dokumentenmanagement, enterprise content management und ... · auditing des zugriffs incl....

IT-Symposium 2007 17.04.2007

www.it-symposium2007.de 1

1C06Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Records Managementmit Office SharePoint Server 2007Steffen KrauseTechnologieberaterhttp://blogs.technet.com/steffenk

SharePoint Vision

HR, Finance, usw.

Team-Zusammenarbeit

Persönlich

Enterprise Portal

Internet-Präsenz

Mitarbeiter

Kunden

Partner

Geschäftsanwendungen(SAP, Data Warehouse, Eigene . . .)

XML Web Services

Eine einheitliche, unternehmensweite Lösung zur Verbesserung der Effizienz

der Organisation durch:

Einfache und intuitive Weitergabe von Informationen undWissen

Kontrolle und Wiederverwendung von Content bei gleichzeitiger

Reduktion der Risiken im Informationsmanagement

Ermöglichung von schnellerer und informierterer Entscheidungsfindung

http://blogs.technet.com/steffenk


IT-Symposium 2007 17.04.2007


SharePoint Feature-Gebiete

Dokumente/Aufgaben/Kalender, Blogs, Wikis, E-Mail

Integration, Projektmaanagement “lite”,

Outlook-Integration, Offline Dokumente/Listen

CollaborationBusiness

Intelligence

Portal

Enterprise Portal-Vorlagen, Site

Directory, My Sites, Social Networking,

Privacy Control

Enterprise-Skalierbarkeit,

Kontextuelle Relevanz,

Umfassende Personen und

Geschäftsdaten-Suche

Client und Web Formulare, LOB

Aktionen, Pluggable SSO

Server-basierte Excel-Spreadsheets und

Datenvisualisierung, Report Center, BI

Webparts, KPIs/Dashboards

Integriertes Dokumenten-management, Records Management und Web

Content Management mit Policies und Workflow

Business

Processe

s

SearchContent

Management

Plattform-

DiensteWorkspaces, Mgmt,

Security, Storage,

Topology, Site Model

Enterprise Content Management

Microsoft 2007 Office System fokussiertauf Enterprise Content Management

Abbildung des gesamten Information Lifecycles

Von der Dokumenterstellung bis zur Archivierung

Abbildung von komplexen Prozessen

Integration der Windows Workflow Foundation (WinWF)

Microsoft Office Open XML Dateiformat

Microsoft Office PDF Support

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Verwalten ArchivierenErstellen/Erfassen

Zugänglich

machen

Finden

Informations-Lebenszyklus

Content Management Zyklus

Dokumentbibliotheken

Umfassende VersionierungHaupt- und NebenversionTracking der MetadatenänderungenVersionsvergleich in WordSichtbarkeit von Nebenversionen einschränkbar

Check In/Check outIm Browser oder in OfficeVerbindlich oder optionalLokales Check-Out von Dokumenten

Offline-Dokumentbibliotheken in Outlook und GrooveTreeviewsSicherheit und Tracking

Sicherheit und Zugriffskontrolle pro ElementPolicies und Auditing Labeling, Barcodes, Elektronische Signaturen, Information Rights Management

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Metadaten

Eigenschaften des Dokuments

In Dokumentbibliothek als Spalten definiert

Viele Typen

Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweis, Person, Geschäftsdaten,…

Pflicht- und optionale Eigenschaften

Dokument kann nicht eingecheckt werden, solange Pflichtfelder fehlen

In Browser und Office verfügbar

Eigenschaftsleiste – auch eigene Formulare

Im Text verwendbar

Inhaltstypen

… mehr als Dateityp und Vorlage

Ermöglicht zentrale Definition der Arten von Dokumenten

Beinhaltet Name, Beschreibung, Dokumenttyp, Vorlage, Metadaten, Document Information Panel, Workflows und Policies

Mehrere pro Bibliothek möglich

Im „Neu“-Menü verfügbar

Zentral definierbar

Wiederverwendbar in verschiedenen Bibliotheken

In Bibliothek erweiterbar – oder auch fest

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Workflow

Anpassbare Workflows auf Basis der Windows Workflow Foundation

Mitgelieferte serielle und parallele Workflows (z.B.“Document review/approval” und “Signaturecollection”)

