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Was muss – was kann – was darf? Buchführung im

Schnelldurchgang.Wenn es um das Thema Buchhaltung geht, fehlen gerade kleinen Unternehmen oft die nötigen Kenntnisse. Dieses E-Book möchte

helfen, die komplizierte Materie verständlicher zu machen.

Inhalt

EinleitungRechnung mit einigen Unbekannten

Kapitel 1Wozu soll das alles gut sein?

Kapitel 2Von Rechten und Pflichten

Kapitel 3Futter für den Fiskus

Kapitel 4Gut aufgehoben

3Was muss – was kann – was darf? Buchführung im Schnelldurchgang.

Einleitung: Rechnung mit einigen Unbekannten

Wenn es um das Thema Buchhaltung geht, fehlen gerade kleinen Unternehmen oft die nötigen Kenntnisse. Zwar gibt es jede Menge Paragraphen und Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung – doch statt Klarheit zu schaffen, stiftet das komplexe Regelwerk der Finanzverwaltung erst einmal Unsicherheit.

Das erschwert die praktische Umsetzung der Vorgaben und erhöht das Fehlerrisiko. Wie beim Lösen einer Rechnung mit einigen Unbekannten stellt sich immer wieder die Frage nach richtig oder falsch. Das Zweifeln ist berechtigt, da die buchhalterischen Verpflichtungen eines Unternehmers variieren können. Je nachdem, welche Rechtsform seine Firma hat und wie viel Umsatz er im Jahr erwirtschaftet.

Dieses E-Book möchte helfen, die komplizierte Materie verständlicher zu machen. Auf den folgenden Seiten erklären wir den Sinn und Zweck von Buchhaltung, erläutern die verschiedenen Arten der Buchführung und sagen Ihnen, auf welche Fixpunkte Sie als Unternehmen achten sollten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Buchführung für Ihre Steuerabrechnung nutzen können, und bekommen einen Einblick in die Möglichkeiten, die moderne IT-Lösungen bieten. Im letzten Kapitel verraten wir Ihnen, weshalb die korrekte Archivierung Ihrer Buchführungsunterlagen so wichtig ist. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung werden Sie unsere Tipps gut gebrauchen können.

Buchführung für kleine Unternehmen – das klingt nach Paragraphen und langwieriger Beschäftigung. Unsere Schnelleinführung sollten Sie trotzdem lesen!


Der bürokratische Aufwand ist enorm. Die Flut der Vorschriften und Gesetze steigt unaufhörlich und damit auch die Gefahr, etwas falsch zu machen oder schlicht zu übersehen. Falls der Buchhaltung dann tatsächlich ein Fehler unterläuft, zeigt der Fiskus wenig Nachsicht. Vor diesem Hintergrund fragt sich der eine oder andere Unternehmer so manches Mal: Macht Buchhaltung eigentlich Sinn und wem nutzt sie?

Die Antwort mag erstaunen. Eine ordentliche Buchführung nutzt in erster Linie Ihnen selbst. Sie liefert das Zahlenmaterial zur finanziellen Situation Ihres Unternehmens und gibt Auskunft, wie es um die Vermögenslage, Einnahmen und Ausgaben sowie um Verbindlichkeiten und die Liquidität bestellt ist. Ohne diese Informationen würde Ihnen eine wichtige Basis für die betriebswirtschaftliche Planung fehlen. Auch das Treffen strategischer Entscheidungen wäre wesentlich schwieriger und in der Konsequenz unwägbarer.

Ein Sensor für effizientes HandelnAls bedeutender Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens übernimmt die Buchführung die Funktion eines Seismographen, der den Geschäftsverlauf genau beobachtet. Anhand aktueller Zahlen und Vergleichsdaten aus dem Vorjahr geben die Aufzeichnungen jederzeit Aufschluss darüber, ob sich das Unternehmen zum Guten oder zum Schlechten entwickelt. Dank dieser Frühwarnung haben Sie es in der Hand, nötigenfalls Maßnahmen gegen den Negativtrend zu ergreifen.

Hauptaufgabe der Buchhaltung ist es, chronologisch und systematisch alle Geschäftsvorfälle zu erfassen, die zu einem Zuwachs oder Verlust an Unternehmenswerten innerhalb eines Abrechnungszeitraums führen. Dazu gehören sämtliche Bestände, aber auch die Art und Höhe von Forderungen und Verbindlichkeiten. Ebenso werden Bewegungen des Vermögens und der Schulden sowie Aufwendungen und Erträge registriert.

Die ermittelten Daten dienen auch als Nachweis gegenüber Gläubigern, Schuldnern und natürlich gegenüber Institutionen und Behörden wie Finanzämtern, Krankenkassen und Banken. Zu diesem Zweck muss jedes Unternehmen einen Jahresabschluss erstellen, der in Form einer Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz, ggf. aber auch durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, vorgelegt wird. Mit dieser Unterlage sind Sie in der Lage, die finanziellen Verhältnisse in Ihrem Unternehmen gegenüber Dritten darzustellen.

Informationen mit PrognosequalitätDie Buchführung versorgt Sie aber auch mit Informationen, die Sie zur Kontrolle und Steuerung der Wirtschaftlichkeit brauchen. Ebenso erhalten Sie gesicherte Daten, um die Zahlungsfähigkeit Ihrer Firma zu gewährleisten, um Planungssicherheit zu erlangen und um die Kosten und Preise für Produkte oder Leistungen zu kalkulieren.

