MANUAL DE ORGANIZAÇÃO

DA

AUDITORIA INTERNA

FEVEREIRO/2002

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ÍNDICE APRESENTAÇÃO.................................................................................................

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1.

RESPONSABILIDADE................................................................................. 04

2.

CÓDIGO DE ÉTICA..................................................................................... 06

3.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.............................................................. 10

3.1

Posicionamento das atividades.................................................................... 10

3.2

Dependência hierárquica conforme estrutura da Unicamp.......................... 10

3.3

Área de ação e alcance............................................................................... 10

3.4

Organograma da Auditoria Interna............................................................... 11

3.5

Descrição de Funções.................................................................................. 11

4.

NATUREZA DOS TRABALHOS.................................................................. 28

4.1

Tipos de Auditoria........................................................................................ 28

4.2

Auditoria Unicamp........................................................................................ 30

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APRESENTAÇÃO O Manual de Organização objetiva definir claramente a estrutura organizacional e filosófica da Auditoria Interna. Abrange além da Auditoria Interna, as demais áreas administrativas da Unicamp em seu relacionamento com esta. Este manual estabelece:

- as responsabilidades, objetivos e políticas que norteiam a atuação da Auditoria

Interna; - o Código de Ética; - o campo e enfoque de sua atuação; - a estrutura organizacional da área, com o organograma e as descrições das

responsabilidades e atribuições dos cargos correspondentes.

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1. RESPONSABILIDADE

Apresentamos a seguir a Declaração de Responsabilidade do Auditor Interno, adaptada a Unicamp, com base na publicação original (The Institute of Internal Auditors, Inc - IIA).

Declaração de Responsabilidade do Auditor Interno Natureza A Auditoria Interna é uma atividade de avaliação independente que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona através da análise e avaliação da eficácia de outros controles. Objetivo e Escopo O objetivo da Auditoria Interna é auxiliar todos os membros da administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negócio em que possa ser útil à administração. Isto pressupõe sua incursão em campos além dos de contabilidade e finanças, a fim de obter uma visão completa das operações submetidas a exame. O atendimento desses objetivos globais envolve atividades como: - revisão e avaliação da correção, adequação e aplicação de controles

contábeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles eficazes a um custo razoável;

- determinação do grau de atendimento às diretrizes, planos e

procedimentos estabelecidos;

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- determinação do grau de controle dos ativos da Unicamp quanto à proteção contra perdas de qualquer tipo;

- determinação da fidelidade dos dados administrativos originados na

própria Unicamp;

- avaliação da qualidade de desempenho na execução de tarefas atribuídas;

- recomendação de melhorias operacionais.

Competências e Autoridade da Auditoria Interna As competências da Auditoria Interna, na organização, devem ser claramente determinadas pelas políticas da Unicamp. A autoridade correspondente deve propiciar ao auditor interno livre acesso a todos os registros, propriedades e pessoal da Unicamp que possa vir a ter importância para o assunto em exame. O auditor interno deve sentir-se à vontade para revisar e avaliar diretrizes, planos, procedimentos e registros. As responsabilidades do auditor interno devem ser: - informar e assessorar a administração, e desincumbir-se dessa

responsabilidade de maneira condizente com o Código de Ética do Instituto de Auditores Internos;

- coordenar suas atividades com a de outros, de modo a atingir com mais

facilidade os objetivos da auditoria em benefício das atividades da Unicamp.

No desempenho de suas funções, um auditor interno não tem responsabilidade direta nem autoridade sobre as atividades que examina. Portanto, as revisões e avaliações feitas por um auditor interno nunca eximem outras pessoas da Unicamp das responsabilidades que lhes cabem. Independência A independência é essencial para a eficiência da Auditoria Interna. Esta independência se obtém, primordialmente, através do posicionamento na estrutura organizacional e da objetividade:

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- O posicionamento da função da Auditoria Interna na estrutura

organizacional e o apoio dado a esta função pela administração são os principais determinantes de sua amplitude e valor. O responsável pelas atividades de Auditoria Interna deve, portanto, reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente tanto para assegurar uma ampla cobertura da Auditoria Interna, como para garantir a tomada de ação efetiva com respeito aos assuntos levantados e recomendações efetuadas.

- A objetividade é essencial à função da Auditoria. Um auditor interno não

deve, portanto, desenvolver e implantar procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poderá vir normalmente a examinar e analisar, e que venha a constituir empecilho à manutenção de sua independência.

Sua objetividade não é, entretanto, afetada pelas determinações e recomendações de padrões de controle que venha a fazer para aplicação no desenvolvimento de sistemas e procedimentos por ele revistos. Por ser uma função de “staff” não tem autoridade direta sobre os setores da Unidade/Órgão cuja atividade audite/revise.

