DOKUMENTŲ SĄVADAS EUROPOS SOCIALINIO FONDO

PROJEKTŲ VYKDYTOJAMS

PATVIRTINTAEuropos socialinio fondo agentūros 2014 m. gruodžio 31 d. įsakymu Nr. V-2014-00108

TURINYS

1. PASKIRTIS IR SĄVOKOS2. PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS

2.1. Bendra informacija 2.2. Projekto komanda 2.3. Partnerystė projekte

2.3.1. Partnerystės sutartis 2.3.2. Rekomendacijos sėkmingai partnerystei

2.4. Formos2.4.1. Projekto valdymo grupės posėdžio protokolo pavyzdys

3. PROJEKTO RIZIKA3.1. Projekto rizikos nustatymo metodika

4. PROJEKTO PIRKIMAI4.1. Bendra informacija

4.1.1. Perkančioji organizacija (PO) 4.1.2. Neperkančioji organizacija (NPO) 4.1.3. Teisės aktai, reglamentuojantys pirkimus

4.1.3.1. PO pirkimus reglamentuojantys teisės aktai4.1.3.1.1. Viešųjų pirkimų įstatymas 4.1.3.1.2. Poįstatyminiai teisės aktai

4.1.3.2. NPO pirkimus reglamentuojantys teisės aktai4.1.3.2.1. Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal

Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų vykdymo ir priežiūros tvarkos aprašas

4.1.3.3. Pirkimų dokumentų pateikimo Agentūrai tvarkos4.1.3.3.1. PO 4.1.3.3.2. NPO

4.2. Projekto pirkimų plano (PPP) rengimas4.2.1. PO PPP

4.2.1.1. PPP forma 4.2.1.2. PPP pildymo instrukcija 4.2.1.3. Užpildyto PPP pavyzdys

4.2.2. NPO PPP4.2.2.1. PPP forma4.2.2.2. PPP pildymo instrukcija4.2.2.3. Užpildyto PPP pavyzdys

4.3. Projekto pirkimų vykdymas4.3.1. PO pirkimų vykdymas

4.3.1.1. Viešųjų pirkimų vykdymo atmintinė Europos socialinio fondo projektų vykdytojams (ar partneriams)

4.3.1.2. Pirkimų vertės skaičiavimas4.3.1.2.1. Prekių ir paslaugų viešojo pirkimo vertės nustatymo metodika

4.3.1.3. Pirkimų vertės4.3.1.3.1. Tarptautiniai pirkimai 4.3.1.3.2. Supaprastinti pirkimai 4.3.1.3.3. Mažos vertės pirkimai

2

4.3.1.4. Pirkimų būdai 4.3.1.5. Formos

4.3.1.5.1. Standartinių pirkimų dokumentų formos 4.3.1.5.2. Tipinės dokumentų formos

4.3.1.6. Viešųjų pirkimų įstatymo taikymo išaiškinimai4.3.1.6.1. Lietuvos Aukščiausiojo Teismo išaiškinimai

4.3.1.6.2. Lietuvos Apeliacinio eismo išaiškinimai 4.3.1.7. Dažniausiai pasitaikančios klaidos

4.3.1.7.1. Atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją 4.3.1.7.2. Rengiant pirkimo sąlygas (pirkimo dokumentaciją) 4.3.1.7.3. Rengiant/sudarant pirkimo sutartį 4.3.1.7.4. Po pirkimo sutarties sudarymo 4.3.1.7.5. Pildant tiekėjų apklausos pažymas 4.3.2. NPO pirkimų vykdymas

4.3.2.1. Viešųjų pirkimų vykdymo atmintinė Europos socialinio fondo projektų vykdytojams (ar partneriams)

4.3.2.2. Pirkimų vertės skaičiavimas 4.3.2.3. Pirkimų vertės

4.3.2.3.1. Konkursas 4.3.2.3.2. Apklausa

4.3.2.4. Pirkimų būdai 4.3.2.5. Formos

4.3.2.5.1. Rekomenduojami standartiniai konkurso dokumentai 4.3.2.5.2. Rekomenduojama standartinė apklausos pažymos forma

4.3.2.6. Pirkimų tvarkos aprašo taikymo išaiškinimai 4.3.2.7. Dažniausiai pasitaikančios klaidos

4.3.2.7.1. Atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją 4.3.2.7.2. Rengiant pirkimo sąlygas (pirkimų dokumentaciją) 4.3.2.7.3. Rengiant/sudarant pirkimo sutartį 4.3.2.7.4. Po pirkimo sutarties sudarymo

5. MOKĖJIMO PRAŠYMAI5.1. Bendra informacija 5.2. Mokėjimo prašymų įkėlimas į Duomenų mainų svetainę 5.3. Mokėjimo prašymų teikimo grafikas 5.4. Išlaidų apmokėjimo būdai

5.4.1. Išlaidų kompensavimo būdas 5.4.2. Sąskaitų apmokėjimo būdas

5.5. Tinkamos finansuoti lėšos ir išlaidas pateisinantys dokumentai 5.6. Netiesioginių išlaidų kompensavimas 5.7. Mokėjimo prašymų tipai

5.7.1. Avansinis mokėjimo prašymas 5.7.2. Tarpinis mokėjimo prašymas 5.7.3. Galutinis mokėjimo prašymas

5.8. Planuojamų renginių grafikų teikimas 5.9. Informacijos apie projekto dalyvius rinkimas 5.10. Projekto dalyvių mokymų lankomumo suvestinė 5.11. Formos

5.11.1. Avansinio mokėjimo prašymo forma 5.11.2. Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija 5.11.3. Iš dalies užpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys

3

5.12. Naudingos nuorodos5.12.1. Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties Europos socialinio fondo finansavimo

reikalavimams5.12.2. 2007 m. spalio 31 d. LR Vyriausybės nutarimas Nr. 1179 „Dėl vykdomų pagal

Lietuvos 2007-2013 metų Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir ją įgyvendinančias veiksmų programas projektų išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties taisyklių patvirtinimo“

5.12.3. 2007 m. gruodžio 19 d. LR Vyriausybės nutarimas Nr. 1443 „Dėl projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo“

5.12.4. 2008 m. kovo 27 d. LR Finansų ministro įsakymas Nr. 1K-112 „Dėl netiesioginių projekto išlaidų nustatymo ir apmokėjimo naudojant vienodo dydžio normą taisyklių patvirtinimo“

5.12.5. Projektų, finansuojamų iš Europos socialinio fondo, išlaidų pagrindimo dokumentų teikimo su mokėjimo prašymais tvarkos aprašas

5.12.6. Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų svetainės naudojimo instrukcija

5.12.7. Netiesioginių išlaidų skaičiavimo kontrolės lentelė 5.13. Dažniausiai pasitaikančios klaidos

6. PROJEKTO ATASKAITOS6.1. Bendra informacija 6.2. Ataskaitų tipai

6.2.1. Tarpinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius

6.2.2. Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto ataskaita apie tarptautinio bendradarbiavimo veiklas

6.2.3. Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita 6.2.4. Ataskaita po projekto užbaigimo

6.3. Ataskaitų pateikimo terminai 6.4. Formos

6.4.1. Tarpinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius forma

6.4.2. Tarpinės ataskaitos apie bendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyviu formos pildymo instrukcija

6.4.3. Bendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyvių apklausos anketos forma

6.4.4. Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto ataskaitos apie tarptautinio bendradarbiavimo veikla forma

6.4.5. Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos forma 6.4.6. Galutinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo

ataskaitos apie projekto dalyvius forma6.4.7. Horizontaliųjų prioritetų įgyvendinimo klausimynas 6.4.8. Ataskaitos po projekto užbaigimo forma 6.4.9. Ataskaitos po projekto užbaigimo pildymo instrukcija

7. PROJEKTO SUTARTIES KEITIMAI7.1. Bendra informacija 7.2. Keitimų tipai

7.2.1. Neesminiai projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai 7.2.2. Esminiai dvišalių projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai 7.2.3. Esminiai trišalių projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai

7.2.3.1. Sutarties keitimas, pasirašant dvišalį susitarimą4

7.2.3.2. Sutarties keitimas, pasirašant trišalį susitarimą7.2.3. Projekto išlaidų pagrindimo lentelės keitimų instrukcija

7.3. Formos7.3.1. Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys

7.4. Naudingos nuorodos7.4.1. Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo rengimo atmintinė

8. PROJEKTO PATIKROS VIETOJE8.1. Bendra informacija 8.2. Patikros vietoje

8.2.1. Informavimas apie patikros vietoje atlikimą 8.2.2. Patikros vietoje atlikimas 8.2.3. Patikros vietoje užbaigimas

9. PROJEKTO VIEŠINIMAS:9.1. Viešinimo nauda ir tikslai 9.2. Informacija apie taikomus formalius reikalavimus projektų viešinimui 9.3. Naudingos nuorodos

9.3.1. Projektų viešinimas paprastai ir aiškiai. Europos Sąjungos ir Lietuvos Respublikos bendrai finansuojamų projektų viešinimo atmintinė

9.3.2. ES fondų lėšomis finansuojamų projektų viešinimo gaires 9.3.3. ES struktūrinės paramos 2007-2013 m. paramos ženklas; (t. y. PDF ženklai) 9.3.4. Išaiškinimas d ėl neteisingo 2007-2013 m. ES struktūrinės paramos ženklo naudojimo 9.3.5. ES 2007-2013 m. struktūrinės paramos grafinio stiliaus gairės

10. ES STRUKTŪRINĖS PARAMOS PANAUDOJIMO PAŽEIDIMAI

10.1.Bendra informacija 10.2.Pažeidimų tyrimas

11. PRIEDAI11.1. Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo rengimo atmintinė11.2. Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys11.3. Projekto valdymo grupės posėdžio protokolo pavyzdys11.4. Horizontaliųjų prioritetų įgyvendinimo klausimynas

5

1. PASKIRTIS IR SĄVOKOS

6

Paskirtis

Dokumentų sąvadas Europos socialinio fondo projektų vykdytojams yra susistemintas dokumentas, paaiškinantis (detalizuojantis) Europos socialinio fondo projektų vykdytojų įsipareigojimų, nustatytų norminiuose teisės aktuose bei finansavimo ir administravimo sutartyse, įgyvendinimo tvarką bei procedūras, taip pat apibrėžiantis esminius projektų įgyvendinimo elementus bei nustatantis metodines rekomendacijas tinkamam projektų įgyvendinimui.

Sąvokos

ES struktūrinės paramos kompiuterinė informacinė valdymo ir priežiūros sistema (toliau - SFMIS2007) – valstybės informacinė sistema, skirta rinkti ir saugoti duomenis, reikalingus stebėti ir valdyti kiekvieno 2007 – 2013 metų projekto įgyvendinamą pagal veiksmų programą, ES fondų ir nacionalinių projektų lėšų panaudojimą, taip pat šiai informacijai perduoti Europos Komisijai.

Europos socialinio fondo agentūra (toliau – Agentūra) – vykdo tiesioginį paramos administravimą: skelbia projektų paraiškų konkursus, teikia informaciją, prižiūri projektų įgyvendinimą, rengia ataskaitas.

Europos socialinis fondas (toliau – ESF) – remia projektus, sprendžiančius socialines (pirmiausia užimtumo) problemas ir finansuoja švietimą ir profesinį mokymą, įsidarbinimo galimybių plėtrą, mokslinius tyrimus ir technologijų plėtrą, švietimo ir profesinio mokymo sistemų tobulinimą.

Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų svetainė (toliau – DMS) skirta projektų vykdytojams, įgyvendinantiems projektus pagal Žmogiškųjų išteklių plėtros, Ekonomikos augimo, Sanglaudos skatinimo ir Techninės paramos veiksmų programas. Ši internetinė svetainė naudojama įgyvendinamų projektų duomenų peržiūrai ir duomenų mainams elektroniniu būdu tarp projektų vykdytojų ir įgyvendinančiųjų institucijų.

Kryžminis finansavimas – projektui įgyvendinti būtinų veiklų, patenkančių į Europos regioninės plėtros fondo finansuojamas sritis, finansavimas ESF lėšomis.

Netiesioginės, arba pridėtinės, projekto išlaidos (toliau – netiesioginės projekto išlaidos) – išlaidos, kurios nėra skiriamos tiesiogiai projekto veikloms vykdyti, tačiau yra būtinos ir tiesiogiai susijusios su tiesioginėmis projekto išlaidomis. ESF projektuose šios išlaidos apmokamos naudojant nustatytą vienodo dydžio normą.

Paraiška asignavimų valdytojui – įgyvendinančiosios institucijos pagal Finansų ministerijos patvirtintą formą parengta ir pateikta ministerijai ar kitai valstybės institucijai, pagal kompetenciją atsakingai už bendrai finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, mokėjimo paraiška išmokėti lėšas projekto vykdytojui.

