dokumentasi koleksi artefak; cultural heritage protection handbook

37
CULTURAL HERITAGE PROTECTION HANDBOOK 3 DOCUMENTATION OF ARTEFACTS’ COLLECTIONS DOKUMENTASI KOLEKSI ARTEFAK CLT/CH/MUS-06/19

Upload: duongcong

Post on 12-Jan-2017

219 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

CULTURAL HERITAGE PROTECTION HANDBOOK 3DOCUMENTATION

OF ARTEFACTS’ COLLECTIONSDOKUMENTASI

KOLEKSI ARTEFAK

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 1

CLT/CH/MUS-06/19

Page 2: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

Reproduction is authorized, providing that appropriate mention is made of the source, and acopy sent to the UNESCO (Paris), address below. This document should be cited as :© UNESCO, 2007. Cultural Heritage Protection Handbook N°3. Documentation of Artefacts’Collections, UNESCO, Paris.

Diizinkan untuk memperbanyak isi buku ini, dengan catatan, sumbernya disebutkan secara jelas dan satu eksemplar dikirimkan kepada UNESCO (Paris), dengan alamat di bawah ini. Sumber dokumen ini harus disebutkan sebagai berikut:© UNESCO, 2007. Cultural Heritage Protection Handbook N°3. Documentation of Artefacts'Collections, UNESCO, Paris.

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 2

Editor / Redaksi: Anna PaoliniEditorial assistants / Asisten Redaksi: Malda Jabbour, Lise Macdonald

Jl Galuh II No. 5, Kebayoran Baru, Jakarta 12110, Indonesia

United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO), Paris

Translation by / Terjemahan oleh: Gaura Mancacaritadipura

7, place de Fontenoy, 75732 Paris 07 SP, France© UNESCO 2006(CLT/CH/MUS-06/19)

Original Edition

Editorial team / Tim penyunting:- Dwi A. Indrasari, Wieske O. Sapardan (UNESCO Office, Jakarta)- Prioyulianto Hutomo, R. Tjahjopurnomo, Erna Febriani (Directorate of Museums, Ministry

of Culture and Tourism of the Republic of Indonesia)

Printed in 2008 by / Dicetak pada tahun 2008 oleh:UNESCO Office, Jakarta

© UNESCO Office Jakarta, 2008

Text by / Teks oleh: Matthew StiffDrawings by / Gambar oleh: Beatrice Beccaro MiglioratiPrinted in 2007 by / Dicetak pada tahun 2007 oleh:

Indonesian Version / Edisi Bahasa Indonesia

Page 3: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

1UNESCO

INTRODUCTION

This booklet is intended for all who collect and are fond ofitems of social, artistic and/or historical significance, as well asthose in charge of public or private collections of such items.

This booklet focuses on principles of documentation. Certainmeasures are directed towards institutions with equipment and personnel not within the means of private individuals. However,these recommendations embody levels of best practice which oneshould endeavor to reach as far as possible.

KATA PENGANTAR

Buku ini ditujukan untuk para kolektor dan pecinta benda-benda yang memiliki nilai sosial, seni dan/atau sejarah, dan juga untuk parapemelihara koleksi benda-benda tersebut baik milik umum maupunswasta/perorangan.

Buku ini menitikberatkan pada prinsip-prinsip pendokumentasian.Tindakan-tindakan tertentu ditujukan untuk diterapkan oleh lembaga-lembaga yang memiliki peralatan dan sumber daya manusia yangmemadai, bukan ditujukan untuk perorangan. Meskipun demikian,rekomendasi-rekomendasi dalam buku panduan ini mengemukakan

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 1

kondisi ideal yang hendaknya diusahakan semaksimal mungkin untuk dicapai.

Page 4: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

2 UNESCO

WHY DOCUMENTATION IS IMPORTANTPENTINGNYA PENDOKUMENTASIAN

Documentation is the process of recordinginformation about the collections for whicha museum or cultural institution is responsible.

Pendokumentasian adalah proses pencatatan informasi tentang koleksi yang menjadi tang-gung jawab sebuah museum atau lembaga

Proper documentation will allow a museum to : • know what it has in its possession• know if anything is missing• know where objects are located• prove ownership of objects• create and maintain information about

collections

Pendokumentasian yang baik memungkinkan

• memiliki data semua koleksi yang dimiliki• mengetahui jika ada benda koleksi yang hilang

• mengetahui letak benda koleksi • membuktikan kepemilikan atas benda koleksi

•mendokumentasikan dan memperbarui infor- masi tentang benda koleksi

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 2

budaya.

museum untuk:

Page 5: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

3UNESCO

Objects should be documented consistentlyusing recognised standards. These havebeen developed by national and internationalorganisations, including ICOM and UNESCO,and will help you.

Benda koleksi harus didokumentasikan secarakonsisten dengan menggunakan standar yangtelah diakui. Standar tersebut telah dikem-bangkan oleh organisasi nasional dan interna-sional, termasuk ICOM dan UNESCO, dan akan membantu Anda.