2. CÓDIGO DE ÉTICA

O exercício da auditoria interna está sujeito a princípios de ética profissional que o auditor tem o dever de observar, cumprir e fazer cumprir fielmente, nas suas relações com a organização, o público em geral, os órgãos e as autoridades governamentais, as entidades de classe e seus colegas de profissão. Apresentamos a seguir, o Código de Ética estabelecido pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil - AUDIBRA. São postulados básicos da ética profissional: Independência profissional; Independência de atitudes e de decisão; Intransferibilidade de função; Eficiência técnica; Integridade pessoal; Imparcialidade; Sigilo e discrição; Lealdade à classe.

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a) Independência Profissional

O auditor deve concentrar suas atividades profissionais no exercício da auditoria, nela compreendidas, as funções que por definição e tradição, lhe são atribuídas pelos usos reconhecidamente aceitos, abstendo-se de praticar atos ou participar, por qualquer forma, de outras atividades incompatíveis com seus postulados fundamentais.

b) Independência de Atitudes e Decisões

Embora mantenha vínculo empregatício com a organização para qual presta serviços, o auditor prestará obediência aos princípios de ética e observará as normas técnicas e os padrões de auditoria, como norma de conduta profissional. No desempenho de suas atividades de auditoria, agirá sempre com absoluta independência e, em quaisquer circunstâncias e sob pretexto algum, conveniência própria ou de terceiros, condicionará seus atos, suas atitudes, suas decisões ou pronunciamentos a preceitos outros que não os postulados da sua profissão.O auditor não poderá direta ou indiretamente, receber proventos ou recompensas de qualquer natureza de pessoas direta ou indiretamente interessadas em seu trabalho, exceto seu salário e demais vantagens oficiais concedidas.

c) Intransferibilidade de Funções

A qualificação de auditor é individual e intransferível e não se estende a seus subordinados.No exercício da sua atividade profissional, o auditor agirá em seu nome pessoal, assumindo inteira responsabilidade técnica pelos serviços de auditoria por ele prestados e, em nenhuma hipótese, permitirá que outra pessoa o faça em seu nome, salvo prepostos de sua oficial indicação, quando então responderá solidariamente com eles pelos respectivos atos.

d) Eficiência Técnica

Tendo em vista os escopos estabelecidos para o serviço de auditoria, o auditor deverá, previamente, mediante exame adequado, julgar a viabilidade técnica da sua execução, em termos de prazos, da disponibilidade de elementos contábeis e comprobatórios e da extensão e complexidade das verificações auditoriais, assegurando-se de que seu trabalho reúne condições de satisfatório desempenho técnico.Ao propor planos de trabalho à Alta Administração, o auditor o fará indicando o

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alcance, a extensão e as limitações do seu trabalho, de forma a evitar dúvida ou controvérsia. O auditor não emitirá relatórios nem dará informações que não resultem de um adequado exame técnico, segundo as normas e os procedimentos de auditoria prescritos, observando-se:

- que o exame tenha sido realizado por ele ou sob sua supervisão; - que o relatório seja redigido com objetividade e de maneira a expressar

claramente a sua opinião; - que, na ocorrência da falta de dados ou de comprovação, ou ainda de

situação inibitória de um juízo seguro, faça constar as suas ressalvas em seu relatório.

No exercício da sua atividade, o auditor não emitirá relatórios, pareceres, opiniões ou informações que não se coadunem com os objetivos de auditoria.

e) Integridade Pessoal

Praticará ato de descrédito à sua profissão o auditor que, no desempenho de suas atribuições profissionais, infringir qualquer das seguintes normas mínimas:

- omitir faro importante, dele conhecido mas não evidenciado nas

demonstrações contábeis ou gerenciais, cuja revelação seja necessária para evitar interpretações ou conclusões errôneas;

- deixar de relatar ou dissimular irregularidade, informações ou dados

incorretos que estejam contidos nos registros e nas demonstrações contábeis ou gerenciais e que sejam do seu conhecimento;

- negligenciar efeitos graves na execução de qualquer trabalho

profissional e no seu respectivo relato;

- desprezar ou negligenciar a coleta de informações suficientes para elaborar e sustentar seus pronunciamentos de forma a invalidar ou enfraquecer as proposições neles contidas;

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- omitir-se sobre desvios, omissões ou desvirtuamentos dos preceitos legais ou contábeis, ou das normas e procedimentos da organização;

- Formular opiniões, fornecer informações ou documentos que não

traduzam adequadamente a expressão do seu melhor juízo e que, de qualquer forma, ocultem ou desvirtuem os fatos, induzindo a interpretações errôneas.

