาตองการสงงานชองนจ าเปนตองกรอก

กรอกรายละเอยดงาน โดยชองนไมจ าเปนตองกรอก

ระบวนทงานควรเสรจสน โดยชองนไมจ าเปนตองกรอก รายละเอยดงานสามารถแกไขหลงจากสง ไดทรายละเอยดเอกสารขาออก (Sent box)



8. การสงตามล าดบ คอ วธการสงท ระบบจะสงหาบคคลหรอหนวยงานแรกใน

รายการผรบเอกสาร และจะบงคบวาบคคลแรกในรายการผรบเอกสารตองเปนผสงเอกสารตอไปยงบคคลทสองในรายการผรบเอกสาร และจะบงคบใหสงตอไปเรอยๆจนครบทกรายชอในรายการ บคคลสดทายในรายการผรบเอกสารนนจงสามารถทจะสงตอใหบคคลอนได แตหากผสงตองการใหผรบไดรบเอกสารพรอมกนทกคน ใหน าเครองหมายถกออกจากชอง

9. การออกหมายเลขสง o ไมออกเลข o ใชหมายเลขรบ o ออกเลขจาก [ชดเลขเอกสารทเราสรางขนมา โดยสามารถแกไขปรบเลขได]

10. รปแบบการสงเอกสารมใหเลอก 2 แบบ โดยจะมรปแบบ สงออก และ รปแบบ เวยนออก ถาคณตองการใหระบบบนทกกจกรรมของผรบ ใหท าเครองหมายถกทชอง ตางๆ วาตองการใหระบบแจงเตอนเมอผรบท ากจกรรมใด

11. กรอกขอความแนบทาย ทตองการสงใหแกผรบหรอหนวยงานทรบ (ถาม) และหากท าเครองหมายถกทชอง ระบบจะท าการแนบไฟลเอกสารและขอความแนบทาย(ถาม) ของบคคลหรอหนวยงานกอนหนาไปยงผรบหรอหนวยงานรบทไดรบเอกสารตอจากเรา แตหากไมไดท าเครองหมายใดๆผรบ

7 8 9

10

11



หรอหนวยงานรบจะเหนเพยงขอความแนบทายจากบคคลหรอหนวยงานทสงมาเทานนตามปกต โดยผรบหรอหนวยงานรบจะไมเหนขอความแนบทายทมการแนบมาจากตนเรอง ถาคณไมตองการใหบคคลหรอหนวยงานทรบเอกสารตอจากคณ เหนขอความแนบทายทบคคลหรอหนวยงานสงใหคณ ท าไดโดยการน าเครองหมายถกออกจากชอง

12. เอกสารแนบ โดยเอกสารจะสงถงผรบตามรายชอทระบเทานน บคคลทไมอยในรายชอหรอสงถงจะไมไดรบเอกสารหรอไฟลน

วธการแนบไฟล กดปม จะปรากฎ ลงค ใหเลอกวธการแนบไฟล ดงภาพ

โดยวธการน าเขาใหเลอกไฟลทตองการแนบและท าตามวธการ เชน เมอน าเขาจากไฟลในเครองระบบกจะแสดงลงค ใหเลอกไฟลทตองการดงภาพ ใหผใชเลอกไฟลทตองการแลวกด

ปม

หรอเมอเลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) จะปรากฎหนาจอดงภาพ หากเราไดท าการตอเครองสแกนเนอร ไวเรยบรอยแลว



โดยเราตองท าการตงคา เลอกเครองใหเหมาะกบคณสมบตของเครองสแกน เพยงครงแรกใน

การใชงาน ครงเดยว จากนนใหกดท ปม โปรแกรมจะท าการสงค าสงไปยงเครอง

สแกนเนอร เพอท าการสแกนและจดเกบเอกสารเขาในระบบ จากนน เลอกไปทปม เปนอนเสรจสนกระบวนการตอบกลบ จากนนระบบจะแสดงลงคแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ ให

กด ปม

การสงตอ

1. ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทปม



2. จะเปดหนา “สมดรายชอ” ขนมาใหเลอกรายชอทจะก าหนดเปนปลายทางผรบ ซงจะอธบายการใชงานหนา “สมดรายชอ” ในภายหลง

3. เมอเลอกปลายทางผรบเสรจแลว จะเปดเขาสหนา “Forward & Reply Document” เพอให

ระบรายละเอยดทตองการเชนเงอนไขการสงเอกสาร รายชอบคคลหรอหนวยงานผรบเอกสาร , ขอความแนบทาย

1



ซงเมอเลอนเมาทลางมาดานลางจะมใหเลอก ในสวนทผใชสามารถก าหนดผรบขอความแนบทาย, บนทกการเตอน, เลขสงและเอกสารแนบ ไดเหมอนวธการ ตอบกลบ

การตอบกลบแบบงาย

1. การตอบกลบเอกสารแบบงาย ใหผใชกดทปม ระบบจะใหผใชเลอก ดงภาพประกอบ

1



โดยระบบจะขนรายชอบคคลหรอหนวยงานทสงเอกสารมา โดยทผใชไมตองเลอก แตอยางใด ซงผใชสามารถ เลอก ลงนาม/สงการ และ เลอกระดบความส าคญของการสงเอกสารฉบบนได ซงจะตอง

พมพขอความแนบทายดวย จากนนกดทปม จากนนระบบจะแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ

ยกเลกรายการ

1. การยกเลกรายการ ใหกดปม ระบบจะขนลกษณะดงภาพ

1



โดยใหผใชใสเหตผลทตองการยกเลกรายการเอกสารน และใหกดทปม ระบบจะท าการยกเลกเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการยกเลกเอกสารใหเหนดงภาพ

2. การยกเลกเอกสารทท าการรายการยกเลกไปแลว เมอผใชไดท าการยกเลกเอกสารและ

ตองการน าเอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการยกเลกจะเหนสญลกษณการ

ยกเลกเอกสาร ดงภาพ กดปม จะมลกษณะ เหมอนถกกดสวทซ ลงไป



ใหผใชกดทปม อกครงหนง ระบบจะถามวา ผใชแนใจหรอไมทจะลบ

สญลกษณการยกเลกจากเอกสารน ดงภาพ ใหกดปม สญลกษณการยกเลกจะหายไป

2



เมนเพมเตม ในหนาเนอหาเอกสาร กดทปม “เมนเพมเตม” จะมสวนเพมเตมใหเลอกดงภาพตวอยาง

ตกลบ สงเอกสารกลบไปยงผสง เพอใหผสงแกไขเอกสาร หรอ เอกสารฉบบนนไมเกยวของ

กบผใช ลกษณะเหมอนการ ตอบกลบเอกสาร เพยงแตเอกสารทถกตกลบอาจเปนเอกสารทมขอมลไมสมบรณจงถกตกลบเพอใหผสงน ากลบไปแกไข

