dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (dbsis) · dirbtinis intelektas - dokumentų...
TRANSCRIPT
Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS)Geresnio viešojo administravimo įrankis
2018 m. tyrimas
Popieriniai
Elektroniniai
Skaitmeninės kopijos
Foto/vaizdo
Turi savo DVS
Naudoja
kitos
įstaigos
DVS
Naudoja e.DVSPerka DVS kaip paslaugą
Neturi DVS
• Apklaustos 426 LRV atskaitingos įstaigos.
• El. dokumentai įstaigose sudaro 12 proc. visos apyvartos;
• Įstaigos keičiasi popieriniais dokumentais ir skaitmeninėmis jų kopijomis;
• Beveik pusė įstaigų visai neturi DVS;
• Likusios įstaigos naudoja per 100 skirtingų DVS;
• Visų šių DVS išlaikymas per metus kainuoja bent 3,6 mln. Eur.
2018 m. tyrimas (2)
• Bent 17 šiuo metu naudojamų DVS yra įdiegtos seniau nei prieš 5 m. ir nuo įdiegimo nebuvo atnaujintos.
• Dalis naudojamų DVS neturi galimybės valdyti ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančių elektroninių dokumentų.
• Dalis DVS yra tiek pasenę, kad nebeįmanoma ir nebėra kam jų naujinti.
• Teisinis DV reglamentavimas neatitinka dabartinių ir artėjančių iššūkių.
DOKUMENTŲ VALDYMOBRANDOS LYGIAI
Popierinių dokumentų valdymas
Skaitmeninių kopijų valdymas
Elektroninių dokumentų valdymas
Turinio valdymas
Interoperabilumas ir dirbtinis intelektas
- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate- Rengiami ir keičiamasi tik popieriniais dokumentais
- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate, arba dokumentų registravimo, paskirstymo sistemomis- Rengiami popieriniai dokumentai- Keičiamasi popieriniais dokumentais, arba suskaitmenintais jų atvaizdais.
- Dokumentų valdymas organizuojamas naudojant pažangias dokumentų valdymo sistemas.- Rengiami ir keičiamasi elektroniniais dokumentais.- Dalies dokumentų atsisakoma, kai kurias funkcijas realizavus IS priemonėmis.
- Dalis funkcijų atliekama fiksuojant atliktus veiksmus ir priimtus sprendimus IS įrašų forma.- Optimizuojami dokumentų valdymo procesai.- Keičiamasi elektroniniais dokumentais arba įrašais (turiniu)
- Įgyvendinami duomenų interoperabilumoprincipai.- Dokumentų valdymas automatizuojamas, atsisakoma perteklinių funkcijų.- Plačiai taikomas turinio perpanaudojimas.
Bendrųjų funkcijų konsolidavimas
• Dokumentų valdymas ≠ personalo ar buhalterinė apskaita;
• Skirtinga įstaigų pažanga dokumentų valdymo srityje apsunkina centralizuotą personalo ir buhalterinės apskaitos paslaugų teikimą, kitų funkcijų atlikimą;
Sprendimas – tolygus visų institucijų pažangos dokumentų valdymo srityje didinimas užtikrinant vienodų procedūrų, lygiaverčių kompetencijų ir vieningo įrankio naudojimą.
Vienas įrankis
Vienodi procesai
Skirtingi procesai
Įvairios kompetecijos
Atskiriįrankiai
Vienas paslaugų teikėjas
Pasiruošimas Standartizavimas Konsolidavimas
Bendrųjų funkcijų konsolidavimas (2)
Popierinių dokumentų valdymas
Skaitmeninių kopijų valdymas
Elektroninių dokumentų valdymas
Turinio valdymas
Interoperabilumas ir dirbtinis intelektas
- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate- Rengiami ir keičiamasi tik popieriniais dokumentais
- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate, arba dokumentų registravimo, paskirstymo sistemomis- Rengiami popieriniai dokumentai- Keičiamasi popieriniais dokumentais, arba suskaitmenintais jų atvaizdais.
- Dokumentų valdymas organizuojamas naudojant pažangias dokumentų valdymo sistemas.- Rengiami ir keičiamasi elektroniniais dokumentais.- Dalies dokumentų atsisakoma, kai kurias funkcijas realizavus IS priemonėmis.
- Dalis funkcijų atliekama fiksuojant atliktus veiksmus ir priimtus sprendimus IS įrašų forma.- Optimizuojami dokumentų valdymo procesai.- Keičiamasi elektroniniais dokumentais arba įrašais (turiniu)
- Įgyvendinami duomenų interoperabilumoprincipai.- Dokumentų valdymas automatizuojamas, atsisakoma perteklinių funkcijų.- Plačiai taikomas turinio perpanaudojimas.
Dokumentų valdymobrandos lygiai
LRV PRIEMONIŲ PLANAS(2019-01-30 protokolas Nr. 5, 1 klausimas)
Nr. Priemonė Atsakingi Terminas Būsena
2.1. nustatyti įrašų rengimo, apskaitos, tvarkymo, saugojimo, naikinimo reikalavimus
LVAT,VRM
2019-09-01 Įvykdyta (Dokumentųrengimo taisyklės)
2.2.1. pakeisti tradicinių rašytinių ar jiems prilygintų dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus taip, kad būtų supaprastinti jų administravimo procesai
LVAT 2019-09-01 Įvykdyta (DAĮ pakeitimas ir parengtas TA projektas)
2.2.2. nustatyti popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma reikalavimus, tokiu būdu nesaugant sukurto dokumento originalo
LVAT 2019-09-01 Įvykdyta (DAĮ pakeitimas ir parengtas TA projektas)
2.2.3. atlikti informacinių sistemų įrašų ilgalaikio išsaugojimo ir perdavimo į valstybės archyvus galimybių studiją, skirtą Elektroninio archyvo informacinės sistemos modernizavimo poreikiui įvertinti
LVAT 2020-12-31 Vykdoma
2.3. parengti ir pateikti Vyriausybei nutarimo projektą, įpareigojantį įstaigas pakeisti veiklos administravimo procesus, atsižvelgiant į nustatytus įrašų (dokumentų) valdymo reikalavimus.
VRM 2020-02-29 Vykdoma
3.1. standartizuoti įrašų (dokumentų) valdymo procesus, taikomus bendroje informacinėje sistemoje (DBSIS)
VRM,LVAT, NBFC
2019-09-01 Įvykdyta (Dokumentųrengimo taisyklės, DBSIS investicijų projektas su GS)
3.2.1. sukurti ir įdiegti bendrą informacinę sistemą (DBSIS) VRM 2021-12-31 Vykdoma
3.2.2. koordinuoti įstaigų pasirengimą naudotis bendra informacine sistema VRM 2021-12-31 Vykdoma
Dokumentų valdymo pokyčiai
• Dokumentų ir archyvų įstatymas:• DBSIS palaipsniui taps privalomu visoms valstybės ir savivaldybių institucijoms,
įstaigoms ir įmonėms; • DBSIS paslaugų gavėjų dokumentų apskaitos duomenų rinkiniai su valstybės
archyvais derinami DBSIS priemonėmis (ne EAIS);• Dokumentų saugojimas kita forma;• Dokumentų registravimas informacinėse sistemose.
• Dokumentų rengimo taisyklės:• Įrašų valdymas;• Dokumentų sandaros pokyčiai;• Pasirašomieji, nepasirašomieji dokumentai;
Dokumentų valdymo pokyčiai (2)
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės:• Funkcijų dokumentacijos planas;
• Registrų sąrašai, bylų apyrašai ir kt.
• Dokumentų saugojimas kita forma:• Galimybė atsisakyti ne tik rengiamų popierinių dokumentų, bet ir gautų
popierinių dokumentų.
Projektas
• Projektu tiesiogiai įgyvendinamas LRV programos priemonių planas (3.1.2 darbo 2 punktas)
• Projekto tikslas – tobulinti dokumentų valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę viešojo sektoriaus įstaigose panaudojant bendrą dokumentų valdymo sistemą;
• Projekto savininkas – Vidaus reikalų ministerija
• Projektą įgyvendina – Informatikos ir ryšių departamentas prie VRM
DBSIS sukūrimas ir įdiegimas
Bendrosios buhalterinės apskaitos IS sukūrimas ir
įdiegimas
Bendrosios personalo
administravimo IS sukūrimas ir
įdiegimas
LRV programa „Bendrųjų funkcijų konsolidavimas Nacionaliniame bendrųjų funkcijų centre“
Projektas (2)
• Projekto uždaviniai:• Sudaryti dokumentų valdymo procesų
standartizavimo DBSIS ir diegimo įstaigose planą
• Sukurti ir įdiegti DBSIS
• Siekiamas efektas:• Kasmet sutaupyta per 3,6 mln. eur.
atskirų sistemų palaikymui;• Bent 10 proc. mažesnės darbo laiko
sąnaudos su dokumentų valdymu;
• Projekto apimtis:• Projekto kaina - 4 mln. eur. (ES lėšos)• Trukmė – iki 2021-12-31• 501 LRV valdymo srities įstaigos (kurių
personalo ir buhalterinės apskaitos funkcijas atlieka Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras)
• Per 100 tūkst. naudotojų
• Po projekto įgyvendinimo:• DBSIS privalomas visiems viešojo
sektoriaus subjektams.
Projekto grafikas
Teisinė bazė
ES finansavimas
Tech. specifikacijos rengimas, pirkimai, sutartys
Įstaigų pasirengimas naudoti DBSIS
Kūrimas, diegimas (I prieaugis)
Įstaigų migravimas į DBSIS (pagal grafiką)
Tobulinimas ir papildomi funkcionalumai (II prieaugis)
Baigiamoji ataskaita
2018-09-03 2019-03-22 2019-10-08 2020-04-25 2020-11-11 2021-05-30 2021-12-16 2022-07-04
Dab
ar
Pro
jekt
o p
abai
ga -
20
22
-07
-22
DBSIS ypatumai
• DBSIS bus realizuota pagal pakeistus teisės aktus;
• Bendra sistema visoms organizacijoms – galimybė vykdyti veiklą be dokumentų, valdyti užduotis ne tik organizacijose bet ir tarpinsituciniulygmeniu;
• Galimybė kurti ir valdyti darbų eigų šablonus, automatizuojančius veiklas, dokumentų paskirstymą, užduočių kūrimą ir kt.
• Dokumentų registravimo, paskirstymo, kategorizavimo ir kt. rutininių funkcijų automatizavimas;
• Galimybė universalios sąsajos dėka integruoti kitas sistemas.
3 darbo su DBSIS modeliai
• Tikslas – NBFC dokumentus, susijusius su paslaugų teikimu aptarnaujamoms įstaigoms, turi gauti ir siųsti tik naudojant projekto metu sukurtas sistemas.
• Įstaigos turi galimybę rinktis:• Visiškai pereiti prie naujos dokumentų valdymo bendrosios informacinės
sistemos, atsisakant turimos sistemos naudojimo
• Toliau naudoti turimą dokumentų valdymo sistemą, bet įdiegiant integraciją bendradarbiavimui su įstaigomis, naudojančiomis naują IS
• Toliau naudoti turimą dokumentų valdymo sistemą ir lygiagrečiai naudoti naują IS informacijai gauti ir siųsti.
Pasirengimas dirbti su DBSIS
• DV teisinio reglamentavimo pokyčiai;
• DV (ir tuo pačiu veiklos) procesų keitimas (standartizavimas);
• Projekto komandos priežiūra bandomosioms ir kitoms įstaigoms vykdant pasirengimą dirbti su nauja IS.
Bandomosios įstaigos
• Įstaigos, savanoriškai sutinkančios pirmosios bandyti naują IS;
• Projekte dalyvaujančios įstaigos (pvz., Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras, Kultūros ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija);
• Vidaus reikalų sistemos įstaigos (pvz., Vidaus reikalų ministerija, FNTT, TVŪD, VAD, IRD).
Dėkoju už dėmesį!
Klausimai, komentarai...
DOKUMENTŲ VALDYMO SRITIES POKYČIAI:
TAISYKLĖS IR PROJEKTAI
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos
Dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo skyrius
SEMINARO TEMOS
Dokumentų rengimo taisyklėsI.
• Dokumentų tvarkymo irapskaitos taisyklių projektasII.
• Dokumentų ir archyvų valdymo aktualijosIII.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
2
I. NAUJA REDAKCIJA IŠDĖSTYTOS
DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLĖS
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugpjūčio 30 d.
įsakymu Nr. VE-41 „Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011
m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo
taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“, nauja redakcija išdėstytos
Dokumentų rengimo taisyklės.
