1. UVOD

Menadžment je multidisciplinarna naučna oblast koja za cilj ima da osposobi pojedinca - rukovodioca da fikasno i efektno rešava probleme i na taj način doprinosi postizanju ciljeva i rastu organizacije. (Đorđević B. (2006) str.11)

Gledano iz ovog aspekta uopšte ne iznenađuje što je bio potreban skoro čitav vek da bi se u potpunosti definisao menadžment, a zatim i menadžerske funkcije.

Još od vremena Henrija Fajla (1910.) i njegove administrativne funkcije ka 5 elemenata (predviđanje, organizovanje, komandovanje, usklađivanje i kontrola), mnogi teoretičari organizacije rada teorije organizacije, socio-psiholozi dali su svoj doprinos pokušavajući da upotpune i zaokruže u celinu sve funkcije jednog menadžera.

Krajem XX veka iz redova većine autora se vidi da su se uglavnom složili da jedan menadžer obavlja sledećih osam funkcija:

Odlučivanje Planiranje Organizovanje Menadžment ljudskih resursa Vođenje Motivacija zaposlenih Komunikacije Regulisanje (controlling). (po Bulat V. (2007) str.

162,163)

To je dakle teorija, ali kako izvršavanje menadžerskih funkcija izgleda u praksi?Na onovu uvida u menadžment proces u našim industrijskim preduzećima

osmišljeno je istraživanje plansko-kontrolnog ciklusa (PKC) koji obuhvata sledeći radni sadržaj: "Motivisanje je u stvari predstavljalo snimak radnog dana menadžera prema jedinstvenom instrumentu. Izbor menadžera je bio slučajan uz uslov da mora imati najmanje 50 podređenih." Citat (po Bulat V. (2007) str. 115,116,117) Na primeru šefa komercijalne službe prehrambenog preduzeća "Plima Pek" biće dat prikaz jednog snimka radnog dana uz detaljne podatke i odgovarajuća objašnjenja.

1

1.1. Prikaz biografija-preduzeća i menadžera

Preduzeće za proizvodnju hleba, peciva i testenina "Branko Perišić" osnovano je 1947. godine. Osnivač je bila država uz učešće društvenog kapitala. Sa približno 300 zaposlenih, prosečnom proizvodnjom od 10000 kvalitetnog hleba i 18000 tona peciva, kolača i drugih prehrambenih proizvoda na godišnjem nivou predstavlja najveće i najperspektivnije prehrambeno preduzeće u Kruševcu, a možda i u celom Rasinskom okrugu.

Sredinom 2005. godine preduzeće je prodato na aukciji, a novi vlasnik je ime firme promenio u "Plima Pek".

Duška Matić, rođena 1960. po obrazovanju ekonomski tehničar - opšteg usmerenja zaposlene u firmi od 1986. godine.

Počela je kao referent opštih poslova da bi sa savlađivanjem administrativnih znanja i veština prešla u komercijalnu službu. Tu je od 1989-1997. god. radila kao komercijalista prodaje. -1997. -zbog iznenadne bolesti ostaje upražnjeno mesto šefa prodaje. Na raspisanom internom konkursu između 10 prijavljenih ona se izdvojila kao osoba koja već ima dosta iskustva i kontakata sa kupcima. - 2005. dolazi privatnik i smenjuje većinu šefova administrativnih službi. - Sredinom 2007. ponovo je postavljena na rukovodeće mesto - šef komercijalne službe-gde spadaju nabavka, prodaja, skladištenje, transport. - Ukupan broj podre|enih -52- Broj direktno podre|enih - 4 -glavni referenti (šefovi) nabavke i prodaje, šef magacina, šef službe transporta i tehničke podrške.

2

2. Snimak radnog dana menadžera -opis-

Promena vlasničke strukture preduzeća najpre je donela izmene u načinu rada administrativnih službi-kadrovske, prodajne, nabavne i računovodstva. U društvenom vlasništvu moglo je da se desi da deo administrativnih radnika celo radno vreme provede zvrljeći okolo ili u kafenisaju. Ni ja nisam bila izuzetak čak ni u vreme kada sam bila šef prodaje. Ali dolaskom privatnika svako ko nije imao adekvatna znanja i angažman u nekom od administrativnih odeljenja premešten je na poslove u proizvodnji.

