SIMULASI SISTEM PERSEDIAAN

PENDAHULUANDalam setiap organisasi selalu terdapat persdiaan, tetapi yang membedakannya adalah :1. Jumlah2. Jenis3. Bentuk4. Alasan perlunya persediaan

BENTUK PERSEDIAAN DALAM PABRIKPersediaan bahan baku yang menunggu untuk diprosesPersediaan masih dalam proses (work in proces)Barang jadi (finished goods)Bahan pembantu untuk mendukung proses produksi

Keanekaragaman jumlah persediaan sangat tergantung pada jenis perusahaaanMisalnya ada perusahaan yang memiliki persediaan lebih dari 10.000 item. Setiap item memiliki perbedaan dalam hal biaya, berat, isi, bentuk dan warna. Mereka mungkin dipak dalam pengepakan secara bersam aatau berbeda. Penyimpanan mungkin mmbutuhkan fasilitas yang berbeda, begitu juga dalam hal pengangkutan ke dalam perusahaan dapat menggunakan peralatan dan fasilitas yang berbeda pula.

Persediaan bersama dapat ditinjau dari kontribusi strategis terhadap tujua perusahaan

Konteks manajemen persediaan dalam hal ini adalah berkaitan dengan kebutuhan fungsi-fungsi lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan, pemasaran dan produksi

Persediaan adalah bentuk aktiva lancar dan aktiva jangka pendek

Persediaan hanya masuk dalam satu kategpori dan manajemen mengintegrasikan semua persediaan dalam aktiva lancar

STRATEGI PERSEDIAAN

Strategi dihasilkan dari kebijakan manajemen dan prosedur operasi organisasiKebijakan dan prosedur diperoleh dari analisis eksternal tentang permintaan produk, kapasitas suplai bahan baku dan kendala internal seperti kapasitas gudang dan dana yang tersedia

Bagian suplai, produksi dan distribusi memiliki keterikatan satu sama lain dan bukan bersifat independen, artinya salah satunya mengalami perubahan, akan berpengaruh pada yang lainnya

Efisiensi didasarkan atas optimalisasi pada masing-maisng bagian yang disebut dengan EFISIENSI KELOMPOK, tetapi bukan efisiensi global bagian logistik

Jumlah optimalisasi masing-masing bagian tidak perlu dimasukkan ke dalam jumlah efisiensi dari total sistem

Jumlah persediaan yang besar secara unit dibutuhkan pengklasifikasian ke dalam jumlah yang lebih kecil dan relatif homogen agar mudah melakukan pengawasanKerumitan dan perbedaan dalam persediaan membuat manajemen menerapkan prosedur yang hampir sama untuk setiap kategoriYang tidak dapat dihindari adaalah tipe sistem pengawasan persediaan maupun yang dipilih, pasti mempunyai dampak atas semua aktifitas organisasi.

Langkah awal dalam mengembangkan sistem pengawasan persediaan adalah menganalisis kemana tujuan sistem diarahkanKarena tujuan sistem pengawasan persediaan akan menjadi pedoman atas kebijakan persediaanSistem pengawasan persediaan yang baik hanya membutuhkan perhatian apabila ada pengecualian

PENYESUAIAN YANG HARUS DILAKUKAN ADALAH MEMBUAT SISTEM OPERASI AGAR :Menjamin atau memastikan barang dan bahan baku cukup tersediaMengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dan keterlambatan itemMenyediakan laporan tepat waktu dan konsisten kepada manajemenMengeluarkan sedikit jumlah sumber daya dalam penyempurnaannya

6 KRITERIA DALAM PENGEMBANGAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM, DAN KEGAGALAN AKAN MENURUNKAN EFISIENSI SELURUH SISTEMMengembangkan peramalan permintaan dan menguji kesalahan peramalanMenyeleksi model persediaan (EOQ, EOI, EPQ)Menghitung biaya persediaan (biaya pesan, biaya simpan dan biaya stockout)Metode yang diguakan dalam memcatat danmenghitung setiap itemMetode penerimaan, penanganan dan penyimpananProsedur informasi yang digunakan dalam melaporkan pengecualian.

TIPE SISTEM PENGAWASAN PERSEDIAANSistem persediaan terus menerusSistem persediaan periodik

Terdapat berbagai macam tipe pengawasan persediaan. Namun kesemua tipe tesebut selalu didasarkan oleh permintaan baik permintaan dependen maupun permintaan independen.

