dossier - gpomag, le magazine des dirigeants … · « optimisation des processus documentaires -...

12
24 Février - Mars 2013| 79 a dématérialisation n’est pas une fin en soi. Le retour sur investissement, « le payback », se décline sur de nombreux postes. Un retour d’autant plus rapide que les documents dématérialisés, et les données qu’ils comportent, sont automatiquement intégrés dans les différents logiciels du système d’information de l’entreprise. Étape ultime, la dématérialisation complète des processus, la gestion et le règlement des factures par exemple, se traduit par une réorganisation et une optimisation de tous les départements des organisations. D OSSIER par Patrick BRÉBION Dématérialisation, et après ? Etude Markess International : « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 » Supprimer la saisie… Comment mesurer le retour sur investissement d’un projet de dématérialisation ? Spécialiser des sites Améliorer la réactivité Retour d’expérience : Notes de frais virtualisées chez Tibco Optimiser son système d’information Externalisation de partie du métier Retour d’expérience : Quand la dématérialisation se traduit par l'externalisation de processus métiers Juridique : Les normes garantissent le respect de la réglementation en matière d'archivage électronique L Les bénéfices de la

Upload: lamnhu

Post on 10-Sep-2018

215 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

24Février - Mars 2013| n°79

a dématérialisation n’est pas une fin en soi. Le retour surinvestissement, « le payback », se décline sur de nombreux

postes. Un retour d’autant plus rapideque les documents dématérialisés, etles données qu’ils comportent, sontautomatiquement intégrés dans les différents logiciels du systèmed’information de l’entreprise. Étapeultime, la dématérialisation complètedes processus, la gestion et lerèglement des factures par exemple, se traduit par une réorganisation et une optimisation de tous lesdépartements des organisations.

DOSS IERpar Patrick BRÉBION

Dématérialisation, et après ?Etude Markess International : « Optimisationdes processus documentaires - Solutions pourles documents entrants/circulants 2012-2014 »

Supprimer la saisie…Comment mesurer le retour sur investissementd’un projet de dématérialisation ?

Spécialiser des sites

Améliorer la réactivitéRetour d’expérience : Notes de frais virtualiséeschez Tibco

Optimiser son système d’information

Externalisation de partie du métierRetour d’expérience : Quand ladématérialisation se traduit parl'externalisation de processus métiers

Juridique : Les normes garantissent lerespect de la réglementation en matièred'archivage électronique

L

Les bénéficesde la

Page 2: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

25n°79 |Février - Mars 2013

« À l'heure où le document papier fait progres -sivement place au document numérique et où les pressions s'intensifient (traçabilité, réactivité,crise économique...), la gestion des processus documentaires est inévitablement impactée », assure une étude de Markess International publiée en octobre 2012. Les constats initiauxde l'étude sont incontestables. L'année dernière,

Dématérialisation, et après ?

la quasi-totalité des décideurs interrogés ont encore reçu une bonne partie des courriers entrants sur papier. En même temps, ils avaientla volonté de les transformer en numérique dansle but d'optimiser le fonctionnement de leur organisation. Une tendance confirmée par denombreux prestataires spécialisés et éditeurs de logiciels. Les projets portant sur les factures

De plus en plus banalisée, la dématérialisation des documents et des courriers faitl'objet de nombreux projets. C'est l'occasion d'optimiser le fonctionnement, parexemple, en supprimant des tâches de saisie par la réorganisation des sites ou,même, en externalisant des tâches « métiers ». Décryptage.

dématérialisationconcrets

DOSS IER

Documation 2013 : les temps forts

• L’entreprise face aux enjeuxdu « Big Data », commentsortir l’information utile ?, le mercredi 20 mars de 11 h 30 à 12 h 45.

• La gouvernance documen-taire et de l’information faceaux défis de la mobilité,évolution des pratiques, desorganisations et des métiers,le jeudi 21 mars de 11 h 15 à 12 h 30

Page 3: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

« Optimisation des processus documentaires - Solutions pour lesdocuments entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

Basée sur une enquête menéeauprès de 115 décideurs,

l'étude a pour objet principal dedresser l'état de l'art sur les besoins des entreprises en ma-tière d’optimisation de processusdocumentaires. Un deuxièmevolet présente des prestatairesactifs sur ce marché en France. À partir des retours du terrain,l'étude décrit des pratiques actu -elles de gestion des processusassociés aux documents et cour-riers reçus et circulant à l'inté-rieur de l'entreprise. Elle iden -tifie également les bénéfices observés, ainsi que les facteurset approches mis en œuvre pourmener à bien les projets. Côtéconstat, on apprend ainsi que« un peu moins de la moitié de la chaîne [documentaire] est automatisée en 2012 ». Une auto-matisation qui a principalementconcerné les étapes de numéri-

sation des documents courriersentrants et, à l'autre bout de lachaîne, le stockage et l’archivagedes documents numériques. Etcôté projet, on apprend qu'ungrand nombre d'entreprises aprévu de mener des projets liés àla numérisation d'ici 2014. Cesderniers porteront surtout surl’identification et la classificationautomatiques des documentsgrâce aux techno logies de RAD1,la distribution, la diffusion et leroutage en interne ainsi que lesétapes d'extraction et d’intégra-tion automatique des donnéesaux applications en place (mé-tiers, ERP, gestion de contenu,etc.). A ce jour, seuls 13 % desdécideurs interrogés sont satis-faits du niveau d’optimisation at-teint par les processus documen-taires. Selon l'étude, plusieursfacteurs expliquent la relativefaiblesse de la déma té rialisation.