Standardising the structure of records andthe terminology helps to ensure :

• reliability of information• ease of sharing• consistency of records• improved access

Menetapkan struktur pendokumentasian dan peristilahan dapat membantu Anda memastikan:

• validitas informasi • kemudahan berbagi informasi• pencatatan yang konsisten• akses yang lebih baik

DOCUMENTATION STANDARDSSTANDAR PENDOKUMENTASIAN

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 3

Page 6: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

4 UNESCO

It is a good idea to have an accurate anddetailed description of your object in case itis lost or stolen.

It will also help you to recognise it and distinguish it from other similar objects iffound.

Memiliki deskripsi yang akurat dan rinci tentangbenda koleksi sangat berguna ketika bendatersebut hilang atau dicuri.

Hal ini juga akan membantu Anda untuk menge-nali dan membedakan benda koleksi tersebutdari benda serupa ketika ditemukan.

Object IDThe following guidelines are based on aninternationally-recognised standard calledObject ID.

Identifikasi BendaPetunjuk berikut ini disusun berdasarkan stan-dar yang diakui internasional yang disebutsebagai 'Object ID' (Identifikasi Benda).

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 4

Page 7: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

5UNESCO

Object TypeYou will need to record the type of objectyou are describing. For example, is it a :

• sculpture?• vase?• painting?• manuscript?• item of jewellery (necklace, brooch etc.)?

Anda perlu mencatat jenis benda yang Anda deskripsikan. Misalnya, apakah benda itu sejenis:

• patung?• vas?• lukisan?

• naskah?

MaterialWhat materials is the object made from? Is it :

• stone?• ceramic?• bronze?• wood etc.?

Terbuat dari bahan apakah benda tersebut? Apakah terbuat dari:

• batu?• keramik?• perunggu?• kayu? dsb.

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 5

• perhiasan (kalung, bros, dll)?

Jenis Benda

Bahan

Page 8: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

6 UNESCO

TechniqueWhat techniques were used in the productionof this object? Was it :

• carved?• cast?• painted?• printed etc.?

Teknik PembuatanTeknik apakah yang digunakan dalam pembuatan benda tersebut? Apakah dengan:

• diukir?• dicor?• dilukis?• dicetak? dsb.

DimensionsWhat are the measurements and units of mea-surement of the object? Include as appropriate :

• height• width• depth• diameter

You may also want to include the weight of theobject.

untuk mengukur benda tersebut? Catatlah:• tinggi• lebar• kedalaman• garis tengah, dll

Anda juga mungkin perlu mencatat berat benda tersebut.

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 6

Apakah ukuran dan satuan ukur yang digunakanUkuran

Page 9: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

7UNESCO

Inscriptions and MarkingsDoes the object have any clearly identifiablemarks or inscriptions? These could include :

• maker’s mark or stamp• printed or inscribed text• signatures• assay marks• identification numbers (e.g. a museum

accession number)

Inskripsi dan TandaApakah benda tersebut memiliki inskripsi atau tanda yang jelas? Penanda tersebut dapat berupa:

• tanda khas atau cap pembuatnya• tulisan yang dicetak atau ditoreh• tanda tangan• tanda pembuat dan keaslian

• nomor identifikasi (misal: nomor registrasi museum)

Distinguishing FeaturesAre there other features about your object thatcould help to identify it? These could include :

• damages• repairs• modifications• manufacturing defects

Ciri Khas Apakah benda koleksi mempunyai ciri lain yang memudahkan pengenalan terhadapnya?Hal ini dapat berupa tanda:

• kerusakan• perbaikan• modifikasi• cacat pada waktu pembuatan

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 7

Page 10: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

8 UNESCO

Title Does your object have a title? This is oftentrue of artworks and may help in the identification of your object if lost or stolen.

Apakah benda koleksi memiliki judul? Benda seni seringkali memiliki judul yang akan memu-dahkan identifikasi jika benda tersebut hilang

SubjectIf your object is an artwork, what does itdepict or represent? Examples could include :

• the pyramids at Giza• mother and child• landscape with mountains etc.

SubyekJika benda Anda merupakan sebuah karya seni, apa yang digambarkan atau diwakilinya? Misalnya:

• piramid-piramid Giza• ibu dan anak

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 8

Judul

atau dicuri.

• pemandangan alam dengan gunung, dsb.

Page 11: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

9UNESCO

Date or PeriodWhen does the object date from? When was it made?

Pada masa apa benda tersebut dibuat? Kapan benda tersebut dibuat?

MakerWho was the object made by? This could be :

• an individual (painter, sculptor, furnituremaker etc.)

• a company• a cultural group (particularly useful fordescribing ancient artefacts)

PembuatSiapa yang membuat benda tersebut? Pembuatdapat berupa:

• individu (pelukis, pengukir, perajin mebel, dll.)• perusahaan• kelompok budaya (khususnya berguna ketika

mendeskripsikan artefak-artefak kuno)

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 9

Masa atau Periode

Page 12: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

10 UNESCO

Short DescriptionWrite a short description of the object including any other information that will helpto identify the object. This could include :

• colour• shape• where the object was made (if known)

Tuliskan deskripsi benda tersebut secara singkat, termasuk informasi lain yang dapat membantu identifikasi terhadap benda tersebut. Misalnya:

• warna• bentuk• tempat pembuatan (jika diketahui)

Additional PointsIf your object consists of more than one part(e.g. a set of furniture), you may need todescribe each part separately.

