dokumentŲ sĄvadas europos socialinio fondo …...finansuoja švietimą ir profesinį mokymą,...
TRANSCRIPT
DOKUMENTŲ SĄVADAS
EUROPOS SOCIALINIO FONDO
PROJEKTŲ VYKDYTOJAMS
2009 m. kovo mėn.
2
TURINYS
1. SĄVOKOS;
2. PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS;
2.1. Bendra informacija;
2.2. Projekto komanda;
2.3. Projekto valdymo grupė;
2.4. Partnerystė projekte;
2.4.1. Partnerystės kūrimo etapai;
2.4.1.1.Pasirengimas partnerystei;
2.4.1.2.Partnerystės formulavimas;
2.4.1.3.Partnerystės įgyvendinimas;
2.4.1.4.Partnerystės vertinimas;
2.5. Formos;
2.5.1.Projekto valdymo grupės posėdţio protokolo pavyzdys;
2.6. Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
3. PROJEKTO RIZIKA
3.1. Projekto rizikos nustatymo metodika;
4. PROJEKTO PIRKIMAI;
4.1. Bendra informacija;
4.1.1.Perkančioji organizacija (PO);
4.1.2.Neperkančioji organizacija (NPO);
4.1.3.Teisės aktai, reglamentuojantys pirkimus;
4.1.3.1. PO pirkimus reglamentuojantys teisės aktai;
4.1.3.1.1. Viešųjų pirkimų įstatymas;
4.1.3.1.2. Poįstatyminiai teisės aktai;
4.1.3.2. NPO pirkimus reglamentuojantys teisės aktai;
4.1.3.2.1. Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos
Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų vykdymo ir prieţiūros
tvarkos aprašas;
4.1.3.3. Pirkimų dokumentų pateikimo Agentūrai tvarkos;
4.1.3.3.1. PO;
4.1.3.3.2. NPO;
4.2. Projekto pirkimų plano (PPP) rengimas;
4.2.1. PO PPP;
4.2.1.1. PPP forma;
4.2.1.2. PPP pildymo instrukcija;
4.2.1.3. Uţpildyto PPP pavyzdys;
4.2.2. NPO PPP;
4.2.2.1. PPP forma;
4.2.2.2. PPP pildymo instrukcija;
4.2.2.3. Uţpildyto PPP pavyzdys;
4.3. Projekto pirkimų vykdymas;
4.3.1. PO pirkimų vykdymas;
4.3.1.1.Viešųjų pirkimų vykdymo atmintinė Europos socialinio fondo projektų vykdytojams (ar
partneriams); 4.3.1.2.Pirkimų vertės skaičiavimas;
4.3.1.2.1. Prekių ir paslaugų viešojo pirkimo vertės nustatymo metodika;
4.3.1.3.Pirkimų vertės;
3
4.3.1.3.1. Tarptautiniai pirkimai;
4.3.1.3.2. Supaprastinti pirkimai;
4.3.1.3.3. Maţos vertės pirkimai;
4.3.1.4.Pirkimų būdai;
4.3.1.5.Formos;
4.3.1.5.1. Standartinių pirkimų dokumentų formos;
4.3.1.5.2. Tipinės dokumentų formos;
4.3.1.6.Viešųjų pirkimų įstatymo taikymo išaiškinimai;
4.3.1.6.1. Lietuvos Aukščiausiojo teismo išaiškinimai;
4.3.1.6.2. Lietuvos Apeliacinio teismo išaiškinimai;
4.3.1.7.Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
4.3.1.7.1. Atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją;
4.3.1.7.2. Rengiant pirkimo sąlygas (pirkimo dokumentaciją);
4.3.1.7.3. Rengiant/sudarant pirkimo sutartį;
4.3.1.7.4. Po pirkimo sutarties sudarymo;
4.3.1.7.5. Pildant tiekėjų apklausos paţymas;
4.3.2. NPO pirkimų vykdymas;
4.3.2.1.Viešųjų pirkimų vykdymo atmintinė Europos socialinio fondo projektų vykdytojams (ar
partneriams); 4.3.2.2.Pirkimų vertės skaičiavimas;
4.3.2.3.Pirkimų vertės;
4.3.2.3.1. Konkursas;
4.3.2.3.2. Apklausa;
4.3.2.4.Pirkimų būdai;
4.3.2.5.Formos;
4.3.2.5.1. Rekomenduojami standartiniai konkurso dokumentai;
4.3.2.5.2. Rekomenduojama standartinė apklausos paţymos forma;
4.3.2.6.Pirkimų tvarkos aprašo taikymo išaiškinimai;
4.3.2.7.Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
4.3.2.7.1. Atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją;
4.3.2.7.2. Rengiant pirkimo sąlygas (pirkimų dokumentaciją);
4.3.2.7.3. Rengiant/sudarant pirkimo sutartį;
4.3.2.7.4. Po pirkimo sutarties sudarymo;
5. MOKĖJIMO PRAŠYMAI;
5.1. Bendra informacija;
5.2. Mokėjimo prašymų įkėlimas į Duomenų mainų sistemą;
5.3. Tinkamos finansuoti lėšos ir išlaidas pateisinantys dokumentai;
5.4. Mokėjimo prašymų tipai;
5.4.1. Avansinis mokėjimo prašymas;
5.4.2. Tarpinis mokėjimo prašymas;
5.4.3. Galutinis mokėjimo prašymas.
5.5. Mokėjimo prašymams taikomi apmokėjimo būdai;
5.5.1. Išlaidų kompensavimas;
5.5.2. Sąskaitų apmokėjimas;
5.6. Formos;
5.6.1. Avansinio mokėjimo prašymo forma;
5.6.2. Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija.
5.6.3. Iš dalies uţpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys.
5.7. Naudingos nuorodos;
4
5.7.1. Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties Europos socialinio fondo finansavimo
reikalavimams;
5.7.2. 2007 m. spalio 31 d. LR Vyriausybės nutarimas Nr. 1179 „Dėl vykdomų pagal Lietuvos
2007-2013 metų Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir ją
įgyvendinančias veiksmų programas projektų išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties
taisyklių patvirtinimo“;
5.7.3. 2007 m. gruodţio 19 d. LR Vyriausybės nutarimas Nr. 1443 „Dėl projektų administravimo
ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“;
5.7.4. 2008 m. kovo 27 d. LR Finansų ministro įsakymas Nr. 1K-112 „Dėl netiesioginių projekto
išlaidų nustatymo ir apmokėjimo naudojant vienodo dydţio normą taisyklių patvirtinimo“;
5.8. Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
6. PROJEKTO ATASKAITOS;
6.1. Bendra informacija;
6.2. Ataskaitų tipai;
6.2.1. Tarpinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita
apie projekto dalyvius;
6.2.2. Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita;
6.2.3. Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelė;
6.2.4. Ataskaita po projekto uţbaigimo;
6.3. Ataskaitų pateikimo terminai;
6.4. Formos;
6.4.1. Tarpinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita
apie projekto dalyvius;
6.4.2. Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto dalyvių apklausos forma;
6.4.3. Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita;
6.4.4. Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos priedas;
6.4.5. Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelė;
6.4.6. Ataskaita po projekto uţbaigimo;
6.5. Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
7. PROJEKTO SUTARTIES KEITIMAI;
7.1. Bendra informacija;
7.2. Keitimų tipai;
7.2.1. Sutarties pakeitimas informuojant raštu;
7.2.2. Sutarties keitimas, pasirašant papildomą dvišalį susitarimą;
7.2.2.1.Sutarties keitimo procedūra, pasirašant papildomą dvišalį susitarimą;
7.2.3. Sutarties keitimas, pasirašant trišalį susitarimą;
7.2.3.1.Sutarties keitimo procedūra, pasirašant papildomą trišalį susitarimą;
7.3. Formos;
7.3.1. Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys;
7.4. Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
8. PROJEKTO PATIKROS VIETOJE;
8.1. Bendra informacija;
8.2. Patikros vietoje;
8.2.1. Informavimas apie patikros vietoje atlikimą;
8.2.2. Patikros vietoje atlikimas;
8.2.3. Patikros vietoje uţbaigimas;
8.3. Formos;
8.4. Daţniausiai pasitaikančios klaidos;
9. PROJEKTO VIEŠINIMAS;
9.1. Formalūs reikalavimai projektų viešinimui;
5
9.2. Viešinimo priemonės;
9.3. Naudingos nuorodos
9.3.1. ES struktūrinės paramos 2007-2013 m. paramos ţenklas;
9.3.2. ES 2007-2013 m. struktūrinės paramos grafinio stiliaus gairės;
9.3.3. Rekomendacijos projekto viešinimui;
10. ES STRUKTŪRINĖS PARAMOS PANAUDOJIMO PAŢEIDIMAI;
10.1. Bendra informacija;
10.2. Paţeidimų tyrimas;
11. PRIEDAI
11.1. Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys;
11.2. Viešinimo ţenklai;
11.3. Projekto valdymo grupės posėdţio protokolo pavyzdys;
11.4. Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto dalyvių apklausos forma;
11.5. Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelė;
11.6. Dalyvių suvestinės forma;
11.7. Renginio dalyvių sąrašo forma (tęstiniai mokymai);
11.8. Vienkartinio mokymo dalyvių sąrašas;
11.9. Renginių, mokymų grafikas;
11.10. Renginio dalyvių sąrašo forma;
6
1. SĄVOKOS
7
Sąvokos
Europos socialinis fondas – remia projektus, sprendţiančius socialines (pirmiausia uţimtumo) problemas ir
finansuoja švietimą ir profesinį mokymą, įsidarbinimo galimybių plėtrą, mokslinius tyrimus ir technologijų
plėtrą, švietimo ir profesinio mokymo sistemų tobulinimą.
Tarpinė institucija – tai institucija, kuri planuoja ir skirsto ES paramą. Ji rengia ir tvirtina priemonių
įgyvendinimo planus, priima sprendimus dėl paramos skyrimo, tvirtina projektų finansavimo sąlygų aprašus,
planuoja valstybės projektus, sudaro ir tvirtina jų sąrašus ir atlieka kitas funkcijas.
Valstybės projektų planavimas – projektų atrankos būdas, kai paramos gavėjų sąrašas sudaromas
vadovaujantis nacionaliniais strateginio planavimo dokumentais.
Regioninis projektų planavimas – projektų atrankos būdas, kai paramos gavėjų sąrašas sudaromas remiantis
regioniniais strateginio planavimo dokumentais.
Projektų konkursas – pagal įgyvendinančiųjų institucijų paskelbtus kvietimus teikti paraiškas gautų projektų
atranka, atliekama vadovaujantis ministerijos ar kitos valstybės institucijos parengtu projektų finansavimo
sąlygų aprašu.
Projekto finansavimo ir administravimo sutartis – ministerijos ir (ar) kitos valstybės institucijos, pagal
kompetenciją atsakingos uţ bendrai finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, ir įgyvendinančiosios
institucijos arba įgyvendinančiosios institucijos, įgaliotos ministerijos ir (ar) kitos valstybės institucijos, pagal
kompetenciją atsakingos uţ bendrai finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, su pareiškėju pasirašomas
susitarimas dėl skiriamų ES fondų ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudţeto lėšų ir jų naudojimo sąlygų.
Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra – vykdo tiesioginį paramos administravimą: skelbia
projektų paraiškų konkursus, teikia informaciją, priţiūri projektų įgyvendinimą, rengia ataskaitas.
Projektas – tai laikina veikla, nukreipta į unikalaus tikslo pasiekimą, turinti savo pradţią ir pabaigą bei
baigtinius išteklius, turintis kiekybiniais ir kokybiniais rodikliais išreikštą tikslą ir laikiną organizacinę
struktūrą.
Projekto vykdytojas – juridinis asmuo, kuris paramos sutarties pagrindu gauna lėšas projektui įgyvendinti, ir
taupiai, sąţiningai bei protingai disponuodamas tomis lėšomis, siekia įvykdyti visas projekto veiklas, nustatyta
tvarka bendradarbiaudamas su projekto įgyvendinimą priţiūrinčiomis institucijomis.
Tiesioginės projekto išlaidos – tiesiogiai projekto veikloms vykdyti būtinos išlaidos, kai tiesioginį projekto
veiklų ir jų išlaidų ryšį įmanoma aiškiai parodyti.
Netiesioginės, arba pridėtinės, projekto išlaidos (toliau vadinama – netiesioginės projekto išlaidos) –
išlaidos, kurios nėra skiriamos tiesiogiai projekto veikloms vykdyti, tačiau yra būtinos ir tiesiogiai susijusios su
tiesioginėmis projekto išlaidomis. ESF projektuose šios išlaidos apmokamos naudojant nustatytą vienodo
dydţio normą.
Kryţminis finansavimas – projektui įgyvendinti būtinų veiklų, patenkančių į Europos regioninės plėtros fondo
finansuojamas sritis, finansavimas ESF lėšomis.
8
Paraiška asignavimų valdytojui – įgyvendinančiosios institucijos pagal Finansų ministerijos patvirtintą formą
parengta ir pateikta ministerijai ar kitai valstybės institucijai, pagal kompetenciją atsakingai uţ bendrai
finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, mokėjimo paraiška išmokėti lėšas projekto vykdytojui.
Vadovaujančioji ir mokėjimo institucija yra LR finansų ministerija, kurios pagrindinis uţdavinys – uţtikrinti
tinkamą ir veiksmingą ES struktūrinių fondų lėšų administravimą bei koordinuoti tarpinių ir įgyvendinančių
institucijų veiksmus.
ES struktūrinės paramos kompiuterinė informacinė valdymo ir prieţiūros sistema (SFMIS2007) –
valstybės informacinė sistema, skirta rinkti ir saugoti duomenis, reikalingus stebėti ir valdyti kiekvieno 2007 –
2013 metų projekto įgyvendinamą pagal veiksmų programą, ES fondų ir nacionalinių projektų lėšų
panaudojimą, taip pat šiai informacijai perduoti Europos Komisijai.
Atgal
9
2. PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS
10
Bendra informacija
Projekto administravimas yra sudėtingas ir daug laiko bei ţmogiškųjų resursų reikalaujantis
procesas.
Projekto administravimas apima:
- Projekto administravimo procedūrinės dalies įgyvendinimą (einamoji projekto prieţiūra, veiklą
patvirtinančios dokumentacijos uţtikrinimas, projekto viešinimo uţtikrinimas, kliento atstovavimas ES
paramos lėšas administruojančioje įstaigoje, sutarties ir jos priedų keitimas ir pan.);
- Projekto finansinį administravimą (išlaidų pagrindimo dokumentų prieţiūra; mokėjimų prašymų ruošimas;
tarpinių ir galutinių ataskaitų rengimas);
- Pirkimų organizavimą bei vykdymą (projekto darbų, paslaugų ir prekių pirkimų organizavimas kaip to
reikalauja ES paramos lėšas administruojančios įstaigos įsakymu patvirtinta Pirkimų tvarka bei LR Viešųjų
pirkimų įstatymas, įskaitant techninių uţduočių, reikalavimų kandidatams ir kitų dokumentų rengimą).
-
Atgal
11
Projekto komanda
Siekiant sėkmingai įgyvendinti numatytus projekto tikslus bei pasiekti laukiamus rezultatus, būtina
suformuluoti profesionalią projekto komandą, turinčią pakankamus laiko resursus, didelę patirtį bei aukštą
kompetenciją, reikalingą numatytoms veikloms organizuoti ir vykdyti.
Pagrindinį projekto administracinį personalą sudaro projekto vadovas ir finansininkas.
Šie asmenys yra atsakingi uţ projekto administravimą visą projekto įgyvendinimo laikotarpį Rekomenduojame, kad projekto administravimo komandą sudarytų nuolatiniai projekto
vykdytojo (arba ir partnerių) darbuotojai, puikiai susipaţinę su projektu.
Projekto vadovas – asmuo, atsakingas uţ bendrąjį projekto veiklų koordinavimą, veiklų
organizavimą ir įgyvendinimą bei rezultatų pasiekimą. Projekto vadovas pasirašo visą korespondenciją,
siunčiamą Agentūrai (išskirus atvejus, kai papildomai reikalaujama projekto vykdytojo organizacijos vadovo ar
jo įgalioto asmens bei finansininko parašų). Jeigu Agentūrai pateiktus dokumentus pasirašo ne projekto
vykdytojo organizacijos vadovas, turi būti pateiktas įgaliojimas asmeniui, kuris dokumentus pasirašė.
Pavyzdţiui, jeigu Agentūrai pateiktus dokumentus pasirašo projekto vadovas, projekto koordinatorius,
direktoriaus pavaduotojas, personalo vedėjas ir pan., tai šiems asmenims turi būti išduotas įgaliojimas
(įgaliojimo dokumentas gali vadintis įvairiai - įgaliojimu, įsakymu, potvarkiu, prokūra ir kt., esmė yra
įgaliojimo turinys - pavedimas atlikti tam tikrus veiksmus projekto vykdytojo organizacijos vardu).
Projekto vadovo funkcijos, uţtikrinančios sėkmingą projekto administravimą:
- formuluoja tikslus ir uţduotis – nustato, ką reikia atlikti (kokybiniu ir kiekybiniu poţiūriu);
- planuoja – numato, kaip atlikti uţduotį ir kaip pasiekti tikslą;
- informuoja – projekto vadovas informuoja komandą apie uţduotį ar tikslą, išsiaiškiną, ar visi teisingai jį
supranta, perduoda komandai kitą su darbu susijusią informaciją;
- organizuoja projekto administravimo komandos ir tiekėjų/vykdytojų darbą;
- nuolatinis komandos narių darbo stebėjimas, kontrolė ir palaikymas;
- įvertina pasiektus veiklos rezultatus, darbo procesą, komandinį darbą bei atskirų darbuotojų įnašą;
- nuolat bendradarbiauja su Agentūra, partneriais, kitomis suinteresuotomis institucijomis, tiksline grupe;
- atsiskaito Agentūrai uţ projekto veiklas, rezultatus, rengia ataskaitas ir kt.;
- tvarko dokumentus susijusius su projekto administravimu.
Projekto finansininkas tvarko projekto finansinę apskaitą, uţtikrina apskaitos duomenų ir
dokumentų atitikimą buhalterinės apskaitos tvarkymo ir kitų teisės aktų reikalavimams, rengia projekto
finansines ataskaitas, mokėjimo prašymus, bendradarbiauja su Agentūra, partneriais ir kitais suinteresuotais
asmenimis.
Atgal
12
Projekto valdymo grupė
Projekto vykdytojų nuoţiūra projekto prieţiūrai ir valdymui gali būti sudaryta Projekto valdymo
grupė, į kurią būtų įtraukti visų suinteresuotų projekto rezultatais šalių (projekto vykdytojo, partnerių, valstybės
ir vietos savivaldos institucijų, socialinių ir ekonominių partnerių, nevyriausybinių organizacijų, tikslinių grupių
ir kt.) atstovai. Projekto valdymo grupei būtų atskaitinga projekto administravimo komanda.
Atkreipiame dėmesį, kad projekto valdymo grupė yra neprivaloma.
Projekto valdymo grupė sprendimus turėtų priimti posėdţiuose balsų dauguma, nustačius
pirmininkavimo Valdymo grupės posėdţiams tvarką. Valdymo grupę turėtų sudaryti nelyginis narių skaičius –
maţiausiai 3 asmenys.
Valdymo grupės nariais negali būti projekto administracinis personalas, nes yra pavaldus ir
atskaitingas Valdymo grupei. Valdymo grupės nariai uţ darbą Valdymo grupėje negali gauti atlyginimo iš
projektui skirtos paramos.
Bendrus sprendimus Valdymo grupė priima posėdţiuose.
Valdymo grupės posėdis yra teisėtas, jeigu jame dalyvauja ne maţiau 2/3 Valdymo grupės narių.