En tête apparaît la culture papier, encore prédo minante.Mais d'autres facteurs, commel'organisation en « silos » ouencore l'absence de workflowformalisés, expliquent cetteréalité. Dans un autre volet,l'étude décrit très concrète-ment les bénéfices générés,comme par exemple les cinqjours gagnés dans le traitementdes factures, pour une organi-sation œuvrant dans l'habitatsocial ou la division par quatredu temps de traitement dansune banque pour des demandesde clients de modification ducontrat. Un dernier volet pré-sente l'offre des prestatairessur ce marché et les classe enfonction de leur couverturefonctionnelle (LAD2, workflow,…).

1. RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)2. LAD (Lecture Automatique de Documents)

26

fournisseurs sont toujours d'actualité et concer-nent de plus en plus souvent des PME, notam-ment grâce à la maturité des offres logicielles etde stockage sur Internet en mode SaaS (Softwareas a Service). Ces dernières évitent les investis-sements lourds. C’est ainsi qu’Heliatec, PME de 180 personnes spécialisée dans le conseil etl'ingénierie, a opté pour le service en ligne SmartPDF de B-Process pour les flux de factures qu'elleémet pour Total, l'un de ses gros clients. Une démarche apparemment suivie par de nom-breuses autres PME. B-Process annonce gérerprès de 30 000 utilisateurs sur sa plate-formede facturation électronique, dont une majoritéde PME. Pour ces dernières, les solutions alter-natives, notamment basées sur de l'EDI1, ne se

justifient pas économiquement au vu des volumes de factures.Mais, loin de porter uniquement sur la seule facture, les projets de dématérialisation concernentde plus en plus souvent tous les courriers entrantsou sortants, quand il ne s'agit pas d'un projetd'entreprise visant à dématérialiser la quasi-totalité du papier dès son arrivée à la porte de l'en-treprise. Directeur marketing et communication deTessi Documents Services, Éric Jamet le confirme :« nous sommes désormais amenés à prendre encharge la totalité des traitements documentaires,et pour tous les types de documents ». Très récem-ment, une grande banque anglaise vient de lancerun projet pour dématérialiser la totalité de sesdossiers papier, soit quelques 140 millions dedocuments par an. Si les motivations financièresjustifiant ces projets sont parfois pragmatiques– limiter le nombre de m2 dédiés au stockagedes documents, réduire les envois postaux, etc., –les répercussions touchent profondément l'orga -nisation des entreprises ; et sont l'occasion d'enoptimiser le fonctionnement. ■

Les bénéfices concrets de la dématérialisationDOSS IER

Février - Mars 2013| n°79

Actualité produit

Neopost accompagne

les entreprises dans la

dématérialisation de

leurs documents

Avec sa nouvelle solu-tion NeoTouch, Neopostpropose une prestationpermettant aux entre-prises d'envoyer leursdocuments directementdepuis leur PC. Solution 100 % à la de-mande, NeoTouch estaccessible 24h/24. Cetteprestation, entièrementsécurisée, permet de bé-néficier du tarif industrieldès le premier pli expédié.

1. EDI (Échangede DonnéesInformatisées)

Page 4: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

BUSINESS PROCESS OUTSOURCING

documents entrants

SOLUTIONS ET TECHNOLOGIES

ÉDITIQUE ET COMMUNICATION MULTICANAL

Dématérialisation des documents et processus métiers

Découvrez toutes nos prestations et solutions sur notre nouveau site web

www.tessidocumentsservices.fr

Des expertises et

solutions à la hauteur

de vos projets

solutions à la hauteur

Des expertises et

solutions à la hauteur

Des expertises et

solutions à la hauteur

de vos pr

ojetsprro

Découvr

.tessidocumentsservices.frwwwestations et solutions sur notrez toutes nos prDécouvr

