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Devoirs, obligations et responsabilités de

l’administrateurLa gestion d’un regime d’assurance collective

Les objectifs d'apprentissage

Fournir aux participants une meilleure compréhension des devoirs, obligations et responsabilités de l'administrateur d'avantages sociaux

Permettre aux participants d'identifier les risques dans l'administration du plan et leur permettra de mettre en vigueur des stratégies effectives pour gérer ces risques

Aider les participants à naviguer le cadre complexe de la conformité législative

Fournir aux participants une compréhension approfondie des dommages et de la répartition de responsabilité

Mot de bienvenue

GFA Inc. est un cabinet de services financiers multidisciplinaires et indépendant;

Nos clients sont des particuliers, des familles, des organisations et des entreprises partout en A.-T. et ailleurs;

Outre l’assurance-vie, protection du vivant, service de planification de retraite et investissements destinés aux propriétaires et personnes clés, nous offrons une vaste gamme de régimes d’assurance collective et de régimes collectifs de retraite;

De plus, nous offrons un service à valeur ajoutée qui comprend un encadrement serré des administrateurs de régime, des conférences sur la santé, de la formation et une présence sur Internet par l’entremise de notre site web, blogue, nos deux pages Facebook et notre compte Twitter.

Les formations pour administrateurs auxquelles vous assistez aujourd’hui font partie de cette valeur ajoutée.

L’avantage GFA Assurance collective

175 clients dans plus de 16 domaines d’activités

Entreprise de 2 à 500+ employés

4 300 employés assurés sou 13 assureurs

Plus de 11M$ de primes annuelles sous gestion

Gestion des avantages imposables de tous vos employés

Portail informatique pour vos avantages sociaux

Deux représentantes de service pour vous répondre

Un conseiller en actuariat (unique en Abitibi-Témiscamingue)

Expertise unique dans la mise en place de Compte de soins de santé (CSS-GFA)

Régime collectif de retraite

125 clients répartis à travers l’Abitibi-Témiscamingue

Entreprises de 2 à 500+ employés

1 500 employés inscrits aux RRS, REER collectif et RPDB

Plus de 25M$ d’actif sous gestion

Deux représentantes de service pour vous répondre

Devoirs, obligations et responsabilités de l’administrateur

1. L’assurance collective en milieu de travail;

2. La définition de l’assurance collective;

3. Le cadre légal de l’assurance collective de personne;

4. L’obligation d’informer et la documentation précise;

5. L’assurance médicament;

6. L’administration effective du plan;

7. La gestion de la prime et facturation;

8. L’importance du rôle de l’administrateur;

9. S’assurer de la conformité avec la loi;

10. Comprendre les dommages et la répartition de la responsabilité;

11. Période de question;

12. Évaluation

1 - L’assurance collective en milieu de travail

1- L’assurance collective en milieu de travail Le terme avantages sociaux est né au début du siècle dernier

alors que l’industrialisation battant son plein. Les avantages sociaux ont été introduits en compléments à la rémunération du travail.

Le salaire d’un employé constitue une forme de rémunération directe parce qu’il est relié directement au rendement de son emploi. Quant aux avantages sociaux, ils constituent une forme de rémunération indirecte parce qu’ils sont reliés indirectement au seul fait d’occuper un poste dans une entreprise.

On parle aussi d’avantages sociaux lorsqu’il est questions des régimes publics comme la RAMQ, la CSST ou la SAAQ et dont l’admissibilité n’est plus reliées au fait d’occuper un poste, mais à des conditions de résidence et de citoyenneté.

L’assurance collective, qu’elle provienne du milieu de travail ou du milieu civil, est un sous-ensemble de la grande famille des avantages sociaux.

2- La définition de l’assurance collective

2- La définition de l’assurance collective Art. 2392 du Code civil du Québec

L'assurance de personnes porte sur la vie, l'intégrité physique ou la santé de l'assuré.

L'assurance collective de personnes couvre, en vertu d'un contrat cadre, les personnes adhérant à un groupe déterminé et, dans certains cas, leur famille ou les personnes à leur charge.