Beispielsweise stützt sich das interne Rechnungswesen auf Zahlen der Buchführung mit dem Ziel, prägnante Einblicke in die Wirtschaftlichkeit einzelner Geschäftsbereiche zu gewinnen. Damit verfügen Sie über Detailkenntnisse, auf deren Grundlage Sie die Effizienz in dem betreffenden Segment steigern und somit eine Kostendeckung erreichen können.

Kapitel 1: Wozu soll das alles gut sein?

Macht Buchhaltung eigentlich Sinn und wem nutzt sie? Eine ordentliche Buchführung nutzt in erster Linie Ihnen selbst.


Berechnung der WirtschaftlichkeitArbeitet Ihr Unternehmen wirtschaftlich? Das lässt sich relativ einfach nach der bewährten Formel Wirtschaftlichkeit = Ertrag / Aufwand berechnen. Gemäß dieser Gleichung wird die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens mit den Rechengrößen Ertrag und Aufwand gemessen, die Ihre Buchhaltung ermittelt. Die Kennzahl Wirtschaftlichkeit zeigt somit an, wie effizient Ihre Firma ist. Als Faustregel gilt: Die Wirtschaftlichkeit erhöht sich in zwei Fällen. Zum einen, wenn die Erlöse steigen, und/oder zum anderen, wenn Aufwand und Kosten sinken.

Liegt die Wirtschaftlichkeit über dem Faktor 1, spricht man von einem wirtschaftlichen Unternehmen. Anders ausgedrückt: Erzielen Sie einen Gewinn respektive einen Jahresüberschuss, befindet sich Ihr Unternehmen wirtschaftlich betrachtet im grünen Bereich.

Dazu ein praktisches Beispiel: Gesetzt den Fall, Sie haben im aktuellen Geschäftsjahr Erträge von 1 Mio. Euro erwirtschaftet. Dem gegenüber steht ein Aufwand von 800.000 Euro. Nach unserer Formel beträgt die Wirtschaftlichkeit 1.000.000 Euro / 800.000 Euro = 1,25. Heißt: Ihr Unternehmen hat wirtschaftlich gearbeitet.

Sie möchten außerdem wissen, ob sich die Wirtschaftlichkeit im Laufe der Zeit verbessert hat? Mit Hilfe der Buchhaltung ist auch das kein Problem. Schauen Sie einfach die Vergleichszahlen vom Vorjahr an. Daran lässt sich schnell erkennen, wie das Ergebnis ausfällt.

Eine ordentliche Buchführung bietet Ihnen darüber hinaus durch die zeitnahe Überwachung und Auswertung der Geschäftsentwicklung schlüssige Antworten auf Fragen, die Ihre künftige Unternehmensstrategie beeinflussen. Zum Beispiel diese:

• Haben sich die Umsätze im Vergleich zum Vorjahr positiv oder negativ entwickelt?

• Wie schlüsseln sich die Umsätze pro Kunde auf?

• Reichen die Einnahmen aus, um die Ausgaben zu decken?

• In welchem Geschäftsbereich sind im Beobachtungszeitraum die Ausgaben gestiegen?

• Welcher Kunde ist ein säumiger Zahler?

• Wie ist es um die Liquidität des Unternehmens bestellt und wird die Zahlungsfähigkeit auch weiterhin sichergestellt sein?

• Wie sieht das wahrscheinliche Geschäftsergebnis in den kommenden Monaten aus?

Mit diesen Angaben steht Ihnen eine wertvolle Orientierungshilfe zur Verfügung, die Sie effizient für Ihren weiteren Geschäftserfolg einsetzen können.


Kapitel 2: Von Rechten und Pflichten

Einfach, doppelt oder gar nicht? Nicht jeder Gewerbetreibende ist automatisch verpflichtet, Bücher zu führen. Die entsprechenden Höchstgrenzen haben sich im Jahr 2017 geändert. Demnach greift die Bilanzierungspflicht erst ab einem Gewinn von über 60.000 Euro oder einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro im Jahr. Für Freiberufler gelten diese Grenzen nicht. Sie sind von der Buchführungspflicht befreit und können ihren Gewinn auf wesentlich einfachere Art durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnungen ermitteln.

Aber auch Nichtkaufleute ohne Eintrag im Handelsregister können die EÜR anwenden, sofern Gewinn oder Umsatz unter dem angegebenen Limit liegen. Wichtig: Es reicht bereits das Überschreiben einer der beiden Grenzen aus, um bilanzierungspflichtig zu sein.

Im Gegensatz dazu müssen alle selbstständigen Kaufleute, die laut Definition des Handelsgesetzbuches „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ unterhalten, eine vollständige doppelte Buchführung zur Feststellung des Vermögens und der Schulden einschließlich Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung vorweisen. Ausnahme: Einzelkaufleute, die zwei Geschäftsjahre hintereinander nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben, sind künftig von der Buchführungspflicht befreit.

