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Metodología de Oficinas de Proyectos
Contenido
• Definiciones.
• Planificación Estratégica
• Gestión de Proyectos
• Prácticas PMO
• Alta Gerencia
• Internas a la PMO
• Referentes de Proyectos
• Resto de la Organización
Definiciones
Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado único.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Procesos
¿Qué es un Proyecto?
Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es
definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y
llevado a su conclusión.
Gestión de
ProyectosGestión de
Portafolios
Alineación
Estratégica
¿Estamos haciendo el
trabajo correcto?
¿Estamos generando
valor?
¿Estamos realizando
bien el trabajo?
Planificación Estratégica
Gestión de Proyectos
Incrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la
planificación efectiva de proyectos.
Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de lo
comprometido asegurando la satisfacción del cliente.
Establece indicadores de rendimiento que proporciona información
oportuna para la toma de decisiones ejecutivas.
Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluación del impacto
en los proyectos antes de su autorización
¿Qué es la PMO?
• Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es un área de servicios dentro de la
organización cuyo foco de trabajo es la gestión de proyectos.
• No existe un “único” modelo para cada situación. En general, se parte de modelos
sencillos, y a medida que la práctica demuestra su valor, se va extendiendo el
alcance de la PMO.
• Es común que la PMO empiece como “repositorio”
(por ejemplo, para un único proyecto).
Prácticas PMO – Ejes de acción
• TácticoAgrupa a las prácticas que disponen una metodología o forma de
trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorización y evaluación
de proyectos, Monitorear y Controlar la operación de la PMO, etc.)
• EstratégicoPrácticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como
tácticas para la gestión de proyectos. (Fomentar madurez en la
gestión de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.)
• OperativoIncluye a las prácticas que representan acciones concretas para
lograr los objetivos planificados en términos de gestión. (Generar
reportes, proveer modelo de entregables, etc.)
Se identifican cuatro áreas diferentes para clasificar las prácticas de acuerdo a quienes
perciban los resultados generados:
• Alta Gerencia
Directivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratégicos de la
implementación de la PMO y a quienes la PMO deberá reportar su gestión.
• Interno PMO
Se establece esta área para aquellas prácticas que estén dirigidas controlar y
mejorar las propias funciones de la PMO.
• Referentes de Proyecto
Líderes o rol designado en la Organización que lleve adelante la ejecución de
proyectos definidos dentro del alcance de la PMO
• Resto de la Organización
Cualquier área no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea
objeto de los resultados generados por la PMO
Prácticas PMO – Áreas de resultado
Monitorear estado de proyectos
Monitorear y Controlar la
Gestión de la PMO
Evaluación de proyectos Priorización de proyectos Planificación y calendarización
Establecer prácticas consistentes Facilitar estructura de repositorio de artefactos
FomentarMadurez de la
Gestión de Proyecto
Mentoring de PM Desarrollar competencias y
capacidades para Gestión de Proyectos
Estandarizar el empleo de metodologías de
Gestión de Proyectos
Control de asignaciones Staffing
Desarrollar BBDD de riesgos, issues y
lecciones aprendidas
Asistir al PM Gestionar riesgos Gestionar cambios Conducir revisiones
post-proyecto Auditar proyectos
Coaching de PM
Reportar Estado
de Proyectos
Fomentar Madurez de la Gestión
de Proyecto
Mejorar Operación de la PMO
AsegurarMadurez de
la PMO
Reportar Estado de Proyectos
Fomentar madurez de la Gestión de Proyecto
Gestión de portfolio
Proveer Modelosde Entregables
• PMO
• Referentes de Proyecto
• Alta Gerencia
• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• Relevar información de los proyectos para
alimentar los reportes acordados
•Confeccionar Informes avance y síntesis ejecutiva
•Actualizar Tablero de Control con la información
consolidada
•Definir necesidades de reporte y requerimientos
alineados con la madurez de la organización.
• Establecer esquema de logística para la recolección
de información y presentación del informe (diseño,
mecanismo de presentación, distribución, soporte
del informe, etc.)