.tessidocumentsservices.frestations et solutions sur notr

.tessidocumentsservices.fre nouveau site webestations et solutions sur notr

Page 5: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

28

La première étape, quasi banalisée et basée sur deslogiciels de Lecture automatique des documents(LAD) et de reconnaissance des caractères, se traduit désormais, presque à chaque fois, par larécupération automatique de tout ou partie desinformations contenues dans les documents (montant, TVA, numéro de client, date, mots-clés,etc.) et par leur versement automatique dans leslogiciels métiers, comptables notamment. Loind'être mineure, cette étape évite d'abord destâches de saisie, et les contrôles associés, dans leslogiciels métiers. Si l'automatisation complèten'est pas possible, en cas de doute dans la recon-naissance des informations, les logiciels facilitentl'identification des cas litigieux. Cette étape, ditede vidéocodage, reste beaucoup moins lourde quela saisie antérieure et ne mobilise que très peu deressources. Une première optimisation qui ne vapas parfois sans poser des questions sensibles.Que faire des équipes dédiées à la saisie ? Dans

de nombreux cas, elles peuvent être affectées àd'autres tâches. Directeur communication et marketing d'Everial, Olivier Faura le constate :« Dans une entreprise de location de matériel deBTP, des équipes libérées d'une partie des tâchesde saisie font désormais davantage de contrôle degestion que de traitement comptable ». De soncôté, Mutuaide Assistance, société d'assistancegénéraliste, filiale de Groupama, a choisi Accelya,spécialiste de la dématérialisation des factures etdes flux dématérialisés. Un choix motivé par la croissance de son activité, l’augmentationconstante du volume de dossiers et par conséquentdu besoin en ressources humaines pour les traiter,et qui a permis de dématérialiser fiscalement ses400 000 factures fournisseurs. « Dans un contextede forte croissance, ce projet nous a permis demieux maîtriser nos effectifs, et surtout de les faireévoluer vers des tâches informatisées et à plus fortevaleur ajoutée, telles que la gestion des prestataires

Les bénéfices concrets de la dématérialisationDOSS IER

Février - Mars 2013| n°79

Supprimer la saisieLes conséquences se déclinent, en effet, sur de nombreux aspects. Comme l'étaye l'étude de Markess, la dématérialisation se traduit globalement par une optimisation desprocessus métier, de la commande à la facturation en passant par tous les métiersd'une organisation.

Trois questions à…Comment mesurer le retoursur investissement d’un projet de dématérialisation ? > Le retour sur investissement ou le« payback » se décline différemmentselon les entreprises. Dans la plupartdes cas, la durée s’étale sur une ou deux années. Les gains les plus

évidents portent sur les économies de papiers, d’envoispostaux, de photocopies, de mètres carrés de stockage,etc. Des gains souvent faibles, mais les bénéfices les plusimportants portent sur la productivité.

Comment cela se concrétise-t-il ?> Dans la plupart des projets, la dématérialisation se traduit par des gains de productivité sensibles. Quel quesoit le type de document concerné (dossier client ou facturefournisseur), l’automatisation de l’extraction des données

des documents par exemple, se traduit par une diminutiondes temps de traitement. De façon très globale, ces tempssont globalement divisés par deux. L’un des impacts le plusmesurable découle de la dématérialisation des factures.Passer au numérique permet d’optimiser la trésorerie engagnant de 3 à 4 jours sur l’encaissement. Un gain finan-cier qui peut représenter jusqu’à 1 % du chiffre d’affaires.

Quels sont les autres « effets secondaires » ?> La dématérialisation a d’autres conséquences qui, engénéral, optimisent le fonctionnement des organisations.Ces dernières sont cependant rarement prises en comptedans le calcul du retour sur investissement parce qu’ellessont difficiles à quantifier. Il s’agit par exemple d’accroîtrela visibilité sur les processus, par exemple pour savoir oùen est la validation d’une facture, ou encore, de raccourcirles délais pour répondre à une demande client. Ce qui setraduit par une amélioration du service client. ■

Jean-Michel BÉRARDPrésident du directoire

de l’éditeur Esker

WorkflowLe terme de Workflow(traduisez littéralement« flux de travail ») signifieGestion électronique desprocessus métier.C'est la représentationd'une suite de tâches ouopérations effectuées parune personne, un groupede personnes, unorganisme, etc.De façon pratique, unWorkflow peut décrire :• Le circuit de validation.• Les tâches à accomplir

entre les différents. acteurs d'un processus.

• Les délais à respecter.• Les modes de validation.

Rappel

Page 6: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

29

Les bénéfices concrets de la dématérialisation DOSS IER

n°79 |Février - Mars 2013

Olivier Faura d'Everial, décrit le cas de cette sociétéde location de matériel pour BTP comptant unesoixantaine d'agences : « Ces dernières recevaientet traitaient sur place les factures fournisseurs dansle logiciel de comptabilité. Depuis la mise en placedu projet, elles se limitent à numériser les factures.Ces dernières sont envoyées sur un seul site en numérique, un logiciel de reconnaissance récupèreles données et les verse dans l'ERP. L'économie surce traitement est de l'ordre de 60 % ». Même logique pour le deuxième exemple donné par Olivier

Faura : « Un groupe mutualiste était réparti sur 14implantations sur le territoire. Chacune d'entreelles géraient ses flux de feuilles de soins, de factures,etc. Depuis le projet qui a permis de centraliser etde relocaliser les traitements, ces centres ont puêtre spécialisés, dans la prévoyance, la santé, etc. ».Dans un grande banque française de réseaux, « ladématériali sation des dossiers de crédit immobilieret des dossiers de succession a impacté positi -vement l'organisation », constate également ÉricJamet de Tessi Documents Services. ■

