dokuplan mÃ¶lndalbostÃ¤der ab 2019-08-23 wordversionen · ,qohgqlqj (qoljw dunlyuhjohphqwh i|u...

$: Dokuplan MÃ¶lndalbostÃ¤der AB 2019-08-23 Wordversionen · ,qohgqlqj (qoljw dunlyuhjohphqwh i|u 0|oqgdov vwdg vndoo ydumh p\qgljkhw xssulwwd hq sodq grnxphqwkdqwhulqjvsodq vrp$
Dokumenthanteringsplan Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB 2019-08-23

Inledning

Enligt arkivreglemente för Mölndals stad (2015-10-21) skall varje myndighet upprätta en plan (dokumenthanteringsplan) som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Planen skall vara processbaserad och revideras kontinuerligt. Planen skall fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av myndigheten och ge en heltäckande beskrivning av vilken dokumentation som finns att tillgå inom dess verksamhetsområde. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen, övriga nämnder, revisorerna, samt andra kommunala organ med självständig ställning. Dokumenthanteringsplanen är Mölndalsbostäders gallringsbeslut och reglerar vilka handlingar som bevaras och förstörs, samt tidsfrister för leverans till Stadsarkivet. En dokumenthanteringsplan skal kontinuerligt revideras. Beslut om eventuella ändringar och tillägg fattas av Mölndalsbostäders styrelse efter samråd med arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen).

Struktur

I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras hos Mölndalsbostäder AB utifrån deras processer enligt upprättad klassificeringsstruktur. 1. Styrning, planering och uppföljning

1.1. Verksamhetsstyrning 1.1.1. Hantera styrelse och årsstämma 1.1.2. Fatta verksamhetsbeslut 1.1.3. Ta fram policy och styrdokument 1.1.4. Dokumentera bolagets ägande 1.1.5. Hantera personuppgifter

1.2. Planering, uppföljning och utveckling 1.2.1. Hantera ledningens genomgång 1.2.2. Ta fram mätningar och analyser 1.2.3. Hantera interkontroll och granskning 1.2.4. Ta fram budget 1.2.5. Ta fram årsredovisning 1.2.6. Hantera förbättringsförslag och avvikelser

1.3. Samverkan 1.3.1. Samverka med personal 1.3.2. Samverka med kommun 1.3.3. Samverka och förhandla med fackliga organisationer 1.3.4. Samverka och förhandla i hyresfrågor

2. Verksamhetsstöd 2.1. Ekonomi redovisning

2.1.1. Hantera leverantörsfakturor 2.1.2. Hantera kundfakturering 2.1.3. Hantera månadsdebitering 2.1.4. Administrera löpande bokföring 2.1.5. Ta fram bokslut

2.2. Finansiering 2.2.1. Administrera lån och finans

2.3. Inköp och upphandling 2.3.1. Hantera inköp 2.3.2. Direktupphandling 2.3.3. Hantera offentlig upphandling 2.3.4. Hantera avtal

2.4. Personalresurser 2.4.1. Rekrytera och anställa 2.4.2. Introducera medarbetare 2.4.3. Administrera anställningar 2.4.4. Utveckla och utbilda 2.4.5. Administrera löner 2.4.6. Hantera företagshälsovård och rehabilitering 2.4.7. Administrera pensioner

2.5. Infrastruktur; IT och maskiner 2.5.1. Förvalta IT-stöd och system 2.5.2. Förvalta maskiner och övrig utrustning

2.6. Miljö; arbetsmiljö och säkerhetsarbete 2.6.1. Planera för nödläge 2.6.2. Bedriva arbetsmiljöarbete 2.6.3. Bedriva miljöarbete

2.7. Informationshantering 2.7.1. Hantera post 2.7.2. Diarieföra och redovisa allmän handling 2.7.3. Hantera utlämnande av allmän handling 2.7.4. Arkivering

2.8. Marknadsföring och kommunikation 2.8.1. Marknadsföring och information extern 2.8.2. Administration av intern information 2.8.3. Hantera sponsring

3. Ny-, om och tillbyggnad 3.1 Hantera nyproduktion

3.1. Hantera nyproduktion 3.2. Hantera planerat och löpande underhåll

4. Projekt 4.1. Bedriva interna projekt

5. Boservice 5.1. Hyresadministration

5.1.1. Hantera uthyrning och uppsägning 5.1.2. Hantera förtursärenden 5.1.3. Hantera administration av blockuthyrning 5.1.4. Genomföra besiktning 5.1.5. Hantera synpunkts- och störningsärenden 5.1.6. Administrera kravhantering 5.1.7. Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

5.1.8. Hantera dödsfall i lägenhet 5.1.9. Hantera Plusval 5.1.10. Hantera men i nyttjandet

5.2. Lokalhyresadministration 5.2.1. Hantera uthyrning av lokal 5.2.2. Hantera uppsägning av lokalkontrakt 5.2.3. Hantera överlåtelse av verksamhet 5.2.4. Hantera uppläggning av blockuthyrning

5.3. Drift och service av fastigheter och hyresobjekt 5.3.1. Hantera felanmälningar 5.3.2. Hantera inre och yttre skötsel 5.3.3. Informationshantering för lås- och passersystem

5.4. Kundmottagning

Arkivbeskrivning

Historik

År 1917 bildades Fässbergs Bostads AB, en del av grunden till det som idag är Mölndalsbostäder. Bolaget ägdes av Mölndals stad. År 1947 bildades Stiftelsen Hyresbostäder AB i Mölndal som 1988/89 blev Stiftelsen Mölndalsbostäder. Fässberg Bostads AB övertog år 1994 Stiftelsen Mölndalsbostäder. Stiftelsen permuterades och verksamheten fick sitt nuvarande namn Mölndalsbostäder AB. Mellan 1947 och 1998 sköttes förvaltningen av fastighetsbeståndet av HSB Mölndal. Mölndalsbostäder samverkades dessutom med HSB inom områdena kontorsservice och datortjänster. Man delade även lokaler. Servicen var lokaliserad till Frölundagatan 39 och kontoren fanns på Brogatan 2. År 2001 samlades Mölndalsbostäder verksamheter i lokalerna på den nuvarande adressen, Häradsgatan 1.

Verksamhetsbeskrivning

Mölndalsbostäder AB:s verksamhet syftar till att nyproducera, utveckla och förvalta fastigheter inom Mölndal. Bolagets huvuduppdrag är att utveckla attraktiva bostäder åt alla bostadskonsumenter. Bolagets strategier för att uppnå detta består bl. a. av köp, försäljning och nyproduktion, samt genom ett eget markinnehav på strategiskt viktiga platser. Bolaget ägs av Kvarnfallet Mölndal AB som i sin tur ägs av Mölndals stad. Styrelsen utses av kommunfullmäktige och ledamöter utses efter den mandatfördelning som blivit resultatet av dt senaste kommunalvalet. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Styrelsen uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning. VD skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen skall besluta i ärenden som inte anses löpande, det vill säga av osedvanlig karaktär eller av stor betydelse för bolaget som helhet.

Organisationsschema

Arkivansvarig och arkivredogörare

Mölndals Bostäder AB ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska bolaget även utse en arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. Skriv ut vilka som är arkivansvarig respektive arkivredogörare på förvaltningen.

Arkivansvarig – ekonomichef

Arkivredogörare – arkivarie/registrator

Som arkivansvarig ska man:

1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. 2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. 3. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. 4. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. 5. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete,

lokalförändringar och övrig planering. 6. Tillse att dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, arkivförteckning upprättas. 7. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och arkivförteckning samt övriga frågor kring hantering av allmänna

handlingar. 8. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan och arkivförteckningsplan. 9. Tillse att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. 10. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. 11.

Som arkivredogörare ska man:

1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör bolagets hantering av allmänna handlingar. 2. Vårda bolagets handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. 3. Upprätta arkivförteckning över bolagets handlingar som ska bevaras. 4. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. 5. Verkställa beslutad gallring och utfärda gallringsbevis. 6. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. 7. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet enligt kommunarkivets anvisningar. 8. Samråda med bolagets arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar.

Allmänhetens sökvägar till Mölndalsbostäder handlingar

Mölndalsbostäder AB rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. Stadshusets informationscentral har en dator tillgänglig för allmänheten.

1. Mölndals stads webbdiarium http://www.molndal.se/startsida/kommun-och-politik/insyn-och-paverkan/diarium/sok-i-diariet.html Här kan man söka förvaltningens alla registrerade handlingar och ärenden.

2. Dokumenthanteringsplanen https://www.molndal.se/startsida/kommun-och-politik/insyn-och-paverkan/diarium/dokumenthanteringsplaner.html

Här listas samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med regler för bl.a. bevarande och gallring samt förvaring.

3. Arkivförteckningen

Här kan man söka alla serier med handlingar som omhändertagits för arkivering. För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontakta arkivansvarig.

Offentlighet och sekretess – Diarieföring

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet...” (5 kap. § 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten.

Det finns dock undantag från registreringskravet:

1. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnande så att det utan svårighet kan fastställas om den kommit in eller upprättats. T. ex i en systematiskförvaring i en pärm, hängmapp eller digital via digital förvaring.

2. Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. (kan vara t ex reklam, inbjudningar till konferenser, cirkulär)

3. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller t.ex. betygshandlingar, fakturor och protokoll.

4. Regeringen kan meddela undantag.

Av registret/diariet skall framgå:

1. Datum då handlingen kom in eller upprättades,

2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fick vid registreringen,

3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare och mottagare

4. I korthet vad handlingen rör.

Nr 3 och 4 skall utlämnas eller särskiljas om det krävs för att registret/diariet i övrigt skall hållas tillgänglig för allmänheten.

I denna dokumenthanteringsplan står det angivet vilka handlingstyper som ska registreras i diariet. Mölndalsbostäder använder Platina. För mer information rörande respektive handlingsslag, se Dokumenthanteringsplanen nedan.

Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur man går tillväga:

Är det ett e-postmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till diariet genom att maila till [email protected] Är det ett meddelande på telefonsvarare eller ett SMS gör man en tjänsteanteckning som registreras i diariet Inkommer informationen via en webbtjänst i något av bolagets verksamhetssystem eller via social media tas den ut på papper och diarieförs.

Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då IT-enheten för e-post, bloggar och verksamhetssystem eller telefonenheten för röstmeddelanden och SMS.

Beskrivning av myndighetens handlingar enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap 2 §

Varje myndighet skall enligt 4 kap 2 § OSL upprätta en beskrivning som ger information om 1. myndigetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta eftersökande av allmän handling Se verksamhetsbeskrivning ovan.

