i n c a s s o b u r e a u

Dura Necessitas – Noodzaak is Hard

Februari 2009

Debiteurenbeheer Pré-incasso Incasso Actualiteiten Rondvraag

41%

7%

6%

35%

11%

Financiele problemen

Betwisting

Adm. tekortkomingen

Wanbetaling

Overig

Schade MKB te wijten aan slecht betalingsgedrag

In 2007 Euro 13 miljard te laat betaald In 2007 Euro 4 miljard niet betaald 500.000 MKB-ers gemiddeld € 8.000,- schade per

jaar

Spelers Debiteurenbewaker CrediteurenbewakerIncassopartner

SpelregelsWetLeveringsvoorwaarden c.q. algemene voorwaarden

ScheidsrechterRechter Rechtbank sector KantonRechtbankrechterKlachtencommissie

Wanneer ontstaat een factuur?Wanneer ontstaat een factuur?

Pre-marketing Sales

Buiten-gerechtelijk incasso

Gerechtelijk incasso/executie

Schuldbewaking

- keuze doelgroep

- betalingsgedrag doelgroep

- vaststellen debiteurenbeleid

- opstellen leveringsvoorwaarden

Leveringsvoorwaarden kennen, meenemen/achterlaten Leveringsvoorwaarden voor akkoord laten tekenen Bevestiging aan debiteurenbeheer

naam sales-collega datum gegevens nieuwe klant naam verantwoordelijke crediteurenaministratie

Credit check bij nieuwe klanten Kennismaken

vraag of de leveringsvoorwaarden bekend zijn spreek af: contact bij vragen/problemen geef rechtstreeks nummer/e-mail adres

Beheren debiteuren Buitengerechtelijke incasso Gerechtelijke incasso – executie Schuldbewaking

Informatie

credit check uit de markt van sales-collega historisch betalingsgedrag

Goede betaler

Redelijke betaler

Slechte betaler

Acties en intervallen debiteurenbeheer

Vervaldag Herinneren Aanmanen Ingebrekestellen Uit handen geven

Bellen

1

30 31

40

50

60

70

1

15

30 31 31

40

50

60

1

7

15 16 16

25

35

45

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Tijdspad afstemmen op algemene voorwaarden

Goed 1 30 31 40 50 60 70

Redelijk 1 15 30 31 31 40 50 60

Slecht 1 7 15 16 16 25 35 45

Factuurdatum Bellen Vervaldag Herinnering Bellen Aanmaning I ngbrkstelling Ter incasso Ingebrekestelling

Nadat Sales de order heeft geplaatst

Door debiteurenbewaker met betalingsverantwoordelijke Nog geen betalingsprobleem Nog geen spanningsveld Zijn de leveringsvoorwaarden bekend? Vraag naar gebruikelijke traject van betalen Spreek af dat ‘de ander’ belt als daartoe reden is Wissel rechtstreekse telefoonnummer/e-mailadres uit

Controleer altijd N.a.w.(t). Correct Juiste contactpersoon Inhoudelijk correct

product(en) korting bedrag

Op tijd

Halverwege tussen factuur en vervaldag Vragen aan de client:

- is de factuur correct?- is alles naar wens geleverd?

Antwoord Ja:- dan weet ik dat alles naar wens is- dan zie ik de betaling graag voor…tegemoet

Antwoord Nee:- noteer de klachten - los die op - bel daarna opnieuw

Herinnering Verzoek tot betaling Vermeld

- alle relevante factuurgegevens- betaling voor (datum)

Altijd 1 dag na vervaldag

Laatste dringend verzoek tot betaling Vermeld:

- alle relevante factuurgegevens - betaling voor (datum)- verwijs naar herinnering

Ingebrekestelling Vermeld:

- alle relevante factuurgegevens - data herinnering en aanmaning - bij geen betaling voor (datum) vordering uit handen- alle buitengerechtelijke en eventueel gerechtelijke kosten voor uw rekening

Gehele debiteurenbeheer Pré-Incasso Pré-gerechterlijke incasso Gerechterlijke incasso

Voordelen van een goed Debiteurenbeheer beleid: Continuïteit van uw debiteurenbeheer Kortere gemiddelde betalingstermijnen Liquiditeitsverbetering Afname van dubieuze debiteuren Afname openstaand saldo Professionele benadering debiteuren

Wanneer heeft u Dura Necessitas debiteurenbeheer nodig: Als uw debiteurenafdeling kampt met onderbezetting Bij het uiteenzetten van een gestructureerd debiteurenbeleid Bij structurele en incidentele achterstanden Bij het oplossen van disputen en klachten

DetacheringDura Necessitas kan een goede oplossing bieden bij een snelle groei, het begeleiden van personeel op de werkplek, ziekte, vakantie of pieken en dalen door seizoensinvloeden.