Sonderfall KleinunternehmenSelbstständige Unternehmer und Freiberufler, deren Umsatz im Vorjahr nicht über 17.500 Euro gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird, haben zudem die Möglichkeit, bei ihrem zuständigen Finanzamt nach § 19 UStG einen Kleinunternehmer-Status zu beantragen.

Das bedeutet: Sobald Sie als Kleinunternehmer anerkannt sind, brauchen Sie in Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer auszuweisen – bekommen allerdings auch keine Vorsteuer erstattet. Trotzdem profitieren Sie von dem Wegfall zahlreicher zeitaufwendiger Verwaltungsarbeiten. In Zukunft können Sie unter anderem darauf verzichten,

• zu jeder Lieferung oder Leistung den passenden Umsatzsteuersatz herauszufinden

• Ihren Geschäftskunden den Umsatzsteuerbetrag korrekt in Rechnung zu stellen

• den Vorsteueranteil aus sämtlichen Rechnungen und Belegen zu errechnen

• monatlich eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt zu schicken

• die verbleibende Plus-Summe unaufgefordert ans Finanzamt zu überweisen

Was Sie weiterhin erledigen müssen, ist zum einen die jährliche Umsatzsteuererklärung, zum anderen die Ermittlung des betrieblichen Gewinns mit Hilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnungen und die Abgabe der Einkommensteuererklärung.

Noch ein Hinweis zum Kleingewerbe, das oft mit dem Begriff Kleinunternehmen gleichgesetzt wird. Kleingewerbetreibende sind aufgrund ihres eingeschränkten Geschäftsumfangs keine Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs und werden daher normalerweise auch nicht ins Handelsregister eingetragen. Für sie gelten die allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs und die Steuervorschriften. Ebenso wie Kleinunternehmer sind Kleingewerbetreibende nicht zu doppelter Buchführung verpflichtet und müssen keine Bilanz erstellen.

Ein Fall für zweiIn Deutschland müssen Selbstständige und Unternehmen qua Gesetz ihren jährlichen Gewinn ermitteln. Dafür gibt es zwei Methoden, die sich nach der Art der Firma, dem Status des Selbstständigen und der Höhe des Umsatzes richten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Merkmale der beiden Buchführungsvarianten vor.

Wir stellen die Rechte und Pflichten der Buchführung vor und erläutern, welcher Gewerbetreibende wann welche Buchhaltungsform umsetzen muss.


Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜRSolange Ihr Gewinn 60.000 Euro und Ihr Umsatz 600.000 Euro jährlich nicht überschreitet, können Sie eine vereinfachte Buchführung für sich in Anspruch nehmen. Als Freiberufler dürfen Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sogar unabhängig von Gewinn- und Umsatzlimits nutzen.

Wie Sie Ihre Aufzeichnungen vornehmen, liegt ganz in Ihrem Ermessen. Handgeschriebene Eintragungen in Kladden oder Listen genügen. Computerprogramme brauchen nicht gegen nachträgliche Änderungen gesichert zu werden. Ein weiterer Vorteil: Eine Inventur am Jahresende können Sie sich sparen. Ebenso ist es nicht erforderlich, Barzahlungen in einem separaten Kassenbuch zu erfassen. Allerdings besteht seit der Einführung des „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ im Jahr 2017 bei der Kassenführung eine Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Regelung betrifft alle so genannten „bargeldintensiven Unternehmen“. Dazu zählen alle Firmen, die mehr als zehn Prozent ihrer Erlöse in Barform einnehmen. Alle diese Betriebe sind verpflichtet, ihre Einnahmen fortlaufend einzeln zu erfassen, zu dokumentieren und aufzubewahren – und zwar für zehn Jahre. Seit 2018 dürfen die Finanzbeamten die Umsetzung des Gesetzes auch unangekündigt überprüfen und spontan zu einer Kassennachschau vorbeikommen. Spezielle (sicherheits-)technische Anforderungen in Ihre Kasse bzw. Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem folgen ab 2020.

Als Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres werden nur die Zahlungsvorgänge berücksichtigt, die tatsächlich in diesen zwölf Monaten angefallen sind. Am Jahresende addieren Sie Ihre Einnahmen und ziehen davon die Summe Ihrer Ausgaben ab. Liegt die Differenz im Plus, haben Sie einen Gewinn erwirtschaftet, anderenfalls einen Verlust.

Bitte beachten Sie, dass so genannte langlebige Wirtschaftsgüter – also Ihr Anlagevermögen –, deren Anschaffungskosten bei mehr als 410 Euro netto liegen, im Jahr des Erwerbs nicht in voller Höhe als Ausgabe verbucht werden dürfen. Stattdessen muss der Wert auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt und entsprechend abgeschrieben werden.

Wichtig: Falls Ihre Jahreseinkünfte 17.500 Euro übersteigen, müssen Sie zur Ermittlung von Gewinn oder Verlust das offizielle EÜR-Formular verwenden. Das können Sie über das Portal www.elster.de downloaden. Darüber hinaus tragen Sie das gesamte Jahresergebnis im Rahmen Ihrer privaten Steuererklärung in die Anlage G bzw. die Anlage S ein. Alle Unterlagen übermitteln Sie bis zum 31. Mai des Folgejahres elektronisch an das zuständige Finanzamt. Den Abgabetermin können Sie über einen Antrag bei der Behörde verlängern lassen.