Art. 3119 al. 2 du Code civil du Québec Malgré toute convention contraire, le contrat d'assurance

qui porte sur un bien ou un intérêt situé au Québec ou qui est souscrit au Québec par une personne qui y réside, est régi par la loi du Québec dès lors que le preneur en fait la demande au Québec ou que l'assureur y signe ou y délivre la police

2- La définition de l’assurance collective

La définition de l’assurance collective prend naissance dans le Règlement d’application de la Loi sur les assurances du Québec (RALA):

Une assurance collective (i.e. convention de prêt automobile, assurance hypothécaire, etc.) est le fruit d’un contrat unique qui confère des avantages personnels à des catégories de personnes selon les conditions d’un programme ou régime préétabli, de propriété publique ou privée, et auquel l’adhésion est obligatoire ou facultative en fonction de critères d’admissibilité basée uniquement sur l’appartenance à un groupe légalement déterminé.

Les avantages personnels font référence à des biens et à des services assurés, ou « prestations d’assurance collective », qui renvoient à « une somme versée à l’assuré par l’assureur dans le cadre d’un contrat » si un sinistre se produit et dont une personne pourra un jour bénéficier.

3- La cadre légal de l’assurance collective

3- La cadre légal de l’assurance collective Les régimes d’assurance collective sont de propriété publique

ou privée (SAAQ vs Assurance voyage VISA). La source du financement détermine le plus souvent le propriétaire du régime;

Les régimes publics sont assurés par des organismes d’État constitués en assureurs publics, tandis que les régimes privés utilisent habituellement les assureurs privés pour assurer leurs régimes.

L’adhésion obligatoire ou facultative à l’assurance collective offre plus ou moins de flexibilité. Elle est déterminées par diverses lois, par règlements ou par le contrat collectif de travail.

Enfin, l’admissibilité à un régime d’assurance collective repose toujours sur des critères d’appartenance à un groupe légalement déterminé. Il peut s’agir d’un lien de citoyenneté, d’un lien d’appartenance à une entreprise ou à une association donnée.

3- La cadre légal de l’assurance collective Le contrat individuel de travail, le contrat collectif de travail et le

contrat-cadre donnent naissance au droit ou au devoir d’adhérer à l’assurance collective

Pour la gestion de l’assurance collective, le contrat individuel de travail est l’occasion unique de déterminer la catégorie d’emploi d’un employé (cadre, col bleu, etc.) ou d’un travailleur qui donnera accès ou pas au régime, au début de l’emploi ou par la suite, si le statut d’emploi change en cours d’emploi

À la suite du contrat individuel de travail, c’est le contrat collectif de travail qui vient préciser les catégories admissibles à tel ou tel régime ou garantie

Le but du contrat collectif de travail, en ce qui touche l’assurance collective, est d’établir les règles de fonctionnement claires du régime. Il vient jouer un rôle essentiel dans la gestion des mouvements des assurés, soit en ce qui à trait à la circulation des personnes entrantes et sortantes du régime

Une fois que l’employé s’est vu confirmer sa catégorie d’emploi admissible pas son contrat individuel de travail, le contrat d’assurance collective, ou contrat-cadre, prend la relève.

3- La cadre légal de l’assurance collective Le contrat-cadre se concentre sur les garanties offertes aux

personnes admissibles. Toutes les couvertures y sont présentées en détail.

L’adhésion à un régime se fait la plupart du temps sans avoir à fournir de preuves d’assurabilité, et ce, jusqu’à concurrence d’un certain maximum de prestations prévu au contrat. L’assureur présume que, si l’assuré est au travail, c’est que son état de santé est satisfaisant.

Dans tous les régimes d’assurance collective établis au Québec, une participation minimale de 25% de la prime totale est généralement exigé par l’assureur. Non seulement cette exigence favorise le maintien du régime à long terme, mais elle légitime l’employeur dans son rôle de titulaire et de gestionnaire, puisque c’est lui qui veille au respect des règles à suivre pour assurer la bonne marche du régime.


La Loi sur l’assurance médicaments astreint au respect de ses dispositions d’exception les contrats d’assurance et régimes d’avantages sociaux, garantissant le paiement du coûts des services pharmaceutiques et des médicaments couverts pas régime général qu’elle édicte. Un régime privé doit couvrir un minimum ce que la RAMQ

paye.

L’adoption par le législateur québécois de la Loi sur la distribution de produits et services financiers et des règlements adoptés sous son égide fournit désormais un cadre normatif à l’offre de produits d’assurance collective par l’intermédiaire de représentant en assurance Vous ne pouvez pas négocier votre contrat directement avec

l’assureur.


Assureur, preneur et adhérents participent directement à la relation tripartite générée par le contrat d’assurance collective.

