dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen...dokumenthanteringsplan – riktlinjer 6 gem (metall och...

Dokumenttyp

Riktlinjer Antagen av

Kommunstyrelsen Antagande dnr, beslutsparagraf (första beslutsdatum) KS/2019:1413 § 253 (2019-11-27)

Giltighetstid fr. o. m. – t. o. m.

2019-11-27 - Gäller tills

vidare

Dokumentansvarig i förvaltningen

Administrativ chefSenast reviderad dnr, beslutsparagraf

(beslutsdatum)

Gäller för målgruppen

Samtliga sektorer, kommunstyrelsen

Kontakt om styrdokumentet

Kommunstyrelseförvaltningens stab, telefon 0304-33 40 00 e-post: [email protected]

Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen

Riktlinjer

Dokumenthanteringsplan – riktlinjer

2

Innehåll

Inledning ........................................................................................................................................................ 3

Riktlinjernas syfte och målgrupp ........................................................................................................... 4

Relaterade styrdokument ........................................................................................................................ 4

Riktlinjer......................................................................................................................................................... 4

Handlingar ................................................................................................................................................ 4

Allmänna handlingar ............................................................................................................................... 4

Gallring ...................................................................................................................................................... 4

Gallringsbeslut av pappershandlingar genom överföring till digitalt format .................................. 5

Bevarande .................................................................................................................................................. 5

Överlämnande av handlingar till arkivet ............................................................................................... 5

Dokumenthanteringsplan – Lista. Förklaringar ...................................................................................... 6

Verksamhet ............................................................................................................................................... 6

Huvudgrupp ............................................................................................................................................. 6

Undergrupp............................................................................................................................................... 6

Handlingstyp ............................................................................................................................................. 6

Förvaringsplats ......................................................................................................................................... 6

Överföring till närarkiv ........................................................................................................................... 6

Leverans till arkivmyndighet .................................................................................................................. 7

Gallring ...................................................................................................................................................... 7

Anmärkning .............................................................................................................................................. 7

Media ......................................................................................................................................................... 8

Sekretess .................................................................................................................................................... 8

IT-system. ................................................................................................................................................. 8

Förvalta riktlinjerna ...................................................................................................................................... 9

Säkerställa styrdokument ........................................................................................................................ 9

Avvikelser och förslag ............................................................................................................................. 9


3

Inledning

Enligt Orust kommuns arkivreglemente är kommunstyrelsen arkivmyndighet i kommunen. Arkivmyndigheten utövar tillsyn, det vill säga kontrollerar att arkivverksamheten i övriga kommunen fungerar och sköts enligt gällande lagstiftning. Arkivering regleras i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) och hantering av handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen.

En dokumenthanteringsplan redovisar de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. (Se Bilaga Dokumenthateringsplan – Lista)

Dokumenthanteringsplanen är kommunstyrelsens gallringsbeslut. Detta innebär att den reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska förstöras och i så fall när. Tanken är att den ska vara ett verktyg såväl för dem som hanterar informationen i verksamheten som för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i, vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas.

Dokumenthanteringsplanen ska hållas levande och vara lättillgänglig för alla samt ses över och revideras kontinuerligt. Det är respektive verksamhetsansvarig nämnd som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg, efter samråd med arkivmyndigheten (kommunstyrelsen).

En handling kan i princip genomgå fyra stadier ur ett tidsperspektiv:

1. Tillkomst/registrering (inkommen eller upprättad)2. Bearbetning och förädling av underlag lättåtkomligt för den/de som arbetar med den.3. Eventuell förvaring i närarkiv/mellanarkiv för relativt enkel tillgång för verksamheten i

väntan på gallring eller överföring till centralarkiv. Verksamheten fortsatt ansvarig förhandlingen.

4. Handlingen blir inaktuell för utförande verksamehet och kan då antingen gallras ellerbevaras för alltid enligt beslut i denna plan. Kommunarkivet hör till arkivmyndighetenoch är rådgivande i arkivfrågor. Dokumenthanteringsplanen bör uppdateras regelbundet.

Förslag på ändringar skickas till arkivassistenten. De handlingar som ska överlämnas är originalen, om inte annat anges eller endast kopia av originalet existerar.

Våra aktiva, lätt åtkomliga, aktiva handlingar i något IT-system/Förvaringsplats

Närarkiv – Våra handlingar som finns tillgängliga för eventuella åtgärder under lagstadgad eller beslutad tillgänglighetstid. (kan finnas fortsatt tillgängliga i IT-system eller utskrivet i fysiskt närarkiv)

Centralarkivet – De handlingar som bevaras för all framtid (digitalt eller fysiskt)

Gallras enligt

gallringsplan

Gallras Tid


4

Riktlinjernas syfte och målgrupp

Dokumenthanteringsplanens huvudsyfte är att tydligt visa var olika originalhandlingar ska förvaras och hur de kan kommas åt samt vilka som kan gallras och vilka som ska bevaras. Dokumenthanteringsplanen ger då tjänstemännen ett verktyg att se när de kan överlämna handlingar till kommunarkivet, samt när de kan gallra (slänga) handlingar som inte ska bevaras. Dokumenthanteringsplanen är, publicerad på vår hemsida, även ett verktyg att hitta information för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar.

Relaterade styrdokument

Gallringsplan. För handlingar och information av tillfällig eller ringa betydelse. KS 2019-09-25 § 199

Riktlinjer

Handlingar

Tryckfrihetsförordningen, 2 kap, 3§:

”Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.” En handling är en informationsbärare, och kan ha många olika former. Det kan vara ett foto, en utskriven rapport, en CD-skiva med dokument eller bilder, ett kassettband med en inspelad intervju etc. Ett tomt papper, en CD-skiva utan något innehåll och så vidare räknas inte som en handling. här.

Allmänna handlingar

Arkivmaterial består av allmänna handlingar. Allmänna handlingar är handlingar som uppfyller två krav: 1. De förvaras hos en myndighet2. De har inkommit till eller är upprättade hos en myndighet

En handling kan förvaras hos en myndighet även om den fysiskt befinner sig någon annanstans, t ex om man har dataservrar placerade någon annanstans.

En handling är inkommen när den har anlänt till myndigheten, eller om den är adresserad till särskild tjänsteman, när den anlänt till denne. Om en tjänsteman är på semester måste någon ändå ha befogenhet att öppna hans eller hennes post. En handling är upprättad när den är klar att expedieras. Om handlingen inte ska expedieras räknas den som upprättad när den är färdigställd och/eller redo att tas i bruk. Ett protokoll är exempelvis färdigställt då det är renskrivet och justerat, medan ett diarium räknas som upprättat så snart man kan börja skriva in saker i det. Det behöver alltså inte stå något i diariet innan det är en allmän handling.

Gallring

Gallring innebär förstörelse av information så att den inte kan återskapas.

Dokumenthanteringsplanen fungerar som gallringsbeslut, vilket betyder att verksamheterna med stöd av denna kan gallra handlingar utan att något ytterligare beslut måste tas. I osäkra fall kan man rådgöra med arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) eller kommunarkivet.

Gallringsfristen, det vill säga tiden som handlingar ska bevaras innan de kan gallras, räknas från det år som sista anteckningen är gjord. Till exempel: För handlingar som hör till en akt, ett projekt eller ett pågående ärende, börjar man räkna gallringsfristen för alla handlingarna från det


5

att ärendet/projektet avslutas. Om ärendet öppnas på nytt nollställs gallringsfristen och man börjar räkna igen från början, när ärendet åter avslutas.

Gallringsbeslut av pappershandlingar genom överföring till digitalt format

Vid inskanning av fysiska handlingar måste man först säkerställa att e-arkivet kan ta emot de digitala handlingarna, antingen direkt eller via ett verksamhetssystem.

En handling som kommer in till en myndighet ska bevaras i ursprungligt skick. När man skannar en handling som kommit in till kommunen skapas en digital avbildning av handlingen. Om man har för avsikt att gallra den inkomna handlingen för att i stället spara det digitala exemplaret av handlingen uppstår frågan om kraven på att handlingen ska bevaras i ursprungligt skick är uppfyllda. Det är därför viktigt att gallring endast får ske efter kvalitetskontroll. Ingen avgörande information i ärendet får förloras i samband med scanningen.

Förvaltningen får gallra diarieförda pappershandlingar efter skanning av dokument till ärendehanteringssystemet eller annat verksamhetssystem. Från gallring undantas följande handlingar:

Pappershandlingar som krävs enligt lagstiftning

Avtal och kontrakt av större vikt

Delegationsbeslut

Omfattande handlingar och handlingar som inte lämpar sig för skanning (t.ex. inbundnaböcker)

Justerade protokoll från olika politiska instanser

Äganderättshandlingar

Handlingar som annars behövs för att styrka ett legalt förhållande

Handlingar som annars behövs för bevisvärde

Handlingar som pga format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställandekan bevaras enbart som skannad bild.

Bevarande

Om en typ av handling listas som ”Bevaras” i planen står det även en tid i kolumnen intill om när handlingarna kan levereras till kommunarkivet.

Av praktiska utrymmesskäl kan det dock vara nödvändigt att lämna över handlingar till arkivet tidigare. Detta sker efter överenskommelse med kommunarkivet. Om en handling ska bevaras innebär detta att den ska finnas kvar i all framtid. När handlingar har överlämnats till kommunarkivet övertar arkivet ansvaret för handlingarna och ser till att de vårdas och förvaras så att bevarandeaspekten tillgodoses. När handlingar har överlämnats tar arkivet även över ansvaret för sekretessprövning om handlingarna begärs ut. Det spelar ingen roll om arkivet är fysiskt eller ett e-arkiv.

Överlämnande av handlingar till arkivet

Innan handlingar överlämnas till arkivet ska akterna ha rensats från ovidkommande material.

Detta inkluderar:

Kladdar som inte tillför ärendet något

Övertaliga kopior (om original saknas, kan dock en kopia bevaras istället)

Post-itlappar


6

Gem (metall och plast)

Plastfickor

Detta är inte samma sak som att gallra, utan innebär att man städar ut material som inte tillför ett ärende något, för att spara plats och göra det lättare att eftersöka material. Post-itlappar, gem och plastfickor ska tas bort eftersom lim, plast och metall kan skada papperet. Metallgem börjar förr eller senare att rosta, och plast och lim fräter på papperet. Om texten på post-itlappar tillför ett ärende något ska man ta en kopia av dem och spara kopiorna istället för originalen.

När handlingar överlämnas till arkivet ska man först ta kontakt med arkivpersonalen.

Dokumenthanteringsplan – Lista. Förklaringar

Bilagt detta dokument finns en lista på hur handlingar ska hanteraras i kommunstyrelsens verksammheter. (”Dokumenthanteringsplan - Lista”)

Här beskrivs innahållet i kolumnerna i Bilagan

Verksamhet

Planen innehåller handlingar som hantereras i följande sektorers verksamheter

1. Ledning och verksamhetsstöd2. Samhällsutveckling3. Lärande4. Omsorg - Gemensam administration5. Omsorg - Vård och omsorg6. Omsorg - Stöd och omsorg7. Omsorg - Individ och familjeomsorg8. Omsorg - Äldreomsorg

Huvudgrupp

Namn på funktion eller enhet inom respektive verksamhet där handlingarna hanteras.

Undergrupp

Anger namnet på enhet, funktion, aktivitet, process eller liknande inom huvudgruppen.

Handlingstyp

Namn på den typ av handling eller informationsgrupp som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Begreppet handlingar definieras i Tryckfrihetsförordningen.

För ytterligare information hänvisas till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (SKA) http://www.samradsgruppen.se/web/

Förvaringsplats

Här anges var originalhandling förvaras under den tid den är under behandling/är aktuell. Kan vara ett IT-system, ett rum, ett skåp eller en roll som ansvarar för förvaringen av original under behandlingstiden.

Överföring till närarkiv

Anger när handling överförs till eventuell förvaring i närarkiv. Om handlingar inte gallras direkt vid inaktualitet så kan de överföras till närarkiv alternativt direkt till centralarkiv för slutförvaring.

http://www.samradsgruppen.se/web/


7

1. Omedelbart – Aktuella handlingar förvaras i närarkiv (”Närarkiv” anges då även iförvaringsplats)

2. Vid färdig bearbetning – Aktuella handlingar förvaras på annan plats (anges underförvaringsplats) innan överföring och överförs omedelbart efter färdigbehandlatärende till närarkiv.

3. Efter viss period - Anges i antal år efter färdigbehandlat ärende.

Om handlingstypen gallras vid inaktualitet alternativt överförs direkt till centralarkiv är denna kolumn tom.

Leverans till arkivmyndighet

För alla handlingar som ska bevaras eller för en längre tid gäller att leverans sker efter överenskommelse med kommunarkivarien. Tumregeln är att leverans sker efter exempelvis tio kalenderår utöver det år då ärendet initierades. Det ska inte finnas ett kontinuerligt behov av handlingarna hos den verksamhet som skapat eller registrerat dem. Ärenden som startats 2002 levereras 2013, och så vidare. Om handling ska bevaras anges om:

1. Leverans sker direkt efter färdig bearbetning – ”vid inaktualitet”2. Leverans sker efter viss period – antal år

Om handlingstypen gallras är denna kolumn tom.

Gallring

Om handlingar eller information av angiven handlingstyp

ska gallras när de blivit inaktuella så anges här ”vid inaktualitet” Gallras vid inaktualitetinnebär en gallringsfrist som är kort och att förvaltningen själv gör bedömningen närhandlingen ska förstöras utifrån dess behov av informationen, vilket kan variera beroendepå lokala förhållanden. I många fall finns kommentar till detta i anmärkningsfältet.

ska gallras efter viss tid så anges här ”antal kalenderår” som ska ha passerat innangallring kan genomföras (gallringsfrist). Gallringsfrist är den tidsperiod som ska passerainnan gallringsbara handlingar får gallras och anges i ett visst antal år. Gallringsfristenavgörs bl.a. av verksamhetens behov, eventuella preskriptionstider och revisionskrav.Generellt används denna typ av gallringsfrist för alla handlingar som är av ringa betydelseför verksamheten. Gallring efter tio år innebär att handlingen kan gallras tidigast tiokalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades.

inte ska gallras utan bevavaras anges här ”Bevaras”. Innebär att handlingarna skaöverföras till centralarkiv och där bevaras för all framtid enligt lämplig rutin.

ska hanteras på annat sätt så finns normalt förklaring under anmärkning.

Gallringen bör ske under kontrollerade former, genom att handlingarna bränns eller tuggas i en dokumentförstörare. Sekretess eller integritetskänsliga handlingar ska alltid brännas eller tuggas alternativt slängas i en förbeställd sekretessbehållare. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa

Anmärkning

Här kan exempelvis anteckning om jämförelser, förtydligande av vad handlingstypen avser eller hänvisningar göras. Hanterande av ev. kopior beskrivs.


8

Media

En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper med mera. Den kan ofta förekomma i verksamheten i flera olika exemplar. I denna kolumn anges i vilket format originalhandlingen inkommer eller upprättas och vilket format som används för bevarande.

Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Arkivbeständigt papper (”Arkiv 80”) har förmåga att under lång tid motstå åldring och inverkan av slitage eller nötning vid användning. Det måste därför användas till handlingar som ska bevaras på papper och där man kan förvänta sig ett stort slitage, t ex protokoll och register. Där ”papper” anges ska istället åldringsbeständigt papper ses som ett minimikrav. Åldringsbeständligt papper har inte har samma motståndskraft mot mekaniskt slitage.

Här anges handlingens media enligt följande:

Originalformat vid upprättande/inkommande av handling och, om handlingen ska bevaras, vilket format som handling ska bevaras i. (digitalt eller på papper)

Ex: ”O:papper B:digitalt”, ”O:digitalt B:digitalt”, där O betyder original och B betyder bevarandeformat.

Om handling inte är dokument eller samlad information utan ljudband, film eller liknande så anges detta som media-format.

Sekretess

Sekretess innebär att handlingen inte får lämnas ut till vem som helst som begär ut den. Först måste den som ansvarar för handlingen gör en sekretessprövning,

Om handling:

är offentlig anges här ”Offentlig” alternativt ”nej” (men sekretessprövning kan ändåbehöva göras vid utlämnande)

innehåller sekretessbelagda uppgifter anges ”sekretess” eller ”Ja” och ev. paragraf somavses.

Om inget angivits anses handlingen vara helt öppen för utlämnande, men kan komma att behöva sekretessbehövas ändå.

IT-system. Alla handlingar som skapas digitalt utgör originalet och ska därför lagras digitalt, oavsett om det är under några år eller för alltid. Leverans av digitala handlingar som ska bevaras sker, genom arkivmyndighetens försorg, till det Fyrbodals-gemensamma e-arkivet som kommer att införas under 2020.

Här anges i i vilket IT-system handlingen behandlas/hanteras.

Om originalhandling skannats in i IT-system och därmed byter media från papper till digital handling anges detta under Media.


9

Förvalta riktlinjerna

Säkerställa styrdokument

Dokumentansvarig chef i förvaltningen ansvarar för att verksamheten har en rutin för att styrdokument är aktuella och publiceras på rätt sätt. Dokumentansvarig chef har också ansvar för att medarbetarna är informerade om styrdokumenten.

Målgruppen för riktlinjerna ansvarar för att ta del av och efterleva dem.

Avvikelser och förslag

Den som läser riktlinjerna och upptäcker avvikelser eller har kännedom om sådant som påverkar riktlinjerna såsom förändringar i lagstiftning, avvikelser eller har förslag till förändringar meddela kontaktperson för riktlinjerna.

Dokumenthanteringsplan - Lista

Bilaga till Kommunstyrelses dokumenthanteringsplan

Handlingstyp Förvaringsplats Överföring till Närarkiv


Gallring Anmärkning Sekretess IT-SystemMedia

Verksamhet: 1. Ledning och verksamhetsstöd

den 27 oktober 2019Sida 1 av 136





Undergrupp: Administration

Huvudgrupp: Administrativa enheten

Avtal, original (som inte specificeras särskilt i förteckningen)

Närarkiv 5 år Bevaras nej O:papper B:arkiv 80

Brev (ink och utg skrivelser, ej diarieförda)

Registrator i en brevpärm

1 år 3 år nej O:papper

Diarieförda handlingar: Kommunstyrelsen/ Kommunfullmäktige

Närarkivet 5 år Bevaras nej lexO:digitalt B:digitalt

Svenska kommunförbundets cirkulär

Kommunmailen Gallras vid inaktualitet

Skrivs ej ut på papper längre nej e-post

Inkomna handlingar av ringa eller tillfällig betydelse såsom tex reklam eller "cookiefiler"

För den enskilda handlingens aktuella plats

Vid inaktualitet. nej O:papper/digitalt

Inkomna handlingar av ringa och tillfällig betydelse i samband med handläggning från myndighetet etc

För den enskilda handlingens aktuella plats

Vid inaktualitet.

Undergrupp: Alkoholfrågor


Utredningar och förslag till beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd

Ärenden from 20180101 AlkT,Ärenden tom 20171231 Lex, närarkiv

Efter färdigställande av ärendet

5 år Bevaras Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer

O: papper i närarkiv, B :digitalt i altT och Lex

Tillståndsbevis, stadigvarande servering inklusive ritning










Förvaringskommentar Ärenden from 20180101 AlkT,Ärenden tom 20171231 Lex, närarkiv




Domar rörande tillstånds och tillsynsärenden





Överklagande från sökande





Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd





Återkallelsebeslut av serveringstillstånd





Utredning och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande sanktioner










Beslut rörande sanktioner Ärenden from 20180101 AlkT,Ärenden tom 20171231 Lex, närarkiv




restaurangrapporter handläggare efter inregistrering och kontroll

Inkommen pappershandling gallras efter inregistrering till Folkhälsomyndighetens digitala register

Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer

Folkhälsomyndighetens register

papper i närarkiv, digitalt i altT och Lex

Avslag/återtagen ansökan om serveringstillstånd

Närarkiv 3 år Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer

AlkT och Lexpapper i närarkiv, digitalt i altT och Lex

Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd, ansökan och övriga handlingar från sökanden

Handläggare 3 år efter det att verksamheten upphört

Gallras om besluten kan förstås utan underlagen t.ex. ansökan och övriga yttranden från sökanden, bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, momsregistreringsbevis, verksamhetsbeskrivning, ytta



Anmälningar om utsedda serveringsansvariga personer

Handläggare Gallras vid inaktualitet








Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten och till serveringstillstånd till

Handläggare 5 år Samtliga handlingar i ärendet Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer


Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner

Handläggare 5 år med angivet undantag

Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner elller återkallelse av serveringstillstånd



Korrespondens rörande alkoholtillstånd


Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner elller återkallelse av serveringstillstånd



Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl


Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning


OL2 och Lexpapper i närarkiv, digitalt i altT och Lex

Anmälningar om ölförsäljning

Handläggare Gallras vid inaktualitet

När verksamheten upphört Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer


Undergrupp: Arkivering







Arkivbeskrivningar / Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar

ingår som del i dokumenthandteringsplan

direkt efter sammanställning

Bevaras Ingår ofta i Diarieförda handlingar Nej O: digitalt B:arkiv80

Dokumenthanteringsplaner LEX vid inaktualitet Bevaras Ingår ofta i Diarieförda handlingar nej O:digitalt B: arkiv 80

Gallringsbeslut lex 5 år Bevaras Ingår ofta i Diarieförda handlingar nej lexo:papper B:arkiv80

Leveransreversal arkivet omgående Bevaras nej o:papper B:arkiv80

Arkivförteckningar Centralarkivet Omedelbart efter avslutat förteckningsarbete

Bevaras Arkiv 80 nej orust.seO:Papper B:Arkiv 80 Papper

Undergrupp: Färdtjänst/Riks-färdtjänst


Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, fysisk personakt

Närarkiv hos färdtjänsthandläggare

6 månader - senast 2 år efter utgången giltighetstid på senaste tillståndet

Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer, hälsotillstånd

LEX O:papper

Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, digital personakt

handläggningsprogram (prkort3)



pr-kort 3O:digitalt






Parkeringstillstånd för rörelsehindrade , fysiskt personakt 5, 15, 25


Vid inaktualitet Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer, hälsotillstånd

O:Papper B:papper

Årsstatistik färdtjänst / riksfärdtjänst/ parkeringstillstånd

Färdtjänsthandläggare

direkt efter sammanställning

Bevaras nej LEX: excel i filhanterare

O:papper B:papper

Färdtjänst/riksfärdtjänst, fysisk personakt




O:papper

Färdtjänst/riksfärdtjänst, digital personakt

handläggningsprogram (websolen)

Upp till 5 år efter senast utgånget tillstånd

Gallras per automatik av websolen Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer, hälsotillstånd

O:digitalt

Undergrupp: Kontorsvaktmästeri


Fraktsedlar Vaktmästeri 2 år nej O:Papper

Följesedlar Vaktmästeri 2 år nej O:Papper

Kvittensbok, avg rek och ass

Vaktmästeri 2 år 10 år "Rekbok" nej O:Papper

Kvittenser, mott paket och rek

Vaktmästeri 2 år 10 år kopior nej O:Papper

Underlag till fakturor Vaktmästeri 2 år nej O:Papper






Undergrupp: Politiker Administration


Förtroendevalda Adminstrativ samordnare

10 år Bevaras System : Troman ja TromanO:digitalt B:digitalt

Undergrupp: Politisk ärendehantering


Kommunstyrelse, Kallelse inklusive tjänsteskrivelse och handlingar

LEX 5 år bevaras nej lexO:digitalt B:digitalt

Kommunfullmäktige, kallelse inklusive tjänsteskrivelse och handlingar

LEX 5 år Bevaras nej lexO:digitalt B:digitalt

OKFS, Orust författningssamling struktur

P: Kontinuerligt vid författningens inaktualitet

”Gallrade” författningar sätts i särskild mapp

nej O:digitalt B:digitalt

PROTOKOLL-Kommunfullmäktige

Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80 namn, adresser, fastighetsbeteckningar, personnummer i förekommande fall