e) Imparcialidade

O auditor exerce uma judicatura opinativa quando emite seu parecer sobre demonstrativos contábeis ou gerenciais, transações, fluxos e sistemas organizacionais, função esta que lhe impõe absoluta imparcialidade na execução do trabalho de auditoria, na interpretação dos fatos e nos seus pronunciamentos conclusivos. As normas sobre imparcialidade devem orientar, basicamente, a conduta do auditor em todas as suas manifestações e circunstâncias, sendo-lhe vedado, sob qualquer pretexto, condições e vantagens, tomar partido na interpretação dos fatos, na disputa de interesses, nos conflitos de partes ou em qualquer outro evento. O auditor deve condicionar seu comportamento profissional à evidência da verdade quando, no seu melhor juízo, convenientemente apurada.

f) Sigilo e Discrição

O sigilo profissional é regra mandatária e indeclinável no exercício da auditoria.O auditor é obrigado a utilizar os dados e as informações do seu conhecimento tão só e exclusivamente na execução dos serviços que lhe foram confiados.Salvo determinação legal ou autorização expressa da Alta Administração, nenhum documento, dados, informações e demonstrações poderão ser fornecidos ou revelados a terceiros, nem deles poderá utilizar-se o auditor, direta ou indiretamente, em proveito de interesses pessoais, seus ou de terceiros. A auditoria não constitui artigo suscetível de promoção pessoal, profissional e comercial. Seu exercício sujeita-se às normas e aos usos de discrição pertinentes às profissões liberais.

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3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

3.1 Posicionamento das atividades

A Auditoria Interna é uma atividade independente dentro da organização, vinculada ao Gabinete do Reitor assessorando o Consu através da Comissão de Auditoria Interna constituída por membros da CAD, a exercer o controle geral das atividades da Universidade, mantendo uma avaliação permanente dos controles de suas operações e patrimônio, recomendando meios de proteção dos seus interesses, ativando sua eficiência operacional e exercendo um controle, em especial, das operações com reflexos legais ou econômicos.

3.2 Dependência hierárquica conforme estrutura da Unicamp

A Auditoria Interna é um órgão diretamente vinculado à Reitoria para assuntos administrativos e tecnicamente à Comissão de Auditoria que tem as seguintes atribuições: I) propor, rever e aprovar as diretrizes da Auditoria Interna; II) aprovar o plano anual de trabalho e seus relatórios e III) propor trabalhos especiais de auditoria. A Comissão de Auditoria é composta por membros da CAD assim escolhidos: o Pró-Reitor de Desenvolvimento Universitário, um representante Docente e um Diretor de Unidade de Ensino e Pesquisa.

3.3 Área de ação e alcance

A área de ação da Auditoria Interna compreenderá a totalidade dos setores que formam a estrutura administrativa da Unicamp. Para a efetivação de seu trabalho, os funcionários dos distintos setores devem fornecer as informações e documentos requeridos pelos auditores, dando livre acesso aos livros, registros, instalações, entre outras. Considerando que a Auditoria Interna não é uma função de linha na organização, mas sim uma função “staff”, ela não terá autoridade direta sobre os setores da Unidade cuja atividade revise. Suas recomendações deverão, portanto, ser introduzidas através de decisões do Diretor da Unidade ou outros executivos da alta administração da Unidade auditada.

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3.4 Organograma da Auditoria Interna

3.5 Descrição de Funções

Considerando as perspectivas futuras de ampliação/redefinição do quadro e funções dos auditores, apresentamos a seguir, descrição das abribuições para todos os profissionais que possam vir a compor o quadro de auditores. Salientamos que as questões relativas a promoção seguem o PCVS – Plano de Carreira.

FICHA Nº CARGO

1 Coordenador de Auditoria 2 Supervisor 3 Sênior de Auditoria Operacional 4 Sênior de Auditoria de Sistemas 5 Pleno 6 Júnior 7 Trainee 8 Assistente Técnico

Reitoria Reitoria Gabinete do Reitor Comissão de Auditoria Interna

Coordenador

Auditores e Consultores

Assistente Técnico

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FICHA 1 FUNÇÃO: COORDENADOR DE AUDITORIA ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. MÍNIMA DE CARREIRA UNICAMP:

Profissional de Humanas III

a) Superior Imediato: Comissão de Auditoria Interna – assuntos técnicos

Reitoria – assuntos administrativos b) Subordinados Diretos: Supervisor Sênior Assistente Técnico RESPONSABILIDADE BÁSICA É responsável pela organização, desenvolvimento e eficiência da Auditoria Interna, visando o controle geral das atividades e do patrimônio da Universidade, assim como a promoção da eficiência operacional. É responsável, ainda, pela coordenação geral das atividades da Auditoria Interna diante da Comissão de Auditoria Interna, Reitoria, dos responsáveis pelos controles internos perante a Secretaria Estadual de Controle Interno e demais diretorias das Unidades auditadas. ATRIBUIÇÕES

- Aprovar o Plano Anual de Auditoria, desenvolvido pelo supervisor, submetendo-o à apreciação da Comissão de Auditoria Interna.