Projektas – tai laikina veikla, nukreipta į unikalaus tikslo pasiekimą, turinti savo pradžią ir pabaigą bei baigtinius išteklius, turintis kiekybiniais ir kokybiniais rodikliais išreikštą tikslą ir laikiną organizacinę struktūrą.

Projekto finansavimo ir administravimo sutartis – ministerijos ir (ar) kitos valstybės institucijos, pagal kompetenciją atsakingos už bendrai finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, ir

7

įgyvendinančiosios institucijos arba įgyvendinančiosios institucijos, įgaliotos ministerijos ir (ar) kitos valstybės institucijos, pagal kompetenciją atsakingos už bendrai finansuojamus iš ES fondų lėšų ūkio sektorius, su pareiškėju pasirašomas susitarimas dėl skiriamų ES fondų ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų ir jų naudojimo sąlygų.

Projekto vykdytojas – juridinis asmuo, kuris paramos sutarties pagrindu gauna lėšas projektui įgyvendinti, ir taupiai, sąžiningai bei protingai disponuodamas tomis lėšomis, siekia įvykdyti visas projekto veiklas, nustatyta tvarka bendradarbiaudamas su projekto įgyvendinimą prižiūrinčiomis institucijomis.

Projektų konkursas – pagal įgyvendinančiųjų institucijų paskelbtus kvietimus teikti paraiškas gautų projektų atranka, atliekama vadovaujantis ministerijos ar kitos valstybės institucijos parengtu projektų finansavimo sąlygų aprašu.

Regioninis projektų planavimas – projektų atrankos būdas, kai paramos gavėjų sąrašas sudaromas remiantis regioniniais strateginio planavimo dokumentais.

Tarpinė institucija – tai institucija, kuri planuoja ir skirsto ES paramą. Ji rengia ir tvirtina priemonių įgyvendinimo planus, priima sprendimus dėl paramos skyrimo, tvirtina projektų finansavimo sąlygų aprašus, planuoja valstybės projektus, sudaro ir tvirtina jų sąrašus ir atlieka kitas funkcijas.

Tiesioginės projekto išlaidos – tiesiogiai projekto veikloms vykdyti būtinos išlaidos, kai tiesioginį projekto veiklų ir jų išlaidų ryšį įmanoma aiškiai parodyti.

Tvarkos aprašas - Juridinių asmenų, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą, pirkimų vykdymo ir priežiūros tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2010 m. balandžio 12 d. įsakymu Nr. A1-140 (Žin., 2010, Nr. 44-2134)

Vadovaujančioji ir mokėjimo institucija yra LR finansų ministerija, kurios pagrindinis uždavinys – užtikrinti tinkamą ir veiksmingą ES struktūrinių fondų lėšų administravimą bei koordinuoti tarpinių ir įgyvendinančių institucijų veiksmus.

Valstybės projektų planavimas – projektų atrankos būdas, kai paramos gavėjų sąrašas sudaromas vadovaujantis nacionaliniais strateginio planavimo dokumentais.

VPĮ – Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymas (Žin., 1996, Nr. 84-2000 su vėlesniais pakeitimais ir papildymais).

Turinys

8

2. PROJEKTO ADMINISTRAVIMAS

9

Bendra informacija

Projekto administravimas yra sudėtingas ir daug laiko bei žmogiškųjų resursų reikalaujantis procesas.

Projekto administravimas apima: Projekto administravimo procedūrinės dalies įgyvendinimą (einamoji projekto priežiūra ir jo pokyčių

valdymas (sutarties ir jos priedų keitimas), veiklą, rezultatus ir rodiklius patvirtinančios dokumentacijos užtikrinimas, projekto viešinimo užtikrinimas, tarpinių ir galutinių ataskaitų rengimas, duomenų apie dalyvius rinkimas ir pan.);

Projekto finansinį administravimą (išlaidų pagrindimo dokumentų rinkimas ir priežiūra; mokėjimų prašymų ruošimas);

Pirkimų organizavimą bei vykdymą (projekto darbų, paslaugų ir prekių pirkimų organizavimas kaip to reikalauja vadovaujančios institucijos įsakymu patvirtinta Pirkimų tvarka bei VPĮ, įskaitant techninių užduočių, reikalavimų kandidatams ir kitų dokumentų rengimą).

Turinys

10

Projekto komanda

Siekiant sėkmingai įgyvendinti numatytus projekto tikslus bei pasiekti laukiamus rezultatus, būtina suformuluoti profesionalią projekto komandą, turinčią pakankamus laiko resursus, didelę patirtį bei aukštą kompetenciją, reikalingą numatytoms veikloms organizuoti ir vykdyti.

Pagrindinį projekto administracinį personalą sudaro projekto vadovas ir finansininkas. Šie asmenys yra atsakingi už projekto administravimą visą projekto įgyvendinimo laikotarpį. Taip pat prie sėkmingo projekto administravimo gali prisidėti viešųjų pirkimų specialistas, veiklų koordinatorius ir kiti pagal projekto pobūdį reikalingi asmenys.

Rekomenduojame, kad projekto administravimo komandą sudarytų nuolatiniai projekto vykdytojo (arba ir partnerių) darbuotojai, puikiai susipažinę su projektu.

Projekto vadovas – asmuo, atsakingas už bendrąjį projekto veiklų koordinavimą, veiklų organizavimą ir įgyvendinimą bei rezultatų pasiekimą. Projekto vadovas pasirašo visą korespondenciją, siunčiamą Agentūrai (išskyrus atvejus, kai papildomai reikalaujama projekto vykdytojo organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens bei finansininko parašų).

Atkreipiame dėmesį, jeigu Agentūrai pateiktus dokumentus pasirašo ne projekto vykdytojo organizacijos vadovas, turi būti pateiktas įgaliojimas asmeniui, kuris dokumentus pasirašė. Pavyzdžiui, jeigu Agentūrai pateiktus dokumentus pasirašo projekto vadovas, projekto koordinatorius, direktoriaus pavaduotojas, personalo vedėjas ir pan., tai šiems asmenims turi būti išduotas įgaliojimas  (įgaliojimo dokumentas gali vadintis įvairiai - įgaliojimu, įsakymu, potvarkiu, prokūra ir kt., esmė yra šio dokumento turinys - pavedimas atlikti tam tikrus veiksmus projekto vykdytojo organizacijos vardu).

Projekto vadovo funkcijos, užtikrinančios sėkmingą projekto administravimą: formuluoja tikslus ir užduotis – nustato, ką reikia atlikti (kokybiniu ir kiekybiniu požiūriu); planuoja – numato, kaip atlikti užduotį ir kaip pasiekti tikslą; informuoja – projekto vadovas informuoja komandą apie užduotį ar tikslą, išsiaiškina, ar visi

teisingai jį supranta, perduoda komandai kitą su darbu susijusią informaciją; organizuoja projekto administravimo komandos ir tiekėjų/vykdytojų darbą; nuolatinis komandos narių darbo stebėjimas, kontrolė ir palaikymas; įvertina pasiektus veiklos rezultatus, darbo procesą, komandinį darbą bei atskirų darbuotojų įnašą; nuolat bendradarbiauja su Agentūra, partneriais, kitomis suinteresuotomis institucijomis, tiksline

grupe; atsiskaito Agentūrai už projekto veiklas, rezultatus, rengia ataskaitas ir kt.; tvarko dokumentus susijusius su projekto administravimu.

Projekto finansininkas tvarko projekto finansinę apskaitą, užtikrina apskaitos duomenų ir dokumentų atitikimą buhalterinės apskaitos tvarkymo ir kitų teisės aktų reikalavimams, rengia projekto finansines ataskaitas, mokėjimo prašymus, bendradarbiauja su Agentūra, partneriais ir kitais suinteresuotais asmenimis.

Projekto valdymo grupė. Projekto vykdytojų nuožiūra projekto priežiūrai ir valdymui (pvz. projekto rezultatų vertinimui ir pan.) gali būti sudaryta Projekto valdymo grupė, į kurią būtų įtraukti visų projekto rezultatais suinteresuotų šalių (projekto vykdytojo, partnerių, valstybės ir vietos savivaldos institucijų, socialinių ir ekonominių partnerių, nevyriausybinių organizacijų, tikslinių grupių ir kt.) atstovai. Projekto valdymo grupei būtų atskaitinga projekto administravimo komanda. Projekto valdymo grupė rekomenduojama sudaryti tuo atveju, jei be jos nebūtų įmanomas sėkmingas ir tinkamas projekto vykdymas.

Projekto valdymo grupės posėdžio protokolo pavyzdys

Turinys

11

Partnerystė projekte

Partnerystė yra procesas, kuriame dalyvauja labai įvairūs, tam pačiam ar skirtingiems sektoriams priklausantys veikėjai, bendru susitarimu susijungę apibrėžtam tikslui įgyvendinti. Kitaip tariant, partnerystė – tai bendradarbiavimo santykiai tarp žmonių ar grupių, kurie sutinka pasidalinti atsakomybe siekiant konkretaus tikslo.

Kokia gali būti partnerystės nauda Jūsų projektui: didesnis informacijos ir išteklių prieinamumas, pvz., partneris turi specifinių, projektui reikalingų

žinių ir gali jas perteikti; suteikiama didesnė nauda projektui, pvz., partneris yra NVO, kuri yra savo kuruojamos (ir

projekto temos) srities lyderė; projektas teikia naudą didesniam naudos gavėjų skaičiui ir užtikrina platesnę projekto

rezultatų sklaidą, t.y. keliese yra lengviau spręsti problemas, be to, parteriai turi skirtingos patirties, kuri gali būti naudinga sprendžiant problemas;

gerosios praktikos dalijimasis ir administracinių gebėjimų ugdymas, t.y. partneriai keičiasi savo patirtimi tarpusavyje.

Projekto partneris (-iai) ir jų įsipareigojimai yra nurodyti finansavimo ir administravimo sutartyje. Siekiant užtikrinti sklandų projekto vykdytojo ir partnerių bendradarbiavimą, naudinga pasirašyti Jungtinės veiklos (partnerystės) sutartį. Jei ši sutartis nebuvo pasirašyta prieš pasirašant administravimo ir finansavimo sutartį, pasirašykite ją prasidėjus projektui.

Partnerystės sutartis

Partnerystės sutartyje aptariami pareiškėjo ir partnerio (-ių) įsipareigojimai ir atsakomybės sritys administruojant projektą, vykdant projekto veiklas:

pareiškėjo ir partnerio (-ių) bendri tikslai; projekto valdymo bei priežiūros principai (kokias procedūras susitarta taikyti sprendimų

priėmimui tarp pareiškėjo ir partnerio (-ių), kokias komunikacijos priemones sutarta taikyti informacijos keitimuisi, kokios procedūros planuojamos rezultatų stebėsenai ir vertinimui);

finansiniai įsipareigojimai; bendradarbiavimo veiklų aprašymas bei užduočių ir priemonių kiekvienai šaliai detalizavimas; rezultatai ir produktai, kurių tikimasi šia sutartimi; mokėjimų, tarpusavio atsiskaitymo, išlaidų, nuostolių ir dėl sutarties vykdymo arba nevykdymo

atsiradusios žalos atlyginimo pasiskirstymo tarp sutarties dalyvių tvarka; (pvz., kada bus kompensuojamos partnerio (-ių) patirtos tinkamos išlaidos. Išsami informacija apie atsiskaitymą tarp partnerių galėtų būti nurodyta atskira tvarka, pvz., tai, kas kiek laiko partneriai pateikia projekto vykdytojui ataskaitas apie vykdomas veiklas, apie įvykdytus mokėjimus, kokiu formatu pateikiamos ataskaitos ir pan.);

kas bus atsakingas už bendro turto apsaugą, kokios bus partnerio (ių) pareigos, susijusios su bendro turto išlaikymu; turto laikymo vieta pasibaigus projektui;

kam kokiomis dalimis priklausys galutiniai projekto rezultatai; kokia tvarka bus saugomi ir kaupiami visi su projekto įgyvendinimu susiję dokumentai ir partnerio

(ių) atsakomybė šioje srityje;- sutarties galiojimo, jos nutraukimo, pakeitimo sąlygos ir tvarka.

12

Rekomendacijos sėkmingai partnerystei

Tam, kad projektas būtų sėkmingai įgyvendinamas, svarbu, jog partneriai aktyviai ir atsakingai vykdytų savo įsipareigojimus.