O:papper B:arkiv80

PROTOKOLL-Kommunstyrelsen

Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80 nej O:papper B:arkiv80

PROTOKOLL-Kommunstyrelsens arbetsutskott


PROTOKOLL-Valberedningsnämnden


Protokoll och originalhandlingar -Diverse kommitteer som arvodeskommitten

Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80 nej O:papper B:arikv80

Protokollskopior-Kommunfullmäktige

Nämndsekreterare 1 år Papper nej






Protokollskopior-Kommunstyrelsen


Protokollskopior-Kommunstyrelsens au


Undergrupp: Telefoni-administration


Följesedlar på beställda varor

Papper i pärm i handläggares rum

2 år Behålls längre pga ev lagning nej O:papper

Fakturor digitala Visma,vbas till de de berör

Gallras vid inaktualitet

Inga pappersfakturor nej O:digitalt

Orderbekräftelser Handläggares mail 2 år nej O:digitalt

Avtal/mottagningsbevis för elektronisk utrustning

hos varje enskild chef Vid inaktualitet nej

Reparationsanmälan Papper i pärm i handläggares rum


nej O:papper

Bekräftelser på ändringar / avslut på abonnemang



nej O:papper

Beställningar på abonnemang från operatör

Digitalt i handläggares dator

10 år nej O:digitalt

Uppgifter om telefon kopplad till anställning

Digitalt i handläggares dator

Vid inaktualitet Baserat på tfn numret / senast ett år efter avslutad tjänst

nej O:digitalt

Felanmälningar växeln Handläggares mail Gallras vid inaktualitet

nej O:digitalt

Användarmanual till nya växeln



nej O:papper

Samtalslogg Server Vid inaktualitet Sker per automatik nej O:digitalt

Undergrupp: Tobaksfrågor







Anmälan om försäljning av tobak

Handläggare Efter färdigställande av ärendet


När verksamheten upphört Myndighetsutövning. Personuppgifter som personnummer, namn, adress, telefon nummer


Utredning om och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak

Handläggare Efter färdigställande av ärendet


OL2 och LexO: papper i närarkiv, B :digitalt i altT och Lex

Tillsynsrapporter, försäljning av tobak

Handläggare 5 år Bör bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite




Huvudgrupp: Digitaliseringsenheten

Handlingar rörande IT-enhetens bilar

Nätverkstekniker vid inaktualitet Ansvar nätverkstekniker filhanteraredigitalt

Undergrupp: Användaradministration


Underskrivet användaravtal med information för användare av kommunens IT-system

Digitaliseringsenhete Vid inaktualitet 1 exemplar till enheten och 1 förvaras i akten. Heter i dag "Avtal för tillgång till kommunens administrativa nätverk."

användarid och lösenord

Blanketten på Docit

O: digitalt

Användarkonto med information om kontot

Active Directory system

vid inaktualitet Då chef anmäler att anställd slutat användarid och lösenord

Active Directorydigitalt

Beställning av användarkonton

Server, Lansweeper vid inaktualitet Beställning av konto och information om leverans av kontot. Gallras då chef anmäler att anställd slutat

användarid och lösenord

LansweeperO:Digitalt






Felanmälan/IT-supportärenden

Server, Lansweeper vid inaktualitet Hur länge behöver vi ha kvar personuppgifterna på detta?

Ja, kan finnas säkerhetsklassad information

LansweeperO:Digitalt

Undergrupp: Arbetsledning


Minnesanteckningar veckomöten

Intranät-Gruppwebbplats

Vid inaktualitet kan förekomma Intranätdigitalt

"Uppgifter" med statusuppdateringar

Intranät-Gruppwebbplats

Vid inaktualitet Kan förekomma Intranätdigitalt

Undergrupp: Bredbandsutbyggnad


upphandlingsunderlag LEX vid inaktualitet kan förekomma LEXdigitalt

It-infrastrukturplan LEX vid inaktualitet Bevaras offentlig LEXdigitalt

besiktningsprotokoll LEX vid inaktualitet Bevaras sekretess LEXdigitalt

Undergrupp: Dataskyddsförordning


Rutiner Lex Vid inaktualitet bevaras offentlig LEXdigitalt

Informationsmaterial Intranät-Gruppwebbplats

vid inaktualitet offentlig Intranätdigitalt

Dokumentation om personuppgiftsbehandling

Draftit/Digframe vid inaktualitet Kan förekomma Draftit/digframedigitalt

Undergrupp: Datorhantering


Datorkonto med information om kontot

Active Directory system

vid inaktualitet Chef anmäler att dator ska skrotas. användarid och lösenord

Active Directorydigitalt

Beställning för inköp av datorer och tillbehör

Server, Lansweeper Vid inaktualitet Ett ärendenummer som är aktuellt från beställning hos leverantör till färdig leverans hos beställd användare.

offentlig LansweeperO:Digitalt

Beställning för inköp av datorer och tillbehör (utlämnatlista)

Server, Lansweeper vid inaktualitet Får ett ärendenummer som är aktuellt från beställning hos leverantör till färdig leverans hos beställd användare.

offentlig LansweeperO:Digitalt






Undergrupp: Förvaltning


IP- och VLAN-planer Server Docit vid inaktualitet säkerhet Docit digitalt

Programvarulicenser Repsektive leverantörs licenshanteringssystem

vid inaktualitet offentlig Programleverantörs licenssystem

digitalt

Register över datorer, datorprogram

Lansweeper vid inaktualitet 180 dagar efter sista kontakt Försvinner direkt om borttag i AD

Lansweeperdigitalt

Regler för dator- och Internetanvändning

Server vid inaktualitet Instruktion för använda av IT-system. Riktlinjer Informationssäkerhet

offentlig docitdigitalt

Mötesanteckningar arbetsmöten

Uppgift i Intranätet vid inaktualitet oneNote Docit intranät-uppgifter

digitalt

Beställningsunderlag/ Överenskommelse

Uppgift i Intranätet När utrustning/lösning är borttagen

Förtydligande av verksamhets behov som överenskommelse

oneNote Docit intranät-uppgifter

digitalt

Användaranvisningar Lansweeper vid inaktualitet Lansweeper, oneNote, Docit, intranät,

digitalt

Bygg-Ritningar nätverksacesser och förbindelser

Cisco Prime/ Docit vid inaktualitet sekretess Cisco Prime / Docit /Pärm

digitalt och på papper

bilder som dokumentation på installationer av nätverk, noder och förbindelser

Docit vid inaktualitet sekretess Cisco Prime / Docit /Pärm

digitalt

Undergrupp: Informationssäkerhet


Informationsklassning Digframe vid inaktualitet bevaras Kan förekomma digframeO:digitalt B:digitalt

Åtgärdsplan Digframe vid inaktualitet bevaras Ja Säkerhet digframedigitalt

Risk och sårbarhetsanalys Digframe vid inaktualitet bevaras Ja Säkerhet digframedigitalt

Riktlinjer Lex Vid inaktualitet bevaras offentlig LEXdigitalt






Systemdokumentation Draftit/Digframe Vid inaktualitet Bevaras säkerhet Intranätdigitalt

Undergrupp: IT-drift


Back-Up Veeam daglig + långtid

serverrum Henån automatiskt ett år rullande.

Kopia av det som finns på primär säkerhet Veeamdigitalt

Back-Up Veeam Primär serverrum Ängås 30 dagar tar backup varje natt säkerhet Veeamdigitalt

Back-Up filer -Särskilda säkerhetkopior

server vid inaktualitet T.ex. vid uppgraderingar och uppdateringar säkerhet Backupdigitalt

Instruktioner och mallar för installation av IT-utrustning och program

Server/docit vid inaktualitet säkerhet Docit, OneNote, lansweeper och Intranät

digitalt

Systembeskrivnning systemadministratör vid inaktualitet säkerhet Filhanterare Docit

digitalt

Teknisk kravspecifikation Uppgift i Intranätet vid inaktualitet Slutlig teknisk kravspecifikation som gäller vid beställning.

oneNote Docit intranät-uppgifter

digitalt

Undergrupp: Projektarbete


Anmälan av projekt Vid inaktualitet offentlig Intranätdigitalt

rutin för anmälan av projekt Vid inaktualitet offentlig Intranätdigitalt

Undergrupp: Övervakning


Surflogg, webbhistorik och cookiefiler (1 för varje browser och användarkonto på använd dator)

PC vid inaktualitet säkerhet Windowsdigitalt

Undergrupp: Avtal och andra viktiga handlingar

Huvudgrupp: Ekonomi

Bevis och värdepapper, ex aktier

Närarkiv Omedelbart Vid inaktualitet bevaras offentlig O: papper B:papper






Lånehandlingar Närarkiv, KIFinans (system)

Omedelbart 7 år efter avslut offentlig KIFinansO: digitalt B: digitalt O: papper B:papper

Donationsfonder, ex testamente och beslut

Närarkiv Omedelbart Vid inaktualitet bevaras offentlig O: papper B:papper

Engagemangsbesked Närarkiv Omedelbart 10 år Bevaras offentlig O: papper B:papper

Borgens- och ansvarsförbindelser

Närarkiv Omedelbart 7 år efter avslut Ja kan förekomma O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Fullmakter Närarkiv Omedelbart 7 år efter avslut offentlig O: papper B:papper

Försäkringshandlingar Närakiv, P:\EKONOMI\Försäkringar

Omedelbart 10 år efter avslut

Ja kan förekomma O: digitalt B: digitalt O: papper B:papper

Försäkringsärenden LEX 10 år efter avslut

Ja kan förekomma LEXO: digitalt B: digitalt O: papper B:papper

Hyres-/leasingkontrakt per objekt

Närarkiv, P:\EKONOMI\Leasingavtal

Omedelbart 7 år efter avslut offentlig O: papper B:papper

Serviceavtal per objekt Närarkiv, P:\EKONOMI\Leasingavtal

Omedelbart 7 år efter avslut offentlig O: papper B:papper

Undergrupp: Bokslut

Huvudgrupp: Ekonomi

Balansräkning Närarkiv samt P:/bokslutsmapp

Omedelbart 10 år Bevaras Ja kan förekomma O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper






Resultaträkning Närarkiv samt P:/bokslutsmapp


Bokslutsdokumentation Närarkiv samt P:/bokslutsmapp


Huvudboksammandrag Närarkiv samt P:/bokslutsmapp


Måluppfyllnad Stratsys 7 år StratsysO: digitalt B: digitalt

Bokslutsunderlag sektor P:/bokslutsmapp 7 år Ja kan förekomma O: digitalt B: digitalt

Årsredovisning - förslag LEX samt P:/bokslutsmapp

Omedelbart 7 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Årsredovisning - fastställd LEX, Närarkiv samt P:/bokslutsmapp

Omedelbart 10 år Bevaras offentlig LEXO: digitalt B: digitalt B: papper

Årsredovisning - kortversion

LEX, Närarkiv samt P:/bokslutsmapp

Omedelbart 7 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt B: papper

Koncernredovisning Närarkiv samt P:/bokslutsmapp


Undergrupp: Budget

Huvudgrupp: Ekonomi

Budget och flerårsplan - fastställd

LEX 10 år Bevaras offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Uppdragsdokument och detaljbudget

LEX 10 år Bevaras offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Budgetförslag med flerårsplan

LEX 7 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt






Underlag för budgetarbete P:\EKONOMI\BUDGET

7 år Ja kan förekomma Budget och prognos

O: digitalt B: digitalt

Underlag för målarbete Stratsys 7 år StratsysO: digitalt B: digitalt

Undergrupp: Ekonomiadministration

Huvudgrupp: Ekonomi

Underlag för ekonomiadministration

P:\EKONOMI Vid inaktualitet Ja kan förekomma O: digitalt B: digitalt

Betalningsuppdrag Närakiv 2 år Ja kan förekomma O: papper, B: papper

Månadsavstämning balanskonto

Ekonomiadministratör 2 år offentlig O: digitalt B: digitalt

Månadsavstämning kassa Närarkiv 2 år offentlig O: papper, B: papper

Undergrupp: Fakturasystem

Huvudgrupp: Ekonomi

Autogiromedgivande EDP Närarkiv SU Omedelbart 7 år/10 år Till och med 2018 gallras efter 10 år frän och med år 2019 gäller gallras efte 7 år

sekretess O: papper B:papper

Autogiromedgivande Visma

Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år sekretess O: papper B:papper

Leverantörsfakturor Visma Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt

Kundfakturor Visma Visma Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt

Kundfakturor EDP EDP Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma EDPO: digitalt B: digitalt

Underlag kundfaktura Procapita

Procapita Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma ProcapitaO: digitalt B: digitalt

Underlag kundfaktura Compusoft

Compusoft Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma CompusoftO: digitalt B: digitalt

Underlag kundfaktura FRI FRI Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma FRIO: digitalt B: digitalt






Inkassoärenden kundfaktura Visma Collectors

Visma collectors Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma Visma collectors


Inkassoärenden leveratörsfaktura

Visma Omedelbart 7 år/10 år offentlig VismaO: papper B: digitalt

Betalningspåminnelse kund

Visma Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt

Betalningspåminnelse leverantör

Närarkiv Omedelbart 2 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Undergrupp: Projektredovisning

Huvudgrupp: Ekonomi

EU-projekt, slutredovisning mm

hos projektansvarig inom sektor

1 år 10 år efter avslut

offentlig O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Investeringsprojekt, slutredovisning mm fakturor

LEX, närarkiv Omedelbart 17 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Exploateringsprojekt, slutredovisning mm inkl fakturor

LEX, närarkiv Omedelbart 17 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Investeringsbeslut LEX, närarkiv Omedelbart 17 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Undergrupp: Reskontra

Huvudgrupp: Ekonomi

Kundregister ekonomisystem

Visma 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året, inaktiva kunder.

Ja kan förekomma VismaO:digitalt B:digitalt

Kundregister VA och Fjärrvärme

EDP 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året, inaktiva kunder.

Ja kan förekomma EDPO:digitalt B:digitalt






Kundreskontrajournal per bokslutsdatum

Närarkiv samt P:/bokslutsmapp

Omedelbart 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Leverantörsregister Visma 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året, inaktiva leverantör.

Ja kan förekomma VismaO:digitalt B:XML-fil

Leverantörsreskontrajournal per bokslutsdatum


Omedelbart 10 år Bevaras - Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Anläggningsregister per bokslutsdatum


Omedelbart 10 år Bevaras - O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Anläggningsregister underlag för månadskörning

Närarkiv 1 år 7 år/10 år offentlig O: digitalt B: papper

Undergrupp: Skatteverket

Huvudgrupp: Ekonomi

momsdeklarations kvittens Närarkiv 1 år 7 år/10 år offentlig O: digitalt, B: papper

Ansökan om momsersättning

Närarkiv 1 år 7 år/10 år offentlig O: papper, B: papper

Inkomstdeklaration donationsfonder

Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper, B: papper

Redovisningsräkning Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper, B: papper

Kontoutdrag - skattekonto Närarkiv 1 år 7 år/10 år offentlig O: papper, B: papper

Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror

Närarkiv 1 år 17 år offentlig O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper






Underlag till deklaration Närarkiv 1 år 7 år/10 år sekretess O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Undergrupp: Statistik

Huvudgrupp: Ekonomi

Räkenskapssammandrag Närarkiv samt P:/Rsmapp

1 år 10 år Bevaras offentlig O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Övrig SCB-rapportering Närarkiv Omedelbart 2 år offentlig O: digitalt B: digitalt

Befolkningsprognos beställd

P:\EKONOMI\Statistik 10 år Bevaras sekretess, Offentlighets- och sekretesslagen 24 kap. 8&

SCBO: digitalt B: digitalt

Befolkningsstatistik beställd

P:\EKONOMI\Statistik 10 år Bevaras offentlig SCBO: digitalt B: digitalt

Statistik underlag eget framtaget

P:\EKONOMI\Statistik Gallras vid inaktualitet

sekretess, Offentlighets- och sekretesslagen 24 kap. 8&

SCB, MONAO: digitalt B: digitalt

Undergrupp: Systemdokumentation

Huvudgrupp: Ekonomi

Förordnande av huvud- och ersättare

Närarkiv Omedelbart 10 år offentlig O: papper B:papper

Attestförteckning med attestförordnande

Närarkiv och intranät Omedelbart 10 år Bevaras offentlig O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Kontoplan med kodförteckning

Närarkiv och intranät Omedelbart 10 år bevaras offentlig O: digitalt B: digitalt

Grundbok, databas Visma 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året. Ja kan förekomma VismaO:digitalt B:XML-fil






Huvudbok, databas Visma 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året, Ja kan förekomma VismaO:digitalt B:XML-fil

Företagskoder, databas Visma 10 år Bevaras Fil som tas ut en gång om året, Ja kan förekomma VismaO:digitalt B:XML-fil

Systemdokumentation Närarkiv Omedelbart 10 år bevaras offentlig O: digitalt B: digitalt

Instruktioner och program till kassaapparater

Sektorsarkiv 7 år efter avslut Biblioteket offentlig O: papper B:papper

Behandlingshistorik Visma 10 år bevaras offentlig VismaO: digitalt B: digitalt

Undergrupp: Underlag

Huvudgrupp: Ekonomi

Underlag till kostnadsfördelning, intern redovisning

Sektorsarkiv 1 år 2 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Kassarapporter/avstämningar (med kvitton)

Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper B:papper

Kontantförsäljning, kvitton Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper B:papper

Biljettstammar Närarkiv Omedelbart 2 år offentlig O: papper B:papper

Betalningsuppdrag/Visma Närarkiv Omedelbart 2 år offentlig O: papper B:papper

Betalningsuppdrag/Procapita

IFO Omedelbart 2 år sekretess O: papper B: papper

Faktureringsunderlag Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper B: papper

Inbetalningslistor/avstämning

Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B: papper

Påminnelser/Krav uppdrag Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Underlag för makulering och reducering av kundfakturor







Undergrupp: Uppföljning och delårsrapport

Huvudgrupp: Ekonomi

Delårsrapport augusti - publicerad

LEX 10 år bevaras offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Uppföljning, februari, april, oktober

LEX 10 år offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Framtagande av delårsrapport, RR, BR

Redovisningsekonom/Närarkiv samt P:/bokslutsmapp

1 år 2 år offentlig O: digitalt B: digitalt O: papper B: papper

Underlag för måluppföljning

Stratsys 7 år Ja kan förekomma StratsysO: digitalt B: digitalt

Underlag för delår- och uppföljningsarbete

P:\EKONOMI\Delår o Prognoser

7 år Ja kan förekomma Budget och prognos


Undergrupp: Verifikat

Huvudgrupp: Ekonomi

Manuella utbetalningar Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Dagbokföring Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Betalningsspecifiktion - bankgiro

Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Betalningsspecifiktion - Procapita


Handkassa, redovisning Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Insättning kontantkassa Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Fakturering Visma Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Kundfakturor Visma Visma 7 år/10 år Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt






Nedskrivning av kundfordran

Visma 7 år/10 år Ja kan förekomma VismaO: digitalt B: digitalt

Fakturering EDP, bokföringslista


Kundfakturor EDP EDP 7 år/10 år offentlig VismaO: digitalt B: digitalt

Anlägningsregister - verifikat


Budget - verifikat Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år offentlig O: papper B:papper

Kostnadsfördelning - verifikat

Sektorsarkiv 1 år 2 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Bokföringsorder Närarkiv Omedelbart 7 år/10 år Ja kan förekomma O: papper B:papper

Leverantörsfakturor Visma 7 år/10 år sekretess VismaO: digitalt B: digitalt

Följesedel/kvitto med hänvisning på fakturan

hos sektor Omedelbart vid inaktualitet Inskannade verifikat gäller som original. sekretss kan förekomma

O: digitalt

Undergrupp: Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete

Huvudgrupp: HR

Anmälan skyddsombud Närarkiv 2 år efter avslutat uppdrag

Ifylld blankett som finns på intranätet. Offentlig O:papper

Arbetsmiljö o personalbokslut

LEX Inaktuellt. Bevaras digitalt

Bevaras Offentlig LEXO:digitalt B:digitalt

Medarbetarenkät Tjänstemans dator, P: i mapp

Vid inaktualitet Bevaras Offentlig esMakerO:digitalt B:digitalt

Medarbetarenkät handlingsplan

KIA-systemet Inaktuellt , bevaras digitalt

Bevaras Offentligt KIA-systemet0:digitalt B:digitalt

Skyddsronder KIA-systemet Inaktuellt. Se förvaringsplats

Bevaras Offentlig KIA-systemetO:digitalt B:digitalt






Delegation av arbetsmlijöuppgifter

Personarkiv HR direkt efter påskrift

2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras Offentlig O:papper B:papper

Delegation av arbetsmlijöuppgifter returnering/frånvaro

Personarkiv HR direkt efter påskrift



Riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändring inkl. handlingsplan

Hos respektive verksamhet

Inaktuellt. Se förvaringsplats

Myndighetsspecifik dokumenation av bevaras

Myndighetsspecifik dokumenation av bevaras

O:papper B: papper

Undergrupp: Beräkna och betala ut lön

Huvudgrupp: HR

Avstämning, redovisning, utmätning, löneskulder, avstämnings-lista balansposter, ej konterade löner, löne- och reseförskott, sammandrag lönelista, kostavdrag, övriga intresseavdrag, personalföreningen, miljöbilar, sjukvårdsförsäkring

Systemansvarig / Löneadm

1 år 10 år Innehåller känsliga personuppgifter, vissa delar sekretess

eCompanionO:papper,digitalt

Avstämning löner (P80L017)


1 år 10 år Offentlig eCompanion O:papper (arbetsunderlag)

Beslut om skattejämkning Närarkivet 10 år Innehåller känsliga personuppgifter

O:papper

Semesteromställningslistor

Pärm löneunderlag 1 år 2 år Offentlig eCompanionO:papper, digitalt

Förtroendevalda arvoden, original

Pärm löneunderlag 1 år 2 år samt innevarande år

Offentlig Försytem till eCompanion

O:papper,digitalt

Förtroendevalda, reseersättningar


Offentlig Försytem till eCompanion

O:papper,digitalt






Inkomstdeklaration HR specialist 10 år Offentlig O:papper B:papper

Kontrollistor, original Pärm Systemansvarig/Löneadm

1 år 2 år samt innevarande år

Innehåller känsliga personuppgifter, vissa delar sekretess

eCompanionO:papper

Kontroll- och signallista Löne-/spärrkörning + bevakning


Innehåller känsliga personuppgifter, vissa delar sekretess

eCompanionO:papper, digitalt

Kontrolluppgifter sammanställning från Evry/Manuella kontrolluppgifter

Server Inaktuellt. Se förvaringsplats

Bevaras Offentligt eCompanionO:digitalt B:digitalt

Läkarintyg Hos ansvarig löneadministör i låst skåp

vid frisk-skrivning

2 år samt innevarande år

Full Sekretess Bevakningsdatum i eCompanion

O:papper

Lönefördelningsbok/Råtransfil/Listningsdata

Server 10 år Kan innehålla känsliga personuppgifter

eCompanionO:digialt

Lönelistor, original Server Inaktuellt. Se förvaringsplats

Bevaras Kan innehålla känsliga personuppgifter

eCompanionO:digialt

Mertids/övertidsjournaler Server 10 år Offentlig EvryO:digialt

Personalakter Närarkiv 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras Plåtskåp, hängmapp Innehåller känsliga personuppgifter

O:papper

Retroaktiv lön Pärm löneunderlag 1 år 2 år samt innevarande år

Offentlig eCompanionO:papper, digitalt

Skatt o arbetsgivaravg underlag skattedeklaration

HR specialist 5 år 10 år Offentlig eCompanionO:papper

Tjänstgöringsrapport för timavlönad personal


Offentlig Försystem till eCompanion

O:papper






Månadsrapport/Måndadsrapport - RiB



O:papper

Sjukanmälan/friskanmälan (digitala)


Innehåller känsliga uppgifter

Försystem till eCompanion

O:papper/digitalt

Bankfil Server 10 år Kan innehålla känsliga personuppgifter

eCompanionO:digialt

Enator, system- och produktion (Kommundata, Dialog, Celsius, Systeam, Evry)

Pärm Systemansvarig/Löneadm

1 år 10 år Bevaras Offentlig EvryO:papper B: papper

Förmåner, beslut om Pärm hos ansvarig tjänsteman

Vid inaktualitet arkiveras i personakt


Bevaras Offentlig O:papper

Flextidsrapport vid avslutad tjänst


Offentlig O:papper

Utbetalning enligt HÖK förstörda tillhörigheter


Offentlig O:papper

Flextidsrapport vid aktiv tjänst

Respektive chef 2 år samt innevarande år

Lämnas till ansvarig chef varje månadssskifte

Offentlig O: papper

Sjukanmälan/friskanmälan (manuella)



O: papper

Personliga utlägg (parkeringskvitton, friskvårdsbidrag m.m.)