- Desenvolver, por solicitação prévia da Comissão de Auditoria Interna,

trabalhos especiais, desde que sua natureza e objetivos estejam dentro do campo da Auditoria Interna.

- Responsabilizar-se pela aplicação e atualização permanente dos Manuais

de Auditoria Interna.

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- Administrar o quadro de pessoal da Auditoria Interna deliberando sobre as questões de ampliação, redução, mobilidade e desenvolvimento de seu pessoal.

- Aprovar um calendário anual de treinamento do seu pessoal, visando o

desenvolvimento de seu pessoal. - Promover e estimular a utilização de técnicas avançadas de auditoria,

visando manter os trabalhos da Auditoria Interna nos mais altos padrões de qualidade.

- Estabelecer padrões de avaliação de desempenho para a Auditoria

Interna, mantendo atualizado arquivo de avaliações do seu pessoal, acompanhando o desenvolvimento profissional do mesmo.

- Manter-se informado sobre todos os procedimentos administrativos e

contábeis da Unicamp, permanecendo em contato permanente com todos os executivos da alta administração.

- Sugerir aos órgãos da Administração Central a preparação de normas e

procedimentos administrativos e contábeis que contribuam para o saneamento de deficiências apontadas.

- Coordenar a distribuição dos trabalhos entre o pessoal a si subordinado,

em função de sua natureza.

- Responsabilizar-se pela emissão e distribuição dos relatórios de sua Coordenação.

- Preparar e submeter à aprovação superior o orçamento consolidado de

sua Coordenação.

- Elaborar e fornecer, periodicamente, a Comissão de Auditoria Interna, informes sobre os trabalhos em desenvolvimento, assim como sobre assuntos gerais de interesse.

- Atender ao Diretor de cada Unidade da Unicamp nas suas solicitações,

dentro da competência da Auditoria Interna. - Atuar junto à Procuradoria Geral da Universidade quando dos trabalhos de

modificações estruturais dos procedimentos legais adotados, de modo a assegurar a adequação das alterações introduzidas em vista das disposições legais pertinentes.

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FICHA 2 FUNÇÃO: SUPERVISOR ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Não definida a) Superior Imediato: Coordenador b) Subordinados Diretos: Sênior de Auditoria Operacional Sênior de Auditoria de Sistemas RESPONSABILIDADE BÁSICA É responsável pela coordenação e execução de todos os trabalhos de auditoria de campo, assim como, pela emissão dos respectivos relatórios. ATRIBUIÇÕES

- Manter atualizado o Manual de Auditoria Interna, descritivo dos procedimentos de trabalhos específicos, revisando e atualizando os programas, com aprovação superior.

- Preparar e manter atualizado o Plano Anual de Auditoria, cuja amplitude e

periodicidade permita o resguardo adequado dos interesses da Unicamp, submetendo-o à aprovação do Coordenador. Através desse plano, exercer auditoria permanente do patrimônio da Unicamp e de suas operações, como também, dos registros contábeis, atentando para:

a) exatidão das informações contábeis e financeiras; b) existência de documentação suporte das operações; c) proteção dos bens e valores contra possíveis perdas; d) verificação dos gastos quanto aos benefícios para a Unicamp;

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e) cumprimento das normas e princípios internos regulamentados pela Unicamp;

f) adequação dos controles internos.

- Elaborar, em conjunto com os Seniores, um calendário anual das

atividades da Auditoria Interna, levando em consideração que certos trabalhos devem ser conjugados com atividades normais da Unicamp (por exemplo: inventários físicos do patrimônio).

- Analisar as solicitações de trabalhos não incluídos no Plano Anual de

Auditoria quanto a sua natureza.

- Manter controle funcional sobre Seniores e Plenos alocados aos trabalhos de Auditoria Interna em andamento.

- Promover reuniões com as equipes de trabalho ao término de cada

exame, ou quando conveniente, com o objetivo de acompanhar o andamento dos mesmos.

- Revisar e aprovar, ao término de cada exame, os papéis de trabalho e o

Relatório de Auditoria, a fim de poder apresentar o relatório, em forma definitiva, ao Coordenador.

- Elaborar um cronograma de acompanhamento das recomendações dos

Relatórios de Auditoria Interna e intervir junto ao Coordenador da Auditoria Interna quando as recomendações ainda não tenham sido atendidas.

