dyc-pr-sg-001 control de documentos y registros 26.04.14

8/17/2019 DYC-PR-SG-001 Control de Documentos y Registros 26.04.14

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D&CPROCEDIMIENTO Código DYC-PR-SGI-001

CONTROL DE DOCUMENTOS YREGISTROS

Versión 01

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La versión impresa o copia de ese doc!meno" se considera !n #Doc!meno $o Conro%ado& a e'cepción (!e se indi(!e %o conrario.

1. OBJETIVO

)sa*%ecer" doc!menar" conro%ar + manener %os doc!menos de% Sisema de Gesión de Ca%idad en *ase a %os

re(!isios de %a norma IS, 001 + de ac!erdo con %os re(!isios esa*%ecidos por %a ,rganiación.

2. ALCANCE

/p%ica*%es a odos %os doc!menos de% Sisema de Gesión de Ca%idad de %a empresa #Diseo + Consr!cción S/C&

3. REFERENCIA

$orma IS, 001.

$orma IS, 000.

4. DEFINICIONES

• Docume!o" Daos (!e poseen signiicado 2inormación3 + esán en !n medio de sopore.

• I#!$ucc%&" Descripciones dea%%adas de cómo rea%iar + regisrar %as areas.• M'u'(" Doc!meno (!e especiica %a orma de adminisrar !na organiación.• P$oce)%m%e!o" 4orma espec5ica para %%evar a ca*o !na acividad o !n proceso.• Fo$m'!o" Doc!meno en e% (!e se consignan daos como res!%ados de !na veriicación o conro%"

convirindose en !n regisro.

• Re*%#!$o" Doc!meno (!e presena res!%ados o*enidos o proporciona evidencia de acividades

desempeadas.

• Docume!o I!e$o" Doc!meno e%a*orado + apro*ado en e% desarro%%o de acividades propias denro de %a

organiación + (!e inegran e% Sisema de Gesión Inegrado.

• Docume!o E+!e$o" Doc!meno (!e conienen inormación generada por !ene e'erna a% Sisema de

Gesión Inegrado + (!e se !i%ian como apo+o o reerencia a %as acividades inernas. )n esa caegor5a se

considera a %as %e+es" normas" reg%amenos o man!a%es de e(!ipos.

• Docume!o# O,#o(e!o#" Doc!meno c!+o conenido +a no es ap%ica*%e denro de% Sisema de Gesión

Inegrado.

• Co-%' Co!$o(')'" Doc!meno apro*ado (!e inegra e% Sisema de Gesión Inegrado + (!e se 7a disri*!ido a%

persona%.

• Co-%' No Co!$o(')'" Doc!meno a!oriado para ser reprod!cido de% doc!meno origina%" no esá s!8eo a

cam*ios + son impresos con ines didácicos.

. RESPONSABILIDADES

Je/e )e Ge#!%& )e C'(%)')" Ve%ar por e% c!mp%imieno de %o esa*%ecido en e% presene doc!meno.

Ge$e!e o Re#-o#',(e )e( P$oce#o" Ideniicar %as necesidades de% área (!e de*an ser doc!menadas

como pare de% Sisema de Gesión Inegrado.

Co(',o$')o$" Conri*!ir con %a ideniicación de %as necesidades de% área.

0. GENERALIDADES

6.1. Los p%anos se conro%arán seg9n e% insr!civo #Conro% de P%anos&.

6.:. La orma de redacar doc!menos 2)n prosa" %!8os" pane%es oográicos" ec.3 dependerá de %a necesidad

de% !s!ario.

6.;. Los doc!menos serán redacados 2De preerencia3 considerando

- )% ipo de %era 2/ria%3" e% amao 2$


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PROCEDIMIENTO Código CPI-PR-SG-001CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROSVersión 01

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- )n e% enca*eado se dea%%ará e% %ogo de %a organiación" e% ipo de doc!meno" código" versión +

página. /s5 am*in se considerará e% dea%%e #La versión impresa o copia de ese doc!meno" se considera

!n #Doc!meno $o Conro%ado& a e'cepción (!e se indi(!e %o conrario& 2$o ap%ica*%e para ormaos3.

- )% e'o 8!siicado" espaciado enre %5neas + párraos de 1.1=.

- Con ines de me8orar %a presenación de !n doc!meno" se p!ede omiir e% conro% de cam*ios

esa*%ecido.