2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar Se Allmänhetens sökvägar till Mölndalsbostäders handlingar

3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda för att ta del av allmän handling Det finns inga officiella sökvägar till bolagets verksamhetssystem. Allmänheten får kontakta arkivansvarig för vägledning. 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökvägar Arkivarie, samt arkivansvarig lämnar uppgifter rörande allmänna handlingar. 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på sina handlingar Utgångspunkten är att bolagets allmänna handlingar är offentliga, men i vissa fall kan sekretess gälla för handlingar eller uppgifter i handlingar. Inom verksamheten tillämpas olika sekretessparagrafer beroende på vilka uppgifter det handlar om. Exempel på paragrafer som kan förekomma är: OSL kap 18 8 § Säkerhets- och bevakningsåtgärd OSL kap 18 9 § Chiffer, kod m.m. OSL kap 19 1 § Affärs- och driftsförhållanden OSL kap 19 3 § Upphandling m.m. OSL kap 19 4 § Upplåning OSL kap 19 6 § Förhandlingar OSL kap 19 7 § Stridsåtgärder OSL kap 21 1 § Hälsotillstånd m.m. OSL kap 21 7 § Behandling i strid med personuppgiftslagen OSL kap 24 8 § Statistik OSL kap 26 11 § Kommunal bostadsförmedling m.m.

OSL kap 31 16-17 § Enskildas affärer med myndigheter, m.m. OSL kap 39 Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker Se dokumenthanteringsplan under respektive process, se registerförteckningen i början av dokumentet. 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Mölndalsbostäder har ingen sådan rättighet.

Förvaring – analog och digital

Bolaget har ett central- och ritningsarkiv, samt ett närarkiv där gallringsbara handlar skall förvaras. I centralarkivet förvaras bolagets förvaltningsdokumentation bestående av drifts- skötselinstruktioner, relationsritningar, handlingar rörande nybyggnation , ombyggnad och besiktningsprotokoll. Personalakter förvaras hos HR-avdelningen. Äldre handlingar bevaras hos Mölndals kommunarkiv. Arkivreglerna gäller givetvis även information som förvaras digitalt. Det är tillåtet att förvara handlingar digitalt, men det måste ske på ett betryggande vis och det är Mölndalsbostäder AB (inte IT-avdelningen) som ansvarar för att informationen överlever och är sökbar. IT-avdelningen driftar systemen och tar säkerhetskopior, men ansvarar inte för att informationen konverteras till aktuella format och att handlingarna därmed är läsbara. Bolaget svarar också för de kostnader som uppstår om eller när handlingarna ska tas om hand för digital arkivering (t.ex. konvertering till godkända format eller migrering av data ur det leverantörsberoende systemet till kommunarkivet). När nya verksamhetssystem upphandlas finns det en checklista rörande arkivfrågorna på kommunarkivets sida på intranätet. Där finns även en lista över de filformat som är godkända för långtidslagring. För säkerhetsnivåer och förvaring av digital information gäller i övrigt Mölndals stads IT-säkerhetspolicy som finns på intranätet.

Gallring

Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid bolagets dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras tills dess att styrelsen fattat ett gallringsbeslut efter samråd med Mölndals stad.

Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är förvaltningens systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet.

När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande.

Hur gallrar man?

Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen.

Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man lägga dem i de behållare för gallring av sekretesshandlingar.

Bolagets Verksamhetssystem

HAM (Fastighetssytem) 1994-1997

Prosit (Ekonomisystem) 1994-1997

Carat Lön (Lönesystem) 1994-1997

Winäss (Diarieföringssystem) 2006-2007

Platina (Diarieföringssystem) 2007-

Vertex (Fastighetssystem 1998-2018

Visma business (Ekonomisystem) 1998-

Hogia lön 2006-

Backoffice assistans

Barium live 2010 –

Incit Xpand fastighetssystem 2018-

Sociala medier

”Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll t.ex. chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum” (SKL 20100428). De sociala medier som Mölndalsbostäder använder måste alltid först godkännas av VD och det är endast dessa (t ex bloggar och Facebook-sidor) som utgör allmän handling och som redovisas i dokumenthanteringsplanen. Det är också viktigt att ansvariga har tillgång till alla inloggningsuppgifter för att kunna bevaka och hantera informationen. Social media som förvaltningens personal använder uteslutande för privata ändamål blir inte allmän handling. För mer information om hur bloggar mm ska hanteras i kommunen se Informationsenhetens rekommendationer rörande sociala medier.

Den information som upprättas och inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan gallras vid in aktualitet. Observera dock att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i förvaltningens diarium och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och ge den till registrator). Detsamma gäller även i de fall du får information via en privat blogg eller Facebook-sida riktad till dig som tjänsteman eller förtroendevald.

Den som är ansvarig för t ex en blogg måste också ha uppsikt över denna för att kunna hindra missbruk av tjänsten. Det kan gälla t ex brott som uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring (brottsbalken). Vid missbruk tas informationen bort av ansvarige efter det att man skrivit ut en skärmdump som sedan registreras i diariet. I de fall man går vidare med polisanmälan anger man adressen till bloggen, när det skedde samt bifogar skärmdumpen (polisen kommer därefter att ta kontakt med det företag som tillhandahåller tjänsten).

Ordförklaringar

Handlingstyp: Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Bevaras: Innebär att handlingen bevaras för all framtid. Levereras till stadsarkivet direkt efter valet eller senast 10 år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid. Gallra: Innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallringen bör ske under kontroll genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. Gallring efter 2 år innebär att handlingen kan gallras tidigast två kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Databärare: Fysiskt underlag för handlingar. Om handlingen är digital i ett verksamhetssystem anges här systemets namn. Handlingar som skall bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Åldersbeständigt papper ska ses som ett minimikrav (det papper kommunen har i skrivarna är åldersbeständigt).

Arkivsignum: Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i ett arkiv, Alla volymer med handlingar som ska bevaras förses vid arkivläggning med en unik kod. Detta görs av arkivredogöraren inför leverans till stadsarkivet. Minnesanteckningar: Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som ”arbetsmaterial” eller ”minnesanteckningar” (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar.

Handlingar av tillfällig och ringa betydelse Kommunstyrelsen har fattat beslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet i kommunens samtliga verksamheter. Det finns en definition av vilken typ av information som omfattas av begreppet i kommunstyrelsens beslut, dnr KS 278/12, där den fullständiga definitionen av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse finns tillgänglig. Det kan t.ex. vara handlingstyper som:

1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion och det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd om de även i övrigt är av ringa betydelse. 3. Inkomna handlingar som inte berör bolagets verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. 4. Register, listor, cookie-filer, loggar över internettrafiken och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta bolagets arbete och som saknar

betydelse när det gäller att dokumentera bolagets verksamhet. 5. Mottagnings- och delgivningsbevis, loggar för e-post och fax, handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre

behövs för kontroll av eller bevis för överföringen och att det inte heller behövs för att söka de handlingar som ska bevaras. 6. Handlingar som överförts till annan databärare eller annat format, t ex genom utskrift på papper eller att arkivexemplar ersätts med nya exemplar. En förutsättning är

att eventuell äkthetsgaranti genom till exempel elektroniska signaturer kan kvalitetssäkras och att sökmöjligheter eller möjligheten att se samband mellan handlingar inte går förlorade.

7. Handlingar som utgjort underlag för bolagets interna planering och verksamhetsredovisning när sammanställning eller annan bearbetning gjorts under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.

8. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För handling som inkommit till bolaget i form av röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgift under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet.

9. Förfrågningar och meddelanden i sociala medier. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 10. Handling som inte är äkthetsgaranterad t.ex. fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede, om inte

anteckningar av betydelse för bolagets beslut gjorts på handlingen. Om den först inkomna handlingen fått ankomststämpel bör den bevaras till dess ärendet avslutas om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet berör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen sparas tills tiden för överklagande löpt ut.

Mölndalsbostäder AB

1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma

Beskrivning

Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet. Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

Handlingstyp Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Publiceras på Netpublicator. Orginalen skall sitta i pärm hos som förvaras hos HR-avdelningen.

x

Förteckning över Styrelseledamöter Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Finns en lista under G: styrelse. Står även med i protokollen. Vid ny styrelse så gallras dokumentet. Dokumentet finns för kontaktuppgifter.

x

Arvode styrelseledamot Nej Digital Bevaras Lönesystem Hanteras av HR avdelningen x

Kallelse/Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Publiceras även i Netpublicator. Skall finnas i pärm hos HR-avdelningen.

x

Styrelseprotokoll med bilagor och presentationsmaterial, inkl närvarolista

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Utgör underlag för arvodesutbetalning. Pärm på HR-avdelningen Publiceras Digitalt i Netpublicator.

x

Bolagsordningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Digital kopia i G-mappen. Publiceras i Netpublicator. x

Ägardirektiv Nej Papper Bevaras Kronologiskt Digital kopia i G-mappen. Publiceras i Netpublicator.

Arbetsordning VD/Styrelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Fastställs vid varje årsstämma. Publiceras digitalt i Netpublicator. Aktuella versioner skall förvaras hos VD.


1.1.2 Fatta verksamhetsbeslut

Beskrivning


Minnesanteckningar med bilagor ledningsgrupp

Nej Papper Bevaras Kronologiskt När de har upprättats tas de om hand för arkivering och blir allmän handling

x

Korrespondens av betydelse Ja Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. x

Verksamhetsmål Nej Papper Bevaras Kronologiskt Övergripande affärsplan + affärsplaner för avdelningarna. Övergripande plan publiceras digitalt i Netpublicator samt under G/Styrelse. Avdelningarnas affärsplanen skall finnas tillgänglig digitalt i G-mappen

-

Attestinstruktion och sakattest Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Ekonomiavdelningen är ansvarig. Finns i verksamhetssystemet G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

Delegeringsordning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras vid behov. Del vid introduktion av nya medarbetare alt vid interna förändringar. Ekonomiavdelningen är ansvarig. Finns i verksamhetssystemet G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-


1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument

Beskrivning


Affärsplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Skall bevaras på ett gemensamt ställe. -

Riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Se respektive process -

Policydokument Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Se respektive process -

Personalhandboken Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt _ -

Delegationsförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ -

Handböcker, manualer och lathundar Nej Papper Se anmärkning

Kronologiskt Bevaras om framtagna för den egna verksamheten annars gallras vid inaktualitet. Sparas G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

Instruktioner Nej Papper Se anmärkning

Kronologiskt Egenproducerade framtagna för den egna verksamheten bevaras, externt producerade gallras vid inaktualitet. Digitala kopia i G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö

-

Organisationsscheman/beskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Vid revidering arkiveras den tidigare. -

Jämställdhetsplaner Nej Papper Bevaras Kronologiskt Vid revidering arkiveras den tidigare. -

Lönekartläggning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ligger i G:\Mbab\105 – HR Personal\Lönekartläggning -

Dokumenthanteringsplaner Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar

-

Processbeskrivningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns i verksamhetssystemet -

Kvalitetsmanual Nej Papper Bevaras Kronologiskt Tas fram av Kvalitetsansvarig. -

Konteringsanvisningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Uppdateras löpande vid behov. Bevaras under G:\Mbab\001 - Gemensam\Ekonomi\Vägledning i kontering

-


1.1.4 Dokumentera bolagets ägande

Beskrivning


Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut hos personalansvarig, gamla fullmakter sitter i pärm hos ekonomichef.

x

Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Förvaras i pärm hos VD (styrelsepärm). Digital kopia i G: x

Aktiebok Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns som Excel i G:\Mbab\002 - Ledning. Sparas som PDF. Ny PDF vid förändring.