Le contrat est aussi susceptible de profiter également aux personnes à charge des adhérents ainsi qu’aux bénéficiaires nommés par eux;

Le preneur est celui qui s’entend avec l’assureur sur les termes du contrat-cadre;

Le preneur le plus fréquemment rencontré est l’employeur qui souscrit un contrat d’assurance collective pour le compte de ses employés (adhérents);

Lorsque le contrat comporte des garanties d’assurance-vie*, le preneur doit avoir la capacité de « pourvoir » à l’administration du contrat-cadre ainsi qu’à la perception et à la remise des primes;

4- L’obligation d’informer et la documentation précise


Lorsque le preneur est investi du pouvoir de représenter les membres du groupe (les employés) aux fins de la négociation et de la conclusion du contrat-cadre, l’accord de volonté du preneur emporte (présume) celui des membres du groupe, en application des règles du mandat;

Le mandataire (l’entreprise) est donc tenu, en vertu du Code civil du Québec, à un certain nombre d’obligation contraignantes envers le mandant (les employés);

Ces obligations sont de nature à permettre aux employés de disposer d’une connaissance effective de l’entente (du contrat) conclue par l’employeur en son nom;


Art. 2401 al. 1 du Code Civil du Québec L'assureur délivre la police d'assurance collective au preneur

et il lui remet également les attestations d'assurance que ce dernier doit distribuer aux adhérents.

Art. 2401 al. 2 du Code Civil du Québec L'adhérant et le bénéficiaire ont le droit de consulter la police

à l'établissement du preneur et d'en prendre copie et, en cas de divergence entre la police et l'attestation d'assurance, ils peuvent invoquer l'une ou l'autre, selon leur intérêt.

Art. 32, Loi sur la Protection des renseignements personnels La personne détenant le dossier qui fait l'objet d’une demande

d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.


Le mandataire (employeur) doit tenir le mandant (employé) informé de l’état d’exécution du mandat (tout ce qui a trait à l’administration du contrat) « à la demande du mandant (employé) ou lorsque les circonstances le justifient »;

Cette obligation d’information imposée au mandataire (employeur) découle de la position privilégié qu’il occupe, par rapport au mandant (employé);

À ce titre, elle s’inscrit dans la continuité de l’obligation générale d’agir de bonne foi;

Toute discussion sur les avantages liés aux offres d'emploi, sur les contrats de travail, les livrets de régime, ou toute autre communication avec les employés doivent être conformes au contenu de la police d'assurance.

Les employeurs peuvent être tenus personnellement responsables des promesses allant au-delà de la couverture fournie par leur assureur.

5-L’assurance médicament


La loi sur l’assurance médicament contient également des règles d’ordre public auxquelles le contrat ne peut déroger.

Plus spécifiquement, cette loi impose un certain nombre d’obligations: Participation à l’assurance (adhésion obligatoire), L’étendue de la couverture offerte par le contrat

(minimum RAMQ) Règles visant à favoriser la continuité de la

couverture d’assurance médicament (pas de conditions préexistantes);


Rappelons qu’au Québec, depuis 1997, l’assurance médicament est obligatoire;

Il existe deux régimes: Le régime privé

Le régime public de la Régie d’assurance maladie du Québec (RAMQ)

Si une personne est admissible à un régime privé, elle doit obligatoirement y adhérer, ainsi que son conjoint et ses enfants, à moins que ceux-ci ne soient déjà assurés par un autre régime privé.

On peut donc avoir accès à un régime privé de deux façons:

1-Dans le cadre de son emploi ou de sa profession

2-Par l’intermédiaire de son conjoint À défaut de preuves qu’un employé détient une assurance ailleurs,

l’employeurs à l’obligation de déduire, à la source, la contribution de l’employés prévue au régime collectif (Loi 130)

6-L'administration effective du plan

6-L'administration effective du planLaflamme c. Acier Bouchard Inc. 2004 CanLII 15682

(OC CO)

« l'employeur a la responsabilité de prendre les mesures pour que l'employé bénéficie, dans les faits, de l'assurance collective dès qu'il y est admissible, notamment par la formation adéquate du personnel chargé de le faire, et d'une saine gestion du régime et d'un suivi régulier. L'employeur doit éviter que par ses actes ou omissions, l'employé se trouve injustement privé de la prestation à laquelle il aurait eu droit; auquel cas, il peut être appelé à répondre personnellement du paiement de la prestation. [...] »

Parmi les obligations auxquelles est légalement tenu le mandataire envers le mandant mentionnons entre autres l’obligation générale du mandataire d’agir avec loyauté, qui impose à ce dernier le devoir de faire passer l’intérêt de son mandant avant son propre intérêt personnel;

6-L'administration effective du plan La bonne marche du contrat du contrat d’assurance collective

nécessite une gestion quotidienne;

L’assureur doit être avisé promptement de la survenance d’événement susceptibles d’avoir une incidence sur les protections d’assurance (changement de salaire, mise-en-pied, retraite, début d’invalidité, etc.)

