[dutch] jit 2.0. - een methode voor ondersteunen van proces-automatisatie en -verbetering met...
DESCRIPTION
Jurgen Carlier - bestuurder FeWeb en gedelegeerd bestuurder Tales Just-In-Time (JIT) 2.0 en case Rejo Fresh NVTRANSCRIPT
Een methode voor ondersteunen van
proces-automatisatie en –verbetering
met web technologie
Wie?
Wie ben ik ? Jurgen Carlier, licentiaat informatica, KULeuven
Zaakvoerder / oprichter Tales Systems CVBA, aka
tales.be
Bestuurder Feweb
[email protected], www.tales.be
@TalesPDG
http://www.linkedin.com/in/jurgencarlier
Wie is ?
Web developer
Kwaliteit
Team
3 webs : websites / webshops / web applicaties
Tales is “Sterk In Web”
Tales denkt web
Presentatie sites
processen ondersteunenZorg : wat is Onze USP of filosofie tav. Processen
Antwoord: JIT 2.0.
Deze voorstelling:
• Legt JIT 2.0. uit
• Case Rejo Fresh
• Ideeën rond: JIT 2.0. als “methode”/”management-
instrument”
JIT 2.0.
Een beetje geschiedenis
JIT (jaren 80) : voorraadbeheersing , lean
manufacturing nooit de keten platleggen
JIT 2 (late 80’s) : suppliers zetten “mannetje” bij
klanten om JIT te controleren
Optimalisatie van voorraad- en productieprocessen,
wegwerken van buffers in productieprocessen
JIT 2.0.
Gelijkaardige Optimalisatie van
informatie-processen
Gelijkenissen :
Wegwerken van buffers in informatie-processen,
”voorraden” wegwerken
Nooit de keten platleggen
JIT 2.0.
Informatiebuffers
JIT 2.0.
De idee
“kleine” programma’s (webmodules, mobiele
pgms, apps) gebruiken om de gaten in ERP /
CRM / … op te vullen
JIT 2.0.
Dubbele winst
Eindproduct meer op de gebruiker gericht
Ontwikkeling in kleinere stappen
JIT 2.0. – De idee
Zie ook
http://martinwebster.eu/dolphins-not-whales-sustaining-change
Waarom werkt dit?
Eenheids principe JIT2.0.
Eenheid van ruimte, tijd en handeling.(Aristoteles)
Eenheids principe JIT2.0.
1. Ruimte Processen overal toegankelijk
2. Tijd 24/24 – 7/7
3. Handeling Door iedereen (in principe)
ALLE stakeholders: eindgebruiker, non IT savvy:
• Bvb. in de case rejofresh chauffeurs / boeren , …
Vb. e-commerce : iedereen kan altijd en overal bestellen.
Eenheids principe JIT2.0.
Voordelen
De juiste informatie
wordt snel ingevuld
door degene die de informatie heeft.
(Eindsysteem wordt accurater)
JIT 2.0.
Voordelen lean / snel / kosten dalen monolytische ontwikkeling
(flexibeler werkplan)
Combineerbaar met scrum en agile ontwikkelmethodes
Snel te implementeren / bijsturen mogelijk
Prototyping / simulatie mogelijk
Goed combineerbaar met “Change”
(Nieuwe) Gebruikers erbij betrekken is gemakkelijker: eenvoud /
aanpasbaar (web interfaces) : traditioneel de grootste
struikelblok voor ICT – implementaties
(Projectbeheer wordt “eenvoudiger”)
Waarom werkt dit nu pas?
Eenheid van R/T/H is in klassieke ERP/CRM niet
steeds mogelijk.
Waarom nu (pas)?
nu zijn er enablers
Enabler 1: Web (technologie)
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Tenminste: In de buurt van iedereen
Processen op een “desktop near you”. (1995)
Enabler 2: mobile
brengt de processen naar iedereen,
altijd en overal.
Deze keer: letterlijk bij iedereen.
Processen “in your pocket”. (2005)
Enablers:
Devices: tablets, …
Cloud, SaaS, PaaS, ERP/CRM in de cloud.
Brengen uw bedrijf (-sprocessen)
steeds dichter bij u,
maken ze alomtegenwoordig
en voor iedereen toegankelijk
Ook voor heel kleine bedrijven
Welke processen ?
E-commerce
als JIT 2.0. van orderentry proces (oorspronkelijke
insteek)
Maar ook andere processen kunnen JIT2.0.:
orderbevestiging, aankoopbeheer (bevestigen
budget bij aankoop), uurregistratie, dispatching,
planning, …
Case: Rejo Fresh
Gekoeld transport van groenten en fruit,
opgestart in 2007
6 chauffeurs / 6 vrachtwagens
Problematiek: Korte ritten met veel wijzigingen
op aanvraag van de klanten
Wijzigingen van uren
Ritten bij / weg
Ritten => andere chauffeurs
.:. Moeilijke communicatie
Oude situatie
Verschillende stand-alone applicaties (controle)
Planning voor chauffeur = bellen, faxen, mailen,mondeling (Informatie stock)
Aanvragen transport door klant = bellen, faxen, mailen, mondeling (Informatie stock)
Moeilijke communicatie door planning die regelmatig wijzigt. (Controle)
Voorstel van Tales
Backoffice In Motion (lightweight ERP in de cloud!)
Combinatie : ERP / extranet / mobiel
Nieuwe gebruikers : chauffeur (iPad), boeren (extranet voor aanvraag transport)
Wijzigingen in planning live te volgen(door iedereen)
In
Ex
Mob
Website / Extranet
Mobile Device
ERP - In Motion
Planner
Klant
Planner
Chauffeur
Nood aan proces re-engineering!