Siekiant, kad visi partneriai dalyvautų projekto įgyvendinime ir vykdytų veiklas, už kurias yra atsakingi, svarbu:

reguliariai kontaktuoti: kviesti partnerius į konferencijas, seminarus, bendrauti su partneriais telefonu, el. paštu ir pan.;

nuolat informuoti partnerius apie pasiektus „apčiuopiamus“ rezultatus, kurie įrodo, kad partnerystės dėka jau kažkas pasiekta;

griežtai laikytis veiklų plano; kurti gerus santykius naudojant neformalias priemones, pvz., bendros vakarienės, vizitai ir kt.; kuruoti partnerius, kurie neturi dalyvavimo projektuose patirties; visus partnerius ir jų atliekamas veiklas vertinti nešališkai; aktyviai skleisti informaciją apie projekto veiklas, pasiektus rezultatus; priminti partneriams apie įsipareigojimus organizuojant reguliarius susitikimus, kuriuose būtų

atsiskaitoma už vykdomas veiklas bei atliekamas funkcijas; priminti visiems partneriams apie Partnerystės sutartį ir joje numatytus įsipareigojimus; skatinti tarpusavio pasitikėjimą.

Turinys

13

3. PROJEKTO RIZIKA

14

15

Projekto rizikos nustatymo metodika

Kiekvienas projektas Agentūroje vertinamas pagal nustatytų rizikos kriterijų neigiamą įtaką projektui: maža, vidutinė, didelė..

Pradėjus įgyvendinti projektą nustatomas pradinis projekto rizikos lygis. Projektų administravimo etape: tikrinant mokėjimo prašymus, atliekant patikras vietoje ir pan., rizikos kriterijai vertinami periodiškai.

16

Pradinė rizika

Administravimo komandos patirtis

ir kompetencija

Veiklos (jų įvairovė, kompleksiškumas

ir pan.)

Biudžeto eilutės (jų skaičius, išlaidų

rūšys)

Partnerių skaičius

Pažeidimai

Pirkimų vertė ir skaičius projekte

Projekto vertė ir trukmė

Įgyvendinimo rizika

Deklaruojamų išlaidų tikslumas

Lėšų įsisavinimo sparta

Rodiklių pasiekimas

Teikiamos informacijos

kokybė ir komunikacija

Neatitikimai patikrų vietoje

metu

Pažeidimai

Projekto rizikos vertinimas ir valdymas būtinas siekiant savalaikio, efektyvaus ir kokybiško projekto valdymo. Projekto pradinei ir įgyvendinimo rizikai sumažinti yra nustatomos ir įgyvendinamos rizikos valdymo priemonės:

Prašoma projekto vykdytojo pateikti deklaruojamų išlaidų planavimo lentelę; Projekto vykdytojo konsultacijos telefonu arba el. paštu; Organizuojamas vizitas pas projekto vykdytoją; Inicijuojamas susitikimas su projekto vykdytojo atstovais; Projekto vykdytojo organizacijos vadovui siunčiamas raštas, informuojantis apie susidariusią situaciją ir

prašant įvardinti, priežastis, problemas ir siūlomus sprendimus; Projekto vykdytojo organizacijos vadovui siunčiamas raštas, rekomenduojant stiprinti arba keisti

administracinį personalą arba darbuotoją, atsakingą už probleminę sritį; Teikiant kitus mokėjimo prašymus prašoma teikti papildomų dokumentų arba visų išlaidų pateisinančių ir

apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas probleminėse srityse; Apie situaciją projekte informuojama Tarpinė institucija ir/arba Vadovaujančioji institucija; Atliekama neplaninė patikra; Kita.

Turinys

17

4. PROJEKTO PIRKIMAI

18

Perkančioji organizacija (PO)

Perkančioji organizacija yra:1. Valstybės ar savivaldybės valdymo institucija; 2. 1 punkte nurodytų institucijų ir (ar) 4 punkte nurodytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų asociacija;3. VPĮ 70 straipsnio 1 dalies 2–4 punktuose nurodytos perkančiosios įmonės, veikiančios vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srityje.4. Viešasis ar privatusis juridinis asmuo (išskyrus valstybės ar savivaldybių valdymo institucijas), jeigu visa ar tam tikra jo veiklos dalis yra skirta specialiai viešiesiems interesams, kurie yra nekomercinio ir nepramoninio pobūdžio, tenkinti ir atitinka bent vieną iš šių sąlygų: jo veikla yra daugiau kaip 50 procentų finansuojama iš valstybės ar savivaldybių biudžetų

arba kitų valstybės ar savivaldybių fondų lėšų, arba kitų šioje dalyje nustatytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų lėšų;

yra kontroliuojamas (valdomas) valstybės ar savivaldybių institucijų arba kitų šioje dalyje nustatytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų;

turi administraciją, valdymo ar priežiūros organą, kurio daugiau kaip pusė narių yra skiriami valstybės ar savivaldybių institucijų arba šioje dalyje nurodytų viešųjų ar privačiųjų juridinių asmenų.

Turinys

19

Neperkančioji organizacija (NPO)

Juridiniai asmenys, kurie nėra perkančiosios organizacijos pagal VPĮ 4 str. ir kurie įgyvendina arba numato įgyvendinti bendrai finansuojamus iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektus, įgyvendinant Lietuvos 2007–2013 m. Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir veiksmų programas, išskyrus pagal finansų inžinerijos priemones įgyvendinamus projektus.

Turinys

20

Tarptautiniai pirkimai (PO)

Tarptautinio pirkimo vertė klasikinio sektoriaus perkančiosioms organizacijoms: 134 000 Eur, kai prekes ar paslaugas (išskyrus, kai Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlio A paslaugų

sąraše nurodytas 8 kategorijos mokslinio tyrimo ir plėtros paslaugas, taip pat 5 kategorijos telekomunikacijų paslaugas, kurių CPV kodai atitinka CPC kodus 7524, 7525 ir 7526, bei Viešųjų pirkimų įstatymo 2 priedėlio B paslaugas perka ar projekto konkursą vykdo visos perkančiosios organizacijos) perka ar projekto konkursą vykdo Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintame centrinio valstybinio administravimo sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąraše nurodytos perkančiosios organizacijos, o šiame sąraše įrašytoms krašto apsaugos sistemos perkančiosioms organizacijoms ši vertė taikoma tik perkant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą prekių sąrašą įrašytas prekes;

207 000 Eur, kai prekes, neįrašytas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintą prekių sąrašą, perka krašto apsaugos sistemai priklausančios perkančiosios organizacijos, įrašytos į Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintą centrinio valstybinio administravimo sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąrašą;

207 000 Eur, kai prekes ar paslaugas perka ar projekto konkursą vykdo į Lietuvos Respublikos Vyriausybės ar jos įgaliotos institucijos patvirtintą centrinio valstybinio administravimo sistemai priklausančių perkančiųjų organizacijų sąrašą neįrašytos perkančiosios organizacijos;

207 000 Eur, kai VPĮ 2 priedėlio A paslaugų sąraše nurodytas 8 kategorijos mokslinio tyrimo ir plėtros paslaugas, taip pat 5 kategorijos telekomunikacijų paslaugas, kurių CPV kodai atitinka CPC kodus 7524, 7525 ir 7526 bei VPĮ 2 priedėlio B paslaugas perka ar projekto konkursą vykdo visos perkančiosios organizacijos;

5 186 000 Eur, kai perkami darbai.

Turinys

21

Supaprastinti pirkimai (PO)

Supaprastinti pirkimai: kurių vertė yra mažesnė už nustatytas tarptautinio pirkimo vertės ribas; VPĮ 2 priedėlyje nurodytų B paslaugų pirkimai neatsižvelgiant į pirkimo vertę; VPĮ 9 straipsnio 14 dalyje nurodyti pirkimai.

Turinys

22

Mažos vertės pirkimai (PO)

Mažos vertės viešasis pirkimas – supaprastintas pirkimas, kai yra tenkinama bent viena iš šių sąlygų:

prekių ar paslaugų pirkimo vertė yra mažesnė kaip 58 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio), o darbų pirkimo vertė yra mažesnė kaip 145 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio);

perkamos panašios prekės, paslaugos ar perkami darbai dėl to paties objekto yra suskirstyti į atskiras dalis, kurių kiekvienai numatoma sudaryti atskirą pirkimo sutartį (sutartis), jeigu bendra šių sutarčių vertė yra ne didesnė kaip 10 procentų prekių ar paslaugų supaprastintų pirkimų to paties tipo sutarčių vertės ir mažesnė kaip 58 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio), o perkant darbus – ne didesnė kaip 1,5 procento to paties objekto supaprastinto pirkimo vertės ir mažesnė kaip 145 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio).

Turinys

23

Pirkimų būdai (PO)

Išskiriami šie prekių, paslaugų ar darbų pirkimo būdai: atviras konkursas - pirkimo būdas, kai kiekvienas suinteresuotas tiekėjas gali pateikti pasiūlymą. ribotas konkursas – pirkimo būdas, kai paraiškas dalyvauti konkurse gali pateikti visi norintys

konkurse dalyvauti tiekėjai, o pasiūlymus konkursui – tik perkančiosios organizacijos pakviesti tiekėjai.

konkurencinis dialogas – pirkimo būdas, kai kiekvienas tiekėjas gali pateikti paraišką dalyvauti pirkimo procedūrose ir perkančioji organizacija veda dialogą su atrinktais kandidatais, norėdama atrinkti vieną ar keletą tinkamų, jos reikalavimus atitinkančių alternatyvių sprendinių, kurių pagrindu pasirinktus kandidatus kviečia pateikti pasiūlymus.

skelbiamos/neskelbiamos derybos – pirkimo būdas, kai perkančioji organizacija konsultuojasi su pasirinktais tiekėjais ir su vienu ar keliais iš jų derasi dėl pirkimo sutarties sąlygų.

Turinys

24

Dažniausiai pasitaikančios klaidos atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją (PO)

Viešojo pirkimo komisijos nariai (remiantis VPĮ 16 str. 1 d., viešajam pirkimui organizuoti ir jam vykdyti turi būti (supaprastinto pirkimo atveju – gali būti) sudaryta Viešojo pirkimo komisija) ar viešąjį pirkimą įgaliotas vykdyti asmuo, jei viešąjį pirkimą vykdo ne Viešojo pirkimo komisija, atlieka tik pasiūlymo rengimo ir kvalifikacinių reikalavimų (atitikimo jiems) vertinimą bei įsitikina, ar pasiūlyme pasiūlymo rengimo ir kvalifikaciniai tiekėjo duomenys atitinka pirkimo sąlygose (ir skelbime) nurodytus reikalavimus, tačiau jie taip pat privalo atlikti:

a) pasiūlymo techninį vertinimą, t.y. tiekėjo pasiūlyme prekių, paslaugų, darbų atitikimo techninei užduočiai/specifikacijai. Viešojo pirkimo komisija arba viešąjį pirkimą įgaliotas vykdyti asmuo, jei viešąjį pirkimą vykdo ne Viešojo pirkimo komisija, turi įsitikinti, pavyzdžiui, ar pasiūlyme nurodomas tinkamas mokymo paslaugų valandų skaičius, trukmė, laikotarpis, mokymų temos, paslaugų teikimo vieta ir pan.;

b) pasiūlymo finansinį vertinimą, t.y. Viešojo pirkimo komisija arba viešąjį pirkimą įgaliotas vykdyti asmuo, jei viešąjį pirkimą vykdo ne Viešojo pirkimo komisija, turi įsitikinti, ar tiekėjo kainų lentelėje nėra aritmetinių klaidų, pavyzdžiui, sumuojant lentelės sudedamąsias dalis; turi įvertinti, ar nurodyta paslaugų kaina nėra per didelė rinkoje, ar nepagrįstai per maža bei neįsitikina, ar tiekėjo siūloma kaina neviršija projekto biudžeto.