You may also want to photograph yourobject and record information about its storage requirements.

Keterangan TambahanJika benda koleksi terdiri atas lebih dari satubagian (misalnya, seperangkat mebel), Anda perlu mendeskripsikannya satu persatu.Anda mungkin juga perlu memotret benda tersebut dan mencatat informasi mengenaiketentuan penyimpanannya.

DESCRIBING AND CATALOGUING OBJECTSPENDESKRIPSIAN DAN PEMBUATAN KATALOG BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 10

Deskripsi Singkat

Page 13: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

11UNESCO

Photographing your object will help in identification if it is lost or stolen.

Photographs can also reduce the need tohandle fragile objects, preventing unnecessarydamage.

Memotret benda koleksi akan membantu dalam pengidentifikasian ketika benda tersebut hilang atau dicuri.Keberadaan foto juga dapat mengurangi keper-luan memegang benda yang mudah pecah,

Size and ColourIt is a good idea to include a scale in your photograph to show how large the object is. Aruler will do. If possible, include a colour chart. This willallow colours to be properly determined. Blackand white photographs can use a grey scale toallow the correct tones to be determined.

Ukuran dan WarnaSangat dianjurkan untuk membuat skala pada fotountuk memperlihatkan ukuran suatu benda. Sebuahpenggaris cukup membantu dalam hal ini.Jika memungkinkan, sertakan bagan warna pada foto agar warna dapat ditentukan dengan benar. Foto hitam putih dapat menggunakan bagan warna abu-abu agar nuansa yang tepat dapat ditentukan.

PHOTOGRAPHING OBJECTSMEMOTRET BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 11

sehingga mengurangi risiko kerusakan.

Page 14: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

12 UNESCO

Identity NumbersIf the object has a unique number by whichit can be identified (e.g. a museum accessionnumber) it is a good idea to include this inthe photograph.

Nomor IdentitasJika benda koleksi memiliki nomor identifikasi (misalnya, nomor registrasi museum), nomor tersebut perlu dicantumkan pada foto.

Lighting ObjectsTry to use the right kind of lighting for theobject you are photographing. It is worthgetting advice from an experienced photographer.

PencahayaanUsahakan untuk menggunakan pencahayaan yang tepat ketika memotret obyek. Jika perlu mintalah saran dari fotografer berpengalaman.

PHOTOGRAPHING OBJECTSMEMOTRET BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 12

Page 15: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

13UNESCO

Choosing the Right BackgroundObjects are best photographed against aplain white backdrop. This is particularlyhelpful in ensuring the correct colourbalance is achieved.

Darker backgrounds should be used if it isnecessary to provide contrast.

Memilih Latar yang TepatHasil foto terbaik akan didapat jika benda koleksi dipotret dengan latar belakang putih polos. Hal ini mendukung tercapainya keseimbangan warna.Jika perlu, warna latar yang lebih gelap dapat digunakan untuk mendapatkan kesan kontras.

Photographing Two-dimensional ObjectsObjects such as paintings, prints, drawings andtextiles are best photographed head on. Wherepossible, remove pictures from walls, layingthem flat and photographing from above.If necessary, photograph the reverse side ofthe object to show any distinctive markings orfeatures.Memotret Benda Dua DimensiBenda koleksi seperti lukisan, cetakan, gambar dan tekstil paling baik jika dipotret berhadapan dari sisi muka. Jika memungkinkan, lukisan diturunkan dari dinding, dibaringkan mendatar, dan dipotret dari atas.Jika dianggap perlu, potret juga sisi belakang benda tersebut untuk merekam tanda atau cirikhas yang ada.

PHOTOGRAPHING OBJECTSMEMOTRET BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 13

Page 16: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

14 UNESCO

Photographing Carved or Cast Surfacesand ReliefsAlthough these are best photographed headon, like paintings or prints, it is also a goodidea to take other pictures from angles torecord the depth of the object.

Memotret Permukaan Ukiran atau Cetakan dan ReliefWalaupun paling baik jika pemotretan dilakukan berhadapan dengan sisi mukanya, sebagaimanalukisan dan cetakan, sebaiknya pemotretan jugadilakukan dari beberapa sisi untuk merekam ketebalan benda.

Photographing Three-dimensional ObjectsTry to convey the overall shape of the object.To do this, photograph it from above, showingthe top, front and one side. You can takemore photographs to show any parts of theobject not visible.

Memotret Benda Tiga DimensiUsahakan untuk merekam keseluruhan bentuk benda. Untuk melakukannya, potretlah benda dari atas, memperlihatkan sisi atas, depan, dan salah satu sisi samping. Anda juga dapatmelakukan beberapa kali pemotretan lagi terhadap bagian-bagian benda yang belum terekam.

