1
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS
DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO
YOGYAKARTA
Karya Ilmiah
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
Disusun Oleh :
YEKA SAHFITRI
1314031
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
3
4
5
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-
Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “Tinjauan
Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan RST dr.
Soetarto Yogyakarta” Karya Tulis Ilmiah Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat
Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa semua usaha yang telah dilakukan merupakan kerja
sama yang baik dari semua pihak yang telah membantu. Untuk itu, penulis
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Pembimbing KTI dan selaku Ketua
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, AmdPerkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi Perekam dan
Informasi Kesehatan (D-3) Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
3. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku Penguji yang telah meluangkan waktu,
tenaga, dan pikiran dalam karya tulis ilmiah ini.
4. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukung penyusunan karya tulis ilmiah ini.
5. Seluruh staf dan pegawai rekam medis RST dr. Soetarto Yogyakarta yang
telah mendukung dan melancarkan penelitian karya tulis ilmiah ini.
6. Ayah, ibu tercinta dan atas doa, motivasi dan kasih sayangnya untuk
kelancaran penyusunan karya tulis ilmiah ini.
7. Kakakku tersayang Yova Putriani, atas dukungan serta telah membantu dalam
bentuk doa, motivasi, dan kasih sayang dalam penyusunan karya tulis ini.
6
8. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan dan motivasi dalam
karya tulis ilmiah ini.
9. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak
langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Seluruh bantuan baik moral maupun material yang diberikan kepada
penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat
banyak kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan karya tulis ini. Namun
demikian adanya, semoga karya tulis ini dapat dijadikan acuan tindak lanjut
penelitian selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua terutama bagi ilmu
rekam medis.
Yogyakarta, Juli 2017
Penulis
Yeka Sahfitri
7
8
9
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori ............................................................................. 15
Gambar 2.2 Kerangka Konsep ......................................................................... 15
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ............................................... 25
10
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman wawancara
Lampiran 2 Pengantar wawancara penelitian
Lampiran 3 Persetujuan informan
Lampiran 4 Check list observasi kegiatan
Lampiran 5 Surat izin studi pendahuluan
Lampiran 6 Surat izin penelitian
Lampiran 7 Pernyataan Informan A
Lampiran 8 Pernyataan Informan B
Lampiran 9 Pernyataan Triangulasi
Lampiran 10 Hasil wawancara informan A
Lampiran 11 Hasil wawancara informan B
Lampiran 12 Hasil wawancara triangulasi
Lampiran 13 Hasil check list observasi kegiatan
Lampiran 14 Keterangan persetujuan etik penelitian
Lampiran 14 SPO keamanan berkas rekam medis
Lampiran 15 Daftar hadir bimbingan
11
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS
DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO
YOGYAKARTA
Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo
2
INTISARI
Latar Belakang: Tidak semua pihak di perbolehkan mengetahui isi rekam medis,
untuk itu keamanan dari segi fisik dan segi isi harus di kelola dengan baik.
Berdasarkan studi pendahuluan di Instalasi Rekam Medis RST dr. Soetarto
Yogyakarta keamanan pengelolaan berkas rekam medis belum berjalan dengan baik.
Dikarenakan tidak adanya APAR di ruang penyimpanan, tidak digunakan AC sebagai
alat pengatur suhu udara, dan tidak adanya kapur barus sebagai pengaman dari
serangga yang bisa mengakibatkan kerusakan pada berkas rekam medis. Oleh karena
itu, penulis ingin mengetahui tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang
penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
Tujuan: Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan
RST dr. Soetarto Yogyakarta.
Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode pengumpulan data
dengan menggunakan wawancara dan observasi.
Hasil Penelitian: Berdasarkan hasil penelitian kemananan berkas rekam medis di
ruang penyimpanan dari segi fisik belum aman dari bahaya kebakaran dan kebanjiran,
masih terdapat petugas yang makan dan minum di ruang penyimpanan, belum
menggunakan kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangga, serta
belum digunakan AC sebagai pengatur suhu ruangan. Usaha yang dilakukan dalam
meningkatkan keamanan berkas rekam medis dari aspek isi terutama di ruang
penyimpanan yaitu tidak menizinkan orang lain masuk ruang penyimpanan selain
petugas rekam medis dan adanya buku ekspedisi. Hal ini bertujuan supaya berkas
rekam medis tetap terjaga kerahasiaannya dan terhindar dari hal-hal yang tidak
diinginkan seperti pencurian oleh orang yang tidak bertanggungjawab.