Balsams pasiskirsčius po lygiai, sprendimą lemia Valdymo grupės pirmininko balsas, o jam nedalyvaujant –
Valdymo grupės pirmininko pavaduotojo balsas.
Visi Valdymo grupės posėdţiai turi būti įforminami protokolais. Prie posėdţio protokolo gali būti
pridedami įvairūs priedai, pavyzdţiui, posėdyje nagrinėti ir vertinti dokumentai.
Protokolą pasirašo posėdţio pirmininkas ir protokolą rašęs asmuo (posėdţio sekretorius).
Projekto valdymo grupės funkcijos:
- uţtikrinti sėkmingą ir tinkamą projekto vykdymą;
- nuolat stebėti ir priţiūrėti projekto eigą, priţiūrėti projekto vykdytojo veiklą (kiek tai susiję su projekto
vykdymu);
- vertinti projekto rezultatus ir skatinti jų sklaidą;
- vertinti lėšų panaudojimo tikslingumą;
- vertinti ir tvirtinti projekto tarpines ir galutinę ataskaitas;
- kontroliuoti projektą administruojantį ir vykdantįjį personalą;
- uţkirsti kelią galimiems paramos sutarties paţeidimams, nukrypimams nuo projekto rezultatų ir tikslų;
- vertinti ir tvirtinti esminius paramos sutarties keitimus, jei tokia funkcija numatyta Valdymo grupės
nuostatuose.
Projekto valdymo grupės posėdţio protokolo pavyzdys
Atgal
13
Partnerystė projekte
Partnerystė yra procesas, kuriame dalyvauja labai įvairūs, tam pačiam ar skirtingiems sektoriams
priklausantys veikėjai, bendru susitarimu susijungę apibrėţtam tikslui įgyvendinti. Kitaip tariant, partnerystė –
tai bendradarbiavimo santykiai tarp ţmonių ar grupių, kurie sutinka pasidalyti atsakomybe siekiant konkretaus
tikslo.
Kokia gali būti partnerystės nauda Jūsų projektui:
didesnis informacijos ir išteklių prieinamumas, pvz., partneris turi specifinių, projektui reikalingų ţinių
ir gali jas perteikti;
suteikiama didesnė nauda projektui, pvz., partneris yra NVO, kuri yra savo kuruojamos (ir projekto
temos) srities lyderė;
projektas teikia naudą didesniam naudos gavėjų skaičiui ir uţtikrina platesnę projekto rezultatų
sklaidą, t.y. keliese yra lengviau spręsti problemas, be to, parteriai turi skirtingos patirties, kuri gali būti
naudinga sprendţiant problemas;
gerosios praktikos dalijimasis ir administracinių gebėjimų ugdymas, t.y. partneriai keičiasi savo
patirtimi tarpusavyje.
Tačiau labai svarbu įvertinti partnerystės koordinavimo sudėtingumą ir atsakomybių
pasiskirstymą. Tam, kad iškiltų kuo maţiau nesklandumų, reikia partnerystei pasiruošti.
Atgal
14
Partnerystės kūrimo etapai.
Pirmieji du etapai tai: pasirengimas partnerystei ir partnerystės formulavimas, turėtų būti
įgyvendinami prieš pasirašant administravimo ir finansavimo sutartį, todėl aptarsime tik jų svarbiausius
aspektus.
Atgal
Pasirengimas
partnerystei
Partnerystės
įgyvendinimas
Partnerystės
vertinimas
Partnerystės
formulavimas
15
Pasirengimas partnerystei
Pasirengimo partnerystei etapo tikslas – atlikti parengiamuosius darbus, siekiant sukurti efektyvią
partnerystę. Šiame etape reikia:
Kruopšti partnerių atranka yra svarbi siekiant:
sukurti tinkamą, reikšmingą partnerystę, kuri realiai prisidėtų prie projekto rezultatų pasiekimo;
sukurti efektyvaus darbo santykius, kad nebūtų problemų dėl bendravimo;
minimizuoti riziką, pvz., kad partneris projekto vidury neatsisakytų dalyvauti projekte ir vykdyti veiklas;
uţtikrinti, kad veiklos būtų tinkamai vykdomos, t.y. kad partneriai būtų sąţiningi ir tinkamai vykdytų
projekto veiklas.
Atsirinkę netinkamus partnerius, galite susidurti su tokiomis problemomis, kaip partnerių
nedalyvavimas veiklose, partnerių atsakomybės jausmo stoka ir pan.
Rekomendacijos, kaip sėkmingai įveikti Pasirengimo partnerystei etapą:
nustatykite institucijas ir asmenis, kurie jums yra reikalingi;
ieškokite partnerių, kurie gali ir nori prisiimti įsipareigojimus ilgam laikui;
uţmegzkite ryšius ne tik su institucijomis, bet ir su jose dirbančiais asmenimis;
išlaikykite tinkamą pusiausvyrą pasirinkdami partnerius pagal jų veiklos sritį, specializaciją;
pasirenkant partnerius reikia apgalvoti, ar partneris bus reikalingas viso projekto metu, ar tik konkrečiai
veiklai. Nes jei tik veiklai, tada gal geriau numatyti paslaugų pirkimą;
atminkite, kad partnerių gausa nesąlygoja tinkamo projekto įgyvendinimo. Daţniausiai geriau maţiau
partnerių, bet gebančių prisiimti įsipareigojimus.
Atgal
Nuspręsti, kokiai priemonei ir veiklų sričiai pagal veiksmų programą teiksite projektą.
Nusprendus, kokiai priemonei teikiamas projektas, bus aišku, kokios srities partnerių
jums reikia.
Atlikti buvusios, esamos partnerystės privalumų ir trūkumų analizę.
Išanalizavus ir įvertinus darbo su partneriais patirtį gali, pvz., paaiškėti trūkumas, kad
partneris nebuvo numatęs asmens, kuris galėtų priimti sprendimą.
Apsibrėţti partnerystės tikslą, pvz., kad partnerystė reikalinga dėl platesnės sklaidos,
arba dėl projekto rezultatų lobizmo, arba dėl didesnio naudos gavėjų rato.
Identifikuoti ir surasti potencialius tinkamus partnerius.
16
Partnerystės formulavimas
Partnerystės formulavimo etapo tikslas – pasirašyti tinkamą ir visoms pusėms priimtiną
Partnerystės sutartį. Šiame etape kartu su partneriais reikia:
Atkreipiame dėmesį, kad partnerystės sutartis yra viso būsimo bendro darbo teisinis pagrindas.
Partnerystės sutartimi projekto vykdytojas ir projekto partneris (-iai), jungdami savo turtą, darbą ar ţinias,
įsipareigoja bendrai veikti, siekdami įgyvendinti projektą.
Sutarties turinys yra sprendimų ir susitarimų, kuriuos pasiekė partneriai, įforminimas. Jis yra
naudingas dėl dviejų prieţasčių:
rašytinis dokumentas labiau įpareigoja. Neteisingai sudaryta sutartis gali turėti neigiamų pasekmių, pvz.,
partneris pasitraukia iš partnerystės padaręs materialinių nuostolių, o sutartyje nėra numatyta, kaip
atlyginama ţala.
tarp šalių kilus nesusipratimams, sutartis gali būti vienintelis teisinis dokumentas.
Partnerystės (dar kitaip vadinama Jungtinės veiklos) sutartis privalo atitikti Lietuvos
Respublikos Civilinį kodeksą (LR CK 6 knyga, 6.969 str.- 6.982 str.). Rekomenduojama, kad sutartyje būtų nurodyta:
sutarties numeris ir pavadinimas, sudarymo data ir vieta;
sutarties šalys (pareiškėjas ir projekto partneris arba partneriai – įstaigos ar institucijos ir jų rekvizitai) ir
joms atstovausiantys ar jų įgalioti asmenys;
sutarties tikslas;
dalyvių įnašai į projektą;
kaip bus vykdomos atskiros projekto veiklos kryptys ir kas jas vykdys;
sutarties dalyvių pareigų atlikimo ir projekto valdymo bei prieţiūros principai, asmenys, organizuosiantys
bei atsakysiantys uţ atskiras projekto veiklos sritis, jų kompetencija;
mokėjimų, tarpusavio atsiskaitymo, išlaidų, nuostolių ir dėl sutarties vykdymo arba nevykdymo
atsiradusios ţalos atlyginimo pasiskirstymo tarp sutarties dalyvių tvarka;
kas bus atsakingas (vardas, pavardė ir pareigos) uţ bendrų partnerių reikalų įgyvendinat projektą
tvarkymą ir koordinavimą;
kas bus atsakingas uţ bendro turto apsaugą, kokios bus partnerių pareigos, susijusios su bendro turto
išlaikymu;
Nustatyti, kaip bus organizuojamas tarpusavio bendradarbiavimas ir uţtikrinamas
įsipareigojimų vykdymas.
Paskirstyti funkcijas, numatyti kas uţ ką bus atsakingas.
Sukurti sprendimų priėmimo tvarką.
Pasirašyti Partnerystės sutartį.
17
kam kokiomis dalimis priklausys galutiniai projekto rezultatai;
kokie kiekvieno partnerio finansiniai įsipareigojimai;
kokia tvarka bus saugomi ir kaupiami visi su projekto įgyvendinimu susiję dokumentai ir partnerių
atsakomybė šioje srityje;
sutarties galiojimo, jos nutraukimo, pakeitimo sąlygos ir tvarka.
Rekomendacijos, kaip sėkmingai įveikti Partnerystės formulavimo etapą:
kartu su partneriais priimkite sprendimą dėl partnerystės tikslų;
aiškiai apibrėţkite vaidmenis ir atsakomybę įgyvendinant partnerystę;
visus susitarimus įforminkite ir sudarykite Partnerystės sutartį;
partnerystės ryšius kurkite pasitikėjimo ir supratimo dvasia;
partnerystė turi būti ne tik formali;
partnerių funkcijos neturėtų dubliuotis.
Atgal
18
Partnerystės įgyvendinimas
Partnerystės įgyvendinimo etapo tikslas – sėkmingai įgyvendinti projektą visiems partneriams
atsakingai vykdant prisiimtus įsipareigojimus.
Šio etapo metu svarbu:
Dabar aptarsime kiekvieną dalį detaliau.
1. Siekiant sėkmingai įgyvendinti projektą, reikalingas komunikacijos planas, kuriame
atsispindėtų, kaip dalijamasi informacija tiek tarp partnerių, tiek su kitomis šalimis. Rengiant komunikacijos
planą reikia:
numatyti komunikacijos „priemones“ (el. paštas, informaciniai leidiniai), atsiţvelgiant į tai, su kuo bus
bendraujama (su partneriais, su projekto tiksline grupe, su kitomis suinteresuotomis organizacijomis);
numatyti, kas su kuo bendraus, kokiomis priemonėmis, kokiu stiliumi, kaip reguliariai ir kokiu tikslu. Pvz.,
projekto administratoriaus formaliai (raštai siunčiami paštu arba pristatomi vietoj) bendraus su
Įgyvendinančia institucija sprendţiant biudţeto keitimo klausimus.
2. Atsiskaitymo tvarka tiek tarp partnerių, tiek su Įgyvendinančia institucija turėtų būti aiški
visiems partneriams. Pradinė informacija apie atsiskaitymus tarp partnerių turėtų būti numatyta Partnerystės
(Jungtinės veiklos) sutartyje, pvz., kada bus kompensuojamos partnerio patirtos tinkamos išlaidos. Išsami
informacija apie atsiskaitymą tarp partnerių turėtų būti nurodyta atskira tvarka, pvz., tai, kas kiek laiko
partneriai pateikia koordinuojančiam partneriui ataskaitas apie vykdomas veiklas, apie įvykdytus mokėjimus,
kokiu formatu pateikiamos ataskaitos ir pan. Išorinius atsiskaitymus Įgyvendinančiai institucijai reglamentuoja
Įgyvendinančios institucijos parengta atsiskaitymo tvarka.
3. Tam, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendinamas, svarbu, jog partneriai aktyviai ir atsakingai
vykdytų savo įsipareigojimus.
Siekiant, kad visi partneriai dalyvautų projekto įgyvendinime ir vykdytų veiklas, uţ kurias yra
atsakingi, reikia:
reguliariai kontaktuoti: kviesti partnerius į konferencijas, seminarus, bendrauti su partneriais telefonu, el.
paštu ir pan.;
nuolat informuoti partnerius apie pasiektus „apčiuopiamus“ rezultatus, kurie įrodo, kad partnerystės dėka
jau kaţkas pasiekta;
grieţtai laikytis veiklų plano;
kurti gerus santykius naudojant neformalias priemones, pvz., bendros vakarienės, vizitai ir kt.;
1. Parengti komunikacijos planą
2. Aprašyti atsiskaitymo tvarką.
3. Uţtikrinti, kad visi partneriai būtų įtraukti į projekto veiklą, patikrinti, ar uţsibrėţti
tikslai vis dar bendri visiems partneriams, ir stebėti, ar uţdaviniai vykdomi taip, kaip
buvo susitarta, ir ar daroma kokia nors paţanga.
19
kuruoti partnerius, kurie neturi dalyvavimo projektuose patirties;
visus partnerius ir jų atliekamas veiklas vertinti nešališkai;
aktyviai skleisti informaciją apie projekto veiklas, pasiektus rezultatus;
priminti partneriams apie įsipareigojimus organizuojant reguliarius susitikimus, kuriuose būtų atsiskaitoma
uţ vykdomas veiklas bei atliekamas funkcijas;
priminti visiems partneriams apie Partnerystės sutartį ir joje numatytus įsipareigojimus;
skatinti tarpusavio pasitikėjimą.
Daţnai konfliktai yra neišvengiami, todėl svarbu jiems pasirengti. Rekomenduojame:
skatinti atviras diskusijas, dialogus;
skirti laiko problemoms spręsti;
būti pasiruošus galimos problemoms ir apgalvoti, kaip būtų galima jas išspręsti;
visiems partneriams suteikti informaciją apie tai, kaip vykdomos veiklos.
Rekomendacijos, kaip sėkmingai įveikti Partnerystės įgyvendinimo etapą:
nuolat tikrinkite partnerių lūkesčius;
kiekvienam partneriui aiškiai ir reguliariai praneškite apie pasiektus projekto rezultatus;
palaikykite išorinius ryšius su institucijomis, įstaigomis ir asmenimis, kurie jums gali padėti platinti ir
integruoti patirtį, įgytą vykdant partnerystę;
gerbkite skirtingus savo partnerių darbo įpročius ir praktikas;
spręskite problemas aiškiai jas nustatę ir įvardiję;
kritiškai ţiūrėkite į savo darbą ir atkreipkite dėmesį į kitų pastabas;
uţtikrinkite demokratinį sprendimų priėmimą;
išklausykite prieš imdamiesi veiksmų ir apgalvokite sprendimą, net jeigu jis turi būti priimtas skubiai;
pasitelkite humorą, kai visos kitos priemonės išbandytos;
išlaikykite abipusę pagarbą, visų pirma suprasdami, kad partnerių darbo tempas yra skirtingas, tačiau
atsiţvelgdami ir į bendrai sutartus terminus;
kartais patikrinkite, ar partnerystės tikslai lieka bendri ir ar visi partneriai dirba kaip viena komanda;
veiksmais įrodykite partnerystės vertę.
Atgal
20
Partnerystės vertinimas
Partnerystės vertinimo etapo metu – įvertinami pasiekti rezultatai, partnerystės efektyvumas.
Rekomendacijos, kaip sėkmingai įveikti šį etapą:
skirkite laiko projekto ir jo vertės aiškinimui institucijoms, kurios gali padėti plačiau pritaikyti projekto
rezultatus;
prisiminkite, kad net jei jūsų projektas kokybiškas, jis bus neabejotinai geresnis, jei jam pritars ir jo
rezultatais naudosis kiti asmenys, nesusiję tiesiogiai su projektu;
su savo projektu nuolat supaţindinkite sprendimus priimančius asmenis, kurie gali ir turi lėšų jūsų darbo
rezultatams populiarinti;
įvertinkite partnerystę siekiant efektyvesnės partnerystės ateityje;
pasinaudokite dabartine partneryste kurdami naujus produktus, siekdami naujų rezultatų.
Atgal
21
3. PROJEKTO RIZIKA
22
Projekto rizikos nustatymo metodika
Kiekvienas projektas vertinamas pagal nustatytus rizikos kriterijus. Kriterijai gali būti vertinami
nuo 1 iki 4 rizikos balų: 4 – didţiausia rizika, 1 – maţiausia rizika.
Įgimtos rizikos kriterijai – vienodo reikšmingumo, o kintančios rizikos kriterijams suteiktas
reikšmingumo laipsnis, kuris nurodo kaip kiekvienas kriterijus įtakoja bendrą projekto riziką.
Projektų riziką sudaro:
Įgimta rizika Kintama rizika
Projekto vykdytojo patirtis
efektyviai administruojant ESF
projektus.
Projekto vertinimo metu
pareiškėjui raštuose pateiktų
pastabų skaičius.
Pareiškėjo partnerių skaičius.
Projekto vertė.
Projekto įgyvendinimo trukmė.
Įgyvendinimo riziką lemiantys
veiksniai
Finansų valdymo riziką
lemiantys veiksniai
Lėšų įsisavinimas.
Neatitikimai viešųjų pirkimų
tikrinimo metu, dėl kurių
nekompensuotos išlaidos.
Išlaidų, pripaţintų netinkamomis
atlikus patikrą vietoje, procentas
nuo bendros projekto vertės.
Jau pripaţintų tinkamomis
išlaidų pakartotinis
deklaravimas.
Netinkamų finansuoti išlaidų
procentas.
Neatitikimai patikrų vietoje
metu.
Ne visų dokumentų pateikimas
kartu su MP.
Dvigubas finansavimas
Dokumentų nepateikimas.
Projekto veiklų įgyvendinimo
vėlavimas.
Klaidingai parengtų projekto
biudţeto keitimų skaičius, kai
buvo teikti patikslinimai raštu ar
el. paštu.
23
Projekto rizikos vertinimas ir valdymas būtinas siekiant efektyvaus projektų įgyvendinimo proceso
uţtikrinimo kontroliuojant rizikos veiksnius veiklų savalaikio įvykdymo ir finansų valdymo srityse.
Priklausomai nuo to, kokią reikšmę įgauna projekto įgyvendinimo ir/arba finansų valdymo rizikos
veiksnys projekto įgyvendinimo etape Agentūra gali imtis prevencinių priemonių:
projekto vykdytojo konsultacijos telefonu;
kvietimas į pokalbį konsultacijoms;
organizuojami individualūs ar mini grupėse mokymai projekto vykdytojams aktualia tema;
apie situaciją projekte informuojamas projekto vykdytojo organizacijos, institucijos vadovas,
organizuojamas susitikimas vadovų lygmenyje;
apie situaciją projekte informuojama Tarpinė institucija ir/arba Vadovaujančioji institucija;
atliekama neplaninė patikra;
atliekamas kryţminis patikrinimas.
Atgal
24
4. PROJEKTO PIRKIMAI
25
Perkančioji organizacija (PO)
Perkančioji organizacija yra:
Valstybės ar savivaldybės valdymo institucija;
1 punkte nurodytų institucijų ir (ar) 4 punkte nurodytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų asociacija;
Viešųjų pirkimų įstatymo 70 straipsnio 1 dalies 2–4 punktuose nurodytos perkančiosios įmonės, veikiančios
vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srityje.