KostenplaatjeDe kosten voor debiteurenbeheer bestaan uit:1. Een tarief voor het beheren van de debiteuren (tussen € 35,- en € 45,- per

uur).2. Factuurwaarde, waarde van de portefeuille en uw wensen ten aanzien van

de wijze van beheer zijn uiteraard van invloed op het uiteindelijke tarief.

Per 6 maanden wordt de samenwerking geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

Wij bieden u de volgende mogelijkheden: Dura Necessitas incassostickers Laatste aanmaning op briefpapier van Dura Necessitas Nabellen van uw debiteuren

1. U meldt zich via de website aan als cliënt 2. U ontvangt een ontvangstbevestiging3. U brengt uw debiteuren aan4. Het incassoproces wordt gestart5. U wordt continu op de hoogte gehouden van het proces 6. Na betaling wordt de hoofdsom direct aan u overgemaakt

Debiteurencheck in eigen databank Incassokosten conform Rapport Voorwerk II Telefonische incasso via callcenter

- wisselende tijden - meertalig

Debiteurenbezoek

Gerechtelijk incasso bij de kantonrechter Gerechtelijke incasso bij de rechtbank

Dagvaarden Vonnis halen Executeren Beslag leggen

Debiteur betaalt hoofdsom, rente en kosten• niets (incassokosten worden op debiteur verhaalt)

Debiteur betaalt (deel van de) hoofdsom • % van het geincasseerde bedrag

Debiteur betaalt niet • optie 1: gerechtelijke incasso (incassokosten worden op

debiteur verhaalt)• optie 2: afboeken

niets (no cure – no pay)

Debiteur betaalt hoofdsom, rente en kosten• niets (incassokosten worden op debiteur verhaalt)

Debiteur betaalt (deel van de) hoofdsom en niet de kosten• restant kosten dat de debiteur niet heeft betaald

Debiteur betaalt niets• de kosten (incassokosten, griffierecht, Btag, kosten van

derden)

Ondernemer• Focus op toekomst• Gericht op oplossing• Denkt meer in opties• Kijkt sneller naar wat

er goed gaat• Eigen

verantwoordelijkheid

Debiteurenbeheerder• Focus op verleden• Gericht op probleem• Denkt meer

procedureel• Kijkt sneller naar wat

er fout gaat• Verantwoordelijkheid

ander

Debiteurenbeheerder focus op verleden gericht op probleem denkt meer procedureel kijkt sneller naar wat er fout gaat verantwoordelijkheid ander

Belangrijke eigenschappen

• klantvriendelijk

• luisteren, begrip, meedenken

• vasthoudend

• constant “de baas” zijn in het gesprek

• enthousiast willen telefoneren

Geef debiteurenbeheer een aparte plaats in uw organisatie. Laat debiteurenbeheer niet concurreren met andere (financiële) werkzaamheden.

Ken het historisch betalingsgedrag Welke excuses zijn eerder gebruikt ? Wat is mijn plan ? Wat zijn alternatieven ? Welke beslissingen mag ik nemen ? Wie is de contactpersoon ? Betreffende transactie

contract welke facturen staan open wat zijn de betalingscondities is/was er een klacht zijn er afwijkende afspraken

• Kredietcrisis• Tarieven incasso• Europees betalingsbevel

1. Helpt correct factureren

2. Factureert direct & zorgt voor telefonische follow up

3. Procedure m.b.t. facturering en aanpak klaar voor wanbetalers

4. Zorgt voor heldere ingebrekestelling met duidelijke verwijzing naar de

consequenties; zegt A en B!

5. Geef debiteurenbeheer een belangrijke plaats in uw organisatie, geen

optie: besteed het uit aan Dura Necessitas

6. Zorg voor structuur in het incassotraject

7. Zorgt voor bevestiging afspraken tussen u en debiteur

8. Zorgt voor de juiste personen op de juiste plek

9. Gebruikt kundig de telefoon

10.Creeert bewustwording (incasso)doelen; en benoemt deze

11.Kennis in huis, vb: Laat bij betalingsregelingen altijd eerst de BTW betalen

12.Korte lijnen tussen u als opdrachtgever en wij als incasseur

13.Open over risico’s en moeilijkheden, kansen en mogelijkheden

14.Heldere afspraken, realistische doelstellingen, duidelijkheid voorop!

Bedankt voor uw aandacht!