1

BIMBINGAN TEKNIS BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN DAN PENYUSUNAN DAN

PENGIRIMAN E-PROPOSALPENGIRIMAN E-PROPOSALDIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERTANIAN

Kendari , 8 – 9 Agustus 2012

• Ditjen PPHP menerima banyak proposal (dalam bentuk hardcopy) dari

Satker Kab/Kota dan Propinsi di seluruh Indonesia, sehingga dalam

merekapitulasi, verifikasi dan evaluasi proposal membutuhkan waktu dan

tenaga tidak sedikit.

• Saat ini Teknologi Informasi pada umumnya dan Internet khususnya sudah

digunakan oleh pemerintah dalam berbagai bidang pekerjaan untuk

menciptakan pemerintahan yang lebih baik

• Hal yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya adalah mulai tahun 2011

dan selanjutnya Ditjen. PPHP akan melaksanakan penerimaan proposal

melalui elektronik form (E-Form). Elektronik Form adalah sistem pengiriman

usulan/ proposal melalui elektronik (internet).

Efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan Efisiensi biaya, waktu, ruang, tenaga dan produktivitas. Menuju kantor dengan produktivitas. Menuju kantor dengan informasi yang digitalisasi dan minim informasi yang digitalisasi dan minim

kertas, kertas, Paperless OfficePaperless Office..

• Dinas Kabupaten– Struktur proposal sudah tersedia– Proposal tidak akan tercecer– Cepat menerima feedback

• Dinas Propinsi– Data proposal yang terkirim akan terekap– Proposal yang masuk pasti diketahui oleh Dinas

Propinsi (melalui tanda tangan persetujuan form legalitas)

• Pusat– Tidak perlu mengentri data proposal yang masuk– Tidak menumpuk proposal – Menghindari proposal tercecer/hilang– Mudah melacak keberadaan proposal

Hambatan:• Di Kabupaten belum tersedia fasilitas

internet• Di kab dan propinsi belum tersosialisasi

Solusi pemecahannya:• Bila staf dinas kab/prop datang ke pusat,

maka akan diarahkan untuk mengisi e-proposal di ruang ULI

• Akan dilakukan sosialisasi, tingkat regional, propinsi, baik melalui anggaran pusat, maupun menerima undangan inisiasi dari propinsi/kabupaten

6

1. Server Pusat Data E-Form• Adalah hard ware (perangkat keras) berupa komputer yang

terhubung langsung dengan internet yang dimiliki oleh Ditjen

PPHP. Fungsinya adalah untuk mengumpulkan semua proposal

elektronik yang dikirimkan oleh satuan kerja yang ada di seluruh

Indonesia

2. Aplikasi E-Form• Adalah soft ware (perangkat lunak) yang terprogram di server

pusat data E-Form. Fungsinya adalah sebagai program untuk

menginput proposal elektronik ke server pusat data E-Form.

7

3. Brain Ware/SDM• Pengelola Aplikasi E-Form Proposal adalah Bagian Perencanaan

Ditjen PPHP, Petugas penginput data (operator) ditunjuk oleh

Dinas Kab & Propinsi yang bersangkutan, yang diharapkan

adalah staf/pejabat yang berwenang dalam pembangunan PPHP

di daerahnya.

• Tingkat Pusat: SDM yang mengoperasikan E-Form Proposal di

tingkat pusat ada dua bagian, pertama adalah admin, kedua

adalah Penilai. Admin E-Form dipegang oleh Subbag Program

Ditjen PPHP. Sedangkan Penilai adalah Koordinator

Perencanaan di Lingkup Ditjen PPHP.

8

Tingkat Daerah:

1. Propinsi.

SDM yang berada di propinsi adalah operator dan penilai di lingkup

Satuan Kerja PPHP Propinsi.

2. Kabupaten/Kota.

SDM yang berada di Kabupaten/Kota adalah operator di lingkup Satuan

Kerja PPHP Kabupaten/Kota.

1. KETERKAITAN DENGAN PROGRAM ESELON 1 (Termasuk Hortikultura, dll)

2. KESESUAIAN DENGAN TUPOKSI DITJEN PPHP3. KETERPADUAN PUSAT DAN DAERAH4. KINERJA TAHUN SEBELUMNYA 5. KEJELASAN CP/CL6. DUKUNGAN PEMDA7. KELENGKAPAN DATA PENDUKUNG (FS,

pernyataan Kepala Daerah, Desain gambar, dll)8. PENGESAHAN DINAS (KAB/KOTA/PROV) 9

10

Proposal yang telah diseleksi dengan kriteria tersebut kemudian

disinkronkan dengan usulan dari:

- Eselon I terkait lingkup Kementerian Pertanian,

- Dengan Instansi lain di luar Kementerian Pertanian, serta

- Dengan kebijakan Menteri Pertanian dan DPR.

11

Persetujuan Prop

Server DITJEN PPHP

Evaluasi oleh Evaluasi oleh Tim Ditjen Tim Ditjen

PPHP PPHP

Keputusan Dirjen PPHP

Cara Kerja e-Proposal Cara Kerja e-Proposal 20132013

Usulan Kab/kota

ditolak

Ada perbaikan

upload

diterima

Lembar Legalitas

(ttd kadis prop)

Lembar Legalitas

(ttd kadis kab/kota)

Lembar Legalitas

diarsipkan

13

EVALUASI PROPOSAL

• Dibentuk Tim Evaluasi Proposal dari unit Es II lingkup Ditjen. PPHP

• Indikator Penilaian dalam Form Penilaian Proposal

• Proposal masuk dari kab/kota

• E-Proposal dan Fisik

• validasi Dinas Provinsi

• Masuk ke Pusat (sebagai Long list data)

MUSREN-BANGTAN

• Konfirmasi lokasi dan kegiatan yang telah diusulkan

• Metode: Diskusi dengan Dinas Prov

• Supervisi oleh Direktur

• Output: Kesepakatan Dinas tentang Lokasi dan kegiatan

PENYUSUNAN &

PEMBAHASANRKA-KL

VERIFIKASI LAPANGAN

PENERIMAAN

PROPOSAL

BAHAN PENYUSUNAN RENJA-KL BAPPENAS

• Rekonfirmasi lokasi dan Kegiatan di tingkat lapangan

• Ketersediaan bahan baku, lahan, SDM, kelembagaan, dll

• Penyusunan RKAKL

• Pembahasan akhir dengan DJA

• Data sort list proposal

• Koreksi RKA-KL oleh Dinas Prov

- 10 April 2012 - 16 April 2012 1 Juni 2012 Sept 2012 9 Nop 2012

TANDA TANGAN

POK

2 Jan 2012

14

15

Untuk mengisi formulir proposal secara elektronik (e-proposal) dibutuhkan sistem sebagai berikut : koneksi ke internet, perangkat lunak (software) browser (internet explorer 7+, mozila firefox 2+, Opera 9+, dan Safari 2+)

16

Registrasikan profil dinas

(KAB/KOTA dan PROVINSI)

untuk mendapatkan username

dan password yang digunakan

untuk memantau status proposal

yang telah dikirim ke database

melalui aplikasi berbasis web.

Informasi yang dikirim pada

halaman registrasi harus

informasi yang sebenarnya dan

dapat dipertanggungjawabkan.

Catatan:Pemberian username dan password tidak boleh ada spasi dan tanda “-”

17

Fungsi:•Untuk memonitor status proposal (admin kab – admin prop)•Untuk melakukan verifikasi proposal (admin prop)•Untuk memulai mengisi form proposal untuk kedua kali dan selanjutnya (tidak diperlukan lagi registrasi)

18

19

Formulir ini dapat diisi secara offline (tidak terkoneksi dengan internet) dan disimpan. Keterangan tentang cara penyimpanan dan pengiriman file akan dijelaskan lebih lanjut.

Input pertama3

1. Awal pengisian proposal adalah melengkapi bagian Pendahuluan, yaitu berisi tentang kegiatan, subkegiatan, lokasi, kode satker dan nama satker. Lengkapi masing-masing pop up menu tersebut. Pada menu Kegiatan, klik tombol scroll down, maka akan tersedia pilihan kegiatan, maka klik kegiatan yang dipilih.

Selanjutnya lengkapi menu Sub Kegiatan. Pada tombol pop up menu Sub kegiatan, secara otomatis sistem hanya akan menampilkan kelompok sub kegiatan yang bersesuaian dengan Kegiatan yang telah dipilih (Gambar 8.).

