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Industriewirtschaft/Industrial Management

Industriewirtschaft / Industrial Management

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Sabine RosseggerProf. Dr. Martin Tschandl

CIB - Berlin

27. Oktober 2012

Industriewirtschaft/Industrial ManagementAusgangssituation


Veränderungsradikalitätniedrig hoch

Neue Ansätzeaufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung

Better Budgeting

Advanced Budgeting

Beyond Budgeting

Klassische Budgetierung

Moderne Budgetierung

■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung ■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung

Seite 2


Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück


Eine adäquate IT-Unterstützung

als wesentlicher Erfolgsfaktor!

Industriewirtschaft/Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell


Definition entscheidungsrelevanter Anforderungen (Anforderungsprofil)

1

Erhebung der am Markt bestehenden IT-Systeme zur Planung (Leistungsprofil)

2

Anforderungsgerechter Vergleich der einzelnen IT-Systeme

3

Überprüfung der theo-retischen Entscheidungs-findung auf ihre Praxistauglichkeit (Showcase)

5

Auswahl der besten Alternative4

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung gestellt, um eine effiziente Umsetzung der Modernen Budgetierung zu ermöglichen?

1

Welche IT-Systeme kön-nen diesen Anforde-rungen gerecht werden und eine optimale Praxisumsetzung gewährleisten?

2

Welche konkreten Bei-träge leisten diese aus-gewählten Planungs-systeme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3

Definition und Gruppierung von Anforderungen1

Erhebung Anforderungs-erfüllung und Kosten2

Eliminierung allgemein erfüllter Anforderungen3

Eliminierung nicht relevanter Kriterien4

Gewichtung der Anforderungen5

Bewertung der Anforderungserfüllung6

Ranking der Alternativen7

Auswahl der Showcase-Teilnehmer8

Bewertung der Showcases9

Auswahl der besten Alternative10


Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

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Eingabe- anforderungen

Validierung Web-Unterstützung/Eingabe über Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Prozess- anforderungen

Workflow-Funktion Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und Modellanforderungen

Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse- anforderungen

Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

ge

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Fle

xib

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Konfigurations- flexibilität

Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,

Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Inte

gri

tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme

■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten

■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Planung und Budgetierung

■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung

Methodisches Vorgehen / Ergebnisse


Vorgehen

Ergeb-nisse

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung gestellt?

1

EinfachheitEingabeunterstützungProzessunterstützungMethodenunterstützungAnalyseunterstützung

FlexibilitätKonfigurationsflexibilitätAnpassungsflexibilität

IntegrationSeite 6

Literatur-analyse


Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung



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Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Inte

gri

tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme


■Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung

■Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-Systeme


Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden?


Vorgehen

1. Gewichtung der Anforderungen

2. Bewertung der Anforderungserfüllung

3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative

Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008.

349 Unternehmen in DACH-Region

Seite 8

IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung Tabellenkalkulation

ERP-Systeme

OLAP-Datenbank

Eigenentwicklung

Dezidierte Planungslösung

Sonstiges

86,2 %

50,1 %

30,4 %

26,9 %

11,2 %

6 %

Markt-screening

Nutzwert-analyse

2



Methodisches Vorgehen: Detailschritte

Komplexität

Dyn

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gering mittel hoch

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Lebenszyklus

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Konfiguration Laufzeit

Tabellen-kalkulation


KomplexitätD

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Lebenszyklus

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ERP-Systeme

ERP

Komplexität

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gering mittel hoch

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Lebenszyklus

Flex

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OLAPOLAP

Ergeb-nisse

Bewer-tungIT-

Systeme

Komplexität

Dyn

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gering mittel hoch

gerin

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hoch

Lebenszyklus


PlanungssoftwarePlanungs- und Budgetierungs

software


2





2

Einfachheit

33% 33%

Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%

Flexibilität

33% 33%

Integrität

33% 33%

Eingabe-unterstützung

25% 8,25%

Methoden- und Modellunterstützung

25%

Prozess-unterstützung

25% 8,25%

Analyse-unterstützung

25%

Konfigurations-flexibilität

50% 16,5%

Anpassungs-flexibilität

50% 16,5%8,25% 8,25%


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An

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Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Automatisierte Top-down-Verteilungen


Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

ge

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Bewertung - Schritt 1:Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Planungsfunktionalitäten

Bewertung - Schritt 2:Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Basis der Einzelbewertung




Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität

Tabellen- kalkulation

OLAP – System

ERP – System

spez. Planungssyst.