Kata Kunci: Keamanan, Berkas Rekam Medis, Filing.
1 : Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2 : Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
12
The Observation on Safety Aspect of Medical Record Files in The Filing Room
of DR. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta
Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo
2
ABSTRACT
Background : Not all people are allowed to access the information in medical record
files so that good management is necessary to keep the safety of the physical
documents and the contents inside them. A preliminary study in medical record
instalation of Dr. Soetarto military hospital of Yogyakarta identified that the safety of
medical record files were still in poor management. This was due to the absence of
APAR in the filing room, the absence of Air Conditioner to control air temperature,
and the absence of champor to get rid of any insects which may physically damage
the medical record files. Therefore, the researcher wanted to find out the observation
on safety aspect of medical record files in the filing room of Dr. Soetarto military
hospital of Yogyakarta.
Objective : To find out the safety aspect of medical record files in the filing room of
dr. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta.
Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross sectional
design. Data were collected by conducting interviews and observation.
Result : Medical record files in the filing room were still unsafe from fire and flood,
it was also found out that there were staff who had meals in the filing room,
champors were still not used to protect medical record files from insects, air
conditioner was not provided to control room temperature. The effort that was
implemented to keep the safety of the contents of medical record files was not to
allow any person to enter the filing room except medical record staff and expedition
book was also provided. These were intended to keep medical record files
confidentiality and protect from any illegal use without any permission by
irresponsible people.
Password : Safety, Medical Record Files, Filing.
1 : A student of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2 : A counselor of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program
of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta.
13
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Undang-Undang RI No. 44/2009 tentang kesehatan, kesehatan
adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, sosial, dan ekonomis. Untuk
mendukung terselenggaranya pelayanan peningkatan kesehatan masyarakat di
antaranya adalah dengan adanya rumah sakit. Rumah sakit adalah
penyelenggara kesehatan yang di dalamnya terdapat berbagai macam
pelayanan, di antaranya pelayanan rekam medis.
Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam
medis, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik
yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan
fisik, penunjang medik, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang
diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat
jalan, maupun gawat darurat.
Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan rekam medis
adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan,
rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat
rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung
jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik
pasien. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), filing adalah kegiatan
menyimpan, penataan, atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk
mempermudah pengambilan kembali (Retrieval).
Keamanan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan,
kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan
penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas
14
ditempelkan. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu,
kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan
produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu
alat pemadam api ringan harus dievaluasi, dan pendampingan yang sesuai
harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih
menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. Sehingga diperlukan pengolahan
rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang
penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila
ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien
seperti terhindar dari ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang
dapat membahayakan rekam medis tersebut.
Berdasarkan hasil studi pendahuluan di RST dr. Soetarto Yogyakarta
Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan
dokumen rekam medis pasien. Berdasarkan denah ruangan, jendela pada
ruang penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga siapa saja yang
lewat bisa langsung melihat berkas rekam medis pada ruang penyimpanan.
Pada ruang penyimpanan berkas rekam medis belum ada AC, belum ada alat
pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas dan asap, belum
ada kamper atau kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari
serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara jelas selain
petugas rekam medis dilarang masuk, masih terdapat berkas rekam medis
yang berdebu serta penataan berkas rekam medis yang kurang rapi. Dari aspek
kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain rekam medis
masuk ruang penyimpanan.
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, penulis tertarik unuk
mengambil judul “Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta”
15
B. Rumusan Masalah
Bagaimana Aspek Keamanan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui keamanan aspek fisik berkas rekam medis di ruang
penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
b. Untuk mengetahui keamanan aspek isi berkas rekam medis di ruang
penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi mahasiswa
Mahasiswa dapat mengetahui prosedur serta pelaksanaan pengamanan
berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
2. Manfaat bagi rumah sakit
Rumah sakit dapat meningkatkan keamanan di ruang penyimpanan
berkas rekam medis.
