du har ett budskap - vem bryr sig - rapsodi kommunikation
DESCRIPTION
Så här undviker du de vanligaste misstagen även smarta människor gör med sina powerpoint-presentationerTRANSCRIPT
Frukostseminarium 25 augus1 2011 på Nalen/Stacken i Stockholm
Lisa Sjöström, Rapsodi Kommunika1on
Lisa: Jag heter Lisa Sjöström. Jag driver Rapsodi Kommunika1on. Det var meningen aH jag skulle arbeta som jurist, men lusten aH jobba med färg och form tog över. Men jag tog min examen och byHe sedan bana och blev formgivare. Under studie1den lärde jag mig aH hantera stora mängder informa0on och aH plocka ut det vik0gaste. Det har jag nyHa av när jag jobbar med kommunika0on och framför allt med powerpointbilder. Det här kommer inte aH handla om hur programmet Powerpoint fungerar rent tekniskt utan om hur avsändare och mo;agare fungerar.
Lisa: Minst så här mycket text brukar många – även de smarta – skriva på sina powerpointbilder. En föreläsare pratar och säger inte ens det som står på bilden. Publiken läser. Vad blir publikens upplevelse av det?
Lisa: Trots aH det egentligen räcker med det här! Det finns ingen som kan läsa och lyssna sam0digt. Varför lägga mer text på powerpointbilderna än vad som behövs?
Lisa: När man gör powerpointbilder tycker jag aH man ska ställa samma höga krav på innehåll och u>ormning som man gör med 1ll exempel en genomarbetad broschyr som beskriver företagets produkter och/eller tjänster. Jag har funderat på hur mycket dåliga ppt-‐bilder egentligen kostar för företagen? Är det veZgt utnyHjad 1d aH människor på alla nivåer i företagen använder sin arbets1d 1ll aH göra ppt-‐bilder som dessutom o\a är dåliga?
Lisa: En sak som jag tycker är ännu vik1gare i längden är aH bra ppt-‐bilder ger goodwill. Precis som väl genomarbetade och snygga broschyrer eller annat material som företaget ta fram. Dåliga ppt-‐bilder, t ex med tön1ga clip-‐artgubbar, ger bara badwill och sannolikt eH antal missade affärer.
R. Virchow
Der Mensch ist so alt wie seine
Gefässe
Longevity is vascular question - a man is only as old as
his arteries
Stor skillnad på åldern på kärlen och den kronologiska åldern hos dialyspatienter.
Lisa: Här är ett exempel på en riktigt gräslig powerpointbild. Hur är det tänkt att man ska uppfatta budskapet?
Lisa: Här är eH dåligt exempel 1ll. AH lägga för mycket informa1on på sina powerpointbilder är det absolut vanligaste misstaget. Nästan alla gör det. Om publiken ska läsa sig till budskapet kan väl talaren lika gärna gå hem?
Lisa: Jag har jobbat med presenta1oner och powerpointbilder i 20 år nu och har kommit fram 1ll en metod i fyra enkla steg som gör aH man undviker vanliga fällor och fel. Första steget är eH mantra som du kan upprepa gång på gång när dugör en presenta1on. Det är så här: (nästa bild)
Lisa: Vad är vik1gast just där och just då? Just där och just då är det specifika presenta1ons1llfället som du gör en presenta1on för. Hur ska man veta vad som är vik1gast just där och just då? Jo , då måste vi ha några saker klart för oss… (nästa bidl)
Lisa: Vad är det som ska uppnås med presenta1onen? Till vem eller vilka vänder vi oss? Vilket är vårt vik1gaste budskap? Vad vill vi aH målgruppen ska veta, tycka, eller göra? Hur ska presenta1onen användas? Med talare eller utan – som eH självgående bildspel?
Lisa: Det här är eH bra exempel på anpassad informa1on. En ekonomichef redogjorde för ekonomin de tre senaste kvartalen på en intern konferens. Hon behövde inte prata på detaljnivå då utan valde aH beräHa och visa det som var vik0gast just där och just då.
Lisa: EH rik1gt bra säH aH anpassa sin presenta1on 1ll eH specifikt 1llfälle är aH göra den klickbar. Det blir ungefär som webbsidor, fast med mycket mindre info på varje sida. Presenta1onen blir målgruppsstyrd – man kan lägga in info för olika fördjupningsgrader och anpassa siH säH aH förklara under 1den man håller presenta1onen. Man kan använda samma presenta1on aH prata 1ll 15 minuter eller 4 1mmar om man har lagt in 1llräckligt mycket informa1on i den. Suveränt för • Säljpresenta1oner • Förklaringar av komplexa flöden/processer/strukturer • Utbildning
Lisa: För aH få struktur på sin presenta1on är det bra aH börja med aH skriva ner siH budskap i t ex Word utan aH tänka på vilka bilder som ska visas. Många använder själva powerpointbilderna som siH manus. Vad leder det 1ll? Jo, för mycket info på bilderna. Så här kan det se ut … (nästa bild)
• Vi kan förvänta oss en epidemi av kronisk njursvikt inom 10-20 år. • Trots de senaste årens tekniska framsteg inom dialys-behandling har överlevnaden inte förbättrats. • Riskfaktorer för hjärt-kärlsjukdom och död skiljer sig åt mellan njurfriska och njursjuka patienter. • Med genetisk diagnostik kan riskpatienter identifieras långt innan allvarliga komplikationer uppstår. • Forskning på njursjuka patienter kan lära oss mycket om uppkomst-mekanismer för åderförkalkning även hos njurfriska.
