MAKALAH
INFORMASI, MANAJEMEN PUBLIK DAN KEBIJAKAN PUBLIK
KELOMPOK 5
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Sektor
Publik Kelas E yang diampu oleh : Bapak Nurjati Widodo, S.AP., M.AP.
Disusun oleh :
Alfarisi Difa Utama : 145030107111004
Devira Tiafani Abadi : 145030100111044
Riska Andistyani : 145030100111031
Ummi Fitriya : 145030100111014
Suryo Dewo Rahmadianto : 145030107111007
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi sector publik saat ini di tuntut lebih mampu meningkatkan
kapasitas kinerjanya terutama dalam memberikan pelayanan publik. Masyarakat
sebagai warganegara sudah sewajarnya mendapatkan hak dasarnya seperti hidup
sejahtera, mendapatkan pendidikan, dan kesehatan. Untuk memenuhi hak dasar
masyarakat pemerintah memberikan pelayanan yang mampu mengentaskan
beberapa masalah dari hak dasar tersebut, namun kenyataannya pelayanan yang
diberikan pemerintah tidak seperti yang diharapkan, penerapan birokrasi yang
buruk, kinerja aparatur yang rendah mengakibatkan ketidakberhasilan beberapa
program-program pembangunan pemerintah dan pembentukan sistem manajemen
administrasi yang tidak efisien, berkualitas rendah, banyak praktek penyelewengan.
upaya peningkatan kinerja aparatur dengan memperbaiki sistem administrasi yang
sebelumnya berbasis manual atau paper based menjadi berbasis komputer yang
lebih paperless. Sistem manajemen yang berbasis komputer memiliki sistem yang
biasanya disebut sistem informasi, hal ini sejalan dengan arus globalisasi yang
semakin cepat dan terjadi di seluruh dunia dan itu menjadikan sistem informasi
menjadi semakin penting.
Sistem informasi saat ini menjadi salah satu unsur sumberdaya manajemen
terutama dalam manajemen publik, dan melalui sistem informasi dengan sangat
mudah data akan diolah menjadi bentuk yang lebih mudah sehingga hal itu dapat
dengan mudah diproses dan dipahami oleh khalayak banyak (Jogiyanto, 2006). Jika
sistem seperti itu mampu dikembangkan dan dijalankan dengan baik tidak menutup
kemungkinan kinerja unit satu dengan lainnya akan berjalan dengan baik, dan akan
terbentuk sebuah manajemen ideal dalam organisasi publik. Namun sistem
informasi tidak dapat berjalan sendiri tanpa ada manusia, meskipun sistem
informasi sebagai penggerak yang penting dalam organisasi publik, namun aspek
individu dalam organisasi juga harus diperhatikan, dimana individu itu mampu
berkolaborasi dengan sesame individu lain atau dengan sistem informasi itu sendiri.
Dengan adanya sistem informasi, manajer public akan sangat mudah untuk
menjalankan fungsinya memanajemen organisasi, seperti membuat perencanaan,
memproses data, menganalisis, mengawasi, dan membuat keputusan publik.
komponen sistem informasi yang dibutuhkan di organisasi public mungkin hampir
sama dengan sistem informasi organisasi swasta. Selanjutnya dalam paper ini akan
dijelaskan beberapa rumusan masalah dan tujuannya.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dilakukan manajer Publik?
2. Bagaimanakah pengertian Kebijakan Publik?
3. Bagaimanakah model kebijakan publik?
4. Bagaimanakah teknologi informasi mengubah proses manajemen?
5. Bagaimanakah Sistem informasi mempengaruhi pengambilan keputusan dan
kebijakan publik?
1.3 Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui apa yang dilakukan manajer Publik
2. Untuk mengetahui pengertian Kebijakan Publik
3. Untuk mengetahui model kebijakan public
4. Untuk mengetahui teknologi informasi mengubah proses manajemen
5. Untuk mengetahui pengaruh Sistem informasi dalam pengambilan keputusan
dan kebijakan public
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem merupakan elemen-elemen yang saling terkait satu sama lain dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam sistem ini mengilustrasikan
beberapa kejadian serta kesatuan yang nyata, yakni objek nyata, seperti tempat,
benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi (Jogiyanto, 2005).
Sedangkan secara etimologi, Kata informasi ini berasal dari kata bahasa Perancis
kuno informacion (tahun 1387) mengambil istilah dari bahasa Latin yaitu
informationem yang berarti “konsep, ide atau garis besar,”. Informasi ini
merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas Aktifitas dalam
“pengetahuan yang dikomunikasikan”,
Definisi Informasi, dalam KBBI Informasi berarti :
1. penerangan;
2. pemberitahuan; kabar atau berita tentang sesuatu;
3. Ling keseluruhan makna yg menunjang amanat yg terlihat dalam bagian-bagian
amanat itu.