Planner kan via extranet
Vrachten beheren (invoegen, update,deleten) van eigen
chauffeurs + onderaannemers
Kan planning online opvolgen
Klant kan via extranet
Eigen Vrachten beheren (invoegen,
update,deleten)
Overzicht van uitgevoerde vrachten opvragen
Chauffeur kan via Web app
Planning opvragen
Details vracht opvragen
Details klant opvragen
Vracht boeken -> fakturatie In Motion
Tijdsregistratie
Inloggen chauffeur
Gebruikersnaam
Paswoord
Vrachtlijst chauffeur
Klantnaam
Tijdstip
Ritnummer
Details klant
Adres
Telefoon
GSM
Klant specifieke opmerking
Details vracht
Sliders
Drukknoppen
Vracht boeken
Tijdsregistratie
Start- en stoptijd
Registratie rusttijd
Start- en stoptijd
Registratie rusttijd
+ 10 min
- 10 min
Ingelogde planner kan via mobiel of extranet
Planning van collega’s opvragen
Vracht aan andere chauffeur toekennen
Chauffeurlijst
Overzicht chauffeurs
Besluit van de case :
Via kleine webapplicatie en mobiele site worden
juiste gegevens aan de bron onmiddellijk ingevoegd
Eenvoudige en snelle beslissingen
Minder controles / minder fouten
Juiste gegevens aan de bron onmiddellijk opgevraagd
Altijd beschikking over live data
Hoe gebruiken?
Management issues
Hoe gebruiken?
Hoe start je een JIT2.0. project? Zoek informatie stocks / - buffers
inbox , hoopje faxen,…
Zoek controlemechanismenLijsten, klasseurs, excel sheets (Excellekes) , …
Waarom zijn ze er ?
Zoek nieuwe gebruikersWie werkt er mee?
Wie zou er eigenlijk mee moeten werken? Bij wie zit de informatie ?
Waar ontstaat de informatie in de stocks/buffers (klanten?)
!!! Denk over concept(van informatiestromen) Controlelijsten vs. Management by exception
Hoe gebruiken?
Waarom?
Waarom zijn er buffers en controlemechanismen? Gebruikers zitten niet op het systeem
“We vertrouwen de gebruikers niet”
“Die kunnen daar toch niet mee werken”
“We moeten dit controleren voor het in het systeem gaat”
Is er controle nodig omdat een proces te ingewikkeld is,…
… of omdat informatie onvolledig is?
Hoe gebruiken?
Wie zijn de gebruikers?
4 soorten gebruikers:
Intern
gekende: windows gebruikers, ERP…
“nieuwe”: bvb. vtw’s, consultants, installateurs, controleurs
(op de baan)
Extern
gekende: klanten / leveranciers, / communities members, …
anonieme (de hele wereld): bvb. e-commerce B2C
Hoe gebruiken?
Moeilijkheden
met de nieuwe gebruikers
beperkt tot helemaal niet opleiden
Belang van design: Eenvoud.
Belang van Standaardisatie (niet wiel heruitvinden):
herkenbaarheid is belangrijk.
Belang van Usability
Allemaal “Typische web development skills”.
Opletten met “voor de hand liggende” processen
Bvb. Een vertegenwoordiger op de baan een klant laten
kiezen (<> vennootschappen / vestigingen, …): impact op
facturatie
Vereenvoudigen
Manuele tussenstap in workflow
Eventueel aanlokken van klanten, vooral in B2C
• Bvb. e-commerce
SEO , SEM
Nog typische webskills
Hoe gebruiken?
Waarom web? Vele antwoorden op al deze vragen worden
geboden door typische webskills:
interface design
Usability
SEO
Eenvoud
Er zijn echter ook issues van andere aard
ICT gerelateerd
management
Hoe gebruiken?
ICT issues
Systeem architectuurJIT 2.0. vraagt om een goede scheiding
tussen business logica (inclusief DAL)
en interface logica: een aantal
processen wordt immers dubbel
ontwikkeld voor WEB en back office
Security Ontsluiten van company software via Web
Authorisatie, identificatie, …
Business logica
ERP
CRM
WEB apps
Hoe gebruiken?
Management issues Overtuigen van top management (360° systeem)
Overtuigen van ICT dept
Overtuigen van de nieuwe gebruikers om er mee te
werken (zie volgende slide)
Gebruikers in toom houden als ze zien “hoe eenvoudig
het is om nieuwe controlelijsten te maken”- bewaak uw
concept – let op voor nieuwe informatiestocks
(uitgangspunt)
Gevaar van “Quick and dirty” te werken
Hoe gebruiken?
Management issues?
1. Change aspecten
2. Betrokkenheid van de nieuwe gebruikers. Om ze mee
te krijgen, geef ze voordelen. Communiceer dit van in
het begin. Je hebt hun medewerking nodig.
Vbn van voordelen : Snellere facturatie, snellere afrekening
van onkosten, Zelf meer (geaggregeerde) informatie, Minder
werk voor controle dus meer tijd voor zinvolle zaken, Eigen
verantwoordelijkheid, ….
JIT2.0. is een methode voor
ImplementatieWij werken aan implementatietips / flightplan
Controle na (bij) implementatie
Zoek informatiestocks / controlesystemen / nieuwe
gebruikers ….
Kunnen we ze verminderen? Hoeveel hebben we ze
verminderd?
Bedankt voor uw aandacht.