ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯБАЗА, НЕОБХОДИМАЯ ДЛЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International
Наше время - время перемен
Новое время, новые
технологии требуют
постоянного
совершенствования
законодательной и
нормативной базы
делопроизводства и
документооборота
Недостаточная поддержкавнедрения СЭД государством
• Нет объективной потребности в СЭД – пока ещёможно (да и дешевле!) управлять «по старинке».
• Положительные примеры – Банк России, налоговая служба.
• СЭД в масштабах государства стоит огромныхденег. Особенно дорого обходятсяквалифицированные специалисты, а не техника ипрограммы.
• Главные мотивы внедрения СЭД - политические:– «Быть не хуже других» (США, Западной Европы и т.д.)
– Требования для вступления в ВТО и т.п.
• Без «царского указа» дело с места не сдвинется.
Тенденции:Министерства
«Предлагаем уже в 2005 году создать систему совместно с
аппаратом правительства, которая позволяла бы
обмениваться документами в электронном виде»
«Введение электронного документооборота повысит
эффективность при согласовании и принятии решений, атакже облегчит нагрузку на чиновников. После того как в
министерствах было оставлено только по два заместителя, нагрузка на заместителей министров, например, вМинэкономразвития возросла в пять раз.»
Герман Греф
"Коммерсантъ-Деньги" N 13(518), 4 апреля 2005 г.
http://www.kommersant.ru/k-money/get_page.asp?page_id=26072905.HTM
Тенденции:Государственная Дума
• Государственная Дума планирует в 2005-2006 годах объединить в специализированной сети
информационные ресурсы и документы
законодательных органов субъектов
Российской Федерации.
• Уже подключено 30 законодательных
собраний. К концу 2005 года планируетсяподключить ещё 35.
Из выступления А.Н. Царегородцева на 3-й Всероссийскойпрактической конференции «Эффективный документооборотв органах государственного управления: от традиционного кэлектронному» 28 марта 2005 года
Имеющаяся законодательнаябаза по делопроизводству и
документообороту
• Первая группа законов и нормативных документов
регулирует использование электронных документов
и информационных материалов в оперативной
деловой деятельности и в государственном
управлении.
• Вторая группа регулирует работу с документами в
длительной перспективе. Документы необходимо
сохранить, причем не только в качестве
свидетельства принятых решений, совершенных
действий и произошедших событий, но и для
фиксирования разного рода прав и обязательств
государства, организаций и частных лиц.
Каких же законовнам сегодня не хватает?
• Не установлен порядок признания юридическойсилы электронных документов государственнымиорганами и судами.
• Отсутствуют законы, уравнивающие в правахбумажные и электронные документы.
• Нет законодательных актов, разрешающихпереводить неоперативные документы, доистечения срока их хранения, на аналоговые и/илиэлектронные носители, одновременно уничтожаябумажные оригиналы.
• Нам бы не помешал и закон, требующий отгосударственных ведомств сокращать бумажныйдокументооборот и активно использовать, где этоуместно, современные технологии.
Электронные документыв опасности
«В наш электронный векмало шансов защититькакие-либо электронныедокументы, если архивистбудет ждать 25-30 лет илиболее, прежде чем сможетпринять участие в заботео них.
из отчёта «Аутентичностьэлектронных документов» -,
подготовленного дляЮНЕСКО и Международного
Совета Архивов (ICA Study 13-2), январь 2004 г.
• Не обеспечивается единый подход куправлению всеми информационными идокументационными ресурсами организации– Отсутствие внутренней нормативной базы
– Не налажен учет электронных документов
• Не обеспечивается должная информационнаябезопасность организации (по ISO 17799):– Установление сроков хранения
– Проведение экспертизы ценности
– Уничтожение документов с истекшими срокамихранения
– Долговременное хранение документов
Последствия для организации
Колоссальные проблемы с внедрением
систем электронного документооборота.
В США, по данным опросов, поставленные цели достигаются только
в 20 % всех внедрений – главным
образом, из-за того, что не учитываются
потребности деловых подразделений и
требования законодательства к
документообороту.