Posao šefa komercijalne službe nimalo se ne razlikuje od posla referenta prodaje koji sam obavljala protekle dve godine. Samo je sada moj broj obaveza dupliran i proširen na dobavljače, a odgovornosti koje imam su daleko veće. Moj potpis je odobrenje za slanje narudžbenica dobavljačima i faktura velikim kupcima. Dakle, ja sam odgovorna za tačnost i pravovremeno slanje narudžbenica repromaterijala, kao i za tačan sadržaj i obračun faktura poslatih kupcima. Moje ostale dužnosti su: - sastavljanje nedeljnog radnog izveštaja namenjenog komercijalnom direktoru- planiranje i podela radnih zadataka- komunikacija sa važnijim i/ili problematičnim kupcima/dobavljačima- zaključivanje preliminarnih ponuda1 i slanje na inspekciju i potpis komercijalnom i generalnom direktoru- kontrolisanje i ispravljanje narudžbenica (faktura za kupce) uz obaveznu konsultaciju direktora poizvodnje- održavanje svakodnevnih radnih sastanaka na kojima se diskutuje o zadatim obavezama, njihovoj realizaciji i na kojima ih obaveštavam o planovima za taj i sledeći dan, a ako je petak delim im nove liste za pozive i plan rada za celu sledeću nedelju. - odluke koje su neophodne obavezno dosnosim uz konsultaciju svojih kolega iz službi nabavke i prodaje uz obaveznu koordinaciju sa proizvodnjom.

1 Preliminarna ponuda-kratkoročni, neobavezujući ugovor sa dobavljačem/kupcem o rokovima, kvalitetu i količini kupljene robe, pravila o reklamaciji, načinu i vremenu plaćanja, isporuke...

3

2.1. Tabelarni prikaz snimljenih aktivnosti

Vreme Aktivnost Trajanje Opis aktivnosti Oznaka

730-800

Prelistavanje i sređivanje papira

uz kafu00:30'

800-830

Radni sastanak sa glavnim referentima i šefovima magacina

i transporta

00:30'Davanje

zadataka,diskusija o problemima, budućim

planovima, odlučivanje

830-835 Interni telefonski poziv

00:05'Obaveštena sam da se danas konačno menja

ugovor sa problematičnim kupcem

835-845

Pregled novog ugovora 00:10'

Unošenje dodatnih sigurnosnih elemenata

koje je direktor već dogovorio sa kupcem

845-855 Telefonski poziv 00:10'Konsultacija sa

direktorom proizvodnje oko dve neuobičajeno velike narudžbenice

855-910

Razgovor sa šefom magacina 00:15'

Kupac poslao reklamaciju ali neće da vrati brašno

kupljeno juče (100kom/kg)

910-915 Telefonski poziv 00:05'Direktor proizvodnje opet nije dobio željenu količinu

repromaterijala ("izlomljena jaja")

915-920

Telefonski poziv direktoru

proizvodnje00:05'

U vezi sastanka o osetljivom repromaterijalu

i narudžinama

920-930

Pregled obrađenih narudžbina za

danas i 1 fakture kupcu

00:10'Detaljna kontrola

podataka i potpisivanje papira

930-1000

Sastanak sa direktorom

proizvodnje (i danas)

00:30'Dogovor oko normativa za osetljive porudžbine,

prihvatanje predloga dobavljača (konačno)

1000-1005

Telefonski poziv 00:05' Direktor zakazao sastanak sa kupcem-

danas

1005-1015

Razgovor sa glavnim referentima prodaje i nabavke

00:10'-Jedan potencijalni kupac

se predomišlja - Dva dobavljača se žale na već prihvaćen način

plaćanja

1015-1020

Potpisivanje naloga za isporuku kupcima 00:05'

Kontrola, pregled i potpisivanje 2 naloga

1020-1030

Razgovor sa šefom00:10'

Rešen problem sa reklamacijom-roba se

vraća

4

1030-1035

Telefoniranje sa dobavljačem "1" 00:05'

Obavestili smo ga: prihvaćene njegove

preporuke i od ponedeljka važi nov

ugovor

1035-1040

Telefoniranje dobavljaču "2" 00"05'

To je jedan od dobavljača koji su se pobunili

-zakazivanje sastanka

1040-1045

Telefoniranje dobavljaču "3"

00:05'

To je jedan od dobavljača koji su se pobunili

-zakazivanje sastanka

1045-1100

Slaganje papira priprema ugovora 00:15'

Priprema svih dokumenata, starog i

novog ugovora za kupca

1100-1130

Sastanak kod komercijalnog

direktora00:30'

Potpisivanje novog ugovora sa

problematičnim kupcem

1130-1145

Telefonski poziv kupcu 00:10'

Zakazivanje sastanka potencijalnom kupcu

1140-1200

Pregled ugovora 00:20'Pregledi zaključenih

ponuda sa dva dobavljača i kupcem

1200-1205

Telefonski poziv 00:05'Službeno: ćef magacina

-vraćena roba -šalje kupca

1205-1220

Razgovor sa kupcem

00:15'Uzroci reklamacije

1220-1245

Pregled narudžbenica i

faktura 00:25'