Hasil pemrosesan suatu data yang didapatkan dari setiap elemen sistem dan
diubah menjadi bentuk mudah dipahami serta merupakan suatu pengetahuan yang
relevan dan dibutuhkan untuk menambah pengetahuan pemahaman terhadap
beberapa fakta yang ada. (Sutejo, 2006), sedangkan Kadir (2003) mengemukakan
Informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunkan data tersebut. Dapat
disimpulkan bahwa Informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah
menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan
oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun
dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang terdiri
sekumpulan komponen yang berbasis computer dan manual dibuat dengan tujuan
untuk menghimpun, menyimpan, dan mengolah data serta menyediakan informasi
keluaran kepada pemakai (Kadir, 2003), sistem infomasi saling berkaitan dan
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan yang berbasis computer
dan manual untuk menginstegrasikan data, dan terdapat kegiatan memproses dan
menyimpan serta mendistribusikan informasi tersebut (Sutejo, 2006).
2.1.1 Jenis Sistem Informasi
Terdapat tujuan yang berbeda-beda, dan hal itu tergantung kebutuhan
organisasi masing-masing. Untuk itu sistem informasi memiliki memiliki beberapa
jenis, sistem informasi berikut adalah sistem yang menggunakan teknologi
informasi,
1. Transaction Processing System (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi, dikembangkan dengan
kegunaan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin
sepert daftar gaji dan inventarisasi. TPS ini cocok dan berfungsi di tingkat level
organisasi yang organisasi dapat berintaraksi dengan lingkungan eksternal. Data
yang dihasilkan TPS dapat digunakan dan dilihat oleh manager.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja
data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya
menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara
keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek
OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi
melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja
profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan
pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi
atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS, tetapi mendukung spektrum tugas-tugas
organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat
keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat
keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis
yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai
sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung
pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap
wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi
secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa
alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem
sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan
pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna
bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif
menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan
masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS
meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli
menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem
ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan
pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur
dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative
Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan
semi- terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems
membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-
sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat,
kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW
yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”
untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS
membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan
menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa
diakses seperti kantor.
2.2 Teknologi Informasi
Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi
dan informasi. Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai
peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh
manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya dengan
istilah tata cara. Menurut Azmi, Yan (2009: 2), “informasi adalah data yang
diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam
pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang”. Untuk lebih
jelasnya berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi
informasi. Menurut McKeown yang dikutip oleh Suyanto (2005: 3), “teknologi
informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk
menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala
bentuknya”. Selain pendapat di atas, Information Technology Association of
America (ITAA) yang dikutip oleh Sutarman (2009: 13) menyatakan bahwa,
“teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan,
implementasi, dukungan atau manajemen system informasi berbasis komputer,
khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”.
2.2.1 Komponen-komponen Teknologi Informasi
Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk
sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Menurut Seesar (2010: 6)
teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari:
1. Perangkat keras (hardware)
Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi.
Contohnya: monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori,
mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antenna telekomunikasi, CPU, dan
peralatan I/O.
2. Perangkat lunak (software)
Merupakan program yang dibuat untuk keprluan khusus yang tersusun atas
program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer.
Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a) Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus
untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua
perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak
sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya: Sistem Operasi Window,
Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD.
b) Perangkat lunak bahasa pemrograman, merupakan perangkat lunak yang
dapat digunakan untuk membuat program aplikasi maupun perangkat
lunak sistem. Misalnya: Visual Basic, Delphi, Turbo C, Fortran, Cobol,
Turbo Assembler, dan Java.
c) Perangkat lunak aplikasi, merupakan program jadi siap pakai yang dibuat
untuk keperluan khusus. Misalnya untuk keperluan multimedia: ada
perangkat lunak Jet Audio, Windows Media
3. Manusia (brainware)
Merupakan personel-personel yang terlibat langsung dalam pemakaian
komputer, seperti Sistem Analis, Web Master, Web Disigner, Animator,
Programmer, Operator, User dan lain-lain. Terdapat berbagai peran yang
dapat dilakukan manusia dalam bagian sistem komputer, antara lain:
a) Analis sistem, berperan melakukan analisis terhadap masalah yang
dihadapi, serta merancang solusi pemecahannya dalam bentuk program
komputer.
b) Programmer, berperan menerjemahkan rancangan yang dibuat analis
kedalam bahasa pemrograman sehingga solusi dapat dijalankan
komputer.
c) Operator berfungsi menjalankan komputer berdasarkan instruksi yang
diberikan.
d) Teknisi, bertugas merakit atau memelihara perangkat keras komputer, dan
lain-lain.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dinyatakan bahwa komponen teknologi
informasi terdiri dari satu kesatuan yang saling ketergantungan dan tidak dapat
dipisahkan satu sama lain.
2.4 Kebijakan Publik
Kebijakan juga disebut sebuah keputusan. Keputusan yang berisi peraturan-
peraturan berasal dari pemimpin atau manajer yang lebih bersifat mengarahkan.
Seperti yang di kemukakan Erwan Agus Purwanto (1997);
“kebijakan publik selalu berhubungan dengan keputusan-keputusan
pemerintah yang sangat berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat
melalui instrument-instrumen kebijakan yang dimiliki oleh pemerintah
berupa hukum, pelayanan, transfer dana, pajak dan anggaran-anggaran”.