Последствия для организации
Законодательная база
Сами по себе законы могут лишьпомогать или мешать прогрессу. Однолишь принятие прекрасных законовничего не даст, если ни у государства, ни у коммерческих организаций нетзаинтересованности во внедрениисовременных технологий. И наоборот: там, где есть реальная необходимостьв использовании СЭД, ничто неостановит их внедрение.
Значение стандартов
«...для того, чтобы обеспечить необходимую
заботу о документах, недостаточно просто
принять законы, особенно когда в дело
вовлечены современные технологии... Внедрение стандартов практики должно идти
рука об руку с разработкой и внедрением
законодательства, чтобы добиться успеха в
управлении документами.»
Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчетподготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета
Архивов», ICA Study, 13-2, January 2004.
Трудности со стандартамипо делопроизводству и
документообороту
Стандарты крайне
необходимы всем, а вотжелания тратить на их
разработку время и
средства не наблюдается
ни у государственных
структур, ни у
коммерческих организаций.
Проблемы стандартизации
• Отсутствует единая техническая политика в
отношении СЭД, используемых в России.
• Отсутствует официально признаваемая
методика (стандарт) работы с электронными
документами, обеспечивающая признание их
юридической силы государственными
органами и судами.
• Отсутствуют методики экспертизы ценности
электронных документов, передачи их на
архивное хранение, уничтожения электронных
документов, работы с конфиденциальными и
секретными электронными документами и т.д.
Каких стандартовнам сегодня не хватает?
• Международный стандарт ИСО 15489 по управление документацией.
• Стандарты, содержащие требования к
системам электронного
документооборота.
• Стандарты по обеспечению
долговременной сохранности
электронных документов.
• Стандарты управления электронными
документами таким образом, чтобы они
могли быть приняты судами в качестве
доказательств.
• Стандарты управления отдельными
видами электронных документов, такими как электронная почта, системымгновенных сообщений, базы данных, интернет-страницы.
Каких стандартовнам сегодня не хватает?
Стандарты управленияэлектронными документами в целях
сохранения их аутентичности июридической силы
• BIP 0008:2004 «Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically»(Великобритания, опубликован 23 декабря 2003 года)
• ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging - Information storedelectronically - Recommendations for trustworthiness and reliability
• HB-171 «Guidelines for the Management of IT Evidence»(Австралия, опубликован 12 августа 2003 года)
• NF Z 42-013 «Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes» (Франция, опубликован 20 декабря 2001 года)
• CAN/CGSB-72.34 «Electronic Records as Documentary Evidence»(Канада, 2004 год)
Стандарты управленияотдельными видами электронных
документов
• ANSI/ARMA 9-2004 Requirements for Managing Electronic Messages as Records(американский национальный стандарт
"Требования по управлению
электронными сообщениями как
документами")
• NARA Guidance on Managing Web Records, January 2005 (Руководство по управлению
web-документами)
Стандарты управленияэлектронными документами с
ЭЦП
• NARA Records Management Guidance for Agencies Implementing Electronic Signature Technologies, October 18, 2000("Рекомендации по управлению
документами для государственных агентств, использующих электронные подписи")
• NARA Records Management Guidance For PKI Digital Signature Authenticated and Secured Transaction Records, March 11, 2005("Руководство по управлению документами, заверенными ЭЦП")
Кто отвечаетза делопроизводство в России?
«Если архивистов не будут привлекать к заботе
даже о бумажных документах или к разработке
систем делопроизводства, сама бумажнаясистема может прийти в упадок. В такой
ситуации мало шансов, что государство сможет
разработать надежные электронные системы. Нужно сильное и надежное законодательство, чтобы документы на любых видах носителях
хорошо управлялись.»
Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчетаподготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета Архивов», ICA Study, 13-2, January 2004
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
E-mail: [email protected]
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
107023 Москва, ул. Электрозаводская, д. 52
Телефон для контактов (они же для факсов):(095) 580-75-15
Электронная почта:Служба маркетинга: [email protected]
Служба поддержки: [email protected]
