dokumenthanteringsplan - norrköpings kommun...110 utdata ur las-modul heroma enhet gia minnesgåva,...

Fastställd av kommunstyrelsen den 24 mars 2004, § 17. * Redaktionella justeringar 2008-04-22 samt 2014-04-07.

Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten.

Dokumenthanteringsplan för Heroma-systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 03 Diarienummer KS 71/2004 004

Dokumenthanteringsplan

STADSARKIVET

NKN2001 Utgåva 01 2002.10 www.signon.se

Stadsarkivariens delegations-beslut om planändringar:

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

för Heroma-systemet/PA-handlingar

fastställd KS PersU 2004-03-24 § 17

ändrad

2004-12-14. Redaktionella justeringar 2008-04-22. 2014-04-07.

sid I, 1 (9) NSA bet. 03

Handlingar Hanteringsregler Gallrings-frist, Bevaras

Anteckningar (NSA = Norrköpings stadsarkiv) (Gia = gallras vid inaktualitet)

Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INDATA Nyanställning Förtroendevalda Pågående anställning Tillägg/avdrag Avslutad anställning UTDATA INDATA TILL ECONOMA ÖVRIGT LÖNER DATASYSTEMET HEROMA

Indata Digitalt lagrad information Utdata PROGRAM, REGISTER Säkerhetskopiering HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER AVTAL (om systemet) Arkiveras i personalakt, exempel

Sida 1 2 2 3 4 5 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 Bilaga

NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet

Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK

Bevaras/Gallras Anmärkning

P-akt LK

1 INDATA23 NYANSTÄLLNING

4

Anställningsansökan (avseende viss ledigförklarad tjänst) X

Löneregistre-rande enhet Bevaras

Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Inte antagnas ansöknings-handlingar ska åter-sändas till ingivaren eller gallras. Återsändande eller gallring får inte verkställas förrän 2 år efter tillsättnings-beslutet. X

5

Anställningsbevis/-information, utgör tillika delegationsprotokoll X

Löneregistre-rande enhet Bevaras

Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Anmäls till KS Pu genom rutin hos Personalkontoret. X

6 Lönesättningsbeslut XPersonal- kontor Bevaras

Ska diarieföras och anmälas till KS Pu

7 Skattsedel XLöneregistre-rande enhet 2 år

8 Jämkningsbeslut XLöneregistre-rande enhet 2 år

9 Införselbeslut XSystem-förvaltning GIA

Efter att beslut om upphävande inkommit

2 år EIA

10 Fasta tillägg och avdrag XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA

10 år EIA

11 Fast fördelning XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA

12 Arbetstidsscheman Heroma Enhet GIA

Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema eventuellt på papper hos enhet

10 år ursprungsschema

13

Dokumenthanteringsplan Heroma NSA-bet. 03

Fastställd av KS PersU 2004-03-24 § 17Ändrad

Version 2014-04-04

1




P-akt LK

14 Förtroendevalda:

15Förtroendevalda ledamöter och suppleanter (anställning)

KF-protokoll

Löneregistre-rande enhet GIA

KS diarium

16 Intyg / försäkran XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA

Om förlorad arbets-förtjänst vid ledighet för politiska uppdrag 10 år

17Närvarolistor, sammanträden (underlag för arvode) X

Löneregistre-rande enhet 2 år 10 år

18Beslut om fast förtroendemannaarvode

KF-protokoll


2 år EIA

19 Beslut om storlek på arvodetKF-

protokollLöneregistre-rande enhet GIA

2 år EIA

20Ersättning för barnpassning mm förtroendevalda

Nämnd-protokoll

Löneregistre-rande enhet GIA 10 år

21 Tiduppgift förtroendevalda XLöneregistre-rande enhet 2 år

Underlag för ersätt-ning för förlorad arbetsförtjänst / för-rättningsersättning 10 år