Selain sebagai peraturan, kebijakan publik juga sebuah peraturan
mengandung berbagai makna, nilai dan norma yang dibuat pemerintah atas
wewenangnya untuk mencapai tujuan pembangun daerah otonominya. (Dunn,
1994). Kebijakan publik tidak hanya di artikan sebagai keputusan, kebijakan publik
dapat juga diartikan sebagai proses manajemen, dimana dalam tindakan kebijakan
publik terdapat kegiatan dan prinsip pemerintahan yang saling berkait guna
memecahkan suatu masalah terkini (Parker, 1999). Sedangkan menurut Chandler
dan Plano (1988), “Kebijakan publik adalah pemanfaatan yang strategis terhadap
sumber daya-sumber daya yang ada untuk memecahkan masalah-masalah publik
atau pemerintahan”. Kebijakan publik sebuah hasil dari pemikiran atas sebuah
masalah yang dijadikan alternative pemecahannya berupa aturan yang bersifat
intervensi dari pemerintah, kaya norma dan nilai.
2.4.1 Model Kebijakan Publik
Model menurut hasil dan dampak:
1. Model Rasional, Model rasional adalah model yang mana di dalam
pengambilan keputusan melalui prosedur nya akan mengajak pada pilihan
alternatif yang paling efisien dari pencapaian tujuan kebijakan, yang ditekankan
pada penerapan rasionalisme dan positifisme.
2. Model Incremental, Model incremental adalah pembuatan kebijakan yang
melalui proses politisi dimana didalamnya ada tawar menar dan kompromi
untuk kepentingan para pembuat keputusan sendiri.
3. Model Mixed Scanning. Pada dasarnya model ini adalah usaha-usaha yang
menggabungkan model rasional dan incremental. Model ini disusun
berdasarkan cara kerja metafora observasi situasi dan kondisi yang
menggunakan dua pandangan. Pertama melakukan observasi kondisi seluruh
kawasan dengan pengamatan secara terus menerus sehingga diperoleh hasil
penganalisaan apa yang menjadi potensi yang detail dan menyeluruh dari
kondisi suatu daerah observasi. Yang kedua memperhatikan pada daerah
observasi tersebut bagaimana kondisi masyarakatnya yang sama dengan
observasi terakhir atau hasil yang lalu dan akan membuat analisa gabungan
dengan pandangan pertama apabila terdapat ketidaklaziman pada potensi yang
dimiliki daerah observasi tersebut.
4. Model Garbage Can. Model ini mengusulkan alternatif kebijakan, menyeleksi,
menilia dan memilih alternatif kebijakan dalam pembuatan keputusan kebijakan
publik dengan fokus pada elemen-elemen irasional sikap para pembuat
kebijakan publik, dengan memperhatikan irasional kepentingan publik dan
nilai-nilai yang ada pada masyarakat.
Model Proses
1. Model Institusional. Dalam proses pembuatan kebijakan model ini masih
merupajan model tradisional, dimana fokus model ini terletak pada struktur
organisasi pemerintahan. Jadi yang sangat berpengaruh di dalam model ini
hanyalah lembaga-lembaga pemerintah dari tingkat pusat atau daerah, sedang.
Adapun aktor eksternal pada model ini seperti media massa, kelompok think-
thank (LSM, Kelompok budayawan, kelompok mahasiswa, cendikiawan, tokoh
masyarakat, tokoh agama, dan lain-lain,) serta masyarakat hanya berfungsi
memberikan pengaruh dalam batas kewenangannya. Jadi kebijakan yang telah
dibuat akan dijalankan dahulu oleh aktor internal, yaitu lembaga-lembaga
pemerintahan tersebut.
2. Model Elit-Massa
Model ini menggambarkan pembuatan kebijakan publik dalam bentuk
piramida, dimana masyarakat berada pada tingkat paling bawah, elit pada ujung
piramida dan aktor internal birokrasi pembuat kebijakan publik (dalam hal ini
adalah pemerintah) berada ditengah-tengah antara masyarakat dan elit.
3. Model Kelompok
Pada model ini pemerintah membuat kebijakan karena adanya tekanan dari
berbagai kelompok. Kebijakan publik merupakan hasil perimbangan (equilibrium)
dari berbagai tekanan kepada pemerintah dari berbagai kelompok kepentingan.
Besar kecil tingkat pengaruh dari suatu kelompok kepentingan ditentukan oleh
jumlah anggotanya, harta kekayaannya, kekuatan, dan kebaikan organisasi,
kepemimpinan, hubungannya yang erat dengan para pembuat keputusan, kohesi
intern para anggotanya.
4. Model Sistem Politik.
Model ini didasarkan pada konsep-konsep kekuatan-kekuatan lingkunang,
sosial, politik, ekonomi, kebudayaan, geografis, dan sebagainya yang ada
disekitarnya. Kebijakan publik merupakan hasil (output) dari sistem politik.
Kebijakan model ini juga melihat dari tuntutan-tuntutan, dukungan, masukan yang
selanjutnya di ubah menjadi kebijakan punlik yang otoritatif bagi seluruh anggota
masyarakat. Intinya sistem politik berfungsi mengubah inputs menjadi outputs.