Spécialiser des sites

et fournisseurs, la mise à jour des dossiers en tempsréel, la négociation… » commente Romain Tanguy,secrétaire général de Mutuaide Assistance. « Ladématérialisation trouve tout à fait sa place dansla stratégie globale de l'entreprise : trouver dutemps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée,utiliser les outils informatisés pour une meilleuregestion du temps, travailler également sur la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) ». ■

Olivier FAURADirecteur communication

et marketing d'Everial

“Les équipes libérées d'une partie des tâches de saisie font

désormais davantage de contrôlede gestion que de traitement

comptable”

Encore plus impactant, la capture peut également s'accompagner d'une réorgani-sation d'entreprises multisites et se traduire par la spécialisation de chaque centresur une tâche donnée.

Le système d’ouverture Red 72 couplé au scanner AS7200 de Pitney

Bowes offre une solution pour l’ouver-ture sur multiples côtés, l’extraction

et la numérisation du courrier, en uneseule opération et par un unique

opérateur. La dématérialisation ainsiintégrée à l’extraction permet d’éliminer

la phase de préparation manuelle desdocuments pour une productivité accrue.

Equipé de lecture OCR, CMC7 et code-barres, le scanner permet de traiter

tous types de documents jusqu’à 7 200pages/heure et génère des fichiers

standards pour une intégration simpleà tout système de GED. ■

Un ouvre-lettre

qui numérise...

Page 7: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

30

Les bénéfices concrets de la dématérialisationDOSS IER

Février - Mars 2013| n°79

Optimiser son système d’information

Société civile pour l’administration des droits des artistes et musiciens interprètes, l'Adamigère 56 000 artistes et plusieurs millions de références d'œuvres sonores et audiovisuelles.Dans le cadre de la refonte de son système d'information, la société a choisi la dématéria-lisation complète de tous les flux papier et deleur intégration dans ses logiciels métiers.

La dématérialisation est aussi l'occasion de repenser l'organisation de son systèmed'information.

En théorie, un certain volume la justifie. Rapide-ment cependant, gérer ses documents à traversWindows devient une gageure et installer un logiciel de GED devient indispensable. Cet outilimpacte également l'organisation. Couplée à deslogiciels de workflow, qui reproduisent les circuitsd'approbation, de notes de frais, d'engagement,de publication, de dépenses, etc., la GED facilitel'envoi du bon document, dans la bannette électronique de la bonne personne. Dématéria -lisés, ces circuits deviennent indépendants de lalocalisation physique des collaborateurs. Ils ac-célèrent les validations, les prises de décision,dans le cadre de réponse à des appels d'offrespar exemple. Autre aspect, l'intégration des données capturéespar les logiciels s'accompagne souvent d'un lienentre les applications métiers, de comptabilité,de suivi de commande, etc., et la gestion élec-tronique des documents. L'opérateur peut alorsinstantanément, et à partir de son applicationmétier, accéder aux versions numériques descourriers et autres documents. Le système lui indique par exemple qu'un virement a été effec-tué et fait apparaître sur son écran le courrieren format pdf ou en format image, envoyé laveille par le client. Techniquement, ce couplageentre le logiciel de GED et les applications métiersreste relativement facile à mettre en œuvre.Conséquence, il améliore notablement la relation

Au-delà de l’élimination pure et simple du papier,l'objectif est de faciliter le traitement des fluxet le contrôle. La mise en place du traitementde la « chaîne » documentaire touche aussi lesdocuments sortants. Elle facilite par exempleles modifications à apporter dans des contrats.Responsable marketing et communication deBusiness Document, Karine Malézieux l'explique :

Notes de frais visualiséeschez Tibco

L'objectif du projet étaitbien délimité. Il s'agissaitde rationaliser, sécuriseret fluidifier la gestion desfeuilles de temps, desnotes de frais et des justi-ficatifs associés. Le projeta d'abord été déployédans un premier tempsau sein du seul départe-ment Tibco Services, quicompte 370 collabora-teurs, ce qui représente

environ 1700 justificatifs mensuels. Ceci, afinde tester la solution et d'assurer la réussite d'unprojet de dématérialisation plus global. « Surun plan technologique, les approches proposéesétaient très différentes. Nous avons très vite étéconvaincus par la solution Perceptive Contentde Perceptive Software, pour ses aspects nonintrusifs et le Learn Mode qui permet une inté-gration à notre système d'information sans dé-veloppement spécifique », se souvient Lydia Breton, DSI de Tibco. En quelques semaines,l'interface Web de dépôt des documents et unpool de scanners on été déployés dans l'ensem-ble des agences du groupe. « Mais le déplace-ment en agence n'est pas obligatoire, tient àsouligner la DSI. Nos agents peuvent égalementscanner leurs justificatifs chez eux s'ils disposentdu matériel adéquat, ou encore plus simplementles photographier via leur smartphone et les en-voyer sur l'interface ». Et le résultat ne s'est pasfait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou lecourrier interne, les opérationnels se prennentau jeu et scannent ou photographient leurs do-cuments avec la plus grande régularité. « Celanous suffit, poursuit Lydia Breton. Nous n'exi-geons pas l'envoi papier dans un second temps :nos agents les conservent s'ils le souhaitent maisce n'est pas obligatoire ». Pari réussi donc. ■

Retour d’expérience

client parce qu'il annule quasiment les temps derecherche des documents. ■

Étape suivante et complémentaire de la capture,l'installation d'un logiciel de gestion électroniquedes documents n'est pas impérative.