3. Manfaat bagi perguruan tinggi
Perguruan tinggi dapat melakuan kajian lebih mendalam dari temuan yang
didapat, sehingga perguruan tinggi dapat menyiapkan tenaga kesehatan
yang lebih berkualitas dan berkompeten dalam bidang keilmuannya.
16
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan
informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
Lingkup materi dalam penelitian ini adalah keamanan ruang penyimpanan
berkas rekam medis.
3. Lingkup Lokasi
Lingkup Lokasi dalam penelitian ini adalah di Instalasi Rekam Medis RST
dr. Soetarto Yogyakarta.
4. Lingkup Metode
Lingkup metode dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara
5. Lingkup Objek
Lingkup objek dalam penelitian ini adalah ruang penyimpanan berkas
rekam medis.
F. Keaslian Penelitian
1. Novita (2016) dengan judul “Faktor-faktor yang Memengaruhi Keamanan
Berkas Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan di
RSUD Sukoharjo”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Novita dengan peneliti
adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-
sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing
sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek
penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Novita ingin mengetahui faktor
yang memengaruhi keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian
ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.
17
2. Muhammad (2016) dengan judul “Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD Bendan
Kota Pekalongan”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Muhammad dengan peneliti
adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-
sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing
sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek
penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad ingin mengetahui
Aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis medis sedangkan
penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.
3. Saiful (2015) dengan judul “Aspek Keamanan Pengelolaan Pada
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Filing RSUD Ungaran”
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Saiful dengan peneliti
adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-
sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing
sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek
penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Saiful ingin mengetahui
pengelolaan dan keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian ini
hanya pada keamanan berkas rekam medis.
34
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum RST dr. Soetarto Yogyakarta
1. Sejarah Singkat RST dr. Soetarto Yogyakarta
Setelah diproklamasikan kemerdekaan bangsa Indonesia pada tanggal
17 Agustus 1945 di Jakarta sekaligus terbentuknya negara RI, maka
hampir di seluruh pelosok tanah air terjadi pergolakan-pergolakan
bersenjata dari para pejuang dan pembela kemerdekaan RI untuk
mempertahankan dan menegakkan negara RI dari pihak mana pun yang
menghendaki menjajah kembali bangsa Indonesia dan menjadi kenyataan
bahwa para pejuang tersebut langsung terlibat secara fisik berperang
dengan senjata seadanya melawan orang-orang Jepang yang masih berada
di Indonesia yang tidak mau menyerahkan senjatanya kepada RI dan
orang-orang Belanda serta sekutu-sekutunya yang masih menghendaki
penjajahan terhadap bangsa Indonesia.
Peristiwa-peristiwa kontak senjata tersebut mengakibatkan di sana-sini
berjatuhan korban para pejuang termasuk yang berada di wilayah Daerah
Istimewa Yogyakarta. Pada saat bersamaan lahirlah badan-badan
perjuangan antara lain BKR yang nantinya berubah menjadi TKR dan
badan-badan perjuangan lainnya. Untuk mengurusi badan perjuangan dari
BKR/TKR dibentuk Markas Besar Tentara (MBT) berlokasi di Jl. Jendral
Sudirman (Eks Makorem 072/Pamungkas), sementara para anggota
BKR/TKR baik yang turut campur tangan di semua daerah pertempuran
dan yang sedang dalam daerah pertahanan, kesehatannya diurusi oleh
bagian kesehatan tentara baik yang berada di Brigade, Resimen, Batalyon
maupun unit-unit kesatuan tentara lainnya. Kesatuan-kesatuan kesehatan
di Batalyon dipimpin oleh seorang kepala seksi yaitu kepala seksi
35
kesehatan Batalyon. Untuk mengurusi tentara-tentara yang sakit dan perlu
opname, dibentuklah tempat-tempat perawatan tentara di antara Markas
Kesehatan Tentara Resimen 21, Resimen 23, dan sebagian lainnya di
klinik perjuangan. Sekitar tahun 1951 TPT yang semula berlokasi di
depan RS Bethesda dan Markas Kesehatan Brigade yang berlokasi di Jl.
Widodo kota baru dipindahkan ke Jl. Juwandi No.19 kota baru, bekas
Militer Hospital Belanda yang dibangun tahun 1931, yang sebelumnya
ditempati oleh Batalyon X, dengan nama sebutan Kesehatan DKT.ST 13
dan Rumah Sakit Tentara DKT ST 13 di bawah pimpinan Letkol dr.
Soetarto (DKT ST 13 : Dinas Kesehatan Tentara Sub Teritorium 13).
Di awal tahun 1951, DKT ST 13 juga memiliki tempat perawatan II di
Purworejo dan Garnizun Gombong. Untuk TP II Gombong dipimpin oleh
Letda Sukiyo, sedangkan khusus di TP II Purworejo karena kegiatan
belum banyak (belum Garnizun) maka bagi anggota-anggota Batalyon 411
Purworejo masih dilayani oleh Ton Kes Yon sendiri yang memiliki KSA
(Kamar Sakit Asrama), sedangkan kegiatan TP II Purworejo dilaksanakan
oleh beberapa Ton Kes Yon 411 dan penetapan beberapa anggota DKST
13 yang langsung diawasi Oleh DKST 13 Yogyakarta. Baru sekitar
beberapa tahun kemudian setelah TP II berubah menjadi Rumkit III/IV
pimpinannya dipegang oleh Letda Agus Kadiman.
Perkembangan sebutan nama-nama kesehatan / Dinas kesehatan
tentara resmi tahun 1945 hingga 1950, dan seterusnya menyesuaikan
dengan nama-nama organisasi kesehatan sesuai dengan petunjuk
penetapan atasan.
Dinas Kesehatan Tentara ST 13 Yogyakarta sejak tahun 1950
mengalami perubahan nama sebagai berikut :
a. DKST 13
36
b. DKT Resimen 13
c. DKT Resimen Infanteri 072
d. DKAD Resort Militer 072
e. Detasemen Kesehatan 072
f. Sejak Re-Organisasi ABRI tahun 1986 sampai dengan sekarang
berubah sebutan menjadi : Detasemen Kesehatan Wilayah
04.04.02
Adapun kepala DKT Resort Militer 072 dan Rumkit Tk.III
Yogyakarta sejak tahun 1951-1971 dijabat rangkap oleh Dr.R.
Soetarto.
2. Fungsi, Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit
a. Fungsi
Memberikan pelayanan kesehatan kepada anggota Prajurit,PNS
beserta keluarga , Masyarakat Umum,Askes, Jamkesmas, Jamkesda,
Jampersal, Jamkesos.
b. Visi
Menjadi Rumah Sakit kebanggaan TNI AD beserta keluarga dan
masyarakat pengguna lainnya dalam bidang pelayanan.
c. Misi
d. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan Terjangkau oleh
kemampuan Masyarakat, dalam rangka ikut berperan aktif
meningkatkan derajad kesehatanmasyarakat.
37
e. Motto
Senyum, Salam, Sapa, Sentuh, Sembuh.
3. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta
Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
RST dr. Soetarto Yogyakarta
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit dr. Soetarto
Yogyakarta
B. Hasil Penelitian
1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis
a. Kondisi Pencahayaan
38
Berdasarkan hasil observasi pada ruang penyimpanan berkas
rekam medis di RST dr. Soetarto Yogyakarta kondisi ruangan di setiap
sudut nya kurang terang. Ini dapat mengakibabtkan apabila terdapat
kerusakan kecil akibat serangga akan sulit diketahui dan petugas harus
berhati-hati dalam mencari berkas rekam medis di bagian belakang
karena masih kurang terang karena untuk penerangan pada ruangan
mengunakan lampu 4 buah dengan daya 18 watt, sinar matahari dapat
masuk secara langsung karena di ruang filing tersebut sudah dibuat 2
jendela tanpa teralis, dan pada ruangan tersebut belum ada
ventilasinya.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A
dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
b. Temperatur dan Kelembaban Udara
Pada ruang penyimpanan untuk menstabilkan suhu petugas
menggunakan kipas angin dan selalu membuka jendela. Sudah dibuat
Untuk pencahayaannya saya kira masih kurang, karena hanya
menggunakan 4 bola lampu yang 18 watt dan yang bagian
belakang masih gelap.
Informan A
Eemmm… iya masih kurang pencahayaan nya karena hanya
menggunakan 4 bola lampu saja.
Triangulasi
39
2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi. Dengan selalu membuka jendela
setiap hari maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan
sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Ruang penyimpanan berkas
rekam medis belum menggunakan AC karena masih kendala dalam
biaya padahal sudah di usulkan. Suhu ruangan nya kira-kira berkisar
28 derajat Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%. Berikut
kutipan wawancara petugas penyimpanan dengan kepala instalasi
rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi. Berikut kutipan
wawancara tersebut
c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran
Berdasarkan hasil observasi di RST dr. Soetarto Yogyakarta sudah
terdapat APAR di rumah sakit, namun untuk ruang penyimpanan
APAR-nya jadi satu dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam
medis dengan poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas
apabila sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran. Untuk simulasi
penggunaan APAR sudah pernah dilakukan tapi belum semua petugas
mengikuti simulasi tersebut karena sekarang banyak petugas yang
Pengaturan suhu dan kelembaban ruangan kita cuma pake kipas
angin.. karena kita belum punya AC.
Informan A
Iya untuk mengatur suhu dan kelembaban di ruangan kalo
sekarang dengan menggunakan kipas angin dan membuka
jendela untuk, karena di sini belum ada AC-nya, udah diajukan
dari lama untuk AC-nya tapi belum terealisasi mungkin kendala
dari biaya. Hmm suhu ruangan nya kira-kira berkisar 28 derajat
Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%.
Triangulasi
40
baru. Berikut hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A
dengan Triangulasi.
Di ruang penyimpanan belum memakai roll o’pack karena masih
terkendala dari segi biaya . Sedangkan untuk keamanan berkas rekam
medis dari kebanjiran sudah aman. Berikut kutipan wawancara yang
dilakukan.
d. Keamanan dari Serangga dan Tikus
Pada ruang penyimpanan petugas tidak menggunakan kamfer
(kapur barus) untuk mengantisipasi apabila ada serangga, hama perusak
kertas dan tikus yang masuk ke ruang penyimpanan. Selama ini untuk
eee..untuk kebanjiran dan kebakaran sudah antisipasi
dengan menyediakan APAR di depan poliklinik dan
kemungkinan kebanjiran juga relatif kecil
Informan A
Iya sudah terhindar, karena sudah ada tim nya sendiri,
ada APAR juga depan poliklinik. Iya kita udah pernah
simulasi apar. Hmm.. iya pake roll o’pack itu sangat
penting tapi disini memang belum memakai tapi sudah
diajukan ke atasan hanya mungkin biayanya belum cukup
Triangulasi
Untuk kebanjiran kemungkinan terjadi
banjir relatif kecil disini.
Informan A
Eemm… kalo disini bebas banjir sihh.
Triangulasi
41
menjaga berkas rekam medis dengan selalu membersihkan ruangan
dan belum pernah ada kejadian tikus masuk ruang penyimpanan.
Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas
penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A
dengan Triangulasi.
e. Keamanan terhadap berkas rekam medis
Berdasarkan hasil observasi masih terdapat petugas yang
makan dan minum di ruang penyimpanan namun petugas hanya
mengandalkan kehati-hatiannya pada saat membawa makanan dan
minuman pada ruang penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang
dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam
medis yaitu Informan B dengan Triangulasi. Berikut kutipan
wawancara tersebut.
Eemm… kita tidak pernah memakai obat serangga
atau kapur barus.
Informan A
Engga ada, karena saya ga tau sih selama ini engga
pernah pake dan berkas aman-aman saja dari
serangga dan tikus.
Triangilasi
Jujur yaaa… masih ada petugas yang sering makan
dan minum di ruang filing.
Informan B
Hmm.. iya masih ada soalnya kita punya dapur di
samping ruang filing, pintu dapur kan selalu
terbuka.
Triangulasi
42
Selain itu untuk perlindungan pengisian BRM sudah dilakukan
dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah
luntur untuk mengisi BRM. Berikut kutipan wawancara nyan.
f. Kehilangan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasidi RST dr. Soetarto Yogyakarta belum
pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi atau berkas
yang dipinjam tidak kembali, namun untuk kejadian missfile cukup
sering terjadi tetapi itu masih bisa ditangani oleh petugas
penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan
petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu
Informan A dengan Triangulasi.
Untuk mengisi berkas rekam medis kita menggunakan
pulpen atau spidol warna hitam.
Informan B
Iya kita mengisi berkas rekam medis sudah menggunakan
pulpen dan spidol yang berwarna hitam.
Triangulasi
Selama ini tidak pernah terjadi kehilangan baik dicuri atau
pun berkas yang tidak kembali. Kalo misfile cukup sering.
Informan A
Tidak pernah yah, terjadi kehilangan berkas rekam medis kalo
dicuri, kalo ada yang minjam yah selalu dikembalikan lag ke
ruang filing. Untuk kejadian misfile sering tapi itu bisa
ditangani oleh petugas filing karena sudah tanggungjawabnya
Triangulasi
43
2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis
Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam
medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain
masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, adanya buku
peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui
siapa yang meminjam berkas rekam medis, serta dengan
menggunakan sistem penjajaran TDF merupakan salah satu cara
untuk menjaga kemanan berkas rekam medis. Berikut kutipan
wawancara yang dilakukan dengan petugas analisis dengan kepala
instalasi rekam medis yaitu Informan A, Informan B dengan
Triangulasi.
Hmmm… menjaga isi rekam medis ya kalo ada yang minjam
berkas harus nulis dulu di buku terus tidak meminjamkan
secara sembarangan.
Informan A
Ya dengan selalu ada petugas yang jaga di rekam medis,
kalo ada yang minjam hanya boleh dokter atau perawat
saja.
Informan B
Itu kan sudah ada SOP-nya yah, misalnya ada dokter yang
mau pinjem nanti dicarikan sama petugas filing, terus
dicatat di buku peminjaman, minjam pun harus dengan
tujuan jelas. Atau kalo ada dari pihak asuransi, mahasiswa
PKL mereka kan sudah ada surat izinnya dan dengan
menggunakan TDF itu salah satu cara menjaga BRM..
Triangulasi
44
C. Pembahasan Penelitian
1. Keamanan aspek fisik berkas rekam
a. Kondisi Pencahayaan
Penerangan yang digunakan di ruang filing mengunakan 4
buah lampu dengan daya 18 watt. Pada ruang filing penerangan
masih kurang, karena di sudut atau bagian belakang ruang filing
masih agak gelap. Hal tersebut dapat menyulitkan petugas untuk
mendeteksi atau mengetahui apabila ada kerusakan ringan yang
disebabkan oleh serangga atau tikus. Misalnya apakah ada kotoran
kecoa, tikus, dan hama pemakan kertas lainnya pada berkas rekam
medis. Sehingga apabila pencahayaan nya cukup kerusakan seperti
itu akan lebih cepat diketahui oleh petugas. Pada ruangan filing
sinar matahari dapat masuk secara langsung karena di ruang filing
diruang tersebut sudah dibuat 2 jendela tanpa teralis dan belum
terdapat ventilasi. Seharusnya berkas rekam medis tidak boleh
terpapar secara langsung dengan matahari karena akan
menyebabkan kerusakan pada berkas rekam medis.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), ruang filing itu
harus terang (terkena sinar matahari tak langsung) dan mempunyai
ventilasi yang merata.
b. Temperatur dan Kelembaban Udara
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing suhu di
ruang filing berkisar 27 derajat C dan kelembaban nya berkisar
65%-70%. Karena pada ruang filing belum terdapat AC maka
untuk menstabilkan suhu dan kelembaban di ruang filing hanya
dengan kipas angin dan membuka jendela. Pada ruangan
penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi.
Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka dapat membantu
mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu
45
lembab. Pada ruang penyimpanan untuk kelembaban masih terlalu
tinggi, jika kelembaban terlalu tinggi maka berkas akan berjamur
dan akan cepat rusak.