4
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių
nauja redakcija
Dokumento sąvoka, pateikta Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų
įstatyme:
Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto
juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis
asmuo) ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija,
nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Dokumentų rengimo taisyklės reglamentuoja visų formų (popierinių,
elektroninių, įrašų ir vaizdo ir (ar) garso) dokumentų rengimą.
5
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 1. Dokumentų rengimo taisyklės (toliau – taisyklės) nustato valstybės irsavivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau –įstaigos) dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus.
➢ 2. Šiose taisyklėse nustatyti įrašų rengimo reikalavimai taikomi dokumentųvaldymo sistemoms (toliau – informacinė sistema).
➢ Elektroniniai dokumentai rengiami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintųElektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių Taisyklių reikalavimus.
➢ Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai netaikomidokumentams, kurių formą ir struktūrą nustato ES institucijų dokumentai,tarptautiniai standartai ar susitarimai (pvz., karybos), kurių privalomą taikymąnustato kiti teisės aktai.
➢ Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai privatiems juridiniams irfiziniams asmenims yra rekomendaciniai, išskyrus tuos dokumentus, kurių rengimąnustato teisės norminiai aktai.
6
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
3. Teisės aktų projektai rengiami laikantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų
įstatyme ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos
Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl
Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų
projektų rengimo rekomendacijos), nustatytų reikalavimų.
7
Nekartojamos kituose teisės aktuose
pateiktos nuostatos
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Popierinis dokumentas
Įrašas (record)
LST ISO 5127:2019
(3.1.13.16)
Audiovizualinis dokumentas
LST ISO 5127:2019
(3.3.3.07)
Elektroninis dokumentas
(eIDAS, DAĮ)
Dokumentas
(DAĮ)
8
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių
nauja redakcija Taisyklėse vartojamos naujos ar patikslintos sąvokos:
4.1. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtintadokumento dalis.
4.2. Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintasdokumentas.
4.3. Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančiųmetaduomenų (užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.).
4.4. Dokumento sudarytojas – įstaiga, jos administracijos padalinys,kolegialus vienetas, įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytusįgaliojimus sudaryti dokumentus turintis asmuo.
4.5. Dokumento turinys – dokumente užfiksuotos informacijos visuma.
4.6. Metaduomenys – duomenys apie dokumentą, jo valdymą irnaudojimą.
9
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių
nauja redakcija
4.7. Vaizdo ir (ar) garso dokumentas – užfiksuotas vaizdas (judantis arstatinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo(užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas).
4.8. Sąvokos įrašas, tekstas suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos standarteLST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai iraiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“, sąvoka elektroninisdokumentas – kaip ji apibrėžta Europos Parlamento ir Tarybos reglamente(ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijųpatikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinamaDirektyva 1999/93/EB (toliau – Reglamentas), o sąvoka MIME tipožymuo suprantama taip, kaip ji apibrėžta Elektroniniu parašu pasirašytoelektroninio dokumento specifikacijoje ADOC-V1.0, patvirtintoje Lietuvosvyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „DėlElektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“.
10
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Standartas LST ISO 5127:2019 „Informacija ir
dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO
5127:2017)“ – terminų standartas.
Visos šiame standarte pateiktos sąvokų apibrėžtys bus laisvai
prieinamos Lietuvos standartizacijos departamento puslapyje
www.lsd.lt – Terminų bazėje.
11
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo
taisyklių nauja redakcija Įrašas – originalus dokumentas, kuriame yra įrašytoji informacija, sukurta, gauta ir
saugoma kaip įrodymas, ir kaip organizacijos ar asmens turtas, vykdant teisinius
įsipareigojimus ar vykdant verslą (3.1.13.16 papunktis)
Tekstas – gali būti išreikštas žodžiu ar užfiksuotas raštu, formuojantis dokumentą
(3.2.1.05 papunktis)
P. S. Pateikiamas neoficialus sąvokų vertimas.
12
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių
nauja redakcijaKas yra MIME tipo žymuo?
MIME (angl., Multi-purpose Internet Mail Extensions) tipo žymuo tai rinkmenos / duomenųformato tipą identifikuojanti tekstinių simbolių seka, atitinkanti RFC 4288 rekomendacijųreikalavimus.
Kitaip tariant, MIME tipo žymuo tai identifikatorius, naudojamas tam, kad programinėįranga galėtų atpažinti kas tai per rinkmena / duomenys ir pagal tai parinkti tinkamas šiosrinkmenos / duomenų apdorojimo ar atvaizdavimo priemones.
Dažniausiai sutinkami MIME tipo žymenys yra tokios struktūros: tipas / potipis. Šiuoatveju tipas parodo bendrą rinkmenos / duomenų formato kategoriją (pvz., image, text,video, audio), o potipis šį rinkmenos / duomenų formatą detalizuoja (pvz., pdf, jpeg, plain,html).
Populiaresnių rinkmenų MIME tipo žymenys atrodo taip:
➢ Paprasto teksto rinkmenų - text/plain
➢ PDF rinkmenų - application/pdf
➢ JPEG vaizdų – image /jpeg13
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių
nauja redakcija
P.S. turi būti sukuriama rinkmena: jpg, mp3 …
Kiekvienas skaitmeninės kilmės failas (išskyrus
įrašą) tokį žymenį turi
14
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
4.9. Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos
apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Dokumentų
tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos
taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).
15
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 5. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytais atvejais
informacinėje sistemoje gali būti nurodoma laikmena ir MIME tipo žymuo:
➢ 5.1. Laikmena nurodoma pasirenkant vieną iš dviejų galimų dokumento
laikmenų tipų: fizinė (kai dokumentai saugomi fizinėse laikmenose) arba
skaitmeninė (kai dokumentai saugomi informacinėse sistemose).
➢ 5.2. MIME tipo žymuo gali būti nurodytas skaitmeninės kilmės ir
suskaitmenintų dokumentų metaduomenyse (pvz.,
application/vnd.lt.archyvai.adoc-2008, application/pdf). Įrašų metaduomenyse
nurodomas paties įrašo MIME tipo žymuo (o ne įrašą sudarančių teksto, vaizdo
ir garso rinkmenų MIME tipo žymenys).
16
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
PAGRINDINIAI DOKUMENTO STRUKTŪROS ELEMENTAI
Dokumentas
17
Tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas
Metaduomenys
Autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys (patvirtinimo duomenys)
Išliekamosios
vertės
objektas
Išliekamosios
vertės
objektas
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas:
➢ 9. Dokumento tekstas, vaizdas ir (ar) garsas yra privaloma dokumentodalis, kurioje pateikiama pagrindinė dokumento informacija beiinformacija apie priedus − dokumento dalį, kurioje gali būti pateikiamapagrindinį dokumento tekstą arba vaizdą ir (ar) garsą papildantiinformacija (šiuo atveju priedas turi turėti savo pavadinimą ir gali būtipapildomas priedo žyma), arba dokumentą, kurio rengimo procesas yrabaigtas (pvz.: įstaigos parengtas, gautas dokumentas, dokumento kopija,nuorašas ar išrašas).
18
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcijaPriedas – sudedamoji teksto dalis. Taisyklėse nepabrėžiamas skirtumas tarp „atskirai įformintos teksto dalies“ ir pridedamo dokumento – abu dėmenys
vadinami priedu.
Pastaba. 48. Įstaigos rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip iroficialiųjų elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotoskopijos, turi atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamusreikalavimus, įskaitant ir turinio struktūros bei turinio formatus.
Dokumentas, kurio rengimo procesas yra baigtas (pvz.:
gautas dokumentas, dokumento kopija).
Dokumento dalis, kuri turi turėti pavadinimą
arba eilės Nr.
Tekste ir toliau galima
rašyti:
PRIDEDAMA:
Pridedama:
Siunčiame:
XXX dokumento kopiją,
Medžiagų sąrašą,
Įrangos nuotraukas.
19
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija✓ Tekstas sietinas su rašytiniais dokumentais (popieriniai, elektroniniai
dokumentai ir įrašai)
Dokumento tekstui taikomi šie reikalavimai:
➢ 24.1. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstas gali būti dėstomas laisva formaarba skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, poskirsniais, punktais ir jųpastraipomis, punktų papunkčiais.
➢ 24.2 Jei tekstas skirstomas, skyriai iš eilės žymimi romėniškais skaitmenimis sužodžiu „skyrius“ didžiosiomis raidėmis (pvz., I SKYRIUS) ir turi pavadinimus.Skirsniai rašomi žodžiais išreikštais skaitmenimis didžiosiomis raidėmis(pvz., PIRMASIS SKIRSNIS) ir kiekviename skyriuje pradedami numeruoti išnaujo.
➢ Poskyriai ir poskirsniai nenumeruojami, jų pavadinimai rašomi mažosiomisraidėmis.
➢ 24.3. Dokumento tekstas rengiamas laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų irteisinės terminijos. Jei reikia, dokumento tekstas gali būti rengiamas pasirinktaužsienio kalba. 20
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Vaizdas ir (ar) garsas sietinas su vaizdo ir garso dokumentais bei įrašais (gali būti įrašo dalis)
➢ garso įrašai
➢ vaizdo įrašai
➢ vaizdo ir garso įrašai
➢ vaizdai (fotografijos)
❖ Taisyklėse nenustatyti tokių dokumentų formatai, reikalavimai formatams nustatytiValstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimovalstybės archyvams taisyklėse.
❖ P.S. Tokio pobūdžio dokumentų praktikos jau turime, tai teismo posėdžių garsoįrašai, savivaldybių tarybų posėdžių garso ir vaizdo įrašai 21
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
22
10. Pagrindiniai dokumento metaduomenys
• 10.1. dokumento sudarytojas;
• 10.2. dokumento pavadinimas;
• 10.3. dokumento data;
• 10.4. dokumento registracijos numeris;
• 10.5. gavėjas (jei dokumentas siunčiamas);
• 10.6. dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 11. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais
įteisintą įstaigos, jos administracijos padalinio, kolegialaus vieneto
arba pareigybės pavadinimą. Kai dokumento sudarytojas yra komisija
(darbo grupė ar kt.), sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos pavadinimas
rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos (darbo grupės ar kt.)
funkciją.
23
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 12. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies
pavadinimas (įsakymas, protokolas, aktas ar kt.) ir antraštė,
glaustai apibūdinanti dokumento teksto esmę.
➢ Siunčiamuosiuose dokumentuose gali būti nurodoma tik antraštė,
nenurodant dokumento rūšies pavadinimo.
24
Nebelieka reikalavimo siunčiamų raštų
antraščių pradėti žodeliu „Dėl“
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 13. Dokumento data laikoma jo registravimo data. Dokumento data
nurodoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu. Datą
rašant skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios
skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia
vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz., 2019-06-05.
Datą rašant mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio
„metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir
žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys
rašomi be nulio, pvz., 2019 m. kovo 5 d.
25
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 14. Dokumento registracijos numeris – dokumento unikalus numeris, suteiktas
įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens (toliau – įstaigos vadovo) nustatyta tvarka.
Dokumento registracijos numerį sudaro skaičių ir (ar) raidžių junginys, kuris patvirtina
dokumento sudarymo ar gavimo faktą. Jei reikia, dokumento registracijos numeris gali
būti papildytas skyrybos ženklais – tašku, brūkšneliu, skliausteliais, pasviruoju brūkšniu
ar kt. Jei dokumento registracijos numeris nurodomas dokumento turinyje, prieš skaičių
ir (ar) raidžių junginį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“
➢ Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos
numeris susideda iš dokumento registracijos tose įstaigose numerių, atskirtų vienas nuo
kito pasviruoju brūkšniu.
26
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 15. Gavėjas dokumente nurodomas, jei dokumentas yra siunčiamas arba
kai reikia nurodyti įstaigą, jos administracijos padalinį ar asmenį, kuriam
dokumentas skirtas.
➢ Jei gavėjas dėstomas dokumento turinyje, įstaigos, jos administracijos
padalinio, kolegialaus vieneto pavadinimas arba asmens, kuriam skirtas
dokumentas, pareigų pavadinimas ar vardas ir pavardė rašomi
naudininko linksniu.
➢ Jei reikia nurodyti ir gavėjo adresą, adresas rašomas pagal Lietuvos
Respublikos susisiekimo ministro patvirtintas universaliųjų pašto
paslaugų teikimo taisykles.
27
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 16. Dokumento sudarytojo duomenys – siunčiamuosiuose
dokumentuose pateikiama Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 2.44 straipsnyje
nurodyta informacija (teisinė forma, buveinė, juridinio asmens kodas, registras,
kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį), kita reikiama
informacija (pvz., Nacionalinės elektroninių siuntų pristatymo informacinės
sistemos elektroninio pristatymo dėžutė).