Viešasis ar privatusis juridinis asmuo (išskyrus valstybės ar savivaldybių valdymo institucijas), jeigu visa ar
tam tikra jo veiklos dalis yra skirta specialiai viešiesiems interesams, kurie yra nekomercinio ir
nepramoninio pobūdţio, tenkinti ir atitinka bent vieną iš šių sąlygų:
jo veikla yra daugiau kaip 50 procentų finansuojama iš valstybės ar savivaldybių biudţetų arba
kitų valstybės ar savivaldybių fondų lėšų, arba kitų šioje dalyje nustatytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų
lėšų;
yra kontroliuojamas (valdomas) valstybės ar savivaldybių institucijų arba kitų šioje dalyje
nustatytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų;
turi administraciją, valdymo ar prieţiūros organą, kurio daugiau kaip pusė narių yra skiriami
valstybės ar savivaldybių institucijų arba šioje dalyje nurodytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų.
Atgal
26
Neperkančioji organizacija (NPO)
Juridiniai asmenys, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų
pirkimų įstatymą, įgyvendina arba numato įgyvendinti bendrai finansuojamus iš Europos Sąjungos fondų lėšų
projektus, įgyvendinant Lietuvos 2007–2013 m. Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją
ir veiksmų programas, išskyrus pagal finansų inţinerijos priemones įgyvendinamus projektus.
Atgal
27
Tarptautiniai pirkimai (PO)
Tarptautinio pirkimo vertė klasikinio sektoriaus perkančiosioms organizacijoms:
459 222 Lt (133 000 EUR), kai prekes ar paslaugas, išskyrus nurodytas 4 punkte, perka ar projekto
konkursą vykdo Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintame centrinio
valstybinio administravimo sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąraše nurodytos perkančiosios
organizacijos, o šiame sąraše įrašytoms krašto apsaugos sistemos perkančiosioms organizacijoms ši vertė
taikoma tik perkant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą prekių sąrašą įrašytas prekes;
711 277 Lt (206 000 EUR), kai prekes, neįrašytas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą prekių
sąrašą, perka krašto apsaugos sistemai priklausančios perkančiosios organizacijos, įrašytos į Lietuvos
Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintą centrinio valstybinio administravimo
sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąrašą;
711 277 Lt (206 000 EUR), kai prekes ar paslaugas perka ar projekto konkursą vykdo į Lietuvos
Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintą centrinio valstybinio administravimo
sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąrašą neįrašytos perkančiosios organizacijos;
711 277 Lt (206 000 EUR), kai Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlio A paslaugų sąraše nurodytas 8
kategorijos mokslinio tyrimo ir plėtros paslaugas, taip pat 5 kategorijos telekomunikacijų paslaugas, kurių
CPV kodai atitinka CPC kodus 7524, 7525 ir 7526, bei Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlio B paslaugas
perka ar projekto konkursą vykdo visos perkančiosios organizacijos;
17 781 920 Lt (5 150 000 EUR), kai perkami darbai.
Tarptautinio pirkimo vertė komunalinio sektoriaus perkančiosioms organizacijoms
(vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srityje veikianti perkančioji organizacija):
1 422 554 Lt (412 000 EUR), kai perkamos prekės ar paslaugos arba vykdomas projekto konkursas;
17 781 920 Lt (5 150 000 EUR), kai perkami darbai.
Atgal
28
Supaprastinti pirkimai (PO)
Supaprastinti pirkimai:
kurių vertė yra maţesnė uţ nustatytas tarptautinio pirkimo vertės ribas;
Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlyje nurodytų B paslaugų pirkimai neatsiţvelgiant į pirkimo vertę;
Viešųjų pirkimų įstatymo 9 straipsnio 14 dalyje nurodyti pirkimai.
Atgal
29
Maţos vertės pirkimai (PO)
Maţos vertės pirkimai – pirkimai, kai prekių ar paslaugų pirkimo vertė yra maţesnė kaip 100
tūkst. Lt, o darbų – maţesnė kaip 500 tūkst. Lt (be pridėtinės vertės mokesčio), kuriuos atlieka Viešųjų pirkimų
įstatymo 4 straipsnio 1 dalies 1, 2 ar 3 punktuose nurodyta perkančioji organizacija.
Atgal
30
Pirkimų būdai (PO)
Išskiriami šie prekių, paslaugų ar darbų pirkimo būdai:
atviras konkursas - pirkimo būdas, kai kiekvienas suinteresuotas tiekėjas gali pateikti pasiūlymą.
ribotas konkursas – pirkimo būdas, kai paraiškas dalyvauti konkurse gali pateikti visi norintys konkurse
dalyvauti tiekėjai, o pasiūlymus konkursui – tik perkančiosios organizacijos pakviesti tiekėjai.
konkurencinis dialogas – pirkimo būdas, kai kiekvienas tiekėjas gali pateikti paraišką dalyvauti pirkimo
procedūrose ir perkančioji organizacija veda dialogą su atrinktais kandidatais, norėdama atrinkti vieną ar
keletą tinkamų, jos reikalavimus atitinkančių alternatyvių sprendinių, kurių pagrindu pasirinktus kandidatus
kviečia pateikti pasiūlymus.
skelbiamos/neskelbiamos derybos – pirkimo būdas, kai perkančioji organizacija konsultuojasi su
pasirinktais tiekėjais ir su vienu ar keliais iš jų derasi dėl pirkimo sutarties sąlygų.
Atgal
31
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti
laimėtoją (PO)
Pirkimo komisijos nariai atlieka tik pasiūlymo rengimo ir kvalifikacinių reikalavimų vertinimą ir įsitikina,
ar pasiūlyme pasiūlymo rengimo ir kvalifikaciniai reikalavimai atitinka pirkimo sąlygose (ir skelbime)
nurodytus reikalavimus, tačiau jie taip pat privalo atlikti:
a) pasiūlymo techninį vertinimą, t.y. tiekėjo pasiūlyme paslaugų atitikimo techninei
uţduočiai/specifikacijai. Pirkimo komisija turi įsitikinti, pavyzdţiui, ar pasiūlyme nurodomas
tinkamas mokymo paslaugų valandų skaičius, trukmė, laikotarpis, mokymų temos, paslaugų
teikimo vieta ir pan.;
b) pasiūlymo finansinį vertinimą, t.y. Pirkimo komisija turi įsitikinti, ar tiekėjo kainų lentelėje
nėra aritmetinių klaidų, sumuojant lentelės sudedamąsias dalis; turi įvertinti, ar nurodyta
paslaugų kaina nėra per didelė rinkoje ar nepagrįstai per maţa bei neįsitikina, ar tiekėjo
siūloma kaina neviršija projekto biudţeto.
Pildant pasiūlymo vertinimo lenteles, Pirkimo komisijos narių nebūna uţpildomas pasiūlymų vertinimo
lentelės stulpelis „Sprendimas: priimti/atmesti“;
Pirkimo sąlygose buvo nustatytas reikalavimas, kad tiekėjas turi turėti 5 metų vadovavimo X sričiai patirtį
(ar pan.), tačiau tiekėjas šią patirtį įrodančių dokumentų nepateikė, o Pirkimo komisija nepatikslino ir
neuţklausė tiekėjo raštu, siekdama įsitikinti, kad tiekėjo pasiūlymas atitinka šį reikalavimą;
Rekomenduojama: visais atvejais įsitikinti, ar tiekėjas atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus
kvalifikacijos reikalavimus. Jei tiekėjas nepateikė arba pateikė ne visus ar neišsamius dokumentus,
įrodančius savo kvalifikaciją, rekomenduojame raštu prašyti tiekėją patikslinti kvalifikaciją.
Pirkimo sąlygose nustačius, kad pasiūlymai turi būti pateikiami visam prekių kiekiui ar visai paslaugų
apimčiai, tačiau tiekėjams pasiūlyme nepasiūlius tam tikrų prekių/paslaugų (ar pasiūlius ne visą kiekį),
pasiūlymas pripaţįstamas tinkamu. Toks pasiūlymas turi būti atmetamas.
Atgal
32
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant pirkimo sąlygas (PO)
Pirkimo sąlygose (pagrindinių pirkimo sutarties sąlygų skiltyje ar pirkimo sutarties projekte) ir (ar)
skelbime neįtraukiama galimybė pratęsti pirkimo sutartį (pirkimo sutarties pratęsimą galima nurodyti
kalendorine data iki kada galima būtų sutartį pratęsti, arba tam tikru laikotarpiu pavyzdţiui, „Pirkimo
sutartis, susiklosčius nenumatytoms aplinkybėms, gali būti pratęsta, tačiau ne vėliau kaip iki 2009-12-31“
arba „Pirkimo sutartis gali būti pratęsiama 6 mėnesiams, susiklosčius nenumatytoms aplinkybėms“);
Rekomenduojama: visuomet pirkimo dokumentuose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę.
Rekomenduojama: pirkimo sutarties pratęsimo galimybę apibrėţti mėnesiais (ne kalendorine data) arba tam
tikru įvykiu (pvz. pirkimo sutartis gali būti pratęsta projekto finansavimo ir administravimo sutarties
galiojimo laikotarpiui, jei projekto finansavimo ir administravimo sutartis būtų pratęsta). Numatant pirkimo
sutarties pratęsimo galimybę būtina atsiţvelgti į tai, ar pratęsus pirkimo sutartį ketinama pirkti papildomus
prekių ar paslaugų kiekius. Pvz., pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje numatyta audito paslaugų
pirkimo sutarties pratęsimo galimybė ir atliekamų auditų skaičius – 10 auditų. Partęsus projekto
finansavimo ir administravimo sutartį, atsiranda poreikis pirkti papildomą audito paslaugų kiekį. Šiuo
atveju galima pratęsti pirkimo sutartį, tačiau atliktų auditų skaičius negali keistis. Pirkti papildomą audito
kiekį būtų galima tuo atveju, jei pirkimo dokumentuose būtų nurodyta galimybė pirkti papildomą kiekį
audito paslaugų (pvz. ne daugiau kaip 20 proc. pagrindinės pirkimo sutarties vertės ar pan.) pagal laimėtojo
pasiūlyme nurodytą įkainį. Būtina atkreipti dėmesį į tai, kad pirkimo sutarčių, sudaromų ilgiau kaip 3
metams, terminų nustatymo kriterijus ir atvejus, kuriais gali būti sudaromos tokios sutartys, nustato
Lietuvos Respublikos Vyriausybė.
Kvalifikacijos reikalavimai pirkimo sąlygose neatitinka skelbime nurodytų kvalifikacijos reikalavimų;
Techninėje uţduotyje nurodomi prekių ţenklai/modeliai, pavyzdţiui, „Spausdintuvas Canon“, ar kitaip
tiesiogiai ar netiesiogiai diskriminuojami tiekėjai, pavyzdţiui, perkant IT įrangą, yra nurodomi
procesoriaus taktiniai daţniai, arba nurodant standartą nėra pateikiama nuoroda kartu su ţodţiais „arba
lygiavertis“;
Neįtraukiamas reikalavimas tiekėjui pateikti Tiekėjo sąţiningumo deklaraciją;
Nurodant kvalifikacinį reikalavimą „Vidutinė metinė su pirkimo objektu susijusi apyvarta per pastaruosius
3 metus ne maţiau kaip 1,5 karto didesnė uţ pirkimo objekto vertę“, nenustatoma tiekėjui galimybė atitikti
kriterijų nuo įmonės įsteigimo, jei tiekėjas savo veiklą vykdo trumpiau nei 3 metai; Rekomenduojama: jei
formuluojamas kvalifikacinis reikalavimas susijęs su tiekėjo įmonės apyvarta, numatyti: „Vidutinė metinė
su pirkimo objektu susijusi apyvarta per pastaruosius 3 metus (jei įmonė veikia trumpiau nei 3 metus,
pateikiami duomenys nuo įmonės įregistravimo datos) ne maţiau kaip 1,5 karto didesnė uţ pirkimo objekto
vertę“.
Pasirinkus pasiūlymų vertinimą pagal ekonominio naudingumo kriterijų, pirkimo sąlygose nustatomi
kvalifikaciniai reikalavimai, pavyzdţiui, vidutinė metinė bendroji apyvarta, tiekėjo patirtis (sudarytos
sutartys), kurie turi atitikti tam tikro kriterijaus kritinę reikšmę, pavyzdţiui, ne maţiau kaip 1,5 arba 0,7,
siejant ją su pirkimo objekto verte. Šiuo atveju neįmanoma pirkimą vykdančiam subjektui įvertinti, ar tam
tikras tiekėjas atitinka konkretų kvalifikacijos reikalavimą, nes vokas su kaina būna dar neatplėštas ir
pirmame vokų atplėšimo posėdyje (kai vertinami aukščiau nurodyti kriterijai) kaina dar nėra ţinoma;
Nustatomi neproporcingi perkamam objektui kvalifikacijos reikalavimai dėl ekonominės ir finansinės
būklės ar techninio ir profesinio pajėgumo, pavyzdţiui reikalaujama 3 kartus didesnės nei objekto pirkimo
vertė įmonės vidutinės pastarųjų trejų metų apyvartos;
Pirkimo sąlygose nėra viešinimo ţenklų (ant pirkimo sąlygų titulinio puslapio); Pastaba: Pagal Lietuvos
2007–2013 metų Europos Sąjungos (toliau vadinama – ES) struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir
ţmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programą projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie
projektą priemonėse turi būti naudojamas ES 2007–2013 metų struktūrinės paramos ţenklas.
Pirkimo sąlygose nėra numatyta galimybė keisti pirkimo sutarties kainą dėl pasikeitusių mokesčių;
33
Pirkimo sąlygose prievolių įvykdymo terminai (paslaugų teikimo ar prekių tiekimo ir apmokėjimo uţ
paslaugas ar prekes terminai) neatitinka skelbime nurodyto sutarties trukmės termino, kuris apima
abipusius įsipareigojimus.
Nustatomas reikalavimas, teikiant tam tikras paslaugas, turėti patirties ES projektuose.
Atgal
34
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant/sudarant pirkimo sutartį (PO)
Keičiamas prekių/paslaugų kiekis/apimtis, jų charakteristikos, kainos arba prievolių uţtikrinimo
būdas/dydis;
Pakeičiamas paslaugų teikimo laikotarpis, jei pavyzdţiui, pasiūlymų vertinimo procedūra uţtruko, tokiu
atveju pirkimo sutartyje nurodoma, kad paslaugos turi būti suteiktos pavyzdţiui, iki 2008 m. spalio 30 d.,
nors pirkimo sąlygose ir skelbime buvo nurodyta, kad „Paslaugų teikimo laikotarpis yra iki 2009 m.
rugsėjo 30 d.“; Rekomenduojama nurodyti pirkimo sutarties trukmę mėnesiais, pavyzdţiui, „Sutarties
vykdymo pradţia laikoma sutarties įsigaliojimo data. Paslaugos turi būti suteiktos per 3 mėnesius nuo
pirkimo sutarties pasirašymo datos. Esant nenumatytoms aplinkybėms pirkimo sutartį galima pratęsti 6
mėnesiams“. Galima nurodyti kalendorinių dienų skaičių, pavyzdţiui, „Paslaugos turi būti suteiktos per 60
dienų nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos“. Šiuo atveju būtų išvengta situacijos, kai pirkimo sutartis
pasirašius vėliau nei buvo planuota, keičiama pirkimo dokumentuose nurodyta pirkimo sutarties trukmė.
Neįtraukiami prievolių uţtikrinimo būdai, kurie buvo nurodomi pirkimo sąlygose ir skelbime;
Iš esmės keičiamas pirkimo sutarties turinys, nors pirkimo sąlygose buvo įdėtas pirkimo sutarties projektas.
Atgal
35
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, po pirkimo sutarties sudarymo (PO)
Tęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/prievolių įvykdymo terminai, nors tokia pratęsimo galimybė nei
skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta;
Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/paslaugų kiekio, nors papildomai pirkti nebuvo
galima;
Įsigyjamos ne tos prekės ar paslaugos, dėl kurių vykdė pirkimo procedūras ir sudarė pirkimo sutartį.
Rekomenduojama:
a) ketinant pirkti papildomai pagal tą pačią pirkimo sutartį, būtina pirkimo sąlygose numatyti
pirkimo sutarties pratęsimo galimybę, tikslų papildomų prekių/paslaugų kiekį bei nurodyti ne
tik bendrą pirkimo kainą, tačiau ir įkainį;
b) atkreipiamas dėmesys, kad perkant pagal tą pačią pirkimo sutartį negali būti keičiamas pirkimo
objektas, pirkimo kaina ir kitos sąlygos, dėl kurių keitimo nebuvo nurodyta pirkimo sąlygose.
Pirkimo sutarties galiojimo laikotarpiu keičiamos pirkimo sutarties sąlygos.
Atgal
36
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, pildant tiekėjų apklausos paţymas (PO)
Netinkamai uţpildyta tiekėjų apklausos paţyma:
Nepilnai/neišsamiai nurodomas pirkimo objektas, pavyzdţiui, „Perkamas objektas: Mokymo paslaugos“;
Rekomenduojama nurodyti išsamiai: mokymų temos (pvz. „Perkamas objektas: Vadybos krypties mokymo
paslaugos: Komandinio darbo įgūdţių stiprinimo mokymo kursai; Vadovaujančiojo personalo
kompetencijų stiprinimo mokymo kursai; Pardavimo bei klientų aptarnavimo kompetencijų stiprinimo
kursai“), turinys, apimtis, sudėtingumo lygis (pradedančiųjų, paţengusių ir pan., dalyvių skaičius, grupių
dydis, patalpų (įrangos) nuoma, maitinimas, apgyvendinimas, dalomoji medţiaga, paţymėjimų išdavimas,
kitos priemonės, vertimas (sinchroninis), transportas.
Paţymoje nepaţymima, ar apklausa atliekama raštu, ar ţodţiu;
Paţymoje nurodytos tiekėjų kainos neatitinka pasiūlyme nurodytas kainas ir/ar nenurodoma, ar bendra
pasiūlymo kaina Lt su PVM ar be, pavyzdţiui, jei tiekėjo X pasiūlyme buvo nurodyta kaina 15 000 Lt su
PVM, paţymoje nurodoma: „Tiekėjo X pasiūlymo kaina: 15 000 Lt“;
Paţymoje nenurodomas laimėtojas;
Paţymoje nesutampa nurodytas ir pasiūlymus pateikusių tiekėjų sąrašas;
Paţymą pasirašo įgaliojimų neturintys asmenys;
Paţymoje nenurodomas apklausos vykdymo pagrindas, ypač atvejai, kai yra apklausiami maţiau nei trys
tiekėjai.
Atgal
37
Pirkimų vertės skaičiavimas (NPO)
Numatomo prekių ar paslaugų pirkimo vertė nustatoma atsiţvelgiant į numatomų sudaryti projekte
to paties tipo prekių, paslaugų pirkimo sutarčių numatomą vertę be pridėtinės vertės mokesčio pagal projekto
biudţetą, nepaisant to, kas vykdo pirkimus – projekto vykdytojas ar partneris. Pirkimo vertė nustatoma pirkimo
pradţioje.
To paties tipo prekių pirkimo sutartimis yra sutartys, kurios sudarytos dėl tos pačios rūšies prekių.
Tos pačios rūšies prekėmis laikomos prekės, kurios priklauso tai pačiai prekių grupei pagal Bendrojo viešųjų
pirkimų ţodyno, patvirtinto 2002 m. lapkričio 5 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr.
2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų ţodyno (BVPŢ) (OL 2002 L 340, p. 1-562), skaitmeninio kodo pirmus
tris skaitmenis.
To paties tipo paslaugų pirkimo sutartimis yra sutartys, kurios sudarytos dėl tos pačios kategorijos
paslaugų, arba sutartys, kurių sudarymu yra arba gali būti suinteresuotas tas pats tiekėjas. Perkamų paslaugų
kategorijos suprantamos taip, kaip jos yra nustatytos Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo 2
priedėlyje.
Jeigu perkamos prekės ir paslaugos, numatomo pirkimo vertė yra prekių ir paslaugų verčių suma
nepriklausomai nuo to, kokią pirkimo dalį jos sudaro. Į vertės apskaičiavimą taip pat įeina prekių išdėstymo ir
įrengimo vertė.