2.4 Manajemen Publik
Manajemen publik adalah sebuah kumpulan dari sebuah gabungan fungsi
manajemen dengan sumberdaya manusia, keuangan, fisik, informasi, dan politik
dan merupakan sebuah studi interdisipliner dari beberapa aspek umum organisasi
(Overman, 2004). Manajemen public juga merupakan kegiatan menggerakkan
pegawai publik atau sumberdaya aparatur pemerintah dan non-manusia dengan
mengacu pada kebijakan publik (Ott, Hyde, dan Shafritz dalam Keban, 2004). Ott,
dkk menjelaskan juga bahwa dalam manajemen publik kegiatan yang dilakukan
lebih memfokuskan administrasi publik dijadikan profesi sedangkan manajer
sebagai seorang praktisi dari profesi, fokus kegiatan manajemen publik lebih ke
sector pelaksanaan internal organisasi pemerintah atau organisasi non-profit dan
fokusnya tidak mengintenskan operasi kegiatan dengan organisasi public lainnya
seperti legislative atau peradilan (Ott, dkk., 1990). Manajemen public sendiri
hampir sama dengan manajemen bisnis. Hal itu karena administrasi public
mengadopsi ilmu administrasi bisnis.
2.5 Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan dalam organisasi menjadi hal yang penting,
sebuah langkah penentuan kebijakan selanjutnya dengan berbagai pertimbangan,
analisis dan evaluasi dari beberapa kejadian dan fakta di luar maupun dalam.
Kalimat pengambilan keputusan sendiri menurut G. R. Terry dalam Syamsi adalah
sebagai pilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternative yang
mungkin. Sedangkan J. Reason mengemukakan pengambilan keputusan
merupakan sesuatu yang dapat dikatakan sebagai suatu hasil atau output dari sebuah
mental kognitif yang terdapat beberapa pilihan alternatif. Dan proses pengambilan
keputusan selalu menghasilkan hasil yang final. Kemudian Claude S. Goerge, Jr
menyimpulkan bahwa proses pengambilan keputusan biasanya banyak dilakukan
oleh manajer dengan berupa sebuah kesadaran, pertimbangan, penilaian serta
beberapa pilihan alternatif. Hal serupa dikemukakan Horold dan Cyril O’Donnell
bahwa Pengambilan Keputusan yakni suatu cara bertindak dari sebuah rencana
yang menghasilkan beberapa alternative. Jadi dapat disimpulkan bahwa
ppengambilan keputusan adalah serangkaian usaha dengan mempertimbangkan
langkah-langkah bertujuan mendapatkan hasil yang dapat dijadikan alternatif
kebijakan untuk kegiatan selanjutnya.
Menurut Laudon dan Laudon (2015:119) pengambilan keputusan
digolongkan berdasarkan level organisasi,
1) Level Strategis
Pengambilan keputusan menurut level strategis menurut Laudon dan
Laudon adalah menentukan sasaran-sasaran jangka panjang, sumber-sumber, dan
kebijakan-kebijakan dari suatu organisasi.
2) Manajemen
Pengambilan keputusan dari level manajemen yakni pemantauan efisiensi
dan efektivitas sumber-sumber yang digunakan dan kelancaran unit-unit
operasional, Laudon menjelaskan lebih lanjut bahwa pengambilan keputusan untuk
control manajemen memberikan perhatian dalam proses pengambilan keputusan
dengan memperhatikan efektifitas dan efisiensi sumberdaya organisasi, dan
bagaimana unit-unit operasional menjalankan tugas.
3) Pengetahuan
Pengambilan keputusan melalui level pengetahuan menurut Laudon dan
Laudon (2005:119) adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengevaluasian
beberapa gagasan baru guna menciptakan layanan dan produk, dan menciptakan
cara-cara untuk mengkomunikasikan pengetahuan baru serta mendistribusikan
informasi ke seluruh organisasi.
4) Operasional
Pengambilan keputusan berdasarkan control operasional, Laudon dan
Laudon (2005:119) menjelaskan ketentuan pelaksanaan beberapa tugas khusus dari
manajemen madya dan puncak, serta kegiatan menentukan kriteria alokasi sumber-
sumber dan kelengkapan organisasi.
Di setiap level pengambilan keputusan di sebuah organisasi terdapat
penggolongan hasil keputusan yang dijadikan tujuan dan acuan pengambilan
langkah selanjutnya di dalam organisasi, para ahli menggolongkan keputusan
menjadi dua kategori, dan menurut Corry dan Scott-Morton dalam Laudon dan
Laudon yaitu;
1) keputusan terstruktur;
Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan-keputusan yang memerlukan
evaluasi, pengertian, dan pertimbangan terhadap definisi masalah. Tiap keputusan
yang dihasilkan selalu baru, penting, dan bersifat non-rutin, dan tidak perlu
kesepakatan procedural dalam membuatnya.
2) keputusan tidak terstruktur.