6.>. So%o para e% caso de doc!menos n!evos + modiicaciones (!e e% responsa*%e de proceso considere" se

rea%iará %a capaciación de% doc!meno" deiniendo e% a%cance de %a misma" ese a%cance se deinirá

eniendo en c!ena a odos %os p!esos invo%!crados en e% mismo" con !n p%ao má'imo de = d5as desp!s

de s! apro*ación + p!*%icación.

. DESARROLLO

.1. Co!$o( )e )ocume!o# %!e$o#.

N ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Gee$'c%& )e( )ocume!o

Ideniica %a necesidad de crear" modiicar !n

doc!meno para %a organiación + com!nica a%

Responsa*%e de Proceso correspondiene.

C!a%(!ier

Co%a*orador ?

Responsa*%e de%

proceso

: Coordina con e% @ee de Gesión de Ca%idad" %a

e%a*oración o modiicación de% doc!meno.

Responsa*%e de%

Proceso

;

)%a*ora !n *orrador de% doc!meno en

coordinación con e% Responsa*%e de Proceso"

de ac!erdo a %o esa*%ecido en %os 5em 6.:" 6.;

+ 6.> de% presene procedimieno" as5 como e%

conro% de cam*ios.

@ee de Gesión de

Ca%idad?/na%isa de

Ca%idad

> /signa %a codiicación 2/ne'o 013" ideniica e%

doc!meno co%ocándo%o en %a carpea de

#)%a*oración&.

@ee de Gesión de

Ca%idad

=

I)e!%/%c'c%& )e c'm,%o#

)n caso de modiicación" ideniica %as

inc%!siones en %era negria + c!rsiva en

re%ación a %a revisión anerior. /s5 am*in

cam*ia de n9mero de versión + ec7a de

apro*ación. )8emp%o 2abcdef 3

La e%iminación de pa%a*ras + e'os" seideniicará co%ocándo%o en e% C!adro de

#Conro% de Cam*ios&" (!e se enc!enra a% ina%

de cada doc!meno.

Para e% caso de %os ormaos %os cam*ios só%o

se ideniican con e% n9mero de versión.

La ideniicación de cam*ios no se ideniicarán

en %os Diagrama de 4%!8o de% Doc!meno.

@ee de Gesión deCa%idad

6

Re%#%& A-$o,'c%&

Revisa e ideniica e% doc!meno e%a*orado o

modiicado para deerminar (!e c!mp%a con %os

o*8eivos de% Sisema de Gesión. Considera %os5ems 6.:" 6.; + 6.> de% presene procedimieno"

as5 como e% conro% de cam*ios.

@ee de Gesión de

Ca%idad

A Gesiona %a apro*ación de% doc!meno seg9n

%os nive%es de apro*ación 2/ne'o 0:3.

@ee de Gesión de

Ca%idad


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B

/pr!e*a e% doc!meno irmando %a versión

origina%.

Responsa*%es de

%a apro*ación

Re*%#!$o D%#!$%,uc%& )e( Docume!o

Ingresa o ac!a%ia e% doc!meno en %a #Lisa

aesra de Doc!menos&.

@ee de Gesión de

Ca%idad

10Rea%ia %a p!*%icación de %os doc!menosapro*ados en e% sisema doc!mena% + e%

doc!meno irmado en e% i%e de Doc!menos

aesros.

@ee de Gesión de

Ca%idad

11 Com!nica a% persona% %a apro*ación de% @ee de Gesión de


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doc!meno. Ca%idad

1: Conserva %a versión anerior de orma vir!a%" en

!na carpea ideniicada como #,*so%eos&

@ee de Gesión deCa%idad?/na%isa de

Ca%idad

1;

)n caso e% persona% re(!iera !na copia de%

doc!meno" ideniica %a copia de% doc!meno

con e% se%%o #C,PI/ C,$R,L/D/& + %o

disri*!+e con e% ormao #Cargo de Disri*!ción

de Doc!menos&.

/na%isa de Ca%idad

1>

)n caso se 7a+a disri*!ido copias conro%adas

de% doc!meno" recoge dic7as copias

conro%adas seg9n e% #Cargo de Disri*!ción deDoc!menos& + %as e%imina. )n caso se re(!iera

conservar e% doc!meno %o ideniica con e% se%%o

#C,PI/ ,ES,L)/&.

/na%isa de Ca%idad

1= Coordina %a capaciación de% doc!meno

generado. /na%isa de Ca%idad

16

Rea%ia %a capaciación so*re e% doc!meno

generado. Responsa*%e de

Proceso.

.2. Co!$o( )e )ocume!o# e+!e$o#.


