E-book Smart Working

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A cultura do trabalho remotoO trabalho remoto nos permite maior flexibilidade no dia a dia, melhorando o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional.

Ao evitar o deslocamento, usamos o tempo de forma mais produtiva.

Neste material, a everis te ajudará a trabalhar, de maneira eficaz, fora do escritório mantendo a sinergia com sua equipe por meio da metodologia Smart Working.

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Organize seu horário e

espaço de trabalho

Equilibre a sua rotina

Faça uma dieta

informativa

Desconecte sua mente e

ative seu corpo

Faça alinhamentos com a equipe

Recomendações para as

vídeos chamadas

Organize suas atividades e

compartilhe o status

Ferramentasde apoio

Informaçõese processos

Checklist

Estabeleça um horário e cumpra. Pode ser tanto o habitual, das 9h às 18h, ou mesmo um alternativo. Não se esqueça de programar também seu horário de almoço, evitando se alimentar em frente a câmera. Mesmo estando em casa, é importante se arrumar como se estivesse indo para o escritório. Acredite: o ritual de se arrumar para trabalhar faz com que seu corpo e mente entendam que você está se preparando para um novo dia de tarefas.

Organize seu horário

É muito importante ter um espaço fixo e adequado para o trabalho em casa. Sofá ou cama não foram projetados para um dia de trabalho. Nestes ambientes, seu cérebro vai demorar a entender onde você está e a produtividade tende a cair.

Crie seu espaço de trabalho

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Equilibre a sua rotina É importante que todos saibam que você está em horário de trabalho, porém dentro de casa. Peça para que as pessoas que moram com você o interrompam o menos possível. Foque nas suas atividades, mas reserve um tempinho para uma ligação para a família ou um carinho no seu animal de estimação. Tenha em mente que sua vida profissional não pode comandar a sua vida fora do o horário estabelecido!Cuidado com os ladrões de tempo! Realizar ações do cotidiano ou de entretenimento junto com as atividades de trabalho, farão com que você se desconcentre e acabe realizando nenhuma das atividades corretamente. Ao final do dia, você irá perceber quanto tempo foi dedicado a essas leves distrações, por isso, equilibre a sua rotina! MENU

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Faça uma dieta informativaAcesse as notícias em horários específicos do dia. Pense antes de compartilhar informações, seja com seus colegas de trabalho ou familiares e cheque sempre as fontes. Lembre-se que o estado emocional é contagioso.

Desconecte sua mente e ative seu corpoReserve um espaço durante o dia para ativar seu corpo. Faça intervalos periódicos para se desconectar. Se estique! Movimente seu corpo com atividades físicas ou alongamento.

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Faça alinhamentos com a equipe

Tenha um plano B! É importante que seu time conheça uma segunda opção de ferramenta. Por exemplo, se sua equipe usa o aplicativo A para vídeo chamadas, todos também têm o aplicativo B, caso seja necessário.

Todo convite de reunião devem incluir o link necessário para a conexão remota. Inclua nos convites as informações necessárias para a sessão. O objetivo e a agenda detalhada sãoobrigatórios.

Breves reuniões para começar e finalizar o dia podem ser úteis para manter as equipes atualizadas do contexto geral das atividades e tirarem a sensação de isolamento.

Divida a reunião em módulos!Separe as reuniões em seções: uma para

toda a equipe para temas gerais e outra para assuntos segmentados por temas e pessoas.

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Recomendações para as vídeos chamadas

A melhor solução para uma sessão remota é a vídeochamada. Seguida de áudio, mensagens / chat e e-mail.

A pontualidade é sempre importante.

Procure usar aplicativos que permitam edição simultânea. Compartilharrapidamente o conteúdo em tela tornará as reuniões mais eficazes.

Usar fones de ouvido melhorará significativamente a comunicação.

O fone nos isola de outros ruídos e nos permite focar melhor na conversa.

Mantenha sempre a câmera ligada para aumentar a eficiência e melhorar a comunicação.

Não grave a sessão sem o consentimento de todos.

Para melhorar a comunicação, respeite o moderador da sessão. Lembre-se do seu microfone, coloque no mudo durante a reunião e ative apenas quando for a sua vez de falar.

O chat na chamada é uma ferramentas importante que nos permite a comunicação com o moderador da sessão de maneira a não alterar o fluxo da conversa.

Prepare-se! Comece a reunião com tudo o que você precisa em mãos.

Encerre a sessão com um resumo, com os tópicos abordados, os acordos feitos e os próximos passos, caso tenha sido definido algum.

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Organize suas atividades e compartilhe o status

Acordar no início da semana o plano geral de trabalho com os resultados de alto nível que esperamos entregar ou avançar.

Mantenha um canal de comunicação aberto para responder perguntas ou informações atualizadas, destinado apenas a este uso.

Manter pelo menos uma pequena sessão diária para manter informado e detectar riscos ou impedimentos.

Incentive as interações formais a serem realizadas por vídeo chamada, caso a reunião presencial não seja possível.

Mantenha dashboards e painéis com informações atualizadas. Garanta o acesso de todos os envolvidos.

Apresente formalmente o progresso a todos os envolvidos e obtenha feedback.Se houver muitos avanços, faça-o semanalmente.

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Informações e processosManter um repositório centralizado para todos os arquivos é crucial (mesmo para computadores que não funcionam remotamente).

Compartilhar arquivos em progresso por e-mail é muito ineficiente e propenso a erros e perda de informações.

É necessário definir ou atualizar os processos padrões utilizados para que todos os envolvidos estejam cientes, e utilizem o repositorio central.

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Sugestões de ferramentas de apoioRepositório: Microsoft Teams, SharepointColaboração simultânea: Google drive

Quadros e painéis interativos: Planner, Trello, Mural, Stormboard, miro, Google drawingsEstimativas: Planning poker

Vídeo: Teams, Zoom, HangoutsRetrospectivas: Ideaboardz, Jamboard

Feedback, perguntas e pesquisas: Menti, sli.do, doodle, Microsoft Forms, Google forms, Kahoot

Cursos e workshops: Google classroomComunicação: Slack

Checklist de trabalho remoto

Acordos. Os acordos de mudança de ferramentas, processos e cronogramas devem ser definidos e compartilhados com seus stakeholders

Melhorias. As retrospectivas ou sessões de feedback da equipe analisam a operação do trabalho remoto.

Ambiente doméstico. Ao trabalhar em casa, tenha um espaço de trabalho adequado

Facilitador. Nas reuniões, sempre incluir um facilitador que dá foco e orienta a sessão

Minuta. Todas as sessões devem gerar um resumo ou minuta compartilhada com toda a equipe

Comunicação. Tente reduzir a comunicação por e-mail, promovendo chamadas de vídeo, chats com históricos e repositórios de informações

Video chamadas. Evite chamadas de áudio, preferindo chamadas de vídeo

Conectados. Todos na equipe possuem o seu próprio dispositivo (laptop, tablet, telefone) para as reuniões

Reuniões eficazes. As reuniões incluem objetivo da sessão e agenda detalhada

Disponibilidade. Todos os membros da equipe devem estar disponíveis durante o dia de trabalho

Reuniões curtas. Evitar reuniões muito longas. Se for inevitável, promover intervalos.

Otimização de reuniões. Atente para que em cada sessão haja apenas as pessoas essenciais para essa reunião

Contato imediato. Conseguir iniciar uma sessão remota a qualquer momento em menos de um minuto

Cortesía remota. As regras de cortesia para trabalho remoto são sempre respeitadas

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Beyond Tecnology

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