Ces facteurs militent en faveur d’une gestion centralisée qui, le plus souvent, est assumée par l’employeur, compte tenu de sa position privilégiée à cet égard;

Le caractère fondamental du droit au respect de la vie privée commande la recherche d’un équilibre entre les intérêts respectifs de l’adhérent et de l’assureur, mais également entre ceux de l’employeur et du salarié.

7-Gestion de la prime et facturation

7-Gestion de la prime et facturation L’article 258 du Règlement d’application de la Loi sur les assurances

édicte que « le preneur d’un contrat d’assurance collective sur la vie doit être en mesure de pourvoir… à la perception et à la remise des primes »;

En milieu de travail, c’est l’employeur qui sera chargé de verser à l’assureur la totalité de la prime;

Lorsque les salariés contribuent en vertu de leur contrat de travail aux protections d’assurance, l’employeur, par commodité administrative, prélève leur quote-part à la source;

La loi sur les normes du travail autorise d’ailleurs une telle retenue à la source par l’employeur et, notons qu’au Québec, l’employeur est désormais tenu de prélever à la source le montant de la prime et d’en faire remise à l’assureur en rapport avec la garantie d’assurance médicament sans consentement préalable;

Le prélèvement par l’employeur de la contribution des salariés est de nature à générer des obligations incombant à l’employeur car les salariés sont en droit de s’attendre à ce que les sommes prélevées à la source soient affectées à cette fin spécifique. (Conséquence d’une erreur de facturation)

7-Gestion de la prime et facturation Il est donc impératif, de faire la communication à l’assureur à chaque

fois qu’un changement qui concerne un employé pourrait affecter sa couverture et, par défaut, la prime., y ;

Ceci inclut les changements de salaires, du statut d’assurance, la réduction des heures travaillé, le départ, la mise à pied temporaire, l’invalidité ou tout autre congé avec ou sans solde etc….

Faire la vérification de la facture afin de s’assurer que les changement ont bel et bien été effectué suite à une modification et à un renouvellement.

Faire les changements sur la paye en rapport avec les déductions à la source et avantages imposables, le cas échéant.

Communiqué avec Mme Karine Veilleux de GFA Inc. pour obtenir les nouveaux calculs ou les obtenir avec votre accès en ligne C-Surance.

8-L’importance du rôle de l’administrateur


L’employeur qui s’engage à souscrire un contrat d’assurance collective en faveur de ses salariés indique par là qu’il n’entend pas répondre personnellement du paiement de la prestation;

Néanmoins, en pratique, rares sont les cas où l’engagement de l’employeur est ainsi limité;

Nous avons vu que la position privilégiée de l’employeur est fréquemment mise à contribution par l’assureur aux fins de l’administration du contrat d’assurance collective;

Sous réserve de dispositions contraires au contrat de travail ou à la convention collective, l’engagement de l’employeur de souscrire un contrat d’assurance collective est susceptible d’accompagner du respect d’un certain nombre d’autres obligations implicites.


Exemples:

1. L’obligation de faire valoir la réclamation auprès de l’assureur, lorsqu’elle est transmise par l’intermédiaire de l’employeur;

2. L’obligation, pour l’employeur, de décrire correctement à l’assureur l’emploi habituel du salarié, lorsque la définition d’invalidité totale se rapporte à l’incapacité d’effectuer la travail habituel;

3. L’obligation pour l’employeur, plus généralement, d’éviter que, par ses actes ou omissions, le salarié se trouve injustement privé de la prestation à laquelle il aurait autrement eu droit en vertu du contrat d’assurance;

Auquel cas l’employeur pourrait être appelé à répondre personnellement du paiement de la prestation au salarié ou à ses ayants droit (voir Laflamme c. Acier Bouchard Inc./T.E.S.I. Saguenay c. Michaud/Société immobilière Trans- Québec inc. c. Colard)


Le travail occasionné par la gestion du régime est rarement inscrit dans le mandat initial et dans la description de tâches de l’administrateur;

Au meilleur de nos connaissances, aucun cours d’administration de régime n’est offert soit à l’Université, au Cégep, ou aux Études Professionnels;