Närarkiv Direkt efter hantering

7 år 2018 och bakåt: Gallras efter 10 år 2019 och framåt: Gallras efter 7 år Överflytt till ekonomienhetens närarkiv efter utgånget år

Offentlig O: papper

Daglig- och månadsöverföring BeSched

Pärm löneunderlag 1 år Gallras 2 år samt innevarande år

Kan innehålla känsliga uppgifter

eCompanionO: papper

Meddelande i personalärende, löne- och anställningsstyrande

Närarkivet i personakt Direkt efter hantering


Bevaras i personakt

Offentlig O: papper

Meddelande i personalärende, ej löne- och anställningsstyrande


Offentlig O: papper






Blankett omvandling semesterdagar till timmar


Offentlig O: papper

Systemavtal Evry Närarkiv Omgående 10 år Bevaras Offentlig O:papper B:papper

Ersättningar: körjournal egen bil, reseräkning med traktamente, sjukvårdskvitton (manuella underlag)


Offentlig O: papper

Underlag uppdragstagare Pärm löneunderlag 1 år Gallras 2 år samt innevarande år

Offentlig O: papper

Arvodesblanketter (kontaktpersoner/familjehem)

Pärm hos resp. löneadmin

1 år efter avslutat uppdrag

Gallras 2 år samt innevarande år


O: papper

Tidrapport feriepraktik Pärm feriepraktik 1 år Gallras 2 år samt innevarande år

Offentlig, kan innehålla känsliga uppgifter

O: papper

Undergrupp: Driva mångfaldsarbete

Huvudgrupp: HR

Policy mot kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier


Bevaras Offentlig LEXO: digitalt

Handlingsplan vid kränkande särbehandling. Trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier

Respektive chefs tjänsterum


Innehåller känsliga uppgifter, vissa delar sekretess

O: papper

Jämställdhets- och mångfaldsplaner


Bevaras Offentlig LEXO: digitalt B: digitalt

Undergrupp: Genomföra personalsociala åtgärder

Huvudgrupp: HR






Anställda i 25 år ”trotjänare”

Närarkiv Vid inaktualitet Bevaras i närarkiv

Bevaras Finns i dag som en pärm med alla listor samlade i närarkivet

Offentlig O: papper B: papper

Undergrupp: Göra arbetsmiljöutredningar

Huvudgrupp: HR

Arbetsmiljöutredningar Hos respektive chef Gallras vid inaktualitet

Innehåller känsliga uppgifter, vissa delar sekretess

O:papper

Undergrupp: Hantera arbetsskada

Huvudgrupp: HR

Anmälan arbetsskada, Försäkringskassan

KIA-systemet Bevaras digitalt Bevaras Innehåller känsliga personuppgifter

KIA/FK/AVO:digitalt B:digitalt

Anmälan/Bekräftelse arbetsskada, AFA

KIA-systemet Bevaras digitalt Bevaras Innehåller känsliga personuppgifter

KIA/AFAO:digitalt B:digitalt

Undergrupp: Hantera bisyssla

Huvudgrupp: HR

Bisyssla Digitalt under P: 1 år Offentlig Tjänstemans dator under P:

O:digitalt

Undergrupp: Hantera disciplinåtgärder

Huvudgrupp: HR

Disciplinåtgärd Närarkivet 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning


Undergrupp: Hantera dödsfall

Huvudgrupp: HR

Arbetsgivarintyg/Anmälan om avliden arbetstagare KPA Pension



Bevaras i personakt

Innehåller känsliga personuppgifter

O:papper






Undergrupp: Hantera kompetensförsörjning

Huvudgrupp: HR

Dokumentation om mentorskapsprogram/traineeprogram

Tjänstemans dator under P:

Inaktuellt. Bevaras digitalt

Bevaras Offentligt Tjänstemans dator under P:

O:digitalt B:digitalt

Ansökningshandlingar mentorskapsprogram//traineeprogram



Offentligt Tjänstemans dator under P:


Undergrupp: Hantera krisstöd

Huvudgrupp: HR

Krishanteringsplan (HR) Intranätet Ej klar Offentlig LEXO:digitalt

Undergrupp: Hantera LAS

Huvudgrupp: HR

Besked / Varsel (tidsbegränsad anställnings avslut)

Närarkiv 2 år Offentlig O:papper

Övertalighet, handlingar rörande arbetsbrist



Bevaras Offentlig O:papper B:digitalt

Undergrupp: Hantera ledigheter

Huvudgrupp: HR

Ledighetsansökningar över 1 mån

Närarkiv 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras i personakt


O:papper

Ledighetsansökningar kortare än 1 mån



O:papper

Facklig tid Pärm löneunderlag 1 år 2 år samt innevarande år

Sekretess O:papper

Undergrupp: Hantera lönerevision

Huvudgrupp: HR






Lokala löneöversynsförhandlingar (protokoll)

HR specialist 2 år 5 år Bevaras Arkiv 80 Innehåller känsliga personuppgifter

O:papper B:papper

Arbetsvärderingssystem BAS Systembeskrivning och Tillämpningsanvisningar

dokumentation i tjänsterum

Vid inaktualitet Bevaras Offentlig O:papper, B:papper

Undergrupp: Hantera lönerevsion

Huvudgrupp: HR

Lönepolicy LEX Inaktuellt. Bevaras digitalt

Bevaras Offentlig O:digitalt, B:digitalt

Undergrupp: Hantera pension

Huvudgrupp: HR

Kontokurant på utbetalda pensioner

HR specialist 10 år Offentlig O:papper B:papper

Tjänstepension via KPA Pensionshandläggare Vid anställningens upphörande


Bevaras Innehåller känsliga personuppgifter, vissa delar sekretess

KPA DirektO:papper B:papper

Besked till anställd om omreglering av tjänst pga partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad

Närarkivet 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning


Undergrupp: Hantera personalförsäkring

Huvudgrupp: HR

Debiteringsunderlag, personalförsäkr

HR specialist 10 år Offentlig O:papper B: papper

Undergrupp: Hantera personalsamtal

Huvudgrupp: HR

Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsplan för hantering av

Hos respektive chef Gallras vid inaktualitet

Sekretess






Undergrupp: Hantera samverkan enligt avtal

Huvudgrupp: HR

Lokalt kollektivavtal Pärm i tjänsterum HR chef/LEX

2 år 5 år Bevaras Arkiv 80 Offentlig Lex och Filhanteraren (justerade kollektivavtal)

O:papper B:digitalt

Centrala arbetsmiljökommittén CAMK, protokoll och handlingar

Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80 Avslutad 2003 Offentlig O:papper B:papper

Central samverkansgrupp CSG, Protokoll


2 år Bevaras Offentlig O:papper B:papper, digitalt

MBL-protokoll Pärm i tjänsterum HR chef/ansvarig chef

5 år Bevaras Arkiv 80 Offentlig Tjänstemans dator under P:

O:papper B:papper

Protokoll APT Pärm i tjänsterum hos ansvarig chef

2 år Offentlig O:papper B:papper

Tvisteprotokoll Tjänstemans dator under P:

Vid inaktualitet

Inaktuellt. Bevaras digitalt

Bevaras Offentliga, kan innehålla känsliga uppgifter


O:papper/digitalt B: digitalt

Undergrupp: Hantera tillbud

Huvudgrupp: HR

Anmälan Tillbud KIA-systemet Bevaras digitalt Bevaras Innehåller känsliga personuppgifter

KIAO:digitalt B:digitalt

Undergrupp: Hantera uppsägning

Huvudgrupp: HR

Avgångsvederlag, beslut Närarkiv i personakt Direkt efter hantering


Bevaras i personakt

Arkiv 80 Innehåller känsliga personuppgifter

O:papper

Uppsägning av anställning Närarkiv i personakt 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras Offentlig O:papper






Undergrupp: Leda

Huvudgrupp: HR

Alkohol- och drogpolicy Intranätet Inaktuellt. Bevaras digitalt

Bevaras Offentlig LEXO: digitalt

Undergrupp: Rehabilitera

Huvudgrupp: HR

Rehabilitering / arbetsanpassning Utredningar / planer

Personalarkiv hos respektive chef

2 år efter avslutad rehabprocess

10 år Bevaras Sekretess Innehåller känsliga personuppgifter, vissa delar sekretess

O:papper B:papper

Arbetsförmågebedömning Personalarkiv hos respektive chef

Vid avslut 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras Innehåller känsliga uppgifter

O:papper B:papper

Undergrupp: Rekrytera och anställa

Huvudgrupp: HR

Anställningsavtal Närarkiv i personakt direkt efter påskrift


Bevaras i personakt

Tidigare benämning: anställningsbeslut/bevis

Offentlig O:papper

Ansökningshandlingar (antagna sökande)

Närarkiv i personakt 2 år samt innevarande år efter avslutad anställning

Bevaras i personakt

Bilaga till anställningsvtal Offentlig O:papper

Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst

Reachmee 2 år efter avslutad rekrytering

Offentlig ReachMeeO:digitalt

Intresseanmälningar (spontanansökningar)

Reachmee Gallras vid inaktualitet

Offentligt ReachMeeO:digitalt

Betyg Närarkivet i personakt Direkt efter hantering


Bevaras i personakt

Offentlig O: papper






Regler vid mobiltelefonanvändning

Respektive chef Gallras vid inaktualitet

Offentlig O:papper

Sekretessförbindelse Närarkiv i personakt Direkt efter hantering


Bevaras i personakt


Undergrupp: Semesterplanera

Huvudgrupp: HR

Uppsägning av semesterväxlingsavtal

Närarkivet i personakt Direkt efter hantering


Bevaras i personakt


Semesterväxlingsavtal Bevakningspärm hos resp. löneadmin

Vid uppsägning av semesterväxlingsavtal


Bevaras i personakt


Undergrupp: Utföra medicinska kontroller

Huvudgrupp: HR

Företagshälsovård, avtal Närarkiv Omgående 10 år Bevaras Offentlig O: papper

Undergrupp: Upptagningar

Huvudgrupp: Informationsmaterial

Fotografier, filmer, video- eller ljudband framtagna för till exempel intern information och utbildning

intranät årlig utensning sammanställning

Bevaras nej IntranätO:digitalt B:Digitalt

Undergrupp:

Huvudgrupp: Upphandling och inköp

Leverantörsvärderingar, soliditetsupplysningar

Närarkiv 5 år Bevaras

Orderbekräftelser, ordererkännanden

Gallras efter 1 år






Register över leverantörer, entreprenörer och konsulter

Närarkiv Gallras vid inaktualitet

Reklamationer Gallras efter 1 år

Skatte- och registreringskontroll


Skrivelser, inköp / upphandling

Brevpärm Gallras vid inaktualitet

Undergrupp: Anbud


Anbud/offerter, inte antagna

Närarkiv 2 år efter avtalstidens utgång

Anbudsprotokoll Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80

Anbudssvar, negativa Närarkiv 2 år efter avtalstidens utgång

Anbudsunderlag, kravspecifikation, förfrågningsunderlag (diarieförda)


Anbudsutvärderingar Närarkiv 5 år 2 år efter avtalstidens utgång

Annonsunderlag till EGT (Europeiska gemenskapernas officiella tidning inkl. avsändningsdatum och eftersändningsdatum (avannonsering)


Ansökningar om att få lämna anbud







Begäran om anbudsutvärdering


Beslut, antagna anbud ( Tilldelningsbeslut )

Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80

Checklista vid upphandling Närarkiv 5 år Bevaras

Delegationsbeslut Assistent 5 år Bevaras Arkiv 80 kopia till Ks

Förhandlingsprotokoll/anteckningar


Undergrupp: avtal


Avtal / kontrakt Närarkiv 5 år Bevaras Arkiv 80

Leasingavtal Närarkiv 2 år efter avtalstidens utgång

Undergrupp: information


Broschyrer Gallras vid inaktualitet

Information från leverantörer


Undergrupp: inköp


Beställningar, beställningsbekräftelser

Närarkiv 2 år efter garantitidens utgång, alternativt efter avtalstidens utgång

Leveransgodkännande Gallras efet 1 år






Undergrupp: Kontroll


Inköpsstatistik och artikelstatsistik (motsvarande) i årssammanställd form


Undergrupp: Fokhälsosamordning

Huvudgrupp: Utvecklingsenheten

Protokoll och originalhandlingar-Folkhälsorådet samt underlag för beslut

Handläggares kontor samt arkiv plan 3 / LEX from 2018 / hemsida

6 år Bevaras Protokoll läggs ut på hemsidan nej LEXO:papper B:arkiv 80

Undergrupp: Information


Orustkommunikén ( nyhetsbrevet )

pdf hemsidan 1 år på arkiv 80 papper

Bevaras Arkivexemplar nej sitevisionO:digitalt B:digitalt

Företagsinformantion ( nyhetsbrev till företag )

pdf hemsidan 1 år på arkiv 80 papper

Bevaras Arkivexemplar nej sitevisionO:digitalt B:digitalt

Webb-plats kommunens Webmaster 1 gång omåret Bevaras Ögonblicksbild överlämnas digitalt till arkivarien en gång om året , mars, och vid större förändringar, tex kris, ny layout (ögonblicksbild tas 1 ggr per år och bevaras)

nej O:Digitalt B:digitalt

nyhetsartikel Sitevision Hemsidan 1 år Gallras vid inaktualitet

nej O:Digitalt

Informationsartikel Sitevision Hemsidan 1 år Gallras vid inaktualitet

nej O:Digitalt






Information i sociala medier

respektive socialt media

se anmärkning Handlingar som ska bevaras överförs till , för handlingstypen, aktuellt IT-system och hanteras därefter enligt dokumnethanteringsplan

Om inte av ringa karaktär - hänvisa till dit handlingarna hör Sekretessbelagda uppgifter överförs till andra system och tas därefter bort i det social mediet.

beror av ärendets karaktär

facebook, twitter, instagram, youtube

Information i sociala medier av kränkande karaktär

respektive socialt media

se anmärkning Handlingar som ska bevaras överförs till , för handlingstypen, aktuellt IT-system och hanteras därefter enligt dokumnethanteringsplan

Kränkande uppgifter överförs till andra system och tas därefter bort i sociala mediet.

beror av ärendets karaktär

facebook, twitter, instagram, youtube

Undergrupp: Integrationsverksamhet


Avtal mellan migrationsverket och kommunen om mottagande av flyktingar

Handläggares kontor 5 år Bevaras Sekretess § ? O: Papper B: arkiv80

Undergrupp: Statistik / Planering


AMPAK, sysselsättningsstatistik (tidigare Årsys)

Planeringssekr/närarkiv

3 år 5 år Bevaras Ingår i statistikpaketet från scb numera nej O: digitalt B:digitalt

BEFPAK befolkningsförändringar (tidigare AVIPAK)

Planeringssekr 3 år 10 år Bevaras A4-pärm, disketter, se ovan nej O: digitalt B:digitalt






BEFPAK Folkmängd Planeringssekr 3 år 10 år Bevaras A4-pärm, disketter, se ovan nej O: digitalt B:digitalt

Befolkningsprognos Planeringssekr 3 år 5 år Bevaras ja , detaljerad nivå , imkomst bl a

O: digitalt B:digitalt

Beredskapsplaner Handläggares kontor Beredskapsskåp, revideras vart 4:e år ja

Beställningar, SCB Planeringssekr 5 år Bevaras Ingår i statistikpaketet från scb nej O: digitalt B:digitalt

Bostadsförsörjningsprogram (KBP), senast 1996

Närarkiv 3 år Original ingår i KS diarium O: ?? B:arkiv80

DEMOPAK (befolkningsstatistik)


3 år 10 år bevaras A4-pärm, sammma som befpak mm

Kvartalsstatistik Planeringssekr /närarkiv

3 år 10 år bevaras månadsstatistik O:digitalt B:digitalt

Nyko-systemet (statistikområdesindelningar)


5 år bevaras A4-pärm, digitalt, se ovan under BEFPAK O:digitalt B:digitalt

Sveriges officiella statistik-befolkningsföränringar

Närarkiv 1 år 5 år Inbunden, internet

Sveriges officiella statistik-folkmängd

Närarkiv 1 år 5 år Inbunden

Underlag till utredningar (LIP, klimp,mfl)

Berörd tjänsteperson Gallras vid inaktualitet

O:papper

Översiktsplaner, kommunens

Närarkiv 5 år Bevaras Revideras vart 5:e år, kartor finns på miljö- och byggnadsenheten





Verksamhet: 2. Samhällsutveckling

Undergrupp:

Huvudgrupp: Affärsdrivande verksamheter

Allmän fastighetsdeklaration

Ingenjör 5 år Offentlig

Analyser, avloppsreningsverk

Driftledare 10 år Till förråd efter 5 år Offentlig LabO:digitalt/B:digitalt

Analyser, vattenverk Driftledare 10 år Till förråd efter 5 år Offentlig LabO:digitalt/B:digitalt

Anslutningsavgifter, vatten och avlopp (fakturakopia)

Systemansvarig/administratör

10 år Bevaras Offentlig VismaO:digitalt/B:digitalt

Ansökan VA-anslutning Systemansvarig/Administratör

10 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Arbetsmötesprotokoll med renh.entrep

Driftledare 5 år Till förråd efter 2 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Arbetsordrar Driftledare 2 år Offentlig SummeraO:digitalt/B:digitalt

Avfallsplan Chef affärsverksamheter


Ingår även i diariehandlingar för KS Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Avläsningskort vattenmätare


5 år Offentlig SVABO:digitalt/B:digitalt

Avtal, löpande varor och tjänster

Kassaskåp i förråd Gallras 5 år efter inaktualitet

A4-pärm Offentlig VismaO:digitalt/B:digitalt

Avtal, serviceavtal (brand, inbrott, hissar)

Kassaskåp i förråd Gallras vid inaktualitet

Offentlig LexO:papper/B:digitalt

Avtal slamsugningsavtal och renhållningsavtal

Kassaskåp i förråd Efter avtalets uhörande, till objektet

5 år Bevaras A4-pärm Offentlig LexO:papper/B:digitalt

Avtal, VA-avtal med föreningar m.m

Kassaskåp 10 år Bevaras A4-pärm Offentlig LexO:papper/B:digitalt






Bankgaranti och borgensförbindelse

Kassaskåp Till entreprenören efter garantitidens utgång

A4-pärm Offentlig O:papper/B:digitalt

Besiktningsprotokoll, för- och delbesiktning

Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Besiktningsprotokoll, slut- och garanti

Projektansvarig Vid avslutad entreprenad

5 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Beställningsskrivelse Projektansvarig Efter påskrift 5 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Blankett vid ägarbyte VA Systemansvarig/administratör

6 mån Offentlig O:papper/B:digitalt

Brandsynsprotokoll Fastighetsförvaltare Gallras vid inaktualitet

Offentlig LexO:papper/B:digitalt

Byggmötesprotokoll Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Båtplatskölistor med anmälningsblanketter



Offentlig O:papper/B:digitalt

Båtplatsuppsägningar, skrivelser


10 år Offentlig O:papper/B:digitalt

Depositionsavgift + listor över samtliga båtplatser


5 år Offentlig Compusoft Marina

O:digitalt/B:digitalt

Driftinstruktioner Driftledare Gallras vid inaktualitet

Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Driftmötesprotokoll Driftledare 5 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Drift- o skötselinstruktioner Fastighetsförvaltare 10 år Bevaras 3 omg (1 ex hos drifttekniker 1 ex på bygget)


Entreprenadavräkning med redovisning

Projektansvarig 10 år

Entreprenadkontrakt, original

Kassaskåp 2 år 5 år Bevaras Offentlig LexO:papper/B:digitalt

Foton Projektansvarig 10 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt






Handlingar (dokument) Projektansvarig Gallras vid inaktualitet

Offentlig O:papper/B:digitalt

Igångsättningstillstånd från kommunstyrelsen resp. länsarbetsnämnden

Projektansvarig Vid garantitidens utgång

Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Internfakturor, underlag, verifikationer

Närarkiv 1 år 10 år Offentlig VismaO:digitalt/B:digitalt

Kostnadsberäkningar Projektansvarig 5 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Kostnadsuppföljningar Projektansvarig 5 år efter slutbesiktning


Körjournaler, fordon Driftledare 2 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Miljörapport, Månsemyr och Timmerhult

Årsvis 10 år Till förråd efter 2 år Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Offerter Projektansvarig 2 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

P-platsuppsägningar, skrivelser


10 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Protokoll arbetsplatsträffar Driftledare 5 år Offentlig IntranätO:digitalt/B:digitalt

Protokollskopior, KSAU, KS, KF, CAMK

Assistent 2 år Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Provtryckningsprotokoll Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Pålningsprotokoll Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Registrering av inkommande post

Assistent 1 år 10 år Bevaras LEX Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Renhållningsentreprenad, avräkning

Chef affärsverksamheter

10 år Till förråd efter 2 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Revisionsbesiktningar Fastighetstekniker 10 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt






Ritningar, avloppsreningsverk kopior

Förråd Vid revidering Finns även på resp arv Offentlig P:O:papper/B:digitalt

Ritningar, avloppsreningsverk original

Närarkiv Vid revidering Offentlig P:O:papper/B:papper

Ritningar, diverse kopior Förråd Vid revidering Offentlig P:O:papper/B:digitalt

Ritningar diverse original pumpstationer, högreservoarer

Närarkiv Vid revidering Offentlig P:O:papper/B:papper

Ritningar, kopior gatubelysning

Förråd Ställning Gallras vid inaktualitet

Offentlig P:O:papper/B:papper

Ritningar, original gatubelysning

Närarkiv Skåp 10 år Bevaras Offentlig P:O:papper/B:papper

Ritningar sammanställning rörnät

Förråd, Data Gallras vid inaktualitet

Data i Geosecma Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Ritningar, VA-ledningar, kopior

Lunden, Data Gallras vid inaktualitet

Data i Geosecma Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Ritningar, VA-ledningar, orginal

Närarkiv, Data 10 år Bevaras Data i Geosecma Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Samrådsprotokoll verksamheter

Fastighetsingenjör 5 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Skadereglering Projektansvarig 10 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Skrivelser, inkommande och avgående svar

Assistent (LEX resp handläggare)

1 år 10 år Bevaras Skrivelser i A4-pärm i t.o.m. 2012. Från 2013 i A4-pärm i dnr.ordning


Skrivelser, kopior diverse utgående kommunala skrivelser

Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Skrivelser rörande projekt Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig LexO:digitalt/B:digitalt

Skyddsrondsprotokoll Driftledare 5 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Skötselanvisningar Arbetsledare/arbetsplats Närarkiv








Skötselanvisningar Driftledare Gallras vid inaktualitet


Slamsugningsentreprenad, avräkningar


10 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Slamsugningsentreprenad, slamtippning Svanesunds och Ellös ARV

Systemansvarig/ 10 år Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Tekniska beskrivningar Projektansvarig 2 år 5 år Bevaras Offentlig P:O:digitalt/B:digitalt

Tjänstgöringsrapporter - flextid

Assistent Gallras efter 2 år

Original - Relevant info överförs till lönesystem

innehåller personuppgifter

P:O:digitalt/B:digitalt

Tjänstgöringsrapporter - sjukanmälan




BeSchedO:digitalt/B:digitalt

Tjänstgöringsrapporter - ledighetsansökan




BeSchedO:digitalt/B:digitalt

TV-inspektioner, avloppsledningar

Närarkiv Omgående Gallras vid inaktualitet

Arbetsledare Offentlig O:digitalt/B:digitalt

VA-abonnentregister Systemansvarig/administratör


Fr.o.m 990701 i dataprogrammet Future. Under ständig bearbetning.