Jeigu prekių ar paslaugų pirkimas įgyvendinant projektą atliekamas vieną kartą, šio pirkimo vertė
yra numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė, jei keletą kartų – pirkimo vertė yra numatoma bendra visų
panašių pirkimo sutarčių, sudaromų projektui įgyvendinti, vertė.
Darbų pirkimo vertė nustatoma atsiţvelgiant į visų dėl to paties objekto sudaromų darbų pirkimo
sutarčių verčių sumą, įskaitant ir numatomo projektavimo (tuo atveju, kai kartu perkamas darbų atlikimas ir
projektavimas), ir kitų darbų pirkimo sutarčiai atlikti būtinų prekių ir paslaugų numatomas vertes.
Projekto vykdytojas ir (arba) partneris, vykdydamas konkrečių prekių, paslaugų arba darbų
pirkimus, turi teisę skaidyti pirkimo vertę į dalis, taip pat pirkimo vertė gali būti skaidoma skaidant į dalis
projekto vykdytojo ir partnerio (-ių) vykdomus pirkimus tik tuo atveju, jei visoms išskaidytoms pirkimo dalims
bus taikomas pirkimo būdas, pagal tvarkos aprašo 6 – 11 punktų nuostatas taikytinas visai pirkimo vertei.
Vadovaujantis Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatomis, neperkančioji organizacija savo vykdomo
pirkimo vertę apskaičiuoja kaip projekto biudţete nurodytų panašių prekių, paslaugų ar darbų suminę vertę,
neatsiţvelgiant į tai, kad dalį pirkimų vykdys projekto partneris (-iai), kuris (-ie) yra perkančioji (-osios)
organizacija (-os).
Atgal
38
Konkursas (NPO)
Konkurso organizavimas yra privalomas, kai numatomo pirkimo vertė be pridėtinės vertės
mokesčio yra didesnė nei 500 000 Lt perkant prekes ar paslaugas ir didesnė nei 5 000 000 Lt, kai perkami
darbai. Visais atvejais projekto vykdytojas ir (arba) partneris gali pasirinkti vykdyti pirkimą konkurso būdu.
Apklausa (NPO)
Kai numatomo pirkimo vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra ne didesnė nei 500 000 Lt perkant
prekes ar paslaugas ir ne didesnė nei 5 000 000 Lt, kai perkami darbai, pirkimas gali būti vykdomas apklausos
būdu.
Konkursui neįvykus dėl to, kad nebuvo gauta nė vieno projekto vykdytojo ir (arba) partnerio
nustatytus reikalavimus atitinkančio tiekėjo pasiūlymo, projekto vykdytojas (partneris) turi teisę pakartotinį
pirkimą vykdyti apklausos būdu tvarkos aprašo 16–18 punktuose nustatyta tvarka.
Atgal
39
Pirkimų būdai (NPO)
Išskiriami du pirkimo būdai:
Konkursas – pirkimo būdas, kai pirkimo skelbimas yra publikuojamas nacionaliniame šalies dienraštyje,
leidţiamame ne rečiau kaip 5 kartus per savaitę ir platinamame visoje Lietuvoje, ir kiekvienas
suinteresuotas tiekėjas gali pateikti pasiūlymą.
Apklausa – pirkimo būdas, kai projekto vykdytojas ir (arba) partneris apklausia keletą pasirinktų tiekėjų
dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo, ir (ar) darbų atlikimo pagal projekto vykdytojo ir (arba)
partnerio nustatytas pirkimo sąlygas.
Atgal
40
Pirkimų tvarkos aprašo taikymo išaiškinimai (NPO)
Klausimas: Tvarkos aprašo 2 punkte nurodyta, kad apklausa – pirkimo būdas, kai projekto
vykdytojas ir (arba) partneris apklausia keletą pasirinktų tiekėjų dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo,
ir (ar) darbų atlikimo pagal projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytas pirkimo sąlygas. Kokios pirkimo
sąlygos rengiamos, kai nustatant kainą yra naudojamasi internete ir (ar) reklaminėje medţiagoje paskelbta
informacija?
Atsakymas: Pirkimą vykdantis projekto vykdytojas (partneris) turi parengti ir patvirtinti sąrašą
reikalavimų (pavyzdţiui, techninę specifikaciją ar konkrečius reikalavimus atitinkamai paslaugai), kuriais bus
vadovaujamasis ieškos pirkimo objektų internete ir (ar) reklaminėje medţiagoje. Tokio reikalavimų sąrašo
nesant, nebūtų uţtikrinti Tvarkos aprašo 4 punkte nustatyti pirkimų principai. Projekto vykdytojas (partneris),
atsiţvelgdamas į pirkimo pobūdį, gali nustatyti tik vieną ar keletą būtinų reikalavimų, pavyzdţiui, perkama
nakvynės paslauga 100 asmenų 3 naktims 3* viešbutyje 2009 m. balandţio 1 - 4 d.
Klausimas: Ar vykdant konkursą ar apklausą, tiekėjo pasiūlymas gali būti pateiktas ţodţiu
(Tvarkos aprašo 2 p.)?
Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 2 punkto nuostatomis, tiekėjo pasiūlymas – tiekėjo
raštu pateiktų dokumentų visuma. Raštu – reiškia bet kokią informacijos išraišką ţodţiais arba skaičiais, kurią
galimą perskaityti, atgaminti ir perduoti. Šis terminas apima elektroninėmis priemonėmis perduotą ir saugomą
informaciją. Informacijos išraiška ţodţiais suprantama kaip informacijos raštu pateikimas ţodţiais (t.y. ne
skaičiais ar kita išraiška, pavyzdţiui, vaizdine), o ne kaip pasiūlymas ţodţiu.
Klausimas: Ar visada pirkimo sutartį privaloma sudaryti raštu (Tvarkos aprašo 37 p.)?
Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 37 punkto nuostatomis, pirkimo sutartys privalo būti
sudaromos raštu, išskyrus pirkimus, nustatytus Tvarkos aprašo 38 punkte.
Klausimas: Tvarkos aprašo 21 punkte nustatyta, kad konkursui neįvykus dėl to, kad nebuvo gauta
reikalavimus atitinkančių pasiūlymų, projekto vykdytojas (ar partneris) turi teisę pakartotinai vykdyti pirkimą
apklausos būdu. Ar vykdant pirkimą apklausos būdu gali būti keičiamos pirkimo sąlygos?
Atsakymas: Neįvykus konkursui ir dėl to vykdant pakartotinį pirkimą apklausos būdu, negali būti
keičiamos esminės pirkimo sąlygos: minimalūs techniniai ir (arba) funkciniai perkamų prekių, paslaugų ir
darbų reikalavimai ir (arba) norimo rezultato apibūdinimas bei tiekėjų pasiūlymų vertinimo kriterijai. Kitos
pirkimo sąlygos gali būti keičiamos.
Klausimas: Paaiškinkite, kaip turi būti apskaičiuojamos vidutinės rinkos kainos (Tvarkos aprašo 5
p.)?
Atsakymas: Įgyvendinančiosios institucijos darbuotojui kilus įtarimui, kad pirkimo kainos viršija
rinkos kainas, vidutines rinkos kainas rekomenduojame įvertinti šiais būdais:
- perkant darbus: vadovautis statinio statybos skaičiuojamosiomis kainomis;
- prekėms ar paslaugoms: atlikti (uţsakyti atlikti) rinkos tyrimą dėl panašių prekių ar paslaugų kainų, arba
ekspertinį vertinimą.
Taip pat visais atvejais gali būti:
- palyginamos darbų, prekių ar paslaugų kainos su kitų įgyvendinančiosios institucijos priţiūrimų projektų
analogiškų darbų, prekių ar paslaugų kainomis;
- palyginamos internete skelbiamų analogiškų darbų, prekių ar paslaugų kainos;
- siunčiamos uţklausos teikėjams, prašant pateikti analogiškų techninių charakteristikų pasiūlymą
(pavyzdţiui, įgyvendinančioji institucija gali savarankiškai uţklausti viešbučio, kiek kainuotų salės nuoma
seminarui).
41
Įvertinusi, kad konkretaus pirkimo kainos viršija vidutines rinkos kainas, įgyvendinančioji
institucija turi sudaryti sąlygas projekto vykdytojui (partneriui) pateikti paaiškinimus dėl susidariusio nuokrypio
nuo vidutinių rinkos kainų ir nuspręsti, ar nuokrypio prieţastys objektyvios.
Klausimas: Paaiškinkite, kaip pirkimų vertės skaičiuojamos, kai pirkimus vykdantys projekto
partneriai yra neperkančiosios ir perkančiosios organizacijos (Tvarkos aprašo 10 p.).
Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatomis, neperkančioji organizacija savo
vykdomo pirkimo vertę apskaičiuoja kaip projekto biudţete nurodytų panašių prekių, paslaugų ar darbų suminę
vertę, neatsiţvelgiant į tai, kad dalį pirkimų vykdys projekto partneris (-iai), kuris (-ie) yra perkančioji (-osios)
organizacija (-os). Perkančiosios organizacijos pirkimų vertes skaičiuoja ir pirkimus vykdo vadovaudamosios
Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (Ţin, 1996, Nr. 84-2000; 2006, Nr. 4-102).
Klausimas: Kokie pirkimo dokumentai yra laikomi išsamiais (Tvarkos aprašo 14 p.)?
Atsakymas: Išsamiais pirkimo dokumentais laikomi projekto vykdytojo skelbiami ar tiekėjams
pateikiami dokumentai, papildantys Tvarkos aprašo 14 p. 1 sakinyje nustatytus dokumentus, pavyzdţiui:
- reikalavimai tiekėjų kvalifikacijai ir tiekėjų kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų sąrašas;
- pasiūlymų teikimo reikalavimai;
- pasiūlymų vertinimo sąlygos;
- pirkimo sutarties sąlygos arba projektas;
- pasiūlymo galiojimo uţtikrinimo ir pirkimo sutarties įvykdymo uţtikrinimo reikalavimai, ir pan.
Klausimas: Ar vykdant pirkimą yra privaloma gauti trijų tiekėjų pasiūlymus (Tvarkos aprašo 17
p.)?
Atsakymas: Privaloma, išskyrus Tvarkos aprašo 18 ir 22 punktuose nustatytus atvejus;
Klausimas: Paaiškinkite terminą „didesnio tiekėjų skaičiaus apklausa reikalautų neproporcingai
didelių pastangų, laiko ir (ar) lėšų sąnaudų“ (Tvarkos aprašo 18.2 punktas).
Atsakymas: Maţiau kaip 3 tiekėjai gali būti apklausti, kai didesnio tiekėjų kiekio apklausos
sąnaudos viršytų galimą gauti naudą. Pavyzdţiui, jeigu pirkimą vykdantis projekto vykdytojas (partneris),
atlikęs preliminarią tiekėjų paiešką (pavyzdţiui, pagal „raktinius ţodţius“ internete ar veikiančių įmonių
katalogus), neranda bent trijų Lietuvos Respublikoje veikiančių tiekėjų, galinčių tiekti konkrečias prekes (teikti
specifines paslaugas, atlikti aukštos kvalifikacijos darbus), kuriems galėtų išsiųsti kvietimus. Tris tiekėjų
pasiūlymus galbūt būtų įmanoma gauti išsiuntus kvietimus teikti pasiūlymus uţsienio šalyse veikiantiems
tiekėjams, tačiau tokiu atveju galima pagrįstai teigti, kad tokia apklausa nedideliam pirkimui reikalautų
neproporcingai didelių pastangų, laiko ir (ar lėšų) sąnaudų. Kitas pavyzdys - išsiuntęs kvietimus teikti
pasiūlymus dideliam skaičiui pagal preliminarią paiešką atrinktų potencialių tiekėjų (pavyzdţiui, ne maţiau
kaip 10 potencialių teikėjų, o jeigu preliminarios tiekėjų paieškos metu potencialių tiekėjų rado maţiau –
visiems) projekto vykdytojas (partneris) negauna trijų pasiūlymų.
Įgyvendinančioji institucija įvertinti, ar didesnio tiekėjų skaičiaus apklausa reikalautų
neproporcingai didelių pastangų, laiko ir (ar) lėšų sąnaudų, turėtų atsiţvelgdama į projekto vykdytojo
(partnerio) pateiktą konkretaus pirkimo pagrindimą.
Klausimas: Tvarkos aprašo 22.1 punkte nustatyta, kad neatsiţvelgiant į pirkimo vertę, projekto
vykdytojas ir (arba) partneris turi teisę tiesiogiai kreiptis į vieną tiekėją pateikti prekes, paslaugas ar darbus, kai
dėl meninių ir techninių prieţasčių jas gali teikti (atlikti) tik konkretus tiekėjas. Paaiškinkite terminą „dėl
meninių ir techninių prieţasčių“.
Atsakymas: Pirkimas iš vieno tiekėjo dėl meninių prieţasčių suprantamas kaip būtinybė uţtikrinti
autoriniu, meniniu, stilistiniu ar pan. poţiūriu nedalomą perkamų prekių, paslaugų ar darbų visumą. Pavyzdţiui,
jeigu numatoma išleisti knygą, kuri papildytų anksčiau išleistą knygų seriją, dėl meninių prieţasčių projekto
vykdytojas (partneris) gali nuspręsti kreiptis į tą patį leidėją (maketuotoją, dailininką), kad knygos stilius
42
(meninis apipavidalinimas, popierius, maketavimas, viršelio dizainas, matmenys ir kt.) atitiktų kitų tos serijos
knygų stilių.
Pirkimas iš vieno tiekėjo dėl techninių prieţasčių suprantamas kaip būtinybė uţtikrinti techninį
perkamų prekių, paslaugų ar darbų suderinamumą.
Atkreipiame dėmesį, kad šis terminas vartojamas Viešųjų pirkimų įstatyme ir rekomenduojame
vadovautis šio įstatymo paaiškinimais (komentarais) dėl šio termino.
Įgyvendinančioji institucija įvertinti, ar pirkimas iš vieno tiekėjo dėl meninių ar techninių
prieţasčių pagrįstas, turėtų atsiţvelgdama į projekto vykdytojo (partnerio) pateiktą konkretaus pirkimo
pagrindimą.
Klausimas: Tvarkos aprašo 22.3 punkte nustatyta, kad neatsiţvelgiant į pirkimo vertę, projekto
vykdytojas ir (arba) partneris turi teisę tiesiogiai kreiptis į vieną tiekėją pateikti prekes, paslaugas ar darbus, kai
dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad yra reikalingi papildomi darbai arba paslaugos,
kurie nebuvo įrašyti į sudarytą pirkimo sutartį ir kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo
pradinės pirkimo sutarties, nesukeliant didelių nepatogumų projekto vykdytojui ir (arba) partneriui, arba kai
tokie darbai ar paslaugos, nors ir gali būti atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, yra būtinai reikalingi jai
uţbaigti. Paaiškinkite Tvarkos aprašo 22.3 punkte nurodytus terminus „techniškai ar ekonomiškai negalima
atskirti“ ir „nesukeliant didelių nepatogumų“.
Atsakymas: Atkreipiame dėmesį, kad Tvarkos aprašo 22.3 punkte prekės neminimos.
Įgyvendinančioji institucija, vadovaudamasi protingumo principu, turėtų įvertinti konkretų atvejį, ar perkamas
paslaugas arba darbus techniškai ir ekonomiškai galima atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties nesukeliant
didelių nepatogumų projekto vykdytojui ir (arba) partneriui. Pavyzdţiui, techniškai ir ekonomiškai negalima
atskirti tame pačiame objekte vykdomų papildomų darbų, kuriuos dėl technologinio proceso vientisumo,
tinkamos eksploatacijos, garantinės prieţiūros ir įsipareigojimų, darbų atlikimo būdo, įrangos techninio
suderinamumo ir pan. turėtų atlikti tas pats rangovas, arba dėl to paties dalyko teikiamų papildomų paslaugų,
kurioms būdingas proceso vientisumas, analizės tęstinumas, bendra atsakomybė uţ pagrindinių ir papildomų
paslaugų rezultatus ir (ar) jeigu įsigijus skirtingų techninių specifikacijų paslaugų, projekto vykdytojas
(partneris) negalėtų naudotis anksčiau pirktomis paslaugomis ar patirtų didelių nuostolių. Dideli nepatogumai
projekto vykdytojui (partneriui) gali kilti, jei dėl pirkimo reikėtų ilgam laikotarpiui stabdyti darbų atlikimą ar
paslaugų teikimą ir (arba) dėl to atsirastų nepagrįstai didelių išlaidų.
Klausimas: Ar skaičiuojant pirkimų vertes turi būti sumuojamos pirkimų vertės tiems pirkimams,
kuriems Tvarkos aprašo reikalavimai netaikomi (Tvarkos aprašo 38,1, 38.2, 38.5 ir kituose punktuose
nurodytos išimtys)?
Atsakymas: Ne, išskyrus Tvarkos aprašo 38.1 punktą, kadangi pagal šį punktą nuostata, kad
Tvarkos apraše nustatyti reikalavimai netaikomi, gali būti pritaikoma tik suskaičiavus numatomą pirkimo vertę.
Klausimas: Ar Tvarkos aprašo 38.1 punkte nurodyta išimtis taikoma, kai vienkartinio pirkimo
vertė ar visų panašių pirkimų vertė neviršija 10 000 Lt? Ar į šią sumą įskaičiuojamas pridėtinės vertės
mokestis?
Atsakymas: 38.1 punkto nuostata taikoma kai visų panašių pirkimų, apskaičiuotų vadovaujantis
Tvarkos aprašo 6 punktu, numatoma pirkimo vertė neviršija 10 000 litų be pridėtinės vertės mokesčio.
Klausimas: Ar gali būti tikslinama tiekėjų kvalifikacija (Tvarkos aprašo 14 p.)?
Atsakymas: Taip.
Klausimas: Kada turi būti atmetamas tiekėjo pasiūlymas (Tvarkos aprašo 25.2 p.)?
Atsakymas: Tvarkos aprašo 25.2 nerašoma apie pasiūlymų atmetimą. Tiekėjo pasiūlymas
atmetamas (toliau nevertinamas), jei jis neatitinka projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytų minimalių
reikalavimų. Pirkimo sąlygose pirkimo vykdytojas be Tvarkos aprašo 14 punkte išdėstytų reikalavimų gali
43
nustatyti papildomus reikalavimus, pavyzdţiui, reikalavimas surinkti atitinkamą ekonominio naudingumo balų
skaičių.
Klausimas: Ar kaina yra privalomas ekonominio naudingumo kriterijus (Tvarkos aprašo 25.2
punktas)?
Atsakymas: Taip.
Klausimas: Ar ekonominio naudingumo vertinimo kriterijais gali būti tiekėjo kvalifikaciniai
reikalavimai (Tvarkos aprašo 25.2 p.)?
Atsakymas: Ne, kadangi tiekėjo kvalifikaciniai reikalavimai skirti tik įvertinti konkurso dalyvių
gebėjimą įvykdyti nagrinėjamą sutartį, o ne nustatyti ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą, ko iš esmės
norima. Rekomenduojame susipaţinti su 2008 m. sausio 24 d. Europos teisingumo teismo pirmosios kolegijos
sprendimu byloje C-532/06.
Projekto vykdytojas (partneris) gali vykdyti tiekėjų kvalifikacinę atranką, nustatydamas tiekėjų
kvalifikacinės atrankos kriterijus ir šių kriterijų svarbos koeficientus, ir tik šią atranką praėjusius (surinkusius
pirkimo vykdytojo nustatytą minimalų balų skaičių) tiekėjus kviesti teikti pasiūlymus, tačiau tiekėjų
kvalifikacinė atranka negali būti laikoma ekonominio naudingumo vertinimu ar jo sudėtine dalimi.