- Avaliar, após a emissão de cada relatório, o encarregado da equipe e

revisar as avaliações sobre auditores que participarem do trabalho.

- Manter o Coordenador permanentemente informado sobre o desenvolvimento dos trabalhos em andamento, visando a otimização da utilização do pessoal.

- Manter informado o Coordenador sobre o desenvolvimento dos trabalhos

em andamento.

- Participar, quando solicitado, de reuniões de coordenação, ou promovê-las, a fim de proporcionar um perfeito entrosamento de sua unidade com os Seniores.

- Assumir as funções do Coordenador quando de sua ausência ou, ainda, quando solicitado pelo mesmo.

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- Emitir memorandos periódicos formais sobre os trabalhos em andamento,

assim como sobre assuntos de interesse da auditoria, enviando-os ao Coordenador.

- Atuar junto à Procuradoria Geral da Universidade quando dos trabalhos de

modificações estruturais dos procedimentos legais adotados, de modo a assegurar a adequação das alterações introduzidas em vista das disposições legais pertinentes.

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FICHA 3 FUNÇÃO: SÊNIOR DE AUDITORIA OPERACIONAL ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. MÍNIMA DE CARREIRA UNICAMP

Profissional de Humanas III

a) Superior Imediato: Supervisor b) Subordinados Diretos: Pleno Júnior Trainee RESPONSABILIDADE BÁSICA É responsável pelo planejamento e condução dos trabalhos de auditoria e pela equipe de auditores a si designada, dando-lhe orientação e supervisão, sendo o elo de contato com as áreas auditadas. É responsável pela realização de trabalhos de auditoria em assuntos operacionais, dentro dos padrões estabelecidos e pela correta preparação dos papéis de trabalho, de modo a haver adequado suporte para as questões levantadas. ATRIBUIÇÕES

- Participar junto com o Supervisor na preparação do Plano Anual de Auditoria.

- Manter atualizado um quadro da posição do pessoal, ficando informado do

cumprimento dos cronogramas estabelecidos para cada trabalho.

- Manter atualizado o arquivo dos resumos quinzenais de tempo, a fim de obter dados estatísticos para o controle de tempo alocado aos trabalhos.

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- Manter o Supervisor permanentemente informado sobre atrasos nos trabalhos em andamento, prazos esperados para término e possíveis efeitos quanto ao cumprimento dos demais trabalhos programados.

- Preparar um adequado cronograma anual de férias, a fim de não

prejudicar os trabalhos previstos no Plano Anual de Auditoria.

- Proporcionar a seus subordinados os meios para seu desenvolvimento profissional programando junto à Auditoria Interna, a participação dos mesmos em cursos e seminários.

- Participar das reuniões promovidas pelos Seniores, a fim de tomar

conhecimento dos assuntos tratados, como também dar um posicionamento da disponibilidade de pessoal para a execução de novos trabalhos.

- Emitir memorandos periódicos formais sobre os assuntos de sua área,

enviando-os ao Coordenador, com cópia para o supervisor para tomada de conhecimento.

- Revisar todos os papéis de trabalho, responsabilizando-se pela sua

adequação e pelas conclusões apresentadas.

- Redigir o Relatório de Auditoria Interna de acordo com os padrões estabelecidos.

- Participar, quando solicitado pelo supervisor, de reuniões com os

responsáveis pelas áreas auditadas.

- Encaminhar os papéis de trabalho e o rascunho do Relatório de Auditoria Interna sobre os trabalhos encerrados ao supervisor.

- Manter-se permanentemente informado da legislação vigente.

- Revisar os procedimentos legais adotados pela Unicamp.

- Atuar junto à Procuradoria Geral da Universidade quando dos trabalhos de

modificações estruturais dos procedimentos legais adotados, de modo a assegurar a adequação das alterações introduzidas em vista das disposições legais pertinentes.

- Atender o supervisor nas suas solicitações.

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FICHA 4 FUNÇÃO: SÊNIOR DE AUDITORIA DE SISTEMAS ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Profissional de Informática III a) Superior Imediato: Supervisor b) Subordinados Diretos: Pleno Júnior Trainee RESPONSABILIDADE BÁSICA É responsável pela realização de trabalhos de auditoria em sistemas computadorizados, dentro dos padrões e prazos estabelecidos, pela adequada supervisão e coordenação da equipe de auditores a si designada e pela correta preparação dos papéis de trabalho, de modo a haver adequado suporte para as questões levantadas. ATRIBUIÇÕES

- Participar junto com o supervisor na preparação do Plano Anual de Auditoria, inserindo tópicos básicos para sua área.

- Manter controle funcional sobre os auditores a si designados para a

execução dos trabalhos de auditoria. - Obter os detalhes e objetivos relativos aos trabalhos para os quais foi

designado.