Offentlig EDP FutureO:digitalt/B:digitalt

Årssammanställningar ARV

Driftledare Gallras vid inaktualitet



Huvudgrupp: Bibliotek

Avtal Bibl.chef - 6 år Bevaras Offentliga O: papper; B:papper

Enkäter (upprättade) Bibl.chef - - 2 år Enkätsvaren gallras vid inaktualitet, dvs när sammanställning är gjord

Ja O: papper; B:papper, digitalt

Enkäter (sammanställning) digitalt

Bibl.chef - - 2 år Enkätsvar kommer endast finnas digitalt Ja O: papper; B:papper, digitalt

Statistik över utlånad media

Bibl.ass. - 6 år Bevaras Utdrages ur bibliotekssystemet vid årsskiftet

Bibliotekssystemet

O: papper; B:papper, digitalt






Inventarieförteckningar (sparas i 10 år på ekonomienheten)

Bibl.chef - - Gallras vid inaktualitet

Uppdateras kontinuerligt. Skrivs ut årligen av ekonomen.

Informationsskrifter/Broschyrer som framställs inom den egna enheten

Bibl.ass. - 6 år Bevaras O: papper; B:papper, digitalt

Lokala arbetsplaner/dokumentation om verksamheten

Bibl.chef - - Bevaras O: papper; B:papper, digitalt

Lokaluthyrningshandlingar Bibl.ass. - - Efter läsårets slut


Nyckelkvittenser Bibl.ass. - - Gallras vid inaktualitet

Ja O: papper; B:papper

Dörrtagar (”pluppar”) Bibl.ass - - Gallras vid inaktualitet

Fastighets system Ja O: papper; B:papper, digitalt

Statistik över lånekortsinnehavare

Bibliotekssystemet - - 2 år Sammanställs och rapporteras årsvis Bibliotekssystemet

Digitalt

Rutinärenden: inkomna och upprättade skrivelser/svar som endast registrerats

Bibl.ass. - - 2 år Offentliga O: papper; B:papper, digitalt

Statistik (SCB m.fl.) Bibl.ass. - - 2 år Sammanställs och rapporteras årsvis Bibliotekssystemet

Digitalt

Undergrupp: Ekonomi


Budgetunderlag, års- och flerårsbudget

Bibl. chef - - Gallras vid inaktualitet


Fakturor, underlag (utgående)

Bibl. chef 1 år - 2 år

Följesedlar Bibl. chef - - Gallras vid inaktualitet

Följesedel till faktura med hänv till spec., skickas till ekonomienheten årligen med fakturans ver.nr






Redovisning av handkassa Bibl. ass - - Gallras då handkassa avskaffas from 2019

Skickas till ekonomienheten O: papper; B:papper, digitalt

Redovisning av kontantkassa

Bibl. chef - - vid inaktualitet Skickas till ekonomienheten månatligen O: papper; B:papper, digitalt

Undergrupp: IT-relaterat (gäller alla)


Cookie/globalfiler I personlig pc - - Omgående

Undergrupp: Personal


Redovisning/dokumentation av kompetensutveckling

Bibl.chef - - Gallras vid inaktualitet



Huvudgrupp: Fastighet

Avtal, hyresavtal bostäder Närarkiv och LEX Direkt Vid inaktualitet Bevaras Finns bevakningsdatum inlagt? Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt

Avtal, hyreskontrakt lokaler Närarkiv och LEX Direkt Vid inaktualitet Bevaras Finns bevakningsdatum inlagt? Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt

Besittningsskyddsavstående

Närarkiv och LEX Direkt Vid inaktualitet Bevaras Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt


Närarkiv och LEX Direkt Gallras, se anm.

Begärs tillbaka efter garantitidens slut av givaren, eller gallras.

Offentlig LEXPapper Digitalt

Entreprenadkontrakt, original

Närarkiv och LEX 2 år 5 år Bevaras Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt

Internfakturor, underlag, verifikationer

Närarkiv 1 år 10 år Offentlig VismaDigitalt

Skrivelser, inkommande och avgående svar

Assistent (LEX resp handläggare)

1 år 5 år Bevaras Skrivelser i A4-pärm i t.o.m. 2012. Från 2013 i A4-pärm i dnr.ordning

Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt






Undergrupp: Bostadsanpassning


Bostadsanpassningsbidrag, ansökan

BAB - - 10 år efter beslutsårets utgång

Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas.

Sekretess LEXPapper Digitalt

Bostadsanpassningsbidrag, beslut

BAB - - 10 år efter beslutsårets utgång

Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas.

Offentlig LEXPapper Digitalt

Undergrupp: Fastighetsteknik


Brandsynsprotokoll P server - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig ServerDigitalt

Obligatorisk ventilationskontroll

P server - - Gallras vid inaktualitet


Revisionsbesiktningar Fastighetstekniker P server

- - 10 år Offentlig ServerDigitalt

Undergrupp: Förvaltning


Drift- o skötselinstruktioner Driftledare P server - - Gallras vid inaktualitet

Bevaras så länge det behövs för driften av objektet.

Offentlig ServerO: Papper B: Digitalt

Låsschema på fastigheter P server - - Gallras vid inaktualitet

Fastighetsförvaltare Offentlig ServerDigitalt

Samrådsprotokoll verksamheter

P server - - Gallras vid inaktualitet


Skyddsrondsprotokoll P server - - 5 år Offentlig KIAPapper Digitalt

Undergrupp: Gemensamt


Arbetsordrar Summera - - Gallras vid inaktualitet

Bara i "Summera". Automatisk gallring i systemet.

Offentlig SummeraDigitalt






Körjournaler, fordon Närarkiv - - 2 år Offentlig Papper

Protokoll arbetsplatsträffar P server - - 5 år Offentlig ServerDigitalt

Tjänstgöringsrapporter: Månad

P server - - 2 år Kopior Offentlig ServerDigitalt

Tjänstgöringsrapporter - flextid

P server - - 2 år Orginal Offentlig ServerDigitalt

Undergrupp: Projekt


Besiktningsprotokoll, för- och delbesiktning

Projektansvarig P server

2 år 5 år Bevaras Offentlig ServerO: Digitalt B: Digitalt

Besiktningsprotokoll, slut- och garanti


Vid avslutad entreprenad

Vid inaktualitet Bevaras Offentlig ServerO: Digitalt B: Digitalt

Beställningsskrivelse Projektansvarig P server

Efter påskrift Vid inaktualitet Bevaras Offentlig ServerO: Digitalt B: Digitalt

Byggmötesprotokoll Projektansvarig P server


Entreprenadavräkning med redovisning


- - 10 år Offentlig ServerDigitalt

Kostnadsberäkningar Projektansvarig P server

- Vid inaktualitet 5 år Offentlig VismaDigitalt

Kostnadsuppföljningar Projektansvarig P server

- Vid inaktualitet 5 år efter slutbesiktning


Offerter Projektansvarig P server

- Vid inaktualitet Bevaras Offentlig ServerO: Digitalt B: Digitalt

Provtryckningsprotokoll P server - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig ServerPapper Digitalt

Pålningsprotokoll Projektansvarig P server


Ritningar, ny- och ombyggnad



Skrivelser, kopior diverse utgående kommunala skrivelser

Projektansvarig och LEX P server

2 år 5 år Bevaras Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt






Skrivelser rörande projekt Projektansvarig och LEX P server

2 år 5 år Bevaras Offentlig LEXO: Papper B: Digitalt

Undergrupp: Föreningsarbet

Huvudgrupp: Fritid

Uppgifter för registrering av föreningar i föreningsregister

Fritidskonsulent 2år bevaras Verksamhetsberättelse egen handlingstyp offentlig FriO:digalt B:digitalt

Verksamhetsberättelse Fritidskonsulent 2år bevaras offentlig LexO:papper B:digitalt

Undergrupp: Information

Huvudgrupp: Fritid

Broschyrer/sportlovsprogram m.m. (upprättade)

Fritidskonsulent Årsvis 5 år Bevaras Publiceras digitalt i Unikum, Facebook och lagras i mapp

Offentlig PublisherO:Digitalt B:Papper

Föreningskatalog/register Systemet Fri - Gallras vid inaktualitet

Aktuellt register finns digitalt. ajourhålls tills föreningen inte längre existerar då föreningsuppgifterna helt raderas. Verksamhetsberättelse ska vara aktuell för stödberättigande

Offentlig FRIO:Digitalt

Undergrupp: Lokaluthyrning

Huvudgrupp: Fritid

Lokaluthyrningar (ansökningar, bokningar, debiteringsunderlag)

FRI - Vid inaktualitet Bokning Augusti/Juli Offentlig FRIO:Digital B Papper

Lokaluthyrningar (bokningar/ansökningar via webb)

FRI - Vid inaktualitet Bokning Augusti/Juli Offentlig FRIO:Digital B: Papper

Undergrupp: Lotteri

Huvudgrupp: Fritid

Lotteritillstånd Fritidskonsulent 6 år Bevaras LexO: Papper B:Digitalt

Undergrupp: Stöd

Huvudgrupp: Fritid






Ansökan med beslut om bidrag projekt

Ansökan papper i pärm hos handläggare orginalkopia i LEX

Årsvis 6 år Bevaras Pågår arbete med att digitalisera processen helt. Från ansökan till utbetalt stöd ligger i samma akt.

Offentlig LEX, mappar på H:

O:Papper B:digitalt

Ansökan aktivitetsstöd och simskolebidrag

Ansökan papper i pärm hos handläggare orginalkopia i LEX


Känsliga personuppgifter

LEX, mappar på H:

O:Papper B:digitalt

Ansökan driftbidrag Ansökan papper i pärm hos handläggare orginalkopia i LEX


Offentlig LEX, mappar på H:

O:Papper B:digitalt


Huvudgrupp: Kost & Lokalvård

Cirkulär/ Nyhetsbrev/ Rapporter från t.ex. Sv. kommunförbundet, Jordbruksverket m.fl.

Kostchef - - Gallras vid inaktualitet

Tillfällig handling offentlig Papper/digitalt

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Kontrakt/avtal (original) överföres till diariet offentlig LEXPapper/digitalt

Kallelser, dagordningar till möten

Enhetschef - - Gallras vid inaktualitet

offentlig IntranätPapper/digitalt

Kursinbjudningar Kostchef - - Gallras vid inaktualitet

offentlig Papper/digitalt

Matsedel Kostchef 6 år Bevaras offentlig Papper/digitalt

Skadeanmälan/polisanmälan (inbrott m.m.)

Kostchef - - 2 år offentlig papper

Rapport köldmediekontroll, kopior

Kostchef Gallras vid inaktualitet

Original på Miljö och byggnadsenheten offentlig LEX

Kontrollrapporter livsmedelstillsyn

Kostchef/närarkiv/Kök 10 år Bevaras Original på Miljö och byggnadsenheten offentlig LEXdigitalt

Undergrupp: Ej definierat

Huvudgrupp: Kultur






Ansökan om bidrag/kulturarrangemang samt delegeringsbeslut

Kulturutredaren. 3 år 6 år Bevaras O: papper; B:papper, digitalt

Foton/Konstfoton/Digitalt Kulturutredaren. - - Bevaras Egen databas/arbetsmaterial ExcelDigitalt

Infoblad/broschyrer Kulturutredaren. - 5 år Bevaras O: papper; B:papper, digitalt

Konstinköp i konstregistret i intranet

Kulturutredaren. 3 år 6 år Bevaras Egen databas/arbetsmaterial ExcelDigitalt

Kulturpris Kulturutredaren. 3 år 6 år Bevaras LEXO: papper; B:papper, digitalt/hemsida

Kulturstipendium Kulturutredaren. 3 år 6 år Bevaras LEXO: papper; B:papper, digitalt/hemsida

Namngivning (skrivelser m.m.)

Kulturutredaren. 3 år 6 år Bevaras LEXO: papper; B:papper, digitalt

Minnesanteckningar (original) - Skolkultur (SKOLK)

Kulturutredaren. - - Gallras vid inaktualitet


Minnesanteckningar (original) - Övriga

Kulturutredaren. - - Gallras vid inaktualitet



Huvudgrupp: Kulturskola

Avtal Exp. - 6 år Bevaras Anställningsavtal skickas till HR-enheten Offentliga O: papper; B:papper

Diarieförda handlingar Exp. - 6 år Bevaras Bevaras i LEX Offentliga LEXO: papper; B:papper

Enkäter (upprättade) Exp. - - Gallras vid inaktualitet

Enkätsvaren gallras vid inaktualitet, dvs när sammanställning är gjord

Offentliga O: digitalt






Inventarieförteckningar (sparas i 10 år på ekonomienheten)

Exp. - - Gallras vid inaktualitet

ProCapitaO: digitalt

Informationsskrifter/Broschyrer som framställs inom den egna enheten

Exp. - 6 år Bevaras Offentliga O: digitalt

Undergrupp: Elev

Huvudgrupp: Kulturskola

Ansvarsförbindelse över uthyrning av instrument (per elev)

Exp. - - När eleven avslutat sin utbildning

Förs in i ProCapita ProCapitaO: digitalt

Debiteringslistor m.m. som utgör underlag för debitering av avgifter


Finns i ProCapita ProCapitaO: digitalt

Intyg (kopia av utfärdat intyg om del i undervisningen)


Nej O: digitalt

Närvarolistor (elever) Varje lärare - - Vid nytt läsår Nej O: digitalt

Program över egna konserter o.d.

Exp. - - Vid nytt läsår Nej O: digitalt

Undergrupp: Exploatering

Huvudgrupp: MEX


Kassaskåpet/Närarkivet

Direkt Gallras vid inaktualitet

När garantin gått ut skall den återsändas till utfärdande bank

LEXO:Papper B:Digitalt

Exploateringsavtal Avtal Kassaskåpet/Närarkivet

Direkt Vid inaktualitet Bevaras LEXO:Papper B:Digitalt

Markanvisning Kassaskåpet/Närarkivet

Direkt Vid inaktualitet Bevaras Kan förekomma under anbudstiden

LEXO:Papper B:Digitalt

Undergrupp: Mark

Huvudgrupp: MEX






Avtal - exploateringsavtal, tomträttsavtal, servitutsavtal, överenskommelse om fastighetsreglering, köpeavtal

Närarkiv/kassaskåp LEX

Vid inaktualitet Bevaras När avtalstiden har gått ut eller ersätts av nytt avtal bevaras dom digitalt.

Kan förekomma LEXO:Papper B:Digitalt

Arrendeavtal - lägenhetsarrende, anläggningsarrende, jordbruksarrende, nyttjanderättsavtal mm

Närarkiv/brandsäkert skåp LEX



Ansökan överlåtelse av arrende

Mapp på kontoret LEX

När ansökan är godkänd ihop med arrendeavtalet



Köpekontrakt och köpebrev för tomtförsäljning

Kassaskåpet/Närarkivet

När köp och lagfart är klar

Vid inaktualitet Bevaras LEXO:Papper B:Digitalt

Lagfartshandlingar i pågående lantmäteriärende.

Närarkiv, LEX Gallras vid inaktualitet

Ersätts av lantmäteriakt LEXO:Papper B:Digitalt

Lagfartshandlingar AKT från Lantmäteriet

Närarkivet När akten kommer

Vid inaktualitet Bevaras Finns digitalt i Lex från 2005 LEXO:Papper B:Digitalt

Delegationsbeslut på arrendeavtal och köpekontrakt mm

LEX 10 år Bevaras Digitalt LEX

Undergrupp: Skog

Huvudgrupp: MEX

Skogsbruksplan Närarkiv/brandsäkert skåp LEX

10 år Bevaras LEX

Avtal för avverkning LEX 10 år Bevaras LEX

Anmälan LEX 10 år Bevaras LEX

Rapport/Mätbesked Närarkiv/brandsäkert skåp LEX

10 år Bevaras






Undergrupp: Trafikfrågor

Huvudgrupp: MEX

Lokala trafikföreskrifter- utfärdade och upphävda av Länsstyrelsen (ingår i trafikliggaren)

Assistent Vid inaktualitet Bevaras

Lokala trafikföreskrifter- utfärdade och upphävda av Kommunstyrelsen (se liggaren)


Lokala trafikföreskrifter- utfärdade och upphävda av Vägverket (ingår i trafikliggaren)


Undergrupp: Detaljplan

Huvudgrupp: Planenheten

Planhandlingar, original - planbeskrivningar

LEX, Server och ansvarig handläggare

Samtliga efter laga kraft

Bevaras LEXDigitalt

Planhandlingar, original - genomförandebeskrivning



Bevaras LEXDigitalt

Planhandlingar, original- plankarta med bestämmelser



Bevaras LEXDigitalt

Planhandlingar, original - utlåtanden och samrådsredogörelser



Bevaras sekretess LEXDigitalt

Planhandlingar, original - fastighetsförteckning



Bevaras LEXDigitalt

Planhandlingar, original - inkomna yttranden

Digitalt Samtliga efter laga kraft

Bevaras LEXDigitalt

Undergrupp: Kartfunktion

Huvudgrupp: Planenheten

Primärkartor Planarkivet vid inaktualitet GeosecmaPapper






Handlingar till primärkartor, fixpunkt m.m.

Papperformat finns i förråd, och digitalt ligger i en mapp på handläggarnas dator, som heter lagringsplats för GIS

10 år Bevaras GeosecmaDigitalt Papper

Flygfoton Mbe planarkiv Som ovan Bevaras Geosecma


Huvudgrupp: Räddningstjänsten

Yttrande allmänt Daedalos 10 år offentlig, kollas vid utlämning

Skrivelser allmänt Daedalos 10 år offentlig, kollas vid utlämning

Undergrupp: Drift och underhåll


Fordonsplan Ansvarig chef 10 år Bevaras

Tele- och radiouppbyggnad

Ansvarig chef 10 år Bevaras

Tillstånd från Post- och telestyrelsen


Inventeringslistor per fordon

Materialansvarig Gallras vid inaktualitet

Undergrupp: Förebyggande


Skriftlig redogörelse för brandskyddet


Tillsynsprotokoll Ansvarig chef 10 år Bevaras

Yttranden Ansvarig chef Efter 10 år Bevaras

Avtal automatlarm Ansvarig chef 2 år efter utgångsår

Medgivande för egensotning

Ansvarig chef Efter 10 år Bevaras






Undergrupp: Operativ verksamhet


Delegeringsbeslut räddningsledare


Insatsrapporter med bilagor

Ansvarig chef 10 år Bevaras Lagras digitalt i ALARMOS /Daedalos

Skriftliga Beslut om avslutande av insats

Daedalos Årsvis Bevaras

Skriftliga beslut om ingrepp i annans rätt/tjänsteplikt

Daedalos Årsvis Bevaras

Olycksutredning med bilagor

Ansvarig chef Årsvis Bevaras

Statistik över insatser / utryckningar

Ansvarig chef Årsvis Bevaras Bevaras både analogt och digitalt

Undergrupp: Personal


Tjänstbarhetsbedömning Rök- och kemdykning, rullbandstest

personalakt (hängmapp)

Då ny bedömning görs

Vid anställnings avslutande

Bevaras

Undergrupp: kvalitetsarbete

Huvudgrupp: Stöd och Administration

Enkäter servicemätningar enkätsvar

Esmaker Gallras vid inaktualitet

esmaker

Enkäter servicemätningar sammanställningar/rapporter

LEX Vid inaktualitet Bevaras offentlig lexo:Digital B:digitalt

Enkäter servicemätningar enkätsvar

Summera Gallras vid inaktualitet

SUMMERA

Undergrupp: Projektledning







eu-projektunderlag Hårddisk 7 år efter avslutat projekt

Bevaras I enlighet med projkethandbok interreg offentlig Lexo:digitalt b:digitalt

beslut LEX 7 år efter avslutat projekt


Lägesrapport LEX 7 år efter avslutat projekt


Undergrupp: samverkan


Minnesanteckningar FSG Pärm hos handläggare

2 år Motsvarande APT? Motsvarande papper

Undergrupp: Trafikfrågor

Huvudgrupp: SU

Delegeringsbeslut- transporttillstånd

Trafikhandläggare 2 år

Delegeringsbeslut- tillfälliga lokala trafikföreskrifter (ingår i trafikliggaren)

Assistent 2 år

Felparkeringsavgifter: Trafikhandläggaren 2 år

Felparkeringsavgifter- statistik

Trafikhandläggaren 2 år





Verksamhet: 3. Lärande


Huvudgrupp: Administration

Delegeringsbeslut (rörande anställda)

Personakt - - Gallras vid slutarkivering

Offentlig Papper

Elevstatistik Särskild pärm i närarkiv och/ eller digitalt i IT-system

- 10 år Bevaras Offentlig IntranätDigitalt Papper

Hyreskontrakt/avtal Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Förteckningar över förtroendevalda, m fl

Sekreterare - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig WordDigitalt Papper

Kallelser, dagordningar osv (samverkans-möten, verksamhets-råd, ledningsgrupps-möten, arbetsplats-träffar osv)

Särskild pärm i närarkiv och/ eller digitalt i IT-system

- - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Intranät och Drive

Digitalt Papper

Protokoll/mötesanteckningar (verksamhets-råd, ledningsgrupps- möten, arbetsplatsträffar osv)

Särskild pärm i närarkiv och/ eller digitalt i IT-system

- 6 år Bevaras Gallras digitalt vid behov Offentlig Intranät och Drive

Digitalt Papper

Skadeanmälan/polis- anmälan (inbrott m m)

Särskild pärm i närarkiv


Offentlig Papper

Statistik till SCB Digitalt i IT-system - - Bevaras Offentlig ProcapitaDigitalt

Utdrag ur polisens belastningsregister

Närarkiv - - Gallras efter 1 år

Måste återlämnas vid begäran till berörd person.