Pildant pasiūlymo vertinimo lenteles, Pirkimo komisijos nariai neužpildo pasiūlymų vertinimo lentelės stulpelio „Sprendimas: priimti/atmesti“. Pirkimo sąlygose nustatomas reikalavimas tiekėjui turėti, pavyzdžiui, vadovavimo ne mažiau kaip 3 projektams X srityje patirties (ar pan.) ir pareiga pateikti dokumentus, patvirtinančius atitikimą šiam reikalavimui, tačiau tiekėjas, pateikęs pasiūlymą, šią patirtį įrodančių dokumentų nepateikia, o Viešojo pirkimo komisija arba viešąjį pirkimą įgaliotas vykdyti asmuo, jei viešąjį pirkimą vykdo ne Viešojo pirkimo komisija, neužklausia tiekėjo raštu ir nepaprašo jo patikslinti savo kvalifikacijos, t. y. nepaprašo jo pateikti dokumento, patvirtinančio atitikimą nustatytam kvalifikacijos reikalavimui, nors perkančioji organizacija visais atvejais turi pareigą įsitikinti, ar tiekėjas atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus kvalifikacijos reikalavimus. Šiuo atveju pažymėtina tai:

Jei tiekėjas pateikia ne visus, netikslius ar neišsamius dokumentus, įrodančius savo kvalifikaciją, perkančioji organizacija privalo raštu kreiptis į tiekėją ir prašyti jo tą kvalifikaciją patikslinti (VPĮ 32 str. 5 d.);

Net jei tiekėjas nepateikia jokių dokumentų, įrodančių jo atitikimą nustatytiems kvalifikacijos reikalavimams, pagal Lietuvos Aukščiausiojo Teismo išaiškinimą, perkančioji organizacija vis tiek turi kreiptis į tiekėją ir paprašyti jo patikslinti atitikimą nustatytiems kvalifikacijos reikalavimams. Pabrėžtina, kad kvalifikacija yra fakto klausimas, todėl dokumento nepateikimas nepaneigia šio fakto egzistavimą, jei toks faktas iš tikrųjų egzistuoja (Lietuvos Aukščiausiojo Teismo nutartis civilinėje byloje Nr. 3K-3-293/2011).

Pirkimo sąlygose nustačius, kad pasiūlymai turi būti pateikiami visam prekių kiekiui ar visai paslaugų apimčiai, tačiau tiekėjams pasiūlyme nepasiūlius tam tikrų prekių/ paslaugų (ar pasiūlius ne visą jų kiekį), pasiūlymas pripažįstamas tinkamu, nors toks pasiūlymas turi būti atmetamas.

Turinys

25

Dažniausiai pasitaikančios klaidos rengiant pirkimo sąlygas (PO)

Pirkimo sąlygose (pagrindinių pirkimo sutarties sąlygų skiltyje ar pirkimo sutarties projekte) ir (ar) skelbime neįtraukiama galimybė pratęsti pirkimo sutartį (pirkimo sutarties pratęsimą galima nurodyti kalendorine data (iki kada galima būtų sutartį pratęsti) arba tam tikru laikotarpiu, pavyzdžiui, „Pirkimo sutartis, gali būti pratęsta, tačiau ne vėliau kaip iki 2015 m. gruodžio 31 d.“ arba „Esant poreikiui, pirkimo sutartis gali būti pratęsiama 6 mėnesiams“). Šiuo atveju rekomenduojama visuomet pirkimo dokumentuose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę, Rekomenduojama pirkimo sutarties pratęsimą apibrėžti tam tikru laikotarpiu (mėnesiais arba kalendorine data).

Būtina atkreipti dėmesį į tai, kad pirkimo sutartis negali būti sudaryta (įskaitant sutarties pratęsimą) ilgesniam kaip 3 m. laikotarpiui. Pirkimo sutarčių, sudaromų ilgiau kaip 3 metams, terminų nustatymo kriterijus ir išimtinius atvejus, kuriais gali būti sudaromos tokios sutartys, nustato Lietuvos Respublikos Vyriausybė (Viešojo pirkimo - pardavimo sutarčių, sudaromų ilgiau kaip 3 metams, terminų nustatymo kriterijų ir atvejų, kuriais gali būti sudaromos tokios sutartys, aprašas, patvirtintas 2006 m. gegužės 5 d. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu Nr. 432). Kvalifikacijos reikalavimai pirkimo sąlygose neatitinka skelbime apie pirkimą nurodytų kvalifikacijos reikalavimų. Techninėje užduotyje nurodomi konkretūs prekių ženklai/ modeliai, pavyzdžiui, perkamu objektu nurodomas konkretus spausdintuvas „Canon“, perkant IT įrangą, nurodomas konkretus standartas be žymos „arba lygiavertis“ arba kitaip tiesiogiai ar netiesiogiai diskriminuojami tiekėjai. Pirkimo dokumentuose nurodomas reikalavimas teikiant paslaugas naudoti lietuviškus (arba kitos konkrečios šalies) įrengimus, darbo jėgą (vienos šalies gamintojo diskriminavimas kitos šalies gamintojo atžvilgiu nėra galimas (Teisingumo Teismo 1993 m. birželio 22 d. Sprendimas Komisija prieš Daniją, C-243/89, Rink. 1993, p. I-3353)). Pirkimo dokumentuose nustatytuose reikalavimuose nurodomi konkretūs nacionaliniai standartai, reikalavimai (nuoroda į nacionalinius standartus gali būti pripažinta netiesiogine diskriminacija (Teisingumo Teismo 2000 m. rugsėjo 26 d. Sprendimas Komisija prieš Prancūziją, C-225/98, Rink. 2000, p. I-7445)). Nurodant kvalifikacinį reikalavimą „Vidutinės metinės pajamos tos veiklos, su kuria susijęs atliekamas pirkimas, per pastaruosius 3 metus ne mažiau kaip 2 kartus didesnė už pirkimo objekto vertę“, nenustatoma tiekėjui galimybė atitikti kriterijų nuo įmonės įsteigimo, jei tiekėjas savo veiklą vykdo trumpiau nei 3 metai. Šiuo atveju, jei formuluojamas kvalifikacinis reikalavimas, susijęs su tiekėjo įmonės pajamomis, rekomenduojama numatyti, kad: „Vidutinės metinės pajamos tos veiklos, su kuria susijęs atliekamas pirkimas, per pastaruosius 3 metus (jei įmonė veikia trumpiau nei 3 metus, pateikiami duomenys nuo įmonės įregistravimo datos) ne mažiau kaip 2 kartus didesnė už pirkimo objekto vertę“ (plačiau skaityti Tiekėjų kvalifikacijos vertinimo metodinių rekomendacijų aktualioje redakcijoje, patvirtintoje 2011 m. gruodžio 30 d. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-196). Pasirinkus pasiūlymų vertinimą pagal ekonominio naudingumo kriterijų, pirkimo sąlygose nustatomi kvalifikaciniai reikalavimai, pavyzdžiui, vidutinė metinė bendroji apyvarta, tiekėjo patirtis (sudarytos sutartys), kurie turi atitikti tam tikro kriterijaus kritinę reikšmę, pavyzdžiui, ne mažiau kaip 2 arba 0,7, siejant ją su pirkimo objekto verte. Šiuo atveju neįmanoma pirkimą vykdančiam subjektui įvertinti, ar tam tikras tiekėjas atitinka konkretų kvalifikacijos reikalavimą, nes vokas su kaina būna dar neatplėštas ir pirmame vokų atplėšimo posėdyje (kai vertinami aukščiau nurodyti kriterijai) kaina dar nėra žinoma. Nustatomi neproporcingi perkamam objektui kvalifikacijos reikalavimai dėl ekonominės ir finansinės būklės ar techninio ir profesinio pajėgumo (plačiau skaityti Tiekėjų kvalifikacijos vertinimo metodinių

26

rekomendacijų aktualioje redakcijoje, patvirtintoje 2011 m. gruodžio 30 d. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-196). Pirkimo sąlygose ir pirkimo sutartyje nėra numatytos galimybės pakeisti pirkimo sutarties kainą, jei Lietuvos Respublikos teisės aktai, reglamentuojantys mokesčių nustatymą, pasikeičia. Pirkimo sąlygose prievolių įvykdymo terminai (paslaugų teikimo, prekių tiekimo ar darbų atlikimo ir apmokėjimo už prekes, paslaugas, darbus terminai) neatitinka skelbime nurodyto sutarties trukmės termino, kuris apima abipusius įsipareigojimus. Paslaugų pirkimo dokumentuose nustatomas reikalavimas turėti paslaugų teikimo patirties ES projektuose.

Turinys

27

Dažniausiai pasitaikančios klaidos rengiant/sudarant pirkimo sutartį (PO)

Sudarant pirkimo sutartį, keičiamas pirkimo sąlygose nurodytas perkamų prekių/ paslaugų ir (ar) darbų kiekis/ apimtis, jų charakteristikos, prievolių užtikrinimo būdas, dydis, koreguojamos kainos, keičiami prekių pristatymo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo terminai, keičiamas pirkimo sutarties projekto, įkelto į pirkimo sąlygas, turinys ir pan. Į pirkimo sutartį turi būti perkeltos tik patvirtintos pirkimo sąlygos. Pirkimo sąlygos sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiamos. Pakeičiamas paslaugų teikimo laikotarpis. Paslaugų teikimo laikotarpio, nurodyto pirkimo dokumentuose, keisti negalima. Tuo pagrindu rekomenduojama pirkimo dokumentuose ir pirkimo sutartyje pirkimo sutarties trukmę nurodyti ne konkrečia data, bet laikotarpiu (mėnesiais, kalendorinėmis dienomis), pavyzdžiui, „Sutarties vykdymo pradžia laikoma sutarties įsigaliojimo data. Paslaugos turi būti suteiktos per 3 mėnesius nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos.“ arba „Paslaugos turi būti suteiktos per 60 dienų nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos“. Tokiu būdu pirkimo sutartį pasirašius vėliau nei buvo planuota, nekiltų poreikio pratęsti paslaugų teikimo laikotarpio, nes laikotarpis nebūtų apribotas konkrečia data. Neįtraukiami prievolių užtikrinimo būdai, kurie buvo nurodomi pirkimo sąlygose ir skelbime. Į pirkimo sutartį turi būti perkeltos tik patvirtintos pirkimo sąlygos. Pirkimo sąlygos sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiamos..

TurinysDažniausiai pasitaikančios klaidos po pirkimo sutarties sudarymo (PO)

Pratęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/ prievolių įvykdymo terminai (kai toks pirkimo sutarties pratęsimas numatytas pačioje pirkimo sutartyje), nors pratęsimo galimybė nei skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta.Pirkimo sutarties galiojimo/ prievolių įvykdymo termino pratęsimas sutartimi, kai tokios galimybės nenustatė nei skelbimas apie pirkimą, nei pirkimo dokumentai, pažeidžia skaidrumo ir lygiateisiškumo principą kitų tiekėjų atžvilgiu. Pratęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/ prievolių įvykdymo terminai, nors pratęsimo galimybė nei pirkimo sutartyje, nei skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta.Šiuo atveju pažymėtina, kad pirkimo sutarties keitimas yra negalimas, išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo bei tokiam keitimui yra gautas Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas (Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas nėra reikalingas vykdant supaprastintą pirkimą, kurio vertė yra mažesnė kaip 3 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) ir vykdant mažos vertės pirkimą), (VPĮ 18 str. 8 d.). Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/ paslaugų/ darbų kiekio (galimybė pirkti papildomą kiekį numatyta pačioje pirkimo sutartyje), nors papildomo pirkimo galimybės nebuvo numatyta nei pagal pirkimo sąlygas, nei pagal skelbimą apie pirkimą.Pirkimo sutarties priedo pasirašymas, kai tokios galimybės nenustatė nei skelbimas apie pirkimą, nei pirkimo dokumentai, pažeidžia skaidrumo ir lygiateisiškumo principą kitų tiekėjų atžvilgiu ir formuoja situaciją, kai papildomos prekės/ paslaugos/ darbai yra perkami ne pagal VPĮ. Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/ paslaugų/ darbų kiekio, nors papildomo pirkimo galimybės nebuvo numatyta nei pagal pirkimo sutartį, nei pagal pirkimo sąlygas, nei pagal skelbimą apie pirkimą.Pirkimo sutarties keitimas yra negalimas, išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo bei tokiam keitimui yra gautas Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas (Viešųjų

28

pirkimų tarnybos sutikimas nėra reikalingas vykdant supaprastintą pirkimą, kurio vertė yra mažesnė kaip 3000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) ir vykdant mažos vertės pirkimą), (VPĮ 18 str. 8 d.). Įsigyjamos ne tos prekės ar paslaugos, dėl kurių vykdė pirkimo procedūras ir sudarė pirkimo sutartį. Šiuo atveju rekomenduojama:

a) ketinant pirkti papildomai pagal tą pačią pirkimo sutartį tų pačių prekių/ paslaugų/ darbų, būtina pirkimo sąlygose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę, tikslų papildomų prekių/ paslaugų/ darbų kiekį (arba papildomą procentinį kiekį) bei nurodyti ne tik bendrą pirkimo kainą, tačiau ir įkainį;

b) atkreipiamas dėmesys, kad perkant pagal tą pačią pirkimo sutartį, negali būti keičiamas pirkimo objektas, pirkimo kaina ir kitos sąlygos, dėl kurių keitimo nebuvo nurodyta pirkimo sąlygose.

