電子發票 操作手冊
For Vendor
系統操作 • 模組簡介
• 系統範圍
• 操作說明 – 6.2.0 已驗收待請款清單
– 開立台灣統一發票
• 6.2.1.1 Create
• 6.2.1.2 Create_Batch
• 6.2.1.3 CreateCs
• 6.2.1.4 CreateCs_Batch
– 6.2.2 IR Overview
– 開立折讓單
• 6.2.1.5 Debit Note Create
– 6.2.3 Debit Note Overview
– 6.2.4 電子發票主檔設定
– 6.2.9 電子發票批次列印
– 待處理清單
模組簡介
• 企業採購流程 Payment
• 功能包含
− 6.2.0 已驗收待請款清單 查詢可請款明細
− 6.2.1 開立作業 查詢可請款明細並開立一般、寄售發票及全額折讓作業
− 6.2.2 IR Overview 查詢、作廢、接收、列印已開立/作廢發票
− 6.2.3 Debit Note Overview 查詢、接收、列印已開立折讓單
− 6.2.4 電子發票主檔設定 維護貴司發票/折讓單地址與發票字軌區間設定
− 6.2.9 電子發票批次列印
批次列印已開立發票
系統範圍 • 6.2.0 已驗收待請款清單
原物料 與 一次性付款費用類
• 6.2.1 開立作業 屬於電子發票供應商
• 6.2.2 IR Overview (凡於SRM系統上開立之電子發票均可在此查詢)
• 6.2.3 Debit Note Overview (凡於SRM系統上開立全額折讓及系統滾算退貨折讓均可在此查詢)
• 6.2.4 電子發票主檔設定 屬於電子發票供應商
• 6.2.9 電子發票批次列印 (於SRM系統上開立之電子發票可在此列印, 不含作廢之發票)
※FO固資類不包含在SRM請款範圍
1. 狀態
電子發票：可至6.2.1(電子發票開立)請款, 可至6.2.1(寄售電子發票開立)請款, 供應商接收中, 群創接收中, 群創已接收
非電子發票：可至6.1.1請款, 可至6.1.2請款, 供應商處理中, 群創處理中
皆有：採購BLOCK, 依原有作業方式, 未完全驗收, 群創駁回, 已開發票, 已作廢, 已刪除
藍色: 群創作業 黑色: 供應商作業 綠色: 非SRM系統作業 橘色: 可重新開立發票 紅色: 超過100天未請款
2. 開立時可參考之查詢條件
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操作說明 – 6.2.0 已驗收待請款清單
操作說明 – 開立台灣統一發票
6.2.1.2 Create_Batch 6.2.1.2 CreateCs_Batch
1
3
6.2.1.1 Create 6.2.1.1 CreateCs
2
說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。
2. 當日完成驗收之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。 (系統資料更新需要時間)
3. 於6.2.0已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於6.2.1.1 Create 查無可請款資料,請先確認*廠區、*稅別、*付款條件是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。
4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4
5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6
1
2
操作說明 - 6.2.1.1 Create
操作說明 - 6.2.1.1 Create
3
說明： 1. GR NO.(103)為收貨單號,相同的收貨單號不可拆開請款,若出現反灰無法選取代表僅部份驗
收,待全部驗收即可勾選。 2. 不同訂單不可開立在同張發票內,亦即“一發票一訂單”。 3. GR Amount不可進行修改,若單價已進行下修,會另走GR價差回溯流程。
選取想開發票單號 反灰表示未完成驗收
1
2 4 Mat(P/N)左邊的方框打勾表示全選亦可單選
點選 後會彈出下列視窗
說明： 1.點選 可至IR Overview頁面查詢、列印或作廢此發票。 點選 可繼續開立發票。
限制： 1.必須先至6.2.4字軌區間與發票章設定維護相關資料。 2.發票號碼不得重覆開立(SRM & 南廠電子發票平台)。 3.發票日期與號碼須符合序時序號。 4.發票號碼為2碼字軌+8碼數字。 5.每月9號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票。 6.電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將自動換算台幣總金額,不可進行微調。