Offentlig Papper

Undergrupp: Tillhandahålla skolhälsovård

Huvudgrupp: Elevhälsa

Barnhälsovårdsjournaler (tillhör respektive region/landsting)

Plåtskåp, skolsköterska (inlåst)

- - Återgår efter avslutad grundskola eller vid elevens utflyttning, till Regionarkivet i Vänersborg eller motsvarande Regionarkiv

Sekretess PMODigitalt Papper

Handlingar som rör skolkurators verksamhet

Närarkiv (inlåst) 3 år efter avslutad grundskola

7 år Bevaras Sekretess PMODigitalt






Kopior av handlingar som i original bevaras någon annanstans inom myndigheten


7 år Gallras vid inaktualitet

Sekretess Papper

Protokoll från elevhälsomöten

Närarkiv (inlåst) - 7 år Bevaras Nytt elevhälsosystem införs 2019 Sekretess PMODigitalt Papper

Skolpsykologiska journaler med underlag/ skolpsykologiska utredningar

Plåtskåp, centralt (inlåst)

- 5 år Bevaras Sekretess PMODigitalt Papper

Övriga utrednings-/ kartläggnings- dokumentation avseende enskilda elever


7 år Bevaras Sekretess PMODigitalt Papper

Undergrupp: Tillhandahålla skolhälsovård - medicinska insatser


Skolhälsovårdsjournaler Vaccinationsmedgivande

Plåtskåp, centralarkiv (inlåst)

- 3 år efter avslutad gymnasie-skola eller 3 år efter avslutad grundskola

Bevaras Skannas in som hälsodeklarationen, till löpande journal

Sekretess PMOPapper eller inskannad kopia

Skolhälsovårdsjournaler Olycksfall Olycksdatum, Händelse, Olycksplats, Omständighet, Kroppsdel, Kommentar



Bevaras Fylls i egen ruta. Syns i löpande journal Sekretess PMOPapper eller inskannad kopia

Skolhälsovårdsjournaler Orosanmälan till Socialtjänsten



Bevaras Anmälan enl. kap 14 i Socialtjänstlagen gjord av skolsköterska


Skolhälsovårdsjournaler - Synkontroll Datum, Metod, Hö, Vä. Binokulärt. (resultat)



Bevaras Finns som egen anteckning, syns i löpande journal







Skolhälsovårdsjournaler - Hörselkontroll Datum, Hz dB, Hö, Vä (resultat)



Bevaras Finns som egen anteckning, syns i löpande journal


Skolhälsovårdsjournaler Anteckningar från hälsosamtal



Bevaras Anteckning efter hälsosamtalet, registreras till Löpande jornal.


Skolhälsovårdsjournaler -Journalanteckningar



Bevaras Skickas, efter begäran av berörda kommuner, till gymnasieskolan. Journalen åter-sänds efter avslutad gymnasieutbildning till skol-sköterska, Henåns skola för bevarande


Skolhälsovårdsjournaler Uppgifter om vaccination, tillväxt, hälsouppgifter mm



Bevaras Hälsouppgifter som hamnar i kommentarsfält Vaccinationsflik och Tillväxtflik


Skolhälsovårdsjournaler Checklista Frågor med svarsalternativ som stämmer överens med papper som fyllts i



Bevaras Frågor och svar från enkäter Sekretess PMOPapper eller inskannad kopia

Skolhälsovårdsjournaler Medicinsk bedömning



Bevaras Skolläkarens bedömning Sekretess PMOPapper eller inskannad kopia

Skolhälsovårdsjournaler Remissvar/ journalkopia/ utlåtande från BUP och från BUM



Bevaras Skannas in, Löpande jornal Sekretess PMOPapper eller inskannad kopia

Skolhälsovårdsjournaler Dokument-Rekvisition, fullmakt från försäkringsbolag









Skolhälsovårdsjournaler Dokument-Medgivande att överföra journal




Skolhälsovårdsjournaler Dokument-Medgivande att lämna ut




Skolhälsovårdsjournaler Dokument- skapade i PMO remisser, intyg.



Bevaras När skol.ssk, skol läk och psykolog skriver remiss hamnar remissen under Dokument.


Skolhälsovårdsjournaler Anteckningar



Bevaras Skickas, efter begäran av berörda kommuner, till gymnasieskolan. Journalen åter-sänds efter avslutad gymnasieutbildning till skol-sköterska, Henåns skola för bevarande


Skolhälsovårdsjournaler -Hälsouppgift/enkät lämnad av elev och vårdnadshavare



Bevaras Kommer in i papper och skannas till PMO. Hamnar under dokument, eller överförs i checklista


Skolhälsovårdsjournaler Journalkopior från landsting och andra verksamheter




Skolhälsovårdsjournaler Tillväxt Längd, vikt, BMI, Rygg



Bevaras Värden och Kurvor i egen flik. Värden syns i löpande text


Undergrupp: Underlag







Anmälningar och utredningar om kränkande behandling eller diskriminering

Närarkiv (inlåst) - 6 år Bevaras Anmälningar diarieförs centralt och anmäls till huvudman

Sekretess LEXDigitalt Papper

Arbetsskada (handlingar över elevers arbets-skador vid t.ex PRAO)

Närarkiv (inlåst) - 7 år Bevaras Offentlig KIA/ AFADigitalt Papper

Undergrupp:

Huvudgrupp: Förskola

Placeringsmeddelanden Datasystem - - Gallras vid inaktualitet

När svar har inkommit Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Undergrupp: Barnomsorg

Huvudgrupp: Förskola

Ansökan och beslut om reducerad avgift

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras (Bör ingå bland diarieförda handlingar) Offentlig LEXDigitalt Papper

Ansökningar om plats eller ändring av plats inom förskola och pedagogisk omsorg

Datasystem - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig ProcapitaDigitalt

Arbetsplaner m m, lokalt utarbetade

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras T.ex arbets-miljö, hälso-plan, jäm-ställdhet osv

Offentlig LEXDiarieförs

Brev om avstängningar (obetalda barnomsorgs- avgifter)

Administratör - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig WordDigitalt

Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet för barnens lärande

Förskolan - - Bevaras Offentlig UnikumDigitalt

Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet

Förskolan - - Bevaras Arkiveras i systemet efter utvärdering Offentlig UnikumDigitalt

Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten

Förskolan - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig UnikumDigitalt






Förteckningar över barn i respektive förskola

Förskolan - - Bevaras Papper: gallras vid inaktualitet Offentlig Procapita Digitalt Papper

Förteckningar över förskolor m fl

- - Bevaras Kan ingå i verksamhets- eller årsberättelserna

Offentlig Word, Intranät, Webb

Digitalt Papper

Handlingar och beslut i förtursärenden osv

Nämns i gall-ringsråden som bör bevaras och ingå i diarie- förda handlingar


Beslut registre-ras i data-system. Underlag för-varas på förskolan innan gallring.

Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Handlingar och beslut gällande avstängningar från förskoleverksam- het

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Handlingar gällande nedsättning av avgifter

Datasystem - - Gallras efter 3 år


Inkomstuppgifter Datasystem - - Gallras efter 3 år

Underlag för avgifter inom förskola och skolbarnsomsorg


Informationsbroschyrer/ skrifter – egna

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras (t.ex över- gripande info) Offentlig LEXDigitalt Papper

Korrespondens med barns vårdnadshavare/ annan med uppgifter som är väsentliga för barnet eller förskolan

Närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Digitalt Papper

Kölistor Handläggare - - Gallras vid inaktualitet


Köstatistik, beläggningsstatistik

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelser Offentlig LEXDigitalt Papper

Närvarolistor Förskoleavd - - Gallras efter 3 år

Faktisk närvaro Offentlig Digitalt Papper

Protokoll från verksam-hetsmöten

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Offentlig Word, IntranätDigitalt Papper

Protokoll eller minnes-anteckningar från lokala samverkansgrupper inom förskolan eller annan avgränsning

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Offentlig Word, Intranät, Webb

Digitalt Papper






Rutinkorrespondens Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Handlingar med innehåll av kort-varig betydelse


Scheman/Uppgifter om vistelsetid

Expedition/ handläggare

- - Gallras efter 3 år

Planerad vistelse Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Svar på placerings-meddelanden


När barnet har registrerats Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Statistik till andra myndigheter (t.ex SCB, Skolverket m fl)

Särskild pärm - - Gallras vid inaktualitet

Sammanställs ur datasystemet vilket innebär att varje enskild rapport kan återupprepas


Uppsägning av plats inom förskola/ pedagogisk omsorg



Undergrupp: Elevregistrering

Huvudgrupp: Grundskola

Anhöriginformation Datasystem - - Gallras vid inaktualitet

Fås via inmatning av Skatteverket Offentlig ProcapitaDigitalt

Ansökan om att få gå om årskurs eller upp-flyttning till högre årskurs

Elevakt - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Elevhistorik (”elevkort”). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörig-het, skola etc).

Närarkiv - 5 år Bevaras Utdras av skolexp efter fullgjord skolplikt. Vid ett digitalt bevarande bör säkerställas att uppgifterna kan sammanställas ur uttaget


Handlingar gällande samtycken enligt Dataskyddsförordningen


Samtycken bör vara tids- begränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

Offentlig Papper

Handlingar gällande val av skola


Skolvals- blanketter Offentlig Papper

Klasslistor/ gruppför- teckningar

Närarkiv - 5 år Bevaras Utdras ur Procapita centralt efter varje läsår.

Offentlig ProcapitaPapper

Skol- (elev-) kataloger t.ex fotokataloger eller motsvarande

Närarkiv - 5 år Bevaras Offentlig Papper






Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, blankett


Bör förvaras så länge eleven är aktuell och så länge som eleven bär skydd runt personuppgift

Sekretess Papper

Underlag för registre-ring Elevakt - - Gallras vid inaktualitet

Meddelanden om skol- eller klassbyten, in- och utflyttning m m

Offentlig Papper

Undergrupp: Elevutveckling och lärande


Anpassad studiegång (beslut)

Elevakt 3 år efter avslutad grundskola

7 år Bevaras Offentlig Unikum och Procapita

Digitalt Papper

Ansökan, beslut och övriga handlingar om särskilda utbildnings- insatser

Elevakt 3 år efter avslutad grundskola

7 år Bevaras T.ex särskild undervisnings- grupp osv Offentlig Unikum och Procapita

Digitalt Papper

Betygskatalog/ betygs- sammanställningar

Närarkiv - 5 år Bevaras Förkortningar och sifferkoder ska förklaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Diagnostiska prov (screeningtester)



Intyg/beslutsunderlag om ofullständigt betyg/anpassad studiegång

Tillsammans med slut-betyget

- 5 år Bevaras Intyg ska ut- färdas för elev med ofull- ständigt slut-betyg och följer detta

Offentlig Papper

Individuella utvecklingsplaner med omdömen

Unikum - - Bevaras Offentlig UnikumDigitalt

Intyg om avgång från grundskola (utfärdas om elev avgår utan slutbetyg)

Närarkiv - 5 år Bevaras Bör förvaras tillsammans med betygskatalog


Kodplaner och övriga förklaringar gällande betygsuppgifter



Korrespondens med elev/vårdnadshavare/ annan med uppgifter väsentliga för elev eller skolan


Sekretess Digitalt Papper






Kunskapsprofiler Unikum - - Gallras vid inaktualitet

Gäller samtliga ämnen Offentlig UnikumDigitalt

Nationella prov: elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk

Närarkiv 2 år 5 år Bevaras Samtliga delar inom svenska Offentlig Digitalt Papper

Nationella prov: elevlösningar i samtliga övriga ämnen

Närarkiv - - Gallras 5 år efter prov- tillfället


Nationella prov: sammanställningar från prov i alla ämnen utom svenska


Sammanställ- ningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras


Omprövning av betyg (beslut och handlingar)

Elevakt - 6 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper

Resultat av prövning, med anteckning om betyg



Sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska

Datasystem 2 år 6 år Bevaras Kan exempel skrivas ut ur systemet, per klass/skola/ årskurs


Skriftliga tester och prov/Diagnostiska prov (screening)



Särskilt stöd, särskild undervisning (ansökan, beslut och övriga handlingar)

Elevakt - 6 år Bevaras T.ex på sjukhus, hemundervisning etc Offentlig Digitalt Papper

Utvecklingssamtal eller motsvarande (anteckningar)

Datasysten - - Gallras vid inaktualitet


Åtgärdsprogram Elevakt (närarkiv) 3 år efter avslutad grundskola

7 år Bevaras Offentlig Unikum och Procapita

Digitalt Papper

Överklaganden av beslut om placering i särskild undervisnings- grupp

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Görs till skolväsendets överklagande- nämnd

Offentlig LEXDigitalt Papper






Undergrupp: Studieorganisation


Anmälan/avanmälan om modersmåls- undervisning

Elevakt - . Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Anmälan och beslut om svenska som andra- språk

Elevakt . - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål


Offentlig Papper

Disciplinära åtgärder: handlingar gällande avstängning, förvisning av elev, varning osv

Närarkiv och elevakt 2 år 6 år Bevaras Avstängningar diarieförs centralt och anmäls till huvudman


Förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivs-orientering (PRAO)

SYV - 5 år Bevaras Offentlig Praktik- platsenDigitalt Papper

Förteckningar över elever som fått modersmålsundervis- ning och studiehandledning

Skolexpedition - 5 år Bevaras Uppgiften finns med på elevkortet Offentlig ProcapitaDigitalt

Handlingar avseende praktik och praktik-platser

SYV - - Gallras vid inaktualitet


Ledighet för elev (ansökan och beslut)

Skolexpedition - - Gallras 3 år efter avslu-tad skolgång

Offentlig Skola24Papper

Rutinkorrespondens Pärm - - Gallras vid inaktualitet

Handlingar ned innehåll av kortvarig betydelse, som t.ex befrielse från idrott


Språkval/handling som presenterar de ämnen som eleven kan välja som tillval (blankett)

Skolexpedition - - Gallras vid inaktualitet

Språkval dokumenteras på elevkort Offentlig ProcapitaPapper

Uppgifter om elevs frånvaro/närvaro


Uppgifter om elevs frånvaro Offentlig Skola24Digitalt

Överenskommelser om t.ex datoranvändning

IKT-ansvarig - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper






Undergrupp: Undervisningsplanering


Beställningar av läro- medel

Skolexpedition - - Gallras efter 2 år

Offentlig WordPapper

Handlingar gällande studieresor, skolresor och lägerskolor



Handlingar gällande friluftsdagar och utflykter



Handlingar gällande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse



Handlingar gällande konsert- eller teater- besök eller andra kulturella aktiviteter



Klasschema Skolexpedition - 5 år Bevaras Slutligt schema sparas som nst-fil i Skola24 för varje läsår och skola

Offentlig Skola24Digitalt

Läsårstider m m (läsårsdata)

Närarkiv - 6 år Bevaras Diarieförs centralt Offentlig LEXDigitalt Papper

Lärarschema Skolexpedition - - Gallras efter 3 år

Klasschema ska bevaras Offentlig Skola24Digitalt Papper

Nyckelkvittenser Skolexpedition/ vaktmästare



Undergrupp: Övergripande planering



Närarkiv 2 år 6 år Bevaras T.ex arbets-miljö, hälsoplan, jämställdhet osv



Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet



Expedition/ närarkiv 2 år 6 år Bevaras (t.ex läsårs- cirkulär, över-gripande info) Offentlig LEXDigitalt Papper






Korrespondens med elevs vårdnadshavare/ annan med uppgifter som är väsentliga för eleven eller skolan

Elevakt, närarkiv - - Gallras vid inaktualitet


Läromedel, egenproducerat

Expedition - 6 år Bevaras I den mån kompendier, foton, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras

Offentlig Papper

Läromedel (förteck- ningar) Expedition - 6 år Bevaras Offentlig Papper

Lokaluthyrningshandlingar Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndig-heter, andra rektors-områden, skolor m fl



Organisationsplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala sam-verkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning (t.ex skola-fritid, skola-näringsliv)

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Gallras digitalt vid behov Offentlig IntranätDigitalt Papper

Protokoll från elev-hälsoteam, elevråd, ämneskonferenser, klassråd, skolråd osv

Närarkiv - 6 år Bevaras Offentlig PMODigitalt Papper

Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse



Rutinkorrespondens Särskild pärm - - Gallras vid inaktualitet

Handlingar med innehåll av kort-varig betydelse


Skolplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper






Statistik, egen upp-rättad enhetsspecifik


Offentlig Word, ImtranätDigitalt Papper






Huvudgrupp: Gymnasieskola

Ansökan om att få byta skola

Expedition/ närarkiv - - Gallras efter 1 år

Offentlig Papper

Ansökningar om inackorderingstillägg


Offentlig Papper

Beslut om inackorderingstillägg


Offentlig Papper

Elevhistorik (”elevkort”). Uppgifter om elevs studieplan, tillval, even-tuellt studieavbrott och skolgång (klasstillhörig-het, skola etc).

Närarkiv 5 år Bevaras Utdras av skolexp efter fullgjord skolplikt. Vid ett digitalt bevarande bör säker- ställas att uppgifterna kan samman- ställas ur uttaget


Grupplistor över kurser, av tillfällig betydelse


Offentlig Papper




Offentlig Papper

Klasslistor/ gruppförteckningar (inkl elever som gjort avbrott?)

Närarkiv - 5 år Bevaras Utdras ur Procapita efter varje läsår. Offentlig ProcapitaPapper

Rapporter till CSN kring behöriga elever/ deltagare


Studietid, frånvaro, resultat osv Offentlig Papper






Sekretess Papper








Ansökan, beslut och övriga handlingar om särskilda utbildnings- insatser


7 år Bevaras T.ex särskild undervisnings- grupp osv Offentlig UnikumDigitalt Papper

Betygskatalog Närarkiv - 5 år Bevaras Förkortningar och siffer-koder ska förklaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Diagnostiska prov (elevlösningar) + övriga betygsgrundande dokument

Närarkiv - - Gallras tidigast vid 6 månader därefter vid inaktualitet

Då betyg är satt och tiden för omprövning av betyg gått ut


Handlingar gällande specialarbete/projekt- arbeten

Expedition - 5 år Bevaras Offentlig WordPapper

Kodplaner och övriga förklaringar gällande betygsuppgifter

Närarkiv - 5 år Bevaras Finns med på betyget Offentlig Digitalt Papper

Kunskapsprofiler Elevakt - - Gallras vid inaktualitet

Gäller samtliga ämnen Offentlig WordDigitalt

Nationella prov: elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk





Nationella prov: sammanställningar från prov i alla ämnen utom svenska


Sammanställ- ningar av resultat från nationella prov i svenska bevaras


Omprövning av betyg (beslut och handlingar)


Resultat av prövning, med anteckning om betyg









Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper

Samlat betygs-dokument (kopia)

Närarkiv - 5 år Bevaras För de elever som inte får slutbetyg Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg)

Närarkiv - 5 år Bevaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Särskilt stöd, särskild undervisning (ansökan, beslut och övriga handlingar)

Elevakt - 5 år Bevaras T.ex på sjuk-hus, hemundervisning osv Offentlig Digitalt Papper

Skriftliga bedömningar (eller intyg)


Åtgärdsprogram Närarkiv (inlåst) 3 år efter avslutad grundskola

7 år Bevaras Offentlig UnikumDigitalt Papper



Anmälan/avanmälan om modersmåls- undervisning

Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Anmälan till prövning Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Ansökan om studie-avbrott, ändrat tillval, flyttning osv


Anteckning görs på ”elevkort” digitalt Offentlig Papper

Ansökan om byte av kurs Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Ansökan om byte av program (t.ex från nationellt till special- utformat program)


Får ske senast 1 oktober det avslutande året

Offentlig Papper

Befrielse från visst utbildningsinslag/ undervisning

Expedition/ närarkiv - 6 år Bevaras Offentlig Papper






Elevens val av kurs Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

(digitalt) Offentlig ProcapitaDigitalt Papper


Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Avstängningar diarieförs centralt och anmäls till huvudman


Förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivs-orientering (PRAO)

SYV, exp. - 5 år Bevaras Offentlig PraktikplatsenDigitalt Papper

Förteckningar över elever som fått modersmålsundervis- ning och studiehandledning

Expedition - 5 år Bevaras Offentlig

Individuellt val (utbudsbroschyr)

Expedition - 5 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper

Individuella studie-planer Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet eller då eleven slutat skolan

Uppgifter om studieväg, kursval, full- ständigt eller utökat program


Intyg om ofullständigt betyg

Expedition . 5 år Bevaras Sparas ihop med betyget Offentlig Papper



Då eleven slutat skolan Offentlig Papper

Praktik (placering) Expedition - 5 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper



Offentlig Papper

Utvecklingssamtal (anteckningar)

EHT/närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Uppgifter för uppföljning dokumente-ras (t.ex åtgärds- program)

Sekretess Digitalt Papper

Uppgifter om elevs frånvaro/närvaro


Uppgifter om elevs frånvaro Offentlig Skola24Digitalt

Överenskommelser om t.ex datoranvändning



Överenskommelser om studiegång

Expedition/ närarkiv - 5 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper








Handlingar gällande studieresor, skolresor och lägerskolor



Handlingar gällande friluftsdagar och utflykter



Handlingar gällande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse

Expedition - 5 år Bevaras Offentlig WordPapper

Handlingar gällande konsert- eller teater- besök eller andra kulturella aktiviteter



Klasschema Expedition - 5 år Bevaras Slutlig för varje läsår och skola Offentlig Skola24Papper

Lokala kursplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Lärarschema Expedition - - Gallras efter 3 år

Klasschema ska bevaras Offentlig Skola24Digitalt Papper

Läromedel (förteckningar) Expedition - 6 år Bevaras Offentlig Papper




Närarkiv 2 år 6 år Bevaras T.ex arbets-miljö, hälso-plan, jämställd-hetosv


Betygskriterier, lokalt utarbetade

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Antas av nämnd som ansvarar för skolverksam- heten




Offentlig Digitalt

Förteckningar över fördelning av premier och stipendier

Expedition/ närarkiv - - Bevaras Förvaras av ekonomienheten? Offentlig Digitalt Papper






Handlingar gällande utbytesstudenter



Expedition/ närarkiv 2 år 6 år Bevaras (t.ex övergripande info) Offentlig LEXDigitalt Papper




Kursutvärderingar Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper


Expedition - 6 år Bevaras I den mån kompendier, foton, videoinspelningar eller multi-mediepresen-tationer pro-duceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras

Offentlig Papper

Meddelanden och information av tillfällig betydelse från myndig-heter, andra rektors-områden, skolor m fl



Ordningsregler, hand-lingar gällande ord-ningen vid skol-enheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbild-ningsmaterial


Offentlig Word, DrivenDigitalt Papper

Organisationsplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Protokoll eller minnes-anteckningar från lokala samverkans-grupper inom skolan eller annan avgräns-ning (t.ex skola-fritid, skola-näringsliv)

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Offentlig Driven, IntranätDigitalt Papper






Protokoll från elev-hälsoteam, elevråd, ämneskonferenser, klassråd, skolråd, yrkes-/ämnesråd osv

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Gallras digitalt vid behov Offentlig Word, Driven, Intranät