➢ Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos teritorinis padalinys ar filialas (atstovybė),
papildomai gali būti nurodyti teritorinio padalinio ar filialo (atstovybės)
kontaktiniai duomenys.
28
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai
➢ 17.1. parašas (šiuo atveju dokumento turinyje nurodomosdokumentą pasirašančio (patvirtinančio) asmens pareigos, vardasir pavardė ir pasirašoma);
➢ 17.2. elektroninis parašas (šiuo atveju nurodomas elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Jei šiinformacija nėra nurodyta elektroninio parašo sertifikate, ji turibūti pateikta metaduomenyse);
➢ 17.3. elektroninis spaudas (šiuo atveju nurodomas elektroninįspaudą sukūrusio juridinio asmens pavadinimas. Jei šiinformacija nėra nurodyta elektroninio spaudo sertifikate, ji turibūti pateikta metaduomenyse);
➢ 17.4. kitos dokumento turinio vientisumui užtikrinti naudojamostechnologijos (elektroninės laiko žymos ar kt.).
29
Ranka
parašytas
parašas
„Paprastas“
elektroninis,
pažangusis,
kvalifikuotas
„Paprastas“
elektroninis,
pažangusis,
kvalifikuotas
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai
➢ 18. Elektroninis parašas, elektroninis spaudas ar naudojamos elektroninės laikožymos turi atitikti Reglamente, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar sujuo suderintose elektroninio dokumento specifikacijose (toliau – elektroniniodokumento specifikacijos) ar kituose teisės aktuose keliamus reikalavimus.
➢ 19. Oficialiesiems elektroniniams dokumentams pasirašyti ir (ar) patvirtinti beisuderinti, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, naudojamaskvalifikuotas elektroninis parašas (pasirašymo, patvirtinimo ar suderinimo, kairengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, paskirties) ir kvalifikuotoslaiko žymos, jei šių taisyklių 49 punkte nustatyta tvarka ar kitais teisės aktais nėranustatyta kitaip.
➢ 20. Naudojant 17.2–17.4 papunkčiuose nurodytą autentiškumo ir (ar) vientisumopatvirtinimo būdą, kriptografiniai algoritmai pasirenkami vadovaujantis standartuETSI TS 119 312 „Elektroniniai parašai ir Infrastruktūros (ESI); Kriptografiniairinkiniai“.
30
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai
➢ 21. Dokumentai, kurių autentiškumui ir vientisumui užtikrinti pasirenkamas vienasiš taisyklių 17.1 ir 17.2 papunkčiuose nurodytų būdų:
➢ 21.1. kolegialaus vieneto, vienasmenio subjekto ar kelių subjektų teisės aktai,leidžiami pagal šių institucijų ar subjektų kompetenciją;
➢ 21.2. sutartys ar susitarimai (išskyrus sutartis ar susitarimus, kurie įstatymųnustatyta tvarka gali būti nepasirašomi);
➢ 21.3. individualūs administraciniai aktai;
➢ 21.4. užsienio korespondentams siunčiami juridinius faktus patvirtinantysdokumentai;
➢ 21.5. atstovavimo įstaigai dokumentai (įgaliojimai, ieškiniai, išvados ar kt.).
31
17.1. parašas
17.2. elektroninis
parašas
Suprantami taip, kaip Viešojo
administravimo įstatyme
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai
➢ 22. Dokumentai, kurių autentiškumui ir (ar) vientisumui užtikrinti pasirenkamas
vienas iš taisyklių 17 punkte nurodytų būdų:
➢ 22.1. tarnybiniai pranešimai ar kiti dokumentai (prašymai, siūlymai, paraiškos, aktai
ar kt.), kuriais inicijuojamos procedūros, susijusios su įstaigai teisės aktais priskirtų
funkcijų vykdymu;
➢ 22.2. leidimai, sutikimai ir kiti dokumentai (pažymos, sąmatos ar kt.), kuriais
patvirtinamas juridinis faktas ar prašomos suteikti paslaugos atlikimas (išskyrus
individualius administracinius aktus);
➢ 22.3. žiniaraščiai, suvestinės ar kiti dokumentai (sąrašai ar kt.), kuriais užfiksuojami
vykdomų techninių operacijų rezultatai.
32
Tokie
dokumentai
gali būti
nepasirašomi
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
23. Sprendimai pasirenkamo būdo dokumentų autentiškumui ir
(ar) vientisumui užtikrinti priimami tik įvertinus įstaigos prievoles
dėl nuolat saugomų suskaitmenintų, skaitmeninės kilmės ar ilgai
saugomų elektroninių dokumentų perdavimo valstybės
archyvams ir turimas technines dokumentų išsaugojimo ir (ar)
perdavimo toliau saugoti priemones.
33
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Kaip turėtų būti suprantamas dokumento
autentiškumas, patikimumas, vientisumas
bei tinkamumas naudoti?
➢ Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas
naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte,
perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006)
„Informacija ir dokumentai. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai
(tapatus ISO 15489-1:2001)“.
34
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Kaip turėtų būti suprantamas dokumento autentiškumas,patikimumas, vientisumas bei tinkamumas naudoti?
➢ Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybiųinstitucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo,patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:
✓ Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kasyra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.
✓ Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo irsaugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.
✓ Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumentoužbaigtumą ir nekeičiamumą.
✓ Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti,surasti, pateikti ir suprasti.
Pastaba. Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumasnaudoti nurodomos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvosstandartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006) „Informacija ir dokumentai.Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai (tapatus ISO 15489-1:2001)“.
35
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
➢ 7. Dokumento struktūros elementai, nurodyti šių taisyklių 6 punkte, yraprivalomi ir dokumente užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytądokumento formą:
➢ 7.1. popieriniame dokumente visi dokumento struktūros elementaiužfiksuojami dokumento turinyje;
➢ 7.2. elektroniniame dokumente tekstas užfiksuojamas turinyje, o kitidokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arbanaudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijųpriemonėmis;
➢ 7.3. vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kitidokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arbanaudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijųpriemonėmis;
➢ 7.4. įrašuose dokumento struktūros elementai užfiksuojami naudojamosinformacinės sistemos susijusiuose struktūriniuose laukuose.
➢ 8. Dokumentuose, kuriuose tekstas dėstomas raštu (toliau – rašytiniaidokumentai), struktūros elementai, kai jie nurodomi turinyje, užfiksuojamiatsižvelgiant į šių taisyklių 1 ir 2 prieduose nustatytus reikalavimus. 36
Popierinio dokumento
papildomi metaduomenys
dėstomi turinyje, kai kurie gali
būti ir IS.
Elektroninio dokumento
papildomi metaduomenys –
turinyje (išskyrus užduotį ir
supažindinimo žymą) arba
naudojamos IS ar kitomis
informacinių ryšių technologijų
priemonėmis.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 25. Rašytinis dokumentas gali turėti ir papildomų metaduomenų, tokių kaip:
➢ 25.1. specialioji žyma;
➢ 25.2. priedo žyma;
➢ 25.3. dokumento gavimo duomenys;
➢ 25.4. užduotis (rezoliucija ar kitas pavedimas);
➢ 25.5. gauto dokumento nuoroda;
➢ 25.6. derinimo žyma;
➢ 25.7. supažindinimo žyma;
➢ 25.8. tvirtinimo žyma;
➢ 25.9. tikrumo žyma;
➢ 25.10. dokumento rengėjo nuoroda.37
Jei fiksuojama tik IS priemonėmis, turi
būti užtikrinta šių duomenų ir
dokumento, su kuriuo jie susiję (jei
toks dokumentas yra), sąsaja
DVS paprastai rezoliucija yra
užduočių modulio dalis
Atsisakyta vizavimo žymos
išskyrimo
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 26. Popierinio dokumento papildomi metaduomenys, nurodyti šių taisyklių 25 punkte,
dėstomi turinyje, o elektroninio dokumento – turinyje (išskyrus užduotį ir
supažindinimo žymą) arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių
ryšių technologijų priemonėmis.
➢ 27. Rašytinių dokumentų turinyje kartu su kitais struktūros elementais gali būti
dėstomas herbas ar prekių ženklas Lietuvos Respublikos valstybės herbo, kitų herbų ir
herbinių ženklų įstatymo, Lietuvos Respublikos prekių ženklo įstatymo, Teisės aktų
projektų rengimo rekomendacijų nustatyta tvarka.
➢ Rašytinių dokumentų turinyje gali būti nurodyta dokumento sudarymo vieta.
38
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 28. Specialioji žyma nurodo dokumento parengimo ar atgaminimo
būseną (pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija).
➢ 29. Priedo žyma nurodo dokumentą, kuriam priklauso priedas. Priedo
žyma rašoma teisės aktų nustatytais atvejais arba prireikus detalizuoti
dokumento turinio dalis. Priedo žymą sudaro dokumento, kuriam
priklauso priedas, pavadinimas ir (ar) numeris (jei priedų daugiau nei
vienas) bei žodis „priedas“ (pvz.: Dokumentų perdavimo akto 1
priedas, Priedas Nr. 1). Jei priedų daugiau nei vienas, jų numeriai
rašomi iš eilės.39
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 30. Dokumento gavimo duomenys užfiksuojami gautame dokumente,nurodant dokumentą gavusios įstaigos pavadinimą (gali būti sutrumpintas),dokumento gavimo datą ir gauto dokumento registracijos numerį. Jeidokumento gavimo duomenys fiksuojami tik įstaigos naudojamosinformacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrinta šių duomenų irdokumento, su kuriuo jie susiję (jei toks yra), sąsaja.
➢ 31. Užduotyje nurodomas su dokumentu susijusios užduoties vykdytojovardas (vardo raidė) ir pavardė ar įstaigos administracijos padaliniopavadinimas, užduoties turinys, įvykdymo terminas (jei reikia).
➢ Jei reikia, užduotį skyręs asmuo nurodo savo pareigas, vardą ir pavardę,datą ir pasirašo.
40
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 32. Gauto dokumento nuoroda rašoma atsakomuosiuose dokumentuose. Jeigauto dokumento nuoroda dėstoma turinyje, ją sudaro žodis „Į“, dokumento, įkurį atsakoma, data ir jam suteiktas sudarytojo registracijos numeris, pvz., Į 2019-05-22 Nr. AK-847. Jei šių duomenų nėra, kartu su žodžiu „Į“ pateikiama kitadokumento informacija (dokumento gavimo data, dokumento rūšis ar kt.), pvz., Į2019-07-11 gautą prašymą.
➢ 33. Derinimo žyma reikalinga, kai dokumentas jo rengimo metu derinamas keliųįstaigos darbuotojų arba skirtingų įstaigų.
➢ Derinimo žymą sudaro derinimo rezultatą nurodantis žodis („suderinta“,„nesutinku“ ar kt.), įstaigos darbuotojo parašas, atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar17.2 papunkčių reikalavimus, ir data. Kai derinimo procedūra patvirtinamaįstaigos siunčiamuoju dokumentu, derinimo žymoje nurodomas įstaigospavadinimas, siunčiamojo dokumento (rašto ar kt.) data ir dokumentoregistracijos numeris.
41
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcijaRašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 34. Supažindinimo žyma rašoma, kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos
darbuotojas ar kitas asmuo pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu ar
duoti rašytinį sutikimą. Supažindinimo žymą sudaro rezultatą nurodantis žodis
(„susipažinau“, „sutinku“, „nesutinku“ ar kt.), asmens parašas, atitinkantis šių
taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus, ir data.
➢ 35. Tvirtinimo žyma naudojama, jei dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu
arba teisės aktu.
➢ Kai dokumentas tvirtinamas teisės aktu, tvirtinimo žyma dėstoma Teisės aktų
projektų rengimo rekomendacijų nustatyta tvarka. Kai dokumentas tvirtinamas
įstaigos vadovo parašu, žymą sudaro žodis „tvirtinu“ ir įstaigos vadovo parašas,
atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus.
➢ Kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos
dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas visas vadovo pareigų pavadinimas.42
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 36. Tikrumo žyma naudojama, kai reikia patvirtinti kitai įstaigai ar asmeniui išduodamo
dokumento kopijos, išrašo ar nuorašo tikrumą. Žymą sudaro tikrumą patvirtinantys žodžiai
(„Kopija tikra“, „Nuorašas tikras“ ar kt.), įgaliojimus tvirtinti turinčio darbuotojo parašas,
atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus, bei data.
➢ Oficialiojo elektroninio dokumento elektroninis nuorašas ar išrašas, atitinkantis elektroninio
dokumento specifikaciją, tvirtinamas kvalifikuotu elektroniniu parašu (kopijos tikrumo
paskirties parašu).