5
6
7
操作說明 - 6.2.1.2 Create_Batch
1
說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。 2. 當日完成驗收之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。
(系統資料更新需要時間) 3. 於6.2.0已驗收未請款清單內確認有可請款清單,但於6.2.1.1 Create 查無可請款資料,請先
確認 *廠區、*稅別、*付款條件是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。 4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南
T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4 5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6
1
2-1 2-2
操作說明 - 6.2.1.2 Create_Batch
說明： 1. 依據查詢條件, 按下Search後, 系統將可請款資料明細顯示於查詢結果。
2. 供應商按下Export後, 將此份請款資料匯出成excel檔案, 即可進行批次編輯。
3
6
4
操作說明 - 6.2.1.2 Create_Batch
5
6
說明： 1. 開啟Excel後, 填寫發票簿號碼、發票日期, 字軌, 號碼和外幣匯率, 其餘
欄位不可異動, 編輯完成後按下Upload上傳, 並進行電子簽章, 完成後系統會顯示上傳結果。
限制： 1. 必須先至6.2.4字軌區間與發票章設定維護相關資料。 2. 發票號碼不得重覆開立 ( SRM & 南廠電子發票平台)。 3. 發票日期與號碼須符合序時序號。 4. 發票號碼為2碼字軌+8碼數字。 5. 每月9號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票。 6. 電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將
自動換算台幣總金額, 不可進行微調。 7. 發票日期,號碼等手動輸入欄位不可為全型英數字。 8. 同張發票號碼發票日期、匯率必須相同。 9. 上傳發票字軌須符合供應商維護之字軌區間設定，且字軌與發票簿需具
有對應關係。 10.上傳資料表名稱需為"eIRDetail " 。
1
操作說明 - 6.2.1.3 CreateCs
說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。 2. 當日完成驗收之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。
(系統資料更新需要時間) 3. 於6.2.0已驗收未請款清單內確認有可請款清單,
但於6.2.1.1 Create 查無可請款資料,請先確認 *廠區、*稅別、*付款條件是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。
4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4
5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6
1
2
選取想開發票單號
操作說明 - 6.2.1.3 CreateCs
3
4
點選 後會彈出下列視窗
說明： 1.點選 可至IR Overview頁面查詢、列印或作廢此發票。 點選 可繼續開立發票。
限制： 1.必須先至6.2.4字軌區間與發票章設定維護相關資料。 2.發票號碼不得重覆開立(SRM & 南廠電子發票平台)。 3.發票日期與號碼須符合序時序號。 4.發票號碼為2碼字軌+8碼數字。 5.每月9號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票。 6.電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將自動換算台幣總金額, 不可進行微調。
6
7
5
操作說明 - 6.2.1.4 CreateCs_Batch
1
說明： 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整。 2. 當日完成驗收之待請款明細,於系統內可能暫時撈不到資料,請於隔日再進行請款。