ขอความสาธารณะ น าเอกสารทไดรบเผยแพรสสาธารณะ โดยสามารถเขยนขอความเพมเตมได สามารถกระท าไดในสวนของ Document box, Sentbox และ Inbox การฝากขอความลกษณะนเปรยบไดกบการปดประกาศบนบอรด ทกคนทรบเอกสารจะสามารถมองเหนขอความไดทกคน

แนบเอกสารเพมเตม แนบไฟลเพมเตมในตวเอกสารฉบบทไดรบตอมาไดหากผสงไดท าการเปดสทธไว

แนบเอกสารตนเรอง แนบไฟลเอกสารซงเปนเปนการแนบเอกสารจากหนวยงานตนเรอง

เปดเอกสาร เปดหนาไฟลเนอหาเอกสารไดจากหนานเชนกน

แกไขเนอหา แกไขเนอหาเอกสารได โดยจะตองมสทธในการแกไขเอกสารนนๆ

การรบเอกสารเปนชด อ านวยความสะดวกในการรบเอกสาร ในกรณทหนงวนมเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากมาย ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย

ใชปม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ

กดทเมนเพมเตม > [รบเปนชด…]



จะเขาสหนารบเอกสาร ”Dialog Window” เพอท าการรบเอกสาร ใหเลอกรปแบบในการรบ

เอกสาร ซงมดวยกน 3 วธ คอ 1. ไมออกเลขรบ ในกรณทผรบไมมหมายเลขรบ หรอไมจ าเปนตองออกเลขรบ 2. ใชหมายเลขรบเดม จากบคคลหรอหนวยงานกอนหนา 3. ออกเลขรบ โดยเลอกจากเลขรบทตองการใช คณสามารถปรบเลขตราประทบทเลอกโดย

กดปม จะปรากฎหนาตางใหคณกรอกเลขใหมทตองการปรบ



จากนนกดปม เปนอนเสรจสนกระบวนการรบเอกสารเปนชดโดยการปรบ

เลข



กลองเอกสารออก (Sent box)

2



กลองเอกสารออก

1. สามารถเชครายการสงเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบคคล ไดจาก Sent box โดย

การ กดท 2. ตรวจดสถานะของเอกสาร จากสญลกษณหนารายการทแสดงขนมา

3. ดบเบลคลกทรายการเอกสารทสนใจ หรอ เรอง เพอเขาสหนาเนอหาเอกสารทไดสงออก

1 2

3

1



การยกเลกการสงเอกสาร สามารถท าไดทกลองเอกสารออก ในกรณทคณเปนผสงเอกสารออก และผรบนนยงไมไดท าการเปดดเอกสารเทานนจงท าการยกเลกได (โดยยกเลกได แยกตามรายบคคล)

1. ในหนา เนอหาเอกสารของ กดทปม 2. จะปรากฎหนาจอยนยนการยกเลกเอกสาร ใหกรอกเหตผลในการยกเลกลงในชองวาง

3. จากนนกดปม

1

3

2



4. หากการยกเลกเอกสารเสรจสมบรณ ระบบจะแสดงกรอบโตตอบ ยนยนการยกเลกเอกสารเสรจสน

4



กลองเอกสารสาธารณะ (Public box)



จะสงเกตจากดานซายมอในสวนทเปนกลองเอกสาร จะเหนกลอง ซงเปนกลอง

เอกสารสาธารณะ ส าหรบใหบคคลหรอหนวยงานทสามารถเขาใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส เขาดเอกสารทผใช หรอหนวยงานแตละหนวยงานยนยอมเผยแพรเอกสารใหผอนไดทราบเพยงอยางเดยวโดยจะไมสามารถท าการแกไขใดๆ กบตวเอกสารได ซงสวนมากมกจะใชกบค าสงหรอประกาศ ลกษณะการเผยแพรน จะ คลายกบ แผนบอรดตดประกาศ ใหผใชงานไดทราบ เชนหากผใชหรอหนวยงานใดตองการทราบขาวทราบสารหรอเอกสารประกาศ หรอค าสง ทมไดเปนความลบแตอยางใด กสามารถทจะคนหาเอกสารไดจากกลองน แตทงนตองขนอยกบผสรางเอกสารฉบบนน วายนยอมเผยแพรเอกสารดงกลาวใหเปนเอกสารสาธารณะหรอไม



ซงจะสงเกตจากภาพดานบนวา กลอง จะมอยใน Inbox ของทกๆกลองท ผใชมสทธเขาใชงาน โดยหากเปนเอกสารหนวยงาน หากตองการดประกาศหรอค าสง จ าเปนจะตองเขาดเอกสาร

เผยแพรในกลอง ของหนวยงานทผใชงานสงกดอย



กลองไฟลเอกสารเผยแพร (Shared box)



ใหผใชหรอหนวยงานทเปนเลอกกลอง “Shared box” ทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทตวเอกสาร ดงภาพตวอยาง ดานลาง

การเผยแพร (Share)

การเผยแพรเอกสารเปนการอนญาตใหบคคลอนนอกเหนอบคคลทไดรบสทธเขาถงหนวยงาน เขาถงเอกสารของหนวยงาน สามารถระบถงโฟลเดอรของเอกสารทตองการเผยแพร จดกลมบคคลทตองการใหเขาถง และมอบสทธการเขาถง โดยผทสามารถเผยแพรตองไดรบสทธในการเผนแพรเอกสารของหนวยงาน กระบวนการเผยแพรจะมอย 2 ขนตอนใหญคอ จดกลมผมสทธเขาถงขอมล และมอบสทธการเขาถง

จดกลมผมสทธเขาถงขอมล การมอบสทธการเขาถงของการเผยแพรเอกสาร เพอความสะดวกในการมอบสทธบคคลจ านวนมาก

เพอความยดหยนในการมอบสทธ จงเลอกใชวธการจดกลมบคคล โดยสามารถสรางไดมากกวา 1 กลม และบคคลสามารถอยไดมากกวา 1 กลม

การใชงานโดยเลอกท เครองมอ > กลมผมสทธเขาถงขอมล

1.2 1.1



การเพมกลมผมสทธเขาถงขอมล

1. เลอกหนวยงานในชอง “เจาของรายการ” เหตทตองเลอกเนองจากโปรแกรมจะก าหนดวากลมผม

สทธเขาถงขอมลสรางขนมาในหนวยงานใดจะตองใชงานทหนวยงานนน ดงนนถาสรางไมตรงกบหนวยงานทตองการจะไมสามารถน ากลมไปใชในหนวยงานนนได

2. กดปม “เพม” ทมมซายลาง โปรแกรมจะเปดหนาจอเพอใหก าหนดชอกลม

กรอกชอทตองการในชอง “ชอ” และกดปม “ตกลง”