-

Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas hos moderbolag -


1.1.5 Hantera personuppgifter

Beskrivning

I denna process hanteras det löpande arbetet med att uppfylla kraven i Dataskyddsförordningen, GDPR.


Registerutdrag Diarium Digitalt Bevaras År, Diarienr G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Begärda registerutdrag externa intressenter

x

Incidentrapportering Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt -

Registerförteckning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Registerutdrag, registerförteckning

-

Dataskyddsgruppen protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt x

Dataskyddsombudets revisionsrapport till styrelse

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ingår i styrelseprotokoll 1 gång per år -

Dataskyddsombudets rapport till ledningsgrupp

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ingår i ledningsprotokoll 2 gånger per år -

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Förteckning över signerade avtal spararas:G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Leverantörer. Avtalet i Diarium.

x

Kartläggning av personuppgifter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Förteckning processer. Här förvaras beskrivningar av processer som använder sig av personuppgifter och bevekelsegrunden till detta användande.

-

Utbildningsmaterial Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ex Nanoutbildning. Sparas under G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Utbildning

x

Information till hyresgäster, anställda och sökande vid rekryteringar

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001-Gemensam\GDPR\Kommunikation\Personuppgiftsbehandling

-

Samtycken anställda Nej Papper Vid inaktualitet

I personalakt Gallras vid återtagande eller vid anställningens upphörande. Se 2.4.2

x

Samtycken hyresgäster och övriga Nej Digitalt Vid inaktualitet

I hyresmapp Gallras vid återtagande eller vid den ekonomiska relationens upphörande. Se 2.8.1

x

Konsekvensbedömning Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Konsekvensbedömning -

Policys, riktlinjer och rutiner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\GDPR\Policys och riktlinjer för personuppgiftshantering

-


1.2.1 Hantera ledningens genomgång

Beskrivning

Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamhetssystemet passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten som påverkar ledningssystemet. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år.


Rutin Nej Papper Bevaras Kronologiskt ISO 9000 styr. -

Protokoll ledningens genomgång Nej Papper Bevaras Kronologiskt Dagordning finns i protokollet. Dessa skall justeras.

x


1.2.2 Ta fram mätningar och analyser

Beskrivning

Alla mätningar skall sparas som PDF under G: 900 i 10 år.


Kundenkäter sammanställningar/rapporter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Akivbo ansvarar för hela processen, rapport finns i systemet. Powerpointpresentation sparas under G:900 mätningar. Spara denna PP till en PDF. Analyserna mynnar ut i de olika avdelningarnas affärsplaner.

x

Kundmätning: In- och avflyttning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sitter i pärm hos Plusvalshandläggaren. Sammanställning i excel och sparas under G. Alla mätningar skall sparas som PDF under G: 900 i 10 år. Därefter skall de arkiveras.

-

Kundmätning: Servicebesök Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla mätningar skall sparas som PDF under G: 900 i 10 år. Därefter skall de arkiveras.

-

Kundmätning: Specialfastigheter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla mätningar skall sparas som PDF under G: 900 i 10 år. Därefter skall de arkiveras.

x

Medarbetarenkät, sammanställning/rapporter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt HR ansvarar. Aktivbo ansvarar för hela processen. Vi sparar ner Power Point presentationer under G: 900 mätningar. Sparas som PDF.

-

Övriga icke regelbundna mätningar, sammanställningar/rapporter

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt T. ex hållbart resande. Inservey - ett program där vi skapar egna enkätundersökningar.

-


1.2.3 Hantera Internkontroll och granskning

Beskrivning

Externa revisorer anlitas för certifiering och upprätthållande av certifikat enlig valda standarder samt för genomförande av internrevisioner. Intern revision genomförs på hela företaget minst 1 gång per år.


Rapport internrevision ISO Diarium Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\900- Revisioner -

Rutin för internrevision ISO Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\900- Revisioner -

Övriga granskningar/revisionsskrivelser inklusive slutdokument

Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Original sparas i Diarium. Ex skatteverket -

Övriga utredningar Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Original sparas i Diarium -

Granskningsmaterial/Underlag Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Handlingar från system som laddas upp hos revisorerna. Materialet sparas i mapp innan uppladdning G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Revision

-

Intern revisonsplan ISO Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i G:\Mbab\900- Revisioner -

Certifikat Nej Papper Bevaras Kronologiskt Se över förvaring - vilket format. Sparas digitalt under G:\Mbab\900- Revisioner. Är det både digitala original och inskannade handlingar?

-

Extern revisionsplan ISO Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas som digital version i G:\Mbab\900- Revisioner

-

Rapport externrevision ISO Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall finnas som digital version i G:\Mbab\900- Revisioner

-

Revisionsrapport Lekmannarevision Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Stadens förtroendevalda revisorer ansvarar för granskningens genomförande

-

Revisionsrapport från löpande granskning - extern revisionsfirma

Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Av Staden upphandlad revisionsfirma. -

Revisionsrapport bokslutsgranskning extern revisionsfirma

Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Från av Staden upphandlad revisionsfirma.

-

Körjournaler från fordon Nej Digitalt 7 år Kronologiskt Kan granskas av Skatteverket. Skall finnas åtkomliga i aktuellt system.

-


1.2.4 Ta fram budget

Beskrivning


Budget antagen helårs Nej Papper Bevaras Kronologiskt Ligger som bilaga till styrelsebeslut -

Lönebudget Nej Digitalt 7 år Kronologiskt HR lämnar underlag för löneuppgifter -

Räntebudget Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Kommuninvest finansprogram -

Underhållsbudget Budget- och uppföljningssystem

Papper Bevaras Kronologiskt Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet. Hur hanteras denna?

-


1.2.5 Ta fram årsredovisning

Beskrivning


Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs

x

Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt) Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Årsredovisning undertecknad original Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x


1.3.1 Samverka med personal

Beskrivning


Protokoll Lokalt samverkansmöte med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt APT ligger under G: samverkan/lokal. -

Protokoll Centrala samverkansgruppen med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns under G: samverkan/central. Original sitter i pärm hos VD och hos HR.

-

Presentationsmaterial Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt -


1.3.2 Samverka med kommun

Beskrivning


Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. x

Protokoll vid Samverkansmöten Vård och Omsorg Nej Papper Bevaras Kronologiskt per objekt

Ansvar specialfastigheter, sparas i pärm hos chef. Möte med enhetscheferna (normalt två gånger per år). MBAB för anteckningar. Möte med områdeschefen (normalt fyra gånger per år). Områdeschef för protokoll. Möte med förvaltningssekreterare hos Vård och Omsorg (4-6 ggr år) för löpande frågor och avstämningar.

-

Protokoll sociala arbetsmarknadsförvaltningen Nej Papper Bevaras Kronologiskt per objekt

Rörande tillfälligt boende nyanlända. Håls månadsvis. I pärm.

-

Fullmakt avseende upphandling i samverkan Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie

Iaktta sekretess. Se 2.3.4 x

Avtal rörande verksamhetstimmar för vaktmästeri Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Avtal rörande vaktmästeritjänster på boenden. Upprättas årligen. Se 2.7.2. Iaktta sekretess

-

Handlingar rörande administrering av kravhantering Se 5.1.6. x


1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer

Beskrivning


Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ -

Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ -

Kollektivavtalsprotokoll Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Protokoll fackligaförhandlingar med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt MBL, Enskilda avtal, Förhandlingsprotokoll x

Samverkansavtal Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Se 2.4.2 -


1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor

Beskrivning

Förhandling och samverkan med Hyresgästföreningen


Kallelse Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Förhandlingsframställan skickas i original, bekräftelsehandling återsänds i form av kopia. Sparas Digitalt i G:\Mbab\900- Ledning\ HGF

x

Protokoll Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skrivs löpande. Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. sparas under G: ledning hgf

x

Förhandlingsöverenskommelse Ja Papper Bevaras Kronologiskt Skrivs ut och justeras av båda parter 2 ex. Offentliggörande enligt notering i överenskommelse. sparas under G: ledning hgf. Ibland med bilaga

x

Hyresfil Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Excelfil om överenskommelse till hyresgäster, sparas under G: ledning hgf.

-

BoDok.se BoDok Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Kvalitetshyressystem. Administreras av Hyresgästföreningen. Inlogg. Används för att kontrollera att hyrorna är rimligt satta utifrån referenslägenhet i de aktuella områdena.

-


2.1.1 Hantera leverantörsfakturor

Beskrivning


Leverantörsfaktura original Papper Nej Papper 7 år Kronologiskt per ankomstdatum

Förvaras i mellanarkiv. Pappersoriginalen skannas även in och registreras i Proceedo. Egen nummerserie.

x

Leverantörsfaktura original elektronisk Proceedo Digitalt 7 år Egen nummerserie

x

Betalningsförslag Visma Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Signerat underlag sparas i pärm "Skickade betalningsuppdrag" hos Ekonomiavdelningen.

Betalningsfiler Visma Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Signeras av två i förening i VISMA. Sparas under P:\Visma\Betalningsfiler\betuppdrag.lb samt i Back Officeupmappen i Pagero: G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\skickade

x

Betalningskvittenser Bankgiro-centralen

Digitalt/Papper 10 år Kronologiskt Återredovisningsfil P:\Visma\Betalningsfiler, pärm "lev utbet", P:\Visma\Betalningsfiler\levbet.lb , samt i Back Officeupmappen i Pagero: G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\hämtade. PDF presentation sparas under P:\Visma\Betalningsfiler\Transaktionslistor

x

Verifikationslista dagens inlästa fakturor Nej Papper 7 år Kronologiskt per ankomstdatum

Sparas tillsammans med Pappersfakturor - se ovan

x

Bevakningslista Bankgiro-centralen

Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Lista på framtida leverantörsbetalningar. Sparas automatiskt under Pagero G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\hämtade

-


2.1.2 Hantera kundfakturering

Beskrivning


Faktureringsunderlag Visma/ Incit Xpand

Papper 7 år Egen nummerserie (fakturaorginal)

Underlag ifrån förvaltning. Bilaga till faktura. Sparas i pärm "Fakturering Visma" eller "Fakturering Xpand"

x

Faktura och kopia Visma/ Incit Xpand

Papper 7 år Egen nummerserie

Sparas i pärm "Fakturering Visma" eller "Fakturering Xpand"

x

Bokföringsunderlag Visma/ Incit Xpand

Digitalt 7 år Egen nummerserie

Automatisk överföring från Xpand till Visma via olika kontrollnivåer. Hamnar i buntläge innan huvudboken uppdateras. Faktureringsunderlag ifrån Xpand skrivs ut och sätts i pärm "fakturering Visma" eller "fakturering Xpand".

x

Inbetalningsfil Visma/ Incit Xpand


Hämtar inbetalningsfil ifrån Pagero som läses in i Xpand. Filen stansas in i Visma för de som fakturerats direkt i Visma (ej via Xpand)

x

Inkassoärende, underlag/listor Incit Xpand Papper 7 år Kronologiskt Underlag i bokföringspärm Xpand. Inkassopärm (Lowell) här sätts själva underlaget för indrivningen, fakturakopior och kontrakt.

x


2.1.3 Hantera månadsdebitering

Beskrivning

Se separat processbeskrivning.


Autogirouppdrag Visma Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Filen sparas Z:\Export\AG-betUlag\Arkiv. Skickas till Pagero som sparas : G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Pagero BgLink\PI Databasfiler\Back Officeup\MBAB\skickade.

x

Aviseringslista, vid avikörning Incit Xpand Papper 7 år Xpand/Per objekt Filen sparas under G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Aviseringslistor

x

Underlag för komfortdebitering (värme, vatten och el)

Incit Xpand Digitalt 7 år Xpand/Per objekt Får in 2 st. filer från mätvärdesleverantörerna som läses in i Xpand. Sparas Z:\Import\IMD\Arkiv ex: 201811 Mungigan-Celsius-Katrineberg.skv

x

Utskriftsfil Incit Xpand Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt För både Pappersfakturor och e-fakturor. Skickas till IDATA för utskrift. Z:\Export\Print\Arkiv. Fil med avier för utskrift

x

Körbeställning till IDATA Mätaravläsning Nej Digitalt Vid inaktualitet

Z:\Export\Print\Körbeställning, ex. Körbeställning_201901.pdf

x

Autogiromedgivande Xpand Papper 7 år Kronologiskt Iaktta sekretess x


2.1.4 Administrera löpande bokföring

Beskrivning


Allegat/Bokföringsavi/Bokföringsorder Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ

Allegat i pärmar som förvaras årsvis i mellanarkiv på övervåning. Pappersfakturor skannas in och läggs in i Proceedo. Där blir de återsökbara från Visma via länk.

x

Amortering av lån Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ

Pärm "Lån" med reverser hos ekonomichef. x

Autogirofakturor från leverantör Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


-

Banktransaktioner, manuella Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ

Samma som ovanstående x

Betalning/bokning av preliminärskatt Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ

Samma som ovanstående -

Förskott löner Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Lönebidrag Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Moms- och arbetsgivaravgifter Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Periodisering av swapräntor Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Skattekontotransaktioner Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


-

Transaktioner mellan dotter- och moderbolag Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Upplupen fastighetsskatt Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Utbetalningar Internetbank Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ


Återvunna hyresförluster Visma Papper Bevaras Egen nummerserie efter typ



2.1.5 Ta fram bokslut

Beskrivning

Se separat processbeskrivning,


Balans- och resultatrapport Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

Bokslutsanvisningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Bokslutsdokumentation Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut samt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

-

Koncernavstämningar Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Koncernrapporter Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Koncernrapportpaket med underlag Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Kontoavstämningar Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt Specifikationer tas fram och sätts i pärm hos ekonomichef. Sparas under G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

-

Kontoutdrag och engagemangsbesked bank/post

Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

-

Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Bokslut

-

Sammanställning ingångna borgensförbindelser

Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

x

Underlag kund- och hyresförluster Nej Digitalt 7 år Kronologiskt G:\Mbab\200 - Ekonomi\1. Mölndalsbostäder\Avstämningar Konton MBAB

x

Uttalande från företagsledningen Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Original till revisorerna, kopian Diarieförs -


2.2.1 Administrera lån och finans

Beskrivning


Avtal banktjänster/finansiella tjänster Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie

Förvaras i avtalsliggare. Avtal med banken om skuldförvaltningstjänster.

x

Finansrapporter Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Banken förser oss med råd, rekommendationer och marknadsanalys två till fyra gånger per år.

x

Fullmakter Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Styrelsebeslut finns på behörighetsstruktur. Finns i pärm hos VD. Generella och specifika bankfullmakter avseende tex internetbank, filöverföring med BG-centralen. Pärm hos ekonomichefen. Behörighetsstruktur finns på internetbanken.

x

Förfrågningsunderlag, offert och tilldelningsbeslut

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Låneförfrågan skickas till flertal banker. Sparas H: hos ekonomichef och i pärm "Lån" hos Ekonomichef.

-

Skuldebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt Iaktta sekretess. Förvaras i Lånepärm hos ek chef samt pärm "Avslutade lån"

x

Policyuppföljning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Ligger som bilaga till styrelseprotokoll i pärm hos VD

-

Säkringsredovisning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i bokslutspärm -

Swapar - räntederivat Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas i Swappärm hos ek chef/redovisningsekonom. Ingångna avtal och i förtid avslutade avtal bevaras i Swappärm.

-


2.3.1 Hantera inköp

Beskrivning

Se separat processbeskrivning. Ej ramavtal, ej Direktupphandling eller Upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling.


Beslut om anskaffning TendSign, Proceedo


x

Förfrågningsunderlag Worddokument under G:


Mallar i TendSign önskas användas och sparas i Platina!?

x

Anbud / Offert Proceedo, Platina, G:


I Platina först vid arkivering. Önskar göra detta i TendSign.

x

Utvärdering G:, platina Digitalt 7 år Egen nummerserie

x

Tilldelning TendSign, Proceedo


Avtal Diarium Proceedo, G:, TendSign,

Papper 10 år Behörighetsstyrd åtkomst x

Beställning/avrop TendSign, Proceedo


Beställning görs ute i organisationen. x


2.3.2 Direktupphandling

Beskrivning

Definieras i Lagen om Offentlig Upphandling; Lag (2016:1145) om offentlig upphandling)


Anbud /offert antagen Nej Papper/Digitalt 7 år Kronologiskt 3 st. offerter skall tas in. -

Anskaffningsbeslut Inköpssystem Digitalt 7 år Egen nummerserie

Attesträtt -

Avtal Avtalsliggare Papper/Digitalt Bevaras Egen nummerserie

I Diarium eller inköpssystem. -

Beställning Se anmärkning Digitalt 7 år Egen nummerserie

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Görs i fastighetsystem, inköpsystem och via mail.

-

Förfrågningsunderlag Diarium Digitalt 7 år Egen nummerserie

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

-

Utvärderingsprotokoll Diarium Papper 7 år Egen nummerserie

Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Sparas som digital kopia i G:mappen.

-

Riktlinjer direktupphandling Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt De ej gällande läggs i separat mapp. Fastställs av ledningsgruppen.


2.3.3 Hantera offentlig upphandling

Beskrivning


Anbud antaget Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Anbud ej antagna Diarium Papper 2 år År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet. Digitala kopior finns

x

Annons Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Anskaffningsbeslut/inköpsinrikting Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie


Avtal Diarium, Proceedo

Papper Bevaras Egen nummerserie

Förvaras i avtalsliggare x

Beställning/avrop Proceedo, Xpand

Papper Bevaras Egen nummerserie


x

Efterannons TendSign Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Frågor & svar under annonseringstiden Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Fullmakt hängavtal Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

Förfrågningsunderlag Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Underrättelse om tilldelningsbeslut (Tilldelningsbeslut)

Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

-

Utvärdering Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Öppningsprotokoll Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

x

Överklaganden (ingår svar och dom) Diarium Papper Bevaras År, Diarienr Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

-


2.3.4 Hantera avtal

Beskrivning


Avtal skannade kopior _ PDF Vid inaktualitet

Egen nummerserie

Finns i Proceedo, TendSign och G-mappen.

x

Originalavtal samtliga (ej hyresavtal) Diarium Papper Bevars Egen nummerserie

Proceedo, TendSign (TS), Platina och G: x

Fullmakt avseende upphandling i samverkan Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie

Iaktta sekretess -

Lista årsavtal leverantör Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt -


2.4.1 Rekrytera och anställ

Beskrivning.

Se separat processbeskrivning. Mölndalsbostäder använder externa rekryteringstjänster och rekryteringskonsulter.


Annonsering av tjänst Nej Papper Bevaras Kronologiskt Rekryteringstjänsten Jobbet.se, rekryteringskonsulter. Sparas i pärm "Rekrytering" hos HR-avdelningen.

x

Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Nej Papper/Digitalt 2 år Kronologiskt Bevaras pga möjlighet att överklaga, Sekretess kring personuppgifter m.m. Förvaras hos HR-avdelningen. Återsänds om så önskas.

x

Ansökningshandlingar erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. x

Intresseanmälningar och spontanansökningar Nej Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Intresseanmälningar administreras i Jobbet både av sökande och jobbet.se. Spontanansökningar bevaras under G:\Mbab\105 - Personal. Svar i mail Diarieförs vid hänvisning.

x

Kravprofil, tjänster Nej Papper 2 år Kronologiskt Sparas i pärm "Rekrytering" hos HR-avdelningen.

-

Utlåtande från referenser på erhållen tjänst Nej Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Jobbet.se. Rekryteringskonsult. Pärm "Rekrytering" hos HR-avdelningen. Sparas så länge de är anställda.

x

Utlåtande från referenser på ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologiskt Jobbet.se. Rekryteringskonsult. Pärm "Rekrytering" hos HR-avdelningen.

x

Bedömningsunderlag -utfallintervjuer och tester erhållen tjänst

Nej Papper Bevaras Personalakt x

Bedömningsunderlag -utfallintervjuer och tester ej erhållen tjänst

Nej Papper 2 år Kronologiskt Sparas i pärm "Rekrytering" hos HR.-avdelningen.

x

Erbjudande/bekräftelse på kommande anställning, Kommunikation (e-post, post, noteringar, telefonsamtal)

Se anmärkning Papper 2 år Kronologiskt Notering i rekryteringspärm x

Efterleva diskrimineringslagar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Bemöta eventuell kritik. Dokumentera hur man gjort. Pärmar på personavdelningen

x

Anställningsavtal Nej Papper Bevaras. Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Digital kopia under G. Denna gallras i samband med aktrensningen.

x

Sekretessförbindelser Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalakt x

Anhöriglista Lönesystem Digitalt Vid inaktualitet

Egen nummerserie

Hogia portal - den anställde fyller i själv. Finns även under G: för åtkomst av chefer. Ferieanställda sparas i pappersform och förvaras i pärm.

x


2.4.2 Introducera medarbetare

Beskrivning

Detta arbete utförs av HR-avdelningen


Fullmakter Nej Papper, Digitalt 10 år Personalakt Företrädande av bolaget, internetbank och dylikt. G:\Mbab\105 - Personal

x

Introduktionsprogram Nej Papper Bevaras Personalakt _ x

Skriftliga instruktioner med kvittering Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt Gäller säkerhetsarbete. Gallras vid avslutad anställning

x

Samtycken GDPR Nej Papper, Digitalt Vid inaktualitet

Personalakt Gallras vid återtagande eller vid avslutad anställning. Se 2.7.5

x

Befattningsbeskrivning Nej Papper/Digitalt Bevaras Personalakt Befattningsbeskrivningarna finns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\Personal - Resurser\Befattningsbeskrivningar\Aktuella.