Keputusan terstruktur adalah keputusan bersifat berulang-ulang dan rutin,
membutuhkan prosedur baku dalam pelaksanaannya dengan tujuan agar lebih
praktis. Akan tetapi Laudon dan Laudon berpendapat ada menambahkan keputusan
semisemiterstruktur, “yaitu hanya bagian tertentu dari masalah yang memiliki
jawaban yang jelas sesuai dengan prosedur tertentu, sedangkan bagian lainnya
masih belum jelas penyelesaiannya.”
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Peran Manajer dalam Organisasi Publik
Peranan seorang manajer dalam organisasi sangatlah penting dan
berpengaruh terhadap elektabilitas serta stabilitas jalannya suatu organisasi. Fungsi
manajer juga terkadang tidak dapat diprediksi dan tergantung situasi, seperti
manajer sebagai seorang motivator bagi karyawannya dan manajer sebagai
perancang suatu pikiran yang dituntut untuk kritis, cepat dan tangkas menghadapi
suatu masalah. Pokok pembahasan manajemen dan manajer publik hampir sama
dengan manajemen bisnis, hal itu karena pengadopsian ilmu administrasi bisnis ke
dalam sector administrasi publik dengan tujuan tercapainya efektivitas dan efisiensi
dalam administrasi publik yang telah dicapai oleh organisasi bisnis sebelumnya.
Untuk melihat bagaimana peranan manajer dalam organisasi publik, hal tersebut
dapat dianalisa dari pendapat para ahli mengenai fungsi manajemen publik.
Ada beberapa fungsi manajemen publik yang dikemukakan oleh beberapa
ahli, menurut Graham T. Allison (1986), fungsi manajemen ada 3 antara lain;
1. Fungsi Strategi
Manajemen dalam fungsi ini mempunyai kegiatan membuat dan susunan
rencana seperti susunan rencana jangka panjang dan jangka pendek, untuk
pencapaian tujuan dan prioritas organisasi, dan rencana operasional perusahaan.
2. Fungsi Manajemen Komponen Internal
Manajemen sebagai organizing dimana kegiatannya adalah melakukan
sebuah pengorganisasian, dimana manajer melakukan pengelompokan sesuai
dengan klasifikasi dan kelompok, seperti pengelompokan staff di setiap divisi,
pengelompokan pembagian pekerjaan/tugas sesuai divisi. Selain itu kegiatan
manajemen dalam fungsi ini manajer menggerakkan pegawai terhadap pekerjaan
yang sesuai dengan visi misi nya. Dan juga mengatur manajemen sumberdaya
manusia, mengatur dan menejemen sarana prasarana, serta mengomtrol kinerja
pegawai.
3. Fungsi Manajemen Komponen Eksternal
Manajemen memiliki fungsi sebagai coordinator yang berurusan
denganunt-unit organisasi eksternal, organisasi independen dan dengan media
massa serta masyarakat umum.
Sedangkan Donovan dan Jackson dalam Keban (2004) mengemukakan
fungsi manajemen publik menjadi lima, sebagai berikut;
1. Perencanaan
a) menciptakan kebijakan, tujuan dan standard
b) Mengembangkan aturan dan prosedur
c) Mengembangkan rencana
d) Melakukan ramalan (prediksi, forecasting)
e) Menganalisis lingkungan
f) Mengevaluasi efektivitas proses perencanaan
2. Pengorganisasian
a) Membagi tugas pada setiap orang
b) Menciptakan struktur
c) Mendelegasikan otoritas
d) Menciptakan garis otoritas dan komunikasi
e) Koordinasi pekerjaan bawahan
f) Mengevaluasi proses pengorganisasian
3. Staffing
a) Menentukan tipe orang yg dipekerjakan
b) Merekrut orang
c) Menseleksi pegawai
d) Melakukan training dan pengembangan pegawai
e) Melakukan penilaian kinerja
f) Mengevaluasi program staffing
4. Leading
a) Mendorong pegawai melakukan pekerjaannya
b) Memelihara semangat kerja
c) Memotivasi pegawai
d) Menciptakan iklim organisasi yg kondusif
e) Koordinasi pekerjaan bawahan
f) Mengevaluasi proses leading
5. Controlling
a) Menetapkan standard
b) Menciptakan perubahan dalam mencapai tujuan
c) Mengembangkan struktur dan proses akuntabilitas
d) Mengevaluasi kinerja
Selain itu manajemen memiliki fungsi umum menurut Keban (2004) antara
lain,
1. Fungsi Manajemen Kebijakan
Dalam fungsi manajemen kebijakan, manajer publik sebagai implementor
kebijakan publik jadi manajer sebagai penggerak pelaksana suatu kebijakan publik,
sebagai seorang implementor manajer bertugas menentukan program atau proyer
dalam tahun anggaran tertentu. Manajemen berfungsi sebagai pemberi saran kepada
analis kebijakan dan ikut berpartisipasi dalam penentuan sebuah alternative, serta
mengkoordinasikan pelaksanaan, memonitor serta mengevaluasi implementasi
program.
2. Fungsi manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Manajemen sumberdaya manusia memiliki fungsi, merencanakan secara
baik dan memperhitungkan secara matang kebutuhan kepegawaian administrasi
publik, seperti menjadi coordinator, planner, controlling alur kepegawaian mulai
dari jumlah pegawai yang dibutuhkan, penempatan pegawai sesuai divisi, beban
kerja, dan pergerakan pegawai.