3. ปรากฏกลมทสรางขนในกรอบ “กลม” ดานซาย 4. ถาตองการเปลยนชอกลมใหเลอกรายการกลมทกรอบ “กลม” ดานซาย และกดปม “เปลยนชอ”

ทมมซายลาง 5. ถาตองการลบกลมใหเลอกรายการกลมทกรอบ “กลม” ดานซาย และกดปม “ลบ” ทมมซายลาง

2 4 5

1 3



การเพมสมาชกกลมผมสทธเขาถงขอมล

1. เลอกกลมทตองการเพมสมาชกจากรายการกลมทกรอบ “กลม” ดานซาย 2. กดปม “เพม” ทมมขวาลาง โปรแกรมจะเปดหนาจอเพอเลอกบคคล 3. เมอเพมบคคลเสรจสน รายชอจะปรากฏทกรอบ “สมาชกกลม” ดานขวา 4. ถาตองการลบสมาชกออกจากกลมใหเลอกรายการสมาขกกลมทกรอบ “สมาชกกลม” ดานขวา

และกดปม “ลบ” ทมมขวาลาง

มอบสทธการเขาถง 1. ไปยงแถบโฟลเดอรของหนาจอ 2. คลกขวาทโฟลเดอรทตองการเผยแพร ถาโฟลเดอรนนสามารถแผยแพรไดจะปรากฏเมน “แชร”

โฟลเดอรทสามารถแผยแพรคอโฟลเดอรทหนวยงานนนเปนเจาของรายการเอง หรอผท าการเปนผมสทธในการเผยแพร

3. โปรแกรมจะเปดหนาจอ “แชร”

3 4

1

2



4. กดปม “แชรใหกบ” โปรแกรมจะเปดหนาจอ “Choose group” เพอใหมอบสทธการเขาถงใหกบ

กลมผมสทธเขาถงขอมล

5. มอบสทธโดยการท าเครองหมายถกในรายการกลมผมสทธเขาถงขอมล โดยสทธทใหจะแสดงในหว

คอลมพ โดยจะมกลมผมสทธเขาถงขอมลแรกชอวา “ทกคน” คอทกคนทเขาใชงานระบบฯ 6. ในกรณทตองการเพม แกไข กลมหรอสมาชกกลม สามารถท าไดโดยกดปม “จดการรายชอกลม” 7. กดปม “บนทกแลวปด” 8. มอบสทธเสรจสน



การแกไขเอกสาร



การแกไขเนอหา

จะสามารถท าไดในกรณทคณเปนผสรางเอกสารฉบบนน (เอกสารทจะท าการแกไขไดจะตองอยใน Document box )

1. กดเลอกท “Document box” 2. ดบเบลคลกทรายการเอกสารทตองการแกไข

3. กดทปม เพอเปดหนาเนอหาขนมา

1 2



4. ท าการแกไขรายละเอยดตางๆ ภายในเอกสาร ใหครบถวนเรยบรอย จากนนจงกดปม

3



แนบเอกสารตนเรอง

การแนบเอกสารเพมเตมเขาสตนฉบบกรณแกไขเอกสาร

1 ใหกดทปม เลอก 2 จะปรากฎหนาตางเพอใชเลอกไฟลทจะแนบเอกสาร 3 เลอกไฟลทตองการ

4 จากนนกดปม เพอเปนการยนยนการน าเอกสารเขาสระบบ

4

1



การสงตอเอกสาร ดวยการกดทปม จะปรากฎ หนาสมดรายชอ ใหด าเนนวธการเดยวกนกบ “การสงตอเอกสาร”

การระงบเอกสาร

1. กดทปม เพอเปดเขาสหนาระงบการใชงานเอกสาร

3 4

●

1



2. กรอกเหตผลทระงบการใชงานเอกสาร

3. จากนนกดปม เพอเปนการยนยนการระงบการใชงานเอกสาร

4. ระบบจะท าการระงบเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการระงบเอกสารใหเหนดงภาพ

5. การยกเลกเอกสารทท าการระงบไปแลว เมอผใชไดท าการระงบเอกสารและตองการน า

เอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการระงบจะเหนปม ม

ลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป ใหผใชท าการกดทปม อกครงหนง ระบบจะถามผใชวาแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการระงบเอกสาร ดงภาพ

6. ใหกดปม สญลกษณการระงบเอกสารจะหายไป

2 3



แลวจงสามารถท าการใดๆกบเอกสารฉบบนนไดอยางเดม

5

6



การเผยแพรเอกสาร

1. กดทปม “เผยแพรเอกสาร”

2. ระบบจะเปดหนาจอเผยแพรเอกสาร

3. เลอกระดบ “ความเปนสวนตวของเอกสาร” 4. ก าหนด “วนเผยแพร” ส าหรบการเรยงล าดบรายการ 5. กดปม OK เพอยนยนการเผยแพร

1



Template Document แมแบบเอกสาร



1. หนาการสรางเอกสาร ยงมฟงกชนการท างานเพออ านวยความสะดวกอนๆอก นนคอ แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ โดยน ามาใชในกรณทจ าเปนตองมการสงเอกสารทมรปแบบตายตว หรอแบบฟอรมตางๆ สามารถใชงานไดโดยกดไปทเมน แลวเลอกไปท มมมอง แลวท าการเลอกไปทแมแบบเอกสารและเอกสารส าคญดงภาพ

จะปรากฎหนาตางดงภาพ หากเราตองการใชแบบฟอรมใดทมอยในไฟลทปรากฎใหกดเลอกทรายการ “ฟอรมเอกสาร” ทตองการ



จะปรากฎหนาตางไฟลใหกดเลอก หากตองการใชไฟลนนกดปม เพอท าการบนทก

เอกสารเอาไว หลงจากนนจงไปเปดเอกสาร เพอแกไขเนอหาภายใน แลวน าไปแนบกบเอกสารอเลกทรอนกสทตองการตอไป

2

เลอกไฟลทตองการแลวดบเบลคลกทไฟลนนๆ



การสแกนเอกสารโดยไมเขาสงานสารบรรณ



เปนการน าเขาไฟลเอกสารโดยไมเปนการสรางเอกสารในงานสารบรรณ ท าไดไดย 1. ใหผใชเลอกกลองทจะน าเขาเอกสาร

2. แลวเลอกทปม ตวอยางเปนการเลอก เพมรายการสแกนในกลอง หนงสอเขาภายใน ดงภาพตวอยาง ดานลาง

3. เลอกไปท จะปรากฎหนาจอ ดงภาพ

1 3

2



4. เพอใหผใชเลอกรายการเพมเอกสารแนบ ใสรายละเอยด, รหส, เรองหรอค าอธบาย เพอสะดวกใน

การคนหาไฟล 5. เมอกรอกขอมลครบถวนใหกดปม “ตกลง”