➢ Jei rašytinis dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apačioje nurodoma: „Kopija
tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma.
➢ Jei dokumento nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius
įgaliojimus turinčio juridinio asmens, tikrumo žymą sudaro žodžiai „Nuorašas tikras“,
įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimas bei data.
➢ Tikrumo žyma dėstoma dokumento kopijos, išrašo, nuorašo pabaigoje.43
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 37. Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio
asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, jei reikia – kontaktinė
informacija (telefono numeris, elektroninio pašto adresas).
44
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys
➢ 38. Dokumento išraše specialiojoje žymoje nurodomas žodis „Išrašas“, išrašo turinyjepateikiamas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas (antraštė),dokumento data ir registracijos numeris, pateikiama reikalinga dokumento tekstodalis, informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis (nurodomosdokumentą pasirašiusio (patvirtinusio) asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninį spaudą sukūrusiojuridinio asmens pavadinimas).
➢ Dokumento nuoraše specialiojoje žymoje gali būti nurodomas žodis „Nuorašas“.Dokumento nuoraše pateikiamas visas dokumento turinys, dokumento sudarytojopavadinimas, dokumento pavadinimas (antraštė), dokumento data ir registracijosnumeris, dokumento gavimo data ir dokumento gavimo registracijos numeris (jei yra),informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis (nurodomosdokumentą pasirašiusio (patvirtinusio) asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninį spaudą sukūrusiojuridinio asmens pavadinimas).
45
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Popierinių dokumentų rengimo ypatumai
39. Popieriniame dokumente parašas išdėstomas pagal šių taisyklių 17.1
papunkčio reikalavimus.
40. Kai dokumentą pasirašo keli asmenys (tos pačios įstaigos darbuotojai, kelių
įstaigų vadovai ar komisija), parašai išdėstomi vienas po kitu.
41. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės
aktai nenustato kitaip.
Kai dokumento sudarytojai yra keli juridiniai asmenys, pasirašoma ar tvirtinama
tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.
Jei siunčiamasis dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems gavėjams,
pasirašomas kiekvienam gavėjui skirtas dokumento egzempliorius.
46
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Popierinių dokumentų rengimo ypatumai
➢ 42. Jei dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą ar gavėjai nurodyti
apibendrintai, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o
gavėjams siunčiamos dokumento kopijos, nuorašai ar išrašai.
➢ Kai dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą, šis sąrašas įforminamas
atskirai. Sąrašo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojo
pavadinimas, dokumento data ir registracijos numeris. Gavėjų sąrašas (arba jo
išrašas) gali būti siunčiamas kartu su siunčiamu dokumentu.
➢ 43. Dokumento vertikalioje ar horizontalioje kraštinėje (atsižvelgiant į tai, kaip
dokumentas bus segamas į bylą) paliekama 30 mm paraštė.
47
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Popierinių dokumentų rengimo ypatumai
➢ 44. Spausdinant dokumentą turi būti užtikrinta, kad bus atvaizduoti visi jo
struktūriniai elementai. Kai dokumentas spausdinamas daugiau nei ant vieno lapo, jo
lapai sunumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
➢ 45. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, struktūros
elementai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir
po juo esantys kiti metaduomenys.
➢ 46. Nuolat saugomiems dokumentams spausdinti naudojamas popierius, atitinkantis
standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir dokumentai. Dokumentinis
popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)“ nustatytus reikalavimus.
48
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcijaElektroninių dokumentų rengimo ypatumai
➢ 47. Bendruosius oficialiojo elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato
Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos
vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl
Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“.
➢ 48. Įstaigos rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip ir oficialiųjų
elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos, turi
atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamus reikalavimus, įskaitant ir
turinio struktūros bei turinio formatus.
➢ 49.* Įstaigos vadovas gali nustatyti, kurie įstaigos veiklos trumpai ar ilgai saugomi
oficialieji elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal elektroninio
dokumento specifikacijas. Tokie elektroniniai dokumentai kitiems juridiniams
asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta
raštu.
*Šiuo metu galiojančių Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5. 6 papunktis. 49
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Elektroninių dokumentų rengimo ypatumai
➢ 50. Elektroninis dokumentas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų
užtikrintas jo nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
➢ 51. Jei dokumento sudarytojas yra teisės aktų įgaliojimus turintis asmuo (įstaigos
vadovas, administracijos padalinys ar kolegialus vienetas, neturintis juridinio asmens
teisių), oficialiojo elektroninio dokumento turinyje nurodomas dokumento sudarytojo
pavadinimas, o šio dokumento metaduomenyse nurodomas juridinio asmens
pavadinimas, kodas ir adresas pagal elektroninių dokumentų specifikacijose nustatytus
reikalavimus.
➢ 52. Jei elektroninio dokumento papildomi metaduomenys užfiksuojami naudojamos
informacinės sistemos priemonėmis, jie turi atitikti oficialiųjų elektroninių dokumentų
specifikacijų reikalavimus (jei taikoma) arba kitus teisės aktais nustatytus metaduomenų
kūrimo reikalavimus.
➢ 53. Elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti
pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.50
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Taikoma
ADOC
formato
dokumentui
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
Elektroninio dokumento pavyzdys
51
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ RENGIMO YPATUMAI
➢ 54. Vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurių turinys fiksuojamas sukuriant atitinkamą
įrašą, rengiami įvertinus jų kūrimui, įrašo autentiškumui, patikimumui, vientisumui ir
tinkamumui naudoti visą jų saugojimo laiką užtikrinti turimą įrangą.
➢ 55. Rengiant vaizdo ir (ar) garso dokumentą metaduomenys gali būti papildyti ir kita
reikiama kontekstine informacija (įvykio (posėdžio ar kt.) vieta, laikas, susiję
sprendimai, trukmė ar kt.).
52
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ RENGIMO YPATUMAI
➢ 56. Rengiamų vaizdo ir (ar) garso dokumentų, kurie nėra autorių teisių objektai
(teisės aktai, oficialūs administracinio, teisinio ar norminio pobūdžio dokumentai:
sprendimai, nuosprendžiai, nuostatai, normos, teritorijų planavimo ir kiti oficialūs
dokumentai, posėdžio įrašai ar kt.), įrašas turi būti nenutrūkstamas, išskyrus tuos
atvejus, kai dokumento rengimas (posėdis ar kt.) vyksta su pertraukomis. Jei įrašas
buvo nutrūkęs dėl techninių priežasčių, būtina nurodyti šio įvykio priežastis,
parengiant kitą dokumentą (pažymą, tarnybinį pranešimą) ar kitu būdu.
➢ 57. Rengiami vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurie vadovaujantis Lietuvos
Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymu yra autorių teisių objektai,
turi būti sudaromi taip, kad nepažeistų šio įstatymo.
53
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI
➢ 58. Įrašai rengiami įvertinus turimą programinę įrangą, užtikrinančią sukurtų įrašų
autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką
bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo sunaikinimo.
➢ 59. Įrašas parengiamas ir išsaugomas informacinėje sistemoje taip, kad visi įrašo
duomenys ir (ar) dokumentai būtų tarpusavyje logiškai susieti.
➢ 60. Įrašas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo
nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.
54
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI
➢ 61. Gali būti kuriamos kelios įrašo versijos, tačiau tokiu atveju turi būti išsaugomos
ankstesnės pagrindinių įrašo struktūros elementų, nurodytų šių taisyklių 6 punkte,
versijos ir užtikrinta galimybė juos perimti.
➢ 62. Įrašas gali būti siunčiamas ir turėti kitų susietų dokumentų.
➢ 63. Įrašas privalo turėti šių taisyklių 10 punkte nustatytus pagrindinius dokumento
metaduomenis, tačiau jo atvaizdavimo forma gali būti nustatyta kituose teisės
aktuose.
55
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja redakcija
Įrašo, sudaryto „paprasto“ DVS priemonėmis, pavyzdys
56
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Struktūros elementų išdėstymas popieriniame
dokumente (išskyrus siunčiamą)
57
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Struktūros elementų išdėstymas popieriniame
siunčiamajame dokumente
58
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų rengimo taisyklių nauja
redakcija
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
➢ 64. Dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Dokumentų tvarkymo ir
apskaitos taisyklių reikalavimus.
➢ 65. Nuolat saugomi vaizdo ir (ar) garso dokumentai rengiami taip, kad atitiktų
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų
perdavimo valstybės archyvams taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo
archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir
savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo
valstybės archyvams“.
59
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
II. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR
APSKAITOS TAISYKLIŲ PROJEKTAS
(TAIS, Nr. 19-10155)
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
II. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS
TAISYKLIŲ PROJEKTAS
(TAIS, Nr. 19-10155)
Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų
dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
Byla – pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų ir (ar) su jais susijusios
informacijos rinkinys.
Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.
Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam unikalų
registracijos numerį.
Dokumentų registras – dokumentų įtraukimo į apskaitą dokumentas.
Dokumento skaitmeninė kopija – neskaitmeniniu formatu užfiksuotas dokumento
turinys, informacinių technologijų priemonėmis perkeltas į skaitmeninį formatą.
Skaitmeninės kilmės dokumentas – skaitmeniniu formatu užfiksuota informacija,
valdoma informacinių technologijų priemonėmis (tai el.dokumentai, įrašai, ne
analoginiai vaizdo ir garso dokumentai).61
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
KITOS SĄVOKOS
Analoginis dokumentas – dokumentas, naudojamas be skaitmeninio įrenginio
(LST ISO 5127:2019), sąvoka (3.3.3.01)
Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, aprašymo ir
įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar
naikinti procesas.
Konvertuota kopija – elektroninio dokumento duomenys, gauti konvertuojant
elektroninio dokumento turinį ir (ar) metaduomenis.
Skaitmeninė saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma
skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintiems dokumentams, jų apskaitos
dokumentų duomenims bei kitai su jais susijusiai informacijai saugoti.
Pastaba. Suskaitmeninti dokumentai – gautų popierinių ar kitų dokumentų
nuorašų, išrašų skaitmeninės kopijos. Tai ne sąvoka, o apibendrinimas.
Popieriniai ar vaizdo
ir garso dokumentai
(kino juostose ar pan.)
62
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS
REIKALAVIMAI
Įstaigos dokumentų valdymo sistema (DVS) turi atlikti šias funkcijas:
valdyti (rengti, registruoti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti, priimti ar kt. (pvz.,
teikti susipažinti ar pan.) dokumentus, įskaitant ir oficialiuosius el. dokumentus,
atitinkančius bent vieną iš Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų ar su juo
suderintų specifikacijų, bei užtikrinti, kad to paties dokumento nebūtų galima
užregistruoti antrą kartą;
kurti el. parašą, kvalifikuotą el. parašą, ir, jei reikia, kvalifikuotą el. spaudą
Reglamento, el. dokumentų specifikacijų ir el. parašo taisyklių nustatyta tvarka;
patvirtinti kvalifikuoto el. parašo bei kvalifikuoto el. spaudo galiojimą ir išsaugoti
jų galiojimą patvirtinančius duomenis;
patikrinti oficialiojo el. dokumento atitiktį taikomai elektroninio dokumento
specifikacijai;
sudaryti suskaitmenintų ir skaitmeninės kilmės dokumentų perkėlimo (pvz., į kitą
informacinę sistemą) metu atliktų veiksmų sąrašą;
neleisti sunaikinti ar kitaip pašalinti iš DVS bylos, jos tomų ir jiems priskirtų
dokumentų bei jų metaduomenų, jei el. bylos, jos tomo metaduomenyse nebuvo
įvesta informacija apie patvirtintą dokumentų naikinimo aktą.