3. Fungsi Manajemen Informasi
Tugas utama dari fungsi manajemen informasi adalah mengatur masalah
keuangan organisasi, dengan melakukan perencanaan serta pengalokasian
kebutuhan organisasi, mencari, menggunakan secara optimal dan mengendalikan
sesuai rencana dana keuangan organisasi publik. Peranan manajemen informasi di
zaman otomatisasi saat ini sangat fundamental mengingat dalam membuat
keputusan, perencanaan anggaran, control, koordinasi dan pengembangan
organisasi publik sangat membutukan data dan informasi.
4. Fungsi Manajemen Hubungan Luar
Menurut Keban (2004) fungsi manajemen untuk hubungan luar, hubungan
ke masyarakat, NGO atau LSM, bisnis dan lain-lain, cenderung kurang
diperhatikan, penyebabnya sistem pemerintah yang terlalu sentralis berlebihan
dimana orientasi lebih ke pusat atau atasan. Padahal tujuan dari fungsi manajemen
hubungan luar negeri sendiri yakni menjalin hubungan kerjasama atau jaringan
yang sehat untuk mewujudkan pelayanan memuaskan masyarakat, kerjasama yang
memuaskan terhadap swasta dan terjadi kesepakatan serta searahnya tujuan dalam
membuat suatu kebijakan dengan semua stakeholders (Masyarakat, LSM dan
swasta). Akan tetapi tuntutan globalisasi menurut paradigm New Public
Management negara harus mampu bekerjasama menjalin hubungan dan kemitraan
dengan pihak luar, Public-Private Partnership, Public-Nonprofit Partnership,
Public-Public Partnership.
3.2 Teknologi Informasi Mengubah Proses Manajemen
Sebelumnya proses manajemen dalam suatu organisasi sebelum adanya
teknologi informasi bersifat paper based, sistem kerja manual dengan
menggunakan prosedur proses yang cenderung panjang, akan tetapi pada zaman
otomatisasi, teknologi informasi mengubah wajah baru dalam birokrasi, dengan
menggunakan teknologi masa kini. Teknologi informasi dalam proses manajemen
bisa dikatakan adalah sebuah alat yang tercipta dari perkembangan pengetahuan
teknologi masa kini yang dijadikan alat bantu dalam proses penyelesaian suatu
pekerjaan, perangkat tersebut adalah komputer, dimana komponen komputer
memiliki unsur perangkat keras atau biasanya disebut hardware dan unsur
perangkat software. Wujud hardware sebagai perangkat keras hanyalah komponen
fisik dari komputer dan tidak dapat berfungsi jika tidak ada manusia yang
mengintruksikan. Sedangkan Software sekumpulan data-data elektronik yang
tersimpan dan diatur oleh komputer yang berupa program atau instruksi untuk
menjalankan dan mengeksekusi suatu perintah. Tidak perlu diragukan, teknologi
informasi saat ini memiliki kapabilitas dan kecanggihan yang lebih, yang mampu
memberikan banyak keuntungan terutama pada proses manajemen. Teknologi
informasi memiliki peran penting dalam meningkatkan kualitas informasi dalam
proses manajemen, dan sebagai alat bantu maupun strategi tangguh sebagai
pengintregasian dan pengolahan data secara cepat serta akurat yang berguna pada
penciptaan pelayanan apalagi dalam manajemen publik. Teknologi informasi juga
meiliki peran penting bagi organisasi sector publik dalam menghemat waktu
sehingga terjadi keefisienan dan penghematan biaya dan secara jangka panjang
akan memberikan keuntungan ekonomis.
G. R. Terry memperkenalkan kategori atau fungsi teknologi informasi di
suatu perusahaan, kategori tersebut dapat dijadikan perananan mendasar di sebuah
manajemen dan hal itu dapat diaplikasikan ke dalam manajemen publik;
1. Fungsi operasional
Fungsi operasional akan mampu menjadikan struktur dalam sebuah
organisasi menjadi lebih ramping, hal itu dikarenakan beberapa fungsi telah diambil
peranannya oleh teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi yang dapat
menyebar ke seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi
informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana
teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring dan control
Dalam fungsi monitoring dan control, dalam setiap fungsi manajer tidak
akan terpisahkan dengan teknologi informasi dalam aktivitasnya, terutama pada
level manajerial embedded (manajerial yang memiliki sistem terintegrasi),
sehingga unit struktur organisasi terkait dengannya harus mampu memiliki span of
control atau peer relationship sehingga memungkinkan terjadinya interaksi efektif
dengan para manajer diorganisasi terkait.
3. Fungsi Planning dan Decision
Fungsi planning dan decision memiliki peranan strategis karena dalam
pelaksanaannya teknologi informasi sebagai enabler rencana organisasi dan
merupakan knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan atau manajer yang
dihadapkan realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting.
4. Fungsi Communication
Di fungsi communication, teknologi informasi sebagai sarana dan media
individu dalam organisasi untuk melakukan kegiatan berkomunikasi, berinteraksi,
berkolaborasi, dan berkooperasi.