5



การจองและขอเลขเอกสาร



ส าหรบการออกเลขหนงสอสงออกภายนอก นนสามารถใชงานจากสวนของเครองมอขอ/จองเลขเอกสารได

โดยคลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ ดงรป

ส าหรบหนาการขอ/จองเลขเอกสารน จะเปนหนาการจดการเลขเอกสาร ททางผใชงานไดรบมอบอ านาจในการดแลและใชงานนน ดงรป

โดยจะแบงการท างานไดดงนคอ

1. จองเลขหนงสอ ในกรณทเปนหนวยงานเจาของเลขหนงสอสงออก จะสามารถท าการออกเลขหนงสอเองไดโดยการจองเลขเอกสาร ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานเปนเจาของนน จะแสดงสถานะความเปนเจาของโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงาน (ชอเลมของเลขหนงสอ) – สถานะเจาของ

ตวอยาง Vision Net (เลขหนงสอสงภายนอก) – เจาของ 1.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร



1.2 สามารถจองเลข โดยกดปม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง

1.2.1 รปแบบ เรอง วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงาน

สารบรรณการจะตองท าการเลอกทปม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด, เรองอะไร, เรยนใคร, จากใคร

1.2.2 แลวกดทปม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว

1.2.1

1.2.2



2. ขอเลขหนงสอ ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองได ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผไดรบสทธใชเลข

ตวอยาง หนวยงานตวอยาง2 (เลขสงหนงสอภายนอก) – ขอใหกบ Vision Net

2.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร

2.2 สามารถขอเลข โดยกดปม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง



2.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขเอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงาน

สารบรรณกลางจะตองท าการเลอกทปม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด, เรองอะไร, เรยนใคร, จากใคร

2.2.2 แลวกดทปม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว

3. การน าเลขหนงสอกลบไปใชงาน สามารถน าเลขหนงสอไปใชงานได 3 แบบ ดงน 3.1 จากการสรางเอกสารใหม

ในขนตอนการสรางเอกสารสามารถน าเลขหนงสอทจองหรอขอไวมาใชงานได หรอหากมสทธในการเปนเจาของหรอขอเลขหนงสอสามารถ จอง/ขอเลขหนงสอ และน ามาใชไดทนทดงน

2.2.1

2.2.2



3.1.1. เลอกสรางเอกสารในนามของบคคลหรอหนวยงานทเปนเจาของเรอง และมสทธในการใชเลขหนงสอ

3.1.2. คลกสรางเอกสารและเลอกรายการสรางเอกสาร

3.1.3. กรอกเรอง และเนอหา/บทคดยอเอกสาร และคลกทปม เพอท าการกรอกเนอหางานสารบรรณและใชเลขหนงสอ



3.1.4. กรอกเนอหางานสารบรรณตางๆ และท าการใชเลขหนงสอไดโดยคลกทปม

3.1.5. จะแสดงหนาการใชเลขเอกสาร

3.1.6. โดยตองเลอกเลขหนงสอทตองการใชงาน

3.1.7. เลอกเลขหนงสอทเคยจอง/ขอไวเพอใชงานไดหรอหากมสทธในการขอ/จองเลขหนงสอก

สามารถคลกท เพอจอง/ขอเลขใหมและใชเลขหนงสอนนไดทนท และ

สามารถใชเลขหนงสอโดยคลกท



3.1.8. เมอเลอกใชเลขหนงสอทตองการจะกลบเขาหนาสรางเอกสารเดมเพอท าการ สามารถทจะแนบไฟลเอกสารเขาสระบบและบนทกรายการหนงสอสงออกเกบไวได

3.2 จากการ แนบไฟลเอกสาร สามารถใชเลขหนงสอทตองการโดยการแนบไฟลเอกสารไดในหนาของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร

โดยระบบจะสรางเอกสารเกบใหอตโนมต

3.2.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช

3.2.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท

และเลอกรายการ



3.2.3. จะแสดงหนาการแนบไฟลเอกสาร ผใชงานสามารถแนบไฟลจากเครองคอมพวเตอรหรอ

แสกนเอกสารนนเขาสระบบได จากนนคลกท เพอบนทกรายการหนงสอ

3.2.4. เมอบนทกหนงสอเรยบรอยจะกลบสหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสารจะถกปรบเปน ถกใชงานและมเอกสารแนบ



3.2.5. รายการเอกสารทมการแนบไฟลเอกสารสามารถเปดดเอกสารทน าไปใชไดทนทโดยคลก

เลอกรายการ และคลกท และเลอกรายการ

3.2.6. จากนนจะแสดงเอกสารทมการใชเลขนน

3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว



จะใชในกรณทมการสรางเอกสารและแนบไฟลเขาสระบบเรยบรอยกอนแลว แตยงไมไดใชเลขหนงสอสามารถเลอกรายการหนงสอทสรางไวผกกบเลขหนงสอทจอง/ขอไวได ขนตอนการผกเอกสารท าไดดงน

3.3.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช

3.3.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท

และเลอกรายการ

3.3.3. จะแสดงหนาการคนหาเอกสาร จากกลอง Document Box ท าการคนหาเอกสารและ

เลอกรายการทตองการผกเอกสาร



3.3.4. จากนนคลกท เพอผกเอกสารเขากบเลขทหนงสอ 4. การกรองขอมลเลขหนงสอ ในหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถทจะท าการคนหาเอกสารท

ออกเลขหนงสอไดโดยกดทปม

4.1 ระบค าคนหา (โดยคนหาจากหวขอหรอหมายเหตทระบในขนตอนของการขอหรอจองเลข) เลอกสถานะของเลข ก าหนดชวงวนท ทตองการ(เลอกไดจากวนทเอกสารหรอวนทสราง) จากนนกดปม

4



5. การยกเลกเลข ในการณทมการจองเลขไปแลวไมมการน าเลขนนไปใช หรอจองผด ฯลฯ โดยกดเลอกทรายการทตองการยกเลก จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท ยกเลกการจองเลข

จะปรากฏหนาตาง “ยกเลกการจองเลข” ดงภาพดานลาง

5.1 5.2



5.1 เลอกประเภทการยกเลกเลข เปนแบบยกเลกเลข โดยจะเปนสญลกษณ มเครองหมาย แสดงใหทราบ (โดยสามารถน าเลขกลบมาใหไดใหม)

5.2 ยกเลกเลข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระยะเวลาทก าหนด(เลขทถกยกเลกระบบจะน ามาออกใหกบผขอรายใหมภายใตกรอบระยะเวลาทก าหนด) แลวกด

จะแสดงกรอบแจง สถานะการยกเลกเสรจสมบรณใหกด อกครง เปนอนเสรจสนขนตอนการยกเลกเลข

โดยระบบจะกลบมาสหนาจอเดม และจะมสญลกษณเกดขนทหนาตวเอกสารทจองเลข สงเกตดง

ภาพดานลาง ยกเลกเลข โดยไมมเงอนไข สามารถน าเลขกลบมาใชใหมได หากเมอไดมการน าเลขกลบมาใชใหม ผขอเลขรายถดไปจะไดเลขนอตโนมต ยกเลกเลขโดยมเงอนไข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายใน ระหวาง วนเวลาทก าหนด