Die doppelte BuchführungVorab ein Hinweis: Auch wenn Sie die Obergrenzen von 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Umsatz im Jahr überschreiten, führt dies keineswegs zum sofortigen Wechsel der Gewinnermittlungsart. Der Umstieg auf ein neues Buchführungssystem kommt frühestens im übernächsten Geschäftsjahr auf Sie zu und auch nur dann, wenn Sie vom Finanzamt ausdrücklich dazu aufgefordert werden.

Mit der doppelten Buchführung erstellen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz, die in den Jahresabschluss überführt wird. Daraus ergibt sich ein exaktes Bild der finanziellen Verhältnisse Ihres Unternehmens.

Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Anfang und zum Ende des betreffenden Geschäftsjahres.

Typisches Kennzeichen dieser Buchführungsmethode ist, dass Geschäftsvorfälle auf zwei Seiten nach der Verwendung sowie der Herkunft der Mittel gebucht werden. Bei der doppelten Buchführung müssen sowohl die Soll- als auch die Habenseite stets ausgeglichen sein.


Das Gesetz schreibt vor, dass Unternehmer über ihre Aktivitäten Buch führen müssen, um alle anfallenden Handelsgeschäfte sowie das gesamte Betriebsvermögen zu erfassen. Für diese Aufzeichnungen brauchen Sie zwei Bücher: zum einen das Grundbuch bzw. Journal und zum anderen das Hauptbuch bzw. die Sachkonten. Je nach Art der Geschäfte können noch bestimmte Nebenbücher wie beispielsweise das Lagerbuch, das Kassenbuch, das Lohn- und Gehaltsbuch oder das Kontokorrentbuch, in dem die Verbindlichkeiten und Forderungen aufgeführt sind, hinzukommen.

Im Grundbuch werden sämtliche Geschäftsvorgänge mit Datum, Nummer, Beleg und Betrag eingetragen und auf das Konto sowie das Gegenkonto gebucht. Das Hauptbuch dient der sachlichen Ordnung. Der Abschluss aller Sachkonten aus dem Hauptbuch ergibt die Bilanz.

Firmen, Formen, EigenschaftenWie bereits angedeutet, hängt die Art der Buchführung maßgeblich von der Rechtsform des Unternehmens ab. In der folgenden Übersicht haben wir die wichtigsten Firmentypen zusammengestellt und kurz beschrieben.

• Die kleine Aktiengesellschaft AG Diese Form der Kapitalgesellschaft, die auch die Ein-Mann-Gründung erlaubt, ist für kleinere und mittlere Unternehmen unter Umständen ein interessantes Gegenmodell zur GmbH. Die einzelnen Aktionäre haften nur in Höhe der von ihnen gezeichneten Einlage; die Option, später an die Börse zu gehen, eröffnet bei der Beschaffung zusätzlicher Gelder erfolgversprechende Möglichkeiten. Eine Hürde beim Start: Sie müssen ein Grundkapital von 50.000 Euro beibringen. Wie die große Schwester besteht auch die kleine AG aus den drei Organen Hauptversammlung, Aufsichtsrat (mindestens drei Mitglieder) und Vorstand, die ihre im Aktiengesetz definierten Aufgaben übernehmen. Als Abgaben an den Fiskus müssen die Körperschaftssteuer plus Solidaritätszuschlag, die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer abgeführt werden, ggf. zusätzlich Kapitalertrags- und Umsatzsteuer. Auch kleine Aktiengesellschaften sind verpflichtet, einen Jahresabschluss mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Außerdem unterliegen sie der Publizitätspflicht und müssen auf jeden Fall ihre Bilanz einschließlich Erläuterungen beim elektronischen Bundesanzeiger zur Einsicht einreichen.

• Einzelunternehmen Die Anmeldung beim Gewerbeamt genügt, und schon können Sie loslegen. Als Kaufmann müssen Sie sich zusätzlich im Handelsregister eintragen lassen. Sind Sie

als Kleingewerbetreibender unterwegs, haben Sie die Möglichkeit zu einem freiwilligen Eintrag – verbunden mit allen Rechten und Pflichten eines ordentlichen Kaufmanns. Vorsicht: Als Einzelunternehmen haften Sie mit Ihrem gesamten persönlichen Vermögen. Neben der Einkommens-, Umsatz- und Kirchensteuer sowie dem Soli kommt die Gewerbesteuer hinzu, wenn Sie mehr als 24.500 Euro p. a. verdienen. Als eingetragener Kaufmann sind Sie zum Führen von Büchern und zu einem Jahresabschluss samt Bilanz nach dem Handelsrecht verpflichtet.

• Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, GbR Für viele Existenzgründer ist diese Unternehmensform die erste Wahl. Die Vorteile: problemlose Gründung und kein Mindestkapital. Allerdings haften alle Partner mit ihrem Privatvermögen. Da eine GbR keine kaufmännischen Tätigkeiten ausüben darf, wird sie auch nicht ins Handelsregister eingetragen. Buchführungspflichten entfallen – eine einfache Überschussrechnung reicht aus. Übersteigt der Jahresumsatz die Summe von 600.000 Euro oder liegt der Gewinn über 60.000 Euro p. a., sind die Voraussetzungen für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts nicht mehr gegeben. Dann folgt die automatische Umwandlung in eine OHG, die zur doppelten Buchführung verpflichtet ist.