Vad har vi lärt oss de senaste 30 åren?
Lisa: Ett exempel på en bild där man har skrivit sitt manus direkt på bilden. Inte bra! Publiken har svårt att låta bli att läsa texten och tappar fokus från det talaren berättar.
Lisa: Har ni tänkt på aH bakom alla torra fakta som vi serveras på seminarier finns det historier om människor? Försök aH hi;a en mänsklig historia bakom de fakta du ska presentera och lägg in den i manuset.
Lisa: Först e\er aH manuset är klart är det dags aH öppna Powerpoint och börja fundera på hur bilderna ska se ut! Brukar du, som alla andra, istället börja med aH öppna powerpoint och göra bilder direkt? Okej, du behöver inte svara J
Lisa: Och hur ska man veta vad man ska visa på sina powerpointbilder, då? Vad är det vi ska ly\a fram ur vårt manus? Super1ps: Powerpointbilden ska vara som en rubrik i en 1dning. Rubriken är det som visas på powerpointbilden. Resten ska man beräHa! EH annat 1ps är aH 1Ha på hur dags1dningarna skriver sina löpsedlar – kort och koncist. Gör likadant när du gör dina powerpointbilder!
Lisa: Det här är en ganska tråkig bild. Visserligen innehåller den inte så mycket informa1on, men det kan ändå göras roligare. Jag har delat upp den i fyra bilder som visar hur mycket trevligare det blir med foton på powerpointbilderna … (nästa bild)
!"#$%&"#'("''%)
!"#$%&'($)*(+',$-.&,/-$0"$("*$-*11"2.$#+.3$0/0+4&./0$4"'./'.$%&25/.+',$&--/.-$&'0$.&4.+4-6
!"!#$%&'(&'#)*+,('-&.#'+(&/0!!"!!#$%&!'($!)*++!,-#.$/!#$,-0', +1
!"!!#
$"!!#
%!"!!#
%$"!!#
&!"!!#
&$"!!#
!
%
&
'
(
$
)*+,-./01-$
1*.-23+,
!"#$%&$'"()*()$+,"-.')%"($/"0.1*$'!2(3%(3$4*2,$"/*,$4*2,5
2345!6+!745849:!;<!54=7;9>49:=!=44!?9!@9854?=4!@9!8;9:49:!75;>A8:@;9!@9!)*++B!?9>!;9CD!)!745849:!=44!?!>4854?=4E!F;5!+G!745849:!;<!H?5I4:45=B!8;9:49:!3;CAH4!=:?D=!<C?:E
IncreaseStays Flat
Not SureDecrease
70.5%
13.9%
13.9%
1.6%
Kommer man att öka eller minska content?
Källa: IT Marke-ng World
Lisa: EH tradi1onellt tråkigt diagram. Vad är det egentligen man vill visa? Jo, aH 70,5% vill öka content och 1,6% vill minska. Det kan man visa så här istället … (nästa bild)
Lisa: Den här bilden är ganska okej. Ren och prydlig men jag lovar aH publiken kommer ihåg budskapet om man gör så här istället … (nästa bild)
Lisa: EH av de vanligaste argumenten mot aH ha lite text på powerpointbilderna är aH man vill kunna använda dem som dokumenta1on av sin presenta1on. Man menar aH man behöver skriva långa texter annars kommer ingen aH förstå. Men hallå! Vad är vik1gast just där och just då? I presenta1ons-‐1llfället? AH publiken lyssnar och inte irriteras av dåliga bilder, eller hur? Dokumenta1ons1llfället är något helt annat. Lämna därför istället ut en sammanfaHning av presenta1onen i eH worddokument. Eller gör en sådan här nätversion med pratbubblor av din presenta1on.
PRESENTATIONSANALYS
Många har problem med att komma igång och göra powerpointpresen-
tationer. Man kommer helt enkelt inte ur startblocken. Eller så är det
svårt att få en överblick över de presentationer som finns i företaget
och vad man uppnår med dem. Fyller de sitt syfte? Kan de anpassas till
de olika tillfällen de används i?
Känner du igen dig?
Skicka en presentation till mig. Jag bjuder på en översiktligt genom-
gång och kommer med tips på hur du ska ändra den så att den bättre
bär fram budskapet till mottagaren.
Om du vill jobba vidare med presentationen bokar vi sedan ett möte för
en workshop där vi går igenom presentationen i detalj.
Lisa Sjöström
0708-262120