สามารถน าเลขทยกเลกแลวกลบมาใชใหมได โดยกดทรายการทท าการยกเลกไปแลว จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท น าเลขกลบมาใชใหม



กรอกรายละเอยดเชนเดยวกบการจองเอกสารใหครบถวนแลวกด

กรอกรายละเอยดตางๆใหครบถวนเชนเดยวกบการจองเลข และระบประเภทการแทรกซงเปน

สวนส าคญทจะมสวนในการก าหนดวาเลขทจะไดจากการแทรกจะออกมาเปนเลขใด



จากนนจงกดปม ระบบจะท าการแทรกเลขเอกสารใหและแสดงขนในรายการจอง

เลขเอกสาร

สามารถแกไขวนทเอกสารและรปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได โดยการคลกขวาทรายการทตองการแกไข เลอกรายการ “แกไขเลขและวนทเอกสาร”

ท าการแกไขเลขเอกสารหรอวนทเอกสารตามตองการ (เลขเอกสารทเปนเลขหลกจะไมสามารถแกไขได)

จากนนกดปม ระบบจะท าการแกไขรายละเอยดทไดระบไวและแสดงในรายการเลขเอกสาร



เครองมออ านวยความสะดวก



การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม 1. เรยกโปรแกรมนโดยการไปยง เมนหลกดานบน > เครองมอ > ตวเลอก ดงภาพ

2. ตวเลอก > เครอขาย ดงภาพ ซงหากมมากกวา 1 ใหเลอกเครอขายทตองการ แตโดยสวนมากระบบจะตงเครอขายทใชงานไวอยแลว ผใชจงไมตองก าหนดตรงสวนน



3. ตวเลอก > การแสดงผล ซงผใชสามารถก าหนดไดวา เมอมเอกสารใหมเขามาตองการใหแสดงรายการลาสดในหนาแรกของโปรแกรมจ านวนกรายการ โดยสามารถตงใหแสดงผลไดสงสดถง 250 รายการ



และผใชสามารถเลอกรปแบบการแสดงผลได โดยเลอก แบบ กรอบเลอนลง หรอ เปดหนาตางใหม

แลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว 4. ตวเลอก > การแจงเตอน โดยระยะเวลาการแจงเตอนนนสามารถระบไดและสามารถยกเลกการ

แจงเตอนได โดยผใชสามารถตงแจงเตอน



เมอมเอกสารเขาใหม ไดสงสด 60 นาท หรอจะไมตงแจงเตอนกสามารถท าได o สวนทเปนเสยงแจงเตอน ระบบจะตงคาใหใชเสยงจากระบบ แตหากผใชมไฟลเสยงก

สามารถน าเขามาเพอใชแจงเตอนเมอมเอกสารใหมเขามาได o สงจดหมายเตอนมายงทอยทระบขางลาง โดยผใชงานสามารถสง จดหมายแจงเตอน

มายงทอยทผใชตองการใหสงไปหา โดยทงนตองไดรบการอนมตจากทางมหาวทยาลยฯ ดวยวาสามารถสงอเมลแจงเตอนไปยงอเมลอนๆ ทนอกเหนอจากการใชงานเครอขายภายในองคกรหรอไม

แตระบบการแจงเตอนจะท างานเมอเปดโปรแกรมนไวเทานน ดงนนถาตองการใหโปรแกรมนแจงเตอนทกครงทมเอกสารเขา สามารถท าไดโดยเปดโปรแกรมนเมอเรมใชงานคอมพวเตอร เมอโปรแกรมนถกยอลง โปรแกรมจะกลายเปน tray icon แตผใชยงสามารถใชโปรแกรมไดโดยการ Double click ท icon ของโปรแกรม ดงภาพ



5. ตวเลอก > สแกนเนอร วธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอกก าหนดวา เครองสแกนเนอรทตออย เปนเครองสแกนเนอรรนใด เพอความสอดคลองในการใชโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เมอเลอกแลวกดปม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว

6. ตวเลอก > ความปลอดภย ระบบสามารถตงลอกหนาจออตโนมต เมอผใชไมไดมการใชงานโปรแกรมเปนระยะเวลาสงสดไดถง 60 นาท




7. ตวเลอก > ลายเซน ในกรณททางสถาบนเหนควรใหเอกสารสารบรรณอเลกทรอนกสสามารถแนบลายเซน เปนไฟลได ผใชสามารถ สแกนลายเซนเพอน ามาใชในโปรแกรมได


8. ตวเลอก > ขนสง ซงผใชสามารถเลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต ได

โดยท าเครองหมาย ในชอง เลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทก

ครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต แลวกด ระบบจะบนทกขอมลตามทผใชตงไว



หนาจอการสแกนเอกสาร แถบเมน “ทวไป”

9. ผลลพธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอก นามสกลของไฟลทจะสแกน การเลอกนามสกลไฟล คอการ

เลอกความละเอยดของเอกสารทจะสแกนออกมาจากตนฉบบ 10. ชอไฟล จากนนเลอกการตงชอไฟลทจะสแกน วาตองการก าหนดเอง หรอ ใหระบบก าหนดให โดย

ใชวนทและเวลา เปนตวก าหนด



แถบเมน “ตงคา”

11. อปกรณ / สแกนเนอร เมอกดเลอกกจะปรากฎหนาตางส าหรบการตงคาเครองสแกนขนมา โดยหากมการตอเครองสแกนมากกวา 1 เครองขนไป ใหผใชระบเครองสแกนทตองการใช

12. ความละเอยดของภาพ ทงนระบบจะก าหนดไวใหเรยบรอยแลว โดยสวนมากผใชจงไมจ าเปนตองตงคาในสวนน หากเมอไดเลอกนามสกลไฟลทมความละเอยดสงไวแลว เชน เลอก > ( .PDF )

13. ส หากเครองสแกนเนอร สามารถสแกนสได ระบบกมเมนรองรบการสแกนส เชนกน 14. สแกนเอกสารและการแปลงไฟล ระบบสามารถใหสแกนและแปลงเอกสารออกเปนไฟล .PDF ได

ทงนเพอปองกนการแกไขไฟลตางๆ จากไฟลของตนฉบบ โดยสามารถเลอกแนวและขนาดกระดาษได



แถบเมน “คณภาพ”

15. คณภาพไฟล ผใชสามารถเลอกคณภาพไฟล นามสกลตางๆ



วธการสแกนเอกสาร

1. เลอกรปแบบไฟลจากการสแกน o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะไดไฟลรปภาพ จะไดหนงไฟลตอหนง