22

23 Konsultkontrakt:

Avser "uppdrags-tagare" och innehåller både anst.uppg. och uppg. om ersättning

24 - original X Enhet Bevaras Ska diarieföras 10 år

25 - kopia X XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA

2627 PÅGÅENDE ANSTÄLLNING

28 Protokoll löneöversyn XPersonal-kontor Bevaras

29 Protokoll övrig löneförhandling XPersonal-kontor Bevaras

30 Avtal leasingbil:

31 - protokoll - avtal XPersonal-kontor Bevaras

Grundavtal, ska diarieföras X

32 - leasingavtal - original X Enhet 10 år EIA

Mellan betalande enhet och leasing-företag. Ska diarieföras

Beva-ras

33 - kopia XLöneregistre-rande enhet GIA

34 Individuellt pensionsavtal XPersonal-kontor Bevaras

Ska diarieföras men arkiveras i personalakten X

35Personalvårdshandlingar ang. den anställde X Enhet Bevaras

Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3 X

2




P-akt LK

36Förändring av anställning (förlängn., ändringar) X

Rapporteran-de enhet Bevaras Anställningsbevis X

37Komplettering av tid för minnesgåva X Heroma

Rapporteran-de enhet Bevaras Korrigeras i Heroma GIA

38Facklig tid, rapporter och sammanställningar X

Löneregistre-rande enhet 2 år

39 Arbetstidsschema Heroma Enhet GIA

Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema kvar på enheten

40Prel.skatt - skatteuppgifter för anst.

Fil från CSR Lönecenter GIA

41 Skattetabell

Fil från Heroma HRM Lönecenter GIA

CGI är leverantör av systemet Heroma.

42 JämkningsbeslutFil från CSR Lönecenter GIA

43Jämkningsbeslut under årets gång X


44 Införselbeslut X Lönecenter GIAEfter att beslut om upphävande inkommit

2 år EIA

45Fast fördelning inom egen enhet X

Rapporteran-de enhet 2 år EIA

46 Fast fördelning mellan enheter XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA

47 Underlag för personuppgifter XRapporteran-de enhet GIA

Ex. adressändring, telefon

48 Arbetsskadeanmälan, original XEnhet/om-råde

Till FK. Ska diarie-föras

49 Arbetsskadeanmälan, kopia XEnhet/om-råde Bevaras X

50 Tillägg/avdrag

51 Tjänstgöringsrapport XRapporteran-de enhet 2 år

Gäller både månads- och timavlönade 10 år

52 Ledighetsansökan < 1,5 år XRapporteran-de enhet 2 år 10 år

53 Ledighetsansökan >1,5 år XRapporteran-de enhet Bevaras X

Ingen delning

54 Sjukanmälan (papper) (X) HeromaRapporteran-de enhet (2 år)

Normalt muntlig an-mälan. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3

55Friskanmälan/Försäkran för sjuklön (papper) (X) Heroma

Rapporteran-de enhet (2 år)

Normalt muntlig an-mälan. Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3. 10 år

56 Läkarintyg XRapporteran-de enhet 2 år

Sekretss gäller enligt OSL 39:1-3

57 Läkarvårdsersättning XLöneregistre-rande enhet 2 år

Sekretess gäller enligt OSL 39:1-3 10 år

3




P-akt LK

58

Beslut om högriskersättning (inkommer från Försäkrings-kassan) X Lönecenter 2 år EIA Kopia av beslut 10 år

59 Friskvårdsersättning XRapporteran-de enhet 10 år

60

Rekvisition av högriskersättning för sjuklönekostnader:

61 - original XLöneregistre-rande enhet Skickas till FK

62 - kopia XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år

63 Kostavdrag XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år

64 Avdrag för P-plats, telefon mm XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år

65 Underlag till löneskuld (faktura) XLöneregistre-rande enhet 2 år 10 år

66Överenskommelse om regle-ring av fel utbetald lön X

Personal-kontor Bevaras

Ev. facklig förhandling X

67Skuldbrev, upplysning om din löneskuld. X

Löneregistre-rande enhet EIA

2 år EIA

68Underlag för makulering av löneskuld X

Personal-kontor Bevaras X 10 år

69Redovisning av egna utlägg i tjänsten X

Rapporteran-de enhet alt. Löneregistre-rande enhet 10 år

Rapporterande enhet om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg enhet

70Körjournal för hållande av egen bil i tjänsten X



71Körjournal för hållande av förmånsbil i tjänsten X



72 Reseräkning inkl. kvitton X



73Underlag för löneavdrag Strejk/Lockout X

Rapporteran-de enhet 2 år 10 år

74 Bankinsättning/Utanordning X Lönecenter 2 år10 år PLUTO

7576 AVSLUTAD ANSTÄLLNING

77Slutlöneberäkning (uppgifter från avgångsanmälan) Heroma

Löneregistre-rande enhet 2 år EIA

78Egen uppsägning (avgångsanmälan) X

Rapporteran-de enhet Bevaras X

4




P-akt LK

79 Pensionsansökan XPersonal-kontor Bevaras X

80Beslut om uppsägning från arbetsgivaren X


Ska diarieföras men arkiveras i personalakten X

81 LAS X EnhetGIA / Bevaras

Ny blankett ersätter gammal. Den sista bevaras X

82

Besked till personal om att an-ställning för begränsad tid kom-mer att upphöra, med talong för anmälan om företrädesrätt X Enhet Bevaras