Perkeltos Elektroninių
dokumentų valdymo taisyklių
(EDVT) nuostatos
63
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS
REIKALAVIMAI Įstaigos dokumentų sistema gali atlikti ir šias funkcijas:
automatiškai pildyti dokumento metaduomenis, užregistruoti dokumentus ir (ar) priskirti ar pakeisti nustatytą
dokumento saugojimo terminą, užbaigti bylas ir jų tomus;
atspausdinti rašytinių suskaitmenintų dokumentų, skaitmeninės kilmės dokumentų, fotodokumentų, turinį, jų
metaduomenis, informaciją apie el. parašus, įskaitant ir kvalifikuotus el. parašus ar kvalifikuotus el. spaudus, taip
pat kitą informaciją, esančią IS (dokumento paieškos rezultatus, ataskaitas apie atliktus valdymo veiksmus ar kita);
parengti rašytinio suskaitmeninto ar skaitmeninės kilmės dokumento nuorašą, išrašą ar konvertuotą kopiją,
metaduomenyse nurodant nuorašą, išrašą ar konvertuotą kopiją patvirtinusio asmens pareigas, vardą ir pavardę,
patvirtinimo datą, parengimo priežastį;
suskaitmenintus ir skaitmeninės kilmės dokumentus saugoti įstaigos skaitmeninėje saugykloje arba nustatytąja
tvarka perduoti saugoti į valstybės archyvus. Skaitmeninė saugykla gali būti dokumentų valdymo sistemos
posistemis arba atskira informacinė sistema;
pateikti dokumentų apskaitos duomenis valstybės archyvams, sudaryti ataskaitas, kuriose fiksuojami dokumentų
sunaikinimą patvirtinantys duomenys, bei atlikti kitas įstaigai reikalingas su dokumentų valdymu ir jų naudojimu
susijusias funkcijas.
Dokumentų valdymo metu kaupiami dokumentų metaduomenys (1 ir 2 priedai). 1-ame šių Taisyklių priede
nurodyti metaduomenys taikomi tiek, kiek jie neprieštarauja el. dokumentų specifikacijose nustatytiems
reikalavimams.
EDVT
nuostatos
64
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO
PASIKEITIMAI
Įstaigos vadovas, be Dokumentų ir archyvų įstatyme nustatytų funkcijų:
paskiria už dokumentų valdymo sistemos (jei tokia naudojama) administravimą ir saugos
priemones atsakingus asmenis,
sprendžia įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimo
klausimus,
tvirtina šių Taisyklių nustatyta tvarka suderintus dokumentų apskaitos dokumentus (jų duomenis)
ir bylų apskaitos dokumentus (jų duomenis);
nustato, kuriuos ilgai saugomus dokumentus (išskyrus valstybės archyvams perduodamus
elektroninius dokumentus), reikalinga tvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą.
Pastaba. Apie sprendimą sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą ilgai
saugomus dokumentus raštu informuojamas valstybės archyvas arba savininko teises ir pareigas
vykdanti institucija.
65
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų
dokumentų sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų
dokumentų apskaitą(labiau aktualu bylų dokumentacijos planą sudarančioms įstaigoms)
Vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų dokumentų
(sprendžiama dėl visų tokių dokumentų. Arba „Taip“,
arba „Ne“)
Raštu informuojamas valstybės archyvas arba
steigėjas
(išskyrus ilgai saugomus archyvams perduodamus
elektroninius dokumentus)
Dokumentai tvarkomi, įskaitant popierinių lapų numeravimą
Įrašomi į bylų apyrašus ir apyrašai teikiami derinti
Dokumentai išsaugomi nustatytą laiką, atrenkami naikinti arba perduodami
toliau saugoti 66
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentai apskaitomi pagal
dokumentacijos planą,
vienarūšių bylų sąrašus ar kt.
Ne
Taip
Dokumentacijos plano ir apskaitos dokumentų sąsaja
Apskaitos dokumentai:
dokumentacijos planas (įskaitant
papildymų sąrašą),
dokumentų registrų sąrašas
dokumentų naikinimo aktai,
bylų apyrašų sąrašas,
bylų apyrašai (jų tęsiniai).
Teikia derinti:
a) Funkcijų DP valdančios
įstaigos,
b) Dokumentų archyvams
neperduodančios
įstaigos, priėmusios
sprendimą netvarkyti
ilgai saugomų
dokumentų
Teikia derinti:
a) Bylų DP valdančios įstaigos,
b) įstaigos, priėmusios
sprendimą tvarkyti ilgai
saugomus dokumentus.
67
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Apskaitos dokumentų derinimo aspektai
Dokumentus valstybės archyvui perduodančios įstaigos apskaitos dokumentai (jų
duomenys) derinami su tuo valstybės archyvu, kuriam dokumentai perduodami nuolat
saugoti.
Ši nuostata apima ir ilgai saugomus dokumentus, jei buvo priimtas įstaigos vadovo
sprendimas ilgai saugomas bylas sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų bylų apskaitą.
Įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų elektroninių bylų nepriimamas, nes tai
Dokumentų ir archyvų įstatymo 15 str. 1 dalies reikalavimas, ir tokios bylos turi būti
perduodamas valstybės archyvui.
Dokumentus valstybės archyvui neperduodančios įstaigos apskaitos dokumentai (jų
duomenys) derinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija
ar jos įgaliota įstaiga, vykdančia jų priežiūrą.
Jei buvo priimtas įstaigos vadovo sprendimas ilgai saugomų bylų netvarkyti ir į sutvarkytų
bylų apskaitą neįrašyti, tokios įstaigos teikia tik derinti dokumentacijos planą (įskaitant ir
jo papildymų sąrašą) ir dokumentų naikinimo aktus.
Pastaba. Priėmus sprendimą ilgai saugomų popierinių bylų netvarkyti ir neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą, jų paieška
neturėtų būti sudėtinga. Konkrečioje byloje bus dedami įprasti dokumentai (įsakymo personalo klausimais ar pan.), tik bylos lapai būtų
nenumeruojami....
Išskyrus valstybės
archyvams
perduodamus el.
dokumentus
68
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO
PASIKEITIMAI
Atsižvelgdamas į įstaigos naudojamas informacines sistemas ir vykdomą veiklą
atliekant įstaigai priskirtas funkcijas, įstaigos vadovas taip pat priima sprendimą dėl
dokumentų sisteminimo būdo ir įstaigoje sudaromo dokumentacijos plano:
jei dokumentus numatoma sisteminti pagal bylas, sudaromas bylų dokumentacijos
planas,
jei pagal teisės aktais priskirtas funkcijas – funkcijų dokumentacijos planas.
Pastaba. Dokumentacijos plano sąvoka taikoma ir toliau, tik esminis skirtumas
siejamas su jo „turiniu“ – struktūra, ir kokią reikšmę pasirinkta struktūra turi
dokumentų sisteminimui, tvarkymui ir perdavimui.
69
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS
Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ir (ar) naudojamose informacinėse sistemose.
Dokumentui suteiktas registracijos numeris dokumentų registruose ar informacinėse sistemose turi būti unikalus ir suteikiamas iš eilės.
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Dokumentai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Jei dokumentų registravimas vykdomas automatizuotu būdu, dokumentai registruojami tą parą, kai yra gauti, pasirašyti ar patvirtinti.
Pavyzdžiui:
Dokumentų registre – VP-13
Informacinėje sistemoje – 16-2019-V-26598
Jei dokumento registravimo numeris užfiksuojamas tik įstaigos naudojamos informacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrinta užregistruoto
dokumento ir bylos, su kuria jis susijęs (kai pasirenkama sudaryti bylų dokumentacijos planą) arba susijusio proceso (kai pasirenkama sudaryti
funkcijų dokumentacijos planą) sąsaja.
Siekiama, kad
dokumentas,
kuriam IS
suteikia unikalų
Nr., nebūtų
papildomai
registruojamas
DVS.
70
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS
Registruojant dokumentus užfiksuojamas registracijos numeris ir šie
metaduomenys: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data,
dokumento pavadinimas (antraštė).
Registruojant siunčiamus dokumentus, be šių elementų, nurodomas gavėjas,
kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas, o registruojant gautus
dokumentus – dokumento sudarytoją, jo nurodyta dokumento data ir
registracijos numeris.
Jei dokumentai registruojami dokumentų registruose, įstaigoje numatomi atskiri
siunčiamų ir gaunamų dokumentų registrai.
Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.)
registruojami pagal rūšis ir saugojimo terminus.
Jei įstaiga naudojasi IS, kurios valdytojas yra kitas subjektas, turi būti užtikrinta
galimybė identifikuoti dokumento sudarytoją, dokumento datą ir registracijos
numerį.
Pvz., jei
dokumentas
registruojama
s
Infostatyboje
ar pan)
71
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS
Sprendimą dėl vaizdo ir garso dokumentų registravimo priima įstaigos vadovas. Jei tokie dokumentai neregistruojami, jų apskaita vykdoma pagal dokumentacijos planą.
Jei skaitmeninės kilmės dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, įstaigos sudaryto skaitmeninės kilmės dokumento turinyje gali būti nurodyta dokumento data ir registracijos numeris.
Visa įstaigos gauta korespondencija priimama ir paskirstoma įstaigos vadovo nustatyta tvarka. Paaiškėjus, kad gautas ne visas dokumentas, kad trūksta dokumente nurodytų priedų ar pridedamų dokumentų, apie tai informuojamas siuntėjas.
Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui, kartu persiunčiant ir voką, jei dokumentas buvo gautas paštu.
Jei gautas dokumentas buvo įdėtas į voką, vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo, kuris reikalingas dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas, jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Jei vadovas nenusprendžia kitaip, šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis.
Perkeltos
EDVT
nuostatos
72
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Veiksmai, užregistravus dokumentą
Užregistruoti gauti dokumentai įstaigos vadovo nustatyta tvarka perduodami
užduočiai suformuluoti ir (ar) vykdyti.
Užregistruoti siunčiami dokumentai išsiunčiami ar perduodami gavėjams:
Jei gavėjams siunčiamos ar perduodamos popierinių dokumentų kopijos, jų
nuorašai ar popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos, įstaigoje išsaugomas
pasirašytas popierinis dokumentas.
Jeigu dokumentai rengiami informacinėje sistemoje, tačiau gavėjui reikia išsiųsti
arba perduoti popierinius dokumentus, parengti dokumentai atspausdinami,
pasirašomi ir išsiunčiami, o įstaigoje jie gali būti saugomi informacinėje sistemoje,
kurioje buvo parengti (sukurti).
Dokumentų išsiuntimo ar perdavimo gavėjui faktas gali būti fiksuojamas
informacinėje sistemoje.
Vienas
egzempliorius
rengiamas ir
pasirašomas DVS,
o kitas –
popierinis...
Aptarta dabar
egzistuojanti
praktinė situacija
„Siųsti“ paštu ar
epristatymas
priemonėmis, o
„perduoti“ – toje
pačioje sistemoje
(pvz., DBSIS ar
savivaldybės
administracijos IS)
73
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Veiksmai, užregistravus dokumentą
Jei reikia, parengiamos dokumentų kopijos (išskyrus skaitmeninės
kilmės dokumentus), nuorašai ar išrašai.
Dokumentų kopijos, nuorašai ar išrašai gali būti patvirtinami atsakingo
administracijos padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų
pavadinimu. Jei administracijos padalinio antspaudo ar antspaudo su
pareigų pavadinimu nėra, rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti
sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas
spaudas.
Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumo patvirtinimo reikalavimai
nustatyti Dokumentų rengimo taisyklėse.
74
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Užduočių įvykdymas
Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento,
informacija apie įvykdytą užduotį fiksuojama dokumente arba
informacinėje sistemoje.
Jei dokumentai buvo sudaryti informacinių sistemų priemonėmis,
turi būti užtikrintas registravimo duomenų prieinamumas visą
dokumentų saugojimo laikotarpį įstaigoje.
75
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTAI IR
DOKUMENTACIJOS PLANAS
Dokumentacijos planas
Bylų: funkcija, subfunkcija (neprivaloma), byla
„Rengiame, kaip įpratę“
Funkcijų: funkcija, subfunkcija, procesas / veiksmas, dokumentai
„Rengiame, jei galime“ (siejama su DBSIS)
Registravimas
Dokumento priskyrimas bylaiDokumentų valdymas pagal funkcijų klasifikatorių
(dokumento priskyrimas procesui)
Dokumentas
Analoginiai dokumentai (popieriniai ir vaizdo ir garso dokumentai)
Skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai (elektroniniai, įrašai, vaizdo ir garso dokumentai, dokumentų skaitmeninės kopijos)
76Lietuvos vyriausiojo archyvaro
tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentacijos plano turinio/struktūros įtaka
dokumentų valdymo veiksmams
Bylų dokumentacijos planasFunkcijų dokumentacijos
planas
DP derinamas kasmet taikant iki šiol EAIS realizuotą DP formą
Sudaromos bylos pagal dokumentų formas, byloms suteikiamas indeksas (įskaitant ir
įrašų bylą)
Bylos tvarkomos pagal jų formas (išskyrus mišrią bylą)
Bylos įrašomos į bylų apyrašus pagal bylų apyrašų sąrašą
Nuolat saugomos ar ilgai saugomos elektroninės bylos perduodamos į valstybės
archyvus
Derinamas dokumentų naikinimo aktas, kiti apskaitos dokumentai
DP – grindžiamas funkcijų klasifikavimo schema, taikant naują EAIS realizuotą DP formą
DP derinamas „ilgam“
Maksimaliai automatizuoti dokumentų valdymo veiksmai
Įstaiga pagal perdavimo reikalavimus sudaro struktūruotą paketą
Derinamas dokumentų naikinimo aktas, o analoginiai dokumentai perduodami pagal
perdavimo aktą ir sąrašą
77
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentacijos plano struktūros įtaka apskaitos
dokumentų derinimui
Sietina su dokumentus archyvui perduodančia įstaiga
Bylų dokumentacijos planas
Funkcijų dokumentacijos planas
Nuolat saugomų bylų apyrašai (jei
tokių bylų yra )
Bylų apyrašų sąrašas
Dokumentų naikinimo aktas
Ilgai saugomų bylų apyrašai (vadovo
sprendimu)Dokumentų naikinimo
aktas
Dokumentų perdavimas
Derinama
DBSIS
priemonėmis
Derinama
EAIS
priemonėmis78
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Bylų dokumentacijos planas Bylų dokumentacijos plane (DP) informacija apie dokumentus pateikiama
struktūriškai: funkcija, subfunkcija (jei išskiriama), byla.