Pirkimo sutarties keitimas yra negalimas, išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo bei tokiam keitimui yra gautas Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas (Viešųjų pirkimų tarnybos sutikimas nėra reikalingas vykdant supaprastintą pirkimą, kurio vertė yra mažesnė kaip 3000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) ir vykdant mažos vertės pirkimą), (VPĮ 18 str. 8 d.).

Turinys

29

Dažniausiai pasitaikančios klaidos pildant tiekėjų apklausos pažymas (PO)

Netinkamai užpildyta tiekėjų apklausos pažyma: Nepilnai/ neišsamiai nurodomas pirkimo objektas, pavyzdžiui, „Abstraktus perkamo objekto

nurodymas: „Mokymo paslaugos“. Rekomenduojama perkamą objektą nurodyti išsamiai: mokymų temos (pvz. „Perkamas objektas: Vadybos krypties mokymo paslaugos: Komandinio darbo įgūdžių stiprinimo mokymo kursai; Vadovaujančiojo personalo kompetencijų stiprinimo mokymo kursai; Pardavimo bei klientų aptarnavimo kompetencijų stiprinimo kursai“), turinys, apimtis, sudėtingumo lygis (pradedančiųjų, pažengusių ir pan., dalyvių skaičius, grupių dydis, patalpų (įrangos) nuoma, maitinimas (kas sudaro maitinimą), apgyvendinimas, dalomoji medžiaga, pažymėjimų išdavimas, kitos priemonės, vertimas (sinchroninis), transportas.

Pažymoje nepažymima, ar apklausa atliekama raštu, ar žodžiu. Pažymoje nurodytos tiekėjų kainos neatitinka pasiūlyme nurodytų kainų ir/ ar nenurodoma, ar bendra

pasiūlymo kaina Eur su PVM ar be. Pavyzdžiui, jei tiekėjo X pasiūlyme buvo nurodyta kaina 15 000 Eur su PVM, pažymoje nurodoma: „Tiekėjo X pasiūlymo kaina: 15 000 Eur “.

Pažymoje nenurodomas laimėtojas. Pažymoje nesutampa nurodytas ir pasiūlymus pateikusių tiekėjų sąrašas. Pažymą pasirašo įgaliojimų neturintys asmenys. Pažymoje nenurodomas apklausos vykdymo pagrindas, ypač atvejai, kai yra apklausiami mažiau nei

trys tiekėjai.

Turinys

30

Pirkimų vertės skaičiavimas (NPO)

Numatomo prekių ar paslaugų pirkimo vertė nustatoma atsižvelgiant į numatomų sudaryti projekte to paties tipo prekių, paslaugų pirkimo sutarčių numatomą vertę be pridėtinės vertės mokesčio pagal projekto biudžetą, nepaisant to, kas vykdo pirkimus – projekto vykdytojas ar partneris. Pirkimo vertė nustatoma pirkimo pradžioje.

To paties tipo prekių pirkimo sutartimis yra sutartys, kurios sudarytos dėl tos pačios rūšies prekių. Tos pačios rūšies prekėmis laikomos prekės, kurios priklauso tai pačiai prekių grupei pagal Bendrojo viešųjų pirkimų žodyno, patvirtinto 2002 m. lapkričio 5 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) (OL 2002 L 340, p. 1-562), skaitmeninio kodo pirmus tris skaitmenis.

To paties tipo paslaugų pirkimo sutartimis yra sutartys, kurios sudarytos dėl tos pačios kategorijos paslaugų, arba sutartys, kurių sudarymu yra arba gali būti suinteresuotas tas pats tiekėjas. Perkamų paslaugų kategorijos suprantamos taip, kaip jos yra nustatytos VPĮ 2 priedėlyje.

Jeigu perkamos prekės ir paslaugos, numatomo pirkimo vertė yra prekių ir paslaugų verčių suma nepriklausomai nuo to, kokią pirkimo dalį jos sudaro. Į vertės apskaičiavimą taip pat įeina prekių išdėstymo ir įrengimo vertė.

Jeigu prekių ar paslaugų pirkimas įgyvendinant projektą atliekamas vieną kartą, šio pirkimo vertė yra numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė, jei keletą kartų – pirkimo vertė yra numatoma bendra visų panašių pirkimo sutarčių, sudaromų projektui įgyvendinti, vertė.

Darbų pirkimo vertė nustatoma atsižvelgiant į visų dėl to paties objekto sudaromų darbų pirkimo sutarčių verčių sumą, įskaitant ir numatomo projektavimo (tuo atveju, kai kartu perkamas darbų atlikimas ir projektavimas), ir kitų darbų pirkimo sutarčiai atlikti būtinų prekių ir paslaugų numatomas vertes.

Projekto vykdytojas ir (arba) partneris, vykdydamas konkrečių prekių, paslaugų arba darbų pirkimus, turi teisę skaidyti pirkimo vertę į dalis, taip pat pirkimo vertė gali būti skaidoma skaidant į dalis projekto vykdytojo ir partnerio (-ių) vykdomus pirkimus tik tuo atveju, jei visoms išskaidytoms pirkimo dalims bus taikomas pirkimo būdas, pagal tvarkos aprašo 6 – 11 punktų nuostatas taikytinas visai pirkimo vertei.

Vadovaujantis Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatomis, neperkančioji organizacija savo vykdomo pirkimo vertę apskaičiuoja kaip projekto biudžete nurodytų panašių prekių, paslaugų ar darbų suminę vertę, neatsižvelgiant į tai, kad dalį pirkimų vykdys projekto partneris (-iai), kuris (-ie) yra perkančioji (-osios) organizacija (-os).

Turinys

31

Konkursas (NPO)

Konkurso organizavimas yra privalomas, kai numatomo pirkimo vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra didesnė nei 145 000 Eur perkant prekes ar paslaugas ir didesnė nei 1 450 000 Eur, kai perkami darbai. Visais atvejais projekto vykdytojas ir (arba) partneris gali pasirinkti vykdyti pirkimą konkurso būdu.

Atkreiptinas dėmesys, kad Projektų finansavimo sąlygų aprašuose ir/ ar projektų finansavimo ir administravimo sutartyse gali būti nustatyta ir mažesnė nei 145 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) pirkimo vertės riba, kuomet yra privaloma organizuoti konkursą.

Apklausa (NPO)

Kai numatomo pirkimo vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra ne didesnė nei 145 000 Eur perkant prekes ar paslaugas ir ne didesnė nei 1 450 000 Eur, kai perkami darbai, pirkimas gali būti vykdomas apklausos būdu.

Atkreiptinas dėmesys, kad Projektų finansavimo sąlygų aprašuose ir/ ar projektų finansavimo ir administravimo sutartyse gali būti nustatyta mažesnė nei 145 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) pirkimo vertės riba, kuomet yra privaloma organizuoti konkursą.

Konkursui neįvykus dėl to, kad nebuvo gauta nė vieno projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytus reikalavimus atitinkančio tiekėjo pasiūlymo, projekto vykdytojas (partneris) turi teisę pakartotinį pirkimą vykdyti apklausos būdu tvarkos aprašo 16–18 punktuose nustatyta tvarka.

Turinys

32

Pirkimų būdai (NPO)

Išskiriami du pirkimo būdai: Konkursas – pirkimo būdas, kai pirkimo skelbimas yra paskelbiamas Europos Sąjungos struktūrinės

paramos svetainėje www.esparama.lt ir kiekvienas suinteresuotas tiekėjas gali pateikti pasiūlymą; Apklausa – pirkimo būdas, kai projekto vykdytojas ir (arba) partneris apklausia keletą pasirinktų

tiekėjų dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo, ir (ar) darbų atlikimo pagal projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytas pirkimo sąlygas.

Turinys

33

Pirkimų tvarkos aprašo taikymo išaiškinimai (NPO)

Klausimas: Tvarkos aprašo 2 punkte nurodyta, kad apklausa – pirkimo būdas, kai projekto vykdytojas ir (arba) partneris apklausia keletą pasirinktų tiekėjų dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo, ir (ar) darbų atlikimo pagal projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytas pirkimo sąlygas. Kokios pirkimo sąlygos rengiamos, kai ieškant tinkamo pirkimo objekto pasiūlymo yra naudojamasi internete ir (ar) reklaminėje medžiagoje paskelbta informacija?

Atsakymas: Pirkimą vykdantis projekto vykdytojas (partneris) turi parengti ir patvirtinti sąrašą reikalavimų (pavyzdžiui, techninę specifikaciją ar konkrečius reikalavimus atitinkamam perkamam objektui), kuriais vadovaudamasis jis iš viešai prieinamų duomenų ieškos pirkimo objekto (internetas, reklaminė medžiaga ir pan.). Tokio reikalavimų sąrašo nesant, nebūtų užtikrinti Tvarkos aprašo 4 punkte nustatyti pirkimų principai. Klausimas: Ar konkurso arba apklausos vykdymo metu tiekėjo pasiūlymas gali būti pateiktas žodžiu (Tvarkos aprašo 2 p.)?

Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 2 punkto nuostatomis, tiekėjo pasiūlymas – tai tiekėjo raštu pateiktų dokumentų visuma, kuria siūloma tiekti prekes, teikti paslaugas ar atlikti darbus pagal projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytus reikalavimus ir sąlygas, arba viešai (internete, reklaminėje medžiagoje ar kitaip) tiekėjų pateikiama informacija apie pirkimo objektą (raštu reiškia bet kokią informacijos išraišką žodžiais arba skaičiais, kurią galimą perskaityti, atgaminti ir perduoti. Šis terminas apima ir elektroninėmis priemonėmis perduotą bei saugomą informaciją). Taigi tiekėjų pasiūlymo forma turi būti rašytinė.

Klausimas: Ar visada pirkimo sutartį privaloma sudaryti raštu (Tvarkos aprašo 37 p.)? Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 37 punkto nuostatomis, pirkimo sutartys privalo

būti sudaromos raštu, išskyrus tas sutartis, kurių vertė yra mažesnė nei 3000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio) ir sutartis (pirkimus), nustatytas (-us) Tvarkos aprašo 38 punkte.

Klausimas: Tvarkos aprašo 21 punkte nustatyta, kad konkursui neįvykus dėl to, kad nebuvo gauta reikalavimus atitinkančių pasiūlymų, projekto vykdytojas (ar partneris) turi teisę pakartotinai vykdyti pirkimą apklausos būdu. Ar vykdant pirkimą apklausos būdu gali būti keičiamos pirkimo sąlygos?

Atsakymas: Neįvykus konkursui ir dėl to vykdant pakartotinį pirkimą apklausos būdu, negali būti keičiamos esminės pirkimo sąlygos: minimalūs techniniai ir (arba) funkciniai perkamų prekių, paslaugų ir darbų reikalavimai, norimo rezultato apibūdinimas, tiekėjų pasiūlymų vertinimo kriterijai bei kitos esminės pirkimo sąlygos. Klausimas: Paaiškinkite, kaip turi būti apskaičiuojamos vidutinės rinkos kainos (Tvarkos aprašo 5 p.)?

Atsakymas: Įgyvendinančiosios institucijos darbuotojui kilus įtarimui, kad pirkimo kainos viršija rinkos kainas, vidutines rinkos kainas rekomenduojame įvertinti šiais būdais: perkant darbus: vadovautis statinio statybos skaičiuojamosiomis kainomis; prekėms ar paslaugoms: atlikti (užsakyti atlikti) rinkos tyrimą dėl panašių prekių ar paslaugų kainų,

arba ekspertinį vertinimą.Taip pat visais atvejais gali būti:

palyginamos darbų, prekių ar paslaugų kainos su kitų įgyvendinančiosios institucijos prižiūrimų projektų analogiškų darbų, prekių ar paslaugų kainomis;

palyginamos internete skelbiamų analogiškų darbų, prekių ar paslaugų kainos; siunčiamos užklausos teikėjams, prašant pateikti analogiškų techninių charakteristikų pasiūlymą

(pavyzdžiui, įgyvendinančioji institucija gali savarankiškai užklausti viešbučio, kiek kainuotų salės nuoma seminarui).

Įvertinusi, kad konkretaus pirkimo kainos viršija vidutines rinkos kainas, įgyvendinančioji institucija turi sudaryti sąlygas projekto vykdytojui (partneriui) pateikti paaiškinimus dėl susidariusio nuokrypio nuo vidutinių rinkos kainų ir nuspręsti, ar nuokrypio priežastys objektyvios.

34

Klausimas: Paaiškinkite, kaip pirkimų vertės skaičiuojamos, kai pirkimus vykdantys projekto partneriai yra neperkančiosios ir perkančiosios organizacijos (Tvarkos aprašo 10 p.).Atsakymas: Vadovaujantis Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatomis, neperkančioji organizacija savo vykdomo pirkimo vertę apskaičiuoja kaip projekto biudžete nurodytų panašių prekių, paslaugų ar darbų suminę vertę, neatsižvelgiant į tai, kad dalį pirkimų vykdys projekto partneris (-iai), kuris (-ie) yra perkančioji (-osios) organizacija (-os). Perkančiosios organizacijos pirkimų vertes skaičiuoja ir pirkimus vykdo vadovaudamosios VPĮ.