Sedangkan menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), ruang
filing dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 18-28
derajat C, dengan kelembaban antara 40-60%) agar berkas tidak
berjamur.
c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di ruang ruang
penyimpanan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran
sudah tersedia apar, aparnya untuk bagian rekam medis jadi satu
dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam medis dengan
poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas apabila
sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran, sedangkan pada SOP
kebakaran belum terlalu di rinci apabila kebakaran terjadi pada
jam kerja atau di luar jam kerja siapa saja yang bertanggung jawab
dan belum semua petugas rekam medis mengikuti simulasi APAR
itu dikarenakan banyak peugas yang baru. Pada ruang filing
belum memakai roll o’pack karena masih terkendala dari segi
biaya. Padahal fungsi roll o’pack selain untuk menghemat tempat
dan bisa mempermudah penataan berkas rekam medis roll o’pack
juga bisa melindungi berkas rekam medis dari bencana seperti
kebakaran dan kebanjiran Sedangkan untuk keamanan berkas
rekam medis dari kebanjiran sudah aman.
Sedangkan menurut SOP RST dr. Soetarto Yogyakarta rumah
sakit harus memiliki APAR dan Menurut Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia No. 06 tahun 2005 tentang
Perlindungan dan Pengamanan dokumen atau arsip vital,
menyebutkan bahwa perlindungan arsip vital dapat dilakukan
46
dengan peralatan khusus (vaulting). Perlindungan dari arsip vital
dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan
peralatan penyimpanan khusus seperti: almari besi, filing kabinet
tahan api, dan ruang bawah tanah.
d. Keamanan dari Serangga dan Tikus
Di filing untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam
medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh serangga atau tikus,
petugas filing tidak memberikan kamfer atau kapur barus pada
setiap rak filing. Apalagi di ruang filing masih menggunakan 5 rak
kayu yang rawan terhadap serangan rayap. Untuk itu, perlu
mengantisipasi terjadi kerusakan berkas rekam medis akibat
serangga dan tikus petugas hendaknya menggunakan kamfer atau
kapur barus.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), Salah satu cara
untuk menghindari dari serangan serangga atau hama pemakan
kertas petugas harus meletakkan kapur barus di tempat
penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia
secara berkala.
e. Keamanan terhadap berkas rekam medis
Petugas masih membawa makanan dan minuman pada ruang
filing namun petugas hanya mengandalkan kehati-hatiannya pada
saat membawa makanan dan minuman di ruang filing. Akan tetapi
apabila makanan atau minuman sampai tumpah dan mengenai
berkas rekam medis akan menyebabkan berkas rekam medis rusak
dan tulisan di dalam berkas rekam medis akan luntur, apabila ada
sisa makan dan minuman di ruang filing akan mengundang
serangga atau tikus, dan jika petugas rekam medis sedang makan
gorengan tiba-tiba ada permintaan berkas rekam medis petugas
akan langsung mencari berkas rekam medis tanpa membersihkan
47
tangan terlebih dahulu maka hal tersebut dapat merusak berkas
rekam medis.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), untuk menjaga
keamanan berkas rekam medis dari tumpahan makanan dan
minumam dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan
arsip.
2. Keamanan aspek isi berkas rekam
Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam
medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain
masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, serta adanya buku
peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui
siapa yang meminjam berkas rekam medis. Dengan demikian petugas
rekam medis bertanggung jawab untuk menjaga keamanan berkas
rekam medis karena di dalam rekam medis terdapat informasi tentang
identitas pasien, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan
riwayat pengobatan pasien yang harus di jaga kerahasiaan nya oleh
dokter dan tenaga kesehatan lain. Informasi tersebut hanya boleh di
buka dalam hal: kepentingan untuk kesehatan pasien, memenuhi
permintaan aparatur penegak hukum, permintaan atau persetujuan
pasien sendiri, dan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan
sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.
Hal ini sudah sesuai menurut Firdaus (2012), hanya petugas rekam
medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam
medis, dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk
badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh
peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan selama penderita
dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan
menjaga kerahasiaannya.
48
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini diantaranya ialah teknisnya pada
saat pencarian data karena petugas juga mempunyai tanggung jawab
pekerjaan di rumah sakit, maka proses wawancara dan observasi
dilakukan setelah jam pelayanan di rumah sakit.