PHOTOGRAPHING OBJECTSMEMOTRET BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 14

Page 17: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

15UNESCO

Photographing Damage and DistinguishingFeaturesAs with written descriptions, it is a goodidea to photograph any distinguishing blemishes or features that will help to identifythe object.

Memotret Kerusakan dan Ciri Khas yang eett lleess ddééttaaiillss ccaarraaccttéérriissttiiqquueess

Seperti halnya deskripsi tertulis, memotret ciri khas atau kerusakan akan membantu identifikasi benda.

de faciliter l’identification de l’objet.

Ownership and Intellectual Property RightsLaw on rights management will vary fromcountry to country and cover more than justownership. Although you may own a paintingor sculpture, you do not necessarily own theintellectual property rights to it.

Hak Kepemilikan dan Kekayaan IntelektualUndang-undang tentang pengaturan hak berbeda-beda di setiap negara dan meliputilebih dari sekedar hak kepemilikan. Walaupun Anda memiliki sebuah lukisan atau patung, bukan berarti Anda juga memiliki hak kekayaan intelektual atas benda tersebut.

PHOTOGRAPHING OBJECTSMEMOTRET BENDA KOLEKSI

MANAGING INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTSMANAJEMEN HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 15

Mudah Dikenali

Page 18: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

16 UNESCO

Establishing RightsIt is important to establish who owns thereproduction rights to an object or image incase you want to reproduce it in the future.This should be carefully documented.

Menentukan HakMenentukan pemegang hak reproduksi atasbenda atau potret merupakan hal yang pen-ting seandainya Anda ingin memproduksi ulang benda tersebut di masa akan datang. Hal ini perlu didokumentasikan secara seksama.

Waiving RightsIn most cases, photographs taken by anemployee of a museum will belong to themuseum. However, if you use a freelance photographer you will not necessarily own therights to the images. If necessary, get the photographer to sign a form waiving theirrights.

Pelimpahan HakPada umumnya, potret yang diambil oleh pegawai museum akan menjadi milik museum. Meskipun demikian, jika Anda menggunakan juru potret dari luar Anda belum tentu memiliki hak atas potret yang dihasilkannya. Jika perlu, minta juru potrettersebut menandatangani formulir pelimpahan hak atas fotonya.

MANAGING INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS MANAJEMEN HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 16

Page 19: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

17UNESCO

COMPUTERISED DATABASESDATABASE KOMPUTER

Increasingly museums and private collectorsrecord information about their objects usingcomputerised databases.

There are many companies supplying collections-management software as well assome simple shareware applications availablefor free.

Semakin banyak museum dan kolektor swasta/perorangan yang merekam informasi tentang benda-benda koleksinya dalam bentuk data-base komputer.

Banyak perusahaan yang menawarkan perangkat lunak/program untuk manajemen koleksi danprogram aplikasi bersama sederhana yang dapat dipakai cuma-cuma.

Keeping your Information in OrderComputer databases take up less space thanpaper-based recording systems, allowingbackup copies to be made. They also makeit easy for information to be stored in anordered and structured manner and allowfor fast searching and retrieval of records.

Menjaga Ketertiban Informasi AndaDatabase komputer tidak memakan tempat sebanyak sistem pencatatan dengan kertas, sehingga memungkinkan penyimpanan data cadangan. Database komputer juga memu-dahkan penyimpanan informasi secara rapi dan sistematis sehingga memungkinkan pen-

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 17

carian dan pengambilan data dengan cepat.

Page 20: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

18 UNESCO

Linking InformationMuseum collection management systems allowinformation to be linked to digital images of theobject. Most databases also make it easy to storeinformation about supporting paper-based documentation.

Menghubungkan InformasiSistem manajemen koleksi museum memung-kinkan informasi terhubungkan dengan gambardigital dari benda koleksi. Sebagian besar database juga memudahkanpenyimpanan informasi pendukung sistem pencatatan yang menggunakan kertas.

Sharing InformationDigital information is easy to share, allowingphotographs and descriptions of items to besent to researchers, the police or internationalbodies such as UNESCO.

Pertukaran InformasiInformasi digital mudah untuk dibagi, memung-kinkan pengiriman foto dan deskripsi bendakoleksi kepada peneliti, pihak kepolisian ataulembaga internasional seperti UNESCO.

COMPUTERISED DATABASESDATABASE KOMPUTER

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 18

Page 21: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

19UNESCO

Multiple Uses for InformationInformation held in databases can be reusedin many different ways, including creatingcatalogues, exhibition texts or on-line exhibitions.

Berbagai Kegunaan InformasiInformasi yang tersimpan dalam database dapat digunakan untuk berbagai keperluan, termasuk membuat katalog, teks untuk pame-ran di museum atau pameran di dunia maya (on-line).

When an object enters a museum, information about it should be recorded ona form.

This will capture important informationabout the object, as well as acting as areceipt for the depositor.

Ketika suatu benda masuk museum, informasi mengenai benda tersebut harus dicatat pada sebuah formulir.Semua informasi penting mengenai benda tersebut akan tercantum dalam formulir, yang juga berfungsi sebagai tanda terima bagi

COMPUTERISED DATABASESDATABASE KOMPUTER

OBJECTS ENTERING THE MUSEUMBENDA MASUK MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 19

pengirim.

Page 22: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

20 UNESCO

Object Entry Forms Ideally these should be pre-numbered andprinted on carbonless copy paper. The top sheet is retained by the museumand stored in the object-entry file.One copy should be provided to the depositor.The second copy should be kept with theobject.Formulir Benda MasukSebaiknya formulir ini diberi nomor seri dan dicetak diatas kertas NCR yang tembus langsungtanpa karbon.Lembar teratas dipegang oleh museum dandisimpan pada arsip benda masuk.Satu salinan harus diberikan kepada pengirim. Salinan kedua harus disimpan bersama benda

Object Entry NumbersThe number from the Entry Form can beused to uniquely identify the object. If more than one object is recorded on thesame form then sub-numbers can be used(e.g. 00301.1 & 00301.2 etc.).

Nomor Registrasi Benda MasukNomor registrasi dari Formulir Benda Masuk dapat digunakan untuk mengidentifikasi benda secara khusus.Jika lebih dari satu benda tercatat pada lembarformulir yang sama maka digunakan sub-nomor(misalnya 000301.1, 000301.2, dst.).

OBJECTS ENTERING THE MUSEUMBENDA MASUK MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 20

tersebut.

Page 23: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

21UNESCO

Owner and DepositorYou will need to record the name and addressof the owner of the object, as well as that ofthe depositor as these will not necessarily bethe same. Ask the depositor to sign and date the EntryForm. A representative of the museum shouldalso sign to confirm that the details recordedare correct. Pemilik dan PengirimAnda harus mencatat nama dan alamat pemilik benda tersebut, serta nama dan alamat pengirim karena keduanya belum tentu orang yang sama.Minta pengirim untuk menandatangani dan mem-cantumkan tanggal pada Formulir Benda Masuk.Petugas museum juga harus menandatangani formulir tersebut untuk memastikan bahwa datayang tercatat adalah benar.

Establishing Ownership RightsIt is a good idea to check whether or not thedepositor wants the object to be returned. Ifnot, you may want to ask the owner to transfertitle of the object to the museum (see“Acquisition”). If you then don’t want to keepthe object you will be free to dispose of it appropriately without further consultation (see“Object Disposal”).

Menetapkan Hak KepemilikanSebaiknya pastikan apakah pengirim ingin agar benda tersebut dikembalikan atau tidak. Jika tidak, dianjurkan untuk meminta kepada pemilik untuk melimpahkan hak kepemilikan atas benda tersebut kepada museum (lihat "Perolehan"). Jika Anda tidak ingin menyimpan benda tersebut maka Anda bebas untuk melepaskannya tanpa konsultasi lebih lanjut (lihat "Pengeluaran Benda").

OBJECTS ENTERING THE MUSEUMBENDA MASUK MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 21

Page 24: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

22 UNESCO

Reason for EntryRecord the reasons why the object has beenbrought into the museum. These mayinclude :

• offer for donation• purchase• loan• identification

Alasan Memasukkan BendaCatat alasan mengapa benda tersebut dikirim ke museum. Alasan dapat berupa:

• sumbangan• pembelian• pinjaman• keperluan identifikasi

Capturing Important InformationTry to capture as much information as possible when the object enters a museum. If you are bringing an object into a museumfor donation or as a loan, remember to bringany relevant details or documents with you.

Mencatat Informasi PentingUsahakan untuk mencatat informasi sebanyak mungkin saat benda masuk sebuah museum.Jika Anda membawa sebuah benda masuk ke museum sebagai sumbangan atau pinjaman, ingatlah untuk membawa segala rincian infor- masi atau dokumen terkait.

OBJECTS ENTERING THE MUSEUMBENDA MASUK MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 22

Page 25: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

23UNESCO

ACQUIRING AND ACCESSIONING OBJECTSPEROLEHAN DAN REGISTRASI BENDA KOLEKSI

Other DetailsOther details may include :

• a brief description of the object • insurance valuation• price (if purchased or offered for sale)• copyright holder (see “Rights

Management”)• agreed return date

Rincian Informasi LainnyaRincian informasi lainnya dapat berupa:

• deskripsi singkat tentang benda tersebut• penilaian asuransi• harga (jika dibeli atau ditawarkan untuk

dijual)• pemegang hak cipta (lihat "Pengaturan

Hak-hak")• tanggal pengembalian yang disepakati

Museums need to be able to establish title tothe objects they own. This means recordingany transfer of ownership.

Accessioning is the process by which anobject becomes a formal part of themuseum’s collection.