Gambar 8. Tampilan Pop Up Menu Sub Kegiatan dari Kegiatan yang Dipilih

Begitu pula dengan Menu Kabupaten/Kota, setelah memilih menu Provinsi, maka sistem hanya akan menampilkan kelompok kabupaten/kota dari provinsi yang telah dipilih.

Khusus untuk Kode Satker dan Nama Satker, dapat diketik langsung.

Input pertama

3

2. Setelah bagian pendahuluan selesai diisi, pengisian selanjutnya adalah pengisian data pada kotak-kotak dengan cara mengetik langsung pada kotak yang telah disediakan atau dapat menggunakan fasilitas seperti pada word.

Pada setiap kotak telah disediakan fasilitas tool tip, yakni penjelasan mengenai data yang harus diisi. Penjelasan akan muncul bila kursor diletakkan pada kotak tersebut dan akan hilang setelah pengguna menekan tombol mouse sebelah kiri

Khusus untuk LAMPIRAN (data pendukung) yang berisi file gambar atau hasil scan, cara memasukkan gambar dengan mengklik select a file , sehingga akan tampil jendela browsing untuk mencari file gambar tersebut (Gambar 9). Disarankan file gambar dalam format .jpeg atau .gif dengan resolusi yang tidak terlalu tinggi, agar tidak memberatkan file saat akan dikirim (max width 500 kb).

Input pertama

3

Gambar 9. Memasukkan gambar ke dalam kotak melalui jendela browsing

Print/save sbg arsip

Formulir e-proposal yang telah diisi, dapat di simpan di lokal dan dapat di kirim ke server. Untuk menyimpan file, klik tombol Simpan Proposal di Lokal. Untuk pengiriman e-proposal dapat di klik tombol Kirim Proposal ke Server (Gambar 10).

Gambar 10. Cara menyimpan dan pengiriman e-form yang telah diisi

File dapat dibuka kembali, diedit dan diprint untuk dilakukan pengkoreksian dan penyempurnaan isinya. Termasuk perlu dicek untuk kotak-kotak yang harus diisikan atau tidak boleh dikosongkan. Jika kotak tersebut dikosongkan, maka sistem akan memberi peringatan bahwa kotak tersebut harus diisikan terlebih dahulu (Gambar 10).

Jika formulir proposal telah diisi dengan sempurna, dikoreksi dan telah disetujui oleh pihak yang mengesahkan, barulah file dapat dikirimkan secara online ke server pusat. Karena file dikirim secara online, maka pastikan bahwa komputer pengguna telah terkoneksi dengan internet.

Print/save sbg arsip

Gambar 11. Kotak ber-highlight merah sebagai kotak yang wajib diisi

Server PPHP

Kirim Lembar pengesahan

3a

• Setelah dipilih kirim, maka ada pilihan untuk melakukan print lembar pengesahan

• Silakan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kabupaten/kota• Stempel basah• Kirim ke alamat:

Sekretaris Ditjen PPHPUP. Kapala Bagian Perencanaan Jl. Harsono RM. No. 3 Gedung D lantai 2Ragunan Jakarta Selatan, 12550Tlp/fax: 021 - 78837929

…di lembar terakhir formulir…

Login5

Validasi propinsi4

1. Registrasi sebagai admin propinsi2. Login sebagai admin propinsi3. Melakukan validasi , pilihannya:

1. Diterima2. Ditolak3. Diperbaiki atau revisi

Validasi propinsi

4

Direvisi / diperbaiki4c

•Admin kab/kota melakukan Login kembali (langkah 5 dst)•Pada saat mengisi formulir, agar mengklik “Sebagai Proposal Revisi”

31

KEBERHASILAN tanpa PERENCANAAN KEBETULAN Suatu KEBETULAN sangat sulit untuk DIULANGI

Segala sesuatu yang akan kita capai dalam hidup ini selayaknya melalui proses Perencanaan, karena :

Keberhasilan untuk dapat disebut Keberhasilan Perencanan

Bekerja tanpa rencana Berencana untuk gagal

Perencanaan yang baik & tepat 59 % keberhasilan

33

34

Terima KasihTerima Kasih.... membangun menuju hari esok yang lebih baik

Design by SR

http://agribisnis.deptan.go.id