- Responsabilizar-se pelo cumprimento do cronograma dos trabalhos sob sua supervisão e cumprir o programa a si designado, constante do Plano Anual de Auditoria.

- Manter-se permanentemente informado das políticas, planos e projetos

institucionais de informática, mantendo-se em contato freqüente com os órgãos e setores de informática da Administração Central, a fim de acompanhar o desenvolvimento de novos sistemas e/ou de modificações estruturais em sistemas já existentes de modo a assegurar:

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- Que as soluções de sistemas estejam em concordância com as normas e

políticas da Unicamp.

- Que os sistemas e/ou programas desenvolvidos incorporem técnicas e pontos de controle e segurança adequados.

- Que a Auditoria Interna considere esses sistemas na formulação do seu

Plano Anual de Auditoria.

- Dar suporte aos demais membros da Auditoria quando, ao executarem seus trabalhos de auditoria, se defrontarem com funções executadas, em parte ou totalmente, no computador.

- Analisar e avaliar os sistemas existentes, segundo o Plano Anual de

Auditoria, de modo a assegurar:

a) A adequação dos controles incorporados aos dados de entrada, ao processamento e às saídas.

b) A adequação e segurança dos dados arquivados. c) A validade e a utilização adequada dos informes produzidos.

- Efetuar a distribuição dos trabalhos entre os elementos a si designados,

planejando, coordenando e controlando os trabalhos de auditoria não se eximindo da execução.

- Efetuar o trabalho junto às áreas auditadas, mantendo contato direto com os responsáveis pelas operações.

- Revisar papéis de trabalho, elaborados pela equipe de trabalho a si designada, responsabilizando-se pela sua adequação e pelas conclusões apresentadas.

- Preparar, quinzenalmente, o resumo de utilização de seu tempo despendido e entregá-lo ao supervisor.

- Redigir o Relatório de Auditoria Interna de acordo com os padrões estabelecidos.

- Manter o supervisor permanentemente informado sobre o andamento dos trabalhos sob sua responsabilidade, alertando-o imediatamente quanto a problemas graves ou possibilidade de mudança de prazo para a conclusão do trabalho.

- Atender ao supervisor nas suas solicitações.

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FICHA 5 FUNÇÃO: PLENO ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Profissional de Humanas II a) Superior Imediato: Sênior b) Subordinados Diretos: Júnior Trainee RESPONSABILIDADE BÁSICA É responsável pela execução técnica dos trabalhos a si designados, dentro dos padrões e prazos estabelecidos, e da necessária orientação aos elementos que participam da equipe de trabalho. É responsável, ainda, pela correta preparação dos papéis de trabalho, de modo a haver adequado suporte para os pontos levantados. ATRIBUIÇÕES

- Estabelecer, com o Sênior responsável pelo trabalho para o qual foi designado, a melhor forma de conduzir os trabalhos e revisar a projeção de horas necessárias para este trabalho.

- Responsabilizar-se pelo cumprimento do tempo previsto para a execução

do trabalho.

- Responsabilizar-se pela preparação dos papéis de trabalho e distribuição dos trabalhos entre os demais elementos da equipe, dando a orientação e supervisão necessárias.

- Efetuar o trabalho junto às áreas auditadas, mantendo um contato direto

com os responsáveis pelas operações. - Revisar papéis de trabalho elaborados pela equipe de trabalho a si

designada.

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- Concluir sobre os resultados do trabalho efetuado, discutindo os resultados diretamente com o Sênior responsável.

- Colaborar com o Sênior responsável na preparação do relatório. - Preparar um relatório de avaliação da equipe de trabalho de Auditoria e

apresentá-lo ao Sênior responsável.

- Preparar, quinzenalmente, o resumo de utilização de seu tempo despendido e entregá-lo ao Sênior responsável.

- Manter o Sênior responsável permanentemente informado sobre o

andamento dos trabalhos, alertando-o imediatamente para problemas graves ou possibilidades de mudança de prazo para a conclusão do trabalho.

- Atender o Sênior nas suas solicitações.

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FICHA 6 FUNÇÃO: JÚNIOR ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Profissional de Humanas I a) Superior Imediato: Pleno b) Subordinados Diretos: Trainee RESPONSABILIDADE BÁSICA Realizar os trabalhos de Auditoria no campo, na forma solicitada pelo encarregado do mesmo, preparando os papéis de trabalho de maneira eficiente, em conformidade com os padrões estabelecidos. ATRIBUIÇÕES

- Executar os trabalhos de auditoria no campo, sob supervisão direta do Pleno ou Sênior encarregado do trabalho.