-


2.4.3 Administrera anställningar

Beskrivning


Personalakter Nej Papper Bevaras Personalakt Överlämnas till stadsarkiv 2 år efter ålderspension.

x

Personalförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Skall tas ut årsvis ur lönesystem och skrivs ut på papper som lämnas till Arkivarie vid årskifte. Forskningsbehov. Namn, befattning, nr och anställningsdatum (samt ev. avslutningsdatum)

x

Arbetsgivarintyg Nej Papper 2 år Personalakt Registreras hos arbetsgivarintyg.nu (sparas där under 6 veckor). Skrivs ut och sparas i personalakt. Sparas även under G:\Mbab\105 - Personal.

x

Uppsägning/bekräftelse av uppsägning Nej Papper Bevaras Personalakt Original i personalaktpersonalakt, samt digital kopia i G:\Mbab\105 - Personal.

x

Beslut och överenskommelser om avgångsvederlag

Nej Papper Bevaras Personalakt Underskrivna underlag i personalakt. Digital version sparas G:\Mbab\105 - Personal.

x

LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut

Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras i pärm hos HR x

LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i pärm hos HR x

Omplaceringsutredningar Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i pärm hos HR under utredning sedan i personalakt

x

Polisanmälan Diarium Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt x

Samtalsanteckningar Nej Papper 2 år efter avslutad anställning

Personalakt Förvaras i pärmar hos HR och hos ansvarig chef.

x

Skriftlig varning Diarium Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt x

Tjänstgöringsintyg/betyg Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt x

Avslutning, checklista och samtalsunderlag Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt x

Överenskommelse om extra övertid (Dispensärenden)


Personalakt Förvaras i personalakt x

Intyg om anställning och lön Nej Papper Bevaras Personalakt Förvaras i personalakt samt G:\Mbab\105 - Personal

x

Statistik till Årsredovisning mm, (underlag) Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt Förvaras under G:\Mbab\105 - Personal. Avpersonifieras efter 1 år. Statistiken skickas in till t.ex. SABO och Fastigo.

x

Dokumentation kränkande särbehandling mm Nej Papper Bevaras Personalakt x


2.4.4 Utveckla och utbilda

Beskrivning


Behörighetsgivande utbildning och fritidsstudier

Nej Papper Bevaras Personalakt Sparas i personalakt med bilagor. x

Kurser och utbildningar i egen regi (internutbildning)

Nej Papper Bevaras Personalakt Program, deltagarlistor, unikt studiematerial, kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Sparas i personalakt samt i lönesystem

x

Kursinbjudningar där utbildning sker Nej Papper Vid inaktualitet

_ Gallras när utbildning är utförd och dokumenterad

x

Kursmaterial Nej Papper Vid inaktualitet

_ Gallras när utbildning är utförd och dokumenterad

-

Dokumenterade överenskommelser (tex utvecklings - och lönesamtal)


Personalakt Sparas i personalakt x

Samtalsunderlag (tex. Utvecklings- och lönesamtal)


Personalakt Sparas i personalakt x

Utbildningsplaner för hela bolaget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900. Konverteras till PDF.

x


2.4.5 Administrera löner

Beskrivning


Löneunderlag & löneberedning Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Timrapporter Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Löneavdrag Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Skatteavdrag Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Avräkningslista/attestlista Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Banklista Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Ledighet med lön för fackligt uppdrag Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform i pärm

x

Ledighet barn, studie, starta verksamhet och ledighet över 6 månader

Hogia Digitalt/Papper Bevaras Personalakt och lönesystem

Bevaras i personalakten x

Avtal, mobiltelefon (avdrag på lön) Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Jourjournal Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Kontrolluppgifter Hogia Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm "kontrolluppgifter"

x

Lönebidrag Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Lönelistor Hogia Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Lönespecifikationer Hogia Digitalt Bevaras Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Sjuk och friskanmälningar Hogia Digitalt Vid inaktualitet

Enligt lönesystem och personalakt

Original sparas i Pappersform i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR)

x

Sjuklön, försäkran för Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm hos löneberedare

x

Läkarintyg (sjukintyg) Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt Sparas i personalakt. Årlig kontroll av vad som skall sparas (bedömning görs av HR)

x

Skatter (jämkningar m m) Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem/Personalakt

Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm

x

Vård av Barn Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

Alla rapporter skrivs ut och sparas i Pappersform pärm hos löneberedare

x

Närvaro- och frånvarostatistik Hogia Digitalt/Papper Bevaras Enligt lönesystem Forskningsunderlag. Rapport tas ut ur lönesystem och sparas i pärm.

x

Återbetalda löneskulder Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Sparas i pärm (Lönespec, lönelistor) x

Arbetsglasögon Proceedo Digitalt 7 år Enligt inköpssystem Elektronisk rutin kommer att införas. x

Semesterbostad Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem Originalet i G:\Mbab\105 - Personal, samt papperskopia i pärm hos HR-avdelningen.

x

Sjukvårdsförsäkring Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

Originalet i G:\Mbab\105 - Personal, samt i pappersform personalakt hos löneberedare

x

Kontanta utlägg Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem och personalakt

Sparas i pärm hos löneberedare x

Arvodesutbetalning styrelseledamot Hogia Digitalt 7 år Enligt lönesystem, Se 1.1.1. En del avser grundarvode en del baseras på närvaro.

x


2.4.6 Hantera företagshälsovård och rehabilitering

Beskrivning


Arbetsanpassning Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning

Pärm personalakt hos HR-avdelningen. x

Arbetsförmågebedömning Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Arbetsträning Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Försäkringskassans beslut med bilagor Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Läkarintyg Nej Papper 2 år Personalakt, Kronologisk ordning

Pärm personalakt hos HR. Gallras 2 år efter ärendets avslutande.

x

Omplaceringsutredningar Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Rehabiliteringsutredningar Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Friskvårdsatsningar (dokumentation av) Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Remisser Företagshälsovården Nej Papper 2 år Personalakt, Kronologisk ordning


Listor Företagshälsovården Nej Papper Vid inaktualitet

Personalakt, Kronologisk ordning

Bokningslista. Pärm hos HR-avdelningen x

Behandlingsöverenskommelser Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning


Anmälan av arbetsskada eller allvarligt tillbud Diarium Papper Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning

Anmälan arbetsskada sparas i pärm (personalakt). Finns även i Back Office. Se 2.6.2

x

Hälsoprofiler Nej Digitalt Bevaras Personalakt, Kronologisk ordning

Rapport för hela företaget samt per avdelning. Sparas i Pappersform i pärm Företagshälsovård hos HR. Skall i sparas digitalt i G:\Mbab\105 - Personal.

-


2.4.7 Administrera pensioner

Beskrivning


Anmälan till Collectum (tjänstemänfödda 1981 och senare)

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x

Anmälan till Folksam (tjänstemänfödda 1980 och tidigare)

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x

Anmälan till Fora ( Kollektivanställda) Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen. x

Rapportering av lön Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal.

x

Betalning av pensionspremie (fakturaspecifikation)

Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal.

x

Listor och överenskommelser om löneväxling Nej Papper Bevaras Kronologiskt Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal.

x

Listor och överenskommelser om individuell pensionsplan

Nej Papper Bevaras Personalakt, Kronologiskt

Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal.

x

Överenskommelser om avtalspension Nej Papper Bevaras Personalakt, Kronologiskt

Pärm hos HR-avdelningen samt digital kopia G:\Mbab\105 - Personal.

x


2.5.1 Förvalta IT-stöd och system

Beskrivning

Är egentligen ingen process i strikt mening, men detta förvaltande är centralt för Mölndalsbostäders informationshantering. Vi har även valt att räkna de viktigaste IT-stöden och systemen.

Registrering Format Gallring Sortering Anmärkning Innehåller personuppgift

Back Office Assistant Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet. Molntjänst

x

Ekonomisystem Visma Business Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet

x

Meeken (energiuppföljning) Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med Kommunarkivet

x

Intranät Branet Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet

x

Lönesystem Hogia-Lön Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet. Molntjänst

x

Protokoll IT-rådet Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\001 - Gemensam\IT-rådet\protokoll x

Incit Xpand fastighetssystem Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Visual Arkiv Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Ärendehanteringssystem Platina Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Visma Proceedo Inköps- och faktureringssystem Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Visma Insikt budget och uppföljningssystem Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet.

x

Aptus (lås- och inpasseringssystem) Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Barium Live (processritning) Nej Digitalt Se anmärkning


-

TAC (övervakningssystem ventilation) Utgör register Digitalt Se anmärkning


-

Geamatic Trend 963 (driftövervakning) Utgör register Digitalt Se anmärkning


-

KeyComPlus (digitalt nyckelskåp) Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

KTC (driftövervakning vatten) Utgör register Digitalt Se anmärkning


-

Nexus (lås och övervakningssystem) Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Capego Utgör register Digitalt Se anmärkning


-

Wolters-Kluwers - Skatte- och deklarationsprogram Utgör register Digitalt Se anmärkning


-

Program för körjournal Utgör register Digitalt Se anmärkning


x

Övriga IT-system och molntjänster Utgör register Digitalt Se anmärkning

_ I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet och leverantören.

x


2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning

Beskrivning


Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet

_ Pärmar med manualer ute på områdena. -

Maskinunderhållslistor Nej Papper Vid inaktualitet

_ Pärmar ute på områdena. Excellistor under G:\ 050 skötsel

-

Register över maskiner, fordon och dylikt Ja Digital Bevaras _ G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\Bilar. Skapa PDF A vid årsskiftet. Skriv ""Arkivex" år xx"

-

Rutinbeskrivningar Ja Digital Vid inaktualitet

_ G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\Infrastruktur - Maskiner - IT mm

-

Incidentrapportering Se 2.6.2; Anmälan om avvikelser x


2.6.1 Planera för Nödläge

Beskrivning


Nödlägesberedskap/plan Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess x

Nödlägesberedskap/riskanalyser

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt -


2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete

Beskrivning


Arbetsmiljömål Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Del av ledningens affärsplan. Sparas i Branet. G: ledning styrelse. Se process 1.1.3

-

Arbetsmiljöplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Del av affärsplan. Avdelningsvis. Sparas även avdelningsvis samt Bowebb. Se process 1.1.3

x

Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G: 900 Arbetsmiljö säkerhetsinstruktioner

-

Anmälan om avvikelse, tillbud och olyckor Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Registreras i Back Office Assistant. x

Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket Diarium Digitalt Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Hanteras i Back Office. Anmälan sköts av HR se process 2.4.6

x

Årssammanställningar över arbetsskador/tillbud Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G: 900 Arbetsmiljö Tillbud -

Beslut om åtgärd Diarium Digitalt Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Hanteras i Back Office (Bowebb) Rapport sparas årligen under G: arbetsmiljö

-

Protokoll från skyddskommittén Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900- Arbetsmiljö Skyddskommitté

x

Uppgiftsfördelning arbetsmiljö Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900- Arbetsmiljö Uppgiftsfördelning

Skyddsrond checklista Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900 Arbetsmiljö Skyddsrond

-

Skyddsrond protokoll Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas under G:\Mbab\900, Skyddsrond, samt registreras i Bowebb

x


2.6.3 Bedriva miljöarbete

Beskrivning

Mölndalsbostäders miljöarbete körs i projektform med berörda deltagare. Projektgruppen ansvarar för Mölndalsbostäders miljöarbete som sammankallas av miljöchefen. Projektdeltagarna träffas regelbundet för avstämning av det aktuella miljöledningsprogrammet. Information om miljöarbetet förmedlas externt via den publika webbsidan, internt via Intranät och personalmöten.


Kemikalielista Nej Digitalt Vid inaktualitet

_ Finns i Bowebb (Back Office) Sparas vid årsskifte G:\Mbab\900 - Miljö

-

Miljöaspektslista Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Finns i miljöledningsprogram -

Miljöcertifiering/-diplomering Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas som PDF A -

Miljögruppens minnesanteckningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Anteckningar förs löpande, tas årligen ut på Papper. Finns olika grupper för olika miljömål. Dessa skall spara enhetligt under G:900 miljö

-

Miljöledningsprogram Nej Papper Bevaras Kronologiskt Revideras årligen. Fr.o.m. 2018. Sparas som PDF under G:\Mbab\900 miljö. Tryckt exemplar sparas i arkivet.

-

Miljöplan Nej Papper Bevaras Kronologiskt Del av verksamhetsmål, -

Miljöredovisning Nej Papper Bevaras Kronologiskt Del av årsredovisningen -

Handlingsplaner Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Bowebbs projektmodul "energiresan" för energiuppföljning/planering. Sparas årligen.

x

SABO engergirapport Nej Papper Bevaras Kronologiskt uppgifter hämtas ifrån Meeken (energiprogram som används av driftteknikerna)

-

Riskbedömningar Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Görs årligen. G:\Mbab\900 - Miljö riskbedömning -


2.7.1 Hantera post

Beskrivning


Handlingar av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse Nej Papper/Digitalt Vid inaktualitet

_ Se KS Diarienr 352/2004 x

Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

x


2.7.2 Diarieföra och redovisa allmän handling

Beskrivning


Diarieförda handlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Iaktta sekretess x

Registrerade handlingar Diarium Papper 2 år Kronologiskt Registreras i Diarium utan att ges ärendestatus. x

Ärendekort Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skrivs ut och fogas till akten i samband med arkivläggning.

x

Årslista över Diarieförda ärenden - Kronologiskt Nej Papper Bevaras Kronologiskt _ x

Årslista över Diarieförda ärenden - Handläggare Nej Papper Bevaras Alfabetisk

_

x


2.7.3 Hantera utlämnanden av allmän handling

Beskrivning

Se separat processbeskrivning


Beslut med besvärshänvisning Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Domstolshandlingar Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Kopia av utlämnad handling Nej Digitalt eller Papper

Vid inaktualitet

_ _ x

Korrespondens av betydelse Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

x

Överklaganden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x

Handlingar rörande förbehåll Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x


2.7.4 Arkivering

Beskrivning


Leveransreversal Nej Papper Bevaras Kronologiskt Kvitto över handlingar levererade till Kommunarkivet

-

Klassificeringsstrukturer Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finns även i dokumentanteringsplan -

Dokumenthanteringsplaner Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Förvaring enligt 1.1.3 Ta fram policy och styrdokument

-

Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt -

Gallringsbeslut Diarium Papper Bevaras Kronologiskt I de fall de inte är fastställda i dokumenthanteringsplanen

-

Arkivförteckningar Visual Arkiv Digitalt _ _ Kommunarkivet ansvarar för bevarande -

Dokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt -


2.8.1 Marknadsföring och information extern

Beskrivning


Hemsida Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Menystruktur och design skall sparas. Beskrivning av grundarkitekturen - ändras då man eventuellt byter plattform/funktioner.

x

Trycksaker (våra områden, mina sidor , handbok, Bofakta, Plusval, kalender, broschyr)

Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Blädderbara och utskrivna PDF förvaras i mellanarkiv på översta våningen. Digitalt sparas under G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling(NY) under mappen Marknadsföring sparas trycksaker mm. Trycksaker som endast avses att vara digitala skall bevaras i detta format.

x

Press och media (platsannonser, annan annonsering, pressmeddelanden)

Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Hittas i G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling. Marknadsföring under ex mapp annonser. Det kan finnas rekryteringsannonser på respektive avdelning. Original skall alltid skickas till marknad för arkivering. Sparas i PDF.

x

Mina sidor Expand Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling(NY). Beskrivning över Mina Sidor sparas ner. Strukturera om informationen i projektmaterial och färdigt material.

x

Kundtidning Nej Digitalt/Papper Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling(NY)

x

Sociala medier (Facebook, LinkedIn) Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling(NY). Här sparas mest bilder/arbetsmaterial. Alla bilder skall finnas i en bildbank, se nedan. Notera att meddelanden från besökare är allmänna handlingar och detta skall vara tydligt för besökare.

x

Handlingar rörande Mässor & Event Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling. Ex. (Seniormässan, Hållbarhetsveckan, Hyresgästernas dag mm)

-

Samtycke till behandling av personuppgifter, samt återkallande

Nej Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Sparas i pärm "Samtyckespärm" hos marknadskoordinator. Gallras vid återtagande eller avvecklande av den ekonomiska relationen.

x

Anslagen information i fastigheter Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling

x

Direktutskick till blivande och befintliga hyresgäster Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling

x

Kanalstrategi Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt -

Fotografier Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Alla bilder skall finnas i en bildbank. x


2.8.2 Administration av intern information

Beskrivning


Egenproducerad intern information Nej Digitalt Se anmärkning

Kronologiskt Bevaras i urval. Endast handlingar av betydelse. Varje avdelning/anställd ansvarar för att spara ner handlingar av betydelse. Ansvarig chef för marknad och affärsutveckling skapar mapp och informerar.

x

Intranät Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Ansvarig chef marknad och affärsutveckling x


2.8.3 Hantera sponsring

Beskrivning


Dokumentation av samarbete Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Varje sponsoravtal blir ett separat ärende och ges ett eget diarienr.. Mapp "Sponsring" under G:\Mbab\110 - Marknad\2.8.1 (110) Kommunikation & Affärsutveckling

-

Korrespondens av betydelse Diarium Papper Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs. Sparas under ursprungligt det aktuella ärendenumret. Sparas under mapp sponsring

-

Samarbetsavtal Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie

Sparas under ursprungligt ärende. Sparas under mapp sponsring

-


3.1 Hantera nyproduktion

Beskrivning


Investeringsbeslut Diarium Papper Bevaras Projekt Beslut på 7 000 000 SEK och uppåt fattas av styrelse. Se styrelseprotokoll med underlag. Ledningsgruppen fattar beslut under 7 miljoner.

-

Arbetsmiljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under: G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Kvalitetsplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan

-

Miljöplan Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under: G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Adress och distributionslista Nej Digitalt 10 år efter garantitid

Projekt Se ovan x

Avtal med entreprenör Diarium Papper/digital Bevaras Egen nummerserie

Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas samma som ovan. För konsultavtal se 2.3.1 och 2.3.2.

-

Tidplaner Nej Digitalt 10 år efter garantitid

Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Protokoll startmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt

-

Protokoll projekteringsmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Riskanalys Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan

-

Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt bygglov, kontrollplan, rivn

Diarium Papper/digital Bevaras Projekt Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas samma som ovan

-

Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket Diarium Papper Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Lantmäteriförrättning Diarium Papper Bevaras Projekt Förvaras i avtalsliggare/Diarium. Kopia sparas samma som ovan

-

Miljöinventering Diarium Papper Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och efterbesiktningar

Diarium Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. sprängningsarbeten. Kopia sparas enligt ovan

-

Protokoll byggsamråd Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Protokoll byggmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Se ovan

-

Protokoll ekonomimöte ÄTA-hantering (ändring tillägg avgående)

Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Protokoll samordningsmöte Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Tvisteärenden inom projektet Diarium Digitalt Bevaras Projekt Utgör eget ärende i Diarium. -

Korrespondens av betydelse Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Kallelser rörande besiktning Nej Digitalt Bevaras Projekt Kallas via Outlook samt anges i besiktningsprotokoll. Det är besiktningsmannen som kallar.

-

Protokoll löpande besiktningar och lutbesiktningar Nej Digitalt Bevaras Projekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Entrepenadgarantier Nej Digitalt Bevaras Fastighet Sparas under G:\Mbab\100 - Fastigheter\1. Fastighetsdokumentation

-

Projektförsäkringar Diarium Digitalt Bevaras Projekt Kopia sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION. Avslutade projekt läggs under : G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - NYPRODUKTION\007 Avslutade genomförda projekt

-

Ritningar / Relationsritningar Nej Digitalt Bevaras Fastighet Sparas under G:\Mbab\100 - Fastigheter\1. Fastighetsdokumentation

-

Beställningar inköp Se 2.3.1


3.2 Hantera planerat och löpande underhåll

Beskrivning

För upphandling och genomförande av byggprojekt, se separata processer. 3.1 Hantera Nyproduktion, samt processgrupp 2.3 Inköp och upphandling


Underhållsplaner Nej digital Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras årsvis, äldre versioner bevaras. Sparas i PDF när den är beslutad och kalla den "Arkivex" .

x

Utredningar som ligger till grund för planerat och löpande underhåll

Nej digital Bevaras På fastighet Sparas G:\Mbab\300 - Förvaltning - skapa ny fastighetsstruktur. Allt material skall sparas ner i PDF.

x

Genomförande av mindre projekt Nej digital Bevaras Projekt Sparas G:\Mbab\300 - Förvaltning - Skapa ny fastighetsstruktur. Allt material skall sparas ner i PDF. ""Arkivex" " läggs till filnamnet. Beställningar finns i Xpand och Proceedo

x

4.1 Bedriva interna projekt

Beskrivning

Se även 1.2.6


Avtal Diarium Papper Bevaras Egen nummerserie

Diarium utgör avtalsliggare -

Delrapporter Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt Finns det både fysiska och digitala projektmappar? Bevaras vissa handlingar digitalt och vissa i papper? De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\..Arkiv\Projekt.

-

Ekonomisk slutredovisning Nej Papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\..Arkiv\Projekt.

-

Förstudier Nej Papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\..Arkiv\Projekt.

-

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Korrespondens som innehåller sekretessbelagda uppgifter Diarieförs.

-

Minnesanteckningar Nej Digitalt/papper Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\..Arkiv\Projekt.

-

Protokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. - Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektplaner Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. - Slutrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Uppdragshandlingar Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. - Utvärderingar Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Beslut Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. - Projektdokumentation Nej Papper/Digitalt Bevaras Projekt De digitala handlingarna återfinns under

G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\..Arkiv\Projekt.

-

PM Nej Papper Bevaras Projekt Se ovanstående anmärkning. -

Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt Se ovanstående anmärkning. -


5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

Beskrivning

Inom denna process hanteras all uthyrning och uppsägning, även den som sker i samband med nyproduktion. Inom processen bedrivs även ett samarbete med Mölndals stad; Social- och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF)


Erbjudande av lägenhet Boplats Digitalt 2 år _ Bevaras hos Boplats x Reg av kundprofil Xpand Digitalt Vid

inaktualitet _ Följer branschstandard ca 6 mån efter

utflytt och skulder är reglerade. x

Hyreskontrakt garage/p-plats Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand och pärm

Gallras 2 år efter avtalets slut. Sparas i pärm i kronologisk ordning. Uthyrningsunderlag

x

Erbjudande av p-plats/garage Xpand Digitalt/Papper Vid inaktualitet

Mail som genereras av Xpand. Brev om hg ej har mail. Var förvaras dessa? Läggs de som bilaga till hyreskontraktet?

x

Kölista p-plats/garage Xpand Digitalt Vid inaktualitet

Xpand Registreras i Xpand. Uppgiften om personerna tas bort när de blir erbjudna plats eller flyttar

x

Hyreskontrakt Lägenhet Xpand Papper/Digitalt 10 år Kronologiskt Sparas i gallringspärm "Avslutade kontrakt" års och månadsvis. Uppgifterna finns i Xpand - avpersonifieras enligt branschstandard. Gallras tio år efter avflyttning.

x

Uppsägning Xpand Papper 10 år Hyrespärm/Xpand Sparas med kontraktet i10 år. Avpersonifieras i Xpand enligt branschstandard.

x

Uppsägningsbekräftelse Xpand Papper/Digitalt 10 år Hyrespärm/Xpand Sparas med kontraktet i10 år. Avpersonifieras i Xpand enligt branschstandard.

x

Ansökan om direktbyte internt och externt Xpand Papper Vid inaktualitet

Hyresmapp Referenser hämtas vid byten med extern part.

x

Uthyrningsunderlag - Papper 2 år Kronologiskt Se arbetsinstruktion för uthyrningspolicy. Pärm "Uthyringsunderlag"

x

Referenser - Papper Vid inaktualitet

_ Hämtas in vid byte med extern part och medgivande inhämtas. Lämnas även till myndigheter vid förfrågan.

x

Ansökan om andrahandsuthyrning Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand/hyrespärm Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Överföring av Mölndalsbostäders dagar Xpand/Boplats Digitalt Vid inaktualitet

Boplats Xpand för över information varje dygn till Boplats. Hamnar i priogrupp. Automatisk överföring.

x

Annonsering på Boplats Xpand/ Boplats

Digitalt 2 år Boplats Statistik på antal annonser i årsredovisningen.

x

Tilldelning visningserbjudande / Urval av hyresgäst Boplats Digitalt 2 år Boplats Sparas och hanteras av Boplats x

Återflytt andra hand Xpand Papper 2 år Xpand/pärm Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Ansökan om förtur Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" i 2 år

x

Överlåtelse Xpand Papper 2 år Kronologiskt i pärm

Sparas i pärm "Uthyrningsunderlag" x

Ansökan om förtur via SAF Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kopia sparas i pärm "uthyrningsunderlag" i 2 år

x

Erbjudande om lägenhet till SAF Diarium Digitalt Se anmärkning

År/Diarienr Kopia i pärm "Förtur" sparas till dess att svar inkommit. Original i Diarium.

x

Kontrakt med SAF Xpand Papper 10 år Xpand Förvaras i pärm "Aktuella hyreskontrakt". Flyttas sedan över till pärm "Avslutade hyreskontrakt".

-

Information rörande andrahandshyresgäst i SAF lägenhet

Xpand Papper 2 år Kronologiskt Gallras 2 år efter avtalets slut. Sparas i pärm "Gallring"

x

Överskrivning till förstahandskontrakt från SAF kontrakt

Xpand Papper 10 år Kronologiskt Sparas i gallringspärm "Avslutade kontrakt" års och månadsvis. Uppgifterna finns i Xpand - avpersonifieras enligt branschstandard.

x

Olovlig uthyrning i andrahandsärenden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr - x

Ägarmedgivanden Xpand Papper Bevaras Xpand på objektsnr

Kommer från Bostadsanpassningsenheten i Mölndals stad och rör. Godkänns eller avvisas av Mölndalsbostäder.

x


5.1.2 Hantera förtursärenden

Beskrivning

Ingår i 5.1.1


Förtursärenden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr _ x


5.1.3 Hantera administration av blockuthyrning

Beskrivning

För information om bevarande, se övriga processer under hyresadministration. I samarbete med Mölndals stad Vård- och omsorgsförvaltningen (VoO) och Social och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF)


LSS /Servicelgh Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och Lägenhets nummer

Behörighetsstyrd mapp under G för distribution av uppgifter. Andrahandshyresavtal och underlag i pärm

x

Äldreboende Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och Lägenhets nummer

Inget kontrakt. Beställningen hämtas i gemensam behörighetsstyrd mapp som delas med Vård och Omsorgsförvaltningen. Beställningen är faktureringsunderlag och finns i hängmappssystem.

x

Nyanlända Xpand Digitalt/Papper 2 år Objekt och Lägenhets nummer

Beställning via G-mappen. Kontrakt i pärm x

Kooperativ fastighet Xpand Digitalt/Papper 10 år Objekt och Lägenhets Nummer

Objekt och x

Besiktning Xpand Digitalt Bevaras Objekt och Lägenhets nummer

Papper i särskilda ärenden. Finns budget. För protokoll se 5.1.4. För inre och yttre underhål se 5.1.4 och gränsdragningslista för respektive objekt.

x

Kravhantering Xpand Digitalt Gallras vid inaktualitet

Objekt och Lägenhets nummer

Påminnelse skickas ut via ekonomiavdelningen. Kravhantering och inkassoärenden hanteras av Mölndals stad.

x

Gränsdragningslista Papper Bevaras Objekt och Lägenhets nummer

Utgör bilaga till blockuthyrningsavtal. Kopior finns uppsatta ute i byggnaderna.

-


5.1.4 Genomföra besiktning

Beskrivning

Se separat processbeskrivning


Besiktningsprotokoll Xpand Digitalt Bevaras Xpand/Per objekt

Skall tas ut och sparas som en fil. x

Fotografier Xpand Digitalt Bevaras Xpand/Per objekt

x


5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden

Beskrivning

Alla handlingar inom processen omfattas av sekretess


Klagomål/ störningsärenden Diarium Papper/Digitalt Se anmärkning

År/Diarienr Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått, Via telefon eller mail. Samtalet dokumenteras på Papper. Förvaring pärmar 5.1.5 Öster och Väster. Även större ärenden under H.

x

Störningsbrev / kontaktbrev Diarium Papper Se anmärkning

År/Diarienr Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått. x

Varningsbrev Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skall skickas rekommenderat. Förvaras i pärm 5.1.5 under ärendets handläggning.

x

Brev om uppsägning Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Skall skickas rekommenderat. Förvaras i pärm 5.1.5 under ärendets handläggning.

x

Övrig kommunikation i ärendet, t ex mail, telefon Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Läggs på ärendet, Pärm 5.1.5 x

Kommunikation med myndigheter Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Läggs på ärendet, Pärm 5.1.5 x

Handlingar rörande rättsprocess Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ärenden som går upp i hyresnämnden och/eller i hovrätten.

x


5.1.6 Administrera kravhantering

Beskrivning

Samtlig information finns sparat i pärm 5.1.6.


Lista obetalda hyror Xpand Papper Vid inaktualitet

Xpand/Per objekt

Namn, obj.nr, autogiro eller inte. Lista tas ut ur Xpand. Sparas i månadsmappar. Gallras efter 6 månader. Förvaras under av handläggare i H-mapp.

x

Kontakt pga. sena hyresinbetalningar / obetalda hyror Xpand Papper/Digitalt Vid inaktualitet

Månadsvis Detta är en service mot hyresgästerna. Skickas ofta via SMS. Samarbete med ekonomi. Noterar antal sms mm i Xpand. Denna delprocess startar efter en vecka av försening. Får ibland in dokumentations/kvitton som sparas i månadsmappen, se ovan. Notering av all kontakt. Hör hyresgästen själv av sig så läggs en minnesnotering. Brevmallar finns.

x

Utskick krav/påminnelser ifrån ekonomi Xpand Digitalt Vid inaktualitet

Xpand/Per objekt

Skickas ut efter 12-15 dagar. Se 2.1.2 x

Avbetalningsplan Xpand Papper Vid inaktualitet

Xpand/Per objekt

Sparas i pärm 5.1.6. Notering om avbetalningsplan i Xpand. Särskilda amorteringsavier alternativt så kommer det med radvis på vanliga fakturan. All info om amorteringen finns endast på avin.

x

Handlingar rörande skuldsanering från Kronofogdemyndigheten

Diarium / Xpand

Papper Bevaras År/Diarienr Ärendet bevaras hos boendekonsulent under tiden. Samarbete med Kronofogdemyndigheten. Noteras på faktura i Xpand

Varningsbrev pga. sena hyresinbetalningar / obetalda hyror

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Finns mallar för detta. Det skickas ut varningsbrev då ca 6 av 12 hyror är sent betalda. Breven sparas hos boendekonsulent under tiden.

x

Uppsägning pga. sena hyresinbetalningar / hyresskuld

Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ytterligare sen leder till uppsägning. x

Handlingar rörande rättsprocess Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Ärenden som går upp i hyresnämnden och/eller i hovrätten.

x

Inkassoärenden Diarium Papper/Digitalt Bevaras År/Diarienr Uppgifterna hämtas i Xpand. Inkassobolaget Lowell används för indrivning. Loggar våra ärenden där. Samtliga ärenden sparas i pärm "inkasso" hos ekonom. Notering om detta görs i Xpand

x


5.1.7 Hantera uppsägnings-/avhysningsärenden

Beskrivning

Pärm 5.1.7 används för dessa ärenden


Brev om uppsägning till hyresgäst och socialtjänsten Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Rek brev - original till hg och kopia till socialtjänsten. Rek kvitto bifogas brevet. Sparas i pärm 5.1.7

x

Beslut från domstol eller hyresnämnd Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i pärm 5.1.7 x

Ansökan om avhysning till Kronofogdemyndigheten Diarium Papper Bevaras, se anmärkning