Återkommen an-mälan om företrädes-rätt gallras med 2 års frist X

2 år EIA

83

Varsel till personalorganisation om att medlems anställning för begränsad tid kommer att upphöra X Enhet

Skickas till personal-organisation

84 Erbjudande om anställning X Enhet Bevaras Sparas om svar - nej. X

85 Ansökan om avgångsvederlag XPersonal-kontor Bevaras

Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X

86Överenskommelse om avgångsvederlag, original X


Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X

87 Individuellt pensionsavtal XPersonal-kontor Bevaras

Ska diarieföras men arkiveras i personal-akten X Saknas

88Besked om avslutad/ändrad behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA

Avslut även via telefon. Saknas

8990 UTDATA

91Sjukanmälan till Försäkringskassan X Heroma

Löneregistre-rande enhet Rapport till FK 2 år?

92Signallistor i Heroma vid lönebearbetning Heroma

Rapporteran-de/ lönereg enhet GIA

93Signallistor vid lönebearbetning (Driftrutinen) X Heroma Lönecenter GIA "Filskyffeln"

94Rapport extra utbetalning (PLUTO) X Lönecenter 2 år

95 Lönefil till utbetalande bank Heroma Lönecenter

96Avstämningslistor vid lönebearbetning X Heroma Lönecenter GIA "Filskyffeln" 2 år

97

Redovisningsunderlag till myndigheter (skatt, arbetsgivar-avgift, m m) X Lönecenter 10 år

98 Utanordningslista X Heroma Enhet 2 år

Ska attesteras på papper eller elektronisk attest. 10 år

5




P-akt LK

99 Grundlista HeromaLöneregistre-rande enhet GIA

Kan tas ut vid behov. Avställning till historikdatabas.

Beva-ras

100

Listor över olika löneavdrag som skall vidareredovisas till olika myndigheter X Lönecenter 2 år Ex. Kronofogde

101Tjänstgöringsuppgift per anställd och månad X Heroma

Rapporteran-de enhet GIA Kan tas ut vid behov 10 år

102Rapporter ur Heroma, ex. bevakning av olika slag X Heroma

Rapporteran-de enhet och löneregistre-rande enhet GIA Kan tas ut vid behov

103 Övertidsjournal Heroma Enhet 2 år Kan tas ut vid behov GIA

104Kortperiodisk syssels.statistik (underlag) Heroma

Personal-kontor Fil till SCB 2 år

105 Kontrolluppgifter Fil Lönecenter Fil till RSV

106 Kontrolluppgifter - rapport Heroma Lönecenter 10 årLäggs i särskild kata-log i Heroma-server

107 Underlag för pension Fil Lönecenter Fil till SPP 2 år

108Underlag för årsredovisning till olika myndigheter Fil Lönecenter GIA

109 Lönestatistik till SKL Fil Lönecenter Fil till SKL 2 år

110 Utdata ur LAS-modul Heroma Enhet GIA

Minnesgåva, tur-ordning, bevakning av vikariat Saknas

111112 INDATA TILL ECONOMA

113 Bokslutsbilagor X Lönecenter

Bevaras enligt EA-plan

Textdokument som lämnas till ekonom vid KS-kontor

114Bokföringsorder för skatt, arbetsgivaravgift och nettolön X Lönecenter

Gallras enl EA-plan

115Lönefil från Heroma till Economa Heroma Lönecenter Fil-överföring 2 år

116 Omkonteringsfil från Heroma Heroma Lönecenter Fil-överföring 2 år117118 ÖVRIGT LÖNER

119 Återförda löner från banken XSystem-förvaltning

Gallras enl EA-plan

Utgör underlag för bokföringsorder GIA

120 Utbetalning av Reseförskott X HeromaLöneregistre-rande enhet 10 år

121 Tjänstgöringsbetyg/-intyg, kop. X Enhet Bevaras X122 Arbetsgivarintyg, AMS, kopia X Lönecenter Bevaras X

123Försäkr.kassans förfrågan om anställds inkomst X

Löneregistre-rande enhet

Åter FK genom besvarande.

6




P-akt LK

124 Försäkringshandlingar:125 - gruppliv X Lönecenter 5 år

126 - AMF XLöneregistre-rande enhet 5 år 5 år

127 Personalakt: Se bilagan.

128 - pågående anställning X

Löneregistre-rande enhet / Enhet

Avställs vid upphörd anställning. Levere-ras årsvis till NSA.