Bylų DP nurodomos visos bylos, kurias numatoma sudaryti iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienerius kalendorinius metus, ir tęsiamos bylos, sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. Prireikus gali būti sudaromi skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų tomai.
Bylų DP nurodomi už bylų sudarymą atsakingi administracijos padaliniai ar darbuotojai. Kai dokumentai rengiami IS (išskyrus įstaigos DVS), nurodomas IS pavadinimas. Šiuo atveju dokumentai DP nurodytai bylai nėra priskiriami, tačiau nurodomi už šių dokumentų rengimą konkrečioje IS atsakingi padaliniai ar darbuotojai.
Dabar galiojančioje
taisyklėse nurodyti
tik popierinių, el.
bylų tomai
79
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Bylų dokumentacijos planas
Bylos sudaromos pagal dokumentų formas, rūšis ar kitą pasirinktą
požymį.
Įr – įstaigoje gali būti sudaromos tik tokios įrašų bylos, kurias
numatyta saugoti trumpai ar ilgai. Nuolat saugomų įrašų bylos
sudaromos tik tuo atveju, jei įstaiga turi technines priemones
tokius dokumentus perduoti toliau saugoti į valstybės archyvą.
Mr – trumpai saugomi suskaitmeninti ir skaitmeninės kilmės
dokumentai, atsižvelgiant į pasirinktą dokumentų sisteminimo
požymį, gali būti priskiriami tai pačiai bylai. Šis reikalavimas
taikomas tik tuo atveju, jei dokumentai valdomi IS.
Bylų DP
valdančios įstaigos
paprasčiausiai
neturės naujos
integracijos su
EAIS
80
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Bylų dokumentacijos planas
Bylų (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indeksuose nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų ar įrašų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo:
E – elektroninis dokumentas,
VG – vaizdo ir garso įrašas,
G – garso įrašas,
V – vaizdo įrašas,
F – fotodokumentas,
Įr – įrašas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą).
K – kopijos, jei bylai numatoma priskirti gautus suskaitmenintus dokumentus, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo pijos (pvz., 5.6 K).
Mr – tais atvejais, kai tai pačiai bylai priskiriami ir trumpai saugomi suskaitmeninti, ir skaitmeninės kilmės dokumentai.
Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – administracinis padalinys). 81
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Bylų dokumentacijos planas Antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų
dokumentų turinį, rūšį ir temą (pvz., Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai).
Vienarūšės bylos, jei jos sudaromos, įrašomos viena apibendrinta antrašte. Joms suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz., Pagal draudėjų sąrašą). Skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų indeksas gali būti papildytas asmenį ar objektą nusakančiu požymiu (pvz., 1.1 E 000001, kur 000001 yra IS asmeniui suteiktas kodas).
Dokumentai į bylą dedami (priskiriami bylai) chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) kartu su patvirtintais dokumentais priskiriami atskiroms byloms (popieriniai dokumentai – segami į bylas) pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus.
Bylų DP rengiamas kiekvienais metais, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.
Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos DP nebuvo numatytos, rengiamas DP papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtinto DP atitinkamo punkto papunktį.
Suvestiniai duomenys apie per konkrečius kalendorinius metus užbaigtas bylas įrašomi atskiroje DP ar jo papildymų sąrašo skiltyje, jei įstaigoje nėra pasirinktas kitas būdas tokiai informacijai užfiksuoti. Įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, šią informaciją iki einamųjų metų kovo 1 d. gali pateikti EAIS priemonėmis.
Jei suvestinė
nebus
teikiama,
įstaiga
negalės
naudotis bylų
apyrašų
automatizuot
o rengimo
funkcija82
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Bylų dokumentacijos planas
Bylos
indeksas
Bylos antraštė Slaptumo
žyma
Bylos saugojimas Už bylos sudarymą
atsakingo struktūrinio
padalinio pavadinimas
ar kodas (darbuotojo
vardas ir pavardė ar
pareigų pavadinimas)
Pastabos Iš viso per
metus
užbaigta
bylų
Saugojimo
terminas
Teisės akto ir
jo punkto
nuoroda
1 2 3 4 5 6 7 8
83
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Atkreiptinas dėmesys rengiant bylų
dokumentacijos planą
Dėl dokumentų registrų sąrašų. Dokumentų registrų sąrašai nėra toliau numatomi.
Dėl dokumentų registrų. Dokumentų registrus ir IS, kurios suteikia registracijos numerius, pakaktų nurodyti DP (atskiras vadovo įsakymas nėra būtinas).
Dėl dokumentacijos planų. Dokumentacijos planus (DP) įstaigos teikia derinti pagal galiojančius teisės aktus. Jei įstaiga ketina sudaryti ilgai ar trumpai saugomas įrašų bylas ar mišrias bylas, tuomet 2020 m. pateiks derinti DP papildymų sąrašą.
Dėl IS, kurios suteikia dokumentams unikalius numerius nurodyto DP. Kai IS turi registro formavimo funkcionalumą, registras DP nurodytinas. Jei IS tokio funkcionalumo neturi, o tik generuoja unikalų numerį, tuomet registras bylos antraštėje nėra nurodomas (t. y. kai dokumentai ir registras buvo numatyti vienoje byloje, registras neformuojamas ir į bylą kartu su dokumentais „nebededamas“, o bylos antraštėje tokiu atveju nurodytini tik dokumentai). Šiuo atveju DP pastabų skiltyje rašytina: „Dokumentai registruojami XXX IS priemonėmis“.
Dėl dokumentų, kurie rengiami IS, nurodymo DP.
Jei įstaiga dokumentus rengia konkrečioje IS ir jų nespausdina, tuomet DP pastabų skiltyje galima nurodyti sistemos pavadinimą, įsitikinus, kad IS pagal jos nuostatus išsaugos dokumentus nustatytą laiką. Įstaigos turi įvertinti konkrečios IS nuostatus, tvarkymo taisykles (jei tokios yra) ir tik tuomet rašyti pastabą „XXX dokumentai saugomi ir nustatytą laiką prieinami XXX IS priemonėmis“.
Pastebėtina, kad atsakingais už tokią bylą (labiau bylos eilutę) nurodomi įstaigos darbuotojai, kurie turi prieigą prie konkrečios sistemos.
84
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Funkcijų dokumentacijos planas
Funkcijų dokumentacijos plane informacija apie dokumentus pateikiama
keturiais struktūriniais lygmenimis: funkcija, subfunkcija, procesas,
dokumentai:
Funkcijų DP struktūra pasirenkama tais atvejais, kai įstaigos naudojamos IS
turi galimybę automatizuotai valdyti funkcijų klasifikatorių ir dokumentų
priskyrimą procesams, įskaitant ir automatizuotą skaitmeninės kilmės ir
suskaitmenintų dokumentų ilgalaikį išsaugojimą ir perdavimą toliau
saugoti teisės aktų nustatyta tvarka. Šiuo atveju bylos nesudaromos.
Į funkcijų DP įrašomos visos vykdant veiklą atliekamos funkcijos (jei yra – ir
subfunkcijos), nurodomi vykdant funkcijas atliekami procesai (veiksmai) ir
išskiriami dokumentai, sudaromi skirtingų procesų metu. Šiuo atveju funkcijų DP
kasmet nėra sudaromas. Įstaigai priskyrus naujų funkcijų ar kurios nors iš funkcijų
nelikus, atitinkamai koreguojamas ir dokumentacijos planas.
Funkcijų DP nurodomi administracijos padaliniai ar darbuotojai, atsakingi už
vykdant konkrečius procesus sudaromus dokumentus, arba šie procesai
administruojami informacinės sistemos priemonėmis.
IS valdytojas, kurio sistema naudojasi ir kitos įstaigos, gali rengti bendrą
(pavyzdinį) funkcijų dokumentacijos planą, kurį suderina su LVAT.
t.y. „naujos
kartos“
integracija su
EAIS ir naujai
veikiantis DVS
Pvz., VRM,
savivaldybės
administracija ar pan.
85
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Funkcijų dokumentacijos planas
86
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentacijos planas nepaisant struktūrinių
lygmenų
Dokumentacijos plane, nepaisant jo struktūrinių lygmenų kiekio, funkcijos
numeruojamos iš eilės kaip punktai, o subfunkcijos (jei yra) – atskira numeracija kaip
papunkčiai.
Papunkčiais žymimos bylos (kai pasirenkama sudaryti bylų dokumentacijos planą) arba
procesai (veiksmai) ir juos vykdant sudaromi dokumentai (kai pasirenkama sudaryti
funkcijų dokumentacijos planą).
Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai funkcijai suteikiamas dokumentacijos plano
punkto ir papunkčio eilės numeris – indeksas. Toks numeris yra ir bylos (funkcijos)
indeksas.
Dokumentų saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis teisės aktais, nustatančiais
dokumentų saugojimo terminus, o jei tokie terminai teisės aktais nėra nustatyti, –
Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatomis, įvertinus
dokumentus pagal šių Taisyklių 32 punkte numatytus kriterijus.
Dokumentai sisteminami pagal jų saugojimo terminus ir vieną ar kelis pasirinktus
požymius: dokumentų formą, dokumentų rūšį, temas ar sudarytojus. 87
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
VERTĖS EKSPERTIZĖ:
BENDRIEJI REIKALAVIMAI
1. Numatoma galimybė saugojimo terminą skaičiuoti ne tik metais, bet ir
trumpesniais periodais.
2. Dokumentai, kurių saugojimo terminas skaičiuojamas trumpesniais
periodais bus įrašomi į atskirą dokumentų naikinimo aktą.
88
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų atrankos naikinti ir naikinimo
ypatumai
Dokumentai naikinami, kai suderintus dokumentų naikinimo akto duomenis, patvirtina
įstaigos vadovas. Dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija nebūtų
atpažįstama.
Perduodant skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui ir gavus
patvirtinimą, kad dokumentų perdavimas įvyko sėkmingai, įstaigoje saugoti skaitmeninės
kilmės ar suskaitmeninti dokumentai gali būti sunaikinami, jei įstaigos vadovas nenustato
kitaip. Jei įstaigos vadovas priima sprendimą nurodytųjų dokumentų nenaikinti, šie
dokumentai naudojami įstaigos veiklai vykdyti, tačiau dokumentų saugotojo
funkcijas ir prievoles vykdo skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintus dokumentus
perėmusi saugoti įstaiga (valstybės archyvas ar kt.).
Įstaigoje turi būti numatytos organizacinės ir techninės priemonės, užtikrinančios, kad visi
suskaitmeninti ir skaitmeninės kilmės dokumentai, dėl kurių atrankos naikinti yra priimtas
sprendimas, ir jų atsarginės kopijos, jei jų yra, naikinimo metu bus visiškai sunaikinti.
89
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ TVARKYMAS
P. S. Suvienodinamas terminas, kada pradedamos tvarkyti užbaigtos bylos (pasibaigus kalendoriniams
metams)
Tvarkant skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintus dokumentus turi būti užtikrinta, kad ant aplankų ar
dėžučių, kuriose laikomi skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, saugomi fizinėse
laikmenose, būtų nurodyti aprašymo duomenys,
o kvalifikuotais elektroniniais parašais pasirašytų elektroninių dokumentų elektroninių parašų galiojimą
būtų galima patvirtinti vadovaujantis Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl
elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo
panaikinama Direktyva 1999/93/EB, 32 straipsnio nuostatomis.
Galiojimo patvirtinimo reikalavimas taikomas ir kvalifikuotoms laiko žymoms.