Klausimas: Ar projekto vykdytojas ar partneris nurodydamas kvalifikacinius reikalavimus turi
nurodyti, kokie kvalifikaciją įrodantys dokumentai turi būti pateikti (Tvarkos aprašo 14 p.)?
Atsakymas: Taip. Taip pat rekomenduojama nurodyti, kad jeigu tiekėjas negali pateikti nurodytų
dokumentų, nes atitinkamoje šalyje tokie dokumentai neišduodami arba toje šalyje išduodami dokumentai
neapima visų keliamų klausimų, gali būti pateikiama priesaikos deklaracija arba oficiali tiekėjo deklaracija.
Klausimas: Ar Tvarkos aprašo 38.6 punkte nurodytas pirkimo objektų sąrašas, dėl kurių sudarytos
ilgalaikės sutartys, yra baigtinis?
Atsakymas: Šis punktas bus patikslintas šiuo metu rengiamame finansų ministro įsakymo Nr. 1K-
212 pakeitime;
Klausimas: Paaiškinkite, ar projektų vykdytojas (ar partneris) privalo pasitvirtinti pirkimų
taisykles, kuriomis vadovautųsi vykdydamas apklausos ir/ar konkurso pirkimų procedūras?
Atsakymas: Vadovaujantis tvarkos aprašo 24 punktu, tiekėjų pasiūlymams vertinti projekto
vykdytojas (partneris) turi teisę (bet neprivalo) nusistatyti vidaus tvarką. Projektų vykdytojai (partneriai)
pirkimus gali vykdyti vadovaudamiesi tik Tvarkos aprašo nuostatomis.
Klausimas: Paaiškinkite, kokie reikalavimai keliami pagal Tvarkos aprašo 24 punktą sudarytai
Pirkimo komisijai.
Atsakymas: Pirkimo komisija sudaroma projekto vykdytojo (partnerio) vadovo ar jo įgalioto
asmens įsakymu (sprendimu). Pirkimo komisiją turi sudaryti ne maţiau kaip 2 fiziniai asmenys. Visi pirkimo
komisijos nariai turi pasirašyti ant konkurso vertinimo protokolų ir (arba) kitų vertinimo dokumentų, kuriuos
rengia pagal Tvarkos aprašo 31 punkto nuostatas. Projekto vykdytojas (partneris) turi teisę (bet neprivalo)
parengti komisijos darbo tvarką ir (arba) darbo reglamentą.
Atgal
44
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti
laimėtoją (NPO)
Pirkimo komisijos nariai atlieka tik pasiūlymo rengimo ir kvalifikacinių reikalavimų vertinimą ir įsitikina,
ar pasiūlyme pasiūlymo rengimo ir kvalifikaciniai reikalavimai atitinka pirkimo sąlygose (ir skelbime)
nurodytus reikalavimus, tačiau jie taip pat privalo atlikti:
a) pasiūlymo techninį vertinimą, t.y. tiekėjo pasiūlyme paslaugų atitikimo techninei
uţduočiai/specifikacijai. Pirkimo komisija turi įsitikinti, pavyzdţiui, ar pasiūlyme nurodomas
tinkamas mokymo paslaugų valandų skaičius, trukmė, laikotarpis, mokymų temos, paslaugų
teikimo vieta ir pan.;
b) pasiūlymo finansinį vertinimą, t.y. Pirkimo komisija turi įsitikinti, ar tiekėjo kainų lentelėje
nėra aritmetinių klaidų, sumuojant lentelės sudedamąsias dalis; turi įvertinti, ar nurodyta
paslaugų kaina nėra per didelė rinkoje ar nepagrįstai per maţa bei neįsitikina, ar tiekėjo
siūloma kaina neviršija projekto biudţeto.
Pirkimo sąlygose buvo nustatytas reikalavimas, kad tiekėjas turi turėti 5 metų vadovavimo X sričiai patirtį
(ar pan.), tačiau tiekėjas šią patirtį įrodančių dokumentų nepateikė, o Pirkimo komisija nepatikslino ir
neuţklausė tiekėjo raštu, siekdama įsitikinti, kad tiekėjo pasiūlymas atitinka šį reikalavimą;
Rekomenduojama: visais atvejais įsitikinti, ar tiekėjas atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus
kvalifikacijos reikalavimus. Jei tiekėjas nepateikė arba pateikė ne visus ar neišsamius dokumentus,
įrodančius savo kvalifikaciją, rekomenduojame raštu prašyti tiekėją patikslinti kvalifikaciją.
Pirkimo sąlygose nustačius, kad pasiūlymai turi būti pateikiami visam prekių kiekiui ar visai paslaugų
apimčiai, tačiau tiekėjams pasiūlyme nepasiūlius tam tikrų prekių/paslaugų (ar pasiūlius ne visą kiekį),
pasiūlymas pripaţįstamas tinkamu. Toks pasiūlymas turi būti atmetamas.
Atgal
45
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant pirkimo sąlygas (pirkimo dokumentaciją)
(NPO)
Pirkimo sąlygose (pagrindinių pirkimo sutarties sąlygų skiltyje ar pirkimo sutarties projekte) ir (ar)
skelbime neįtraukiama galimybė pratęsti pirkimo sutartį; Rekomenduojama: visuomet pirkimo
dokumentuose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę. Rekomenduojama: pirkimo sutarties
pratęsimo galimybę apibrėţti mėnesiais (ne kalendorine data) arba tam tikru įvykiu (pvz. pirkimo sutartis
gali būti pratęsta projekto finansavimo ir administravimo sutarties galiojimo laikotarpiui, jei projekto
finansavimo ir administravimo sutartis būtų pratęsta). Numatant pirkimo sutarties pratęsimo galimybę
būtina atsiţvelgti į tai, ar pratęsus pirkimo sutartį ketinama pirkti papildomus prekių ar paslaugų kiekius.
Pvz., pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje numatyta audito paslaugų pirkimo sutarties pratęsimo
galimybė ir atliekamų auditų skaičius – 10 auditų. Partęsus projekto finansavimo ir administravimo sutartį,
atsiranda poreikis pirkti papildomą audito paslaugų kiekį. Šiuo atveju galima pratęsti pirkimo sutartį, tačiau
atliktų auditų skaičius negali keistis. Pirkti papildomą audito kiekį būtų galima tuo atveju, jei pirkimo
dokumentuose būtų nurodyta galimybė pirkti papildomą kiekį audito paslaugų (pvz. ne daugiau kaip 20
proc. pagrindinės pirkimo sutarties vertės) pagal laimėtojo pasiūlyme nurodytą įkainį.
Kvalifikacijos reikalavimai pirkimo sąlygose neatitinka skelbime nurodytų kvalifikacinių reikalavimų;
Techninėje uţduotyje nurodomi prekių ţenklai/modeliai, pavyzdţiui, „Spausdintuvas Canon“, ar kitaip
tiesiogiai ar netiesiogiai diskriminuojami tiekėjai, pavyzdţiui, perkant IT įrangą, yra nurodomi
procesoriaus taktiniai daţniai, arba nurodant standartą nėra pateikiama nuoroda kartu su ţodţiais „arba
lygiavertis“;
Nurodant kvalifikacinį reikalavimą „Vidutinė metinė su pirkimo objektu susijusi apyvarta per pastaruosius
3 metus ne maţiau kaip 1,5 karto didesnė uţ pirkimo objekto vertę“, nenustatoma tiekėjui galimybė atitikti
kriterijų nuo įmonės įsteigimo, jei tiekėjas savo veiklą vykdo trumpiau nei 3 metai; Rekomenduojama: jei
formuluojamas kvalifikacinis reikalavimas susijęs su tiekėjo įmonės apyvarta, numatyti: „Vidutinė metinė
su pirkimo objektu susijusi apyvarta per pastaruosius 3 metus (jei įmonė veikia trumpiau nei 3 metus,
pateikiami duomenys nuo įmonės įregistravimo datos) ne maţiau kaip 1,5 karto didesnė uţ pirkimo objekto
vertę“.
Pasirinkus pasiūlymų vertinimą pagal ekonominio naudingumo kriterijų, pirkimo sąlygose nustatomi
kvalifikaciniai reikalavimai, pavyzdţiui, vidutinė metinė bendroji apyvarta, tiekėjo patirtis (sudarytos
sutartys), kurie turi atitikti tam tikro kriterijaus kritinę reikšmę, pavyzdţiui, ne maţiau kaip 1,5 arba 0,7,
siejant ją su pirkimo objekto verte. Šiuo atveju neįmanoma pirkimą vykdančiam subjektui įvertinti, ar tam
tikras tiekėjas atitinka konkretų kvalifikacijos reikalavimą, nes vokas su kaina būna dar neatplėštas ir
pirmame vokų atplėšimo posėdyje (kai vertinami aukščiau nurodyti kriterijai) kaina dar nėra ţinoma;
Nustatomi neproporcingi perkamam objektui kvalifikacijos reikalavimai dėl ekonominės ir finansinės
būklės ar techninio ir profesinio pajėgumo, pavyzdţiui reikalaujama 3 kartus didesnės nei objekto pirkimo
vertė įmonės vidutinės pastarųjų trejų metų apyvartos;
Konkurso pirkimo sąlygose nėra viešinimo ţenklų (ant pirkimo sąlygų titulinio puslapio);
Pirkimo sąlygose nėra numatyta galimybė keisti pirkimo sutarties kainą dėl pasikeitusių mokesčių;
Pirkimo sąlygose prievolių įvykdymo terminai (paslaugų teikimo ar prekių tiekimo ir apmokėjimo uţ
paslaugas ar prekes terminai) neatitinka skelbime nurodyto sutarties trukmės termino, kuris apima
abipusius įsipareigojimus.
Nustatomas reikalavimas, teikiant tam tikras paslaugas, turėti patirties ES projektuose.
Atgal
46
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant/sudarant sutartį (NPO)
Keičiamas prekių/paslaugų kiekis/apimtis, jų charakteristikos, kainos arba prievolių uţtikrinimo
būdas/dydis;
Pakeičiamas paslaugų teikimo laikotarpis, jei pavyzdţiui, pasiūlymų vertinimo procedūra uţtruko, tokiu
atveju pirkimo sutartyje nurodoma, kad paslaugos turi būti suteiktos pavyzdţiui, iki 2008 m. spalio 30 d.,
nors pirkimo sąlygose ir skelbime buvo nurodyta, kad „Paslaugų teikimo laikotarpis yra iki 2008 m.
rugsėjo 30 d.“; Rekomenduojama nurodyti pirkimo sutarties trukmę mėnesiais, pavyzdţiui, „Sutarties
vykdymo pradţia laikoma sutarties įsigaliojimo data. Paslaugos turi būti suteiktos per 3 mėnesius nuo
pirkimo sutarties pasirašymo datos. Esant nenumatytoms aplinkybėms pirkimo sutartį galima pratęsti 6
mėnesiams“. Galima nurodyti kalendorinių dienų skaičių, pavyzdţiui, „Paslaugos turi būti suteiktos per 60
dienų nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos“. Šiuo atveju būtų išvengta situacijos, kai pirkimo sutartis
pasirašius vėliau nei buvo planuota, keičiama pirkimo dokumentuose nurodyta pirkimo sutarties trukmė.
Neįtraukiami prievolių uţtikrinimo būdai, kurie buvo nurodomi pirkimo sąlygose ir skelbime;
Iš esmės keičiamas pirkimo sutarties turinys, nors pirkimo sąlygose buvo įdėtas pirkimo sutarties projektas.
Atgal
47
Daţniausiai pasitaikančios klaidos, po pirkimo sutarties sudarymo (NPO)
Tęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/prievolių įvykdymo terminai, nors tokia pratęsimo galimybė nei
skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta;
Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/paslaugų kiekio, nors papildomai pirkti nebuvo
galima;
Įsigyjamos ne tos prekės ar paslaugos, dėl kurių vykdė pirkimo procedūras ir sudarė pirkimo sutartį.
Pirkimo sutarties galiojimo laikotarpiu keičiamos pirkimo sutarties sąlygos.
Rekomenduojama: Ketinant pirkti papildomai pagal tą pačią pirkimo sutartį, būtina pirkimo
sąlygose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę, tikslų papildomų prekių/paslaugų kiekį bei nurodyti ne
tik bendrą pirkimo kainą, tačiau ir įkainį.
Atkreipiamas dėmesys, kad perkant pagal tą pačią pirkimo sutartį negali būti keičiamas pirkimo
objektas, pirkimo kaina ir kitos sąlygos, dėl kurių keitimo nebuvo nurodyta pirkimo sąlygose.
Atgal
48
5. MOKĖJIMO PRAŠYMAI
49
Mokėjimo prašymų tikrinimas
Mokėjimo prašymas – projekto vykdytojo uţpildytas ir pateiktas įgyvendinančiajai institucijai
Lietuvos Respublikos finansų ministerijos nustatytos formos prašymas projekto išlaidoms apmokėti ir (ar)
kompensuoti. Mokėjimo prašyme projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto įgyvendinimo eigą
(faktinį veiklų vykdymo laikotarpį, fizinių veiklos įgyvendinimo rodiklių ir stebėsenos rodiklių pasiekimą).
Atgal
Projekto vykdytojas rengia mokėjimo prašymą – nustatytos formos dokumentą, su priedais,
pagrindţiančiais projekto, dėl kurio sudaryta sutartis, įgyvendintas veiklas bei patirtas
išlaidas.
Agentūra tikrina mokėjimo prašymą (30 kalendorinių dienų) bei informuoja projekto
vykdytoją apie mokėjimo prašymo tikrinimo rezultatus.
Ministerija, gavusi įgyvendinančiosios institucijos parengtą paraišką asignavimų valdytojui,
kaip pagrindţiamąjį dokumentą atlikti mokėjimą, per 5 darbo dienas parengia ir pateikia
mokėjimo paraišką Valstybės iţdo departamentui, kuris ją apmoka
50
Mokėjimo prašymų įkėlimas į Duomenų mainų svetainę
Projekto vykdytojas pasirašęs projekto finansavimo ir administravimo sutartį su įgyvendinančiąja
institucija įgyja teisę naudotis Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų
svetaine (toliau - DMS). Įgyvendinančioji institucija per 15 darbo dienų perduoda projekto vykdytojo
institucijos (organizacijos) vadovui arba jo įgaliotam asmeniui atspausdintą DMS naudotojo identifikavimo
priemonių lapą uţklijuotame voke.
Projekto vykdytojas privalo pildyti iš dalies uţpildytą elektroninę projekto mokėjimo prašymo
formą, kurią įgyvendinančioji institucija remdamasi konkrečios sutarties duomenimis SFMIS2007 formą
pateikia projekto vykdytojui arba iš dalies uţpildytą mokėjimo prašymo formą projekto vykdytojas parsisiunčia
iš DMS.
Projekto vykdytojas teikdamas mokėjimo prašymą įgyvendinančiajai institucijai privalo DMS
įkelti uţpildytą elektroninę mokėjimo prašymo versiją. Įkeltas mokėjimo prašymas yra automatiškai
patikrinamas, ar jame nėra pildymo ir duomenų klaidų: ar įkeltas mokėjimo prašymas uţpildytas vadovaujantis
Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija, ar teisingai nurodyta informacija apie rangovus, prekių tiekėjus
ir (arba) paslaugų teikėjus ir kiti duomenys. Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų
duomenų mainų svetainės naudojimo instrukcija yra pateikiama: Čia.
Atgal
51
Tinkamos finansuoti išlaidos ir išlaidas pateisinantys dokumentai
Projekto vykdytojo su projektų veiklų įgyvendinimų patirtos išlaidos privalo atitikti visus išlaidų ir
finansavimo reikalavimų atitikties taisyklėse nurodytus reikalavimus, kad jos būtų pripaţintos tinkamomis
finansuoti. Rekomendacijos „Dėl projekto išlaidų atitikties finansavimo reikalavimams“ yra pateikiamos
http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/235.
Projekto vykdytojas mokėjimo prašyme privalo deklaruoti visas patirtas tinkamas finansuoti
išlaidas nuo projekto įgyvendinimo pradţios ir per atsiskaitomąjį laikotarpį. Į vieną mokėjimo prašymą gali būti
įtrauktos projekto išlaidos, kurioms apmokėti taikomi abu numatyti išlaidų apmokėjimo būdai. Kartu su
mokėjimo prašymu projekto vykdytojas pateikia ataskaitinio laikotarpio tiesiogines projekto išlaidas
pateisinančių bei išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas, patvirtintas projekto vykdytojo įgalioto
asmens. Visos tiesioginės projekto išlaidos turi būti pagrįstos išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo ar
lygiavertės įrodomosios vertės dokumentais, turinčiais visus Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos
įstatymo nustatytus apskaitos dokumentų rekvizitus. Kiekviename išlaidas pagrindţiančiame dokumente turi
būti aiškiai identifikuojamas projekto pavadinimas, projekto kodas arba uţdėtas projekto antspaudas. Mokėjimo
prašymuose deklaruojant tinkamas finansuoti išlaidas rekomenduojama naudotis http://www.esparama.lt/2007-
2013/lt/235 pateiktomis pavyzdinėmis dokumentų formomis. Tai leistų greičiau įvertinti mokėjimo
prašymuose deklaruojamas išlaidas.
Netiesioginių išlaidų kompensavimas. Netiesioginės projekto išlaidos apmokamos pagal projekto
vykdytojo įgyvendinančiajai institucijai teikiamus mokėjimo prašymus. Projekto vykdytojas įgyvendinančiajai
institucijai neteikia netiesiogines projekto išlaidas pagrindţiančių ir jų apmokėjimą įrodančių dokumentų
kopijų. Tinkamų finansuoti netiesioginių projekto išlaidų suma apskaičiuojama pripaţintų tinkamų finansuoti
tiesioginių projekto išlaidų sumą, išskyrus kryţminiam finansavimui skirtas lėšas, padauginus iš projektui
taikomos vienodo dydţio normos. Vienodo dydţio norma, kuri taikoma kompensuojant netiesiogines išlaidas,
nurodyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje.
Atgal
52
Avansinis mokėjimo prašymas
Projekto vykdytojas pasirašęs projekto finansavimo ir administravimo sutartį (toliau – Sutartis)
pradeda įgyvendinti projekto veiklas ir gali teikti avansinį mokėjimo prašymą. Šį mokėjimo prašymą gali teikti
tik tie projekto vykdytojai, kurių projekto finansavimo ir administravimo sutartyje yra numatyta tokia galimybė.
Avanso projekto vykdytojui dydį nustato įgyvendinančioji institucija, atsiţvelgdama į avanso mokėjimo
poreikį, laiką ir kitus aspektus. Visais atvejais avansas negali viršyti 30 procentų visos projekto finansavimui
skirtos lėšų sumos . Avansas mokamas remiantis projekto finansavimo ir administravimo sutartyje išdėstytomis
avanso mokėjimo nuostatomis. Kartu su avanso mokėjimo prašymu privatūs juridiniai asmenys turi pateikti
finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją arba laidavimą dėl visos avanso sumos, o viešieji juridiniai
asmenys minėtus dokumentus turi pateikti jeigu avanso suma yra viršija 50.000 litų (ši nuostata netaikoma
biudţetinėms įstaigoms). Projekto vykdytojas uţpildo avansinio mokėjimo prašymo formą ir pateikia ją
įgyvendinančiajai institucijai.
Avansinio mokėjimo prašymo forma.
Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija.
Iš dalies uţpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys.
Atgal
53
Tarpinis mokėjimo prašymas
Projekto vykdytojas įgyvendinamas projektą teikia Įgyvendinančiajai institucijai tarpinius
mokėjimo prašymus mokėjimo prašymų teikimo grafike (toliau – Grafikas) nustatytais terminais, tačiau ne
rečiau kaip kas 3 mėnesiai. Mokėjimo prašymai gali būti teikiami tik tokiu periodiškumu, koks yra numatytas
mokėjimo prašymų teikimo grafike. Projekto įgyvendinimo metu projekto vykdytojas gali prašyti pakeisti
Grafiką, tačiau Įgyvendinančioji institucija, atsiţvelgdama į darbų apimtis ir gaunamų mokėjimo prašymų
srautą, gali nepritarti Grafiko keitimui.