หนากระดาษ o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล PDF ไฟลประเภท

นสามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได โดยเครองทจะเปดไฟลประเภทนไดนน จะตองตดตงโปรแกรม Acrobat reader กอน

o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล TIFF ไฟลประเภทนสามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได ภาพทไดเปนเอกสารขาวด า ขนาดเลก เหมาะส าหรบเอกสารทประกอบดวยตวหนงสอเปนสวนใหญ

1

2

3



2. ระบชอไฟลทเกดจากการสแกนเอกสาร

3. กดปม ภาพทไดจากการสแกนจะปรากฏในรายการในชองดานลาง

4. กดปม เมอคณสแกนเอกสารครบตามตองการ

การแปลงไฟล

1. หากตองการ แปลงไฟลใหกดทปม

2. ระบบจะปรากฎหนาตางขน ผใชตองการแปลงไฟลเปนแบบใด ใหกดเลอกไฟลนามสกลทตองการ และเมอกดกจะปรากฎ หนาตางขนเพอใหกรอกชอไฟลใหมทตองการสราง

3. กรอกชอไฟลในชอง และกดปม 4. โปรแกรมจะแปลงไฟลรปภาพทผานการสแกน ใหเปนไฟล PDF หรอ TIFF ตามตองการ

สมดรายชอ โดยเลอกท เครองมอ > สมดรายชอ

1

2



จะปรากฎสมดรายชอ ดงภาพดานลาง

16. เลอกสมดรายชอใน > ชองสมดรายชอของ ซงในสวนนจะมผลในกรณทผใชงานไดท าการสรางกลมปลายทางผรบ เอาไวใชงานเปนการสวนตว หากเลอกสมดรายชอทไมถกตองกจะไมแสดงรายการกลมดงกลาวทไดสรางเอาไว โดยปกตจะม 1 รายการ คอสมดรายชอสวนตวของบคคล คณสามารถทจะสรางและบนทกปลายทางหรอกลมปลายทางทผใชสงถงบอยๆ โดยรายชอทอยในสมดรายชอของผใช จะไมสามารถดหรอใชงานไดโดยบคคลอน และในกรณทคณมรายการใน “สมดรายชอของ” มากกวา 1 รายการ รายการทเพมขนนน คอ สมดรายชอของหนวยงานทผใชรบผดชอบ ผใชสามารถจดการสมดรายชอของหนวยงานได โดยการเลอกสมดรายการของ

●

●



หนวยงานในชองเลอก สมดรายชอของหนวยงานจะมประโยชนอยางมากในกรณทหนวยงานของคณตองการทจะจดท ารายชอและกลมใหเปนมาตรฐานเดยวกนทงหนวยงาน เพราะสมดรายชอหนวยงานสามารถอนญาตใหบคคลในหนวยงานเขาใชงานได ทกคนกจะมรายชอกลมเหมอนกน ถามการแกไขกจะแกไขทจดเดยว ทกๆคนกเหนความเปลยนแปลง ในสวนบนนยงรวมไปถงการก าหนดเงอนไขในการคนหารายชอทตองการ (จะอธบายในสวนตอไป)

17. เลอกกลมรายชอในกรอบทางซายมอ มกลมพนฐานทระบบจดเตรยมเอาไวคอ o รายชอทงหมด ในกลมนจะรวบรวมรายชอทงหมดทม จากทกๆกลมในสมดรายชอของ

ผใชทถกสรางขนมาแสดงรวมกน กลมนจะชวยในการคนหารายชอทงหมดทมอยในระบบ (จะกลาวถงในสวนถดไป)

o กลมสงตอเอกสาร กลมนจะชวยอ านวยความสะดวกในกรณทจ าเปนจะตองมการสงเอกสารตอไปยงหลายๆปลายทางผรบและเปนปลายทางผรบกลมเดยวกน หรอชวยในการกระจายเอกสาร กลมนจะท าหนาทจดเกบรายชอบคคลหรอหนวยงานทมกจะใชในการกระจายเอกสารออกไป

o รายชอลาสด คอกลมทผใชงานสงเอกสารไปใหลาสด o กลม โดยภายในกลมนจะม Folder กลมยอย เชน รายชอทใชประจ า หรอกลมอนๆ

แลวแตทผใชจะก าหนด โดยจะชวยอ านวยความสะดวกแกผใช ในกรณทมปลายทางผรบ

●



ใดๆ ทมการใชงานบอยครง ผใชสามารถเพมรายชอปลายทางผรบนนเขาในกลมนได เพอลดขนตอนในการคนหาปลายทางผรบได

o ถงขยะ ในกรณทตองการลบรายชอบคคลหรอกลมใดๆ สามารถท าไดโดยคลกทรายการทตองการลบแลวลากมาใสไวทถงขยะ ผใชสามารถเพมกลมไดโดยการกดปม หรอลบกลมได (โดยจะไมสามารถลบกลมทระบบจดเตรยมใหได)

o สามารถสรางกลมเพมเตมไดโดยการกดทปม โปรแกรมจะแสดงหนาตางขนมาใหผใชกรอกชอกลมใหมทตองการสราง

แลวกดทปม ระบบจะท าการเพมกลมรายชอทสรางเขาส กลม ดงภาพตวอยาง



ดงตวอยาง จะมรายชอ กลม VN เพมเขามาใน กลมรายชอ

o หรอตองการลบกลมรายชอทสรางขนกสามารถท าไดโดยการคลกทกลมรายชอทตองการ แลวลากมาวางท “ถงขยะ”

o เมอเลอกกลมรายชอในชอง “รายชอทงหมด” ชอง “รายชอทงหมด” (ชองกลาง) จะแสดงรายชอทอยภายใตกลมนนๆ

o สามารถเลอกคนหารายชอไดโดยระบชอทตองการคนหาลงในชอง

o สามารถระบขอบเขตในการคนหาไดดวยการคลกทรปแวนขยาย จากนนจงเลอกก าหนดขอบเขตทตองการคนหา ดงภาพ คนหาทงหมด คนหาในสงกดเดยวกน คนหาในสงกดเดยวกนและระดบต ากวา ดงภาพ

●



เลขรบและสงเอกสาร เปนตวแทนของตราประทบออกเลขรบ/สง ทอยในรปแบบดจตอล เพอใชในการรบสงเอกสาร แตไมจ าเปนวาผทจะรบหรอสงเอกสารจ าเปนตองมตราประทบ เพราะโปรแกรมสามารถใหคณรบหรอสงเอกสารโดยไมตองออกเลขรบหรอเลขสงได

18. เขาสหนาจอการใชงาน (สรางและแกไข) ไดโดย เมนเครองมอ > เลขรบ/สงเอกสาร



19. สามารถทจะเพมตราประทบโดยการกดปม เพอเปดหนาตาง “Create new running number”