(系統資料更新需要時間) 3. 於6.2.0已驗收未請款清單內確認有可請款清單,但於6.2.1.1 Create 查無可請款資料,請先
確認*廠區、*稅別、*付款條件是否篩選有誤或*驗收日期(是否於設定之區間內)。
4. 法人:群創光電股份有限公司，廠區:TSG/Tablet-竹南T0.T1.T2.M000、TP南科廠;MD-竹南T3.T4廠;台南廠區-TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4
5. 法人:群創光電股份有限公司樹谷分公司，廠區:台南廠區-TN FAB6
說明： 1. 依據查詢條件, 按下Search後, 系統將可請款資料明細顯示於查詢結果。
2. 供應商按下Export後, 將此份請款資料匯出成excel檔案, 即可進行批次編輯。
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2-1 2-2
操作說明 - 6.2.1.4 CreateCs_Batch
3
6
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操作說明 - 6.2.1.4 CreateCs_Batch
說明： 1. 開啟Excel後, 填寫發票簿號碼、發票日期, 字軌, 號碼和外幣匯率, 其餘
欄位不可異動, 編輯完成後按下Upload上傳, 並進行電子簽章, 完成後系統會顯示上傳結果。
限制： 1. 必須先至6.2.4字軌區間與發票章設定維護相關資料。 2. 發票號碼不得重覆開立 ( SRM & 南廠電子發票平台)。 3. 發票日期與號碼須符合序時序號。 4. 發票號碼為2碼字軌+8碼數字。 5. 每月9號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票。 6. 電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將
自動換算台幣總金額, 不可進行微調。 7. 發票日期,號碼等手動輸入欄位不可為全型英數字。 8. 同張發票號碼發票日期、匯率必須相同。 9. 上傳發票字軌須符合供應商維護之字軌區間設定，且字軌與發票簿需具
有對應關係。 10.上傳資料表名稱需為"eIRDetail " 。
作業說明： 作廢 – 發票開立後發現有誤時, 若狀態為群創接收中、群創已接收及已開發票(尚未申報)時, 供應商可自行作廢此發票。 接收 – 發票開立後發生退貨, 若狀態為群創接收中時系統自動作廢該發票, 狀態變供應商接收中, 待供應商接收完成作業。 明細 – 查詢發票明細。 列印 – 狀態為已開發票或發票作廢時, 供應商可自行列印此發票。
操作說明 – 6.2.2 IR Overview
務必記得選取群創法人與廠區
點選Query查詢
1
2
點選 後會彈出右圖視窗
點選 後會彈出右圖視窗
說明： 1. 專案作廢核准文號非必填欄位。
2. 必須填寫作廢原因。
點選 後會彈出右圖視窗
說明： 1. 當完成電子簽章作業後, 即完成申
請作廢動作, 此時狀態會顯示群創接收中, 待結報人員接收後,即可列印發票。
3
4
操作說明 – 6.2.2 IR Overview 作廢
2
情況： 發票開立後發現有誤時, 若狀態為群創接收中、群創已接收及已開發票(尚未申報)時, 供應商可自行作廢此發票。
1
情況： 發票開立後發生退貨, 若狀態為群創接收中時系統自動作廢該發票, 狀態變供應商接收中, 待供應商接收完成作業。
說明： 1. 當完成電子簽章作業後, 即完成確認動作, 此時狀態會顯示
已作廢, 即可列印發票。
2
操作說明 – 6.2.2 IR Overview 接收
點選 後會彈出下圖視窗 1
操作說明 – 6.2.2 IR Overview 明細
點選 後會彈出下圖視窗, 即可查詢發票明細資料。 1
當狀態顯示已作廢/已開發票時, 可點選 按鈕列印此發票
操作說明 – 6.2.2 IR Overview 列印 1
已作廢 已開發票
3
1
2
操作說明 – 開立折讓單
1 2
說明： 1. 請先輸入欲開立全額折讓之發票號碼進行查詢作業。
2. 按下Search後, 系統將該筆發票資訊顯示於查詢結果, 即可進行開立作業。
操作說明 – 6.2.1.5 Debit Note Create - Search
請輸入發票號碼點Search查詢
點選 後會彈出右圖視窗
說明：必須填寫申請全額折讓原因。
點選 後會彈出右圖視窗
說明： 1. 當完成電子簽章作業後, 即完成申
請全額折讓作業, 此時狀態將顯示為群創接收中, 待結報人員確認後, 即可列印折讓證明單。
4
操作說明 – 6.2.1.5 Debit Note Create - Create
點選 後會彈出右圖視窗 1
2
說明： 1. 點選 可至 Debit Note Overview頁面