Améliorer la réactivité

© U

ncle

sam

- Fo

tolia

Lydia BRETONDSI de Tibco

Page 8: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

31

Les bénéfices concrets de la dématérialisation DOSS IER

n°79 |Février - Mars 2013

Les prestataires spécialisés comme Docapost DPSet Tessi Documents Services, entre autres, ontlargement étendu le périmètre des prestations« jusqu'à l'externalisation complète des traite-ments documentaires, incluant l'extraction, l'indexation, la livraison des données, l'archivage,etc. », précise Éric Jamet de Tessi Documents Services. Même démarche pour la division

dématérialisation de Docapost DPS qui proposede prendre en charge tout type de document,factures, paies, relevés, contrats, etc. Des pres-tations qui peuvent s'effectuer chez le prestataire,Docapost par exemple, ou sur le site du clientavec des équipes du prestataire. Les prestationsproposées vont jusqu'à la prise en charge de traitement métier. (cf. encadré) ■

Externalisation de partie du métier

« Dans le cadre d'une prestationd'externalisation, nous prenonsen charge le traitement des dossiers de crédit et de succes-sion pour une grande banque deréseaux. L’ensemble des opéra-tions de numérisation en masse,ou au fil de l’eau, en provenancedes agences, de vidéocodagescomplémentaires aux étapes decapture automatique (LAD-RAD)et de contrôle, sont réaliséesdans nos locaux. Ces étapes sedéroulent depuis notre outil depilotage de flux BOS ManagerDocuments. Après ces étapes

de dématérialisation, nous nous occupons d’une partie des contrôles métiers réglemen-taires, comme le contrôle de lacomplétude des dossiers de crédit et de succession. Nousprenons également en chargel'archivage en GED, en respec-tant toutes les contraintes réglementaires, via notre solution Docubase accessible en mode SaaS pour le client depuis notre datacenter de Bordeaux. Plus complexe, nous prenons enfin en chargecertains traitements métiers,

par exemple, pour les dossiersde succession inférieurs à 100 000 €. Un traitement qui va jusqu'à l'accord d'une pré-autorisation de déblocagedes fonds de la succession. Pour cela, nous accédons auxappli cations informatiques duclient, via des écrans connectés accessibles à travers un réseau sécurisé. La banquereste bien sûr seule décisionnaire ». ■

Éric JAMETDirecteur marketing de Tessi Documents Services

Encore plus radical, un projet de dématérialisation peut être l'occasion d'externa-liser non seulement les étapes techniques, de contrôle des données par exemple,mais aussi métier.

« Notre outil Bdoc Suite pour les banques, permet de composer des dossiers et différents éléments à partir du référentiel documentaire et de les personnaliser avant édition. Des fonctionscouplées à un workflow documentaire, par exemple,

pour faire valider et modifier directement, si besoin,un contrat par le service juridique sans revenir enarrière ». Une intégration entre les logiciels quifluidifie le traitement documentaire et limite lenombre de logiciels nécessaires. ■

“Notre outilBdoc Suite

pour lesbanques,

permet de composer des

dossiers et différents éléments

à partir du référentiel

documentaire

Karine MALÉZIEUXResponsable marketing et communication de

Business Document

© E

lena

thew

ise -

Foto

lia

Quand la dématérialisation se traduitpar l'externalisation de processus métiers

Page 9: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

Depuis 2000, la loi n°2000-230 du 13 mars aconféré à l’écrit électronique la même force probante qu’à l’écrit papier. En d'autres mots, leCode civil pose le principe que « l’écrit sur supportélectronique a la même force probante que l’écritsur support papier ». Une facture au format nu-mérique, pdf par exemple, peut donc, au mêmetitre qu'une facture papier, servir d'élément depreuve dans un contentieux. Le législateur a ce-pendant introduit des conditions. La personnedont il émane doit pouvoir « être dûment identi-fiée » et le document doit être « établi et conservédans des conditions de nature à en garantir l’in-tégrité ». Les moyens mis en œuvre pour ce fairene sont pas précisés techniquement par le légis-lateur. Différentes solutions sont disponibles sur le marché. Elles reposent sur la signatureélectronique pour répondre à la contrainte d'authentification, et sur différentes technologiespour celle de l'intégrité. Les documents sont éga-lement horodatés par une société, en général ex-terne, pour garantir la date apposée au document. Pour garantir qu'ils respectaient bien la régle-mentation, les prestataires ont travaillé depuisplusieurs années sur des normes attestant de cerespect. Plusieurs familles de normes répondent