SISTEM PERSEDIAAN BERDASARKAN PERMINTAAN

SISTEM TERUS-MENERUS & 2-TEMPAT (2-BIN)Berdasarkan sistem jumlah pesanan tetap (Fixed order size system) atau berdasarkan jumlah (quantity based)

SISTEM PERIODIK & SISTEM PENGGANTIANBerdasarkan sistem pesanan tetap (fixed order interval system) atau berdasarkan waktu (time based)

SISTEM PERENCANAAN KEBUTUHAN DISTRIBUSIAdalah sistem tahapan waktu untuk penggantian dalamjaringan distribusi atau berdasarkan distribusi (distribution based)

MRP, JIT & SISTEM TEORI BATASANAdalah diturunkan dari sistem jumlah pemesanan untuk produksi tau berdasrakan produksi (production based)

SISTEM YANG BERDASARKAN JUMLAHAdalah pengecekan secara terus-menerus (setiap permintaan) ditentukan jika pesanan akan dilakukan.

SISTEM YANG BERDASARKAN WAKTUDimana jumlah persediaan hanya dibuat atas setiap tanggal peninjauan, dan pesanan dilakukan pada setiap waktu

SISTEM YANG BERDASARKAN DISTRIBUSISistem ini membutuhkan prediksi kebutuhan distribusi dan skedul pemesanan

Sistem berdasarkan produksi pesanan persediaan hanya untuk memenuhi kebutuhan pabrik

SISTEM PERSEDIAAN TERUS-MENERUSDisebut juga Perpetual SystemDilakukan dengan cara terus menerus melihat catatan jumlah persediaanSetiap waktu, setiap unit posisi persediaan selalu dibandingkan dengan pemesanan kembali

Jika posisi persediaan sama atau lebih kecil dari pemesanan kembali, maka pemesanan adalah dalam jumlah tetapJika posisi persediaan lebih besar dari pemesanan kembali berarti tidak ada tindakan yang perlu dilakukan

Sistem ini didasarkan atas EOQ dan pemesanan kembali (ROP)Sistem persediaan terus-menerus didefinisikan sebagai jumlah pemesanan (Q) dan minimum tingkat persediaan adalah (B)Dalam sistem ini, pemesanan kembali dan jumlah pemesanan adalah tetap, periode peninjauan dan rata-rata permintaan adalah variabel dan tenggang waktu dapat tetap atau variabel

KERUGIAN UTAMA PERPETUAL SYSTEMMemerlukan auditing secara terusmenerus atas persediaan yang ada dalam gudang, agar dapat diketahui secara tepat kapan pemesanan kembali harus dilakukan

KERUGIAN LAINPemesanan kembali, jumlah pemesanan dan persediaan pengaman setiap tahun tidak berubahTerjadi penundaan dalam memasukkan transaksiKesalahan dalam mebuat dan memasukkan transaksiBanyak pesanan independen menghasilkan biaya tiggiDiskon biasanya berdasarkan pada nilai rupiah pemesanan

Sistem jumlah pemesanan tetap dengan metode terus-menerus sangat menguntungkan apabila permintaan bersifat independen

GRAFIK PERPETUAL SYSTEM

KEUNTUNGANPersediaan pengaman hanya dibutuhkan selama periode tenggang waktuLebih efisienSecara relatif tidak terpengaruh oleh perubahan parameter dan peramalanPengecekan persediaan tergantung pada cara pemakaian

SISTEM PERSEDIAAN PERIODIKDisini, jumlah item dalam persediaan ditinjau berdasarkan interval waktu yang tetapUkuran penggantian pesanan bergantung pada jumlah unit persediaanJumlah pesanan dari periode ke periode dan keputusan perubahan jumlah pesanan bergantung pada perubahan permintaan

GRAFIK

Grafik memperlihatkan perilaku sistem persediaan periodik untuk item tunggal (satu item)Tingkat persediaan E adalah maksimum untuk semua itemJumlah pesanan adalah maksimum persediaan dikurangi posisi persediaan pada saat dilakukan peninjauan (titik F, H dan J adalah tanggal peninjauan dengan interval waktu tetap)Jumlah pesanan, permintaan, pemesanan kembali adalah tidak tetap atau dapat berubah dan tenggang waktu dapat tetap