• Die GmbH Jeder kann eine GmbH gründen – allein oder zusammen mit mehreren Gesellschaftern. Pflicht: der Eintrag ins Handelsregister und die Bereitstellung eines Stammkapitals von mindestens 25.000 Euro, entweder als Bargeld oder in Form von Sacheinlagen oder Rechten. Während der Gründung durchläuft die GmbH mehrere Stadien. Am Anfang steht die Vorgründungsgesellschaft, die wie eine GbR behandelt wird und bei der die Gesellschafter persönlich haften. Als Nächstes folgt die Vor-GmbH, die in der Zeit zwischen der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und der Eintragung ins Handelsregister angesiedelt ist. In der Regel liegt bei dieser Vorstufe die Haftung bereits auf dem Gesellschaftsvermögen. Nach erfolgter Eintragung haften die Gesellschafter für Verbindlichkeiten der GmbH nur mit ihrem Anteil am Stammkapital. Die Steuerlasten sind mit denen einer AG vergleichbar. Ähnlich aufwendig gestaltet sich auch die Buchhaltung. Für die Bilanz ist eine bestimmte Gliederung vorgeschrieben; aus der Gewinn- und Verlustrechnung muss genau ersichtlich sein, wie das Ergebnis zustande kam. Außerdem gehört ein Anhang mit detaillierten Erklärungen zu den Methoden der Bilanzierung und Bewertung dazu.


• Die GmbH & Co. KG Bei dieser Konstruktion handelt es sich – vereinfacht ausgedrückt – um eine Kommanditgesellschaft, bei der die GmbH persönlich haftender Gesellschafter ist. Der Trick dabei: Im Falle eines Falles muss niemand persönlich haften. Aber: Dafür müssen die GmbH-Regeln bezüglich der Insolvenzanmeldung kapitalersetzender Gesellschafterleistungen in Kauf genommen werden. Die Buchhaltung unterliegt im Wesentlichen dem gleichen Reglement wie etwa die GmbH oder die AG.

• Die Kommanditgesellschaft KG Stellen Sie sich vor, Sie möchten Familienmitglieder an Ihrer Firma beteiligen oder private Geldgeber mit ins Boot nehmen. Dann wäre die Gründung einer KG eine überlegenswerte Alternative. Dazu sind mindestens zwei Gesellschafter erforderlich, der Abschluss eines Gesellschaftsvertrags sowie die Eintragung ins Handelsregister. Während persönlich haftende Gesellschafter mit ihrem gesamten Vermögen geradestehen, haften Kommanditisten lediglich mit ihrer – tatsächlich eingezahlten – Einlage. Steuerlich wird die KG ähnlich behandelt wie die GbR. Allerdings können Kommanditisten ihre Verluste bis zur Höhe ihrer Einlagen mit anderen Einkünften verrechnen. Die KG muss Bücher führen und einen Jahresabschluss samt Bilanz aufstellen.

• Die offene Handelsgesellschaft OHG Wie Sie wissen, ist diese Unternehmensform die Weiterentwicklung der GbR und somit ebenfalls eine Personengesellschaft. Eine OHG kann nur für ein kaufmännisches Gewerbe gegründet werden. Die Formalien der Gründung sind mit dem Procedere bei einer KG vergleichbar. Grundsätzlich haftet bei einer OHG jedoch jeder einzelne Gesellschafter mit seinem Vermögen. Was das Thema Steuern betrifft, so gibt es zur GbR keine Unterschiede. Bei der Buchhaltung allerdings doch. Denn eine OHG ist zur doppelten Buchführung verpflichtet.

• Die Unternehmergesellschaft UG Häufig auch Mini GmbH oder 1-Euro-GmbH genannt, wird diese Unternehmensform rechtlich so behandelt wie eine GmbH. Doch es gibt Unterschiede. Das Stammkapital beträgt lediglich als Minimum einen Euro. Aber: Bis Sie das volle Stammkapital einer normalen GmbH in Höhe von 25.000 Euro erreichen, müssen Sie jährlich Rücklagen von 25 % Ihres Gewinns tätigen. Haftung, Buchhaltung, Steuern und Eintragung ins Handelsregister – hier gelten die bekannten GmbH-Regeln.

• Limited Der Vollständigkeit halber haben wir hier auch die englische Private Limited Company by Shares aufgeführt. Denn sie wird bei deutschen Firmengründern immer beliebter, da sie eine durchaus ernst zu nehmende Alternative zur GmbH darstellt. Wenn Sie eine Limited gründen wollen, brauchen Sie eine Büroadresse in England oder Wales. Kein Problem – es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt, die diese Formalität für Sie erledigen. Nach einer Einlage von einem Pfund und der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags, für den keine notarielle Beurkundung erforderlich ist, muss Ihre neue Firma nur noch ins Handelsregister eingetragen werden. Vorteilhaft: Bei entsprechender Vertragsgestaltung bleibt Ihr Vermögen im Haftungsfall außen vor. Aber auch bei der Limited sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei muss die englische Form der Bilanzierung angewendet werden. Wenn Sie die Geschäfte über eine Niederlassung in Deutschland laufen lassen, werden Sie auch nur hier besteuert. Beim englischen Finanzamt reichen Sie in diesem Fall eine so genannte Null-Steuererklärung ein.