à ces besoins. Certaines portent sur la gestiondu système d'archivage, d'autres sur les aspectstechniques. La norme ISO 15489 est dédiée àl'archivage électronique. Outre le respect des aspects réglementaires, cette dernière vise plusglobalement à garantir que les documents sontcréés, archivés et organisés d'une manière perti-nente. Parmi les dernières normes validées, on peutciter la plus importante, la ISO/FDIS 14641-1.,qui spécifie la conception et le fonctionnementd'un système d'informations pour la conservationd’informations électroniques. Validée depuis le15 janvier 2012, cette norme décrit le cadre tech-nique à la base de systèmes d’archivage électro-nique (SAE) respectant les dispositions légaleset/ou réglementaires. Très concrètement, le respectde cette norme est censé garantir l’intégrité, lapérennité, la sécurité et la traçabilité des do -cuments conservés dans ces SAE et, par la suite,garantir leur valeur probatoire en cas delitiges. ■

Sources : Livre blanc d’Everial « Dématérialisation et archivageprobant des documents éléctroniques dans le contexte juridiquefrançais » ; Fedisa ; FNTC.

Les normes garantissent le respect de la réglementation en matière d'archivage électronique

32

Les bénéfices concrets de la dématérialisationDOSS IER

Février - Mars 2013| n°79

Associations à suivre en matière de normes

En matière d’archivage électronique, la normalisation n’estpas encore achevée. Respecter la réglementation pour une

facture au format numérique ou pour l’ensemble de son système archivistique ne fait pas appel aux mêmes normes. Cequi impose de connaître les travaux en cours sur la question.En France, quelques associations regroupent la majeure partiedes spécialistes du domaine. Et comportent des groupes detravail par exemple sur le coffre-fort électronique.

Voici les associations les plus actives :www.fedisa.euwww.aproged.comwww.fntc.org

La 19e édition du salon Documationréunira, les 20 et 21 mars 2013 au CNIT Paris LaDéfense, plus de175 exposants et6 000 visiteursautour desinnovations et des grands enjeuxde gestion desdonnées et descontenus, grâce à la dématérialisation,les outils de recherche, de création, d’orga nisation,d’archivage, departage et dediffusion de l’infor mation en entreprise. Pour plus d’infos :www.documation.fr

Salon.

© S

pect

ral-D

esig

n - F

otol

ia

Page 10: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

33n°79 |Février - Mars 2013

d’ExpertA v i s

GPO Magazine : Quels sont les enjeuxliés à l’automatisation des processus ?Olivier Faura : L’automatisation des pro-cessus par la dématérialisation des fluxdocumentaires et d’information permetd’améliorer et d’optimiser les organisa-tions. Elle peut accélérer le traitement desflux entrants, circulants et sortants, ré-duire les coûts inhérents et permettre de générer plus d'activités à structureéquivalente. Dans le contexte de re-cherche de productivité et compétitivité,c’est un facteur d’économies essentiel.

GPO Magazine : À chaque processusdématérialisé, ses bénéfices ?O. F. : En effet. La dématérialisation desflux entrants permet une capture automatique des données et/ou des do -cuments puis leur diffusion électro-nique. Les collaborateurs, notammentmobiles, ont ainsi accès à leurs courriersen temps réel et gagnent en réactivité. La dématérialisation des flux circulants(les workflow) assure, pour sa part, lescircuits complets de validation des documents (notes de frais, validation defactures fournisseur, documents intersites,…). Une démarche qui facilite ladiffusion de l’information et réduit lestemps et les coûts de traitement admi-nistratif des documents concernés.Enfin avec la dématérialisation des fluxsortants, nous traitons simultanémentles processus physiques et électroniquesdu courrier sortant : factures clients,bulletins de paie …, connectés à une so-lution d’archivage électronique probant. Globalement, l’entreprise gagne en coûts,en efficacité et en sécurité. Mais surtout,la dématérialisation de la chaîne com-plète du traitement de ces documentsoffre de nombreuses opportunités entermes de valorisation du contenu.

GPO Magazine : Comment valoriser lesdocuments et données dématérialisés ?O. F. : Dans un environnement devenutrès mouvant, l’accès à l’informationutile contenue dans les supports papierdématérialisés ou nativement électro-niques est devenue stratégique : êtreplus réactif que les concurrents pour innover ou proposer des offres ciblées,apporter de la satisfaction client en accélérant les temps de réponse, réduireles risques par la carence d’une infor-mation probante, limiter la duplicationde la même information, …Au-delà de la simple mise en place d’unprojet de dématérialisation, la capa citéà organiser en amont l’ensemble de ses flux documentaires, à extraire lesdonnées, à disposer de plates-formes destockage sécurisées et d’outils d’accèsà cette information utile est essentielle.Dans le cas de la relation client, la déma-térialisation permet d'extraire et d'enri-chir les données et informations néces-saires à la mise en place, par exemple, decampagnes marketing ciblées. Dans lecas des processus métiers de l’entreprise,la valorisation des données dématériali-sées passe par la capacité de l’entrepriseà rechercher, sur ses bases de données,une information qui peut être contex-tuelle, structurée ou non structurée. L’objectif pour l’entreprise, ici, consiste àavoir accès à l’ensemble de son infor -mation utile à la gestion de sa stratégieet de ses demandes clients.