49
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai tinjauan aspek keamanan berkas rekam
medis di ruang penyimpanan, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai
berikut:
1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis
a. Pencahayaan di ruang penyimpanan BRM masih kurang karena hanya
menggunakan 4 bola lampu dengan daya 18 watt.
b. Pada ruang penyimpanan BRM belum menggunanakn AC dan untuk
pengaturan suhu dan kelembaban dengan menggunakan kipasangin
dan membuka jendela.
c. Untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran belum tersedia
apar di ruang penyimpanan, SOP tentang kebakaran belum terlalu
jelas, dan belum menggunakan roll o’pack,
d. Petugas belum menggunakan kamfer atau kapur barus untuk
melindungi berkas dari serangan serangga dan tikus.
e. Masih ada petugas yang makan dan minum di ruang filing.
f. Belum pernah ada terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi
atau dipinjam tidak kembali, dan untuk misfile cukup sering terjadi.
2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis
Keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah sudah terjaga
karena petugas tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing,
selain petugas rekam medis, serta adanya buku peminjaman berkas rekam
medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas
rekam medis.
50
B. Saran
1. Sebaiknya menambah jumlah lampu di ruang filing agar apabila ada
kerusakan ringan akibat serangga atau tikus atau hama pemakan kertas
akan lebih cepat diketahui oleh petugas.
2. Sebaiknya menggunakan AC sebagai alat untuk menstabilkan suhu di
ruang penyimpanan.
3. Sebaiknya perlu adanya evaluasi terhadap SOP tentang kebakaran.
4. Sebaiknya mempertimbangkan penggunaan roll o’pack agar berkas lebih
aman dari kemungkinan terjadinya bencana.
5. Sebaiknya menambah APAR di ruang penyimpanan.
6. Sebaiknya digunakan kamfer (kapur barus) pada setiap rak filing agar
terhindar dari serangga atau tikus atau hama pemakan kertas lainnya.
7. Sebaiknya memberi himbauan petugas atau menempelkan poster tentang
larangan makan dan minum di ruang filing.
51
DAFTAR PUSTAKA
Firdaus, Sunny Ummul. 2012. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum dan Etika.
Surakarta: Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) UNS dan UPT
Penerbitan dan Percetakan UNS (UNS Press).
Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta:
Direktorat Jenderal Upaya Kesehatan.
Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Notoatmodjo, Sukidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
Cipta.
Permenkes No. 55 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta:
Menkes RI.
Permenkes RI NO.269/MENKES/PER/III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:
Republik Indonesia.
Peraturan Kepala Arsip No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan dan Pengamanan
Dokumen atau Arsip Vital. Jakarta: Republik Indonesia.
Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Undang-undang Nomor 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: DepKes
RI.
52
LAMPIRAN
53
PEDOMAN WAWANCARA
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS
DI RUANG PENYIMPANAN RS DR. SOETARTO
YOGYAKARTA
Hari/Tanggal :
Waktu :
A. Karakteristik Informan
Jabatan :
Bagian/Unit :
B. Daftar Pertanyaan
1. Apakah sudah ada SOP/kebijakan tentang keamanan penyimpanan
BRM?. Jika ya, apakah sudah dilaksanakan?
2. Apakah BRM sudah terhindar dari kebakaran dan kebanjiran?
3. Apakah pecahayaan di ruang filing sudah baik?
4. Apakah ada petugas yang makan dan minum di ruang filing?
5. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindarkan
dari serangga dan tikus?
6. Apakah sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi?
7. Apakah rak penyimpanan berbahan dasar logam atau besi?
8. Apakah bahan yang digunakan BRM sudah baik dan aman?
9. Apa saja upaya rumah sakit untuk menjaga keamanan isi BRM?
10. Apakah ada pihak lain yag sering masuk ruang filing?
11. Apa ada tindakan apabila selain petugas rekam medis yang masuk ke
ruang filing?
12. Bagaimana cara mengatur suhu ruangan tanpa menggunakan AC?
13. Untuk pengisisan BRM sudah memakai tinta warna hitam belum?
14. Apakah pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis?
82
83