Pourtant, le fardeau administratif de la gestion des mouvements d’employés dans le cadre d’un contrat d’assurance collective est non-négligeable selon la taille et le type d’entreprise ou d’organisation;

C’est pourquoi, en tant que courtier, GFA offre la formation et l’encadrement des administrateurs de régime

8-L’importance du rôle de l’administrateur L’administrateur de régime d’assurance collective doit

s’assurer de la bonne gestion du régime afin d’éviter que les employés ne puissent profiter de la couverture d’assurance au moment où ils en ont besoin (i.e. retardataire);

L’administrateur de régime agit au nom de l’employeur et doit s’assurer d’inscrire les employés admissibles au régime d’assurance et de retirer ceux qui ne le sont plus et de vérifier la facture pour confirmer que les changements ont été effectué;

L’administrateur veille à faire les modifications de sorte que tous changements aillant une incidence sur la prime et la couverture soient communiqué à l’assureur;

L’administrateur s’assure que l’employé paye sa juste part sous forme de déductions à la source et avantages imposables;

En cas de manquement, l’employeur pourrait être tenu imputable d’une prestation ou d’une indemnité dans la mesure où il y aurait erreur ou omission de la part de l’administrateur.


En résumé le rôle de l’administrateur est:

1. La gestion de l’admissibilité des employés;

2. La gestion des mouvements de personnel;

3. La gestion de la facture et des retenues salariales;

4. La gestion des prestations;

5. La gestion des renouvellements;

6. La gestion des changements d’assureur;

7. La gestion des changements apportés au contrat-cadre;

8. La gestion de la communication continue auprès des employés.

9-S'assurer de la conformité avec la loi

9-S'assurer de la conformité avec la loi Code Civil du Québec

Charte des droits et libertés de la personne

Loi sur les normes du travail

Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles

Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Loi sur les assurances

Règlement d application de la Loi sur les assurances

Loi sur la distribution des produits et services financiers;

Loi sur le régime d’assurance maladie du Québec (RAMQ);

Loi sur le régime général d’assurance médicaments du Québec;

Loi sur l’impôt sur le revenu du Québec

Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada


Les stratégies pour gérer les risques : Maintenir une surveillance étroite sur

l'administration du régime d'avantages sociaux. Vérifiez que les demandes de couverture des

employés sont complètes et exemptes d'erreurs. S’assurer que tous les employés admissibles sont

bien inscrit. (Obligation contractuelle) Transmettre les demandes à l'assureur à temps.


Communiquer aux employés les conséquences potentielles qui pourraient résulter de la non-soumission d'une demande à temps et / ou de soumettre des demandes incomplètes.

Vérifiez si le libellé figurant dans les livrets de régime, les offres d'emploi, les contrats de travail, et tout autre document transmis aux employés actuels et potentiels est conforme au régime d'avantages sociaux offert par l'assureur (ni plus, ni moins).


Créer et maintenir à jour des politiques pertinentes de la compagnie (Contrat collectif de travail);

Éduquer vos employés à l’égard des politiques internes et la conformité avec la loi (assurance médicaments)

Assurer-vous que vous ayez l'information disponible la plus à jour possible avant de prendre une décision (i.e. dans le doute, appelez GFA)

Savoir quand demander pour de l’assistance de votre fournisseur d'assurance et de vos conseillers juridiques

10-Comprendre les dommages et la répartition de la responsabilité


Les divers types de dommages :

Dommages matériels

Par ex., perte d'argent ou coût des frais médicaux

Dommages personnels (y compris les dommages moraux)

Par ex., atteinte à la réputation ou à la dignité

Dommages et intérêts punitifs (exceptionnel)

Par ex.. en cas d'atteinte illicite et intentionnelle à un droit ou à une liberté reconnu par la Charte des droits et libertés de la personne (art. 49 al. 2. Charte des droits et libertés de la personne)


Répartir la responsabilité :

• Art. 1480 du Code Civil du Québec

Lorsque plusieurs personnes ont participé à un fait collectif fautif qui entraîne un préjudice ou qu'elles ont commis des fautes distinctes dont chacune est susceptible d'avoir causé le préjudice, sans qu'il soit possible, dans l'un ou l'autre cas, de déterminer laquelle l'a effectivement causé, elles sont tenues solidairement à la réparation du préjudice.

Grams Estate c. Maple Leaf Metal Industries Ltd. 2006 ABQB 146

« Je trouve qu'il n'est pas possible d'établir différents degrés de faute entre Cory et Maple Leaf et, par conséquent , [..] la responsabilité doit être imputée à parts égales.

Des questions?

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