5. Fungsi Interorganisational
Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat
globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin
kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau
partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain
Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan
sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi
informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan
kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan
manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya.
Peranan teknologi informasi terhadap manajemen telah merubah sistem
pengelolaan organisasi, sifat organisasi atau perusahaan sebelum tersentuk oleh
teknologi informasi yang sebelumnya menggunakan kertas secara berlebihan
sekarang berubah kea rah paperless, hal itu juga menjadikan berubahnya anggaran
perusahaan yang sebelumnya harus mengeluarkan banyak biaya namun sekarang
lebih efisien, dari segi efektifitas, perusahaan mengalami peningkatan. Proses
manajemen dan penyebaran informasi dari unit satu ke unit lainnya menjadi cepat
dan tepat, terlebih lagi jika hal ini di terapkan di dalam manajemen publik akan
meningkatkan transparansi, menurunkan angka korupsi dan pungli, serta
meningkatkan kualitas pelayanan public.
3.3 Pengaruh Sistem Informasi terhadap Pengambilan Keputusan dan
Kebijakan Publik
Terdapat empat tahapan dan proses dalam pengambilan keputusan menurut
Simon (1960) dalam Laudon dan Laudon (2005), yaitu Kecerdasan (Intelligence),
perancangan atau desain, pilihan (choice), dan penerapan (Implementation), yang
ada kaitannya dengan peranan sistem informasi terhadap proses pengambilan
keputusan, antara lain:
a) Tahap Kecerdasan (Intelligence)
Dalam tahap intelligence, kegiatannya berupa proses penelusuran dan
pendeteksian problematika yang terdapat dalam lingkup serta proses pengenalan
masalah. Input atau data masukan diperoleh, lalu diproses, dan diuji dengan tujuan
untuk mengidentifikasi masalah.
Di tingkat kecerdasan, individu mengumpulkan informasi untuk
mengidentifikasi masalah yang muncul dalam organisasi. Kegiatan dalam tingkat
ini yakni pengidentifikasian dan pemahaman masalah-masalah yang muncul di
dalam organisasi mengenai mengapa masalah itu muncul, di mana, dan apa saja
akibatnya. Saat proses ini sistem tradisional SIM yang menawarkan variasi rincian
informasi dapat membantu mengidentifikasikan masalah, khususnya jika system
yang bersangkutan memberi beberapa alternatif pemecahan sebagai outputnya.
b) Tahap Perancangan
Dilakukannya proses menemukan dan mengembangkan alternatif. Tahap
tersebut meliputi proses guna mengetahui permasalahan, menurunkan solusi dan
menguji kelayakan solusi. Kegiatan yang menyusun beberapa alternatif dan solusi
dari sebuah masalah. Saat melakukan perancangan atau desain solusi permasalahan,
dan seseorang akan merancang desain solusi atas masalah tersebut. Dan system
informasi yang cocok dalam perancangan menurut Laudon dan Laudon yakni SPK
(Sistem Pengambilan Keputusan), SPK yang sederhana dan ideal diperuntukkan di
tingkat pengambilan keputusan ini karena system SPK memiliki model yang
mampu menjalankan beberapa model sederhana, dapat dikembangkan dengan
cepat, dan dapat dioperasikan dengan data yang terbatas.
c) Tahap Pilihan
Pada tahap ini merupakan proses pemilihan dari berbagai alternatif tindakan
untuk pemecahan masalah yang mungkin dijalankan. Proses tahap ini meliputi
pencarian, evaluasi, dan rekomendasi solusi yang sesuai untuk model yang telah
dibuat. Solusi dari model merupakan nilai spesifik untuk variable hasil pada
alternative yang dipilih.
Tahap pilihan atau choice ini memilih serta menentukan solusi dari
beberapa alternatif solusi, peranan dan pengaruh Sistem informasi dalam kegiatan
pemilihan yakni diperlukannya system SPK, namun yang lebih kompleks,
alasannya dimana dalam permasalahan ini akan dikembangkan data ekstensif yang
lebih banyak pada beragam alternatif dan model-model sederhana, dapat
dikembangkan secara cepat, serta dapat dioperasikan dengan data yang terbatas
(Laudon dan Laudon, 2005).
d) Tahap Penerapan atau implementasi
Tahap dimana dilakukannya pelaksanaan dari keputusan yang telah
disetujui dan diambil. Dalam tahap ini diperlukan penyusunan serangkaian tindakan
yang terencana, dengan tujuan agar hasil keputusan dapat dipantau dan disesuaikan
jika diperlukannya perbaikan. Tingkatan ini melakukan kegiatan menjalankan
keputusan dan melaporkan kemajuan solusi yang diterapkan. Selama melakukan
implementasi, manajer dapat menggunakan system pelaporan yang bisa
mengerjakan laporan-laporan rutin untuk kemajuan solusi tertentu. System
pendukung yang digunakan adalah mulai dari system SIM smapai ke system-sistem
yang lebih kecil, seperti perangkat lunak untuk perencanaan proyek pada PC
(Laudon dan Laudon, 2005).