• Informe Ejecutivo
• Tablero de Control
Fase Inicial
• Entrevista con Alta Gerencia
• Entrevista con Referentes de Proyectos
• Reportes actuales
Entradas
• Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectosPropósito
Salidas
Involucrados
Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia
Recurrente
• Modelo de Informe
Ejecutivo
• Modelo de Informe de
Avance
• Tablero de Control
• Plan de Reporte
Involucrados
Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia
Centro de Planificación: a través de semáforos se monitorean el estado de los
proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su
conjunto.
• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
• Brindar soporte a la utilización de entregables
modelo
• Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos
modelo
• Realizar ajustes necesarios a los documentos
modelo
• Identificar los entregables y documentos de trabajo
asociados a las prácticas de gestión actuales
• Diseñar documentos modelo que mejoren y faciliten
la preparación de entregables y documentación
intermedia
• Validar documentos modelo con los involucrados en
el proceso de generación
• Modelos de entregables
actualizados
• Otros artefactos
Fase Inicial
• Documentación sobre prácticas
actuales para la Gestión de Proyectos
• Plan de diseño y validación de
entregables modelo
Entradas
• Asegura la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prácticas
de Gestión de Proyectos
Propósito
Salidas
Involucrados
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto
Recurrente
• Modelo de Informe
Ejecutivo
• Modelo de Informe de
Avance
• Otros modelos de
entregables
Involucrados
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto
Master Plan
Sitio del Proyecto
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto
• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
• Relevar información de los proyectos de acuerdo a
los requerimientos. Por ejemplo:
• Avance en el cronograma
•Tareas ejecutadas y avances reportados
• Riesgos y acciones de mitigación
• Issues y acciones correctivas
• Evaluar la situación general del proyecto y compartir
esta información con el referente de proyecto
• Revisar el esquema de reporte y seguimiento
actualmente implementado. Detectar fortalezas,
debilidades y oportunidades de mejora.
• Acordar lineamientos generales para el control y
monitoreo de los proyectos
• Establecer información mínima de gestión
• Informe de Avance
• Otros informes
Fase Inicial
• Entrevista con Alta Gerencia
• Entrevista con Referentes de Proyectos
• Reportes actuales
Entradas
• Disponer de información sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el
avance, anticipar posibles desvíos y cursos de acción.
Propósito
Salidas
Involucrados
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto
Recurrente
•Modelo de Informe de
Avance
• Plan de Reporte
• Otros modelos de
reporte
Involucrados
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto
Síntesis Ejecutiva
Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto
• Relevar prácticas actuales para la
gestión de proyectos y
responsables de su ejecución.
• Evaluar aplicabilidad de las
prácticas, fortalezas y debilidades
Establecer Prácticas Adecuadas a la Organización
Referentes de Proyecto
• Asegurar a corto plazo el uso consistente de prácticas de Gestión de Proyectos
adecuadas a la organización.Propósito
• Prácticas actuales
• Artefactos de soporte
• Modelo de entregables
Entradas
• Diagnóstico de madurez de
las prácticas de gestión de
proyectos
Salidas
• Determinar oportunidades de
mejora
• Relevar expectativas con la Alta
Gerencia
• Desarrollar plan de acción para
mejorar las actuales prácticas
• Diagnóstico de Situación Actual
• Entrevista con la Alta Gerencia
• Plan de acciones de mejora
• Implementar las acciones de
mejora que favorezcan la
utilización de prácticas
consistentes para mejorar la
gestión de proyectos
• Plan detallado de mejoras a
implementar
• Informe resultado de las mejoras
implementadas
Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
• PMO
• Referentes de Proyecto
Involucrados• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
•Alta Gerencia
• Relevar a los referentes de
proyectos para determinar madurez
de las prácticas de gestión
actualmente en ejecución
Fomentar la Madurez en la Gestión de Proyectos
Referentes de Proyecto
• Impulsar la maduración de las prácticas de Gestión de ProyectosPropósito
• Practicas de gestión
actualmente implementadas
• Entrevista con Referentes de
Proyectos
Entradas
• Diagnóstico de madurez de
las prácticas de gestión de
proyectos
Salidas
• Entrevistarse con la Alta Gerencia
para evaluar situación actual y
determinar madurez deseada para
las prácticas de gestión
• Desarrollar plan de acción que
favorezca la maduración de las
prácticas exitosas
• Entrevista con la Alta Gerencia
• Diagnóstico de Situación Actual
• Plan de acciones de mejora
• Implementar las acciones de
mejora que provean de
herramientas a los referentes de
proyecto para sistematizar los
resultados obtenidos por las
prácticas exitosas.
• Plan detallado de mejoras a
implementar
• Informe resultado de las mejoras
implementadas
Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
• PMO
• Referentes de Proyecto
Involucrados• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Alta Gerencia
• PMO
• Alta Gerencia
• Revisar periódicamente el cumplimiento de los
objetivos establecidos para la PMO
• Controlar estado de las métricas definidas
•Ejecutar mecanismos de control establecidos para
evaluar desempeño de la PMO e informar a la Alta
Gerencia
• Definir objetivos para la gestión de la PMO
• Definir métricas asociadas a las funciones de la
PMO, que permitan controlar su desempeño
• Establecer mecanismos de control para la gestión
• Informe de Gestión de la PMO
Fase Inicial
• Alcance de la PMO
• Plan de Gestión
Entradas
• Mantener la performance de la PMO dentro de lo planeadoPropósito
Salidas
Involucrados
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO
Recurrente
• Objetivos de la PMO
• Métricas para las
funciones PMO
• Mecanismos de
control
Involucrados
Workflows de Aprobación, ejemplo de Empresa de Mercado Financiero
1
2
3
Supervisor
Gerente
Líder
Proyecto
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO
Workflows de Aprobación, Ejemplo de Empresa de Telecomunicaciones
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO
Reporte PMO Ejemplo de Mercado Financiero
• Relevar estado de las métricas
establecidas para determinar
performance de la PMO
• Evaluar resultados obtenidos
sobre los proyectos bajo el alcance
de las funciones de la PMO
Mejorar la Operación de la PMO - Interno PMO
• Mejorar de manera continua la performance de la PMOPropósito
• Métricas establecidas sobre las
funciones de la PMO
• Resultados obtenidos sobre los
proyectos alcanzados por la PMO
Entradas
• Diagnóstico de situación
actual sobre la performance de
la PMO
Salidas
• Entrevistarse con la Alta Gerencia
para evaluar situación actual y
determinar el nivel de performance
objetivo para la PMO
• Desarrollar plan de acción para
mejorar la performance de la PMO
• Entrevista con la Alta Gerencia
• Diagnóstico de Situación Actual
• Plan de acciones de mejora
• Implementar las acciones de
mejora que permitan alcanzar el
nivel de performance objetivo
acordado con la Alta Gerencia
• Plan detallado de mejoras a
implementar
• Informe resultado de las mejoras
implementadas
Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
• PMO
• Referentes de Proyecto
•Equipo de Proyecto
Involucrados• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
• Relevar ejecución y resultados de
las prácticas de gestión
implementadas para determinar
madurez de las mismas.
Asegurar Madurez de la PMO - Interno PMO –
• Asegurar la maduración de las prácticas de Gestión de ProyectosPropósito
• Practicas de gestión
actualmente implementadas
• Entrevista con Referentes de
Proyectos
Entradas
• Diagnóstico de madurez de
las prácticas de gestión de
proyectos
Salidas
• Entrevistarse con la Alta Gerencia
para evaluar situación actual y
determinar nivel de madurez
deseada para las prácticas de
gestión
• Desarrollar plan de acción que
favorezca la maduración de las
prácticas exitosas
• Entrevista con la Alta Gerencia
• Diagnóstico de Situación Actual
• Plan de acciones de mejora
• Implementar las acciones de
mejora que busquen sistematizar
los resultados obtenidos por las
prácticas exitosas.
• Plan detallado de mejoras a
implementar
• Informe resultado de las mejoras
implementadas
Actividades
Diagnóstico de la
Situación Actual
Diseño del
Plan de Mejora
Implementación de
Mejoras
• PMO
• Referentes de Proyecto
Involucrados• PMO
•Alta Gerencia
• Referentes de Proyecto
• PMO
• Referentes de Proyecto
•Alta Gerencia
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