Klausimas: Kokie pirkimo dokumentai yra laikomi išsamiais (Tvarkos aprašo 14 p.)?Atsakymas: Išsamiais pirkimo dokumentais laikomi projekto vykdytojo skelbiami ir (ar)

tiekėjams pateikiami dokumentai, konkrečiai, tiksliai ir aiškiai apibrėžiantys: reikalavimus tiekėjų kvalifikacijai ir tiekėjų kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų sąrašą; pasiūlymų teikimo reikalavimus; pasiūlymų vertinimo sąlygas; pirkimo sutarties sąlygas arba projektą;

pasiūlymo galiojimo užtikrinimo ir pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimo reikalavimus, ir pan.Klausimas: Ar vykdant pirkimą yra privaloma gauti trijų tiekėjų pasiūlymus (Tvarkos aprašo

17 p.)?Atsakymas: Privaloma, išskyrus Tvarkos aprašo 18 ir 22 punktuose nustatytus atvejus.

Klausimas: Paaiškinkite terminą „didesnio tiekėjų skaičiaus apklausa reikalautų neproporcingai didelių pastangų, laiko ir (ar) lėšų sąnaudų“ (Tvarkos aprašo 18.2 punktas).Atsakymas: Mažiau kaip 3 tiekėjai gali būti apklausti, kai didesnio tiekėjų kiekio apklausos sąnaudos viršytų galimą gauti naudą. Pavyzdžiui, jeigu pirkimą vykdantis projekto vykdytojas (partneris), atlikęs preliminarią tiekėjų paiešką iš viešai prieinamų duomenų (pavyzdžiui, pagal „raktinius žodžius“ internete ar veikiančių įmonių katalogus), neranda bent trijų Lietuvos Respublikoje veikiančių tiekėjų, galinčių tiekti konkrečias prekes (teikti specifines paslaugas, atlikti aukštos kvalifikacijos darbus), kuriems galėtų išsiųsti kvietimus. Tris tiekėjų pasiūlymus galbūt būtų įmanoma gauti išsiuntus kvietimus teikti pasiūlymus užsienio šalyse veikiantiems tiekėjams, tačiau tokiu atveju galima pagrįstai teigti, kad tokia apklausa nedideliam pirkimui reikalautų neproporcingai didelių pastangų, laiko ir (ar lėšų) sąnaudų. Kitas pavyzdys - išsiuntęs kvietimus teikti pasiūlymus dideliam skaičiui pagal preliminarią paiešką atrinktų potencialių tiekėjų (pavyzdžiui, ne mažiau kaip 10 potencialių teikėjų, o jeigu preliminarios tiekėjų paieškos metu potencialių tiekėjų rado mažiau – visiems) projekto vykdytojas (partneris) negauna trijų pasiūlymų.

Klausimas: Tvarkos aprašo 22.1 punkte nustatyta, kad, neatsižvelgiant į pirkimo vertę, projekto vykdytojas ir (arba) partneris turi teisę tiesiogiai kreiptis į vieną tiekėją kviesdamas jį pateikti pasiūlymą ar sudaryti sutartį, kai dėl meninių ar techninių priežasčių perkamą objektą gali tiekti (teikti, atlikti) tik konkretus tiekėjas. Paaiškinkite terminą „dėl meninių ir techninių priežasčių“.

Atsakymas: Pirkimas iš vieno tiekėjo dėl meninių priežasčių suprantamas kaip būtinybė užtikrinti autoriniu, meniniu, stilistiniu ar pan. požiūriu nedalomą perkamų prekių, paslaugų ar darbų visumą. Pavyzdžiui, jeigu numatoma išleisti knygą, kuri papildytų anksčiau išleistą ir įsigytą knygų seriją, tai dėl meninių priežasčių projekto vykdytojas (partneris) gali nuspręsti kreiptis į tą patį leidėją (maketuotoją, dailininką), kad knygos stilius (meninis apipavidalinimas, popierius, maketavimas, viršelio dizainas, matmenys ir kt.) atitiktų kitų tos serijos knygų stilių.

Pirkimas iš vieno tiekėjo dėl techninių priežasčių suprantamas kaip būtinybė užtikrinti techninį perkamų prekių, paslaugų ar darbų suderinamumą.

Klausimas: Tvarkos aprašo 22.3 punkte nustatyta, kad neatsižvelgiant į pirkimo vertę, projekto vykdytojas ir (arba) partneris turi teisę tiesiogiai kreiptis į vieną tiekėją kviesdamas jį pateikti pasiūlymą ar sudaryti sutartį, kai dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad yra reikalingi papildomi darbai arba paslaugos, kurie (kurios) nebuvo įrašyti (-os) į sudarytą pirkimo sutartį ir kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, nesukeliant didelių

35

nepatogumų projekto vykdytojui ir (arba) partneriui, arba kai tokie darbai ar paslaugos, nors ir gali būti atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, yra būtinai reikalingi jai užbaigti. Paaiškinkite Tvarkos aprašo 22.3 punkte nurodytus terminus „techniškai ar ekonomiškai negalima atskirti“ ir „nesukeliant didelių nepatogumų“.

Atsakymas: Atkreipiame dėmesį, kad Tvarkos aprašo 22.3 punkte prekės yra neminimos. Įgyvendinančioji institucija, vadovaudamasi protingumo principu, turėtų įvertinti konkretų atvejį, ar perkamas paslaugas arba darbus techniškai ir ekonomiškai galima atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties nesukeliant didelių nepatogumų projekto vykdytojui ir (arba) partneriui. Pavyzdžiui, techniškai ir ekonomiškai negalima atskirti tame pačiame objekte vykdomų papildomų darbų, kuriuos dėl technologinio proceso vientisumo, tinkamos eksploatacijos, garantinės priežiūros ir įsipareigojimų, darbų atlikimo būdo, įrangos techninio suderinamumo ir pan. turėtų atlikti tas pats rangovas, arba dėl to paties dalyko teikiamų papildomų paslaugų, kurioms būdingas proceso vientisumas, analizės tęstinumas, bendra atsakomybė už pagrindinių ir papildomų paslaugų rezultatus ir (ar) jeigu įsigijus skirtingų techninių specifikacijų paslaugų, projekto vykdytojas (partneris) negalėtų naudotis anksčiau pirktomis paslaugomis ar patirtų didelių nuostolių. Dideli nepatogumai projekto vykdytojui (partneriui) gali kilti, jei dėl pirkimo reikėtų ilgam laikotarpiui stabdyti darbų atlikimą ar paslaugų teikimą ir (arba) dėl to atsirastų nepagrįstai didelių išlaidų.

Klausimas: Ar skaičiuojant pirkimų vertes turi būti sumuojamos pirkimų vertės tiems pirkimams, kuriems Tvarkos aprašo reikalavimai netaikomi (Tvarkos aprašo 38,1, 38.2, 38.5 ir kituose punktuose nurodytos išimtys)?

Atsakymas: Ne, išskyrus Tvarkos aprašo 38.1 punktą, kadangi pagal šį punktą, nuostata, kad Tvarkos apraše nustatyti reikalavimai netaikomi, gali būti pritaikoma tik suskaičiavus numatomą pirkimo vertę.

Klausimas: Ar Tvarkos aprašo 38.1 punkte nurodyta išimtis taikoma, kai vienkartinio pirkimo vertė ar visų panašių pirkimų vertė neviršija 3 000 Eur ? Ar į šią sumą įskaičiuojamas pridėtinės vertės mokestis?

Atsakymas: Remiantis 2014 m. gruodžio 5 d. Lietuvos Respublikos finansų ministro įsakymu Nr. 1K- 429, Tvarkos apraše nustatyti reikalavimai netaikomi tiems pirkimams, kurių numatoma vertė neviršija 3 000 Eur (be pridėtinės vertės mokesčio). 38.1 punkte nurodyta išimtis taikoma visų panašių pirkimų vertei.

Klausimas: Ar gali būti tikslinama tiekėjų kvalifikacija (Tvarkos aprašo 14 p.)?Atsakymas: Pagal VPĮ 32 str. 5 d., kandidatui ar dalyviui pateikus netikslius ar neišsamius

duomenis apie savo kvalifikaciją, perkančioji organizaciją privalo prašyti kandidato, dalyvio šiuos duomenis papildyti arba paaiškinti. Remiantis Lietuvos Aukščiausiojo Teismo išaiškinimu, perkančioji organizacija turi kreiptis į tiekėją ir prašyti patikslinti jo atitikimą nustatytiems kvalifikacijos reikalavimams, net jei tiekėjas nepateikė jokių duomenų apie savo kvalifikaciją (Lietuvos Aukščiausiojo Teismo nutartis civilinėje byloje Nr. 3K-3-293/2011). Vadovaujantis tuo, neperkančiosioms organizacijoms, vykdančioms viešuosius pirkimus projekte, ši nuostata yra taikoma pagal analogiją. Tai reiškia, kad tiekėjui pateikus netikslius ar neišsamius duomenis apie savo kvalifikaciją, neperkančioji organizacija, vykdanti pirkimą, turi kreiptis į tiekėją ir paprašyti jo šiuos duomenis patikslinti. Kreiptis į tiekėją ir paprašyti jo patikslinti kvalifikaciją neperkančioji organizacija turi net tuomet, kai tiekėjas nepateikė jokių duomenų apie savo kvalifikaciją, nors pirkimo dokumentuose pareiga pateikti šiuos duomenis buvo numatyta.

Klausimas: Kada turi būti atmetamas tiekėjo pasiūlymas (Tvarkos aprašo 25.2 p.)?Atsakymas: Tvarkos aprašo 25.2 p. nerašoma apie pasiūlymų atmetimą. Tiekėjo pasiūlymas

atmetamas (toliau nevertinamas), jei jis neatitinka projekto vykdytojo ir (arba) partnerio nustatytų minimalių kvalifikacijos reikalavimų. Pirkimo sąlygose pirkimo vykdytojas be Tvarkos aprašo 14 punkte išdėstytų reikalavimų gali nustatyti papildomus reikalavimus, pavyzdžiui, reikalavimas surinkti atitinkamą ekonominio naudingumo balų skaičių.

36

Klausimas: Ar kaina yra privalomas ekonominio naudingumo kriterijus (Tvarkos aprašo 25.2 punktas)?

Atsakymas: Taip.Klausimas: Ar ekonominio naudingumo vertinimo kriterijais gali būti tiekėjo kvalifikaciniai

reikalavimai (Tvarkos aprašo 25.2 p.)?Atsakymas: Ne, kadangi tiekėjo kvalifikaciniai reikalavimai skirti tik įvertinti konkurso

dalyvių gebėjimą įvykdyti nagrinėjamą sutartį, o ne nustatyti ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą. Rekomenduojame susipažinti su 2008 m. sausio 24 d. Europos teisingumo teismo pirmosios kolegijos sprendimu byloje C-532/06.

Projekto vykdytojas (partneris) gali vykdyti tiekėjų kvalifikacinę atranką, nustatydamas tiekėjų kvalifikacinės atrankos kriterijus bei šių kriterijų svarbos koeficientus, ir tik šią atranką praėjusius (surinkusius pirkimo vykdytojo nustatytą minimalų balų skaičių) tiekėjus kviesti teikti pasiūlymus, tačiau tiekėjų kvalifikacinė atranka negali būti laikoma ekonominio naudingumo vertinimu ar jo sudėtine dalimi.

Klausimas: Ar projekto vykdytojas ar partneris nurodydamas kvalifikacinius reikalavimus turi nurodyti, kokie kvalifikaciją įrodantys dokumentai turi būti pateikti (Tvarkos aprašo 14 p.)?

Atsakymas: Taip. Taip pat rekomenduojama nurodyti, kad tiekėjui negalint pateikti pirkimo dokumentuose nurodytų dokumentų, nes atitinkamoje šalyje tokie dokumentai neišduodami arba toje šalyje išduodami dokumentai neapima visų keliamų klausimų, gali būti pateikiama priesaikos deklaracija arba oficiali tiekėjo deklaracija.

Klausimas: Ar Tvarkos aprašo 38.6 punkte nurodytas pirkimo objektų sąrašas, dėl kurių sudarytos ilgalaikės sutartys, yra baigtinis?