KEUNTUNGANPengurangan dalam biaya pesan karena item yang diproses pesanan tunggalSupplier mungkin memberikan diskon untuk pembelian yang lebih besarBiaya pengangkutan lebih murah

Dengan menggunakan periode waktu pemesanan tetap, sistem periodik membutuhkan persediaan pengaman untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan selama periode peninjauan dari lead timeSistem periodik akan membutuhkan persediaan penagman yang lebih besar jika dibandingkan dengan sistem terus-menerus

PENGEMBANGAN SISTEM PERSEDIAANKeputusan untuk menerapkan dan mengubah atau meredesain sistem persediaan terletak pada manajerUntuk menghindari penolakan perubahan dan kesulitan dalam penerapan, maka departemen yang menangani persediaan sebaiknya dilibatkan dalam merancang atau mendesain sistem persediaan

Departemen tersebut membantu dalam menciptakan sistem persediaan dan menjaga serta mengoreksi desain selama tahapan implementasiTanpa dukungan dari departemen dan pegawai yang menanganinya sistem persediaan akan menimbulkan kekacauan di masa yang akan datang

Banyak pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang sistem persediaanSistem persediaan membutuhkan peramalan untuk semua produk akhir yang diproduksi atau yang digunakan perusahaan

Jika sistem persediaan secara terus-menerus, maka model EOQ dan EPQ dapat digunakanJika pesanan secara kelompok (bersama), maka model EOI dapat digunakanJika item masuk dalam kategori pesanan tunggal, maka model SOQ dapat digunakanJika item dibutuhkan untuk mendukung skedul produksi, maka model MRP dapat diterapkan

Dari berbagai macam model sistem persediaan dan kekhasan organisasi, keputusan persediaan dapat ditetapkan untuk semua item

SISTEM PENGAWASAN PERSEDIAANDRP = Distribution Requirement Planning EOI = Economic Order Interval EOQ = Economic Order Quantity EPQ = Economic Production Quantity JIT = Just In Time MPS = Master Production Scheduling MRP = Material Requirement Planning SOQ = Single Order Quantity TOC = Theory Of Constraint TPOP = Time-Phased Order Point

DASAR SISTEM PERSEDIAANDasar dari berbagai sistem pengawasan persediaan adalah input data dan pengawasan catatan yang cepat dan tepatPengawasan persediaan sangat tergantung pada ketepatan catatan arus masuk dan keluar

Teknik analisis modern yang dapat digunakan untuk memperoleh ketepatan informasi cukup banyak tetapi belum tentu cocok untuk semua manajemen persediaanSeperti, formula untuk menentukan jumlah pemesanan dan interval pemesanan, teori probabilitas dapoat digunakan untuk menentukan persediaan pengaman

MEMPERBAIKI SISTEM PERSEDIAANSetiap pembelian atau produksi pada umumnya didahukui dengan proses pembuatan keputusanProses pembuatan keputusan mungkin mudah dan mungkin pula kompleks, terprogram atau tidak terprogram, intuisi atau matematik, tergesa-gesa atau hati-hati (pertimbangan)

Banyak cara yang dapat dilakukan manajer persediaan untuk memperbaiki dan menaikkan kinerja

MEMPERBAIKI DAN MENAIKKAN KINERJA DENGAN CARA :Menstandarkan item persediaanMengurangi waktu tungguMengurangi waktu siklusMenggunakan beberapa pemasokMemberitahukan perkiraan permintaan pemasokKontrak pembelian dengan pemasok untuk jumlah minimumMempertimbangkan biaya transportasiMemperbaiki ketepatan catatanMemperbaiki perencanaan kapasitasMeminimumkan waktu persiapanStruktur produk sederhanaFokus pada perbaikan terus-menerus

Untuk mempercepat tercapainya efisiensi seringkali dilakukan dengan mengurangi persediaan atau memprioritaskan pengawasan dalam perencanaan dan operasi, karena memperbaiki perencanaan dan penjadwalan operasi dapat megurangi investasi dalam persediaan

Seorang manajer material harus melakukan konsolidasi pembelian, pengawasan persediaan dan pengawasan produksi ke dalam satu unit operasi