●



2.1

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5 2.2

3.6

1

2

3 1.1

●



1. ขอมลทวไป 1.1 ระบชอลงในชอง สรางใหกบ วาจะสรางตราประทบใหใคร เหตทตองเลอกบคคลเพราะ

ตราประทบทสรางขนนนจะใชแยกกนแตละหนวยงาน จะไมมการใชปนกน 2. ประเภท

2.1 เลขรบ ผใชสามารถตงวาจะใหหนวยงานหรอบคคลอนเหนหมายเลขรบนหรอไม กรณทสรางเลขรบเอกสารเฉพาะหนวยงาน โดยทมใชหนวยงานกลาง ทออกเลขใหกบทางมหาวทยาลย

2.2 เลขสง 3. การสรางรหส

3.1 ระบปท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “ปท” 3.2 ระบเลมท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “เลมท” 3.3 ระบขนเลมใหมเลขท : จ านวนเลขสงสดเมอถงเลขนแลว เลขใน “เลมท” จะถกปรบขน

หนงหมายเลข และ ”เลขปจจบน” จะถกปรบเปนเลข 1 ถาคณไมตองการใหมการปรบเลขใหกรอกเปน “9999999”

3.4 ระบเลขปจจบน : เลขทจะถกประทบสเอกสาร และจะปรบขนหนงหมายเลขหลงจากการประทบ

3.5 ระบ รปแบบการสรางรหส : โปรแกรมจะใชรปแบบในชองนในการประทบเลขบนเอกสาร ถาชองนไมถกกรอกขอความใดๆโปรแกรมจะไมประทบเลขใดบนเอกสาร ดงนนจงตอง



ก าหนดรปแบบการสรางรหสใหกบตราประทบ (สามารถศกษารปแบบในการสรางรหสไดในภาคผนวก)

3.6 ท าเครองหมายถกท “ใชระบบตงตนเลขอตโนมต” ในกรณทตองการใชงาน (สามารถระบการตงตนเลขไดอตโนมต ไดโดยการระบวนท)

มอบและถอนอ านาจ เปนการมอบอ านาจใหบคคลอน สามารถเขามากระท าการตางๆแทนได จะใชในกรณทมอบอ านาจใหบคคลในหนวยงานเขามาจดการเอกสารของหนวยงาน

1. เขาใชงานไดโดยกดทเมน เครองมอ > มอบและถอนอ านาจ

1



2. เลอกผมอบอ านาจหรอบทบาทของ (ผมอบอ านาจ) รายชอในรายการจะขนชอหนวยงานหรอบคคลทคณมสทธจดการ

3. กดทปม “แกไข”

2

3



4. เลอกทปม “เพม” จะขนหนาสมดรายชอมาใหเลอก ใหท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ

5. กรอบดานบนเลอกชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ กรอบดานลางท าเครองหมาย ทหนาชอง

อ านาจหรอบทบาทจากรายการขางลาง แลวกดปม หมายเหต: เมอคลกชอรายการใหขนแถบส จะปรากฏค าอธบายรายการในขอความใตกรอบ (A)

6. สามารถถอนอ านาจออกโดยเลอกรายชอในกรอบดานบน และกดปมลบ

สงเอกสารอตโนมต ควบคมสงส าเนาเอกสารอตโนมตไปยงปลายทาง ตามเงอนไขทก าหนด

4

5

6

A



1. จะปรากฎหนาจอดงภาพดานลาง เลอกทชอหนวยงานหรอบคคล หากตองการสงเอกสารอตโนมตไปยงบคคล



หรอหนวยงานใด ใหกดทปม 2. จะขนหนาจอสงเอกสารอตโนมต

2.1 ใหผใชท าการเลอกวาตองการสงเอกสารตอเมอมเอกสารเขามา หรอมการสงเอกสารออก 2.2 เงอนไข ใหผใชก าหนด เมอสงออกอตโนมตมหรอไมก าหนด

1

2 2.1

2.2

2.3 2.4

2.5



2.3 สงไปท ใหกดท จะปรากฎสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงาน

2.4 ลงนาม / สงการ ใหระบเปาหมายในการสงเอกสารวาตองการใหผรบ ลงนาม เลอก “เปาหมายเพอ” กดปม ระบเปาหมายของการสงเอกสาร ถาไมระบจะใชเปาหมายเดยวกบการสงเอกสารเขาสหนวยงาน หรอสงเอกสารออกจากหนวยงาน

2.5 จากนนกดทปม เปนอนเสรจสนกระบวนการ

และหากตองการลบรายชอใดใหท าการกดไปทรายชอนน และกดปม ระบบจะขนหนาตางยนยน ดงภาพ

ใหท าการกดท ปม รายชอนนจะหายไป จากนนเมอท าการก าหนดคาตาง ๆ เรยบรอยแลวให

กดท เพมท าการปดหนาตางการตงคาการสงเอกสารอตโนมต

การคนหาเอกสาร คลกเลอกทกลองเอกสารทตองการคนหา (ดตวอยางจากภาพประกอบ)



คลกทรปแวนขยาย แลวเลอกก าหนดขอบเขตการคนหา ในหวขอ “คนหาขอความในเอกสาร”

ก าหนดประเภทการคนหา (Quick search หรอ Advance search)

เลอกประเภทการก าหนดเงอนไขในการคนหา โดยตางกนทความสามารถในการเพมเงอนไขในการคนหา มดวยกนสองประเภทคอ Quick search : เปนการคนหาทรวดเรวและงาย โดยระบค าทตองการคนหา ชวงวนท

ตองการคนหาเอกสาร และ Folder ทคนหา

Advance search : เปนการคนหาทมความละเอยดสง สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวาการคนหาทวไป เชน วนทเอกสารเขา, วนทสงเอกสาร, หวเรอง, บทคดยอ,



หนวยงานทสงเอกสารมา, หนวยงานทรบเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชนความลบ, เลขรบ-เลขสง เปนตน

หรอคณสามารถใชวธคนหาอยางงายไดโดยการกรอกค าทตองการคนหาลงในชองวาง แลวกดปม Enter บนคยบอรด ระบบจะท าการแสดงผลจากการคนหาขนทรายการเอกสารในกลองทคณเลอก



ภาคผนวก



ภาคผนวก ก ค าอธบายรายการสทธ ส าหรบการมอบสทธหรอมอบอ านาจ

รายการสทธ ค าอธบาย เปนเจาของ สามารถกระท าการใดๆ กบหนวยงานทมอบสทธเสมอนเปน

เจาของ รบสบทอดอ านาจ ไดรบสบทอดรายการสทธตางๆ จากหนวยงานทมอบสทธให

กลาวคอผมอบสทธไดรบการมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ สทธเหลานนจะสบทอดจะมอบตอไปยงผรบมอบสทธดวย