Jei projekto vykdytojas gavo avansą, tai pirmąjį tarpinį mokėjimo prašymą Įgyvendinančiajai
institucijai turi pateikti ne vėliau kaip po 3 mėnesių nuo avanso gavimo dienos. Jeigu per 3 mėnesius nuo
avanso gavimo dienos projekto vykdytojas nepradeda įgyvendinti projekto ir nepatiria išlaidų, praėjus
nurodytiesiems 3 mėnesiams, per 5 darbo dienas jis privalo grąţinti avansą.
Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija.
Iš dalies uţpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys
Atgal
54
Galutinis mokėjimo prašymas
Projekto vykdytojas baigęs įgyvendinti projekto veiklas, ne vėliau, kaip per 30 dienų nuo projekto
veiklų įgyvendinimo pabaigos, turi pateikti galutinį mokėjimo prašymą. Su galutiniu mokėjimo prašymu
deklaruojamos visos per laikotarpį nuo paskutinio mokėjimo prašymo pateikimo dienos patirtos ir apmokėtos
tinkamos finansuoti išlaidos bei pateikiama galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita (pateikiama auditoriaus
išvada (jeigu tai numatyta Sutartyje).
Taip pat su galutiniu mokėjimo prašymu projekto vykdytojas privalo pateikti paţymą apie
projekto sąskaitoje sukauptas palūkanas (jei projekto finansavimo ir administravimo sutartyje numatyta uţ
projektą išmokėti avansą ir (ar) taikyti sąskaitų apmokėjimo būdą). Paţymoje turi būti nurodytas visas projekto
įgyvendinimo laikotarpis ir per tą laikotarpį priskaičiuotų palūkanų suma. Ši nuostata nėra taikoma tiems
projektų vykdytojams, kurių paramos lėšoms atidarytoms banko sąskaitoms taikomos Lietuvos Respublikos
Vyriausybės 1994 m. balandţio 27 d. nutarimo Nr. 320 "Dėl palūkanų uţ Lietuvos valstybės biudţeto įstaigų
sąskaitų einamuosius depozitus bankuose" nuostatos.
Projekto sąskaitoje sukauptų palūkanų dydţiu bus sumaţinta galutiniame mokėjimo prašyme
nurodyta finansuojamų išlaidų suma.
Galutiniame mokėjimo prašyme išlaidas pateisinančių dokumentų data ir išlaidų apmokėjimo data
negali būti vėlesnė nei Sutartyje numatyta projekto įgyvendinimo pabaigos data. Projekto vykdytojui negali
būti išmokėta didesnė finansavimo suma nei numatyta Sutartyje. Jeigu įgyvendinančioji institucija, patikrinusi
galutinį mokėjimo prašymą, nustato, kad projekto vykdytojui buvo išmokėta maţiau lėšų, nei numatyta projekto
finansavimo ir administravimo sutartyje ir pagal patvirtintus tinkamų finansuoti išlaidų pagrindimo ir išlaidų
apmokėjimo įrodymo dokumentus, trūkstamos lėšos jam pervedamos. Jeigu įgyvendinančioji institucija,
patikrinusi galutinį mokėjimo prašymą, nustato, kad išmokėta lėšų suma yra didesnė, nei būtina projektui
įgyvendinti, ji, vadovaudamasi projekto finansavimo ir administravimo sutarties nuostatomis, pareikalauja, kad
projekto vykdytojas grąţintų perviršį
Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija.
Iš dalies uţpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys
Atgal
55
Išlaidų apmokėjimo būdai
Projekto vykdytojui išlaidos gali būti apmokamos dviem būdais: išlaidų kompensavimu ir sąskaitų
apmokėjimo būdu. Konkretus išlaidų kompensavimo būdas projekto vykdytojui numatytas projekto
finansavimo ir administravimo sutartyje.
Išlaidų kompensavimo būdas.
Projekto vykdytojas pradeda įgyvendinti projektą iš nuosavų ir partnerio (-ių) lėšų ir pagal
patvirtintą mokėjimo prašymų teikimo grafiką teikia įgyvendinančiajai institucijai mokėjimo prašymus,
kuriuose deklaruojamos patirtos ir apmokėtas išlaidas. Su mokėjimo prašymo pridedamos visos išlaidas
pagrindţiančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų patvirtintos kopijos. Teikianti mokėjimo prašymą
išlaidų kompensavimo būdu pildoma mokėjimo prašymo dalis, susijusi su išlaidų kompensavimu ( t.y.
mokėjimo prašymo formos 3 MPD. IK lapas).
Sąskaitų apmokėjimo būdas.
Projekto vykdytojas teikdamas mokėjimo prašymus sąskaitos apmokėjimo būdu turi patikrinti
kiekvieną rangovo, paslaugų teikėjo ar prekių tiekėjo pateiktą sąskaitą, jos atitiktį rangos, paslaugų teikimo ar
prekių tiekimo sutarties sąlygoms, patikrinti ir priimti atliktus darbus, suteiktas paslaugas ar patiektas prekes
(išskyrus išankstinio apmokėjimo sąskaitą). Projekto vykdytojas pasirašęs sąskaitas kaip tinkamas apmokėti,
prideda jas kartu su kitais išlaidas pateisinančiais dokumentais prie mokėjimo prašymo. Sąskaitų apmokėjimo
būdu mokėjimo prašymai įgyvendinančiajai institucijai teikiami pagal patvirtintą mokėjimų prašymų teikimo
grafiką. Taikant sąskaitų apmokėjimo būdą, išlaidoms pagrįsti su mokėjimo prašymu neteikiami išlaidų
apmokėjimą įrodantys dokumentai. Projekto vykdytojas privalo ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo lėšų
gavimo į projekto finansavimo ir administravimo sutartyje nurodytą projekto sąskaitą išmokėti gautas lėšas,
nuosavas ir (ar) partnerio (-ių) lėšas (jeigu prie projekto buvo įsipareigota prisidėti nuosavu įnašu) rangovui,
paslaugų teikėjui arba prekių tiekėjui ir pateikti įgyvendinančiajai institucijai pranešimą apie apmokėjimą kartu
su visų išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų patvirtintomis kopijomis. Teikiant mokėjimo prašymą sąskaitų
apmokėjimo būdu, pildoma mokėjimo prašymo dalis, susijusi su sąskaitų apmokėjimu (t.y. mokėjimo prašymo
formos 2 MPD. SA lapas).
Atgal
56
Daţniausiai pasitaikančios klaidos
Išlaidos Daţniausiai pasitaikančios klaidos
1.1. Darbo
uţmokestis
Įsakymą dėl įstaigos vadovo skyrimo dirbti projekte, darbo sutartį pasirašo pats
įstaigos vadovas arba jo paties įgaliotas asmuo. (Vadovaujantis 1995 m.
gruodţio 5 d. LR Biudţetinių įstaigų įstatymo Nr. I-1113 6 straipsniu
"Biudţetinei įstaigai vadovauja vadovas, kurį skiria pareigoms ir atleidţia
iš jų steigėjas, jeigu įstatymai nenustato kitaip", todėl darbo sutartį dėl vadovo
papildomų pareigų/papildomai dirbamo darbo turi pasirašyti pagrindinę darbo
sutartį pasirašę asmenys.);
Nepateikiami vadovo įsakymai dėl darbuotojo skyrimo dirbti projekte;
Įsakymuose nenurodomos dirbančiojo projekte pareigos;
Pateikiamuose dokumentuose nurodomos skirtingos darbuotojo pareigos arba
kiti duomenys.
Darbo sutartyse nenurodomas darbo uţmokesčio dydis;
Darbo sutartyse nenurodoma darbo dienos / savaitės trukmė;
Darbuotojas pradėjo dirbti ankščiau nei faktiškai įsigaliojo darbo sutartis;
Darbuotojų darbo laikas viršija LR Darbo kodekse numatytą maksimalų darbo
dienos laiką;
Nepateikiami darbo laiko apskaitos ţiniaraščiai;
Apskaičiuotas darbo uţmokestis nesilaikant darbo sutartyje numatyto
dienos/valandos įkainio;
Apskaičiuojant darbo uţmokestį neteisingai priskaičiuoti su darbo santykiais
susiję mokesčiai;
Darbo uţmokestis uţ kasmetines atostogas kompensuojamas atţvelgiant į
darbuotojui priklausantį kalendorinį dienų skaičių bei dirbtą laiką projekte;
Nepateikiami arba pateikiami nepatvirtinti banko mokėjimo dokumentai;
Pateikiami bendri įstaigos mokėjimo pavedimai ir nedetalizuojamos projektui
tenkančios sumos;
Apmokėta tik dalis darbo uţmokesčio ir/arba su juo susiję mokesčiai;
1.2. Projektą
vykdančio personalo
komandiruotės
Netinkamai pildomi kelionių dokumentai:
- nenurodomi arba nurodomi netiksliai su projektu susiję kelionės tikslai;
- kelionės datos;
- vykstantys asmenys.
Nepateikiami arba pateikiami netvarkingi išlaidas pagrindţiantys dokumentai;
Kuras įsigyjamas ir sunaudojamas ne darbo metu (poilsio ir švenčių dienomis);
Deklaruojamos sunaudoto kuro išlaidos, neįvertinus suteiktų nuolaidų;
Prašoma kompensuoti visa čekyje nurodytą, o ne faktiškai sunaudotą įsigyto
kuro kiekį;
Kelionės bilietų datos nesutampa su įsakyme ar darbo laiko apskaitos
ţiniaraštyje nurodytomis;
Kelionės lapuose nurodomas per didelis kiekis kilometrų (įvertinus kelionės
maršrutą);
Paţeidţiamas ekonomiškumo principas;
1.3. Paslaugos ir 1.7.
Turto nuoma
Netiesioginis paslaugų priskyrimas projektui;
Nepateikiami įsakymai dėl telefonų priskyrimo projektui;
Įsakymai patvirtinti vėlesne data nei priskiriamos išlaidos;
Deklaruojamas avansas uţ dar neatliktas paslaugas;
57
Nepateikiami gyventojų pajamų mokesčio apmokėjimą įrodantys dokumentai
(dirbantiems pagal autorines sutartis);
Sudaromos sutartys darbams, kurie pagal savo pobūdį nėra autorinės sutarties
objektai;
Nepateikiami paslaugų atlikimo (priėmimo - perdavimo) aktai arba ataskaitos
apie atliktus darbus;
Rengiant seminarus ir organizuojant konferencijas, patalpos nuomojamos iš
projekto partnerių.
1.4. Mokymo
priemonių
(trumpalaikio turto)
įsigijimas
Nepateikiami prekių nurašymo aktai;
Deklaruojama suma nesutampa su nurašymo aktuose nurodoma suma;
Deklaruojamos prekės įsigytos iki projekto pradţios arba projektui pasibaigus;
Įsigyjamos projekto įgyvendinimui nebūtinos prekės.
1.6. Ilgalaikio turto
nusidėvėjimas
(amortizacija)
Projektui veiklom įgyvendinti įsigytam ilgalaikiam turtui apskaityti, turi būti taikoma
tokia pati ilgalaikio turto apskaitos tvarka, kaip ir visam kitam įstaigos ilgalaikiam
turtui.
Daţniausiai nepateikiami dokumentai:
– įsakymai dėl įsigyto (turimo) ilgalaikio turto skyrimo projektui;
– turto įvedimo į eksploataciją aktai (jei taikoma);
– įsakymai dėl įstaigoje patvirtintų nusidėvėjimo normų.
– anksčiau įsigytam turtui – įsigijimo ir apmokėjimo dokumentai.
Deklaruojamas dovanoto arba perduoto neatlygintinai naudoti turto
nusidėvėjimas;
Deklaruojamas ilgalaikio turto nusidėvėjimas uţ laikotarpį, kai turtas dar nebuvo
priskirtas projektui. (Pavyzdţiui, duonos kepimo krosnis nupirkta 2006 m. sausio mėn.,
įsakymu priskirta projektui nuo 2006 m. rugsėjo mėn., tačiau mokėjimo prašyme nusidėvėjimas
deklaruojamas nuo 2006 m. vasario mėn.)
1.8. Viešinimas Informacijos sklaidos priemonių (pvz., stendas), priskiriamų ilgalaikiam turtui,
deklaruojamos įsigijimo, o nusidėvėjimo išlaidos;
Nepateikiamos lankstinukų, straipsnių laikraščiuose ir pan. kopijos;
Nepateikiami prekių nurašymo aktai;
Deklaruojama suma nesutampa su nurašymo aktuose nurodoma suma;
Informaciniuose, teminiuose straipsniuose spaudoje nenaudojami viešinimo
ţenklai.
2.1. Dirbančiųjų
darbo uţmokestis
Nepateikiami darbuotojų darbo laiko darbo apskaitos ţiniaraščiai;
Nepateikiamos dalyvių darbo sutartys / direktoriaus patvirtintas įsakymas dėl
taikomo įkainio;
Deklaruojamas darbo uţmokestis uţ mokymosi dienas, kai pagal organizacijos
darbo grafiką darbuotojas neturėjo dirbti.
2.2. Dalyvių
kelionės,
komandiruotės ir
dalyvavimas
renginiuose
Kompensuojamos projekto dalyvių išlaidos į projekto vykdymo vietą ir atgal bei
apgyvendinimo išlaidos:
kai dalyviai yra projekto vykdytojo ar partnerių darbuotojai,
kai dalyviai nėra projekto vykdytojo ar partnerių darbuotojai.
Atkreipiame dėmesį, kad deklaruojant dalyvių kelionių išlaidas, turi būti pateiktas
patvirtintas kelionės dalyvių sąrašas, kelionės dalyvių avansinės apyskaitos arba
buhalterinės paţymos dėl patirtų kelionės išlaidų ir atitinkamų išmokų, mokėjimo
dokumentai (kvitai, kasos išlaidų orderiai, banko išrašai).
Atgal
58
6. PROJEKTO ATASKAITOS
59
Bendra informacija
Tarpinėje Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitoje
apie projekto dalyvius, teikiamoje per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams, projekto
vykdytojas pateikia informaciją apie projekto dalyvių suskirstymą pagal: amţių, statusą darbo rinkoje,
paţeidţiamas grupes, laikantis nacionalinių taisyklių, turimą išsilavinimą. Ataskaitą pasirašo rengėjas, tvirtina
projekto vykdytojo institucijos/organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo. Kiekvienas projekto dalyvis turi
uţpildyti projekto apklausos formą ir duomenys bus sugeneruoti tarpinėje ataskaitoje (nuo pat projekto
pradţios).
Informacija apie atskirą projekto dalyvį renkama jo dalyvavimo tiesioginėse projekto veiklose
pradţioje (pavyzdţiui, pirmąją vykstančių mokymų dieną) teikiant projekto dalyviui uţpildyti Europos
socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto dalyvio apklausos formą (Priedas 10.4).
Projekto dalyviui atsisakius uţpildyti Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto
dalyvio apklausos formą, šio dalyvio dalyvavimo projekto veiklose išlaidos gali būti pripaţintos
neatitinkančiomis finansavimo reikalavimų.
Tarpinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitos apie projekto
dalyvius forma;
Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto dalyvių apklausos forma;
Galutinėje projekto įgyvendinimo ataskaitoje, teikiamoje per 30 kalendorinių dienų po projekto
pabaigos, kartu su galutiniu MP, projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto tęstinumą, gautas
pajamas (jei taikoma), projekto metu kilusias problemas ir jų sprendimo būdus, įgyvendintas ES struktūrinės
paramos viešumo priemones, projekto atitiktį horizontalioms sritims ir kita. Ataskaitą pasirašo rengėjas, tvirtina
projekto vykdytojo institucijos/organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo.
Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos forma;
Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos priedo forma;
Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelė. Projekto vykdytojas per projekto
įgyvendinamo laikotarpį Įgyvendinančiajai institucijai teikia deklaruojamų išlaidų planavimo lenteles (toliau –
lentelė). Lentelė yra pildoma atsiţvelgiant į mokėjimų prašymų teikimo grafiką. Duomenys apie planuojamas
deklaruoti išlaidas pildomi tik tais mėnesiais, kuriais yra planuojama teikti mokėjimo prašymus. Pavyzdţiui,
mokėjimo prašymų teikimo grafike numatyta, kad mokėjimo prašymas teikiamas rugpjūčio 10 d., tai lentelės
stulpelyje „rugpjūtis“ nurodykite išlaidas, kurias planuojate pateikti šiame mokėjimo prašyme, t.y. patirtas nuo
tinkamų išlaidų pradţios iki liepos 31 d. Lentelėje nereikia nurodyti išlaidų tais mėnesiais, kuriais nebus
teikiami mokėjimo prašymai.
Pavyzdinė elektroninė lentelės forma patalpinta http://www.esf.lt. Popierinė lentelės versija su
parašais turi būti pateikta iki kiekvieno pusmečio paskutinio mėnesio 20 d.
Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelės forma.
Ataskaitoje po projekto uţbaigimo, teikiamoje projektui pasibaigus, penkerius metus nuo
galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams,
projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto stebėsenos rodiklius (jei taikoma), pajamas ir kita.
Ataskaitą pasirašo rengėjas, tvirtina projekto vykdytojo institucijos/organizacijos vadovas arba jo įgaliotas
asmuo.
Ataskaitos po projekto uţbaigimo forma;
60
Ataskaitų tikrinimo eiga:
Atgal
Projekto vykdytojas parengia ataskaitą.
Agentūra vertina ataskaitą.
Apie ataskaitos patvirtinimą projekto vykdytojas raštu informuojamas tik
Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos atveju.
61
Ataskaitų pateikimo terminai
Ataskaitos tipas Pateikimo terminas
Tarpinė Europos socialinio fondo lėšomis
finansuojamo projekto įgyvendinimo
ataskaita apie projekto dalyvius
Per 30 kalendorinių dienų pasibaigus
kalendoriniams metams
Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita Per 30 kalendorinių dienų po projekto pabaigos,
kartu su galutiniu MP
Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų
planavimo lentelė
Iki kiekvieno
pusmečio paskutinio mėnesio 20 d.
Ataskaita po projekto uţbaigimo Per 30 kalendorinių dienų pasibaigus
kalendoriniams metams. Teikiama projektui
pasibaigus, penkerius metus nuo galutinės
įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo.
Atgal
62
7. PROJEKTO SUTARTIES KEITIMAI
63
Keitimai
Su Agentūra raštu nesuderinti nukrypimai nuo planuoto projekto įgyvendinimo, keičiantys
projekto apimtį, projekto išlaidas, pratęsiantys projekto įgyvendinimo laikotarpį ar kitaip keičiantys projektą ar
Sutartyje nustatytus projekto vykdytojo įsipareigojimus, nėra leidţiami.
Projekto vykdytojas Sutarties pakeitimus, nurodytus Sutarties bendrųjų sąlygų 10.3 ir 10.4
punktuose, turi suderinti su Agentūra iš anksto iki jų atlikimo arba pranešti apie pakeitimus po jų atlikimo,
tačiau ne vėliau kaip su MP, kuriame deklaruojamos su pakeitimais susijusios išlaidos. Jeigu Sutarties
pakeitimas įtakoja MP formos pakeitimą, projekto vykdytojas privalo iki MP, kuriame deklaruojami atlikti
Sutarties pakeitimai, pateikimo, su Agentūra suderinti Sutarties pakeitimą ir MP teikti pagal Agentūros jam
atsiųstą arba DMS patalpintą atnaujintą MP formą. Kartu su raštu dėl Sutarties pakeitimo turi būti pateikti visi
įrodymai, pagrindţiantys prašymą.