Taip pat turi būti užtikrinamas kitų naudojamų dokumentų autentiškumo ir vientisumo duomenų
administravimas visą dokumentų saugojimo laiką įstaigoje.
90
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų tvarkymas sudarius bylų
dokumentacijos planą
Pasibaigus kalendoriniams metams bylos, kurios nebus tęsiamos kitais metais, užbaigiamos
ir sutvarkomos.
Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį,
įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes ir saugojimo terminus. Aptikus
priskyrimo klaidų, dokumentai turi būti perskirstyti.
Patikslinama bylos antraštė pagal nustatytą ar pasirinktą dokumentų sisteminimo požymį
(tvarkant vaizdo ir garso dokumentus atsižvelgiama į bylai priskirtuose dokumentuose
užfiksuotą įvykį ar temos pavadinimą), prireikus gali būti rašoma paantraštė.
Nuolat ar ilgai saugomos bylos chronologinės ribos (jei yra priimtas vadovo sprendimas
ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) yra bylai priskirtų
dokumentų anksčiausia ir vėliausia datos (jei netaikoma kita sisteminimo tvarka), vaizdo ir
garso dokumentų – dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylą sudaro vienas
dokumentas, bylos data yra dokumento data. Jei vaizdo ar garso dokumentuose užfiksuotas
vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data. Jei bylą sudaro vienas dokumentas (pvz.,
dokumentų registras) ar kelerių metų tęstiniai dokumentai (pvz., bylų sąrašai), bylos data yra
metai.
Trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų
dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) chronologinės ribos yra bylos
sudarymo ir užbaigimo metai.
Išskyrus
valstybės
archyvams
perduodamus el.
dokumentus
91
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų tvarkymas sudarius bylų
dokumentacijos planą Popierinių dokumentų bylos sudaromos ir tvarkomos pagal šiuos reikalavimus:
Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant aplankų, kuriuose saugomi analoginiai dokumentai.
Nuolat saugomose susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Šis reikalavimas nėra taikomas, jei iniciatyvinis ir atsakomasis dokumentai yra skirtingų formų.
Nuolat ar ilgai saugomų bylų lapai (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojami šių Taisyklių 6 priede nustatyta tvarka.
Trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) numeruojamos ir bylos baigiamasis įrašas rašomas tik tais atvejais, kai teisės aktų nustatyta tvarka bylos laikinai perduodamos naudotis kitoms įstaigoms.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai atlikti arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai (dokumento pavadinimas, registracijos data arba dokumento gavimo data, registracijos numeris) ir nurodoma dokumento vieta byloje (lapų numeris (-iai).
Nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių laikiklių, išėmus iš bylų žymeklius ir dokumento lapams susegti naudojamas priemones.
Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodomas bylos lapų skaičius ir jų ypatumai.
Išskyrus
valstybės
archyvams
perduodamus
el. dokumentus
92
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų tvarkymas sudarius bylų
dokumentacijos planą
Vienarūšė byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir papildyta naujais
dokumentais, gali būti tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai (jų
numeracija tęsiama iš eilės), rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas,
patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas
bylos pradžioje, baigiamasis įrašas – gale. Buvęs antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas
byloje paliekami, jų lapai nenumeruojami.
Trumpai ar ilgai saugomos bylos (jei yra priimtas vadovo sprendimas ilgai saugomų
dokumentų neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą) antraštinio lapo galima nerašyti, jei
bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko.
Jei dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami ne daugiau kaip dvejų
kalendorinių metų dokumentai. Sutvarkyta nuolat saugoma byla turi būti sudaryta ne
daugiau kaip iš 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas.
Išskyrus
valstybės
archyvams
perduodamus
el.
dokumentus
Taip pat ir ilgai saugoma byla, jei
buvo priimtas vadovo sprendimas
tvarkytiilgai saugomas bylas93
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų tvarkymas sudarius funkcijų
dokumentacijos planą
Įstaigos naudojamoje IS turi būti numatyta galimybė identifikuoti dokumentus, su
kuriais susiję procesai, užduotys ar veiksmai yra užbaigti konkrečiais kalendoriniais
metais.
Patikrinamas dokumentų priskyrimas pagal įstaigos vykdomas funkcijas ir subfunkcijas
išskirtiems procesams, įsitikinant, kad dokumentai priskirti teisingai. Aptikus
priskyrimo klaidų, dokumentai turi būti perskirstyti.
Įstaiga, perduodanti dokumentus valstybės archyvui, turi kaupti įrašų MIME tipo
žymenis ir pateikti informaciją apie tai, kokio MIME tipo žymens ir kiek dokumentų yra
sudariusi.
Tvarkant nuolat (išskyrus analoginius) ar ilgai saugomus el. dokumentus įsitikinama, ar
įstaigoje yra išsaugoti ir prieinami dokumentų autentiškumo ir vientisumo duomenys, ar
sukaupti reikiami dokumentų metaduomenys, ar bus galimybė ir sudarytus dokumentus,
ir jų metaduomenis įrašyti į perduodamų toliau saugoti dokumentų paketą.
Analoginiai dokumentai sutvarkomi Taisyklių 48 (gali kisti numeracija) punkte nustatyta
tvarka.
Numatomas perdavimas
pagal perdavimo aktą94
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
DOKUMENTŲ APSKAITOS TVARKYMAS
Išsiskiria aspektai:
Pasirinkus sudaryti dokumentacijos planą;
Pasirinkus sudaryti funkcijų dokumentacijos planą.
Išsiskiria aspektai:
Tvarkant savo įstaigų dokumentų apskaitą;
Tvarkant iš kitų įstaigų perimtų dokumentų apskaitą.
95
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Įstaigos sutvarkytų dokumentų apskaita pasirinkus
bylų dokumentacijos planą
Sutvarkytų dokumentų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti bylų apyrašai.
Nuolat ar ilgai saugomoms byloms sudaromi atskiri apyrašai (jei yra priimtas
vadovo sprendimas ilgai saugomus dokumentus sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų
dokumentų apskaitą)
Sutvarkytos nuolat ar ilgai saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus
nuo jų užbaigimo, jei teisės aktuose, suderintuose su Lietuvos vyriausiuoju
archyvaru, nenustatyta kitaip.
Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir (ar) formą, bylų apyrašai nustatomi:
vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos veiklos sričių byloms;
atliekant specialiąsias funkcijas sudarytoms byloms;
byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai;
byloms, sudarytoms iš elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų ar įrašų.
Išskyrus
valstybės
archyvams
perduodamus
el.
dokumentus
96
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Įstaigos sutvarkytų dokumentų apskaita pasirinkus
bylų dokumentacijos planą
Bylų apyrašai įrašomi į bylų apyrašų sąrašą. Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno
apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal bylų
grupes ir jų saugojimo laikas (pvz., Veiklos administravimo nuolat saugomų bylų
apyrašas Nr. 4):
Bylos į bylų apyrašus įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kurių kiekvienam
suteikiamas eilės numeris. Kiekvienais metais įrašomų bylų numeracija apyraše tęsiama iš
eilės.
Nurodoma kiekvienos bylos antraštė (jei reikia – ir paantraštė), chronologinės ribos
(data), apimtis (popierinės bylos – lapų skaičius, elektroninės bylos – el. dokumentų
skaičius, įrašų bylos – įrašų skaičius). Jei didžioji dalis byloje esančių dokumentų yra
parengti užsienio kalba, pastabų skiltyje turi būti nurodyta, kokia kalba parengti
dokumentai.
Nurodomas į bylų apyrašą įrašomų ir bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų
skaičius.
97
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Įstaigos sutvarkytų dokumentų apskaita
Bylų apyrašų duomenys teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos
istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Ji teikiama kartu su apyrašais.
Nurodytoji pažyma numatoma ir sudarant funkcijų dokumentacijos planą. Pažyma teikiama
apskaitos dokumentus derinančiai įstaigai, sutvarkius dokumentus.
98
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITA
Įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais atvejais kitų įstaigų, įstaigos
administracinių padalinių ar atsakingų asmenų dokumentai perimami pagal
dokumentų perdavimo aktus:
Kai perimami dokumentai įstaigos viduje sutvarkytų dokumentų apskaitai
tvarkyti, perdavimo akte nurodoma dokumentus perduodantys ir perimantys
asmenys, perduodamų bylų antraštės ir paantraštės (jei yra), jų indeksai pagal
dokumentacijos planą, perduodamų bylų kiekis, kita reikiama informacija. Šis
reikalavimas nėra taikomas, jei informacija apie atsakomybę už
konkrečius dokumentus nurodyta naudojamose IS.
Kai perimami kitos įstaigos dokumentai, perdavimo akte nurodomas
dokumentus perduodančios ir juos perimančios įstaigos pavadinimas,
dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, perduodami dokumentai pagal
jų apskaitos dokumentus, perduodamų dokumentų (bylų) kiekis, bylų
apskaitos dokumentai, pažymos apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų
sutvarkymą. Akte taip pat gali būti nurodytos atsarginės kopijos ir informacijos
paieškos priemonės, jei jos buvo sudarytos ir yra perduodamos.
Aptariamos
apskaitos aspektu,
bylų ar funkcijų
DP
neišskiriami
99
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
PERIMTŲ SAUGOTI DOKUMENTŲ APSKAITA
Perėmus dokumentus (bylas) įsitikinama, ar jie sutvarkyti tinkamai. Tinkamai nesutvarkyti dokumentai (bylos) grąžinami juos perdavusiems asmenims.
Pagal įstaigos naudojamus apskaitos dokumentus nustatoma, ar perduoti visų konkrečių metų tvarkomi dokumentai ar bylos.
Jei nustatoma, kad dokumentų (bylų) trūksta, organizuojama jų paieška, o jų neradus surašomas prarastų dokumentų aktas, kurį tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas. Akte nurodomas prarasto dokumento (apskaitos vieneto ar bylos) pavadinimas, dokumento data ir numeris (apskaitos vieneto numeris ar bylos indeksas), chronologinės ribos (data) ir saugojimo terminas ir prarastų dokumentų (apskaitos vienetų ar bylų) skaičius.
Perimtų saugoti kitų įstaigų apskaitos vienetų (bylų) skaičius ir kiti apskaitos duomenys užfiksuojami perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale.
Perimti saugoti dokumentai apskaitomi fondais. Kiekvienam fondui suteikiamas numeris pagal perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnalą ir nurodomas fondo pavadinimas. Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius.
Fondo pavadinimas yra teisės aktuose įteisintas saugomų dokumentų laikotarpį apimantis vėliausias įstaigos pavadinimas. Greta įstaigos pavadinimo skliausteliuose gali būti rašomas ir įteisintas įstaigos sutrumpintas pavadinimas.
Fondui sudaroma fondo administravimo byla, kurioje kaupiami dokumentų perdavimo, naikinimo, būklės ir kiekio patikrinimo aktai ir kiti su fondo apskaita ir jos pakeitimais susiję dokumentai.
100
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Perimtų saugoti dokumentų apskaita
Apskaitos pakeitimai fiksuojami:
atlikus apskaitos vienetų (bylų) kiekio patikrinimą;
teisės aktų nustatyta tvarka perdavus dokumentus kitai įstaigai;
sunaikinus dokumentus, kurių nustatytas saugojimo terminas pasibaigė.
Kai visi fondui priklausantys apskaitos vienetai (bylos) sunaikinami arba teisės aktų
nustatyta tvarka perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas. Fondo
dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami ir fondo apskaitos dokumentai,
taip pat gali būti perduotos kitos informacijos paieškos priemonės ir dokumentų
atsarginės kopijos.
Išbraukiant fondą iš apskaitos, apie tai pažymima perimtų saugoti dokumentų apskaitos
žurnale. Iš apskaitos išbraukto fondo numeris kitam fondui nesuteikiamas.
Dokumentai saugomi Dokumentų saugojimo taisyklėse nustatyta tvarka.101
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Dokumentų saugojimo aspektai
Išlieka poreikis peržiūrėti teisinį reguliavimą, kad įstaigos likvidavimo atveju būtų užtikrintas priėjimas
prie DVS informacijos arba jos perdavimas
Išlieka poreikis pakeisti DAĮ, kad IS nuolat saugotini duomenys būtų perduodami į valstybės archyvus.
Dokumentų perdavimo aspektai
Nelieka ribojimo suskaitmenintus dokumentus perduoti/perimti nuolat saugoti
Turi būti modernizuota EAIS integracinė sąsaja, pakeisti perdavimo paketo parengimo reikalavimai
DOKUMENTŲ TVARKYMO REIKALAVIMŲ PASIKEITIMAI
Įstaigos vadovas priima sprendimą dėl ilgai saugomų dokumentų (išskyrus valstybės archyvams
perduodamus elektroninius) tvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą.
