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Industriewirtschaft/Industrial Management

Industriewirtschaft / Industrial Management

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Sabine RosseggerProf. Dr. Martin Tschandl

27. Oktober 2012

Industriewirtschaft/Industrial ManagementAusgangssituation


Veränderungsradikalitätniedrig hoch

Neu Ansätzeaufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung

Better BudgetingAdvanced Budgeting

Beyond BudgetingKlassische

Budgetierung

Moderne Budgetierung

■ Einfachheit – Verringerung des Detaillierungsgrades im Hinblick auf vereinfachte Prozesse■ Flexibilität – Erhöhung der Anpassungsfähigkeit im Sinne einer dynamischen Planung ■ Integration – Verknüpfung der operativen mit der strategischen Planung

Eine adäquate IT-Unterstützung als wesentlicher Erfolgsfaktor!

Seite 2


Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück


Industriewirtschaft/Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell


Definition entscheidungsrelevanter Anforderungen (Anforderungsprofil)

1

Erhebung der am Markt bestehenden IT-Systeme zur Planung (Leistungsprofil)

2

Anforderungsgerechter Vergleich der einzelnen IT-Systeme

3

Überprüfung der theoretischen Entscheidungsfindung auf ihre Praxistauglichkeit (Showcase)

5

Auswahl der besten Alternative4

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung

gestellt, um eine effiziente Umsetzung der Modernen

Budgetierung zu ermöglichen?

1

Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen

gerecht zu werden und somit eine optimale Praxisumsetzung

zu gewährleisten?

2

Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten

Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der

Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3

Definition und Gruppierung von Anforderungen

1

Erhebung Anforderungs-erfüllung und Kosten

2

Eliminierung allgemein erfüllter Anforderungen

3

Eliminierung nicht relevanter Kriterien

4

Gewichtung der Anforderungen

5

Bewertung der Anforderungserfüllung

6

Ranking der Alternativen7

Auswahl der Showcase-Teilnehmer

8

Bewertung der Showcases9

Auswahl der besten Alternative

10


Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

sp

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Ein

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eit

(Be

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Eingabe- anforderungen

Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Prozess- anforderungen

Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und Modellanforderungen

Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse- anforderungen

Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

ge

ne

risc

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An

ford

eru

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en

Fle

xib

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ät

Konfigurations- flexibilität

Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,

Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Inte

gri

tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme

■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten

■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Planung und Budgetierung

■ Kombinierung mit konkreten Anforderungen der Modernen Budgetierung

Methodisches Vorgehen / Ergebnisse


Vorgehen

Ergebnisse

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung gestellt?1

EinfachheitEingabeunterstützungProzessunterstützungMethodenunterstützungAnalyseunterstützung

FlexibilitätKonfigurationsflexibilitätAnpassungsflexibilität

Integration

Seite 6

Literatur-analyse


Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Praxisumsetzungder Modernen Budgetierung



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Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Inte

gri

tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme


■ Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung

■ Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-Systeme


Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?2


Vorgehen

1. Gewichtung der Anforderungen

2. Bewertung der Anforderungserfüllung

3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative

Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008.349 Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz

Seite 8

IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung Tabellenkalkulation

ERP-Systeme

OLAP-Datenbank

Eigenentwicklung

Dezidierte Planungslösung

Sonstiges

86,2 %

50,1 %

30,4 %

26,9 %

11,2 %

6 %

Markt-screening

Nutzwert-analyse



Methodisches Vorgehen: Detailschritte

KomplexitätD

ynam

ik

gering mittel hoch

gerin

gm

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hoch

Lebenszyklus

Fle

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Konfiguration Laufzeit

Tabellen-kalkulation

Tabellen-kalkulation

Komplexität

Dyn

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gering mittel hoch

gerin

gm

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hoch

Lebenszyklus

Fle

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ERP-Systeme

ERP

Komplexität

Dyn

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gering mittel hoch

gerin

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hoch

Lebenszyklus

Fle

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OLAPOLAP

Ergebnisse

BewertungIT-Systeme

Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden?2

Komplexität

Dyn

amik

gering mittel hoch

gerin

gm

ittel

hoch

Lebenszyklus


PlanungssoftwarePlanungs- und Budgetierungs

software




Ergebnisse

Nutzwert-Analyse


Einfachheit

33% 33%

Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%

Flexibilität

33% 33%

Integrität

33% 33%

Eingabe-unterstützung

25% 8,25%

Methoden- und Modellunterstützung

25%

Prozess-unterstützung

25% 8,25%

Analyse-unterstützung

25%

Konfigurations-flexibilität

50% 16,5%

Anpassungs-flexibilität

50% 16,5%8,25% 8,25%


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Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Automatisierte Top-down-Verteilungen


Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

ge

ne

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Fle

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Bewertung - Schritt 1:Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Planungsfunktionalitäten

Bewertung - Schritt 2:Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Basis der Einzelbewertung




Ergebnisse


Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität

Tabellen- kalkulation

OLAP – System

ERP – System

spez. Planungssyst.

spez

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gene

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Flex

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ität Konfigurations-

flexibilität Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)

Anpassungs- flexibilität

Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)

Inte

gritä

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Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme





Tabellenkalkulation ERP-Systeme

OLAP-Systeme

Ergebnisse

Spezifische Planungssysteme



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3

Vorgehen■ Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung der besten

Alternative

■ Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells


Vorfilter Grobfilter Feinfilter

• Einholung von Offerten

• Auswahl potentieller Anbieter

• Prüfung der “Muss”- Kriterien

• Ermittlung des Erfüllungsgrades

• Beratungsunternehmen• Messen• Softwareverzeichnisse• Kongresse/Seminare• Internet• Literatur• Referenzen

•K.O.-Kriterienliste• Güte der Offerte• ev. Kostenrahmen

• Kriterienkatalog

• BewertungsblätterHilfsmittel /

Informations-quellen

Durchführungs- schritte

Vorevaluation Detailevaluation

Seite 13



Ergebnisse


Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3

■ Praxistest des definierten Vorgehensmodells

Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag

Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Integration – KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model)

Seite 14

Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad

Einfachheit 33% 91,63%

Flexibilität 33% 88,70%

Integration 33% 85,80%



“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.”

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Perikles, führender Staatsmann Athens in der griechischen Antike



Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter

Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner

Stufen-gewicht

Pkt. Wert Bemerkung

1.1.1 Validierung 20 0,9 18

Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese zum Teil farblich angezeigt.

1.1.2 Web-Unterstützung/ Eingabe über Internet

20 0,8 16Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine einfache, standortunabhängige Dateneingabe.

1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20

Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt w erden.

1.1.4 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

20 0,8 16

Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20

Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender Kontenrahmen hinterlegt ist.

Total 100 90

25 0,8 20

25 1 25

25 0,9 22,5

1.1 Eingabeanforderungen

Kriterienkatalog Offert 1-n

absolutes Gewicht %(mögliche Punkte)

Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte

1 Einfachheit 33 30,236

1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 0,940 7,755

1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631

33 29,271

2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025

2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246

33 28,314

3.1 Integrität 100 33,00 0,858 28,314

* aus Bew ertungsblatt

Offert n

3 Integrität

2 Flexibilität

Haupt-/Teilkriterien

Stufengewicht %Offert 1

(Corporate Planner)




Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Seite 17

■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich

■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben




Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Seite 18

■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich

■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben

Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme

Break-Even-Analyse ABC-Analysen

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