- Seguir as instruções dos programas de Auditoria específicos, atentando

para:

a) obter as informações de pessoas que tenham um melhor conhecimento do assunto, a fim de possibilitar uma adequada conceituação de sua origem;

b) utilizar, ao máximo possível, a colaboração do pessoal do setor

auditado para obter com maior brevidade as informações desejadas e, desta forma, reduzir o tempo necessário para efetuar a tarefa;

c) investigar com a profundidade necessária os assuntos em exame,

abordando as cifras e informações mais relevantes; d) documentar devidamente suas conclusões, comentários e

recomendações;

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e) discutir imediatamente as irregularidades ou dificuldades encontradas

com o encarregado do trabalho.

- Preparar quinzenalmente, o resumo de utilização de seu tempo despendido em cada trabalho e entregá-lo ao Sênior responsável pelo trabalho.

- Atender o Sênior responsável pelo trabalho nas suas solicitações.

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FICHA 7 FUNÇÃO: TRAINEE ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Não definida a) Superior Imediato: Júnior b) Subordinados Diretos: Não tem RESPONSABILIDADE BÁSICA Realizar trabalhos de auditoria no campo, na forma solicitada pelo encarregado do mesmo, preparando os papéis de trabalho de maneira eficiente, em conformidade com os padrões estabelecidos. ATRIBUIÇÕES

- Executar os trabalhos de auditoria no campo, sob supervisão direta de um Pleno ou Sênior.

- Seguir as instruções dos programas de auditoria específicas, atentando

para:

a) obter as informações de pessoas que tenham um melhor conhecimento do assunto, a fim de possibilitar uma adequada conceituação de sua origem;

b) utilizar, ao máximo possível, a colaboração do pessoal do setor

auditado para obter com maior brevidade as informações desejadas e, desta forma, reduzir o tempo necessário para efetuar a tarefa;

c) investigar com a profundidade necessária os assuntos em exame,

abordando as cifras e informações mais relevantes; d) documentar devidamente suas conclusões, comentários e

recomendações; e) discutir imediatamente as irregularidades ou dificuldades encontradas

com o encarregado do trabalho.

- Preparar quinzenalmente o resumo de utilização de seu tempo despendido em cada trabalho e entregá-lo ao Sênior responsável pelo trabalho.

- Atender o Sênior responsável pelo trabalho nas suas solicitações.

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FICHA 8 FUNÇÃO: ASSISTENTE TÉCNICO ESPECIALIDADE: AUDITORIA INTERNA EQUIV. DE CARGO: Assistente Técnico a) Superior Imediato: Coordenador de Auditoria b) Subordinados Diretos: Não tem RESPONSABILIDADE BÁSICA Prover a necessária e adequada infraestrutura administrativa e de secretaria aos serviços da AUDINT. ATRIBUIÇÕES

- Executar serviços de secretaria diretamente ligados ao órgão de Auditoria Interna, efetuando digitação de média complexidade, tais como: demonstrativos, quadros, CI’s, Relatórios de Auditoria Interna e outros, baseando-se em normas específicas e/ou procedimentos, dentro dos padrões pré-estabelecidos, assegurando a qualidade / agilização dos trabalhos executados.

- Convocar as reuniões programadas pela chefia e outras reuniões que se

fizerem necessárias, reservando sala, preparando material.

- Controlar na agenda os compromissos da chefia, dispondo horários das reuniões, entrevistas e outros compromissos, especificando os dados pertinentes e fazendo as anotações necessárias.

- Organizar e manter o arquivo de documentos, procedendo a classificação,

etiquetagem e guarda dos mesmos, registrando no respectivo controle de emissão e recebimento.

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- Fazer solicitações de materiais de escritório, visando manter / assegurar a continuidade do fluxo de trabalho, bem como providencia cópias de recuperação ou duplicação de documentos e papéis, quando necessário.

- Solicitar, sempre que necessário, reparos / consertos em máquinas e

materiais, aos órgãos competentes.

- Tomar conhecimento de toda a correspondência e assuntos administrativos da Auditoria Interna, despachando assuntos que não justifiquem envolvimento direto do Coordenador.

- Prestar auxílio a outros órgãos, quando solicitado e previamente aprovado

/ autorizado pela Coordenação.

- Observar e zelar pela organização do local de trabalho.

- Lançar no sistema de recursos humanos os eventos de freqüência, férias, licença prêmio e afastamento do pessoal da AUDINT.

- Lançar no sistema de patrimônio os eventos relacionados aos bens de

responsabilidade da AUDINT, zelando pelo correto registro de sua movimentação.

- Representar a AUDINT junto aos órgãos da Administração Central nos

assuntos operacionais de caráter administrativo.

- Reportar-se ao superior para colocá-lo a par de seus compromissos, bem como para apresentar os resultados de seus trabalhos.