-Pregled novih narudžbina i slanje u

proizvodnju - Fakture za

računovodstvo

1245-1300

Računovodstvo 00:15' Predaja dolaznih faktura i usklađivanje neslaganja

1300-1305

Telefonski poziv 00:05' Privatno: kuća

1305-1310

Telefonski poziv 00:05'Direktor proizvodnje

-ugroženo slanje porudžbine

1310-1315

Telefonski poziv 00:05'-Sastanak kod

komercijalnog direktora

1315-1330

Sastanak kod komercijalnog

direktora00:15'

Sa direktorom proizvodnje diskutujemo

o problemu 1330-1340

Telefonski poziv 00:10' Distributeru nisu jasne izmene termina i količina

1340-1345

Telefonski poziv 00:05' Kupac traži odlaganje plaćanja

1345-1355

Telefonski poziv 00:10' Potencijalni kupac traži odlaganje sastanka

1355-1410

Razgovor sa šefom prodaje

00:15' Pripremljene su liste po porudžbenicama kupaca

1410-1430 Razgovor sa šefom

nabavke00:10' Pregled plana porudžbina

.... 10.decembra 1430-1440

Pregledavanje lista, potpisivanje

00:10'

5

1440-1445

Telefonski razgovor 00:05' šefu magacina javlja da dođe po liste

1445-1455

Telefonski poziv 00:05' Distributer "3" kasni

1455-1500

Telefonski razgovor 00:05' Javljam da ponovo kasnim kući

1500-1505

Telefonski poziv 00:05' šef magacina javlja da je porudžbina krenula

1505-1520

Sastanak sa šefomnabavke

00:15'Usklađivanje podataka, priprema za sastanak sa

distributerima1520-1530

Sastanak sa šefom transporta

00:10' Obaveštava o problematičnoj porudžbini

1530-1550

Sastanak sa distributerom "2"

00:20'- Uzroci neslaganja

- želje-Moguća rešenja

1550-1555

Telefonski poziv 00:05' šef prodaje traži 2 ugovora za sutra

1555-1605

Telefonski poziv 00:05' Javljam šefu prodaje da su ugovori spremni

1605-1610

Telefonski poziv 00:05' Kupac ponovo pita za porudžbinu

1610-1635

Sastanak: šef magacina 00:25'

- Uzima liste- Problem sa prostorom- Stigao repromaterijal

1635-1640

Telefonski poziv 00:05' šef nabavke je nestrpljiv

1640-1650

Telefonski poziv00:10'

- Porudžbbina stigla- Kupac zadovoljan

1650-1720

Sastanak sa dobavljačem "3" 00:30'

- Uzroci neslaganja- želje

-Moguća rešenja

1720-1730

Odlazak kući 00:10' - Sređivanje papira- Priprema dokumenata

Način komunikacije prilikom obavljanja aktivnosti najčešće je usmeni (telefonom) i pismeni (potpisivanje dokumenata, pravljenje lista zadataka). Koordinacija se najčešće obavlja telefonskim putem i u razgovorima (sastanci, lice u lice). - Data tabela prikazuje razne aktivnosti u jednom radnom danu menadžera srednjeg nivoa - Posao menadžera srednjeg nivoa je izuzetno specifičan -na jednoj strani su njegovi podređeni, ali i kolege menadžeri. - Njegov zadatak je da povezuje i usaglađava ciljeve i želje višeg nivoa sa mogućnostima i zadacima nižeg nivoa. Na taj način srednji menadžment omogućava pravovremeno izvršenje zadataka na nižem nivou što omogućava postizanje postvljenih ciljeva top menadžmenta. - Prikaz radnog dana šefa komercijale u preduzeću "Plima Pek", pun je aktivnosti koje predstavljaju kontrolu, analizu, uzrok odstupanja, reagovanje i izvršenje ili ipak koordinacija predstavlja njenu centralnu aktivnost.

6

2.2. Tabelarni prikaz-zbirno po elementima plansko-kontrolnog ciklusa

Oznaka Element PKC-a Zastupljenost n

Zastupljenost %

Priprema elemenata za: -postavljenje zadataka

-odlučivanje7 8,43

Odlučivanje, postavljenje zadataka 3 3,61

Izvršavanje 10 12,05

Praćenje izvršavanja 10 12,05

Koordinacija 26 31,32

Kontrola 9 10,84

Analiza uzroka odstupanja 10 12,05

Reagovanje 8 9,64

Ukupan broj intervala 50 (83) 100%

U oko pedeset vremenskih intervala, obavljeno je isto toliko različitih aktivnosti. Kao oznaka uz opis aktivnosti, koordinacija se pojavljuje čak 26 u procentima (31,32%), što samostalno, a češće povezana sa drugim aktivnostima Daljom analizom tabele primetno je usaglašeno prisustvo elemenata PKC-a: - Praćenje izvršenja -10 situacija (12, 05)- Kontrola -9 situacija (10,84)- Analiza uzroka odstupanja -10 situacija (12,05)- Reagovanje - 8 situacija (9,64)