Digitalt Papper

Protokoll från stipendiekommittéer eller motsvarande

Närarkiv - 6 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper





Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse


Skolplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper



Offentlig Word, ImtranätDigitalt Papper



Sammanställs ur data-systemet vilket innebär att varje enskild rapport kan återupprepas


Undergrupp: Antagning

Huvudgrupp: Gymnasiet och Vuxenutbildning

Ansökningshandlingar över antagna elever


När eleven slutat sin skolgång Offentlig IndraDigitalt Papper

Ansökningshandlingar över ej antagna elever


Efter avslutad reservintag- ning Offentlig IndraDigitalt Papper

Bekräftelser på antag-ning till gymnasieskolan


Offentlig IndraDigitalt

Informationsmaterial Närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig IndraDigitalt Papper

Antagningslistor Närarkiv - - Gallras vid inaktualitet

Efter avslutad reservintag- ning Offentlig IndraPapper

Antagningsstatistik Närarkiv - 6 år Bevaras Sammanfatt- ning av intag- ningen (antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter osv)

Offentlig IndraPapper






Korrespondens (rutin- mässig av ringa bety-delse)



Protokoll med beslut om antagning


Register och listor som används för sortering och kontroll



Tidsplan med instruktioner Närarkiv - - Gallras vid inaktualitet


Yttranden och beslut över skolgång i annan kommun


Efter avslutad skolgång. Underlag/ kontroll för IKE

Offentlig Papper

Överklagande Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Görs till skolväsendets överklagande- nämnd

Offentlig LEXPapper

Undergrupp: Skolskjuts

Huvudgrupp: Skolskjuts

Ansökan om skolskjuts Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Avtal om skolskjuts Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Beslut om skolskjuts Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Dispensansökningar och beslut om skol-skjuts i enskilt fall

Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

För skolskjutsverksam- heten inkomna uppgifter, elevförteckning, scheman osv

Särskild pärm - - Gallras efter 2 år


Handlingar avseende elevers färdbevis/ busskort

Särskild pärm - - Gallras efter 2 år


Kostnadsredovisningar gällande skolskjuts

Särskild pärm - - Bevaras Ingår vanligen i kommunens gemensamma ekonomisystem







Kvalitetsuppföljning av skolskjutstrafiken

Närarkiv - 6 år Bevaras Ers Minnes- anteckningar fr o m 2010 Offentlig Digitalt Papper

Minnesanteckningar från skolskjutskont- roller

Närarkiv - 6 år Bevaras T o m 2009, ersattes där- efter av kvalitets-uppföljning


Regler för skolskjuts Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Skolskjutsregister Särskild pärm - - Gallras 3 år efter senaste anteckningen

T.ex med uppgifter om antagna entre-prenörer, antal elever per skjuts, färdtid mm. Kan gallras under förut-sättning attstatistik bevaras

Papper

Årsstatistik över skolskjuts-verksamheten

Pärm - 6 år Bevaras Kan återfinnas bland hand-lingarna till protokollen


Överklaganden om beslut om skolskjuts

Pärm - 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Övriga handlingar gällande skolskjuts-verksamheten


Med undantag av räkenskaps- information Offentlig Papper

Undergrupp: Ekonomi

Huvudgrupp: Styrning och ledning

Bidragsansökningar till Skolverket m fl (t.ex statsbidrag)

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Diarieförs centralt Offentlig LEXDigitalt Papper

Beslut från Skolverket m fl gällande bidragsansökningar


Budgetförslag Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Underlag kan gallras vid inaktualitet Offentlig LEXDigitalt Papper

Budget och flerårsplan Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Diarieförs centralt Offentlig LEXDigitalt Papper

Bokslut och verksam-hetsberättelse


Ekonomisk uppföljning: prognos, delårsbokslut osv







Förteckningar eller register över folkbokförda elever som går i annan kommun

Datasystem/ närarkiv - - Bevaras Förvaras av ekonomienheten i papper Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Förteckningar över fördelning av premier och stipendier

Närarkiv/ digitalt - - Bevaras Förvaras av ekonomi-enheten? Offentlig Digitalt Papper

Handlingar gällande bidrag till enskilda som bedriver förskoleverk-samhet och skolbarns-omsorg


Handlingar gällande bidrag till fristående skolor m m


Redovisningar till Skolverket m fl gällande bidragsansökningar


Redovisningshandlingar, villkor för premier och stipendier

Närarkiv/ digitalt - - Bevaras Förvaras av ekonomi-enheten? Offentlig EconomaDigitalt Papper

Uppgifter om bidrags-kriterier


Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbild- ningsplats i annan kommun, samt beslut att ta emot elev från annan kommun


Årsredovisning gällande utbetalning av fondmedel

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Om uppgift-erna inte finns bevarade i den kommun- gemensamma redovisningen


Överenskommelser om interkommunal ersättning


Övriga handlingar gällande debitering och interkommunal ersätt ning

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Handlingar gällande tvisteärenden Årsvis i diarie- nummerordn

LEXDigitalt Papper






Undergrupp: Övergripande

Huvudgrupp: Styrning och ledning

Ansökan, utredningar och beslut om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg


Avtal (t.ex samarbetsavtal, sponsorsavtal osv)


Avtal med enskilda som bedriver förskoleverk- samhet


Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdrags-utbildning


Beslut om upptagnings-områden


Sammanställning av svar på våra egna enkäter

Särskild pärm och eller digitalt

- - Se anmärkning Bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet

Offentlig Word, Intranät, Webb

Digitalt Papper

Enkäter, egna upprättade och svar på dessa

Särskild pärm och eller digitalt


En samman- ställning av svar kan be-varas Offentlig Word, Intranät, Webb

Digitalt Papper

Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg




Kvalitetsredovisning årligen upprättad (Ingår i det systematiska kvalitetsarbetet och innehåller bl a bedömning av måluppfyllelse)

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Ett över- gripande exemplar diarieförs centralt


Organisationsplaner och organisationsscheman

Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEX, IntranätDigitalt Papper






Planer (övergripande/ centralt upprättade inom lärande)


Statistik till andra myndigheter


Beställda från Skolverket, SCB m fl. Offentlig Digitalt Papper

Rutindokument (av större betydelse)


Rutindokument (av ringa betydelse)

Särskild pärm Gallras vid inaktualitet


Årsberättelser Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Verksam- heternas berättelser är arbetsmaterial och utgör underlag för den centrala


Överklaganden, beslut och handlingar


Undergrupp: Särskola

Huvudgrupp: Särskola

Ansökan med underlag och beslut om mottagande

Elevakt, närarkiv efter avslutad grundskola

Bevaras Se hantering elevakt Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Arbetsplaner, lokala Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Betygskataloger/ betygssammanställningar

Närarkiv 5 år Bevaras Förkortningar och siffer-koder ska förklaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper




Handlingar gällande elevens val

Elevvakt, närarkiv 10 år Bevaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Individuella utveck-lingsplaner med omdömen

Elevvakt, närarkiv Vid inakt. Bevaras UnikumDigitalt Papper

Individuella studie-planer Elevakt, närarkiv Gallras efter avslutad skolgång

Gymnasiesär-skola: ska innehålla uppgifter om studieväg, kursval, full-ständigt eller utökat program

UnikumDigitalt Papper

Intyg om genomgången utbildning

Elevvakt, närarkiv 10 år Bevaras Offentlig Digitalt Papper






Handlingar gällande särskild undervisning (t.ex på sjukhus)

Elevvakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper


Elevvakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper

Kursplaner, lokala Pärm 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Ordningsregler, hand-lingar gällande ord-ningen vid skolorna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbild-ningsmaterial



Pedagogiska utred-ningar/journaler med bilagor

Elevakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper

Protokoll från besluts-konferenser, elevvårds-konferenser, klassråd, andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa (t.ex arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser, skolkonferenser osv)

Närarkiv/ Intranät - 6 år Bevaras Digitalt Papper

Protokoll eller minnes-anteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan eller annan avgränsning (t.ex skola-fritid, skola-näringsliv)


Protokoll från lokala styrelser, skolråd, föräldraråd och klassråd




Papper






Samlat betygsdokument Närarkiv - 5 år Bevaras I de fall det getts istället för slutbetyg ProcapitaDigitalt Papper

Scheman, individuella Elevakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper

Slutbetyg (kopia på avgångsbetyg)

Närarkiv Vid inakt. Bevaras I de fall det getts istället för samlat betygsdokument. I träningsskolan sätts inte betyg

ProcapitaDigitalt Papper

Studieomdömen Elevakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper

Timplaner Pärm 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Åtgärdsprogram Elevakt, närarkiv 10 år Bevaras Digitalt Papper

Överklaganden Elevakt, närarkiv 10 år Bevaras Beslut om mottagande i särskola kan överklagas av vårdnadshavare

Digitalt Papper


Huvudgrupp: Utbildning för vuxna

Antagningslistor Expedition/ närarkiv - - Gallras vid inaktualitet


Ansökningshandlingar/ anmälningar till kurser


Offentlig Papper

Grupplistor över kurser, av tillfällig betydelse


Offentlig Papper




Offentlig Papper

Handlingar av rutin-karaktär gällande elever


Underlag för planering, redovisning och kontroll

Offentlig Papper

Klasslistor/studerande- listor (inkl avbrott)

Närarkiv - 5 år Bevaras Utdras ur Procapita efter varje läsår. Offentlig ProcapitaPapper

Rapporter till CSN kring behöriga elever/ deltagare


Studietid, frånvaro, resultat osv Offentlig Papper











Sekretess Papper

Övriga register över elever som upprättas i syfte att underlätta intern kontroll och redovisning


T.ex för debi-tering av inter-kommunalaavgifter

Offentlig Papper



Betygskatalog Närarkiv - 5 år Bevaras Betyg och intyg ska kunna sammanställas för varje enskild deltagare


Betygsdokument/Samlat betygsdokument (utbildningsbevis)

Närarkiv - 5 år Bevaras Den enskilde får avgöra vilka kurser/delkurser som ska ingå i det samlade dokumentet


Betygskriterier, lokalt utarbetade


Diagnostiska prov (elevlösningar)



Handlingar gällande lokala, individuella kurser och projekt- arbeten

Expedition - 5 år Bevaras Offentlig Papper

Intyg (kopior) från genomförda individuella kurser och orienterings- kurser

Närarkiv - 5 år Bevaras (t.ex studie- intyg) Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Kunskapsprofiler Elevakt - - Gallras vid inaktualitet

Gäller samtliga ämnen Offentlig Digitalt

Korrespondens med elev med uppgifter som är väsentliga för eleven eller skolan








Nationella prov SFI: slutprov/ämnesprov och elevlösningar i svenska





Slutbetyg, kopia (avgångsbetyg)

Närarkiv - 5 år Bevaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper



Sammanställningar över resultat i nationella prov i samtliga övriga ämnen



Skriftliga tester och prov/Diagnostiska prov (elevlösningar)


Då betyg är satt och tiden för omprövning av betyg gått ut


Specialarbeten/projekt- arbeten (kopia)

Närarkiv 2 år 5 år Bevaras Originalet behålls av författaren Offentlig Digitalt Papper



Ansökan om kursbyten Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Offentlig Papper

Ansökan om studieavbrott, ändrat tillval, flyttning osv


Anteckning görs på ”elevkort” digitalt Offentlig Papper

Anmälan till prövning Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Webbansökan Offentlig Papper


Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Avstängningar diarieförs centralt och anmäls till huvudman


Individuella studie-planer Expedition/ närarkiv - - Gallras då eleven slutat skolan

Uppgifter om studieväg, kursval, full- ständigt eller utökat program










Meddelande om genomförd prövning


Offentlig Papper

Närvarouppgifter Expedition - - Gallras vid inaktualitet

Gäller SFI Offentlig ProcapitaDigitalt Papper

Prövning: resultat med anteckning om givet betyg

Elevakt, närarkiv - 5 år Bevaras Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras med betygskatalog eller individuellt betyg.


Överenskommelser/ avtal om t.ex dator-användning



Överenskommelser om studiegång




Lokala kursplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Lokala timplaner Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Lokala orienterings- kurser Närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper

Läsårstider m m (läsårsdata)


Lärarschema och kursschema

Expedition - - Gallras efter 3 år





Närarkiv 2 år 6 år Bevaras T.ex arbetsmiljö, hälsoplan, jäm-ställdhetosv




Offentlig Digitalt







Expedition/ närarkiv 2 år 6 år Bevaras Offentlig LEXDigitalt Papper


Expedition - 6 år Bevaras I den mån kom-pendier, foton, videoinspelningar eller multi-mediepresen-tationer pro-duceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras

Offentlig Papper

Ordningsregler, hand-lingar gällande ord-ningen vid skol-enheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbild-ningsmaterial


Offentlig Word, DrivenDigitalt Papper

Protokoll från ämnes- konferenser, personal- konferenser, studie- och yrkesorienterings- konferenser kring undervisning och elevhälsa, samarbets- nämnd osv

Närarkiv - 6 år Bevaras Gallras digitalt vid behov Offentlig DriveDigitalt Papper

Protokoll eller mötes- anteckningar från lokala samverkansgrupper t.ex skola- statliga myndigheter, skola-kommunala myndigheter, skola-fritid, skola-näringsliv

Närarkiv - 6 år Bevaras Gallras digitalt vid behov Offentlig DriveDigitalt Papper





Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse


Redovisningar till Skolverket m fl gällande bidrags-ansökningar



Särskild pärm - 5 år Bevaras Offentlig ProcapitaDigitalt Papper





Verksamhet: 4. Omsorg - Gemensam administration


Huvudgrupp: Allmän administration

Ansökningar, med bilagor från föreningar om bidrag

Lex/pärm hos nämndsekreterare (närarkiv)

Vid inaktualitet.

— 5 år Personuppgifter kan finnas med, då till någon i föreningen.

— LexO: digitalt/papper B:digitalt

Ansökningar, med bil., om utd.. ur fonder

Lex/pärm hos nämndsekreterare (närarkiv)

Vid inaktualitet.

— 5 år — LexO: digitalt/papper B:digitalt

Dagordningar till samverkansgrupp

Utskottssekr. — — Vid inaktualitet. Skrivs på intranätet, tas bort efter sammanträdet och förs in i protokoll

— IntranätO: digitalt B:digitalt

Delegeringsbeslut Närarkiv (se anmärkning)

Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras Anm. av del.beslut direkt i prot.. Del. beslut sekretess, enl. riktlinjer , förteckn. förvaras hos nämndsekreteraren. Del av uppgifter hämtas från Procapita.

Sekretess ProcapitaO: digitalt B:digitalt/papper

Enkäter Ansv. handl/Lex — — 2 år Enkätsvar sammanställs/diarieförs. — LexO:digitalt B:digitalt

Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden

Utskottsekr.(Närarkivet)/Lex

— — 2 år Sekretessbelagda sammanträden/ kallelser som berör personärenden finns hos nämndsekreterare/ närarkiv.

— LexO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Informationsskrift, broschyr och liknande som framställs inom den egna verks.heten

Adm.samordn/Handl. verksamh./Intranät

— — 2 år — IntranätO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Minnesanteckningar från möte med ledningsgrupp, referensgrupp, arbetsgrupp eller liknande

Arbetsledare/Intranät — — Vid inaktualitet. Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten

— IntranätO:digitalt B:digitalt

Minnesanteckningar från avdelnings-, personal, och -informationsmöten eller likn.

Arbetsledare/Intranät — — Vid inaktualitet. Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten.

— IntranätO:digitalt B:digitalt

Minnesanteckningar från Samverkansgrupper Sektor Omsorgs (SOSG) samverkansgrupp

Intranätet/nämndsekreteraren (närarkiv)

Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras Arkivpapper 80 — IntranätO:papper/digitalt B:papper/digitalt






Mottagningsbevis/ delgivningserkännande

Adm. IFO/n.sekr./Lex — — 5 år Original skickas tillbaka till avsändare — LexO:papper B:digitalt/papper

Policys och styrdokument - andra myndigheter

Handläggaren — — Vid inaktualitet. — O:papper/digitalt B:papper/digitalt

Policys och styrdokument egna

Handläggaren/Intranät/Lex

— — Bevaras — Intranät/LexO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Protokoll och bilagor Närarkiv Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras Arkiv 80 bindes — O:digitalt B:digitalt

Nyckelkvittenser/förteckningar över utlämnande nycklar

Nämndsekreterare — — Vid inaktualitet. . — O:papper B:papper

Organisationsplaner/översikt

Intranätet — — Vid inaktualitet. — Intranät O:papper/digitalt B:papper/digitalt

Remisser Lex — Remissvaret lämnas till kommunsekreteraren för beslut i KS

Bevaras Sparas hos remissinstans som ”äger” remissen.

— LexO:digitalt B:digitalt

Tillsynsärenden (Inspektionen för vård och omsorg (IVO) m.m.)

Närarkiv/LEX Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras Handlingar förvaras i diariepärm/LEX JA/NEJ LexO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Undergrupp: Sammanträdeshandlingar för utskottet för omsorg

Huvudgrupp: Allmän administration

Kallelser KSUO Pärm i närarkivet Vid inaktualitet.

— 3 år Efter mandatperiod. — —O:papper B:papper

Protokoll: Utskottet för omsorg personärenden

Ut.sekr../Närarkiv 5 år Efter 5 år Bevaras Arkiv 80 Bindes Arkive — —O:papper B:papper






Protokoll: Utskottet för omsorg övergripande ärenden

Ut.sekr../Närarkiv 5 år Efter 5 år Bevaras Arkiv 80 arkiveras i närarkiv. — —O:papper B:papper

Minnesanteckningar: Kommunala pensionärs- och handikapprådet


Register/innehållsförteckn. (protokoll)


Undergrupp: Behörighetsadministration och loggning av händelser verksamhetssystem

Huvudgrupp: Övergripande Sektor omsorg

Behörighetsadministration Procapita IFO och Procapita VoO, avslutade uppgifter

Systemansvarig 5 år 10 år Gallring 10 år efter att behörigheten avslutats

Papper

Behörighetsadministration, eTjänstekort/reservkort, avslutade uppgifter

Systemansvarig 5 år 10 år Gallras 10 år efter att behörigheten avslutats

Papper

Granskningsprotokoll, loggar Procapita IFO och Procapita VoO

Systemansvarig 1 år 10 år Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas.

Papper

HSA-katalogen, avslutade uppgifter

Systemansvarig 5 år 10 år Kopplingen mellan HSA-id och person-id ska arkiveras om informationen tas bort från HSA. Uppgifterna ska sparas minst 10 år efter det att informationen togs bort ur HSA.

Papper

Rutiner för behörighets-administration, eTjänstekort/ reservkort

Intranät 10 år Bevaras Avser rutiner upprättade av Orust kommun Digitalt

Rutiner för behörighets-administration, Procapita IFO och Procapita VoO

Intranät 10 år Bevaras Avser rutiner upprättade av Orust kommun Digitalt

Undergrupp: Kvalitet och ledningssystem

Huvudgrupp: Övergripande Sektor omsorg

Checklistor Intranät 10 år Bevaras Ett arkivexemplar av varje upprättat mallexemplar bevaras

Digitalt






Inkomna klagomål och synpunkter

LEX 10 år Bevaras Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Registreras i LEX

LEXDigitalt

Kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse

LEX 10 år Bevaras Registreras i LEX Digitalt

Minnesanteckningar från kvalitetsråd

Intranät 10 år Bevaras Digitalt

Riskbedömningar respektive chef 10 år Bevaras Ett svar som inkommit ska bevaras i sin helhet. Registreras i LEX

KIA för arbetsmiljö och stratsys för informationssystem

Digitalt

Styrdokument och riktlinjer gällande ledningssystemet

LEX 10 år Bevaras Grunddokumenten registreras i LEX. Digitalt

Styrdokument och riktlinjer gällande ledningssystemet analogt

Centralarkivet, diariepärm Intranät

Papper





Verksamhet: 5. Omsorg - Vård och omsorg

Undergrupp: Allmänt övergripande

Huvudgrupp: Kommunal hälso- och sjukvård

Att-göra-lista Procapita VoO Gallras vid inaktualitet

Gallras av enhetschef, hälso- och sjukvårdsenheten

Digitalt

Patientinformation, broschyrer etc

Intranät 10 år Bevaras Avser information till patient framtagen i en bestämd besluts-process i form av exempel broschyr, skrivet eller kopierat blad, text-dokument på hemsida med allmän eller specifik (ej individuell) information till patient. Ett arkivexemplar av broschyr etc

Digitalt

Undergrupp: Beställa och förvara läkemedel


Förbrukningsjournal, narkotika

Enhetschef, hälso- och sjukvårds-enheten

10 år Avser journal för förrådsadministration av narkotika. Gallras 10 år efter inaktualitet. (Journal över enskild patients förbrukning förvaras i patientjournal)

Papper

Förteckning över narkotika-ansvariga sjuksköterskor

Intranät 3 år Gallras 3 år efter inaktualitet Digitalt

Förteckning över utlämnade nycklar och koder till läkemedelsförråd


3 år Gallras 3 år efter inaktualitet Papper

Instruktioner för läkemedelshantering

Intranät 10 år Bevaras Ingår som en del i rutin som finns på intranätet

Digitalt

Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten

MAS 10 år Bevaras Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten. Protokoll och utvärdering bevaras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Papper

Ordinationer enligt generella direktiv


10 år Gallras 10 år efter inaktualitet. Papper






Rekvisitioner till apotek Enhetschef, hälso- och sjukvårds-enheten

10 år Avser rekvisitioner till apoteket för läkemedel (inkl narkotiska preparat) eller teknisk sprit för förråds-administration. Gallras 10 år efter inaktualitet. (Rekvisition rörande läkemedel till enskild patient förvaras i patientjournal)

Papper

Synonymlista/utbyteslista över likvärdiga läkemedel


3 år Gallras 3 år efter inaktualitet. Papper

Återrapport från apoteket om förskrivning av läkemedel


3 år Avser återrapport vid förrådsadministration i förekommande fall. Gallras 3 år efter inaktualitet (Återrapport rörande enskild patient förvaras i patientjournal)

Papper

Återrapport från apotek om utbyte av generika


3 år Avser återrapport vid förrådsadministration i förekommande fall. Gallras 3 år efter inaktualitet (Återrapport rörande enskild patient förvaras i patientjournal)

Papper

Undergrupp: Delegering av medicinska arbetsuppgifter


Beslut om delegering av medicinska uppgifter

Procapita VoO 10 år Digitalt

Beslut om delegering av medicinska uppgifter med underskrifter – som skannats in i Procapita VoO

Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Fysioterapeut

5 dagar efter inskanning i Procapita VoO

Dokument som skannats gallras fem dagar efter skanningen, för att säker-ställa att den skannade versionen sparats korrekt i Procapita VoO.

Papper

Återkallande av delegering Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Fysioterapeut

10 år Digitalt

Återkallande av delegering med underskrift – som skannats in i Procapita VoO



Dokument som skannats gallras fem dagar efter skanningen, för att säker-ställa att den skannade versionen sparats korrekt i Procapita VoO.

Papper

Undergrupp: Dokumentation i patientjournal







Patientjournal (generellt) analog


Avliden Patienter födda 5, 15 och 25 i varje månad bevaras.

10 år När patienten avlider rensas pappersjournalen och lämnas till närarkivet. Gallring 10 år efter sista anteckningen. Patienter födda 5, 15 och 25 i varje månad bevaras.

Papper

Patientjournal (generellt) digital

Procapita VoO Avliden Patienter födda 5, 15 och 25 i varje månad bevaras.