Im Zuge des EU-Austritts Großbritanniens zum 29. März 2019 ist die Zukunft der Limited für deutsche Gründer jedoch ungewiss. Während bei einem „weichen“ Brexit bestenfalls keine negativen Folgen zu befürchten sind oder Änderungen erst mit einer mehrjährigen Übergangsfrist in Kraft treten, kann ein „harter“ Brexit sogar zur privaten Haftung der Limited-Gesellschafter führen. Der Hintergrund: Die Limited wäre in einem solchen Fall hierzulande nicht mehr als Rechtsform anerkannt. Die betroffenen Unternehmen würden dann wie eine OHG oder GbR gelten.


Kapitel 3: Futter für den Fiskus

Die Abgaben an den Staat lassen sich nicht mal eben nach der Formel „Pi mal Daumen“ kalkulieren. Denn das Finanzamt verlangt aus steuerrechtlichen Gründen wahrheitsgetreue, umfassende Angaben, die sich lückenlos belegen lassen.

Ohne Buchführung kämen Sie also gar nicht weiter. Aus einem simplen Grund: Sämtliche Ausgaben und Einnahmen, die Ihre Buchhaltung verbucht, bilden die Basis für die Berechnung der Unternehmenssteuern. Abhängig von der Unternehmensform zählen Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, Kapitalertragssteuer und Einkommensteuer dazu.

Um die Steuern für Ihr Unternehmen präzise ermitteln zu können, müssen die Vorgänge aus der Buchhaltung jederzeit nachprüfbar sein. Das heißt: Für jede verbuchte Einnahme und Ausgabe wird ein entsprechender Beleg benötigt. Fehlt dieser, kann es Ärger mit dem Fiskus geben.

Die Buchungen mit den gesammelten Belegen schaffen die Voraussetzung für Meldungen ans Finanzamt und den Jahresabschluss. Zum einen ist jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen angehalten, monatlich oder im Quartal eine Umsatzsteuervoranmeldung an die zuständige Finanzbehörde zu geben. Zum anderen müssen Sie für das abgelaufene Geschäftsjahr den jeweiligen Gewinn oder Verlust ermitteln. Bei einfacher Buchführung genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung; bei doppelter Buchführung müssen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz erstellen.

Kommen Sie Ihrer Buchführungspflicht nicht nach, etwa durch verspätete Abgabe von relevanten Unterlagen, Buchungslücken oder fehlende Belege, riskieren Sie überhöhte Steuerschätzungen, Säumniszuschläge und oft auch Nachzahlungen plus Zinsaufschlag.

Der Steuerberater: Ihr Freund und HelferDas deutsche Steuerrecht ist wohl eines der umfangreichsten und kompliziertesten Gesetzeswerke weltweit. Immer wieder kommen Ergänzungen und Änderungen hinzu,

wodurch die Sache nicht leichter wird. Da fällt es schwer, à jour zu bleiben. Aber genau das wird von Ihnen erwartet. Denn sollte Ihre Buchhaltung nicht auf der Höhe der Zeit sein, nimmt das Risiko für Fehler und Versäumnisse rapide zu. Verständlich, dass angesichts dieser Situation viele Unternehmen einen kompetenten Steuerberater zur Unterstützung an Bord holen.

Gut zu wissen: Sie können Ihrem neuen Partner voll und ganz vertrauen. Er vertritt Ihre Interessen mit dem Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg seines Mandanten zu sichern. Dabei unterliegt er einem äußerst strengen Berufsrecht. Als Steuerberater ist er von Gesetzes wegen verpflichtet, seine Tätigkeit unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft und verschwiegen auszuüben. Selbstverständlich gehört die kontinuierliche Fortbildung auf den Gebieten des Steuerrechts, der Betriebswirtschaft und des Wirtschaftsrechts ebenfalls zu seinem anspruchsvollen Berufsbild.

Umfassende Leistung im ProgrammGanz gleich, ob Sie Hilfe in Steuerfragen, bei der Finanz- und Lohnbuchführung, beim Erstellen von Bilanzen oder bei der Prüfung von Jahresabschlüssen benötigen: Ein Steuerberater ist auf vielen Geschäftsfeldern unterwegs. Deshalb geht seine Expertise weit über das vorschriftsmäßige Ausfertigen Ihrer Steuererklärung hinaus.

Generell lässt sich das Portfolio eines Steuerberaters in vier Bereiche unterteilen.

1. Die Beratung Beispielsweise zur Steueroptimierung, bei Firmengründungen und Umstrukturierungsmaßnahmen, bei wirtschaftlichen Veränderungen und beim Generationswechsel sowie bei drohender Insolvenz. Dazu gibt es praktische Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen und Anträgen sowie bei der Prüfung von Steuerbescheiden. Ebenso bei der Umsetzung von Aufgaben innerhalb der Buchführung.

Wir stellen dar, wie Sie Ihrer Buchhaltungspflicht nachkommen können ohne am deutschen Steuerrecht zu verzweifeln.