Išlaidos, susijusios su keitimu, yra pripaţįstamos tinkamomis nuo pranešimo gavimo dienos,
jei Agentūra per 15 darbo dienų nuo šio rašto gavimo dienos nepateikė motyvuotų prieštaravimų dėl
sutarties pakeitimo ar jo dalies ir (arba) rašte nenustatė kitokio išlaidų tinkamumo termino. Tuo atveju,
kai apie atliktus pakeitimus projekto vykdytojas Agentūros iš anksto neinformuoja, Agentūrai nustačius,
kad pakeitimas atliktas nepagrįstai, išlaidos pripaţįstamos netinkamomis.
Atgal
Priklausomai nuo
pakeitimų svarbos
ir pobūdţio,
keitimai gali būti:
Sutarties pakeitimas
informuojant raštu.
Sutarčių pakeitimas,
pasirašant papildomą
susitarimą (inicijuoti
keitimą gali kiekviena
Sutartį pasirašiusi šalis).
Ministerijai vienašališku
sprendimu pakeičiant
Sutartį.
Papildomas dvišalis
susitarimas
Papildomas trišalis
susitarimas
64
Sutarties pakeitimas informuojant raštu
Projekto vykdytojui pakanka raštu informuoti Agentūrą apie tokius projekto pakeitimus, kurie
neturi esminio poveikio projekto apimčiai, tikslams ir uţdaviniams.
Projekto vykdytojas pateikia
prašymą Sutarties keitimui
Agentūra išnagrinėja prašymą.
Pateikta visa reikalinga
informaciją sprendimo
priėmimui.
Nepateikta visa reikalinga
informacijas sprendimo
priėmimui.
Per 15 darbo dienų Agentūra
informuoja Projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą.
Agentūra el. paštu, telefonu
prašo arba rengia raštą dėl
papildomos informacijos ar
dokumentų pateikimo.
Pareiškėjui pateikus papildomą
informaciją, prašymas
nagrinėjamas iš naujo.
Per 15 darbo dienų Agentūra
informuoja Projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą.
Atlieka patikrą vietoje.
65
Atgal
Projekto vykdytojas apie keitimą informuoja
juos atlikęs ir patyręs išlaidas
Keitimas neįtakoja MP formos pakeitimo Keitimas įtakoja MP formos pakeitimą
Agentūra išanalizuoja pateiktus paaiškinimus
Raštu informuoja projekto vykdytoją apie priimtą
sprendimą.
66
Sutarties keitimas, pasirašant papildomą dvišalį susitarimą
Atgal
Sutarties pakeitimas, pasirašant
dvišalį susitarimą:
Sutartis turi būti keičiama sudarant
papildomą dvišalį susitarimą prieš tai
neinformavus Ministerijos, jeigu:
Sutartis turi būti keičiama sudarant
dvišalį susitarimą prieš tai gavus
išankstinį Ministerijos pritarimą dėl
Sutarties pakeitimo jeigu:
Projekto įgyvendinimo laikotarpis
pratęsiamas ne ilgiau kaip 3 mėnesiais nuo
Sutartyje nustatytos projekto veiklų
įgyvendinimo pabaigos;
Keičiasi projekto vykdytojo ir/ar partnerių
teisinė forma, jei tai neprieštarauja
finansavimo projektui skyrimo sąlygoms;
Įtraukiamas naujas partneris (-iai) ir/ar
atsisakoma projekto partnerio (-ių), jei tai
neprieštarauja finansavimo projektui
skyrimo sąlygoms ir neturi neigiamos
įtakos projekto veiklų įgyvendinimui ir/ar
projekto rodiklių pasiekimui.
Projekto įgyvendinimo laikotarpis
pratęsiamas ilgiau kaip 3 mėnesiais nuo
Sutartyje nustatytos projekto
įgyvendinimo pabaigos;
Projekto išlaidų kategorijos sumos
nukrypimas nuo Sutartyje nustatytos
sumos yra didesnis kaip 20 procentų, jeigu
Sutartyje nenustatyta maţesnė projekto
išlaidų kategorijos galimo nuokrypio
suma;
Planuotos projekto stebėsenos rodiklių
reikšmės maţėja daugiau kaip 10
procentų.
67
Sutarties keitimo procedūra, pasirašant papildomą dvišalį susitarimą
Atgal
Projekto vykdytojas
pateikė prašymą dėl
Sutarties keitimo
Prašymo atmetimas
Prašymo patenkinimas
Prašymo patenkinimas
su tam tikromis
sąlygomis
Per 15 darbo dienų
Agentūra informuoja
Projekto vykdytoją apie
nepritarimą Sutarties
pakeitimui.
Sutartis keičiama iš anksto
neinformavus Ministerijos. Per 15 darbo dienų Agentūra
informuoja projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą ir
įpareigoją per 5 darbo dienas
pasirašyti papildomą susitarimą.
Sutartis keičiama iš anksto
informavus Ministeriją. Per 10 darbo dienų nuo projekto
vykdytojo rašto dėl Sutarties
pakeitimo gavimo dienos
išsiunčiamas raštas Ministerijai
dėl Sutarties pakeitimo.
Jeigu Ministerija Sutarties
pakeitimui nepritaria.
Agentūra per 5 darbo dienas
informuoja projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą.
Jeigu Ministerija pritaria
Sutarties pakeitimui. Agentūra
informuoja projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą ir
įpareigoja per 5 darbo dienas
pasirašyti papildomą
susitarimą.
Prieš priimant sprendimą
dėl sutarties keitimo
Agentūros darbuotojai
gali atlikti patikrą
vietoje.
68
Sutarties pakeitimas, pasirašant trišalį susitarimą
Atgal
Sutartys turi būti keičiamos sudarant papildomą trišalį susitarimą,
jeigu:
Keičiasi projekto veiklos ir (ar) techniniai sprendimai, turintys esminę įtaką projekto
apimčiai, tikslams ir uţdaviniams;
Yra kitų nenumatytų aplinkybių, turinčių esminę įtaką projekto apimčiai, tikslams,
uţdaviniams;
Ministerija ir (ar) kita valstybės institucija priima sprendimą skirti projektui papildomų
lėšų.
69
Sutarties keitimo procedūra, pasirašant papildomą trišalį susitarimą
Atgal
Projekto vykdytojas
pateikė prašymą dėl
Sutarties keitimo
Prašymo atmetimas
Prašymo patenkinimas
Prašymo patenkinimas su
tam tikromis sąlygomis
Prieš priimant sprendimą dėl
sutarties keitimo Agentūros
darbuotojai gali atlikti patikrą
vietoje.
Per 15 darbo dienų nuo prašymo
keisti sutartį Agentūra rengia raštą
Tarpinei institucijai, kuriame
nurodo argumentus dėl siūlymo
nepritarti projekto vykdytojo
prašymui.
Per 15 darbo dienų Agentūra parengia
papildomą susitarimą ir teikia jį
derinti tarpinei institucijai.
Tarpinė institucija priima galutinį
sprendimą, atsiţvelgdama į Agentūros
pasiūlymą.
Jeigu Ministerija nepritaria Sutarties
pakeitimui Agentūra per 5 darbo
dienas informuoja projekto vykdytoją
apie priimtą sprendimą.
Jeigu Ministerija pritaria arba pritaria
su tam tikrom sąlygom Agentūra
informuoja projekto vykdytoją apie
priimtą sprendimą ir įpareigoja per 5
darbo dienas pasirašyti papildomą
susitarimą.
70
8. PROJEKTO PATIKROS VIETOJE
71
Bendra informacija
Agentūra atlieka kiekvieno projekto planinę patikrą projekto įgyvendinimo ir (ar) administravimo
vietoje bent vieną kartą per projekto įgyvendinimo laikotarpį.
Skiriamos dvi patikrų rūšys
Planinės Neplaninės
Planines patikras vietoje Agentūra
atlieka pagal parengtą ir patvirtintą
metinį planą.
Neplaninės patikros gali būti
organizuojamos:
Atliekant sutarties pakeitimo
derinimą;
Tikrinant ir derinant projekto
vykdytojo viešųjų pirkimų
dokumentus;
Tikrinant projekto vykdytojo
pateiktas ataskaitas arba mokėjimų
prašymus;
Atliekant projekto vykdytojo
įsipareigojimų vykdymo prieţiūrą;
Gavus informaciją apie galimus
paţeidimus, įgyvendinant projektą;
Kitais atvejais, esant įtarimui, kad
teikiama informacija yra netiksli,
neišsami arba klaidinanti.
72
Atgal
73
Informavimas apie patikros vietoje atlikimą
Rašte projekto vykdytojui nurodoma:
patikros vietoje data ir laikas;
atsakingo uţ patikros vietoje atlikimą projekto vadovo pavardė ir kontaktinis telefonas;
patikroje vietoje dalyvaujančių Agentūros darbuotojų sąrašas;
numatomos patikros vietoje apimtis ir projekto įgyvendinimo dokumentai, kuriuos projekto vykdytojas
privalės pateikti patikrą vietoje atliekantiems darbuotojams;
projekto vykdytojo ir/arba projekto partnerių atstovai, kurie turėtų dalyvauti patikros vietoje atlikimo metu;
kita patikros vietoje atlikimui organizuoti svarbi informacija.
Atgal
Informavimas apie
patikros vietoje atlikimą
Planinė patikra Neplaninė patikra
Projekto vykdytojas
informuojamas raštu
likus ne maţiau kaip 3
darbo dienoms iki
patikros.
Projekto vykdytojas
informuojamas prieš 3
dienas iki patikros
vietoje atlikimo.
Patikra atliekama
neinformavus projekto
vykdytojo.
74
Patikros vietoje atlikimas
Patikros metu, atsiţvelgiant į patikros pobūdį
tikrinama:
Planinė patikra Neplaninė patikra
Projekto vykdytojo pateiktoje paraiškoje, MP ir
projekto įgyvendinimo ataskaitose nurodyta
informacija yra teisinga;
Projekto vykdytojo kartu su MP teiktos išlaidų
pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymų dokumentų
kopijos atitinka šių dokumentų originalus;
Atsiţvelgiant į patikros vietoje prieţastis bei tikslą,
tikrinami duomenys bei dokumentai, nurodyti
neplaninės patikros vietoje tikrinimo elementų sąraše.
Atlikti darbai, suteiktos paslaugos ir įsigytos prekės, uţ
kurias projekto vykdytojas atsiskaitė su Agentūra
Nepasikeitė duomenys, turintys įtakos finansavimo
poreikio nustatymui;
Nėra padaryta ES ir nacionalinių teisės aktų paţeidimų,
projekto vykdytojui įgyvendinant projektą;
Projekto vykdytojas įgyvendina projekto viešinimo ir
informavimo priemones;
Projekto vykdytojas projekto apskaitą pagal projektus
tvarko atskirai nuo projekto vykdytojo buhalterinės
apskaitos;
Projekto vykdytojas laikosi kitų projekto finansavimo
ir administravimo sutarties sąlygų;
Projekto vykdytojas laikosi aplinkosaugos ir lygių
galimybių reikalavimų.
75
Patikrą vietoje atlieka ne maţiau kaip du Agentūros darbuotojai.
Atkreipiame dėmesį. Patikros vietoje metu turėkite visus projekto dokumentus. Patikroje turėtų
dalyvauti projekto vadovas, finansininkas bei kiti pagrindiniai administravimo komandos nariai, galintys
atsakyti į Agentūros darbuotojų klausimus.
Atgal
76
Patikros vietoje uţbaigimas
Atlikę patikrą vietoje, Agentūros darbuotojai parengia patikros vietoje ataskaitą, kurioje
pateikiami patikros vietoje rezultatai, išvados ir rekomendacijos, kaip toliau įgyvendinti projektą, prireikus
nustatomi privalomi nurodymai projekto vykdytojui.
Patikros vietoje metu Agentūros darbuotojai nustatę neesminius neatitikimus, kurie nepaţeidţia
projekto finansavimo ir administravimo sutarties ir gali būti ištaisyti projekto vykdytojo, Agentūros darbuotojai
suformuluoja rekomendacijas ir nustato terminą, per kurį šios rekomendacijos turi būti įgyvendintos.
Jei patikros vietoje metu buvo nustatyti paţeidimai arba projektų vykdytojas neištaisė neatitikimų
ir trūkumų, turinčių esminės įtakos projekto įgyvendinimui, per nustatytą laiką, Agentūros darbuotojas, atlikęs
patikrą vietoje, kreipiasi į paţeidimų kontrolierių, informuodamas jį apie įtariamą paţeidimą (plačiau apie
paţeidimus skaitykite 10 skyriuje).
Atgal
77
9. PROJEKTO VIEŠINIMAS
78
Formalūs reikalavimai projektų viešinimui
Reikalavimus projektų viešinimui nustato šie teisės aktai:
EK reglamentas 1828/2006 (1 skirsnis, 8 straipsnis, 4 punktas).
Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės (LRV nutarimas dėl projektų administravimo ir
finansavimo taisyklių patvirtinimo 2007 m. gruodţio 19 d. Nr.1443, aktuali redakcija 2009 02 20).
EK reglamentas 1828/2006
1 skirsnis, 8 straipsnis, 4 punktas:
Tais atvejais, kai veiksmui skiriamas finansavimas pagal veiksmų programą, kuri yra bendrai finansuojama su
ESF (...), paramos gavėjas uţtikrina, kad dalyvaujantiems veiksme būtų pranešta apie tą finansavimą.
Paramos gavėjas aiškiai paskelbia, kad veiksmas, kuris yra įgyvendinamas, buvo atrinktas pagal veiksmų
programą, kurią bendrai finansuoja ESF (...)
Visuose dokumentuose, įskaitant visus dalyvavimą patvirtinančius ar kitokius su tuo veiksmu susijusius
sertifikatus, pateikiamas pareiškimas, kad veiksmų programa buvo bendrai finansuojama ESF (...)
LRV nutarimas dėl projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo 2007 m. gruodţio 19
d. Nr.1443
35. Kaip numatyta Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnyje, projekto vykdytojas privalo vykdyti informavimo
apie projektą veiksmus, kurie turi būti tiesiogiai proporcingi projekto veiklos apimčiai, t.y.:
35.3. paskelbti (savo interneto tinklapyje, informavimo apie projektą priemonėse, vykdant projekto veiklą ar
kitu būdu), kad įgyvendinamas projektas, finansuojamas pagal atitinkamą veiksmų programą iš Europos
socialinio fondo (...) ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudţeto lėšų pagal Reglamento Nr. 1828/2006 8
straipsnio 4 dalį;
35.4. uţtikrinti, kad projekto dalyviams (projektą vykdantiems asmenims, projekto tikslinėms grupėms,
projekto rezultatą naudojantiems asmenims) būtų pranešta apie projekto finansavimą iš Europos socialinio
fondo (...). Ši informacija privaloma dalyvavimą renginiuose patvirtinančiuose paţymėjimuose ir sertifikatuose.
36. Visose projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie projektą priemonėse turi būti naudojamas ES
2007 – 2013 metų struktūrinės paramos ţenklo pavyzdys, patvirtintas finansų ministro 2007 m. gruodţio 12 d.
įsakymu Nr. 1K-366.
Atkreipiame dėmesį, kad Projektų finansavimo sąlygų aprašuose gali būti numatyti viešinimo
išlaidų apribojimai. Pvz. :”Viešinimo išlaidos yra tiesioginės projekto išlaidos, jos turi būti pagrįstos ir
apskaičiuotos proporcingai projekto tikslams bei veiklų pobūdţiui ir neturi viršyti 2 procentų visų tinkamų
finansuoti tiesioginių projekto išlaidų.”
Pagrindiniai projektų viešinimo skirtumai, lyginant su praėjusiu laikotarpiu:
Nėra Informavimo apie ES struktūrinių fondų paramą pagal Lietuvos 2004 – 2006 m. BPD ir suteiktos
paramos viešinimo taisyklių.
Nėra privalomo pranešimo spaudai.
Informaciniai stendai: kai projekto vertė >500 000 EUR ir finansuojami infrastruktūros plėtros ar statybos
darbai
Konkrečias priemones pasirenka pats projekto vykdytojas.
Privalomos viešinimo priemonės nieko nekainuoja.
Pasikeitė privalomi viešinimo ţenklai.
Atgal
79
Viešinimo priemonės
Pranešimas spaudai Platinamas visoms tikslinėms priemonėms;
Publikuojamas nemokamai;
Gali būti nepublikuojamas;
Nekontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma;
Jei praeina pro ţurnalistų “filtrą” tikėtina bus patrauklesnis skaitytojui;
1 ţingsnis – temos išgryninimas
Tik 1 tema. Jei projektas turi keletą aspektų, formuluokite juos apibendrinančią temą arba ištraukite
įdomiausią;
Tema turi konstatuoti pokytį, o ne tęstinumą, .t.y. atsakyti į klausimą, kas įvyko/įvyks (ne vyksta!);
SVARBU! Įvertinkite savo projekto reikšmę Lietuvos, savo rajono, savo miestelio kontekste - kokią įtaką
jis turės?
Temą pateikite atsiţvelgdami į tai, kas aktualu svarbiausioms jūsų publikoms;
2 ţingsnis – patrauklus pavadinimas
Trumpas;
Atspindintis esmę/informatyvus;
“Pagaunantis”;
Aktyvus (būtinas veiksmaţodis);
3 ţingsnis – loginis išdėstymas
Keli patarimai
Nekalbėkite dgs. I asm.;
Apsieikite be skatinamųjų veiksmaţodţių, stereotipų, retorinių klausimų, primityvios emocijų išraiškos,
poetiškų palyginimų, patoso;
Naudokite trumpinius;
Kada? Kur? Kas?
Kodėl?
Kaip?
Fonas
80
Suapvalinkite skaičius;
Venkite tarptautinių ţodţių, techninių terminų, biurokratinių formuluočių;
Standartiškai – iki 1 psl. (12 ft); tekstas neskirstomas į teminius paragrafus su pavadinimais;
Pranešimo platinimas
Subject laukelyje rašomas pranešimo spaudai pavadinimas be lietuviškų raidţių;
Laiške pasisveikinama, pradedama sakiniu Siunčiu jums pranešimą spaudai apie .... (performuluojama
pirmoji pranešimo spaudai pastraipa) – taip pat be lietuviškų raidţių;
Pranešimas prisegamas kaip atskiras dokumentas;
Galima pasiūlyti papildomos vaizdinės informacijos (nuotraukų, grafikų ar pan.);
Nurodomas kontaktas papildomai informacijai;
Kai kurios ţiniasklaidos priemonės, pvz. BNS, “Verslo ţinios” turi specialią sistemą talpinti pranešimams;
Inicijuojamas straipsnis Paprastai kaip išskirtinė medţiaga duodamas vienai priemonei;
Publikuojamas nemokamai;
Gali būti nepublikuojamas;
Nekontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma;
Jei praeina pro ţurnalistų “filtrą” tikėtina bus patrauklesnis skaitytojui.
Uţsakomasis straipsnis Gali būti talpinamas keliose priemonėse;
Publikavimas mokamas;
Turi būti publikuojamas;
Kontroliuojamas publikacijos pasirodymo laikas, turinys ir forma;
Kadangi ţurnalistų “filtras” negalioja, daţnai nebūna pakankamai patrauklus skaitytojams.
Spaudos konferencijos tai iš tiesų naujiena, reikšminga miesto/Lietuvos mastu – susirinktų daug ţurnalistų?
ar ţinia išties sudėtinga, reikalaujanti paaiškinimų/ pademonstravimo, kad negali būti perteikiama rašto
priemonėmis?