Atsakymas: Pagal 2009 m. balandžio 28 d. Lietuvos Respublikos finansų ministro įsakymo Nr. 1K-132 punktą Nr. 6, ilgalaikės sutartys apima komunalinių, elektros, dujų, vandens tiekimo ir nuotekų surinkimo, šilumos tiekimo, valymo, apsaugos, fiksuoto telekomunikacijų ryšio ir kitų su patalpų ar pastatų išlaikymu susijusių paslaugų pirkimų, automobilinio kuro pirkimų sutartis. Remiantis tuo, Tvarkos aprašo 38.6 punkte nurodytas pirkimo objektų sąrašas yra baigtinis.

Klausimas: Paaiškinkite, ar projektų vykdytojas (ar partneris) privalo pasitvirtinti pirkimų taisykles, kuriomis vadovautųsi vykdydamas apklausos ir/ar konkurso pirkimų procedūras?

Atsakymas: Vadovaujantis tvarkos aprašo 24 punktu, tiekėjų pasiūlymams vertinti projekto vykdytojas (partneris) turi teisę (bet neprivalo) nusistatyti vidaus tvarką. Projektų vykdytojai (partneriai) pirkimus gali vykdyti vadovaudamiesi tik Tvarkos aprašo nuostatomis.

Klausimas: Paaiškinkite, kokie reikalavimai keliami pagal Tvarkos aprašo 24 punktą sudarytai Pirkimo komisijai.

Atsakymas: Pirkimo komisija sudaroma projekto vykdytojo (partnerio) vadovo ar jo įgalioto asmens įsakymu (sprendimu). Pirkimo komisiją turi sudaryti ne mažiau kaip 2 fiziniai asmenys. Visi pirkimo komisijos nariai turi pasirašyti ant konkurso vertinimo protokolų ir (arba) kitų vertinimo dokumentų, kuriuos rengia pagal Tvarkos aprašo 31 punkto nuostatas. Projekto vykdytojas (partneris) turi teisę (bet neprivalo) parengti komisijos darbo tvarką ir (arba) darbo reglamentą.

Turinys

37

Dažniausiai pasitaikančios klaidos, atliekant pasiūlymų vertinimą ir siekiant nustatyti laimėtoją (NPO)

Pirkimo vykdytojas atlieka tik pasiūlymo rengimo ir kvalifikacinių reikalavimų vertinimą ir įsitikina, ar pasiūlyme pasiūlymo rengimo ir kvalifikaciniai reikalavimai atitinka pirkimo sąlygose (ir skelbime) nurodytus reikalavimus, tačiau jie taip pat privalo atlikti:

a) pasiūlymo techninį vertinimą, t.y. tiekėjo pasiūlyme paslaugų atitikimo techninei užduočiai/ specifikacijai. Pirkimo vykdytojas turi įsitikinti, pavyzdžiui, ar pasiūlyme nurodomas tinkamas mokymo paslaugų valandų skaičius, trukmė, laikotarpis, mokymų temos, paslaugų teikimo vieta ir pan.;

b) pasiūlymo finansinį vertinimą, t.y. Pirkimo vykdytojas turi įsitikinti, ar tiekėjo kainų lentelėje nėra aritmetinių klaidų, pavyzdžiui, sumuojant lentelės sudedamąsias dalis; turi įvertinti, ar nurodyta paslaugų kaina nėra per didelė rinkoje, ar nepagrįstai per maža bei neįsitikina, ar tiekėjo siūloma kaina neviršija projekto biudžeto.

Pirkimo sąlygose buvo nustatytas reikalavimas, kad tiekėjas turi turėti ne mažiau kaip 3 metų vadovavimo X sričiai patirtį (ar pan.), tačiau tiekėjas šią patirtį įrodančių dokumentų nepateikė, o Pirkimo vykdytojas nepatikslino ir neužklausė tiekėjo raštu, siekdama įsitikinti, kad tiekėjo kvalifikacija atitinka nustatytus kvalifikacijos reikalavimus. Pirkimo vykdytojas, pirkimo dokumentuose nustatęs kvalifikacijos reikalavimus, visais atvejais turi įsitikinti, ar tiekėjas atitinka pirkimo dokumentuose nustatytus kvalifikacijos reikalavimus. Jei tiekėjas pateikė ne visus ar neišsamius dokumentus apie savo kvalifikaciją ar visai jų nepateikė, pirkimo vykdytojas turi raštu prašyti tiekėją patikslinti kvalifikaciją (pateikti nepateiktų dokumentų).

Pirkimo sąlygose nustačius, kad pasiūlymai turi būti pateikiami visam prekių kiekiui ar visai paslaugų apimčiai, tačiau tiekėjams pasiūlyme nepasiūlius tam tikrų prekių/ paslaugų (ar pasiūlius ne visą kiekį), pasiūlymas pripažįstamas tinkamu, nors toks pasiūlymas turi būti atmetamas.

Turinys

38

Dažniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant pirkimo sąlygas (pirkimo dokumentaciją) (NPO)

Pirkimo sąlygose (pagrindinių pirkimo sutarties sąlygų skiltyje ar pirkimo sutarties projekte) ir (ar) skelbime neįtraukiama galimybė pratęsti pirkimo sutartį.Šiuo atveju rekomenduojama visuomet pirkimo dokumentuose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę ir apibrėžti tam tikru laikotarpiu (mėnesiais arba kalendorine data).Kvalifikacijos reikalavimai pirkimo sąlygose neatitinka skelbime nurodytų kvalifikacinių reikalavimų. Techninėje užduotyje nurodomi prekių ženklai/ modeliai, pavyzdžiui, perkamu objektu nurodomas konkretus spausdintuvas „Canon“, perkant IT įrangą, nurodomas konkretus standartas be žymos „arba lygiavertis“ arba kitaip tiesiogiai ar netiesiogiai diskriminuojami tiekėjai. Nurodant kvalifikacinį reikalavimą „Vidutinės metinės pajamos tos veiklos, su kuria susijęs atliekamas pirkimas, per pastaruosius 3 metus ne mažiau kaip 2 kartus didesnė už pirkimo objekto vertę“, nenustatoma tiekėjui galimybė atitikti kriterijų nuo įmonės įsteigimo, jei tiekėjas savo veiklą vykdo trumpiau nei 3 metai.Šiuo atveju, jei formuluojamas kvalifikacinis reikalavimas, susijęs su tiekėjo įmonės pajamomis, rekomenduojama numatyti, kad: „Vidutinės metinės pajamos tos veiklos, su kuria susijęs atliekamas pirkimas, per pastaruosius 3 metus (jei įmonė veikia trumpiau nei 3 metus, pateikiami duomenys nuo įmonės įregistravimo datos) ne mažiau kaip 2 kartus didesnė už pirkimo objekto vertę“ (plačiau skaityti Tiekėjų kvalifikacijos vertinimo metodinių rekomendacijų aktualioje redakcijoje, patvirtintoje 2011 m. gruodžio 30 d. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-196). Pasirinkus pasiūlymų vertinimą pagal ekonominio naudingumo kriterijų, pirkimo sąlygose nustatomi kvalifikaciniai reikalavimai, pavyzdžiui, vidutinė metinė bendroji apyvarta, tiekėjo patirtis (sudarytos sutartys), kurie turi atitikti tam tikro kriterijaus kritinę reikšmę, pavyzdžiui, ne mažiau kaip 2 arba 0,7, siejant ją su pirkimo objekto verte. Šiuo atveju neįmanoma pirkimą vykdančiam subjektui įvertinti, ar tam tikras tiekėjas atitinka konkretų kvalifikacijos reikalavimą, nes vokas su kaina būna dar neatplėštas ir pirmame vokų atplėšimo posėdyje (kai vertinami aukščiau nurodyti kriterijai) kaina dar nėra žinoma. Nustatomi neproporcingi perkamam objektui kvalifikacijos reikalavimai dėl ekonominės ir finansinės būklės ar techninio ir profesinio pajėgumo, pavyzdžiui reikalaujama 3 kartus didesnės nei objekto pirkimo vertė įmonės vidutinės pastarųjų trejų metų apyvartos (plačiau skaityti Tiekėjų kvalifikacijos vertinimo metodinių rekomendacijų aktualioje redakcijoje, patvirtintoje 2011 m. gruodžio 30 d. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus įsakymu Nr. 1S-196). Pirkimo sąlygose nėra numatyta galimybė keisti pirkimo sutarties kainą dėl pasikeitusių mokesčių. Rekomenduojama pirkimo sąlygose ir pirkimo sutartyje įtvirtinti galimybę pakeisti pirkimo sutarties kainą, jei Lietuvos Respublikos įstatymai, reglamentuojantys mokesčių nustatymą, pasikeičia. Pirkimo sąlygose prievolių įvykdymo ir (ar) sutarties galiojimo terminai (paslaugų teikimo ar prekių tiekimo ir apmokėjimo už paslaugas ar prekes terminai) neatitinka skelbime nurodyto prievolių įvykdymo ir (ar) sutarties galiojimo termino. Paslaugų pirkimo dokumentuose nustatomas reikalavimas turėti paslaugų teikimo patirties ES projektuose.

Turinys

39

Dažniausiai pasitaikančios klaidos, rengiant/sudarant sutartį (NPO)

Sudarant pirkimo sutartį, keičiamas pirkimo sąlygose nurodytas perkamų prekių/ paslaugų ir (ar) darbų kiekis/ apimtis, jų charakteristikos, prievolių užtikrinimo būdas, dydis, koreguojamos kainos, keičiami prekių pristatymo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo terminai, keičiamas pirkimo sutarties projekto, įkelto į pirkimo sąlygas, turinys ir pan. Šiuo atveju pažymėtina, kad į pirkimo sutartį turi būti perkeltos tik patvirtintos pirkimo sąlygos. Pirkimo sąlygos sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiamos. Pakeičiamas paslaugų teikimo laikotarpis. Jei pasiūlymų vertinimo procedūra užtruko, tokiu atveju pirkimo sutartyje nurodoma, kad paslaugos turi būti suteiktos pavyzdžiui iki 2015 m. spalio 30 d., nors pirkimo sąlygose ir skelbime buvo nurodyta, kad „Paslaugų teikimo laikotarpis yra iki 2015 m. rugsėjo 30 d.“. Šiuo atveju rekomenduojama būtų iš anksto nurodyti pirkimo sutarties trukmę mėnesiais, pavyzdžiui, „Sutarties vykdymo pradžia laikoma sutarties įsigaliojimo data. Paslaugos turi būti suteiktos per 3 mėnesius nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos. Esant poreikiui, pirkimo sutartį galima pratęsti 6 mėnesiams“, arba kalendorinėmis dienomis, pavyzdžiui, „Paslaugos turi būti suteiktos per 60 dienų nuo pirkimo sutarties pasirašymo datos“. Tokiu būdu pirkimo sutartį pasirašius vėliau nei buvo planuota, nekiltų poreikio pratęsti paslaugų teikimo laikotarpio, nes laikotarpis nebūtų apribotas konkrečia data. Neįtraukiami prievolių užtikrinimo būdai, kurie buvo nurodomi pirkimo sąlygose ir skelbime.

Turinys

40

Dažniausiai pasitaikančios klaidos po pirkimo sutarties sudarymo (NPO)

Pratęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/ prievolių įvykdymo terminai (kai toks pirkimo sutarties pratęsimas numatytas pačioje pirkimo sutartyje), nors pratęsimo galimybė nei skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta.Pirkimo sutarties galiojimo/ prievolių įvykdymo termino pratęsimas sutartimi, kai tokios galimybės nenustatė nei skelbimas apie pirkimą, nei pirkimo dokumentai, pažeidžia skaidrumo ir lygiateisiškumo principą kitų tiekėjų atžvilgiu. Pratęsiamas pirkimo sutarties galiojimas/ prievolių įvykdymo terminai, nors pratęsimo galimybė nei pirkimo sutartyje, nei skelbime, nei pirkimo sąlygose nebuvo numatyta.Pirkimo sutarties keitimas yra negalimas (išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo), nes bent koks pirkimo sutarties pakeitimas gali lemti nelygiateisišką padėtį kitų tiekėjų atžvilgių, skaidrumo principo pažeidimą bei nesąžiningą konkurenciją. Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/ paslaugų/ darbų kiekio (galimybė pirkti papildomą kiekį numatyta pačioje pirkimo sutartyje), nors papildomo pirkimo galimybės nebuvo numatyta nei pagal pirkimo sąlygas, nei pagal skelbimą apie pirkimą.Pirkimo sutarties priedo pasirašymas, kai tokios galimybės nenustatė nei skelbimas apie pirkimą, nei pirkimo dokumentai, pažeidžia skaidrumo ir lygiateisiškumo principą kitų tiekėjų atžvilgiu ir formuoja situaciją, kai papildomos prekės/ paslaugos/ darbai yra perkami ne pagal Tvarkos aprašą. Pasirašomas pirkimo sutarties priedas dėl papildomo prekių/ paslaugų/ darbų kiekio, nors papildomo pirkimo galimybės nebuvo numatyta nei pagal pirkimo sutartį, nei pagal pirkimo sąlygas, nei pagal skelbimą apie pirkimą.Pirkimo sutarties keitimas yra negalimas, (išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo), nes bent koks pirkimo sutarties pakeitimas gali lemti nelygiateisišką padėtį kitų tiekėjų atžvilgių, skaidrumo principo pažeidimą bei nesąžiningą konkurenciją. Įsigyjamos ne tos prekės ar paslaugos, dėl kurių vykdė pirkimo procedūras ir sudarė pirkimo sutartį. Šiuo atveju rekomenduojama:

a) ketinant pirkti papildomai pagal tą pačią pirkimo sutartį tų pačių prekių/ paslaugų/ darbų, būtina pirkimo sąlygose numatyti pirkimo sutarties pratęsimo galimybę, tikslų papildomų prekių/ paslaugų/ darbų kiekį (arba papildomą procentinį kiekį) bei nurodyti ne tik bendrą pirkimo kainą, tačiau ir įkainį;

b) atkreipiamas dėmesys, kad perkant pagal tą pačią pirkimo sutartį, negali būti keičiamas pirkimo objektas, pirkimo kaina ir kitos sąlygos, dėl kurių keitimo nebuvo nurodyta pirkimo sąlygose.