2. Die Prüfung Kreditwürdigkeit, Jahresabschlüsse, Ordnungsmäßigkeit, Voraussetzungen für eine Firmengründung oder auch das Einhalten der Makler- und Bauträgerverordnung: Dies und mehr kommt bei einem erfahrenen Steuerberater auf den Prüfstand.

3. Die Vertretung Gerade bei Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt brauchen Sie unbedingt einen fachlich versierten Beistand, der Ihr Anliegen engagiert und kompetent vertritt. Ob vor dem Finanzgericht oder dem Bundesfinanzhof, bei Betriebsprüfungen, gegenüber der Steuerfahndung und bei Steuerstrafverfahren steht Ihnen der Steuerberater zur Seite und sorgt damit für Waffengleichheit in einer Auseinandersetzung, in der die Stärken oft ungleich verteilt sind. Außerdem übernimmt der Berater auch Ihre Vertretung bei der Vermögensverwaltung, bei der Testamentsvollstreckung oder bei einer Liquidation. Darüber hinaus können Sie ihn als Treuhänder beauftragen.

4. Die Begutachtung Auch hier leistet ein Steuerberater ganze Arbeit. Zum Beispiel beim Begutachten von Firmen, bei der Bewertung von Unternehmen sowie in Gerichtsverfahren.

Übrigens: Das traditionelle Bild einer Kanzlei mit ehrwürdigem Kontor-Ambiente hat längst ausgedient. Moderne Steuerberater sind heute in der digitalen Welt zuhause und kennen sich mit innovativen IT-Prozessen bestens aus. Und das ist gut so, wie Sie gleich sehen werden.

Wie IT-Lösungen die Arbeit erleichternDamit der Wechsel zwischen den Systemen klappt, holen Sie sich am besten professionelle Unterstützung ins Haus. Denn die Regeln der doppelten Buchführung erfordern ein umfangreiches Know-how, das häufig nicht so ohne weiteres im Unternehmen vorhanden ist.

Die Lösung für das Problem bietet die kaufmännische Komplettlösung, wie Sage Business Cloud Buchhaltung, die neben Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft auch Ihre Einnahmen und Ausgaben verwaltet, die Erstellung der EÜR und – wenn erforderlich – die Bilanzierung übernimmt. Wichtig ist zudem, dass Sie sich für eine Software entscheiden,

die auf die Anforderungen Ihrer Unternehmensgröße abgestimmt ist und sich bei Bedarf flexibel skalieren lässt. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Lösung auch ihr künftiges Wachstum abbildet. Das schließt auch eine Änderung der Rechtsform mit ein sowie eine damit einhergehende neue Bilanzierungsform, so dass Sie ohne Risiko von der einen Gewinnermittlung in die andere wechseln können. Zudem fungieren moderne Buchhaltungslösungenwie die Sage Business Cloud Buchhaltung heute als intelligente Assistenten für die Interaktion mit den Finanzbehörden. Auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater wird dadurch spürbar leichter, professioneller und vor allem kostengünstiger. Alle relevanten Vorgänge in Ihrer Buchführung können Sie jederzeit digital über die DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei weiterleiten. Auf diese Weise verfügt Ihr Berater stets über den aktuellen Wissensstand und ist in der Lage, sofort zu reagieren – falls nötig.


Die wichtigsten Features: Über diese Funktionen sollte Ihre Buchhaltungssoftware unbedingt verfügen!

EÜR oder Bilanz: Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung: Ihre Software sollte beide Arten der Gewinnermittlung unterstützen.

E-Bilanz: Wenn Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, müssen Sie die Abschlüsse für das neu angelegte Wirtschaftsjahr elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Mit Hilfe eines E-Bilanz-Tools erledigen Sie diese Aufgabe schnell und sicher. Denn die E-Bilanz beschleunigt nicht nur die Verfahrensabläufe, sondern reduziert dazu eventuelle Fehler und senkt die Kosten.

GoBD-zertifiziert: Durch die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) können sich zusätzliche Anforderungen ergeben, was Aufzeichnungen und Belegablage betrifft. Ist Ihre Buchhaltungssoftware von einem externen Wirtschaftsprüfungsinstitut GoBD-zertifiziert, können Sie sich sicher fühlen: Ihre IT erfüllt die Kriterien der aktuellen Vorschriften.

Mandantenfähigkeit: Idealerweise unterstützt Ihr Buchhaltungs-Tool eine uneingeschränkte Anzahl von Mandanten mit unterschiedlicher Gewinnermittlungsart.

Monatsabschlussassistent: Damit Sie neben dem stressigen Tagesgeschäft auch wirklich nichts Wichtiges vergessen, empfiehlt sich ein Buchhaltungs-Assistenz, der Sie schrittweise durch alle Tätigkeiten, die

zum Monatsabschluss erforderlich sind, führt. Dazu bekommen Sie beim Ausarbeiten und Kontrollieren der Umsatzsteuervoranmeldung umfassende Hilfestellung. Ebenso beim Anlegen eines Journals, in dem die Buchungsbestände erfasst werden, sowie beim Erstellen von Exportdateien im DATEV-Format.