Museum perlu menetapkan hak kepemilikan terhadap benda yang dimilikinya. Hal ini ber-arti mencatat segala bentuk pengalihan kepe-milikan.Registrasi ialah proses dimana sebuah benda terdaftar sebagai bagian resmi dari koleksi museum.

OBJECTS ENTERING THE MUSEUMBENDA MASUK MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 23

Page 26: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

24 UNESCO

Transfer of Title FormsAlthough transfer of title can be recorded onan Object Entry Form (see “Object Entry”) it isoften better for ownership to be establishedusing a separate form. This should includethe current and new owner and details ofany payments made.

Formulir Pengalihan Hak Milik Walaupun pengalihan hak milik dapat dicatatkan di dalam Formulir Benda Masuk (lihat "BendaMasuk"), lebih baik Hak Milik ditetapkan dengan menggunakan formulir yang berbeda. Formulir ini harus mencantumkan pemilik lama dan pemilikbaru serta rincian pembayaran yang pernah dilakukan.

Reason for AcquisitionNot all objects are acquired by museums foraddition to the permanent collection.Instead, they can be used for handling orteaching collections. The reason for acquisition should be recorded on theObject Entry Form (see “Object Entry”).

Alasan Perolehan Benda Tidak semua benda yang diperoleh museum dimasukkan sebagai koleksi tetap. Bahkan, ada yang hanya untuk koleksi peragaan atau sebagai koleksi pembelajaran saja. Alasanperolehan harus dicatatkan di dalam Formulir Benda Masuk (lihat "Benda Masuk")

ACQUIRING AND ACCESSIONING OBJECTSPEROLEHAN DAN REGISTRASI BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 24

Page 27: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

25UNESCO

Accession RegisterAccessioned objects should be recorded in themuseum’s Accession Register. This is an unalterablewritten record of the museum’s collection and exists inaddition to the catalogue or computerised database.Includes :

• initial storage location• entry number• accession number• date accessioned• person or organisation received from• brief description

Daftar RegistrasiBarang-barang yang diperoleh harus tercatat dalam Daftar Registrasi museum. Daftar ini merupakan dokumen yang tidak boleh diubah dan merupakan daftar tambahan selain katalog atau database komputer. Termasuk :

• tempat penyimpanan pertama kali• nomor registrasi benda masuk

• individu atau organisasi pengirim• deskripsi singkat

Loan AgreementsWhen your museum borrows an object, tryto establish a proper loan agreement, signedby both the museum and lender. Loansshould ideally be for set periods of time,although these can be extended or renewed.Long-term or open-ended loans are bestavoided wherever possible. Perjanjian PeminjamanApabila museum Anda meminjam sebuah benda, usahakan membuat sebuah perjanjian yang baik,ditandatangani oleh pihak museum dan pihak yang meminjamkan. Masa peminjaman seba-iknya sudah ditentukan untuk jangka waktu tertentu namun demikian dapat diperpanjang atau diperbarui. Peminjaman jangka panjang atau tanpa batas waktu sedapat mungkin dihin-

BORROWING OBJECTSMEMINJAM BENDA KOLEKSI

ACQUIRING AND ACCESSIONING OBJECTSPEROLEHAN DAN REGISTRASI BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 25

dari.

• nomor registrasi benda• tanggal registrasi

Page 28: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

26 UNESCO

Recording LoansThe museum’s database or catalogue shouldrecord :

• the name of the lender• duration of loan• expected return date• standards of care • responsibility for conservation• insurance arrangements • transport arrangements

Mencatat PeminjamanBasis data atau katalog museum harus mencatat:

• nama yang meminjamkan• lama masa peminjaman• tanggal pengembalian• standar perawatan• tanggung jawab pemeliharaan• pengaturan asuransi• pengaturan transportasi

Filing Loans RecordsAs well as keeping loan agreements in theobject’s history file, copies can also be stored in a “Loans In File” in return dateorder. This will allow loans to be monitoredand renewed more easily.

Arsip Perjanjian PeminjamanSelain menyimpan perjanjian peminjaman da- lam arsip sejarah benda, salinannya sebaiknya disimpan di dalam "Arsip Pinjaman Masuk" berdasarkan urutan tanggal pengembalian. Hal ini akan mempermudah pengawasan dan pembaharuan benda pinjaman.

BORROWING OBJECTSMEMINJAM BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 26

Page 29: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

27UNESCO

Museums need to be able to account forobjects in their care. Controlling the locationand movement of objects will ensure thatthey can easily be found and losses quicklyspotted.

Museum harus mengetahui secara pasti dimana letak semua benda dalam pengawasan mereka.Memantau penempatan dan pemindahan barang-barang akan mempermudah dalam mengetahui letak barang dan mengetahui secara cepat jika terjadi kehilangan.

Recording Storage LocationsTry to assign each object a normal storagelocation. You will then know where it shouldbe returned to if it is taken to a new, temporary location.

Pencatatan Lokasi PenyimpananUsahakan untuk menetapkan lokasi penyim-panan biasa untuk setiap benda. Dengandemikian, Anda akan tahu kemana benda itu harus dikembalikan setelah dipindahkan sementara.