Simon juga menggambarkan konstribusi Sistem Informasi Manajemen
(SIM) dan Ilmu manajemen terhadap proses pengambilan keputusan, berikut adalah
ilustrasinya;
Pengaruh sistem informasi terhadap pengambilan keputusan dapat di dilihat
dari karakteristik dan kapabilitas kunci Sistem Pendukung Keputusan (SPK),
seperti halnya yang dikemukakan oleh Turban (2005),
1) Memiliki karakteristik mendukung pengambilan keputusan, terutama pada
situasi semiterstruktur dan tak terstruktur.
2) Memiliki karakteristik mendukung semua level manajerial, dari eksekutif
puncak sampai manajer lini.
3) Dukungan untuk individu dan kelompok.
4) Dukungan untuk semua keputusan independen dan atau sekuensial.
5) Dukungan di semua fase proses pengambilan keputusan: inteligensi, desain,
pilihan, dan implementasi.
6) Dukungan pada berbagai proses dan gaya pengambilan keputusan.
7) Kemampuan sistem beradaptasi dengan cepat dimana pengambil keputusan
dapat menghadapi masalah-masalah baru dan pada saat yang sama dapat
INTELLIGENCE
(PENELUSURAN
LINGKUP)
DESIGN
(PERANCANGAN)
CHOICE
IMPLEMENTATION
Sistem Informasi Manajemen/
Pengelolaan Data Elektronik
Ilmu Manajemen/
Operations research
Sistem Pendukung
Keputusan
menanganinya dengan cara mengadaptasikan sistem terhadap kondisi-kondisi
perubahan yang terjadi.
8) Pengguna merasa seperti di rumah. User-friendly, kapabilitas grafis yang kuat,
dan sebuah Bahasa interaktif yang alami.
9) Peningkatan terhadap keefektifan pengambilan keputusan (akurasi, timelines,
kualitas) dari pada efisiensi (biaya).
10) Pengambilan keputusan mengontrol penuh semua langkah proses pengambilan
keputusan dalam memecahkan masalah.
11) Pengguna akhir dapat mengembangkan dan memodofikasi sistem sederhana.
12) Menggunakan model-model dalam penganalisaan situasi pengambilan
keputusan.
13) Disediakannya akses untuk berbagai sumber data, format, dan tipe, mulai dari
sistem informasi geografi (GIS) sampai sistem berorientasi objek.
14) Dapat dilakukan sebagai alat standalone yang digunakan oleh seorang
pengambil keputusan pada satu lokasi atau didistribusikan di satu organisasi
keseluruhan dan di beberapa organisasi sepanjang rantai persediaan.
Jika melihat karakteristik Sistem Pengambilan Keputusan yang tidak lain
salah satu jenis sistem informasi yang dikemukakan Turban. Sistem Pengambilan
Keputusan sangat berpengaruh terhadap proses pengambilan keputusan, pengaruh
tersebut menimbulkan penguatan serta dorongan ke arah positif dalam situasi
organisasi, setiap lini pegawai dalam organisasi dimudahkan dengan sistem SPK,
sistem pengambilan keputusan tersebut juga membantu mempermudah pengambil
keputusan dalam menghadapi berbagai masalah baru dan mampu dengan cepat
beradaptasi. Keefektifan pengambilan keputusan juga meningkat, pengontrolan
proses pengambilan keputusan juga menjadi mudah, serta menjadikan perubahan
data yang rumit menjadi lebih mudah dibaca oleh berbagai pihak.
relevansi (relevancy). akurasi (accuracy). Ketiga, tepat waktu (timeliness).
Dan pengaruh terhadap kebijakan publik, memberikan kemudahan kepada
pemerintah dalam menjalankan instrument kebijakannya, dan bagi masyarakat
pelayanan akan lebih transparan dan minimnya praktek penyelewengan, sistem
informasi mampu mengurangi tatap muka antara masyarakat dengan pemerintah.
Informasi yang diberikan untuk masyarakat lebih bersifat akurat, bersifat tetap
karena dengan sistem informasi hanya satu pemegang atau penyebar informasi
mampu menyebarkan ke khalayak banyak sehingga tingkat pengurangan makna
informasi yang disampaikan tetap sama, jekas mencerminkan maksud informasi
dan bebas dari kesalahan-kesalahan karena informasi disebarkan oleh pihak yang
bertanggung jawab dan ahlinya. Sistem informasi dalam manajemen public menjadi
tepat waktu, informasi yang dihasilkan datang sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan, hal itu akan berpengaruh terhadap kegiatan lainnya sehingga
menimbulkan kelancaraan dalam mengerjakan tugas, tanpa harus saling tunggu-
menunggu.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sistem informasi saat ini menjadi hal yang penting, tidak hanya dalam
kehidupan bersosial namun juga dalam organisasi terutama dalam manajemen suatu
organisasi, model organisasi manajemen saat ini kegiatannya sangat berkaitan
dengan sistem organisasi, mulai dari penginputan data, pemrosesan data, dan
menghasilkan output data.
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Yeremias T. Keban. Enam Dimensi Strategis Administrasi Publik, Konsep , Teori
dan Isu. Penerbit Gaya Media .Yogyakarta.2004