7

To se može objasniti činjenicom da navedeni menadžer prilikom praćenja i kontrole zadataka ukoliko primeti bilo kakva neslaganja ili problem od pristupa njihovom ispravljanju ukoliko je to u njenoj mogućnosti. - Dalje upore|ujući zastupljenost kontrole (10,84) u odnosu na odstupanja od željenog stanja (12,05) može se zaključiti da osoblje ne obavlja kvalitetno svoj posao. - Ali takav zaključak bi bio pogrešan jer posmatranjem detaljne analize rdnog dana dolazimo do saznanja da se takva odstupanja češće dešavaju u komunikaciji ili u realizovanju poslova sa spoljnim okruženjem. - Odstupanja se mogu odrediti kao: kašnjenje u plaćanju/dopremi robe- kod dobavljača- reklamacije i neispunjavanje ugovorenih odredbi od strane kupca...- rad službe komercijalnih poslova obavlja se to računovodstvenog principu i svi poslovi su u startu određeni rokovima koji ne mogu da se preporučuju, time su preuzete sve preventivne mere da se spreči odstupanje. - Na kraju bih obratio pažnju na elemente pripreme (8,43) i odlučivanje (postavljanje zadataka) (3,61) koji se smatraju glavnom dužnosti jednog menadžera. Posao menadžera srednjeg nivoa je da odluke top menadžera raščlani na odgovarajuće dužnosti (zadatke), podeli ih u skladu sa zahtevima odgovarajućoj radnoj jedinici i prati dalje realizovanje zadataka. - Nadalje ukoliko dođe do problema pri realizaciji njegov zadatak je da pomogne i omogući nastavak rada skladu sa rokovima i zahtevanim kvalitetima. - U ovom slučaju primetna je veoma mala zastupljenost elemenata odlučivanja što se može objasniti na dva načina: 1. Menadžer se oseća neprijatno da deli zadatke i naređenja svojim dojučerašnjim kolegama.2. Menadžer ne može da odgovori zahtevima tako odgovornog položaja pa je nesiguran i uplašen (ne ume da donosi odluke).

8

3. Zaključak

Za obavljanje različitih poslova u toku dana menadžeru su potrebne razne veštine. Pored toga suočen sa različitim situacijama menadžer je prinuđen da stalno prilagođava svoje reagovanje i ponašanje.

Zbog toga su K. Bartol i Martin D. poistovetili menadžerske aktivnosti sa igranjem različitih društvenih uloga. "Uloga je organizovan skup ponašanja koji se pripisuje pojedinim službama i položajima, a koje mogu biti za neki položaj pogotovu službu, višestruke". (Bulat V. 2007. str. 161) Gledano da ovakvog stanovišta posmatrani radni dan menadžera izgleda ovako: " Duška Matić, šef komercijalne službe preduzeća "Plima Pek" došla je na posao i kroz razne aktivnosti odigrala najmanje tri uloge: 1. Uloga šefa-dok je delila zadatke, kontrola i pratila izvršenja zadataka i dr.2. Uloga podređenog-dok je bila na konsultacijama sa komercijalnim i generalnim direktorom dok je izvršavala naloge komercijalnog direktora, u komunikaciji sa direktorom proizvodnje...3. Ulogu majke i žene-dok je telefonirala kući da javi mužu da kasni.

Naravno tu su još uloge pregovarača, posrednika ali ove tri navedene su se najupadljivije izdvojile iz konteksta tabele. Uloga šefa na jednoj i podređenog na drugoj strani najbolje pokazuju svu kompleksnost položaja i dužnosti menadžmenta srednjeg nivoa. Analizom sadržaja radnog dana menadžera, njegovog ponašanja kao i definisanjem uloga, još uvek nismo pokazali da li je dotični uspešan. Uspešnost jednog menadžera ipak se prati kroz rezultate njegovog rada kao što su: postizanje ciljeva, donošenje kvalitetnih odluka, efikasno i efektivno izvršenje zadataka. ..Posmatranje radnog dana menadžera daje nam bliži uvid u sadržaj i metode rada, reagovanje, način komunikacije sa osobljem. Na taj način smo i praktično ušli u srž glavnih funkcija menadžmenta, a samim se približili i menadžmentu kao nauci.

9

4. Literatura

1. Prof. dr Vuksan Bulat " Industrijski menadžment", ICIM+ Izdavački centar za Industrijski menadđment plus, Kruševac, 2007.

2. Prof. dr Branislav Đorđević, "Menadžment-principi, teorije, primena", ICIM+ Izdavački centar za Industrijski menadžment plus, Kruševac, 2006.

3. www.plima.co.yu

10