GPO Magazine : Des approches danslesquelles Everial s’est engagé ?O. F. : L’efficacité des processus métiers(BPO) et la valorisation de la relationclient (CRM) dépendent de la capacitédes entreprises à optimiser leurs fluxd’information et leurs campagnes mar-

keting cross canal. Or, avec l’acquisitionen 2011 de ces expertises, le Groupe Everial est devenu l’un des leaders dusecteur. Outre l’accompagnement de nosclients en conseil et pilotage de projet dedématérialisation, nous proposons auxentreprises de toute taille une approcheà cinq niveaux : dématérialisation desflux entrants, circulants et sortants, hébergement et archivage des donnéeset des documents, intégration des données dans les systèmes d’informationinternes ou externes, moteur de recher -che unifiée et portail GED, système devalorisation de la donnée CRM avec desoutils de datamining et de scoring, per-mettant de chercher et de croiser des informations. Everial, fort de plus de 20 ans d’expertise en archivage des do-cuments, apporte ainsi aux entreprisesdes solutions globales et personnaliséespour répondre à leurs besoins d’optimi-sation des flux d’information dans lecadre de la gestion de la relation client(CRM) et des processus métier (BPO). ■

Everial CRM : valorisez vos fluxd’information !Au-delà des gains de temps et de la rationalisation des coûts, ladématérialisation peut également conduire à la valorisation del’information et à l’optimisation de la relation client. Le point surun savoir-faire qui séduit de plus en plus les PME avec OlivierFaura, directeur marketing et communication du Groupe Everial.

Lignes OPEXOuverture / numérisation / tri / traitement

Pour en savoir plus

N°Azur : 0811 23 12 12e-mail : [email protected]

Le Groupe Everial

• CA de près de 90 M€, 1 200 collaborateurs • 20 sites en France et à l'étranger• + de 5 500 clients, tous secteurs d'activités

Everial CRM/BPO

• 18 millions de courriers entrants par an• 30 millions de courriers sortants • Gestion et enrichissement des bases de

données client

RencontrezEverial sur

le salon Documation

Stand G15, les 20 et 21 mars

au CNIT- Paris

La Défense

À noter

Page 11: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

GPO Magazine : En quoi la dématé-rialisation en mode Cloud répond-elle aux enjeux des PME et des ETI ?Jean-Michel Bérard : La dématériali-sation de documents implique le recoursà de nombreuses technologies : lectureautomatique de documents, gestion deworkflow , envoi de documents électro-niques ou encore archivage électroniquede longue durée, etc. Des technologiessouvent complexes, longues et coû-teuses à déployer, qui rendent la dé -matérialisation hors de portée pour les PME. À l’inverse, lorsqu’elles sont proposées en mode Cloud, à savoir hébergées chez le fournisseur et dispo-nibles à la demande et à l’usage, ellesdeviennent accessibles à un plus grandnombre d’entreprises, et en particulieraux PME et ETI. Grâce au Cloud, les PMEont désormais accès aux technologiesde la dématérialisation à un moindrecoût et ce, quel que soit le volume defactures qu’elles ont à traiter.

GPO Magazine : Quelle est l’exper-tise d’Esker en la matière ?J.-M. B. : Esker est, depuis 1985, un acteur de la dématérialisation et del’automatisation des processus docu-mentaires. En 2000, la société a faitévoluer ses produits de serveurs de fax pour les transformer en une solutiond'automatisation et de dématérialisationde documents avec Esker DeliveryWare.En 2004, la société a ensuite fait le paridu SaaS (Software as a Service) et duCloud et a lancé, en 2005, FlyDoc, premier service de courrier en ligne. Cetteoffre permet de proposer aux entreprisesune gestion externalisée de l'envoi deleurs courriers, fax, e-mail et SMS. Depuiscette période, le développement des offres SaaS et Cloud Computing estl’une des principales priorités d’Eskeravec des offres de dématérialisation desfactures clients, fournisseurs ou encorecommandes clients.

GPO Magazine : Pour valoriser votresavoir-faire autour du Cloud, vousavez fait le choix de la certification ?J.-M. B. : En effet, depuis plusieursannées, Esker s’attache à faire valideret certifier son expertise en matière de Cloud. Après avoir obtenu la certi-fication SAS 70, nous venons de décrocher les nouveaux labels qui laremplacent, SSAE 16 (Statement on Standards for Attestation Enga -gements) et ISAE 3402 (InternationalStandard on Assurance Engagements)pour nos solutions de dématériali -sation à la demande. Ces certificationsvalident la qualité et l’intégrité des processus de contrôles internesd’Esker auprès de nos clients. Nousavons également obtenu la certifi -cation « Safe Harbor » qui garantit à

nos clients la confidentialité des données qu’ils nous confient.

GPO Magazine : Quels sont les retourssur investissement (ROI) des solutionsde dématérialisation ?J.-M. B. : Pour les solutions de dématé-rialisation de documents sortants (fac-tures clients notamment), la mise enplace peut être réalisée en moins d’unesemaine et le client peut, dans une certaine mesure, en réaliser une partie lui-même. Le déploiement d’une solution dedématérialisation de documents entrants(par exemple commandes clients ou fac-tures fournisseurs) est plus complexe, caril implique une intégration sophistiquéeavec l’ERP. Il peut prendre entre 1 et 3mois pour les PME et jusqu’à 6 mois pourles grands comptes. Quoiqu’il en soit, leROI est mesurable dès le premier docu-ment dématérialisé, hors frais de mise enœuvre. La dématérialisation permet ainside diviser par deux le coût de traitementd’un document et procure de nombreuxautres bénéfices, telle que l’améliorationdu BFR, de la trésorerie de l’entreprise ouencore de la satisfaction client. Enfin,lorsqu’elles sont déployées en modeSaaS, ces solutions garantissent égale-ment un très haut niveau de sécurisationdes données. ■

d’ExpertA v i s

Esker, acteur historique de la dématérialisationEn proposant des solutions en mode Cloud Computing,Esker rend accessible la dématérialisation aux PME et aux ETI*. Entretien avec Jean-Michel Bérard, présidentd’Esker.Jean-Michel BÉRARD

Président d’Esker

Pour en savoir plus

ESKER SA

10 rue des Émeraudes69006 Lyon - FranceTél. : +33 (0)4 72 83 46 46E-mail : [email protected] 34

Février - Mars 2013| n°79

*Entreprises de Taille Intermédiaire

Les métiers d’Esker

Esker a pour vocation d’accom-pagner les entreprises à s’af-franchir progressivement desdocuments papiers dans leursprocessus de gestion. A cet effet,Esker propose des solutions de dématérialisation des docu-ments liées à la chaîne desachats et des factures fournis-seurs d’une part, et à la prise de commande et des facturesclients d’autre part. L’offre d’Esker se décline en mode licence (On Premise) ou Cloud/SaaS (On demand).

RetrouvezEsker surle salon Documationstand D03

À noter

Page 12: DOSSIER - GPOMag, le magazine des dirigeants … · « Optimisation des processus documentaires - Solutions pour les documents entrants/circulants 2012-2014 », étude Markess International

35

n°79 |Février - Mars 2013

GPO Magazine : Quels sont les enjeuxde la dématérialisation des factures ?David Brillet : Les enjeux des PME sontassez proches de ceux des grandscomptes. Il s’agit souvent de répondreà une demande de dématérialisationd’un client important ou d’un fournis-seur stratégique. Les PME s’engagentégalement dans cette démarche pouroptimiser leurs coûts et leurs processusde gestion des factures. Enfin, la déma-térialisation leur apporte un ROI rapidelié à une forte réduction des coûts demain-d’œuvre et des frais de traitementdes factures. Elle contribue aussi àl’amélioration du service au client et àsa fidélisation, voire même à laconquête de nouveaux clients.

Quelles sont les étapes clés du projet ?D.B. : Il faut d’abord positionner sonprojet : concerne-t-il les factures four-nisseurs ou clients ? Ensuite, il convientde cartographier les clients et/ou lesfournisseurs en fonction de leur volumede factures et de leur importance stra-tégique. L’entreprise doit aussi fairel’état des lieux de l’existant et se fixerdes objectifs atteignables. Il faut, parailleurs, définir le service de dématéria-lisation des factures qui soit le mieuxadapté à chaque type de fournisseur oude client (EDI, PDF signé…). Enfin, l’en-treprise doit appliquer une stratégie dedéploiement avec des cibles prioritaireset des campagnes de communicationauprès de ses clients et fournisseurs.

Quels sont les facteurs clés de succès ?D.B. : Il est important de mettre en placeune équipe projet orchestrée par la DAFou la DG et de bien définir ses objectifset les étapes de mise en œuvre du projet.L’accompagnement au changement est,en interne également, indispensable. Enfin, il est fortement recommandé des’appuyer sur un expert de la dématéria-lisation, capable de prendre en charge lacomplexité technique, juridique et fiscaled’un tel projet, et d’accompagner l’entre-prise dans la communication auprès deses clients et fournisseurs. ■

d’ExpertA v i s

Accelya : la dématérialisation des factures sur mesureQuestions à David Brillet, responsable commercial Clear’ Invoice chez Accelya.

David BRILLETResponsable commercial Clear’ Invoice chez Accelya

w w w . a c c e l y a . f r / m i c r o _ c l e a r i n v o i c e

Accelya,votre partenaire pour une dématérialisation des factures adaptée

La simplicité, c’estla complexité maîtrisée

D E M A T E R I A L I S A T I O N D E S F A C T U R E S

Pour en savoir plusTél. : 01 47 29 76 54E-mail : [email protected]