Erstellung in Office SharePoint Designer 2007 oder Visual Studio 2005

Partizipieren und initiieren von Workflows in der bevorzugten Applikation

… oder direkt aus dem Portal

Automatische Benachrichtigung in Outlook

Mail und Aufgabe

Detailiertes Tracking des Workflow-Fortschritts

Demo: Dokumentenmanagement

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Records ManagementPolicy und Compliance

Ziel: Aufbewahrung von Dokumenten und andern Objekten entsprechend gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften

GDPDU, Produkthaftungsgesetz, Sarbanes-Oxley-Act, Basel II…

Mittel: Records CenterDokumentenablage manuell oder automatisch nach InhaltstypPro Bibliothek Aufbewahrungsrichtlinien

FeaturesAufbewahrungszeiträume, Holds, Disposition-WorkflowsLabeling & Barcode

Auch für elektronische Verwaltung von Papierdokumenten

Konvertierungsframework für ArchivformateAuditing des Zugriffs incl. Excel-BerichtenDirektes „Senden an Repository“ aus jeder Dokumentbibliothek

Langzeitarchivierung auf optischen Medien und Zertifizierung für spezifische Regulatorien durch Partnerlösungen

Content

Management

…und E-Mail Records Management?Varianten:

1. Exchange 2007 pur: • Managed Folders, Retention Policies

2. Exchange 2007 + SharePoint Records Center• Wie 1. + Journaling nach

[email protected]

• Oder Journaling in andere E-Mail aktivierte Dokumentbibliothek

3. SharePoint pur:• Records Center Ordner im Windows Explorer öffnen,

dann Drag & Drop

• Oder manuelle E-Mail-Weiterleitung

• Oder manueller Upload von .msg-Dateien

Content

Management

mailto:[email protected]

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Demo: Records Management

Office SharePoint Server 2007*

Windows SharePoint

Services**

Team

Zusammen-

arbeit

**Included with Windows Server and CAL licenses

Projektmgmt• Textsuche in

Teamsites• Issue Tracking

•Projekt

Arbeits-

bereiche

•Arbeits-

bereiche

und Tools

•Blogs

Workflow Dokument &

Web Content

Management

Site-Modell,

Sicherheit und

Verwaltung

•5 Workflows

mitgeliefert

•Reporting für

ECM

•Policy

•Verwaltung

•Auditing

•Records

Management

•Web CM

•Personalisierung

•Deployment

•Site Manager

•Windows

Workflow

Foundation

•Admin und

Deployment

•Status und

Historie

•Framework:

Repository,

Versionierung

, Metadaten

•Basis

Dokumenten

management

•Site und

Rollen-

management

Infrastruktur

Search

•Erweiterbare

und anpassbare

Suche nach

Unternehmens-

daten und

Personen

•Business

Data

Catalog

Daten-

integration

E-Forms Daten-

management&

Reporting•Business

Data

Catalog

•Webpart

Integration

•Verwaltung,

Publishing,

Prozess-

Erzeugung

und

Abschluss

•Spreadsheet

Publishing &

Berechnung

•Report

Center

Office SharePoint

Server Enterprise CAL

Office SharePoint

Server CAL

*Alle A

ngaben s

tellen v

orl

äufige Info

rmationen o

hne G

ew

ähr

dar!

IT-Symposium 2007 17.04.2007


Zusammenfassung

Windows SharePoint Services 3.0 bietet umfassende Basisfunktionalitäten des Dokumentenmanagements

Office SharePoint Server 2007 enthält umfassende Funktionen für den gesamten Dokumentenlebenszyklus

Und:

Office SharePoint Server 2007 enthält ein vollständiges Web Content Managementsystem für Internet- und Intranetauftritte

Weitere Informationen

Office SharePoint Server TechCenter

http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/office/sharepoint

SharePoint Community

http://www.sharepointcommunity.de

Blog Steffen Krause


SharePoint Team Blog

http://blogs.msdn.com/sharepoint

Enterprise Content Management (ECM) Team Blog

http://blogs.msdn.com/ecm

Records Management Team Blog

http://blogs.msdn.com/recman



http://www.sharepointcommunity.de/


http://blogs.msdn.com/sharepoint

http://www.microsoft.com/germany/office/2007/default.mspx




IT-Symposium 2007 17.04.2007


Haftungsausschluss

Microsoft kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte in dieser Präsentation keine Haftung übernehmen.

© 2006-2007 Microsoft Deutschland GmbH

Fragen

IT-Symposium 2007 17.04.2007


dokumentenmanagement, enterprise content management und ... · auditing des zugriffs incl....

Documents