Suvienodintas terminas, kada pradedamos tvarkyti užbaigtos bylos (pasibaigus kalendoriniams metams)
Numatoma galimybė saugojimo terminą skaičiuoti ne tik metais (bet ir trumpesniais periodais)
Nelieka prievolės numeruoti ilgai saugomų bylų lapus (jei vadovas priėmė atitinkamą sprendimą)
Nekartojamos DAĮ nuostatos
102
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
III. DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ
VALDYMO AKTUALIJOS
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
3.1. LIETUVOS RESPUBLIKOS DOKUMENTŲ IR
ARCHYVŲ ĮSTATYMO PAKEITIMAI
1 straipsnis. 10 straipsnio pakeitimas
Pakeisti 10 straipsnio 2 dalį ir ją išdėstyti taip:
„2. Valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas privalo:
1) nustatyti institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų registrus ir (ar) nurodyti jos naudojamus registrus, valstybės informacines sistemas ar kitas informacines sistemas, kuriuose registruoti dokumentai nėra registruojami institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentų registruose, ir kitus apskaitos dokumentus;
2) paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus.“
2 straipsnis. 11 straipsnio pakeitimas
Pakeisti 11 straipsnio 2 dalį ir ją išdėstyti taip:
„2. Valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus ir veiklą sudaryti ir gauti dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose arba nurodytuose naudojamuose registruose, valstybės informacinėse sistemose ar kitose informacinėse sistemose, susisteminti pagal institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentacijos planą, sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą.“
Registrus ir IS
pakanka nurodyti
Dokumentacijos
plane
104
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
LIETUVOS RESPUBLIKOS DOKUMENTŲ IR
ARCHYVŲ ĮSTATYMO PAKEITIMAI
3 straipsnis. 12 straipsnio pakeitimas
1. Papildyti 12 straipsnį nauja 3 dalimi:
„3. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės,
valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos,
privatūs juridiniai asmenys popierinius veiklos dokumentus,
išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti
elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu
yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo
tikrumas. Popierinių dokumentų atrankos ir jų išsaugojimo
elektronine forma tvarką nustato Lietuvos vyriausiasis
archyvaras.“
105
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
3.2. Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba parengė ir 2019 m. rugpjūčio 14 d. Teisės aktų
projektų informacinėje sistemoje paskelbė Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymo
projektą, kuriuo tvirtinamas Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma
tvarkos aprašas (registracijos numeris Teisės aktų projektų informacinėje sistemoje Nr.
19-9567).
Teisės akto projektas parengtas atsižvelgus į Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2019
m. sausio 30 d. pasitarimo protokole nurodytą pavedimą – nustatyti popierinių
dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma reikalavimus, tokiu būdu
nesaugant sukurto dokumento originalo bei Lietuvos Respublikos dokumentų ir
archyvų įstatymo pakeitimo įstatymą.
106
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas
(toliau – Tvarkos aprašas) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų,
įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos),
nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau –
organizacijos ar įmonės) trumpai ir ilgai saugomų popierinių veiklos
dokumentų išsaugojimo elektronine forma atrankos, skaitmeninimo,
išsaugojimo ir naikinimo reikalavimus.
107
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Popieriniai dokumentai išsaugojimui elektronine forma atrenkami įvertinus (I):
įstaigos, organizacijos ar įmonės veiklos atskaitingumo reikalavimus (audito ir
priežiūros institucijų originalių popierinių dokumentų pateikimo reikalavimai ir pan.);
sutartinių įsipareigojimų ar kitų teisėtų prievolių vykdymą ir pagrindimo autentiškais
dokumentais poreikį (priimamų veiklos spendimų ir (ar) paslaugų teikimo / neteikimo
apskundimo terminai ir pan.);
galimybes šio Tvarkos aprašo nustatyta tvarka užtikrinti popierinio dokumento
skaitmeninio vaizdo tikrumą ir tokio vaizdo tikrumo patvirtinimą;
galimų išlaidų ir finansinės naudos santykį (dokumentų saugojimo ir (ar) tvarkymo
paslaugų, dokumentams saugoti skirtų patalpų išlaikymo sąnaudų mažėjimas, darbo
užmokesčiui skirtų lėšų sutaupymas ir pan.);
108
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Popieriniai dokumentai išsaugojimui elektronine forma atrenkami įvertinus (II):
laiko, žmogiškųjų išteklių sąnaudas (popierinių dokumentų skaitmeninimas,
skaitmeninių vaizdų aprašymas (jei taikoma), elektroninės formos dokumentų priežiūra
visą jų saugojimo laiką);
šio Tvarkos aprašo nustatyta tvarka pagamintų popierinių dokumentų skaitmeninių
vaizdų (toliau –elektroninės formos dokumentai) išsaugojimo, prieigos prie jų visą
teisės aktuose nustatytą saugojimo laiką užtikrinimo, pasirinktų technologinių
sprendimų įgyvendinimo kaštus;
kitus veiklos poreikius ar galimas sąnaudas (darbuotojų apmokymas, veiklos procesų ar
procedūrų pasikeitimai ir pan.).
109
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Atlikus nurodytą vertinimą, parengiama popierinių dokumentų atrankos išsaugojimui
elektronine forma išvada, kurioje nurodomos popierinių dokumentų apimtys, galimos
rizikos, techniniai popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma sprendimai,
numatomos išlaidos ir finansinė nauda.
Sprendimą dėl popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma (toliau –
sprendimas) priima įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, kuris paskiria už
popierinių dokumentų suskaitmeninimą, popierinių dokumentų originalų sunaikinimą
ar tokių darbų organizavimą atsakingus asmenis.
110
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Sprendimas įforminamas:
įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovo teisės akte ar tvirtinamajame dokumente (akte,
sąraše ar pan.), kuriame nurodomi popieriniai dokumentai (bylos), atrinkti saugoti
elektronine forma, jų chronologinės ribos arba bylos sudarymo metai, nustatytas
saugojimo terminas ir apimtis (bylomis, apskaitos vienetais);
dokumentacijos plano (jei toks sudaromas) pastabų skiltyje, jei planą rengiant iš karto
apsisprendžiama dėl popierinių dokumentų saugojimo elektronine forma.
111
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Sprendimas įforminamas:
Įformintas sprendimas (prieš tai nurodyti įstaigos dokumentai) turi būti suderinti su
valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau
saugoti, arba su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos
įgaliota įstaiga.
Įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovas, priėmęs sprendimą dėl popierinių dokumentų
išsaugojimo elektronine forma, numato konkrečias popierinio dokumento
suskaitmeninimo, tokio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumą užtikrinančias
priemones ir informacines technologijas, kurių pagalba dokumentai bus toliau valdomi ir
išsaugomi.
112
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Popierinius dokumentus skaitmeninant rekomenduojama taikyti šiuos skaitmeninioturinio formatus ir kokybės parametrus: JPG arba TIFF, PDF, ne mažesne kaip 300 dpiraiška ir 24 bitų spalviniu gyliu. Šie reikalavimai taikytini neglaudintoms rinkmenoms.
Popierinius dokumentus skaitmeninant turi būti užtikrinta, kad jų turinys busatpažįstamas ir perskaitomas, aiškiai atvaizduotas parašas (įskaitant pasirašiusiojoasmens pareigų pavadinimą, vardą ir pavardę) ir kiti metaduomenys (sudarytojopavadinimas, dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei yra), gautodokumento nuoroda (jei dokumentas gautas), dokumento pavadinimas ir tekstas,įskaitant ir priedus (jei jų yra). Pagamintas vaizdas turi būti tapatus popieriniamdokumentui.
Suskaitmenintas gali būti atskiras popierinis dokumentas arba tokių dokumentųbyla.
113
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas) Elektroninės formos dokumentai valdomi ir saugomi kaip suskaitmeninti arba
oficialieji elektroniniai dokumentai (jei buvo priimtas sprendimas popierinio
dokumento skaitmeninį vaizdą perkelti į ADOC pakuotę). Toks elektroninės
formos dokumentas įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje valdomas kaip veiklos
dokumentas.
Elektronines formos dokumentai saugomi informacinių technologijų
priemonėmis (dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje),
užtikrinant, kad jie bus išsaugoti likusį teisės aktuose nustatytą laiką.
Elektroninės formos dokumentai saugomi Lietuvos vyriausiojo archyvaro
teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų saugojimą, nustatyta tvarka.
Jei įstaigos, organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu ilgai saugomi
dokumentai turi būti sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą, ilgai
saugomi popieriniai dokumentai įrašomi į bylų apyrašus, kurie derinami (jei
taikoma) teisės aktų nustatyta tvarka.
Jei elektronine forma saugomi dokumentai perduodami tretiesiems asmenims
informacinių technologijų priemonėmis, jie turi būti perduodami kartu su jų
vientisumui užtikrinti naudoto būdo duomenimis.
114
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Jei pasibaigus elektronine forma trumpai ar ilgai saugomų dokumentų saugojimo
terminui priimamas sprendimas juos saugoti ilgiau, tokie dokumentai įrašomi į bylų,
kurių saugojimo terminas pratęstas, sąrašą, kurį tvirtina įstaigos, organizacijos ar
įmonės vadovas.
Pasibaigus elektronine forma saugomų dokumentų saugojimo terminui įstaigoje (ir
nepratęsus saugojimo termino), tokie dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo
aktą Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių ar Nevalstybinių organizacijų,
privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl
Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų dokumentų tvarkymo ir
apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nustatyta tvarka, ir derinami (jei taikoma).
Į dokumentų naikinimo aktus, šiuos suderinus ir patvirtinus pirmiau nurodytųjų
teisės aktų nustatyta tvarka, įrašyti dokumentai sunaikinami taip, kad juose
užfiksuota informacija būtų neatkuriama.115
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine
forma tvarkos aprašas (projektas)
Elektroninės formos dokumentams taikomos bendros įstatymuose ir kituose teisės
aktuose nustatytos dokumentų valdymo, priėjimo prie dokumentų, jų naudojimo
nuostatos.
Įstaigos, organizacijos ir įmonės veiklą likviduojant ar reorganizuojant, elektroninės
formos dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs, perduodami
toliau saugoti Dokumentų ir archyvų įstatymo ir Likviduojamų juridinių asmenų
dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos
aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr.
V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai
patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.
116
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
3.3. KITI RENGIAMI TEISĖS AKTŲ PROJEKTAI
IR GALIMOS JŲ ESMINĖS NUOSTATOS
Nuo 2020 m. sausio 1 d. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės bus pripažintos
netekusiomis galios.
Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigalios Dokumentų saugojimo taisyklių nauja redakcija.
Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigalios Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2017 m. vasario 14 d.
įsakymas Nr. VE-10 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ pakeitimas.
Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigalios Dokumentų perdavimo taisyklių pakeitimas.
Elektroninių dokumentų perdavimo taisyklių pakeitimo projektas bus rengiamas
atsižvelgiant į skaitmeninės kilmės dokumentų perdavimo paketo pertvarkymo aspektus.
117
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
3.4. ĮSTATYMINIO REGLAMENTAVIMO
INICIATYVOS
Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimo projektas, kuriuo
keičiami įstatymo 15 ir 19 straipsniai (įstatymo projektas jau
pateiktas Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai).
Pakeisti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių registrų, VIS
duomenis, turinčius archyvinės reikšmės (istorinių ir kitų
tyrimų tikslais), būtų galima perduoti į valstybės archyvus.
Pakeisti teisinį reguliavimą, valstybės archyvų atliekamus
procesus taip, kad veikiančių registrų, VIS duomenų archyvinę
reikšmę vertintų archyvarai ir priimtų sprendimus dėl jų
saugojimo nuolat.
118
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
Įstatyminio reglamentavimo iniciatyvos
Pakeisti 15 straipsnio 4 dalį ir ją išdėstyti taip:
„4. Perduodami valstybės archyvams valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir
įmonių nuolat saugomi ir ilgai saugomi elektroniniai veiklos dokumentai turi būti
tvarkomi teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Kartu su perduodamais valstybės ar
savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentais gali būti perduotos
informacijos paieškos priemonės ir dokumentų atsarginės kopijos. Dokumentų,
įskaitant ir valstybės dokumentiniam paveldui reikšmingų registrų ir
informacinių sistemų duomenis, perdavimo valstybės archyvams tvarką
nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras.“
119
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė
PRAŠOME KLAUSTI...
120
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba
© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė