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INTRANET CGFIE

Coordinación General de Formación e

Innovación Educativa - IPN

Manual de Usuario

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Instituto Politécnico Nacional Secretaría Académica

Contenido

Objetivo .................................................................................................................................................................................................................................... 2

Introducción ............................................................................................................................................................................................................................. 2

Requisitos ................................................................................................................................................................................................................................ 3

Cómo empezar ........................................................................................................................................................................................................................ 3

Área de trabajo .................................................................................................................................................................................................................... 6

Cinta de opciones ........................................................................................................................................................................................................... 7

Trabajando con una Biblioteca de documentos ............................................................................................................................................................... 11

Edición de un documento compartido ............................................................................................................................................................................... 16

Niveles de permisos ......................................................................................................................................................................................................... 18

Conectar Documentos con Outlook. ................................................................................................................................................................................. 21

Trabajando con el calendario .............................................................................................................................................................................................. 22

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Objetivo

Capacitar al usuario Final con el fin de hacer buen uso de la red de trabajo interna (intranet) de la institución. Aprendiendo así las características y beneficios que posee sus diferentes aplicaciones. En este manual se va a detallar cómo trabajar, crear y compartir información, explorar un sitio de SharePoint y administrar las propiedades de un elemento.

Introducción

Cada departamento dentro de la coordinación constantemente hace uso de la información, por lo tanto el manejo, intercambio y búsqueda de la misma es indispensable en nuestro trabajo en donde proyectos, grupos, juntas y conferencias, a nivel de departamentos son tareas del diario.

Con el fin de automatizar y cubrir estas necesidades se vio indispensable por el departamento de Sistemas de Información la creación de una intranet donde fuera posible un espacio central de colaboración, comunicación, toma de decisiones, almacenamiento de documentos, manejo de información e ideas en grupo.

Gracias a la red interna desarrollada conforme a las necesidades de la CGFIE podemos hacer buen uso de la información

Obteniendo así las siguientes ventajas:

Coordinar proyectos, calendarios, programas y agendas.

Debatir ideas y revisar documentos o propuestas.

Compartir información y mantenerse en contacto con otras personas.

Compartir carpetas entre varios usuarios y acceder desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Configurar avisos cuando un documento es modificado, puede guardar distintas versiones de documentos.

Gestionar proyectos; permite almacenar información, permite tener una agenda común entre varios miembros, tener un módulo de tareas pendientes, un módulo de encuestas, etc.

También dispone además listas y librerías (encuestas, blogs, wikis, biblioteca de imágenes, contactos)

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Requisitos

a) Para poder ingresar el usuario debe tener cuenta de Exchange y conocer su usuario y contraseña. b) Si el usuario no conoce su usuario/contraseña debe llamar a la extensión 29832 (ayuda). c) con el fin de evitar errores de plugins se debe utilizar Internet Explorer en su versión más reciente.

Cómo empezar

Para acceder a la red de Trabajo Interna hay que Ingresar a la página www.intranet.cgfie.ipn.mx. O bien mediante la página de CGFIE (www.cgfie.ipn.mx) y dar clic en la opción Intranet, esta opción se encuentra en la parte superior derecha, al inicio de la página.

Figura 1. Opción para entrar a la red institucional.

Al darle clic en la opción aparecerá un cuadro de diálogo que pide identificación para entrar al sitio, en Nombre de usuario escribir activedirectory\seguido del nombre de usuario con que se está registrado en la institución (dirección de correo electrónico, sin @ipn.mx; por ejemplo activedirectory\usuariocgfie) y en contraseña colocar su contraseña. Finalmente clic en Iniciar sesión.

Nota: Para la diagonal invertida se presiona Alt Gr y el símbolo “?” de su teclado. O con código as atl+ 92

http://www.intranet.cgfie.ipn.mx/

http://www.cgfie.ipn.mx/

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Figura 2. Cuadro de dialogo para identificarse y entrar a la red institucional.

Una vez dentro de la red de trabajo interna de la institución aparece la página de inicio, dentro de esta se podrá acceder a su respectivo sitio de cada departamento o visitar el de los demás.

¿Qué es un sitio?

Un sitio de SharePoint es un sitio web que ofrece un espacio central de colaboración y almacenamiento de documentos, información e ideas, en este caso cada departamento tiene su propio sitio donde almacenar tareas, archivos e información. La Intranet consta de al menos un sitio de nivel superior que ha creado el administrador y puede contener uno o varios sub-sitios por debajo de él con cada uno de sus departamentos.

La estructura de la red interna del instituto está diseñada en base al organigrama de la institución, por lo que cada dirección, subdirección y departamento tiene su propio sitio en el que podrá trabajar. Cada usuario se identifica y dependiendo del perfil que tenga (administrador, colaborador o lector) podrá realizar distintas tareas.

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CONOCIENDO LA INTERFAZ

Página de Inicio

Al iniciar sesión a la red interna de trabajo aparece la página de inicio como bienvenida, esta página es considerada como el sitio maestro o sitio de nivel superior En esta página aparece Información general para toda la CGFIE, como anuncios, panel de notas, documentos, un calendario, links, entre otras cosas más; esto depende del administrador y de las necesidades que se tengan en la institución. De igual forma podrán acceder desde aquí al sitio correspondiente de su departamento.

Figura 3. Página de inicio.

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Área de trabajo

SharePoint muestra el contenido de una manera organizada, dividiendo el contenido en tres secciones: la cinta de opciones, el panel de navegación y el panel de contenido principal.

Figura 4. Aspecto de SharePoint y sus principales componentes.

A continuación se describe la funcionalidad de cada una de las secciones mencionadas.

Panel de navegación

Panel de contenido principal

Cinta de opciones

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Cinta de opciones

Aquí se encuentran las acciones que se pueden realizar en alguno de los componentes seleccionados en el panel de contenido. Estas acciones están organizadas en pestañas que contienen acciones relacionadas a una tarea similar para ser localizadas rápidamente.

Inicialmente se tienen 2 pestañas, Examinar y Página; y también se tiene el ícono de navegación del sitio y el menú Acciones del sitio.

Figura 5. Cinta de opciones

La pestaña Examinar permite navegar por el sitio web de la institución. Esta pestaña mostrará enlaces a los sub-sitios de que se puedan acceder.

Figura 6. Contenido de la pestaña examinar.

En la pestaña Página encontramos comandos para editar la página o el sitio. Algunas opciones pueden estar bloqueadas si no cuenta con el suficiente permiso.

Figura 7. Comandos principales de la pestaña Página.

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El menú Acciones del sitio nos muestra más opciones para trabajar en el sitio. Estas opciones dependen del sitio en donde se encuentre y los privilegios de usuario que se tengan.

Figura8. Menú Acciones del sitio.

Finalmente el icono de navegación del sitio muestra la ubicación en donde se encuentre.

Figura 9. Ícono de navegación del sitio. Muestra la ubicación actual dentro del sitio.

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Panel de navegación

En el panel de navegación se muestran el contenido que puede ser desplegado en el panel principal. Por default se encuentra Bibliotecas, Listas y Discusiones pero este puede ser personalizado de acuerdo a sus necesidades.

Figura 10. Panel de navegación.

a) Bibliotecas: Una biblioteca de documentos es un repositorio de todo tipo de documentos, Aquí se pueden cargar archivos y documentos para compartirlos con los miembros del equipo, este puede ser leído por todos los usuarios que Tengan permiso de lectura y editado por todos los usuarios que tengan permisos de edición. De igual forma se pueden crear más y otros tipos de Bibliotecas.

a)

b)

c)

d) e)

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b) Listas: se utilizan para asignar tareas a los miembros del equipo, o Calendarios que puede emplearse para organizar reuniones o eventos, También se pueden crear más Listas.

c) En Discusiones: le permite mantener un intercambio de ideas detalladas, con otros miembros del área de trabajo. Una discusión incluye un tema principal con una o varias respuestas.

d) En Papelería de reciclaje estará todo aquel archivo o documento que se elimine, teniendo un máximo de 30 días para recuperar el archivo.

e) En Todo el contenido del sitio se mostrará los todo el contenidos de las secciones mencionadas agrupado según su sección.

Panel de contenido principal

En esta sección se muestra el contenido del sitio en que nos encontremos. Dependiendo de la sección que seleccionemos en el Panel de navegación se desplegará la información correspondiente.

Figura 11. Ejemplo de despliegue de contenido en el panel principal.

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Trabajando con una Biblioteca de documentos

Cargar Uno o varios documentos

Dentro de la Biblioteca de “Documentos Compartidos” en la Pestaña de: “Herramientas de la Biblioteca” escogemos la pestaña documentos y la opción de “Cargar un Documento o Varios Documentos”.

Para cargar varios documentos aparece la siguiente pantalla y se arrastran los archivos que queramos subir.

Figura 12. Ejemplo de cargar Documentos a la Biblioteca de Documentos

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Crear un nuevo documento

Por defecto el nuevo documento es de tipo “Microsoft Word”. Nos posicionamos en la Biblioteca donde queremos crear el nuevo documento, en este caso “Documentos Compartidos”, dentro del grupo “Herramientas de Biblioteca”

1.-Seleccionamos la pestaña “Documentos”

2.-Seleccionamos “Nuevo Documento”

3.- Creamos el Documento y a la Hora de guardar Seleccionamos “Guardar Como” lo Nombramos y Guardamos, éste documento se guardará en el Servidor de SharePoint.

Figura 13. Ejemplo de crear un Nuevo Documento.

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Crear Carpetas (ADMIN)

Seleccionamos la pestaña de documentes del grupo “ Herramientas de Biblioteca” y escogemos la opción de Nueva Carpeta y la nombramos para crearla.

Figura 14. Ejemplo de crear Carpetas

Visualizar documentos

Damos clic directamente sobre el documento que queremos Visualizar. Aparece el siguiente cuadro, y escogemos la opción que deseamos ya sea de lectura o de Edición,

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Figura 15. Cuadro de Opción para abrir un archivo.

Si tenemos permiso de edición podremos realizar la acción de lo contrario, no permitirá cargar los cambios y aparecerá el siguiente aviso: “No tienes los permisos suficientes para cargar los cambios”

Figura 16. Mensaje de Error

Editar un archivo Una vez cargado un archivo este se puede editar mediante la paquetería de Microsoft Office, por lo que donde está el archivo abrimos el menú del archivo.

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Figura 17. Edita archivo r un

Aceptamos la advertencia de Internet Explorer y enseguida comenzará a abrirse el archivo con el programa correspondiente. Inmediatamente después se solicitará su autenticación para editarlo.

Una vez terminado de editar, simplemente basta con presionar el icono de guardar que se encuentra en la esquina superior izquierda:

Figura 18. Botón de Guardar archivo en el servidor

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Automáticamente el archivo se actualizará en la Intranet, observar en la barra de estado que el archivo se está cargando al

servidor: , observando que en la columna de Modificado la fecha se ha actualizado.

Edición de un documento compartido

Puede editar un documento compartido al mismo tiempo que otros usuarios lo editan, gracias a la característica de co-autoría. Para poder utilizar la co-autoría en un documento, debe tener permisos de Colaborar en una biblioteca de documentos del sitio.

Cuando un usuario cierre el documento, aparecerá una alerta para informar de que dicho usuario ya no está editando el documento, siempre y cuando use la opción de proteger y desproteger un documento.

Desproteger y proteger un documento

Cuando se edita un documento en SharePoint, y otro usuario lo edita a la vez, esto puede causar, que el último que guarde el documento, es el que guarda la última versión. Para evitar esto, se puede desproteger el documento, para que se pueda trabajar con él y una vez que hayamos acabado editándolo volver a protegerlo. Si un usuario intenta abrir un documento que está desprotegido lo podrá leer, pero no podrá realizar cambios sobre él hasta que el que lo está editando lo libere o proteja.

Figura 19. Archivo protegido y desprotegido

Al “Desproteger” (figura 20) un documento asegura que nadie más lo modifique mientras se trabaja en él, se puede modificar y guardar los cambios; los demás usuarios pueden verlo en el área de trabajo pero únicamente pueden abrirlo en formato de sólo lectura o guardarlo como una copia.

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Figura 20. Menú Desproteger documento.

En el momento de “Proteja” (figura 21) el documento estará disponible para los demás usuarios, para que estos puedan modificarlo.

Figura 21. Menú Proteger documento.

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Niveles de permisos

Un nivel de permisos es una colección de permisos individuales agrupados que permiten a los usuarios realizar un conjunto de tareas relacionadas. Puede asignar uno o varios niveles de permisos a un usuario o grupo.

Los administradores del sitio controlan los accesos al sitio y al contenido mediante la asignación de niveles de permisos a los usuarios o grupos. La asignación de (niveles de) permisos puede realizarse a cualquier nivel de la jerarquía del sitio: sitio de primer nivel, sitio, subsitio, lista o biblioteca, carpeta, elemento o documento.

Herencia de permisos

De manera predeterminada, todos los sitios y contenido heredan los permisos del objeto primario que se encuentra por encima de ellos. Por lo tanto, si no se interrumpe la herencia de los permisos dentro de un sitio, los permisos se heredan y se comparten. Sin embargo SharePoint proporciona mecanismos que permiten interrumpir esta herencia a cualquier nivel del sitio o contenido y, después, agregar permisos personalizados.