Schnittstellen: Ganz wichtig ist Ihr direkter Draht zu den Finanzbehörden und insbesondere zu Ihrem Steuerberater. Möglich wird das direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware heraus über eine bidirektionale Schnittstelle zu dessen DATEV-Software. Lassen Sie Ihre Daten einfach elektronisch einlesen und geben Sie entsprechend korrigierte Daten wieder aus. Mit diesem Feature arbeitet Ihre Buchhaltung merklich effizienter.

Mit einer Elster-Schnittstelle können Sie zudem nicht nur Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen zeitnah und elektronisch ans Finanzamt übertragen, sondern auch einen Antrag zur Dauerfristverlängerung oder die Anmeldung einer Sondervorauszahlung weiterleiten.

Reporting und Übersichtsinstrumente: Bleiben Sie stets aussagekräftig, zum Beispiel gegenüber Banken oder anderen Geldgebern! Mit einem übersichtlichen Reporting-Cockpit haben Sie alle unternehmensrelevanten Daten stets im Blick und können maßgeschneiderte Auswertungen auf Knopfdruck abrufen.


Kapitel 4: Gut aufgehoben

Schon zum 1. Januar 2015 hat das Bundesfinanzministerium eine neue Verwaltungsvorschrift mit der Kurzbezeichnung GoBD herausgegeben, die regelt, wie Selbstständige und Unternehmen ihre digitale Buchführung handhaben sollen. Davon sind nicht nur bilanzierungspflichtige Firmen betroffen, sondern alle, die Aufzeichnungen wie beispielsweise Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erstellen müssen. Das bedeutet konkret: Mit der Aktualisierung der allgemeinen Regeln für Buchführung und Aufbewahrung im digitalen Zeitalter erlegt die Finanzverwaltung der deutschen Unternehmerschaft zahlreiche Pflichten auf. Nicht allein Buchführung und kaufmännische Prozesse müssen an die aktuellen Anforderungen angepasst werden. Ebenso ist es notwendig, die Verfahrensdokumentation so zu erstellen, dass eine Betriebsprüfung ohne Mängelbescheid bestehen kann.

Zu den Kernforderungen gehören folgende Vorgaben: Sämtliche buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig und korrekt sein. Außerdem sind Sie verpflichtet, Buchungen zeitnah, geordnet und unveränderbar zu erfassen. Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, sind geordnet und grundsätzlich im Original zu archivieren. Beleglose Meldungen speichern Sie als Empfänger elektronischer Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format.

Wenn das Finanzamt zugreiftDie Finanzbehörde besitzt das Recht, jederzeit Ihre Aufzeichnungen einzusehen. Wie sie das macht, liegt in ihrem eigenen Ermessen. Entweder erfolgt der Zugriff unmittelbar, indem sie über Ihr IT-System direkt in alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Informationen Einblick nimmt. Oder aber mittelbar durch eine maschinelle Auswertung, die Sie selbst oder ggf. Ihr Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer vornehmen. Als dritte Möglichkeit kann das Finanzamt von Ihnen die Herausgabe eines Datenträgers mit sämtlichen angeforderten Aufzeichnungen verlangen.

Fest steht damit, dass Sie Ihrem zuständigen Finanzamt Daten der Buchhaltung sowie die entsprechenden Stammdaten und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen müssen.

Deshalb sollten Sie nicht lange zögern, Ihre Hard- und Software zukunftsgerecht aufzurüsten. Eine Investition, die sich angesichts der Verpflichtung, zahlreiche Dokumente über Jahre aufzubewahren, schnell auszahlt.

Termine und FristenEs gibt klare Regelungen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen. Demnach ist vorgeschrieben, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Lageberichte 10 Jahre lang zu archivieren. Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem

• die letzte Eintragung im Handelsbuch ausgeführt wurde

• die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss erfolgte

• Sie den Geschäftsbrief erhalten oder abgeschickt haben

• der Buchungsbeleg angefertigt wurde

Außerdem Vorschrift: Die Archivierung der Unterlagen muss in einem geordneten System erfolgen, so dass ein sachkundiger Dritter in der Lage ist, in angemessener Zeit die erforderlichen Belege und Geschäftspapiere ohne fremde Hilfe für eine Prüfung herauszufinden. Mit Unterstützung einer kaufmännischen Software, wie Sage Business Cloud Buchhaltung gibt es auch in dieser Beziehung keine Probleme. Sehr zur Freude von Wirtschaftsprüfern und den Betriebsprüfungsexperten vom Finanzamt.

Ein Maßstab für BonitätLast, but not least: Da Bilanzen und Gewinnermittlungen aus zurückliegenden Jahren bis heute auf präzise Weise die Geschäftsentwicklung dokumentieren, spielen diese Unterlagen auch bei der Kreditvergabe eine wichtige Rolle. Denn Banken wollen wissen, ob sie es mit einer gesunden Firma zu tun haben, die aller Voraussicht nach ihre Schulden zurückzahlen kann.

Gleichermaßen werden bei der Bewertung sowie beim Erwerb oder Verkauf eines Unternehmens schlüssige Nachweise über die betrieblichen Vermögensverhältnisse benötigt. Hier lässt sich anhand der Ergebnisse aus der Buchführung unzweifelhaft erkennen, wie das Unternehmen finanziell aufgestellt ist.

Warum Ihre Archivierung enorm wichtig ist und was sie mit Ihrer nächsten Betriebsprüfung zu tun hat erfahren Sie hier.

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