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Flex

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ität Konfigurations-

flexibilität Variable Eingabe (-masken) Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)

Anpassungs- flexibilität

Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)

Inte

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t

Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität von Teilpläne Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme


2





ErgebnisseEingabe-

unterstützung

Prozess- unterstützung

Methoden-unterstützung




Integration

0

1

2

3

4

5

2






Tabellenkalkulation ERP-Systeme

OLAP-Systeme

Ergebnisse







Integration

0

5







Integration

0

5

Spezifische Planungssysteme







Integration

0

5







Integration

0

5

2



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

Vorgehen■Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung

der besten Alternative ■Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells


Vorfilter Grobfilter Feinfilter

• Einholung von Offerten• Auswahl potentieller

Anbieter

• Prüfung der “Muss”- Kriterien

• Ermittlung des Erfüllungs-grades

• Beratungsunternehmen• Messen• Softwareverzeichnis• Kongresse/Seminare• Internet und Literatur• Referenzen

• K.O.-Kriterien-liste

• Güte der Offerte

• ev. Kosten-rahmen

• Kriterien-katalog

• Bewertungs-blätter

Hilfsmittel / Informationsquellen

Durchfüh-rungsschritte

Vorevaluation Detailevaluation

Seite 14

3



Ergeb-nisse


■Praxistest des definierten Vorgehensmodells

Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag

Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP- Model)

Seite 15

Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad

Einfachheit 33% 91,63%

Flexibilität 33% 88,70%

Integration 33% 85,80%

Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3



“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.”

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Perikles



Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter

Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner

Stufen-gewicht

Pkt. Wert Bemerkung

1.1.1 Validierung 20 0,9 18

Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese zum Teil farblich angezeigt.

1.1.2 Web-Unterstützung/ Eingabe über Internet

20 0,8 16Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine einfache, standortunabhängige Dateneingabe.

1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20

Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt w erden.

1.1.4 Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

20 0,8 16

Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20

Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender Kontenrahmen hinterlegt ist.

Total 100 90

1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5

Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugrif f auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“, „in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu dokumentieren.

1.2.2 Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung

25 0,8 20

Dezentral geplante Werte über CP-Web w erden automatisch in den Corporate Planner zurückgeschrieben. Das Zusatzmodul CP-Cons bietet Unterstützung für die Erstellung und Analyse von Konzernabschlüssen nach HGB und IAS/IFRS.

1.2.3 Dezentrale Abstimmung zw ischen einzelnen Bereichen

25 1 25

Mithilfe eines Planungsbaumes können im Planungsprozess involvierte Personen ihren Fortschritt laufend dokumentieren. Auf diese Weise erhält der Controller stets einen aktuellen Überblick über das Geschehen.

1.2.4 Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

25 0,9 22,5

Das Datenmodell w ird in leicht überschaubarer Weise (Baumstruktur) präsentiert und zeigt den Datenfluss als auch die Organisation. Bei größeren, komplexeren Baumstrukturen sinkt allerdings die leichte Handhabung. In Sinne der Nachvollziehbarkeit erfasst das Planungsprotokoll im Hintergrund automatisch, w elcher User Planw erte für w elchen Zeitraum erstellt hat und kann gegebenenfalls Planungsprozesse auch zurücksetzen.

Total 100 90

1.2 Prozessanforderungen

1.1 Eingabeanforderungen

Kriterienkatalog Offert 1-n

absolutes Gewicht %(mögliche Punkte)

Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte

1 Einfachheit 33 30,236

1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 0,940 7,755

1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631

33 29,271

2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025

2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246

33 28,314

3.1 Integrität 100 33,00 0,858 28,314

* aus Bew ertungsblatt

Offert n

3 Integrität

2 Flexibilität

Haupt-/Teilkriterien

Stufengewicht %Offert 1

(Corporate Planner)




Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Seite 18

■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich

■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben




Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Seite 19

■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top-down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich

■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben

Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme

Break-Even-Analyse ABC-Analysen

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