Conceder Permisos a Documentos Podemos conceder permisos a diferentes usuarios, sobre un documento es decir nosotros podemos decidir a qué usuario querernos darle acceso al documento ya sea de lectura o colaboración. Pasos:

1. Sobre el documento damos clic derecho y escogemos la opción Administrar permisos (figura 22)

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Figura 21.Administrar Permisos

2. Detenemos la herencia de permisos, seleccionado la opción dejar de heredar permiso. (Figura 22)

Figura 22. Dejar de Heredar Permisos

3. Seleccionamos solo las casillas de cada grupo o usuario para eliminar a todas aquellas personas que No queremos que vean o editen nuestro documento, dejando al administrador, al dueño del documento y a las personas que le concederemos el permiso. Y seleccionamos la opción de Quitar permisos de Usuario y aceptamos. (Figura. 23)

http://blogs.solidq.com/sharepoint/Lists/Posts/Attachments/70/image_8_4D2B6D48.png

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O bien podemos conceder permisos directamente a personas. Escogiendo la opción Conceder permisos, escribimos el nombre de usuario de la persona, o la buscamos, le concedemos el permiso y aceptamos (Figura. 24)

Fig. 24

Fig. 23

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Versiones: Cada vez que un documento cambia, SharePoint guarda automáticamente una versión. Se pueden visualizar

versiones anteriores a un documento dando clic derecho al documento y escoger ver el “Historial de versiones”.

Añadir alertas: Se pueden establecer alertas para que se envíen correos electrónicos cada vez que un documento cambie,

o se elimine. Seleccionado el documento en la casilla damos clic derecho y seleccionamos “ver propiedades” para que aparezca la siguiente pantalla para configurar las alertas.

Figura 25. Añadir alertas a un documento

Conectar Documentos con Outlook.

Podemos acceder a nuestra biblioteca de documentos directamente desde Outlook. Para ello seleccionamos la opción “BibliotecaConectar a Outlook”.

Figura 26. Conectar a Outlook

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Y así en Outlook podemos ver los ficheros de nuestra biblioteca de documentos:

Figura 26. Biblioteca de Documentos en Outlook

Trabajando con el calendario

Un calendario de SharePoint permite introducir eventos, citas, reuniones, para que puedan ser leídas por un grupo de personas. Opcionalmente el calendario puede ser leído desde el Outlook, así podemos tener 2 calendarios, el personal y el del grupo. Estas son algunas Operaciones que se pueden realizar sobre un calendario:

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1. Crear una nueva cita

2. Conectar con Outlook: clic en la pestaña de Calendario y escogemos la opción “Conectar con Outlook” este

permite ver los calendarios de SharePoint desde Outlook. Y Ya en Outlook, si vamos a la pestaña “calendario”, podemos ver una nueva entrada en “otros calendarios”.

Podemos visualizar más de un calendario a la vez, por ejemplo “mis calendariosCalendario” y “otros calendarios”, así puedo tener de un Vistazo de varios calendarios, el personal y el del SharePoint:

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Flujos de Trabajo Los flujos de trabajo de SharePoint están diseñados para automatizar procesos. Incluso se puede diseñar un flujo de trabajo para enviar un recordatorio o comunicarse automáticamente con el Jefe del departamento cuando alguien no cumpla con una tarea.

Agregar un flujo de trabajo Para agregar un flujo de trabajo entramos en nuestra área y después a la biblioteca en la que estará el flujo de trabajo como nos muestra la siguiente pantalla. Nota: Solo los administradores pueden crear o modificar los flujos de trabajo.

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Una vez dentro del elemento de biblioteca observamos como aparece la cinta de opciones.

Donde podemos observar que al final de la cinta aparece el botón de Configuración del flujo de trabajo, así:

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En seguida aparecerán los flujos de trabajo existentes y las opciones de Agregar, quitar y ver informes del flujo de trabajo:

Entramos en la opción de Agregar flujo de trabajo donde veremos que hay diferentes tipos de flujo de trabajo.

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Creación de flujos de trabajo mediante Microsoft Visio 2010

Para crear un flujo de trabajo mediante Visio, abra Visio 2010 y seleccione la ficha File. Cuando lo haga, se le preguntará el tipo de diagrama que desea crear. Elija la carpeta Flowchart, seleccione la plantilla Microsoft SharePoint Workflow y, a continuación, haga clic en Create

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