LOCATION AND MOVEMENT OF OBJECTSPENEMPATAN DAN PEMINDAHAN BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 27

Page 30: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

28 UNESCO

Updating the CatalogueIt is a good idea to record object movementson the museum’s catalogue or database.This should include changes to normal locations as well as temporary movements.

Memperbarui KatalogSebaiknya pemindahan benda dicatat di dalamkatalog maupun database komputer museum.Termasuk jika terjadi perubahan tempat pe-nyimpanan maupun pemindahan sementara.

Proxy CardsWhen an object is temporarily moved it is often agood idea to leave a card in its usual location.This should include :

• identity number• object name• date removed• new location• name of remover• expected return date

Kartu CatatanApabila sebuah benda dipindahkan sementara seba-iknya tinggalkan sebuah kartu di tempat bendatersebut biasa diletakkan. Di dalamnya dituliskan:

• nomor identitas benda• nama benda• tanggal pemindahan• lokasi baru• nama yang memindahkan• tanggal benda akan dikembalikan

LOCATION AND MOVEMENT OF OBJECTSPENEMPATAN DAN PEMINDAHAN BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 28

Page 31: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

29UNESCO

OBJECT CONDITION CHECKINGPEMERIKSAAN KONDISI BENDA KOLEKSI

Checking the ObjectObjects need to be checked regularly toensure that they are not deteriorating. It isalso a good idea to check them before leaving the museum on loan or for conservation (see “Object Exit”). This willallow any damage to be easily detected.

Memeriksa Benda KoleksiSemua benda perlu diperiksa secara teratur untuk memastikan bahwa kondisinya baik dantidak ada kerusakan. Sebaiknya periksa benda koleksi sebelum dibawa keluar museum untuk dipinjamkan atau untuk pemeliharaan (lihat"Benda Keluar"). Hal ini memudahkan dalam mendeteksi jika ada kerusakan.

Recording Condition AssessmentsThe condition of the object can be recorded onthe museum’s catalogue or database.Remember to update your records if any alterations to the objects storage conditionsare required. It is a good idea to record the name of the per-son carrying out the check, along with the date.

Mencatat Evaluasi Kondisi BendaKondisi benda dapat dicatatkan dalam katalog atau database komputer museum. Ingatlah untukselalu memperbarui data jika diperlukan peru-bahan atas kondisi penyimpanan.Sebaiknya catat nama petugas yang melakukanevaluasi dan tanggal evaluasi.

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 29

Page 32: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

30 UNESCO

Loan AgreementsObjects lent by museums should be the subject of proper loan agreements signed bythe museum and borrower. Loans shouldideally be for set periods of time, althoughthese can be extended or renewed. Long-term or open-ended loans are bestavoided wherever possible.

Perjanjian Peminjaman Semua benda yang dipinjamkan oleh museum harus disebutkan dalam perjanjian peminjaman benda koleksi yang ditandatangani oleh pihak museum dan pihak peminjam. Masa pemin- jaman sebaiknya ditentukan, walaupun periode waktunya dapat diperpanjang atau diperbarui. Pinjaman jangka-panjang atau tanpa batas

Recording Loans to OthersThe museum’s database or catalogue shouldrecord :

• the name of the borrower• duration of loan• expected return date• standards of care • responsibility for conservation• insurance arrangements • transport arrangements Pencatatan Peminjaman kepada Pihak Lain

Database komputer atau katalog museum harus

• nama peminjam• lama masa peminjaman• tanggal pengembalian benda • standar perawatan benda• tanggung jawab pemeliharaan• pengaturan asuransi• pengaturan transportasi

LENDING OBJECTSMEMINJAMKAN BENDA

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:08 Page 30

berisi:

sebaiknya dihindari.

Page 33: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

31UNESCO

Filing Loans RecordsAs well as keeping loan agreements in theobject’s history file, copies can also be stored in a “Loans Out File” in return dateorder. This will allow loans to be monitoredand renewed more easily.

Pengarsipan Dokumen PeminjamanSeperti halnya menyimpan perjanjian pemin-jaman di dalam asip sejarah benda koleksi, salinannya dapat disimpan dalam "Arsip Pinjaman Keluar" berdasarkan urutan tanggal pengembalian. Hal ini akan mempermudah pengawasan peminjaman dan jika pembaruan terhadap arsip dilakukan.

Dealing with Unwanted ObjectsOccasionally a museum will want to disposeof an object. This is usually because it no longer fits in with the museum’s collectingpolicy or because it would be better to transfer it to another museum. The actualexit of the object should be recorded on anExit Form (see “Object Exit”). Penanganan terhadap Benda yang Sudah Tidak DiinginkanSewaktu-waktu museum berkeinginan untuk mengeluarkan suatu benda. Hal ini biasanyadisebabkan karena benda tersebut tidak lagi sesuai dengan kebijakan koleksi museumatau karena benda tersebut lebih baik dipin-dahkan ke museum yang lain. Pengeluaran benda dari museum harus tercatat dalamFormulir Keluar (lihat "Benda Keluar").