Digitalt

Anamnes, omvårdnads från annan vårdgivare som skannats in i digitala patientjournalen



Dokument som skannats gallras fem dagar efter skanningen, för att säker-ställa att den skannade versionen sparats korrekt i Procapita VoO. Om dokumentet inte skannas in i Procapita VoO förvaras dokumentet i fysisk patientjournalen.

Papper

Ansvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation som skannats in i digitala patientjournalen

Sjuksköterska 5 dagar efter inskanning i Procapita VoO


Papper

Apotekets återrapport om utbyte av generika för enskild patient

Sjuksköterska Avliden 10 år Bevaras i fysik patientjournal Papper

Bastest och korstest vid blodtransfusion

Sjuksköterska Avliden 10 år Bevaras i fysisk patientjournal Papper

Bostadsanpassning, handlingar rörande

Arbetsterapeut Avliden 10 år Digital

Bostadsanpassning, handlingar rörande Analogt

Procapita VoO Papper

Brev eller meddelande till, från eller avseende patient


Avliden 10 år Brev eller meddelanden av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diarieförs eller registreras på annat sätt. Brev eller meddelanden av tillfällig eller ringa betydelse gallra

Papper






Egenvårdsbedömning från annan vårdgivare som skannats in i digitala patientjournalen




Papper

Epikris, medicinsk från annan vårdgivare som skannats in i digitala patientjournalen




Papper

Epikris, omvårdnads från annan vårdgivare som skannats in i digitala patientjournalen




Papper

Förbrukningsjournal över narkotika, individuell

Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Individuella vårdplaner (IVP)


Infusionslistor Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Injektionslistor Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Intyg Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Fysioterapeut

Avliden 10 år Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget.

Papper

Journalkopior som beställts från annan vårdgivare


Avliden 10 år Papper

Listor över intag av mat, vätska etc., generellt

Sjuksköterska Avliden 10 år Även anhöriga får sådana listor till exempel på särskilda boenden i livets slutskede. Dessa handlingar kan aktualiseras i ett anmälnings- eller försäkringsärende och ska betraktas som journalhandling och ska därför bevaras i 10 år.

Papper






Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc., generellt


Listor över utförsel av uppmätt urin, avföring, kräkning etc., generellt


Läkemedelslistor, individuella

Sjuksköterska Avliden 10 år Kopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet

Papper

Meddelande från annan klinik, sjukhus eller vårdcentral om erhållen tid



Papper

Minnesanteckningar vid överrapportering

Sjuksköterska Gallras vid inaktualitet

Avser personalens minnes-anteckningar för tillfälligt bruk rörande patienter är arbetsmaterial och rensas bort vid inaktualitet

Papper

MmT-test, resultat av Sjuksköterska Avliden 10 år Mini Mental Test Papper

Ordinationer, generellt Sjuksköterska Avliden 10 år Avser ordinationslistor, ordinationskort, noteringar om telefonrecept etc.

Papper

Ordinationshandling Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Patientjournal som inte är möjlig att härleda till en specifik patient


Avliden 10 år Avser journal som är helt eller delvis oläslig, saknar namnuppgift, eller där det av annan anledning inte går att fastställa vilken person journalen avser.

Papper

Provsvar Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Remisser, inkomna svar/utlåtanden, generellt



Dokument som skannats gallras fem dagar efter skanningen, för att säker-ställa att den skannade versionen sparats korrekt i Procapita VoO. Se vidare i rutin. Om dokumentet inte skannas in i Procapita VoO förvaras dokumentet i fysisk patientjournalen.

Papper

Signaturförtydligandelistor (handstilsprov)


Avliden 10 år Avser listor med signatur och namnförtydliganden som identifierar personal som dokumenterar och signerar i patientjournal

Papper






Signeringslistor Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Fysioterapeut

Avliden 10 år Papper

Sondmatningsschema Sjuksköterska Se anmärkning Schemat gallras efter 3 år under förutsättning att alla uppgifter om sondmatningen antecknats i patientjournalen.

Papper

Underlag för vaccination mot influensa

Sjuksköterska Se anmärkning Får gallras när adekvata uppgifter dokumenterats i SVEVAC och Procapita VoO

Papper

Vändschema Sjuksköterska Avliden 10 år Papper

Övervakningslistor Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Fysioterapeut

Avliden 10 år Kontroll av puls, blodtryck, temperatur, vakenhet

Papper

Övriga dokument som skannats in i digitala patientjournalen




Papper

Undergrupp: Handlägga forskningsansökningar


Ansökan om att få forska i medicinsk dokumentation

LEX 10 år Bevaras Avser förfrågan med beskrivning av forskningen och annat underlag. Registreras i LEX.

Digital

Ansökan om att få forska i medicinsk dokumentation analogt

Centralarkiv, diariepärm

Papper

Förbehåll vid forskning LEX 10 år Bevaras Registreras i LEX. Digital

Förbehåll vid forskning analogt


Papper

Godkännande från etisk nämnd om forskning

LEX 10 år Bevaras Bevaras tillsammans med forskningsansökan. Registreras i LEX.

Digital

Godkännande från etisk nämnd om forskning analogt


Papper






Sekretessförbindelser LEX 10 år Bevaras Registreras i LEX. Digital

Sekretessförbindelser analogt


Papper

Tillstånd att bedriva forskning

LEX 10 år Bevaras Registreras i LEX. Digital

Tillstånd att bedriva forskning analogt


Papper

Undergrupp: Kvalitet och ledningssystem


Riktlinjer för hälso- och sjukvård

Intranät 10 år Bevaras Avser riktlinjer utfärdade av Orust kommun Digitalt

Rutinbeskrivningar för hälso- och sjukvård

Intranät 10 år Bevaras Avser rutinbeskrivningar för exempel delegering, riskhantering, avvikelsehantering, hantering av klagomål, återrapportering till verksamheten, behörigheter till IT-stöd, journalhantering, arkivering

Digitalt

Undergrupp: Patientsäkerhet och avvikelser


Anmälningar enligt Lex Maria


Anmälningar enligt Lex Maria analogt

Närarkivet, diariepärm Papper

Avvikelserapporter - från annan vårdgivare

MAS 10 år Exempel från Västra Götalandsregionen Papper

Avvikelserapporter – svar till annan vårdgivare

LEX 10 år Bevaras Exempel kommunens svar till Västra Götalandsregionen. Registreras i LEX

Digitalt

Avvikelserapporter – svar till annan vårdgivare Analogt


Avvikelserapporter – till annan vårdgivare

Respektive rapportör vid inaktualitet Gallras när svar erhållits från annan vårdgivare, exempel Västra Götalandsregionen

Papper






Avvikelserapporter – svar från annan vårdgivare

MAS 10 år Papper

Avvikelserapporter, gällande enskilda patienter

Procapita VoO 10 år Sammanfattning sker i kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse

Digitalt

Checklistor för egenkontroll MAS 2 år Sammanfattning sker i kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse

Papper

Hygienrond, dokumentation

MAS 2 år Sammanfattning sker i kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse

Papper

Händelseanalyser MAS 10 år Sammanfattning sker i kvalitet- och patientsäkerhetsberättelse

Papper

Inspektionen för Vård och Omsorgs beslut som rör den egna vårdgivaren


Inspektionen för Vård och Omsorgs beslut som rör den egna vårdgivaren, analogt


Riskanalyser Enhetschef Se anmärkning Kan gallras om det finns en slutrapport som bevaras i annat fall bevaras riskanalyserna.

Papper

Undergrupp: Rehabilitering (fysioterapi, hjälpmedel, arbetsterapi)


Garantisedlar och dylikt Arbetsterapeut Se anmärkning Garantisedlar som avser hjälpmedel gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk.

Papper

Informationsblad om hjälpmedel

Arbetsterapeut 10 år Bevaras Ett arkivexemplar av information som är egenproducerad eller framtagen för Orust kommuns räkning bevaras, övriga gallras vid inaktualitet

Papper

Undergrupp: Samordnad vårdplanering


Handlingar som rör samordnad vårdplanering

SAMSA 10 år Bevaras SAMSA stödjer den rutinen och använder en terminologi och informationsstruktur som framtagits utifrån nationella underlag.

Digitalt





Verksamhet: 6. Omsorg - Stöd och omsorg

Undergrupp: 5.1 LSS – Personakt - Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden

Huvudgrupp: Stöd och omsorg

Anmälan och beslut om ställföreträdare

LSS-Handläggaren — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut

Gallras senast 5år efter avslut, bevaras för forskning om födda dag 5, 15 eller 25

Sekretess Procapita/ Filhanteraren

O:digitalt/muntligt/papper B:digitalt/papper

Ansökningar om insatser med eventuella bilagor




O:digitalt/muntligt/papper B:digitalt/papper

Avtal mellan kommun som assistansutförande och brukare

Enhetschef — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut


Sekretess —O: papper B:papper

Beslut om insats LSS-Handläggaren /Procapita

— födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut


Sekretess ProcapitaO: papper/digitalt B:papper/digitalt

Beslut/domar i förvaltningsdomstol

Nämndsekreterare / LSS-Handläggaren



Beslut/domar inkommer i fysisk form, läggs i fysisk akt. Beslut fattas i Procapita.

Sekretess ProcapitaO: papper B:papper/digitalt

Dok. av placering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, individuella planer

Handläggaren — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut








Fullmakter LSS-handläggare — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut


Biståndshandläggare lägger fullmakten i fysiskt akt och soc. doc I procapita.

Sekretess ProcapitaO:digitalt/papper B:papper

Förhandsbesked LSS-handläggare — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut


Utredning och beslut om förhandbesked fattas i Procapita, och läggs i fysisk akt.

Sekretess ProcapitaO: papper B:papper/digitalt

Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet



Ev. handling av betydelse läggs i fysik akt och görs soc doc.

Sekretess ProcapitaO:papper B:papper

Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär




Kallelser till möte med LSS-handläggare m.m.

Handläggaren — — Vid inaktualitet. Social dokumentation görs i Procapita Sekretess ProcapitaO: papper B:papper

Sammanställning över andra insatser

Handläggaren/Procapita



Sekretess ProcapitaO: digitalt B:papper/digitalt

Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär


— — Vid inaktualitet. Sekretess ProcapitaO: papper/digitalt B:papper/digitalt






Upprättade handlingar av betydelse i ärendet


— födda dag 5, 15,

eller 25 senst 5år efter avslut



Utredningar, utlåtanden (skulle kunna vara en "huvudmapp")

LSS-handläggaren/ Procapita




Sekretess ProcapitaO: digitalt/papper/muntliga B:papper/digitalt

Ärendeblad, journalblad Handläggaren/Procapita




Finns i pappersform i äldre ärenden. Sekretess ProcapitaO: digitalt B:papper/digitalt

Överklaganden, med bilagor

LSS-handläggaren — födda dag 5, 15,



Överklagan läggs i fysisk akt och dokumenteras i Procapita

Sekretess Procapita O:papper B:papper

Undergrupp: 5.2 LSS – Personakt - Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser


Anteckningar från närståendes samtal

Enhetschef — födda dag 5, 15,



Verkställigheten dokumenterar i procapita. Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Avtal om handhavande av annans medel




Sekretess —O:papper B:papper






Genomförandeplanering (individuella planer m.m.)




Kommer endast att finnas digitalt Sekretess Procapita O:digitalt B:digitalt

KLARA SVPL (Sammanordnad vårdplanering Västra Götaland)

Handläggaren — — Vid inaktualitet. Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting



Om relevanta not. gjorts i personakt. Sekretess —O: papper B:papper

Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud



Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Löpande daganteckningar Enhetschef — — Vid inaktualitet. Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Undergrupp: 5.3 SoL - Personakt - Handlingar som uppstår i samband med handläggning av


Anmälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende



Sekretess Procapita O: papper B:papper/digitalt






Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med eventuella bilagor




Ansökningar till institutioner om vård








Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner




Fullmakter Handläggaren — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut







Ink. och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär







Kallelser (till möte med handläggare m.m.)


SAMSA (vårdplan) Handläggaren — — Vid inaktualitet. Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse

Handläggaren — — Vid inaktualitet. Sekretess Procapita O: digitalt B:digitalt

Utredningar i enskilt ärende om bistånd och /eller insats



Handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 § SoL.


Ärendeblad, journalblad Handläggaren — födda dag 5, 15, eller 25 senst 5år efter avslut


Finns i pappersform i äldre ärenden. Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt





Undergrupp: 5.4 SoL - Handlingar som uppstår under genomförandet av insatser


Anmälningar enl. 14 kap. 2 § SoL (Lex Sarah-anmälningar

Nämndsekreterare/LEX



Original Lex Sarah reg. i ärende- och dokumenthanteringssystem LEX. (VOS).Kopior gallras vid inakt.







Genomförandeplaner (arbetsplaner m.m.)





Inkomna och utgående handlingar av betydelse






Enhetschef — — Vid inaktualitet. Sekretess Procapita O: digitalt B:digitalt

Löpande daganteckningar Enhetschef — Vid inakt. När dokumentation sammanfattas i personakt..

Sekretess Procapita O:digitalt B:digitalt

Signeringslistor för hemtjänstinsats HSL

Sjuksköterska — Vid inaktualitet. När dok. sammanfattats i patientjournalen.


Upprättade handlingar av betydelse







Undergrupp: 5.5 Allmän administration om funktionshindrade







Anmälan till ansvarig nämnd enligt 24 a § LSS.

Närarkiv — efter 5 år Bevaras Diarieförs i LEX (VOS). Se punkt 53. Sekretess LexO: papper B:papper

Anmälningar enligt 14 kap. 2 § SoL (Lex Sarah-anmälningar.

Närarkiv — efter 5 år Bevaras Diarieförs i LEX (VOS) Se punkt 52. Sekretess LexO: papper B:papper

Avtal med andra kommuner, entreprenörer, enskilda.

Nämndsekreterare/LEX

— efter 5 år Bevaras Diarieförs i LEX. Original i arkivpärm. Sekretess LexO: papper/digitalt B:papper/digitalt

Dokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc.

Närarkiv — efter 5 år Bevaras Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Dokumentation från metod- och verksamhetsutveckling (bör ingå i diarieförda handlingar).

Närarkiv — efter 5 år Bevaras Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Undergrupp: 5.6 Handlingar Bostad med särskild service (Gruppbostad, servicebostad)


Anmälningar enligt 14 kap. 2 § SoL (Lex Sarah-anmälningar.

Närarkiv — efter 5 år Bevaras Original Lex Sarah reg. i ärende- och dokumenthanteringssystem LEX. (VOS sekretess).Kopior gallras vid inakt. Förvaras i diariepärm Sekretess.

Sekretess LexO: papper B:papper/digitalt

Anmälningar enligt 24 a § LSS

Verksamhetschef — efter 5 år Bevaras. Original diarieförs i LEX. Kopior gallras vid inakt. Förvaras i diariepärm Sekretess.

Sekretess LexO: papper B:papper/digitalt

Boendeenkäter, enkäter till närstående

Verksamhetschef — — Vid inaktualitet. Efter sammanställning. Red. KSUO Sekretess —O: papper B:papper

Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollsprogram.

Enhetschef — — 2 år Får inte innehålla uppgifter om enskilda. Sekretess —O: papper B:papper






Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen

Närarkiv — — 2 år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under föruts. att hyresskuld eller besikt.anmärkn. inte kvarstår.


Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare

Enhetschef — — Vid inaktualitet. När boende utgår ur verksamheten Sekretess Procapita O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Månadsuppföljning till hemkommun

Enhetschef — — 2 år Sekretess Intranät?O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Nyckelkvittenser, boendes nyckar

Enhetschef — — 2 år Sekretess —O: papper B:papper

Närvaro- och frånvarorapporter

Avg.handl. — — 2 år Underlag för debitering Sekretess —O: papper B:papper

Redovisning av boendes privata medel

Enhetschef — efter 5 år 10 år Sekretess Procapita?O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Undergrupp: 5.7 Personlig assistent


Ansökningar om insatser med eventuella bilagor

Handläggaren — efter 5 år Bevaras Handlingar som ska förvaras i en personakt Sekretess Procapita?O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Avtal mellan kommun som assistansutförare och brukare

Handläggaren — — 2 år Kopia till försäkringskassan. Sekretess LexO: papper/digitalt B:papper/digitalt






Avtal om verkställande av personlig assistans enligt 9 § 2 LSS

Enhetschef — — 2 år Original i avtalspärm. Gallringsfristen gäller efter avtalet upphör.

Sekretess LexO: papper/digitalt B:papper/digitalt

Tidredovisning SFB (LASS) till Försäkringskassan - kopior

Enhetschef — — 2 år Debiteringsunderlag Sekretess ProcapitaO: papper/digitalt B:papper/digitalt

Utbetalningsbesked från Försäkringskassan

Enhetschef — — 2 år Sekretess ?O: papper/digitalt B:papper/digitalt

Kopior på beslut från Försäkringskassan, räkningar, avtal

Enhetschef — — 2 år Sekretess ?O: papper/digitalt B:papper/digitalt





Verksamhet: 7. Omsorg - Individ och familjeomsorg

Undergrupp: Familjehem

Huvudgrupp: Allmän administration som inte tillhör personakter

Förteckningar över barn som vistats i familjehem eller annat enskilt hem

Handläggaren Vid inaktualitet. När ny förteckning upprättats. sekretess O:papper B:papper

Förteckning över familjehem

Familjehemshandläggaren

Vid inaktualitet.

Vid inaktualitet. När ny förteckning upprättats. sekretess O: papper B.papper



Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

mottaget / Procapita Vid inaktualitet.

2 år T. ex. anmälningar enligt 14 kap. 1 §socialtjänstlagen, diarieförs.

sekretess ProcapitaO: digitalt/papper B.digitalt/papper

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. För bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten

Närarkiv Omedelbart 2 år efter kontraktet upphört att gälla

Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanm. inte kvarstår. kvarstår

nej nejO: papper B.papper

Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun

Närarkiv Omedelbart När plac. Upphört

Om vi inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista notering.

sekretess nejO: papper B.papper

Protokoll och minnesanteckningar mellan socialtjänst, skola, polis eller dylikt

Handläggaren Vid inaktualitet. Minnesansteckning kring klient sekretess O:papper B:papper

Rapporter o anmäln. som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inkl.. reg.

Närarkiv / Procapita Efter handläggning

2 år T.ex. polisrapporter, ”LOB-ar, medd. omavhysning, hyresskuld, elskuld m.m..Diarieförs eller registreras på annat sättenligt sekretesslagens regler.


Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende

Närarkiv Kontinuerligt efter handläggning

2 år Det finns en pärm för varje år. Registrena sitter ihop med rapporter som inte ger upphov till ärende.

sekretess ExcelO: digitalt/papper B.digitalt/papper






Undergrupp: Hem för vård eller boende HVB


Anmälningar om in- o utskrivningar

Handläggaren Vid inaktualitet.

2 år. sekretess O: papper B.papper

Anmälan om plats, inte mottagna boende

Närarkiv Vid inaktualitet. sekretess O: papper B.papper

Förteckningar över inskrivna boende

Närarkiv Vid inaktualitet. sekretess O: papper B.papper

Journaler som inte tillhör bevarandeurvalet

Närarkiv 5 år efter sista ant.

Undantag handlingar som ska bevars ex. årsberättelser, verksamhetsber., utvärdering och uppföljningar av verksamheten (ingår i dnr.handlingar)

sekretess O: papper B.papper

Undergrupp: Kontaktpersoner/-familjer


Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer

Hos ansvarig handläggare för pågående uppdrag

Vid inaktualitet.

Vid inaktualitet. När ny förteckning upprättats sekretess O: papper B.papper

Undergrupp: Rådgivning, socialt stöd, service


Minnesanteckningar kring klienter

Handläggaren Vid inaktualitet. Årsberättelser/verksamhetsberättelser och statistik som visar hur mycket de olika typerna rådgivning har utnyttjats bevaras och diarieförs.



Huvudgrupp: Arbetsbefrämjande åtgärder

Ansökan om feriepraktik Ferieplatsen.se Nej nej 4 år Gallras med automatik i Ferieplatsen.se nej Ferieplatsen.seO: digitalt B: digitalt

Ansökan till feriepraktik (personligt brev)

Ferieplatsen.se Nej nej halvårsvis Gallras med automatik i Ferieplatsen.se ? Ferieplatsen.seO: digitalt B: digitalt

Beskrivning av feriepraktikplatser

Ferieplatsen.se Nej nej Gallras vid inaktualitet

Gallras vid inaktualitet nej Ferieplatsen.seO: Digitalt, B: digitalt

Beslutsmeddelande från AF

AME arkivskåp Nej nej 2 år Efter avslutad åtgärd nej Procapita AMEO: papper B: papper






Förteckning över feriepraktikplatser

Ferieplatsen.se Nej nej Bevaras Pdf till LEX nej Ferieplatsen.se/LEX

Utdrag från Ferieplatsen.se, B: digitalt

Förteckning över ungdomar som fått feriepraktik samt deras placeringar

Ferieplatsen.se Nej nej Bevaras Pdf till LEX nej Ferieplatsen.se/LEX

Utdrag från Ferieplatsen.se, B: digitalt

Inskrivning av deltagare AME handläggare Nej nej 2 år Efter avslutad åtgärd Ja? nejO: papper B: papper

Närvarorapporter deltagare AME handläggare Nej nej 2 år Efter avslutad åtgärd nej nejO: papper B: papper

Rapport - resultat över strandstädning (tjänsteskrivelse)

LEX Nej Till arkiv via nämndsekr

Bevaras Diarieförs. nej LEX/centralarkiv

O Digitalt/papper, B: digitalt/papper

Rapport om arbetet med feriepraktik för skolungdomar (tjänsteskrivelse)


Bevaras Diarieförs. nej LEX/centralarkiv

O Digitalt/papper, B: digitalt/papper

Remiss till AME från Socialtjänsten (inkl. samtycke)

AME handläggare Nej nej 2 år Efter avslutad åtgärd. Finns även i personakt hos socialtjänsten.

Ja? nejO: papper B: papper

Samarbetsavtal med andra myndigheter (delegationsbeslut)


Bevaras Diarieförs nej LEX/centralarkiv

O: Digitalt/papper, B: digitalt/papper

Statsbidrag för olika anställningsstöd (avisering om utbetalt belopp samt anmälan om förväntad inbetalning)

AME handläggare 2 år nej 10 år nej ? AF Rekvirera/närarkiv omsorg

Utdrag från AF Rekvirera, B: papper

Överenskommelser med deltagare och praktikplatser eller liknande.

AME handläggare Nej nej 2 år Efter avslutad åtgärd. nej Intranät AMEO: Digitalt/papper B: Digitalt/papper







Huvudgrupp: Dödsboanmälningar och boutredningar m.m.

Ekonomiska redovisningar Handläggare Vid inaktualitet.

5 år sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Fullmakter Handläggare Vid inaktualitet.

5 år sekretess O:papper B:papper

Kopior på dödsboanmälan, boutredningar, bouppteckning, fakturor

Handläggare Vid inaktualitet.


Korrespondens Handläggare Vid inaktualitet.


Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker


5 år Se riktlinjer med bilagor för upprättande, hantering och arkivering av personakter individ- och familjeomsorgen.

sekretess O:papper B:papper

Protokoll över hembesök Handläggare * Vid inaktualitet.

5 år * Hembesök, huruvida det ska göras eller ej, är under diskussion.

sekretess O:papper B:papper

Släktutredningar. Handläggare Vid inaktualitet.


Statistik, egen upprättad Handläggare Vid inaktualitet.