įvykį verta filmuoti – svarbūs, nekasdieniniai ţmonės, daug puikios vaizdinės medţiagos?
esate pasirengę nepatogiems klausimams – rizikai, jog informacija bus pateikta nepalankiai?
kvietimas (data, laikas, vieta, tema, trukmė, dalyviai, kontaktas papildomai informacijai);
Svarbiausi trys ţingsniai:
Sudominkite: pagaunantis, lakoniškas, aiškus;
Suviliokite: akcentuojantis praktiką, populistinis;
Nenuvilkite: atitinkantis realybę, vertas laiko gaišimo;
Baigiamoji konferencija Svarbiausi trys ţingsniai:
Planavimas;
Organizavimas;
Viešinimas;
81
Informacinė ţinutė Kai siekiama informuoti apie įvykį ar faktą, nereikia išplėsti konteksto; atsakyti į klausimus kas,
kur, kada, kaip, kodėl?
Reportaţas Kai svarbu ne tik kas vyksta, bet ir kaip vyksta;
Veiksmu ir vizualumu turtingas renginys;
Svarbios detalės, kontekstas;
Interviu Kai norime pateikti ne tik faktus, o kaip pašnekovas juos vertina
Kai pašnekovas įdomus kaip asmenybė, pasiţymi išraiškinga kalba
Kai reikia suteikti betarpiško, aktualaus bendravimo įspūdį
Analitinis straipsnis Kai reikia pristatyti/apţvelgti sudėtingą/įvairiapusiškai vertinamą objektą; įvertinti objekto reikšmę
plačiame kontekste;
Surinkti informaciją apie atsiradimo kontekstą, problematiką, siejamus lūkesčius, kitus tokio pobūdţio
objektus, naudoti įvairias nuomones iš skirtingų šaltinių. Tekstą skirstyti į teminius paragrafus
Kūrybinė komunikacija Privalumai: didesnis pastebimumas, labiau įsimenama
Trūkumai: paprastai kainuoja daugiau, “Jautru” interpretacijoms
Kūrybinės komunikacijos pavyzdţiai
Ţalgiriečiai aptarnavo banko SNORAS klientus
Vieni pirmųjų pajamas elektroniniu būdu deklaravo olimpiečiai
Jaunimo lytiniu švietimu uţsiima E.Jennings ir J.Didţiulis
AB „Lietuvos telekomas“ įsigis „Nepagrįstos neapykantos“ skulptūrų
Apie eksperimentą “Savaitė su dviračiais”
Projektas “Aš galiu!”
Atgal
82
10. ES STRUKTŪRINĖS PARAMOS
PANAUDOJIMO PAŢEIDIMAI
83
Bendra informacija
Projekto vykdytojui paţeidus finansavimo ir administravimo sutarties ir/arba LR teisės aktų
reikalavimus, paramą administruojančios institucijos yra įpareigotos atlikti įtariamo paţeidimo tyrimą ir imtis
priemonių patraukti paţeidėją teisinėn atsakomybėn. Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys paţeidimus
naujajame 2007-2013 m. paramos administravimo laikotarpyje yra:
2007 m. gruodţio 19 d. Vyriausybės nutarimu Nr. 1443 patvirtintos Projektų administravimo ir
finansavimo taisyklės.
2008 m. lapkričio 12 d. Vyriausybės nutarimu Nr. 1225 patvirtintos Veiksmų programų administravimo ir
finansavimo taisyklės.
Finansavimo ir administravimo sutartys, pasirašomos su projektų vykdytojais.
ES reglamentai nustato (Reglamentas Nr. 1083), kad ES struktūrinės paramos panaudojimo
paţeidimas - tai ES ir/arba Lietuvos Respublikos teisės aktų nuostatų paţeidimas, susijęs su projekto vykdytojo
(pareiškėjo, projekto partnerio) veiksmais ar neveikimu, kai dėl nepagrįstų Europos Sąjungos bendrojo biudţeto
išlaidų padaroma arba gali būti padaryta ţala bendrajam biudţetui. Pateiktas paţeidimo apibrėţimas yra gan
platus ir gali apimti įvarius teisės paţeidimus:
Nusikalstamas veikas (sukčiavimą, dokumentų klastojimą ir pan.).
Finansavimo ir administravimo sutartyje įtvirtintų projekto veiklų nevykdymą.
Viešųjų pirkimų procedūrų paţeidimus.
Netinkamą darbo santykių įforminimą, netinkamą darbo uţmokesčio deklaravimą ir pan.
Išlaidų tinkamumo reikalavimų neatitinkančių išlaidų deklaravimą.
Ir kt.
Pabrėţtina, kad iš visų ESFA 2004-2006 m. paramos administravimo laikotarpyje nustatytų
paţeidimų apie 2/3 sudarė viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatų paţeidimai, todėl
atsiţvelgiant į praėjusio laikotarpio patirtį, 2007-2013 m. paramos administravimo laikotarpyje viešųjų pirkimų
kontrolei bus skiriamas ypatingas dėmesys.
Atgal
84
Paţeidimų tyrimas
Agentūra gauna informaciją
apie įtariamą paţeidimą
Per 20 darbo dienų atlieka
paţeidimo tyrimą. Terminas
gali būti pratęstas iki 60 darbo
dienų.
Atlikusi tyrimą ir nustačiusi
paţeidimą, kurio, Agentūros
nuomone, ištaisyti
neįmanoma, Įgyvendinančioji
institucija priima sprendimą:
Siūlyti ministerijai nutraukti
finansavimo ir administravimo
sutartį ir pareikalauti grąţinti
sumokėtas lėšas.
Siūlyti ministerijai sumaţinti
projekto finansavimą ir
pareikalauti grąţinti sumokėtų
lėšų dalį.
Teikti ministerijai kitus
siūlymus (pvz. Nekompensuoti
dalies lėšų).
Ministerija, gavusi pasiūlymą,,
per 15 d. d. išnagrinėja
pateiktą pasiūlymą ir priima
sprendimą bei per 5 d. d.
informuoja apie priimtą
sprendimą projekto vykdytoją.
85
Nesutikdamas su jam paskirta sankcija, projekto vykdytojas turi teisę apskųsti ministerijos priimtą
sprendimą Viešojo administravimo ir/arba Administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.
Atkreipiame dėmesį, kad netinkamas paramos lėšų naudojimas projekto vykdytojui be jau
paminėtų sankcijų, gali uţtraukti taip pat ir baudţiamąją atsakomybę. Veiksmų programų administravimo ir
finansavimo taisyklių 71 punktas numato, kad jeigu nustačiusi paţeidimą įgyvendinančioji institucija įtaria
nusikalstamą veiką, apie tai ji nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, raštu informuoja Finansinių
nusikaltimų tyrimo tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – FNTT). FNTT įvertinusi paramą
administruojančių institucijų pateiktą informaciją sprendţia, ar pradėti ikiteisminį tyrimą.
Atgal
86
11. PRIEDAI
87
Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys
Paramos fondas Europos socialinio fondo agentūra <Rašto data ir numeris>
Gynėjų g. 16
LT-01109 Vilnius
<Projekto vykdytojo pavadinimas>
<SFMIS numeris>
Dėl projekto <projekto pavadinimas> projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo
Informuojame apie projekto <pavadinimas> (projekto SFMIS arba sutarties numeris <...>)
finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimą.
<Keitimo prieţastys>. Detalizavimas iš kokios veiklos/poveiklės į kokią veiklą/poveiklę ir kokia
suma yra perkeliama, rodiklio kiekybinės išraiškos pokytis bei keitimo prieţastys.
Pokyčių lentelė:
El.
Nr. Išlaidų pavadinimas
Projekto
biudţetas, Lt
(paskutinis
patvirtintas
biudţetas)
Projekto
biudţetas, Lt
(po
pakeitimų)
Pokytis,
proc.* Pokytis, Lt
1. Vykdymas 1.1. Darbo uţmokestis 1.2. Projektą vykdančio personalo
komandiruotės
1.3. Paslaugos 1.4. Mokymo priemonių (trumpalaikio
turto) įsigijimas
1.5. Ilgalaikio nematerialiojo turto
įsigijimas
1.6. Ilgalaikio turto nusidėvėjimas
(amortizacija)
1.7. Turto nuoma ir lizingas (finansinė
nuoma)
1.8. Viešinimas 2. Projekto dalyvių išlaidos 2.1. Dirbančiųjų darbo uţmokestis 2.2. Dalyvių kelionės, komandiruotės 2.3. Kita (...) 2.4. Kita (...) 2.5. Kita (...) 3. Kryţminis finansavimas 3.1. Statyba, rekonstravimas ir kapitalinis
remontas
3.2. Einamasis remontas 3.3. Ilgalaikio turto įsigijimas 3.4. Kita (...)
88
*Projekto biudţeto, patvirtinto projekto finansavimo ir administravimo sutartyje/sutarties keitime, ir biudţeto, pateikto su
keitimu, pokytis tarp išlaidų kategorijų procentais.
Tvirtiname, kad su nurodytu pakeitimu Partneriai yra susipaţinę ir jam neprieštarauja.
Projekto vadovas <parašas> <vardas, pavardė>
Priedai: 1. Projekto biudţetas, x psl.
2. Detali projekto išlaidų lentelė, x psl.
Atgal
89
Viešinimo ţenklai
ES struktūrinės paramos 2007-2013 m. paramos ţenklas
Paramos fondo Europos socialinio fondo agentūros ţenklas
Europos socialinio fondo ţenklas
Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministerijos ţenklas
90
Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministerijos ţenklas
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos ţenklas
Atgal
91
PROJEKTO VALDYMO GRUPĖS POSĖDŢIO PROTOKOLAS
<Projekto vykdytojo pavadinimas>
<Projekto pavadinimas ir SFMIS arba sutarties numeris>
200 m. ________ __ d. Nr. __
<Valdymo grupės posėdţio vieta (tikslus adresas)>
Posėdţio pirmininkas < vardas, pavardė, įstaiga/institucija/organizacija, pareigos,>
Posėdţio sekretorius <vardas, pavardė>
Dalyvavo. Valdymo grupės nariai: <dalyvių vardai ir pavardės>
Kviestieji asmenys. <kitų posėdyje dalyvavusių asmenų vardai, pavardės, atstovaujamos
institucijos/įstaigos/organizacijos, pareigos>
Kvorumas. <yra/nėra>
Darbotvarkė: <išvardijami posėdyje nagrinėti klausimai (tame tarpe ir organizaciniai), problemos, ataskaitos ir
kt.>
1.
2.
3.
4. Kiti klausimai.
1. SVARSTYTA. <Pateikiamas vienas iš aukščiau išvardintų klausimų>
Pranešėjas <pranešėjo atstovaujama institucija/įstaiga/organizacija, pareigos, vardas ir pavardė>. Pranešėjas
pristatė ..........
(Pavyzdţiui, jeigu buvo pristatoma Projekto ataskaita arba projekto metu kuriamo modulio projektas ir pan.,
paminima, kad posėdţio pradţioje, atitinkamai, ataskaita arba modulio projektas (nurodant, koks projektas)
buvo išdalintas Valdybos nariams susipaţinimui).
1. NUTARTA. <Pateikiama su atitinkamu klausimu, problema, ataskaita, moduliu ir pan. susijusi Valdymo
grupės nuomonė, įvertinimas, priimtas sprendimas ir pan.>
92
<Pateikiami atskirų Valdymo grupės narių vertinimai, nuomonės, pasiūlymai ir kt., jei tokių buvo>
<Jei dėl atitinkamo klausimo priimant sprendimą vyko balsavimas, pateikiamas Valdymo grupės narių balsų
pasiskirstymas skaičiais>
1. REKOMENDUOTA. <Jei buvo rekomendacijų, šioje vietoje pateikiamos rekomendacijos>
2. SVARSTYTA. <Pateikiamas antrasis iš aukščiau išvardintų klausimų>
Pranešėjas <pranešėjo vardas ir pavardė, atstovaujama institucija/įstaiga/organizacija, pareigos>. Pranešėjas
pristatė ..........
2. NUTARTA. <Pateikiama su atitinkamu klausimu, problema, ataskaita, moduliu ir pan. susijusi Valdymo
grupės nuomonė, įvertinimas, priimtas sprendimas ir pan.>
<Pateikiami atskirų Valdymo grupės narių vertinimai, nuomonės, pasiūlymai ir kt.>
2. REKOMENDUOTA. <Jei buvo rekomendacijų antruoju klausimu, šioje vietoje pateikiamos
rekomendacijos>
<Jei dėl atitinkamo klausimo priimant sprendimą, vyko balsavimas, pateikiamas Valdymo grupės narių balsų
pasiskirstymas skaičiais>
KITI KLAUSIMAI.
PRIDEDAMA: <išvardijamos pridedamos posėdţio metu svarstytų ataskaitų, metodikų, programų ir pan.
kopijos, paţymint kiekvienos iš jų lapų skaičių>
Posėdţio pirmininkas <(parašas) vardas ir pavardė>
Posėdţio sekretorė <(parašas) vardas ir pavardė>
Susipaţino <Valdymo grupės narių vardai, pavardės ir parašai> Atgal
93
Projekto vykdytojo deklaruojamų išlaidų planavimo lentelė
Atgal
Mokėjimo prašymas teikiamas rugpjūčio ir
spalio mėn. Rugpjūčio mėn. mokėjimo
prašyme ketiname deklaruoti 250.000,00 Lt
ir spalio mėn. 1.500.000,00 Lt
Šiame stulpelyje įrašoma išlaidų
suma, kurią ketinama deklaruoti
n+1 ir n+2 metais. Šiuo atveju
2010 m. ir 2011 m.
Šiame stulpelyje įrašoma lėšų
suma, kurią projekto vykdytojas
sutaupė įvykdęs visus planuotus
pirkimus.
Šiame stulpelyje reikia nurodyti visas patvirtintas išlaidų sumas
nuo projekto įgyvendinimo pradţios bei sumas, kurios buvo
deklaruotos iki pusmečio pabaigos, bet dar nepatvirtintos. T.y.
mokėjimo prašymas buvo pateiktas 2009 m. birţelio mėn., bet jis
dar nėra patvirtintas, jame deklaruotą sumą reikia įtraukti į šį
stulpelį.
94
(Projekto dalyvių suvestinės forma)
PROJEKTO DALYVIŲ SUVESTINĖ
(pildoma kaupiamuoju būdu, tik unikalūs asmenys abėcėlės tvarka)
1. INFORMACIJA APIE PROJEKTĄ IR PROJEKTO VYKDYTOJĄ (pildo projekto vykdytojas)
Projekto vykdytojo pavadinimas
Projekto kodas
2. INFORMACIJA APIE PROJEKTO DALYVIUS (pildo projekto vykdytojas)
Nr. Dalyvio vardas, pavardė
Darbovietė/ mokymo įstaiga
Kontaktiniai duomenys
(telefono nr.)
Projekto tikslinės grupės
pavadinimas
Projekto dalyvių suvestinę sudarė:
_______________________________ ____________ __________________________
(Projekto vykdytojo (parašas) (vardas ir pavardė)
atsakingo asmens pareigos)
Atgal
95
(Renginio (mokymo) dalyvių sąrašo forma)
RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ SĄRAŠAS
1. INFORMACIJA APIE PROJEKTĄ IR PROJEKTO VYKDYTOJĄ (pildo projekto vykdytojas)
Projekto vykdytojo pavadinimas
Projekto kodas
2. INFORMACIJA APIE RENGINĮ (MOKYMĄ) (pildo projekto vykdytojas)
Projekto veiklos numeris ir pavadinimas
Renginio (mokymo) pavadinimas
Renginio (mokymo) organizatorius
Renginio (mokymo) datos
Renginio (mokymo) vieta
3. RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ SĄRAŠAS (pildo projekto vykdytojas)
Eil.
nr.
Dalyvio vardas, pavardė
Darbovietė/ mokymo įstaiga
Kontaktiniai duomenys (telefono nr.)
96
1 2 3 4
4. RENGINIO (MOKYMO) DIENOS
Eil.
nr.
Dalyvio vardas,
pavardė (pildo projekto dalyvis)
Data*
Data* Data* Data* Data* Data* Data* Data* Data* Data*
* Datas pildo projekto vykdytojas.
** Už kiekvieną dieną projekto dalyvis pasirašo.
5. INFORMACIJA APIE RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ MAITINIMĄ (pildo projekto vykdytojas) Maitintų asmenų skaičius*
Maitinimų skaičius*
*pildoma, jei pateikiamos sąskaitos už renginio dalyvių maitinimą (neįskaitant kavos pertraukėlių)
Renginio (mokymo) dalyvių sąrašą sudarė:
_______________________________ ____________ __________________________
(Projekto vykdytojo (parašas) (vardas ir pavardė)
atsakingo asmens pareigos)
Atgal
97
(Renginio (mokymo) dalyvių sąrašo forma)
RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ SĄRAŠAS
1. INFORMACIJA APIE PROJEKTĄ IR PROJEKTO VYKDYTOJĄ (pildo projekto vykdytojas)
Projekto vykdytojo pavadinimas
Projekto kodas
2. INFORMACIJA APIE RENGINĮ (MOKYMĄ) (pildo projekto vykdytojas)
Projekto veiklos numeris ir pavadinimas
Renginio (mokymo) pavadinimas
Renginio (mokymo) organizatorius
Renginio (mokymo) data
Renginio (mokymo) vieta
3. RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ SĄRAŠAS (pildo projekto dalyvis)
98
Eil.
nr.
Dalyvio vardas, pavardė Darbovietė, mokymo
įstaiga
Kontaktiniai duomenys
(telefono nr.)
Dalyvio parašas
Dalyvio parašas*
1 2 3 4 5 6
* Jei renginys vyksta dvi dienas, pasirašoma už kiekvieną renginio (mokymo) dieną atskirai. Jeigu renginys (mokymas) trunka vieną dieną, paskutinį stulpelį galima ištrinti.
4. INFORMACIJA APIE RENGINIO (MOKYMO) DALYVIŲ MAITINIMĄ (pildo projekto vykdytojas) Maitintų asmenų skaičius*
Maitinimų skaičius*
*pildoma, jei pateikiamos sąskaitos už renginio dalyvių maitinimą (neįskaitant kavos pertraukėlių)
Renginio (mokymo) dalyvių sąrašą sudarė:
_______________________________ ____________ __________________________
(Projekto vykdytojo (parašas) (vardas ir pavardė)
atsakingo asmens pareigos)
Atgal
99
(Renginių (mokymų) grafiko forma)
RENGINIŲ (MOKYMŲ) GRAFIKAS
Projekto vykdytojo pavadinimas:
Projekto kodas:
Metai, mėnesis arba ataskaitinis
laikotarpis, uţ kurį teikiamas mokėjimo
prašymas:
Nr. Renginio (mokymo)
pavadinimas Adresas, miestas Data (-os)
Pradţia/
trukmė
Dalyvių skaičius
(planuojamas/faktinis) Projekto veiklos
nr. ir pavadinimas
Pastabos (pvz., kas yra renginio
dalyviai, projekto tikslinės grupės
pavadinimas)
1.
2.
3.
* planuojamų renginių (mokymų) grafikas pildomas kiekvienam mėnesiui atskirai, faktinis renginių (mokymų) grafikas pildomas ataskaitiniam laikotarpiui, uţ kurį
teikiamas mokėjimo prašymas.
Atgal
100
Projekto <pavadinimas> partnerių susitikimas
Susitikimo data
Susitikimo vieta
Projekto partnerių susitikimo dalyvių sąrašas
Nr. Dalyvio vardas ir pavardė Įstaigos (institucijos) pavadinimas Pareigos Kontaktiniai duomenys Parašas
Atgal
Atkreipiame Jūsų dėmesį, kad ši forma naudojama, kai reikia įforminti Projekto vykdytojų susitikimą (pvz.: partnerių susitikimai, diskusijos, apskritas stalas, ekspertų susitikimas ir kt.). Jei vykdomi mokymai ar kitas renginys projekto dalyviams, prašome naudoti 10.7 arba 10.8 šio sąvado priedą.