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:1

)n caso e% persona% re(!iera copias de%

doc!meno e'erno" ideniica %as copias con e%

se%%o #C,PI/ C,$R,L/D/& + %o disri*!+econ e% #Cargo Disri*!ción de Doc!menos&.

/na%isa de Ca%idad

::

)n caso se 7a+a generado !na n!eva revisión o

versión de% doc!meno e'erno" recoge %as

copias conro%adas enregadas con e% #Cargo

Disri*!ción de Doc!menos& + %as e%imina. )n

caso re(!iera conservar e% doc!meno e'erno

%o ideniica con e% se%%o #C,PI/ ,ES,L)/&.

/na%isa de Ca%idad

:;

Fna ve a% ao coordina con %os responsa*%es %a

revisión + ac!a%iación de %a #Lisa aesra de

Doc!menos )'ernos& a in de aseg!rar (!e %os

doc!menos e'ernos sean %os vigenes.

@ee de Gesión de

Ca%idad?/na%isa de

Ca%idad

.3. Co!$o( )e $e*%#!$o#.

1I)e!%/%c'c%& *ee$'c%&" Ideniica e% regisro con !n nom*re re%acionado a %aacividad (!e %e dio origen.

Responsa*%e de%

Proceso

:)scri*e con %era c%ara. )n caso (!ede espacios en *%anco se p!ede ac7ar con !na

%5nea.

C!a%(!ier

Co%a*orador

;A(m'ce'm%e!o" Garania e% a%macenamieno en %!gares apropiados + seg!ros" a inde eviar s! deerioro a ravs de o%der" arc7ivadores de pa%anca o e%ecrónicamene.

Responsa*%e de

Proceso

> Ingresa o ac!a%ia e% regisro en #Lisa aesra de Regisros& de s! proceso. Responsa*%e deProceso

= P$o!ecc%& Ren!eva o de ser necesario ad(!iere %a %icencia de% anivir!s 2/n!a%mene3. @ee de Sisemas

6 Insa%a %a n!eva versión de% anivir!s a% Persona% de DYCS/C. @ee de Sisemas

ARecu-e$'c%& Rec!pera %os arc7ivos e%ecrónicos de% Persona% de DYCS/C" seg9n e%procedimieno ap%ica*%e para *acH!p. Los arc7ivos 5sicos se p!eden rec!perar mediane

%a descripción indicada en %a #Lisa aesra de Regisros&.

@ee de Sisemas

BT%em-o )e $e!ec%& )%#-o#%c%& /%'( Regisra %a !*icación" iempo de reenciónm5nima + disposición ina% de %os regisros en %a #Lisa aesra de Regisros&.

Responsa*%e de%

Proceso

Fna ve c!mp%ido e% iempo de reención reira %os regisros de% área + %os dispone seg9n

%a #Lisa aesra de Regisros&.

Responsa*%e de%

Proceso

5. REGISTROS

• Lisa aesra de Doc!menos Inernos.

• Lisa aesra de Doc!meno )'ernos.

• Lisa aesra de Regisros.

• Cargo de Disri*!ción de Doc!menos.


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6. CONTROL DE CAMBIOS

Versió

nDescripción del cambio

•

17. ANE8OS

ANE8O N9 1" CODIFICACI:N DE LA DOCUMENTACI:N

ANE8O N9 2" NIVELES DE APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

PROCESO ELABORA REVISA APRUEBA

)sragico Responsa*%e de%

proceso?Co%a*orador (!e propone

e% doc!meno

Gerene Genera%?

@ee de Gesión de

Ca%idad

Gerene Genera%?

Direcor

,peraivos Responsa*%e de%

proceso?Co%a*orador (!e propone

e% doc!meno

Gerene? @ee de

Proceso ? @ee de

Gesión de Ca%idadGerene Genera%

/po+o Responsa*%e de%proceso?Co%a*orador (!e propone

e% doc!meno

Gerene? @ee deProceso ? @ee de

Gesión de Ca%idad

Gerene Genera%?

Gerene de% Proceso

P$oce#o

C&)%*o

Gerencia Genera% GG

Sisema Inegrado de

Gesión

SIG

Gerencia Comercia% C,

Gerencia cnica G

Gerencia de ,peraciones ,P

Sisemas SI

Rec!rsos !manos R

Log5sica L,

4inanas 4I

T%-o )e )ocume!o C&)%*o

Po%5ica P,

Reg%ameno R)

ari /

P%an PL

Procedimieno PR

Insr!civo I$

4ormaos 4,

Peri% de P!eso PPDoc!menos )'ernos D)

Doc!menos ,ros D,

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