År/Diarienr Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått. Se process 5.1.6 angående betalningsföreläggande. Sparas i pärm 5.1.7

x

Utslag / Beslut från kronfogden Diarium Papper Bevaras År/Diarienr Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått. Kopia går till socialtjänsten. Sparas i pärm 5.1.7

x

Minnesanteckningar i ärenden Nej Papper Bevaras År/Diarienr Sparas i pärm 5.1.7 x


5.1.8 Hantera dödsfall i lägenhet

Beskrivning


Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Kronologiskt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs

x

Dödsattest Xpand Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt I hyresmappen x


5.1.9 Hantera Plusval

Beskrivning


Beställning Nej Papper Bevaras Kronologiskt/ Per objekt och lägenhetsnr

Blankett i beställningspärmen. Olika avskrivningstider. Sex år Plusval och sedan finns standardhöjande åtgärder.

x

Arbetsorder Xpand Digitalt 2 år Kronologiskt/ Per objekt och lägenhetsnr

x

Avtal om utökat Plusval Nej Papper Bevaras Kronologiskt/ Per objekt och lägenhetsnr

Förvaras tillsammans med beställningen. Olika avskrivningstider

x

Personligt Plusval Nej Papper Bevaras Kronologiskt/ Per objekt och lägenhetsnr

Förvaras tillsammans med beställningen. Olika avskrivningstider

x

Reklamation Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt/ Per objekt och lägenhetsnr

Mail registreras i Xpand. x


5.1.10 Hantera men i nyttjandet

Beskrivning


Anmälan men i nyttjandet enstaka Nej Papper 7 år Kronologiskt Hyresgäst får ersättning vid skador. Utbetalningsblankett fylles i och lämnas till ekonomiavdelningen.

x

Anmälan men i nyttjandet gruppvis Xpand Digitalt 7 år Kronologiskt I samband med omfattande störningar. Hyresgäst får ersättning vid skador - justeras via hyresavin.

x

Tredje part men i nyttjande i samband med nyproduktion och större underhållsarbete

Diarium Digitalt bevaras Diarienr/år Kopia sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\005 - Nyproduktion.

x


5.2.1 Hantera uthyrning av lokal

Beskrivning


Annons på ledig lokal Nej Papper Vid inaktualitet

Per objekt Lokalmäklare annonserar själva i tidningar. Underlag hos marknadsavdelningen vid egen annonsering.

Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet

Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101. Förvaltning

x

Bankgaranti/bankdeposition och borgenförbindelse Nej Papper Bevaras Per objekt Avtal med hyresgäst. Sparas med avtalet x

Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Papper Vid inaktualitet

Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med kontrollplan

x

Lokalhyresansökan -Specifika Objekt Nej Digitalt Bevaras Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101. Förvaltning

x

Lokalhyresavtal Xpand Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Registeras i Xpand x

Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej Digitalt Vid inaktualitet


x

Kontrollplan Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Skrivs under av Fastighetsutvecklingschef

x

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs


5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt

Beskrivning


Brev om uppsägning/villkorsförändring av lokal Xpand Papper Bevaras Xpand/Per objekt

Finns i avtalspärm. Uppsägningsdatum registreras i Xpand. Hyresgästens bekräftelse med signatur.

x

Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt Diarium Papper Bevaras Per objekt Kopia finns i avtalspärm. x

Hyresnämndens Medlingsbeslut Diarium Papper Bevaras Per objekt Kopia finns i avtalspärm. x


5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet

Beskrivning


Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Sparas under G:\Mbab\070 - Fastighetsutveckling\006 - Lokalförvaltning101.

x

Korrespondens av betydelse Nej Papper/Digitalt Bevaras Per objekt Handlingar som omfattas av sekretess Diarieförs

x

Ekonomisk upplysning lokalhyreskund Nej Papper Bevaras Per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning. Sparas tillsammans med kontrollplan

x

Överlåtelseavtal Xpand Papper Bevaras Per objekt Läggs ihop med hyresavtalet i avtalspärm x

Kontrollplan Nej Papper Bevaras Per objekt Finns i avtalspärm. Skrivs under av Fastighetsutvecklingschef

Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej Digitalt Vid inaktualitet


Möndalsbostäder AB

5.2.4 Hantera uppläggning av blockuthyrning

Beskrivning

Ex servicebostäder, gruppbostäder mm. I samverkan med kommunen. Upplägg av kontrakt.


Projekteringsavtal/Förgävesavtal Avtalsliggare Papper Bevaras Kronologiskt Per objekt

Avtalspärm (på objektsnummer). Ett förgävesavtal eller ett förgäveskostnadsavtal är ett avtal som innebär att någon åtar sig att betala för de kostnader som uppstår om ett visst projekt avbryts.

-

Blockhyresavtal, per fastighet Xpand Papper/Digitalt Bevaras Xpand/Per objekt

Finns i avtalspärm. Registeras i Xpand -

Ansökan till hyresnämnd Nej Papper Bevaras Per objekt Hyresnämndens godkännande av blockuthyrning. Hyresnämndens beslut sparas tillsammans med avtalet.

-

Korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras År/Diarienr Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

-

Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej PDF Vid inaktualitet



5.3.1 Hantera felanmälningar

Beskrivning


Arbetsorder - Felanmälan Xpand Papper/Digitalt 2 år Xpand/Per objekt

Arbetsorder internt och felanmälan externt behandlas på samma sätt i Xpand. Vissa arbetsorder skrivs ut tillfälligt och gallras vid inaktualitet i sekretesskärl.

x

Intern telefonbok Nej Digital Vid inaktualitet

Kronologiskt G: 050 14 felanmälan x

SMS Xpand Digital Vid inaktualitet

Xpand/Per objekt

Information som är viktig skall registreras i Expand med datum för meddelandet.

x


5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel

Beskrivning


Skötselscheman Nej Digitalt Bevara Kronologiskt Ex: G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\Förvaltning\område väster\Skötselschema. Skall sparas ned i PDF-A och sparas under samma mapp vid uppdatering

Protokoll obligatoriska besiktningar Nej Papper 2 år Kronologiskt Per objekt?

Inventeringssammanställning, pcb, radon, ovk, hissar, kylanläggningar, tryckkärl, pannor. Kan gallras efter två år om de inte behövs för verksamheten eller har gett upphov till någon åtgärd då de utgör underlag.

Jourschema intern Nej Digitalt/Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Jourpärm i jourbilen. Sökväg G:\Mbab\050 - Driftavdelningen\Driftavdelningen\6. Jourgruppen\Jour Pärmen. Detta arbete utförs av jourgruppen som består av servicetekniker och fastighetsarbetare

x

Jourtelefonlista intern och extern Nej Digitalt/Papper Vid inaktualitet

Kronologiskt Jourpärm i jourbilen, G:\Mbab\050 - Driftavdelningen\Driftavdelningen\6. Jourgruppen\Jour Pärmen. Detta arbete utförs av jourgruppen som består av servicetekniker och fastighetsarbetare

x

Risklistor Nej Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i pdf-format vid uppdatering. G:\Mbab\900- Verksamhetssystem, Kvalitet & Miljö\1. Arbetsmiljö\Säkerhetsinstruktioner & Riskbedömningar\Riskbedömningar

x

Snöjour Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Register över vilka som ingår, telefonnummer. Skall sparas under 050

x

Fotografier Xpand Digitalt Bevaras Kronologiskt Sparas i Xpand under arbetsorder -

Filmer Nej Digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Ex filmning av avloppsrör och dyl. Sparas vid ev reklamationer. Förvaltarna sparar dessa.

-


5.3.3 Informationshantering för lås- och passersystem

Beskrivning

Hanterandet och administrerandet av information som genereras i digitala lås - och passersystem.


Information kopplad till nycklar till hyresgäster Aptus, iLOQ (test Pom0nagatan, Häradsgatan 25)

Digitalt Vid inaktualitet.

Aptus i bokstavsordning

Hyresgästen tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Anonymiseras efter 100 dagar. Raderas efter 200 dagar. Utdrag av registreradekan göras om det efterfrågas.

x

Information kopplad till nycklar till anställda Aptus/keysafe Digitalt Vid inaktualitet.


Anställda tilldelas en kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Anonymiseras efter 100 dagar. Raderas efter 200 dagar. Utdrag av registreradekan göras om det efterfrågas.

x

Information kopplad till nycklar till entreprenörer Aptus/keysafe/utdrag från excel PDF (Keysafe)

Digitalt Vid inaktualitet.


Kodbricka (s.k. tag). Passeringar loggas löpande. Anonymiseras efter 100 dagar. Raderas efter 200 dagar. Utdrag av registrerade kan göras vid behov.

x

Information rörande ID06 Nexus Digitalt Vid inaktualitet.

Nexus Kodbricka. Passeringar loggas löpande. Anonymiseras efter 100 dagar. Raderas efter 200 dagar. ID06 ge behörighet till bland annat byggarbetsplatser. Vissa anställda har detta. ID06 kan förses med behörighet i lås- och inpasseringssystem

x


5.4. Kundmottagning

Beskrivning


Nyckelkvittenser/fullmakter Xpand Papper 2 år efter avflytt.

Kronologiskt Per objekt

Sparas i Pärmar per objekt. x

Namnskyltar Xpand Digitalt Vid inaktualitet


Hittas under G:\mbab\300-förvaltning\namnskylt. Gallras när hg flyttar. Ansvarig får en lista ifrån uthyrare och specialfastigheter. Sparas på lgh i mappstruktur. Registreras i excellfil.

x

Nyckelkvittens tidsbegränsad utlåning Nej Papper Vid inaktualitet


Utlåning av nycklar och utrustning till hyresgäst och leverantör Uppgifter sparas så länge de är utlånade.

x

Inkommande handlingar och frågor(brev, e-post och telefon)

Nej Papper/digitalt Vid inaktualitet

Kronologiskt Om det inte är ett rent informationsärende, vidarebefordra till ansvarig person och till Diarium. Se 2.7.1 och 2.7.2. Frågor i telefonmeddelande besvaras eller vidarebefordras till ansvarig person.

x

Uppgifter till Mina sidor Xpand Digitalt 2 år efter avflytt.


Registreras i portal som ägs av Xpand. Support och hjälp med nytt lösenord - att allt är aktiverat som det skall. När och sker avregistrering av användare/hyresgäst?

x

Rekvisition TV-box Xpand Papper/Digitalt 2 år efter avflytt.


Rekvisitionen sätts in i nyckelkvittenspärmen. Den gamla samlas in (för att se att alla delar är med). Därefter upprättas en ny till nästa hyresgäst.

x

Kvittenser för ID06 kort (ej vanliga ID kort) Nej Papper 2 år Personalakt Beställs utav kundtjänst på nätet Nexus ID06. Kvittens av kort sparas. Se även 5.3.3.

x

dokuplan mÃ¶lndalbostÃ¤der ab 2019-08-23 wordversionen · ,qohgqlqj (qoljw dunlyuhjohphqwh i|u...

Documents