- Executar outros trabalhos relacionados com a função.

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4. NATUREZA DOS TRABALHOS

A Auditoria Interna é formada para promover o desenvolvimento dos controles internos da Unicamp, a fim de assegurar o cumprimento dos objetivos, políticas e planos institucionais. Suas atividades são exercidas através de revisões das informações administrativas e contábeis e da avaliação de suas sistemáticas de controle para detectar fragilidades de controles internos e, como conseqüência, estabelecer os meios de proteção e promover, simultaneamente, a eficiência operacional. Os serviços de Auditoria Interna dividem-se em dois grupos básicos:

a) Serviços de Proteção

São orientados para a revisão dos procedimentos e controles administrativos e contábeis referentes a: - Correção das informações contábeis e financeiras; - Proteção dos bens e valores contra possíveis perdas; - Verificação específica do andamento do plano de expansão.

b) Serviços de Promoção de Eficiência

Consistem na avaliação da organização com a finalidade de recomendar medidas visando a melhoria de:

- Políticas administrativas; - Planos de organização; - Procedimentos e registros; - Cumprimento das políticas administrativas, do plano de organização da

Unicamp e de seus procedimentos.

4.1 Tipos de Auditoria

Quanto aos objetivos e natureza, os trabalhos de Auditoria Interna podem ser distribuídos como segue:

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a) Auditoria Financeira

São trabalhos relacionados com o exame dos registros e procedimentos contábeis, visando um adequado julgamento dos informes e demonstrações financeiras quanto à correta classificação e exatidão de valores.

b) Auditoria Legal/Trabalhista

São trabalhos que visam proteger a empresa contra possíveis contingências de natureza legal/trabalhista, verificando o atendimento adequado aos procedimentos vigentes e, ainda, verificar se a empresa está se utilizando dos benefícios fiscais estabelecidos.

c) Auditoria Operacional

Os trabalhos de Auditoria Operacional visam a avaliação dos controles internos e da eficácia dos procedimentos administrativos e operacionais da empresa. Consistem basicamente da revisão e avaliação de: - Políticas Internas

Identificação da existência, adequação, entendimento e adoção das políticas estabelecidas e o significado de suas diretrizes como elementos de controle interno. Determinação dos efeitos de falta de políticas ou recomendações para adoção da modificação de diretrizes existentes.

- Controles Administrativos

Identificação da existência e adequação de controles administrativos ou operacionais como meios específicos de controle interno, verificando o cumprimento desses controles e o relacionamento dos mesmos com as políticas gerais da empresa. Determinação dos efeitos da falta de controles administrativos ou operacionais, e recomendações para adoção ou modificações desses controles.

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d) Auditoria de Gestão

São trabalhos relacionados à verificação do cumprimento das metas e objetivos determinados pela alta administração.

e) Auditoria em Sistemas e Processamento Eletrônico de Dados

Os trabalhos nesta área não devem se restringir somente à utilização de informações e dados processados eletronicamente, mas devem aprofundar-se em exames de projetos de sistemas, visando a avaliação dos controles internos envolvidos e, ainda, uma análise da qualidade e eficiência dos sistemas em fase de implantação ou implantados.

f) Trabalhos Especiais

A Auditoria Interna é solicitada a efetuar determinados exames, não previstos no Plano Anual de Auditoria, tais como: contagem de caixa em vista da mudança do responsável pelo caixa, inventários físicos não previstos, análises especiais de contas de despesas e outros, visando objetivos específicos de auditoria. Tais solicitações, quando não enquadradas, quanto a sua natureza, em uma das classificações anteriores, ou quando não previstas no Plano Anual de Auditoria, serão consideradas de natureza especial.

4.2 Auditoria Unicamp

Conforme determina a Resolução GR Nº 94/01, DE 27/11/2001, a Auditoria Interna Unicamp é de caráter predominantemente preventivo, e desenvolverá os seus trabalhos com a seguinte abrangência: - operacional: examinando os procedimentos operacionais quanto à

eficiência, custos e conformidade com os aspectos normativos a que se sujeitam;

- gestão: examinando os resultados da área ou processo quanto à

eficácia, compatibilidade com os melhores resultados das organizações no segmento auditado e conformidade com os planos, metas, objetivos, diretrizes e políticas institucionais;

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- legal: examinando os documentos quanto à conformidade com o que

estabelece a legislação que regula a atividade pública; - sistemas informatizados: examinando a confiabilidade dos dados e

informações;

- qualidade: examinando os sistemas de garantia e de gestão da qualidade quanto à conformidade com as políticas e diretrizes da qualidade, normas, padrões e requisitos dos usuários e envolvidos com o objeto da auditoria.