LENDING OBJECTSMEMINJAMKAN BENDA

DISPOSING OF OBJECTSMENGELUARKAN BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:09 Page 31

Page 34: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

OBJECTS LEAVING THE MUSEUMBENDA KELUAR MUSEUM

32 UNESCO

DeaccessioningObjects forming part of the museum’s permanent collection and that the museumworld like to dispose of will need to be deaccessioned. Remember to record this inthe accession register and the databasealong with the reason for disposal.

Pengeluaran Benda dari RegistrasiBenda yang merupakan koleksi tetap museum dan sudah tidak diinginkan oleh museum untuk disimpan harus dikeluarkan dari daftar inventaris museum. Jangan lupa untuk mencatat penge-luaran benda ini dalam daftar registrasi museumdan dalam database komputer, beserta alasan dikeluarkannya benda tersebut dari koleksi

Museums need to be able to account for all objectsleaving their care. This should be recorded on anExit Form, as well as on the computerised database if it exists. If an object is returned to its owner (e.g. if it is aloan or unwanted gift) then an Exit Form is notusually required as its return can be logged on the original Object Entry Form.

Museum harus mengetahui seluruh benda koleksi yang dikeluarkan dari tanggung jawabnya. Ini harus dicatat dalam Formulir Benda Keluar dan databasekomputer jika ada.

Apabila sebuah benda dikembalikan kepada pemi-liknya (jika benda tersebut berupa pinjaman atau yang tidak diinginkan), maka Formulir Keluar umum- nya tidak diperlukan, sebab pengembalian benda tersebut cukup didokumentasikan di dalam Formulir Benda Masuk yang asli.

DISPOSING OF OBJECTSMENGELUARKAN BENDA KOLEKSI

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:09 Page 32

museum.

Page 35: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

33UNESCO

Exit FormsIdeally these should be pre-numbered and printedon carbonless copy paper. The top sheet is retained by the museum and stored in an Object Exit File. A copy should beprovided to the recipient. If the object has beenloaned out, a second copy can be stored in returndate order in a Loans Out File until the object’sreturn.Formulir Benda KeluarSebaiknya formulir ini diberi nomor seri dan dicetak di atas kertas NCR yang tembus langsung tanpa karbon. Lembar teratas dipegang oleh museum dan disimpanpada Arsip Benda Keluar. Satu salinan harus diberikankepada penerima benda. Kalau benda sudah pernahdipinjamkan, salinan kedua dapat disimpan dalam Arsip Pinjaman Keluar berdasarkan urutan tanggalpengembalian sampai benda tersebut dikembalikan.

Remover and RecipientIt is a good idea to record the name andaddress of the remover of the object as well asthat of the recipient, as these will not necessarilybe the same. Ask the remover to sign and date the ExitForm. A representative of the museum shouldalso sign to confirm that the details recordedare correct.Pengambil dan PenerimaSebaiknya nama dan alamat orang yang mengambil dan yang menerima benda dicatat karena yangmengambil dan menerima belum tentu orang orang yang sama.Mintalah agar orang yang mengambil benda menandatangani dan menuliskan tanggal pada Formulir Benda Keluar. Petugas museum jugaharus menandatangani untuk memastikan bahwarincian informasi yang tercatat adalah benar.

OBJECTS LEAVING THE MUSEUMBENDA KELUAR MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:09 Page 33

Page 36: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

34 UNESCO

Reason for RemovalRemember to record the reasons why theobject is leaving the museum. These mayinclude :

• transferral *• loan out *• destruction *

Alasan Mengeluarkan BendaJangan lupa mencatat alasan mengapa benda koleksi tersebut dikeluarkan dari museum.

• dipindahkan *• dipinjamkan *

Object InformationThe Exit form should include key informationabout the object including :

• a brief description of the object• identifying number• insurance valuation• conditions governing removal• agreed return date

Informasi tentang BendaFormulir Benda Keluar harus memuat informasipenting tentang benda, antara lain :

• uraian singkat tentang benda• nomor identifikasi• perkiraan nilai benda (untuk asuransi)• alasan pemindahan• tanggal pengembalian yang disepakati

OBJECTS LEAVING THE MUSEUMBENDA KELUAR MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:09 Page 34

Alasannya antara lain:

• dimusnahkan *

Page 37: Dokumentasi koleksi artefak; Cultural heritage protection handbook

35UNESCO

Return of ObjectsIt is a good idea for the original Exit Form tobe signed by a museum representative torecord when an object is subsequently returned to the museum (for example if ithas been loaned out or sent for conservation).

Pengembalian BendaSebaiknya petugas museum menandatangani Formulir Benda Keluar yang asli untuk mencatat kapan benda koleksi dikembalikan lagi kepada museum (misalnya, kalau sebelumnya pernah dipinjamkan, atau dikirim untuk konservasi).

OBJECTS LEAVING THE MUSEUMBENDA KELUAR MUSEUM

BOOK 3 ANG-FR - copie 20/04/07 12:09 Page 35