129 - avslutad anställning X Stadsarkivet Bevaras

130Arbets- och info-material av tillfällig betydelse X X

Löneregistre-rande enhet/ Rapporteran-de enhet/En-het GIA

131132 DATASYSTEMET HEROMA133 INDATA134135 Generella grunduppgifter 136

137Underlag för ändring i styr-/löneartstabeller X X Lönecenter GIA

138

139DIGITALT LAGRAD INFORMATION

140141 Databas drift

142 Behörighetsansökan X Lönecenter 2 år EIAUnderskrivet av behörig chef

143 Behörighetsregistret X Lönecenter GIA GIA

144Tabellregister, tex löneartsförteckning X Lönecenter GIA

145Körplaner, register över planerade körningar X Lönecenter GIA

146 Personregister X Lönecenter GIA

147 Anställningsregister X LönecenterAvställs efter 3 år

Avställning till historikdatabas

148Ackumulatorregister, registret töms årligen X Lönecenter 1 år

149 Frånvaroregister, årsregister X LönecenterAvställs efter 3 år

Avställning till historikdatabas

150Transaktionsregister, årsregister X Lönecenter 3 år

7




P-akt LK

151 Historikdatabas X Lönecenter Bevaras

Systemförvaltningen ansvarar för att till-gängligheten upprätt-hålls. Samråd ska ske med arkivmyndig-heten / stadsarkivet Saknas

152153 Databas test154 Testdatabas X Lönecenter GIA155156 UTDATA157158 Vid ändring av uppgifter

159Logg av gjorda ändringar i Heroma X Lönecenter 2 år 3 år

160Logg av gjorda ändringar i Styrett X Lönecenter

GIA efter kontroll

161

162Årslistor resp. tömning av inaktuella data i registren

163164 Övriga utdatalistor165 Körplaner utskrivna på papper. X X Lönecenter GIA166167 PROGRAM, REGISTER168169 Originalprogram170 Driftsprogram X CGI GIA Ligger i systemet171

172 Säkerhetskopior på program 173 Versioner och releaser X LK-data 10 år174

175Säkerhetskopior på register i Heroma

Gallras enligt rutinbe-skrivning nedan Saknas

176 Behörighetsregister X LK-data177 Tabellregister X LK-data178 Körplaner X LK-data179 Personalregister X LK-data180 Frånvaroregister X LK-data181 Lönetransaktionsregister X LK-data182 Ackumulatorregister X LK-data183 Transaktionsregister X LK-data184 Personalplaneringsregister X LK-data

8




P-akt LK

185 Säkerhetskopiering på band: Saknas

186 Varje natt, delkopiering XSystem-förvaltning -

Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén

187 Veckovis, totalkopiering XSystem-förvaltning -

Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén

188 Månadsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 1 år

189 Årsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 5 år

190191

192HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER

193 Heroma-nytt Heroma Lönecenter GIA

Heroma, digital bokhylla för manualer mm.

194 Användardokumentation Intranät Lönecenter GIA

Heroma, digital bokhylla för manualer mm.

195 Handböcker för drift Internet LK-data GIA196 Avbrottsplaner X LK-data 2 år GIA

197Ansökan om ny behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig

198Ansökan om ändrad behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig

199200 AVTAL 201 Drift-avtal X Systemägare Bevaras Ska diarieföras

Det är en robot som säkerhetskopierar alla servrar. Roboten innehåller upp till 100 st band för säkerhetskopiering. När informationen på banden blir 4 veckor gammal tar roboten själv ut månadsbanden, som

placeras i ett brandsäkert skåp som är placerad utanför både serverhall och det rum där roboten står. De månadsband som roboten tar ut i slutet av året betraktas som årsband.

9

Bilaga till dhpl NSA bet 03

Arkiveras i PERSONALAKT exempel

�� Ansökningshandlingar

�� Anställningsavtal/-beslut

�� Avtal i övrigt som ingås med individen - bil - m fl - avgångsvederlag - pension

�� Beslut om tjänstledigheter >>>> 1,5 år

�� Beslut om tf-/vikariatsförordnanden

�� Personalvårdshandlingar om individen

�� Arbetsskadeanmälningar

�� Besked anställning för begränsad tid upphör

�� Uppsägnings-/entledigandedokument

�� Kopior av tjänstgöringsintyg/-betyg

�� Korrigering av anställningstid

dokumenthanteringsplan - norrköpings kommun...110 utdata ur las-modul heroma enhet gia minnesgåva,...

Documents