查詢、列印此折讓證明單。 2. 點選 可留在此頁繼續開立其他折讓單。
3
5
操作說明 – 6.2.1.5 Debit Note Create - Export
點選 後會彈出下圖視窗, 即可匯出發票明細資料 1
2
操作說明 – 6.2.3 Debit Note Overview
作業說明：
接收 – 發票開立後發生退貨, 若原發票狀態為群創已接收/已開發票, 系統自動開立全額/退貨折讓單, 折讓單狀態顯示供應商接收中, 待供應商接收完成作業。
明細 – 查詢折讓單明細。
列印 – 狀態為已結案時, 供應商可自行列印此折讓單。
1
2
可選擇折讓原因縮小查詢範圍
情況： 發票開立後發現退貨, 系統自動產生折讓單, 此時折讓單狀態為供應商接收中時, 供應商須上系統確認。
3
操作說明 – 6.2.3 Debit Note Overview - 接收
2 點選 後會彈出右圖視窗
1
點選 後會彈出右圖視窗
說明：當完成電子簽章作業後,即完成確認動作, 此時狀態會顯示已結案, 即可列印折讓單。
點選 後會彈出下圖視窗, 即可查詢折讓單明細資料。
操作說明 – 6.2.3 Debit Note Overview - 明細
1
當狀態顯示已結案時, 可點選 按鈕列印此折讓單
操作說明 – 6.2.3 Debit Note Overview - 列印 1
折讓單地址修改- 說明：
1. 於折讓單地址中輸入地址, 按下 即可修改列印折讓單時顯示之地址。
操作說明 – 6.2.4 電子發票主檔設定 – 發票/折讓單地址
1
發票備註- 說明：
1. 於發票備註中輸入貴司須附註於電子發票上的資訊, 按下 即可修改, 當列印發票時備註欄位會顯示發票備註的資訊。
操作說明 – 6.2.4電子發票主檔設定 – 發票備註
1
字軌區間查詢 - 說明：
1. 輸入查詢年份、月份等條件後, 按下 即可查詢目前已維護之字軌區間。
操作說明 – 6.2.4電子發票主檔設定 – 查詢
1
2
新增字軌區間 - 說明： 1. 請輸入欲新增年份、月份、發票字軌、發票號碼起訖, 系統會自動帶出發票簿編號, 按下 即 完成
此作業。 限制條件： 1. 發票號碼訖值不得小於起始值。 2. 設定字軌區間 (起迄皆為8碼數字):為0~49,50~99,0~199,or50~199),以50、100、150…為單位,
不可隨意下區間,且“發票起訖“區間,不可重複。
1
操作說明 – 6.2.4電子發票主檔設定 – 新增
*注意:
無設定發票簿無法開立發票
2
1
操作說明 – 6.2.4電子發票主檔設定 – 刪除
刪除字軌區間 - 說明： 1. 若維護的字軌區間設定有誤, 可直接勾選DEL的 即可刪除此筆資料。
限制條件： 1. 若發票區間號碼已被使用, 則無法刪除, DEL的 將呈現反灰狀態。
1
2
3. 設定字軌區間
(起迄皆為8碼數字)
4. 刪除字軌區間
(使用過無法刪除)
操作說明 – 6.2.4電子發票主檔設定
1. 發票/折讓單地址
(列印發票/折讓單顯示)
2. 發票備註
(列印發票顯示)
1
2
3
4
1
2
說明： 1. 請先輸入欲列印之發票的查詢條件。
2. 按下查詢後, 查詢結果顯示貴司欲列印之發票項目。
限制條件: 此節點僅供正常請款之發票列印, 作廢發票請至IR Overview逐筆列印。
操作說明 – 6.2.9 電子發票批次列印 – 查詢
1
2
說明： 1. 請先勾選欲列印之發票項目。
2. 請選擇列印發票的聯別。
3. 按下列印按鈕即可列印發票。
4. 可點選匯出按鈕, 匯出查詢結果的發票項目。
操作說明 – 6.2.9 電子發票批次列印 – 列印
4 3
操作說明 – 待處理清單
1. 點選6. Payment會出現供應商與請款作業相關的待處理清單。 2. 點選筆數, 可直接前往不同網頁進行查詢與處理。
1
2
注意事項
●無設定發票簿無法開立發票
●TaxCode(稅別)有誤, 請勿開立發票, 立即通知採購or物控協助進行TaxCode異動流程
●遵循 ”一發票一訂單” 原則
●每月9號仍可開立上月發票, 10號會進行強制接收, 使供應商可列印發票進行申報。
●2014/1/1起, 財政部規定開立電子發票須使用電子發票專用字軌, 甲種字軌不能開立電子發票。
●遵循發票 ”序時序號” 原則
發票開立 接收 作廢 明細 列印
群創接收中 顯示 V V V
作業 V V
群創已接收 顯示 V V V
作業 V V
已開發票 顯示 V V V
作業 V V
發票作廢 接收 作廢 明細 列印
供應商接收中 顯示 V V V
作業 V V
群創接收中 顯示 V V V
作業 V
發票作廢 顯示 V V V
作業 V V
供應商開立發票
每月10號, 會計未過帳
發生退貨
供應商開立作廢
會計接收
會計過帳
6.2.2 IR Overview 發票狀態與按鈕顯示對應