ผดแลระบบยอย มสทธในการมอบสทธความเปนเจาของ (Owner) และสทธอนๆ ของหนวยงานทตนดแล ใหกบบคคลอน

อานเอกสารเขา มสทธเขาสถาดรายการเอกสารขาเขา (Inbox) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน

ใชสมดลงรบ มสทธใชงานสมดลงรบ ของหนวยงานทมอบสทธได

ลงรบเอกสาร มสทธลงทะเบยนรบเอกสารของหนวยงานทมอบสทธให จดการรายการขาเขา มสทธจดการรายการในถาดรายการขาเขา (Inbox) ของ

หนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร

e-mail แจงเมอมเอกสารเขา มสทธในการรบ E-mail แจงเตอน เมอมเอกสารเขาสถาดรายการขาเขา (Inbox)

อานเอกสารออก มสทธเขาสถาดรายการเอกสารขาออก (sent box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน

ใชสมดบนทกเอกสารขาออก มสทธใชสมดบนทกเอกสารขาออก ของหนวยงานทมอบสทธได

สงเอกสาร มสทธสงออกเอกสารของหนวยงานทมอบสทธให สงเอกสารผาน TH-eGIF มสทธในการสงออกเอกสารไปยงองคกรภายนอกผานโครงขาย

TH-eGIF

จดการรายการขาออก มสทธจดการรายการในถาดรายการขาออก (Sent box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร

ถอนรายการสงเอกสาร มสทธในการถอนรายการสงเอกสารของหนวยงานทมอบสทธ ตามเงอนไขการถอนเอกสารขององคกร

อานรายการน าเขา มสทธในการเขาถงถาดรายการน าเขา (Upload box) ของ



หนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน

สรางงานน าเขา มสทธในการสรางรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให โดยสทธนเปนคนละสทธกบการสรางเอกสาร

แกไขงานน าเขา มสทธในการแกไขรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให

จดการรายการน าเขา มสทธจดการรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร

ลบรายการน าเขา มสทธลบรายการในถาดรายการน าเขา (Upload box) ของหนวยงานทมอบสทธให

อานรายการเอกสารสราง มสทธเขาสถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน

สรางเอกสาร มสทธในการสรางเอกสารและบนทกสรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให

แกไขเอกสาร มสทธในการแกไขรายการในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให

จดการรายการเอกสารสราง มสทธจดการรายการในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร การจดการโฟลเดอร

แผยแพรสกลองเอกสารสาธารณะ มสทธในการเผยแพรเอกสารของหนวยงานทมอบสทธใหสกลองเอกสารสาธารณะ (Public box)

แผยแพรเอกสารสภายนอก มสทธในการเผยแพรเอกสารของหนวยงานทมอบสทธใหสภายนอก

ลบเอกสาร มสทธลบเอกสารในถาดรายการเอกสารสราง (Document box) ของหนวยงานทมอบสทธให โดยเอกสารนนตองยงไมเคยสงออก

อานรายการเอกสารสาธารณะ มสทธเขาสถาดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของหนวยงานทมอบสทธให เพออานรายการเทานน

จดการรายการเอกสารสาธารณะ มสทธจดการรายการในถาดรายการเอกสารสาธารณะ (Public box) ของหนวยงานทมอบสทธให เชน ยายรายการสโฟลเดอร



การจดการโฟลเดอร

จดการสมดคมเลขหนงสอ มสทธจดการสมดคมเลขหนงสอ เชน การจองเลข และสามารถควบคมสทธการขอหมายเลขหนงสอ

สง E-Mail จากระบบ สง E-Mail จากระบบ (ในกรณมระบบ Send mail client)

ใชงานสมดรายชอ มสทธใชงานสมดรายชอ ของหนวยงานทมอบสทธให จดการสมดรายชอ มสทธจดการสมดรายชอ เชน สรางกลม จดรายชอในกลม ของ

หนวยงานทมอบสทธให แสดง 'แทน' ในขอความทายเอกสาร แสดงขอความ 'แทน' หนาชอหนวยงานทลงทายในขอความ

ทายเอกสาร ทสงในนามของหนวยงานทมอบสทธให



ภาคผนวก ข

ความหมายของสญลกษณตางๆ โดยจะแยกไดเปนกลมตาง ๆ ดงน

แสดงสถานะเอกสาร หมายถง เอกสารเขาทยงไมไดเปดอาน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสเหลองเขมทยงไมมการเปดซอง”

หมายถง เอกสารทผสงยงไมไดท าการสงแตจะตองมการสงไปยงผรบแนนอน คอจะเปนรป “ซองจดหมายดานทอยผรบ” (สญลกษณนจะเหนไดในกลอง Document box ของผสรางเทานน)

หมายถง เอกสารรบทเปดอานแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว” หมายถง เอกสารรบทเปดอานและไดท าการลงรบแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการ

เปดซองแลว และมเอกสารแนบอยขางซอง” หมายถง เอกสารทไดตอบกลบหรอสงตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอน คอจะเปนรป “ซอง

จดหมายสขาวทมการเปดและมลกศรชออก” หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนนและคณยงไมไดเปด

อานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวทยงไมมการเปดซอง”

แสดงสถานะการสงตอเอกสารโดยอตโนมต

หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผรบไดรบเอกสาร คอจะมสญลกษณรป “cc สน าเงน” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน

หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผสงไดสงเอกสาร คอจะ มสญลกษณรป “cc สเขยว” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน

แสดงสถานะการยกเลกเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการยกเลกเอกสารฉบบนแลว โดยสญลกษณรปจะปรากฎทมมบนขวาของสถานะเอกสารตาง ๆ

แสดงสถานะการระงบเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการระงบเอกสารฉบบน โดยสญลกษณรปเครองหมาย “กญแจลอค” จะ

ปรากฎทหนาเนอหาเอกสารทไดท าการระงบไว



ภาคผนวก ค ความหมายของสญลกษณทใชในการก าหนดรปแบบของตราประทบ พรอมแสดงตวอยางการประยกตใช

สญลกษณ ค าอธบาย %Y เลขปท ทระบในชองกรอก

%B เลขเลมท ทระบในชองกรอก

%N เลขปจจบน ทระบในชองกรอก %y ป ค.ศ. ปจจบนของระบบ

%b ป พ.ศ. ปจจบนของระบบ %% เครองหมาย “%”

ตวอยางการสรางรหส การประยกตใช ตวอยางขอมล

ปท ทระบในตราประทบของคณคอ 2546 เลมท ทระบในตราประทบของคณคอ 2 เลขปจจบน ทระบในตราประทบของคณคอ 471 ป พ.ศ.ปจจบนคอ 2547

รปแบบการสรางรหส เลขทจะประทบในเอกสาร

%N/%b 471/2547

%5N 00471 %2b-%N 47-471

%2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471

e- document for windows user manual...

Documents