1 år Bevaras sekretess O:papper B:papper

Undergrupp: Adoption

Huvudgrupp: Familjerätt - personakt - faderskap, adoptioner

Aktualisering Handläggare Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Anmälan om förslag på barn








Ansökan till tingsrätt om adoption



Ansökningar om medgivande, med bilagor



Beslut medgivande Handläggare Vid inaktualitet.





Handlingar rörande barnets ursprung


Efter 5 år Bevaras Finns ibland översatt till annat språk sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Ink. och utg. handl. av betydelse i ärendet



Intyg om adoptionsutbildning



Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m.

Handläggare Vid inakt. sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift







Referenser Handläggare Vid inaktualitet.


Samtycken med bilagor Handläggare Vid inaktualitet.


Tingsrättens dom Handläggare Vid inaktualitet.


Uppföljn.rapporter (ant. fr. hembesök etc.)



Upprättade handl. av betydelse i ärendet



Upprättande handlingar av tillfällig betydelse och /eller rutinmässig karaktär


Utdrag ur polisregister Handläggare Vid inaktualitet.


Utredningar Handläggare Vid inaktualitet.


Yttrande från nämnden för internationella adoptioner








Yttranden från behandlande läkare



Yttranden från socialnämnd till tingsrätt



Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd



Ärendeblad, journalblad Handläggare Vid inaktualitet.


Överklaganden med bilagor



Återkallelse av medgivande



Undergrupp: Faderskap

Huvudgrupp: Familjerätt - personakt - faderskap, adoptioner

Anmälan om gemensam vårdnad, faderskap, föräldraskap



Begäran om hjälp från utrikesdepartm.

Handläggare Vid inakt. sekretess O:papper B:papper

Beslut/domar Handläggare Vid inaktualitet.

Efter 5 år Bevaras sekretess O:digitalt/papper B.digitalt/papper






Faderskaps- föräldraskapserkännande/-bekräftelser



Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar , vårdnaden om barn och i ärenden rörande hävande av faderskap eller föräldraskap



Identitetsstyrkande handlingar



Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden






Intyg (ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc.)






Protokoll (S och MF) för utredande av faderskap



Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps-, föräldraskapsutredning








Underrättelser från Skatteverket. om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps- eller föräldraskapsärende

Handläggare Vid inakt. Underrättelser i faderskapsärenden bevaras. Se kapitel personakter

sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor, om inflyttat barn












Huvudgrupp: Familjerätt - personakt - vårdnad, boende och umgänge

Ansökan om kontaktperson vid umgänge



Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge


födda dag 5, 15,


Gallras senast 5år efter avslut,

bevaras för forskning om födda dag 5, 15 eller 25

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år, Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år.


Avtal som inte blivit godkända








Domar från tingsrätt Handläggare Vid inaktualitet.









Kontrakt med kontaktperson



Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden, försäkringskassan om godkänt avtal



Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal



Personbevis Handläggare Vid inaktualitet.


Påtalande om god man till tingsrätt








Rapporter från kontaktperson



Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal’’



Tingsrättens begäran om utredning



Uppdrag att utse kontaktperson






Upprättande handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär


Utdrag ur polisregister Handläggare Vid inaktualitet.


Utdrag ur socialregister Handläggare Vid inaktualitet.


Utredningar i namnärenden till tingsrätten








Äktenskapslicens Handläggare Vid inaktualitet.


Ärendeblad Handläggare Vid inaktualitet.


Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor)



Undergrupp: Familjehem/Kontaktperson/-familj

Huvudgrupp: Personakt

Ansvarförbindelser för kostnader

Adminstratör Vid inaktualitet.

urval till centralarkiv

5 år/bevaras handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 § SoL.

sekretess procapitaO: papper B.papper

Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj




nej O: papper B.papper

Avtal, med t.ex. kontaktpersoner

Handläggare /Administratör /Procapita *

Vid inaktualitet.


5 år/bevaras * Original utan underskrift förvaras iProcapita

sekretess procapitaO: digitalt/papper B.digitalt/papper

Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj





Ärendeblad/journalblad Handläggare Vid inaktualitet.




Undergrupp: Missbruk







Anmälningar från polis etc. Mottaget / Handläggare

Vid inaktualitet.


5 år/bevaras * Procapita som förvaringsplats gällerenbart om det blir en aktualisering

sekretess procapita*O: digitalt/papper B.digitalt/papper

Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) med bilagor





Beslut och beslutsunderlag Handläggare Vid inaktualitet.




Dok. av planer t.ex. behandl.planer





Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt (LVM)



5 år/Bevaras handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 § SoL.

sekretess procapitaO:digitalt/papper B.digitalt/papper

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende



5 år/bevaras Läggs i pers.akt när de inte längre behövs i verks. Vid ensk. bedriven verks. efter överl. enl. avtal


Ärendeblad/journalblad Handläggare Vid inaktualitet.





Huvudgrupp: Personakt - Allmänt

Anmälningar som tillhör ärenden eller ger upphov till ärenden

Närarkiv / Procapita Vid inaktualitet.









Ansökningar med eventuella bilagor, ans. till institutioner om vård

Handläggaren / Procapita

Vid inaktualitet.




Avtal om handhavande av annans medel


Vid inaktualitet.




Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats, beslut/domar i förvaltningsdomstol


Vid inaktualitet.




Dok. av planering som rör den ensk., t.ex. arbetsplaner, behandl.planer, vårdplaner


Vid inaktualitet.




Fullmakter Närarkiv Vid inaktualitet.



sekretess ProcapitaO: papper B.papper



Vid inaktualitet.




Inkomna och utg. handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär


Vid inakt. sekretess ProcapitaO: digitalt/papper B.digitalt/papper


Närarkiv Omedelbart Vid inakt. sekretess Intranät/E-postO: digitalt/papper B.digitalt/papper

Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc.

Handläggare / Närarkiv

Efter handläggning

2 år sekretess O: papper B.papper






Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten)


Efter avslutat ärende


Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande, medd. från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.)

Handläggare Vid inakt. sekretess O: papper B.papper

Polisrapporter om brott eller misstanke om brott

Mottaget / Procapita Vid inaktualitet.

2 år Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten


Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse

Administratör Vid inaktualitet. sekretess O: papper B.papper

Reg.kontroller som utgör underl. för beslut

Handläggare /procapita

Vid inaktualitet.




Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård

Handläggare Vid inaktualitet. sekretess O: papper B.papper

Underrätt. fr. kronofogdem. av avhysning

Administratör /Närarkiv

Efter handläggning


Uppr.handlingar av betydelse i ärendet

Handläggare / Procapita

Vid inaktualitet.




Utredningar i enskilt ärende


Vid inaktualitet.









Ärendeblad, journalblad Handläggare / Procapita

Vid inaktualitet.





Handläggare / Procapita /Lex

Vid inaktualitet.



sekretess Procapita /lexO: digitalt/papper B.digitalt/papper

Undergrupp: Handlingar inkomna från myndigheter

Huvudgrupp: Personakt - Familjehem,kontaktperson,familj, missbruk, yttranden, placeringar barn

(Bevaras/gallras enl. reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende)





Förundersökningsprotokoll Handläggare Vid inakt. sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Handlingar rörande rättshjälp


Meddelanden om förundersökning


Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas


Undergrupp: Placeringsärenden barn







Anmälningar från polis, skola etc.

Handläggare / Mottaget**

Vid inaktualitet.

Vid inakt. Bevaras* *Om det har lett/leder till en placering **omanmälan ej leder till utredning sparashandlingen i den kronologiska pärmen i tvåår.


Anmälningar om behov av vård (till institutioner)

Handläggare / Mottaget**

Vid inaktualitet.

Vid inakt. Bevaras* *Om det har lett/leder till en placering **omanmälan ej leder till utredning sparashandlingen i den kronologiska pärmen i tvåår.


Ansvarsförbindelser Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.

Vid inakt. Bevaras sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) med bilagor

Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.


Avtal med föräldrar Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.


Beslut och beslutsunderlag Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.


Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner,behandlingsplanerarbetsplaner

Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.


Domar Nämndsekreterare / Handläggare

Vid inaktualitet.

Vid inakt. Bevaras* *Om det har lett/leder till en placering sekretess procapita O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna


5 år * Läggs i egen akt, ej i barnets akt. sekretess procapita O:papper B.papper






Handlingar i nämnärenden Handläggare Vid inaktualitet.


Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt






Journaler med bilagor från hem för vård eller boende


Vid inakt. Bevaras Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal.


Meddelanden från institution om utskrivning



Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse






Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade


Vid inakt. Bevaras Dock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt.


Vårdnadsutredningar Handläggare Vid inaktualitet.







Yttranden till åklagare, tingsrätt etc.





Undergrupp: Yttranden till andra myndigheter


Begäran om handräckning Handläggare Vid inaktualitet.



sekretess Procapita? Lex?

O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Efterlysningar Handläggare / Mottaget

Vid inaktualitet.



sekretess Procapita? Lex?

O:digitalt/papper B.digitalt/papper

Yttranden i körkortsärenden

Mottaget Vid inaktualitet.




Yttranden i vapenärenden Mottaget Vid inaktualitet.




Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol

Handläggare/ Mottaget*

Vid inaktualitet.


5 år/bevaras * Om ärendet ej är aktuellt går den endasttill mottaget



Huvudgrupp: Personakt - Ekonomiskt bistånd

Ansökningar från enskild om bistånd, med eventuella bilagor


Vid inaktualitet.



sekretess O: Papper B. papper






Beslut i enskilt ärende om bistånd


Vid inaktualitet.



sekretess procapita O: digitalt/papper B.digitalt/papper


Handläggare / Procapita*

Vid inaktualitet.


5 år/bevaras * Beslut i Procapita. handlingar gallrasenligt föreskrift i 12 kap. 1-2 § SoL.


Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner


Vid inaktualitet.




Ink. o utg. handlingar av betydelse i ärendet




sekretess procapita O: papper B: Papper

Inkomna och utgående handlingar av betydelse och/eller rutinmässig karaktär



Vid inakt. sekretess O: papper B: Papper

Kallelser till möte med handläggare m.m.

Handläggare Vid inakt. O: papper B: Papper

Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdem. om skulder, upps. o avhysn.

Adminstratör Efter handläggning

2 år sekretess ExcelO: papper B: Papper

Reg.kontroller som end. har tillf. betydelse

Handläggare/närarkiv Vid inaktualitet.

Vid inakt. sekretess O: papper B: Papper

Reg.kontroller som utgör underlag för beslut

Handläggare/Närarkiv Vid inaktualitet.


sekretess O: papper B: Papper

Skriftlig information till och från andra enh. inom socialtjänsten och andra myndigheter

Handläggaren Vid inaktualitet.



sekretess O: papper B: papper






Uppr. handlingar av betydelse i ärendet

Handläggare / procapita

Vid inaktualitet.



sekretess O: digitalt/papper B.digitalt/papper



Vid inakt. sekretess procapitaO: digitalt/papper B.digitalt/papper



Vid inaktualitet.




Återkravshandlingar Administratör /Procapita

Vid inaktualitet.




Ärendeblad, journalblad Handläggaren / Procapita

Vid inaktualitet.













Verksamhet: 8. Omsorg - Äldreomsorg

Undergrupp: 4.3 Allmän administration inom vård och omsorg

Huvudgrupp: Administration

Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Nämndsekreterare/ Lex

Vid inaktualitet.

— 5 år Diarieförs. Sekretess LexO:digitalt/papper B:digitalt/papper

Arbetsmiljöbesiktningar, t.ex. skyddsrond.

KIA Vid inaktualitet.

— 3 år Om nya upprättas varje år. Sekretess KIAO:papper B:papper

Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal om städning och utrustningar, inventerier och grundutrustning

Samhällsutveckling / Enhetschef

— — 2 år/Vid inakt. Efter att avtalet upphört att gälla. Sekretess O:papper B:papper

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende


— — 2 år Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler.

Sekretess O:digitalt/papper B:digitalt/papper

Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende

Lex — — 2 år Sekretess O:digitalt B:digitalt

Undergrupp: 4.4 Hemtjänst i ordinärt boende inom vård och omsorg

Huvudgrupp: Hemtjänst

Dagplanering omsorgstagare

Enhetschef / baspersonal /Laps Care

— — Vid inakt. Dagplanering sparas en månad. Läggs därefter i sekretessbehållare

Sekretess Laps CareO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Förteckningar över hemtjänstomsorgstagare

Laps Care /Procapita — — Vid inakt. Under ständig process. Sekretess Laps Care /Procapita


Larmloggar och larmrapporter

Enhetschef /Care Tech

— 2 år?/5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning.

Sekretess Care TechO: digitalt B: digitalt

Larmrapporter med register

Enhetschef / Procapita

? — 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning.

Sekretess ?

Månadsredovisning utförda timmar per distrikt

Intranät — — 2 år Redovisas i system för uppföljning. Sekretess Intranät / Laps Care







Nyckelkvittenser till vårdtagares boenden

Enhetschef / baspersonal /personakt

— 2 år Efter upphörd service. Sekretess ProcapitaO:digitalt/papper B:digitalt/papper

Nyckelkvittenser, personal. enh. nycklar

Enhetschef — 2 år Efter återlämnande. Sekretess O:papper B:papper

Register över omsorgstagares nycklar

Enhetschef / P:mapp — Vid inakt. Under ständig uppdatering. Sekretess O:digitalt B:digitalt

Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm

Enhetschef /Care Tech

— Vid inaktualitet. När innehavet har upphört. Sekretess Care TechO:papper B:papper

Rutin Lex Sarah enligt 14 kap. 2-7 § SoL

Intranät — Vid inaktualitet. Sekretess IntranätO:papper B:digitalt/papper

Undergrupp: 4.1 Personakt - handläggning


Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats

Biståndshandläggare/ Procapita

urval efter 5 år 5 år/bevaras Beslutet finns i Procapita och i fysisk akt. Sekretess ProcapitaO:digitalt B:digitalt/papper


Bistgåndshandläggare/ Adm. Chef / Procapita

urval efter 5 år 5 år/bevaras Biståndshandläggare reg. I Procapita och lägger beslutet i fysiskt akt.

Sekretess ProcapitaO:digitalt/papper B:digitalt/papper

Dok. av planering som rör den ensk. t.ex. genomförandeplan, arbetspl., handlingspl., servicepl., vårdpl.

Baspersonal på enhet (i personakt)

Vid inaktualitet.

urval efter 5 år 5 år/bevaras Vid införande av Life Care kommer akten att ligga digitalt.

Sekretess Life CareO:digitalt/papper B:digitalt/papper

Fullmakter Biståndshandläggare/ Avgiftshandläggare/ Procapita

urval efter 5 år 5 år/bevaras Biståndshandläggare lägger fullmakten i fysiskt akt och soc. doc I procapita.

Sekretess ProcapitaO:digitalt/papper B:papper

Ink.o utg. handl. av betydelse i ärendet


urval efter 5 år 5 år/bevaras Ev. handling av betydelse läggs i fysik akt och görs soc doc.

Sekretess ProcapitaO:papper B:papper

Ink. och utg. handl. av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

Avgiftshandläggare / Enhetschef

— — Vid inakt. Underlag till debitering, frånvaroblankett etc.


O:digitalt/papper B:papper






Inkomstförfrågan Avgiftshandläggare — — 1 år Ny inkomstförfrågan skickas årligen. Sekretess —O:papper B:papper

Kopior av hyresk., besiktn.protokoll etc.

Avgiftshandläggare/ Samhällsutveckling

— — Vid inakt. Hyreskontrakt förvaras hos avgiftshandläggare. Besiktningsprotokoll förvaras hos samhällsutveckling.

Nej —O:papper B:papper

Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.)

Avgiftshandläggare / Ekonomiadministratör

— — Vid inakt. Uppsägningar tas emot av avgiftshandläggare digitalt, muntligen och i papper. De digitala handlingarna skrivs ut och förvaras i pappersform.

Sekretess O:digitalt/papper B:papper

Medd. om utsk. från sluten vård m.m.

Biståndshandläggare / VPL SSK / Enhetschef /Samsa

— — Vid inakt. Efter notering i personakt (Procapita) Sekretess Samsa /Procapita


Regelbundna kontroller som end. har tillf. betyd.

Enhetschef — — Vid inakt. Egenkontroller, nattfasta —O:papper B:papper

Regelbundna kontroller som utg. underlag för beslut.

Biståndshandläggare urval efter 5 år 5 år/bevaras Ska tillföras akten i läsbar form Sekretess —O:papper B:papper

Underlag för fastställande av avgift

Avgiftshandläggare Efter 2 år urval efter 5 år 5 år/bevaras Underlag utöver inkomstförsäkran Sekretess —O:digitalt/papper B:papper

Uppr. handlingar av betydelse i ärendet


urval efter 5 år 5 år/bevaras Sekretess ProcapitaO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Uppr. handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

Biståndshandläggare — — Vid inakt. Sekretess ?O:digitalt/papper B:papper/digitalt


Biståndshandläggare urval efter 5 år 5 år/bevaras Sekretess ProcapitaO:digitalt B:digitalt/papper

Ärendeblad, journalblad (skapas i all handläggning och ur ovantstående handlingstyper)


urval efter 5 år 5 år/bevaras Sekretess O:papper/digitalt B:papper/digitalt

Överenskommelser Enhetschef / procapita

Vid inaktualitet.

urval efter 5 år 5 år/bevaras Nycklar, När brukare inte öppnar dörren, Privata medel mm.








Biståndshandläggare urval efter 5 år 5 år/bevaras Överklagan läggs i fysisk akt och dokumenteras i Procapita

Sekretess Procapita O:papper B:papper

Undergrupp: 4.2 Personakt - genomförandet av insatser


Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.)

Enhetschef Vid inaktualitet.


Handlingar som rör avvikelsehantering

VC / Enhetschef/ Nämndsekreterare/ Procapita/ Lex

Efter 2 år urval efter 5 år 5 år/bevaras Rapporter/handl. som blir del av Lex Sarah ärende diarieförs o. bevaras m. ärendeakten.

Sekretess Procapita/ LexO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Hantering Privata medel (avtal)


urval efter 5 år 5 år/bevaras Underlag för avtal återfinns i rutin "Privata medel"

Sekretess O:papper B:papper

Inflyttningssamtal Enhetschef/ Procapita Vid inaktualitet.



Enhetschef Efter 2 år urval efter 5 år 5 år/bevaras Sekretess O:papper B:papper

Inkomna och utg. handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

Enhetschef — — Vid inakt. Sekretess O:papper/digitalt B:papper

SoL-dokumentation Enhetschef/baspersonal/ Procapita

Vid inaktualitet/ 2 år

urval efter 5 år 5 år/bevaras Vid införande av Life Care kommer akten att ligga digitalt.

Sekretess Life Care /Procapita

O:papper/digitalt B:digitalt /papper

Löpande arbetsanteckningar

Procapita — — Vid inakt. När dokumentation sammanfattats i personakt.

Sekretess ProcapitaO:digitalt B:digitalt

Rapportering enligt 14 kap. 2 § SoL (Lex Sarah-anmälningar) kopior


— — Vid inakt. Original diarieförs och bevaras. Se rutin för rapportering och hand-läggning av missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden 14 kap. 2-7 § och 7 kap. 6 § SoL.

Sekretess LexO:papper/digitalt B:papper/digitalt







? Efter 2 år urval efter 5 år 5 år/bevaras Sekretess O:papper/digitalt B:papper/digitalt


? — — Vid inakt. Sekretess O:papper/digitalt B:papper/digitalt?

Överenskommelser om insatser i särskilt boende


urval efter 5 år 5 år/bevaras Nycklar, När brukare inte öppnar dörren, Genomförandeplan mm


Överenskommelse angående hantering av privata medel på särskilda boenden


urval efter 5 år 5 år/bevaras SON beslut 2007-04-24 § 69. Riktlinjer handläggning av Privata medel


Undergrupp: 4.5 Särskilda boendeformer inom vård och omsorg

Huvudgrupp: Särskilt boende

Förteckningar över särskilda boenden

Avgiftshandläggare Vid inakt. Nej O:papper B:papper

Protokoll/mötesanteckningar från enhetschefer för de särskilda boendeformerna

Enhetschef / Intranät 5 år IntranätO:digitalt/papper B:digitalt/papper

Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller motsvarande samråd med de boende och/eller deras närstående)

Enhetschef Vid inakt. O:papper B:papper

Undergrupp: 4.6 Särskilda boende - Boendeadministration


Förteckningar över boende i de särskilda boendeformerna

Enhetschef/ Avgiftshandläggare

— — Vid inaktualitet. Samtliga hyreskontrakt med register förvaras hos avgiftshandläggare. Enhetschef ansvarar för register över de boende.

Sekretess O:papper B:papper/digitalt






Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten

Avgiftshandläggare — — 2 år Samtliga hyreskontrakt med register förvaras hos avgiftshandläggare. Efter det att kontr. upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanm. inte kvarstår.

? O:papper B:papper

Larmloggar och larmrapporter

Enhetschef / Phoniro — 2 år?/5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning.

Sekretess PhoniroO: digitalt B: digitalt

Larmrapporter med register

Enhetschef ? — 5 år Uppg. om larmet not. i personakt eller annat system för uppföljning.


Månadsuppföljningar till hemkommun

Verks.chef ? — 2 år Underlag för debitering Sekretess O:papper B:papper

Nyckelkvittenser, boendes nycklar

Enhetschef /baspersonal /personakt

— — 2 år Efter återlämnande O:papper B:papper

Närvaro- och frånvarorapporter

Avgiftshandläggaren — — 2 år Underlag för debitering. Sekretess O:papper B:papper

Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm

Enhetschef / Phoniro — — Vid inakt. När innehavet har upphört. Sekretess PhoniroO:papper B:papper

Vårduppgifter (omläggning, rehab)

I den enskildes läkemedelsskåp i pärm /procapita

— 2 år Anvarig är HSL-personal. Sekretess ProcapitaO:papper/digitalt B:papper/digitalt

Undergrupp: 4.7Särskilda boende – Handlingar rörande de boende


Inventarieförteckning Enhetschef / intranät — — Vid inakt. IntranätO:papper B:papper

Undergrupp: 4.8 Särskilda boende – Handlingar rörande verksamheten


Rutin Lex Sarah enligt 14 kap. 2-7 § SoL, kopior.

Nämndsekreterare — — Vid inakt. Original registreras och diarieförs. Sekretess O:papper B:digitalt/papper

Brukareenkäter, enkäter till närstående

Enhetschef — — Vid inakt. När sammanställningen gjorts. Sekretess O:papper B:papper






Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram

Enhetschef / Lex — — Vid inakt. Reg./diarieförs hos MBN. Sekretess LexO:papper B:digitalt/papper

Planering av genomförandet av insatser

Enhetschef — — Vid inakt. O:digitalt/papper B:digitalt/papper

Vårdtyngdsmätningar, underlag

Enhetschef — — Vid inaktualitet. Sekretess O:papper B:papper

Undergrupp: 4.9 Särskilda boende – Handlingar rörande dagverksamhet


Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet

Enhetschef/ Lex — — Vid inakt. Sekretess O:papper B:digitalt/papper

Deltagarlistor Enhetschef — — Vid inakt. Under ständig bearbetning Sekretess O:papper B:papper

Närvarorapporter Avgiftshandläggare — — 2 år Underlag för debitering Sekretess O:papper B:papper

Verksamhetsberättelser Verks.chef /Omsorg Ekonomi /Stratsys

Vid inakt. Bevaras Stratsys /intranät



dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen...dokumenthanteringsplan – riktlinjer 6 gem (metall och...

Documents