Pirkimo sutarties keitimas yra negalimas (išskyrus tuos atvejus, kai toks pakeitimas nepažeis viešųjų pirkimų principų ir jų tikslo), nes bent koks pirkimo sutarties pakeitimas gali lemti nelygiateisišką padėtį kitų tiekėjų atžvilgių, skaidrumo principo pažeidimą bei nesąžiningą konkurenciją.

41

5. MOKĖJIMO PRAŠYMAI

42

Bendra informacija

Mokėjimo prašymas – projekto vykdytojo užpildytas ir Agentūrai pateiktas Lietuvos Respublikos finansų ministerijos nustatytos formos prašymas projekto išlaidoms apmokėti ir (ar) kompensuoti. Mokėjimo prašyme projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto įgyvendinimo eigą (faktinį veiklų vykdymo laikotarpį, fizinių veiklos įgyvendinimo rodiklių ir stebėsenos rodiklių pasiekimą).

Turinys

43

Projekto vykdytojas rengia mokėjimo prašymą – nustatytos formos dokumentą, su priedais, pagrindžiančiais projekto, dėl kurio sudaryta sutartis, įgyvendintas veiklas

bei patirtas išlaidas.

Agentūra tikrina mokėjimo prašymą (30 kalendorinių dienų) bei informuoja projekto vykdytoją apie mokėjimo prašymo tikrinimo rezultatus.

Ministerija, gavusi Agentūros parengtą paraišką asignavimų valdytojui, kaip pagrindžiamąjį dokumentą atlikti mokėjimą, per 3 darbo dienas parengia ir pateikia

mokėjimo paraišką Valstybės iždo departamentui, kuris ją apmoka.

Mokėjimo prašymų įkėlimas į Duomenų mainų svetainę

Projekto vykdytojas pasirašęs projekto finansavimo ir administravimo sutartį su Agentūra įgyja teisę naudotis DMS. Agentūra per 15 darbo dienų perduoda projekto vykdytojo institucijos (organizacijos) vadovui arba jo įgaliotam asmeniui atspausdintą DMS naudotojo identifikavimo priemonių lapą užklijuotame voke.

Projekto vykdytojas visais atvejais pildo iš dalies užpildytą elektroninę projekto mokėjimo prašymo formą, kurią parsisiunčia iš DMS. Teikdamas mokėjimo prašymą Agentūrai, įkelia užpildytą elektroninę mokėjimo prašymo versiją į DMS. Įkeltas mokėjimo prašymas yra automatiškai patikrinamas, ar jame nėra pildymo ir duomenų klaidų: ar įkeltas mokėjimo prašymas užpildytas vadovaujantis Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija, ar teisingai nurodyta informacija apie rangovus, prekių tiekėjus ir (arba) paslaugų teikėjus ir kiti duomenys.

DMS naudojimo instrukcija

Turinys

44

Mokėjimo prašymų teikimo grafikas

Projekto vykdytojas per 15 darbo dienų nuo finansavimo ir administravimo sutarties įsigaliojimo dienos Agentūrai turi pateikti mokėjimo prašymų teikimo grafiką. Projekto vadovas elektroniniu paštu nusiunčia projekto vykdytojui dalinai užpildytą mokėjimo prašymų teikimo grafiko formą. Mokėjimo prašymai yra teikiami ne rečiau kaip kas tris mėnesius, kuo remiantis projekto vadovas užpildo mokėjimo prašymų teikimo grafiko 2 stulpelį „Mokėjimo prašymo teikimo data“. Mokėjimo prašymų teikimo grafiko formą užpildyti padės Mokėjimo prašymo pildymo instrukcijos III dalies IV skirsnyje pateikta lentelės „Planuojami pateikti mokėjimo prašymai“ pildymo instrukcija.

Avansiniai, tarpiniai ir galutinis mokėjimo prašymas Agentūrai yra teikiami pagal patvirtintą mokėjimo prašymų teikimo grafiką. Mokėjimo prašymai gali būti teikiami tik tokiu periodiškumu, koks yra numatytas mokėjimo prašymų teikimo grafike. Projekto įgyvendinimo metu projekto vykdytojas gali prašyti pakeisti mokėjimo prašymų teikimo grafiką, tačiau Agentūra, atsižvelgdama į darbų apimtis ir gaunamų mokėjimo prašymų srautą, gali nepritarti keitimui.

Turinys

45

Išlaidų apmokėjimo būdai

Projekto vykdytojui išlaidos gali būti apmokamos dviem būdais: išlaidų kompensavimu ir sąskaitų apmokėjimo būdu. Konkretus išlaidų kompensavimo būdas projekto vykdytojui numatytas projekto finansavimo ir administravimo sutartyje.

Išlaidų kompensavimo būdas

Projekto vykdytojas pradeda įgyvendinti projektą iš nuosavų ir partnerio (-ių) lėšų ir pagal patvirtintą mokėjimo prašymų teikimo grafiką teikia Agentūrai mokėjimo prašymus, kuriuose deklaruojamos patirtos ir apmokėtos išlaidos. Su mokėjimo prašymu pridedamos visos išlaidas pagrindžiančių ir išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijos. Teikiant mokėjimo prašymą išlaidų kompensavimo būdu pildoma mokėjimo prašymo dalis, susijusi su išlaidų kompensavimu (t. y. mokėjimo prašymo formos 3 MPD. IK lapas).

Sąskaitų apmokėjimo būdas

Projekto vykdytojas teikdamas mokėjimo prašymus sąskaitų apmokėjimo būdu turi patikrinti kiekvieną rangovo, paslaugų teikėjo ar prekių tiekėjo pateiktą sąskaitą, jos atitiktį rangos, paslaugų teikimo ar prekių tiekimo sutarties sąlygoms, patikrinti ir priimti atliktus darbus, suteiktas paslaugas ar patiektas prekes (išskyrus išankstinio apmokėjimo sąskaitą). Projekto vykdytojas, pasirašęs sąskaitas kaip tinkamas apmokėti, prideda jas kartu su kitais išlaidas pateisinančiais dokumentais prie mokėjimo prašymo. Sąskaitų apmokėjimo būdu mokėjimo prašymai Agentūrai teikiami pagal patvirtintą mokėjimų prašymų teikimo grafiką. Taikant sąskaitų apmokėjimo būdą, išlaidoms pagrįsti su mokėjimo prašymu neteikiami išlaidų apmokėjimą įrodantys dokumentai. Projekto vykdytojas privalo ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo lėšų gavimo į projekto finansavimo ir administravimo sutartyje nurodytą projekto sąskaitą išmokėti gautas lėšas, nuosavas ir (ar) partnerio (-ių) lėšas (jeigu prie projekto buvo įsipareigota prisidėti nuosavu įnašu) rangovui, paslaugų teikėjui arba prekių tiekėjui ir pateikti Agentūrai pranešimą apie apmokėjimą kartu su visų išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų patvirtintomis kopijomis. Teikiant mokėjimo prašymą sąskaitų apmokėjimo būdu, pildoma mokėjimo prašymo dalis, susijusi su sąskaitų apmokėjimu (t. y. mokėjimo prašymo formos 2 MPD. SA lapas).

Turinys

46

Tinkamos finansuoti išlaidos ir išlaidas pateisinantys dokumentai

Projekto vykdytojo su projektų veiklų įgyvendinimu patirtos išlaidos privalo atitikti visus išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties taisyklėse nurodytus reikalavimus, kad jos būtų pripažintos tinkamomis finansuoti. Rekomendacijos „Dėl projekto išlaidų atitikties finansavimo reikalavimams“ yra pateikiamos http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/islaidu-tinkamumo-rekomendacijos (toliau - Išlaidų tinkamumo rekomendacijos).

Projekto vykdytojas mokėjimo prašyme privalo deklaruoti visas patirtas tinkamas finansuoti išlaidas nuo projekto įgyvendinimo pradžios ir per atsiskaitomąjį laikotarpį. Į vieną mokėjimo prašymą gali būti įtrauktos projekto išlaidos, kurioms apmokėti taikomi abu numatyti išlaidų apmokėjimo būdai. Kartu su mokėjimo prašymu projekto vykdytojas pateikia ataskaitinio laikotarpio tiesiogines projekto išlaidas pateisinančių bei išlaidų apmokėjimą įrodančių dokumentų kopijas. Visos tiesioginės projekto išlaidos turi būti pagrįstos išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo ar lygiavertės įrodomosios vertės dokumentais, turinčiais visus Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo nustatytus apskaitos dokumentų rekvizitus. Kiekviename išlaidas pagrindžiančiame dokumente turi būti aiškiai identifikuojamas projekto pavadinimas, projekto kodas arba uždėtas projekto antspaudas. Mokėjimo prašymuose deklaruojant tinkamas finansuoti išlaidas rekomenduojama naudotis Išlaidų tinkamumo rekomendacijose pateiktomis pavyzdinėmis dokumentų formomis. Tai leistų greičiau įvertinti mokėjimo prašymuose deklaruojamas išlaidas.

Kartu su mokėjimo prašymu projekto vykdytojas pateikia ir veiklas pateisinančius dokumentus, t.y. renginio dalyvių sąrašus ir kitus reikiamus dokumentus.

Dokumentų teikimo tvarka pateikta Projektų, finansuojamų iš Europos socialinio fondo, išlaidų pagrindimo dokumentų teikimo su mokėjimo prašymais tvarkos apraše. Šioje tvarkoje yra numatyta galimybė projekto vykdytojams kartu su mokėjimo prašymais teikti ne visus išlaidas pagrindžiančius ir veiklas pateisinančius dokumentus. Projekto vykdytojas teikdamas tik dalį išlaidų pagrindimo ir veiklų pateisinimo dokumentų, privalo visus projekto išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo bei veiklų pateisinimo dokumentus saugoti projekto vykdytojo ir partnerio (-ių) organizacijoje.

Turinys

47

Netiesioginių išlaidų kompensavimas

Netiesioginės projekto išlaidos yra skirtos projekto administracinėms reikmėms. Europos socialinio fondo projektuose šios išlaidos apmokamos naudojant nustatytą vienodo dydžio normą.

Netiesioginių projekto išlaidų skaičiavimas ir apmokėjimas yra reglamentuotas „Netiesioginių projekto išlaidų nustatymo ir apmokėjimo naudojant vienodo dydžio normą taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2008 m. kovo 27 d. įsakymu Nr. 1K-112 (toliau – Taisyklės), bei vėlesniais pakeitimais. Netiesioginės projekto išlaidos apmokamos pagal projekto vykdytojo Agentūrai teikiamus mokėjimo prašymus. Tinkamų finansuoti netiesioginių projekto išlaidų suma apskaičiuojama pripažintų tinkamų finansuoti tiesioginių projekto išlaidų sumą, išskyrus kryžminiam finansavimui skirtas lėšas, padauginus iš projektui taikomos vienodo dydžio normos. Vienodo dydžio norma, kuri taikoma kompensuojant netiesiogines išlaidas, nurodyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje.

Projektų, kurių įtraukimo į valstybės ar regionų projektų sąrašą data arba kvietimo teikti paraiškas dėl projektų finansavimo paskelbimo data yra vėlesnė nei 2011 m. liepos 1 d. (imtinai), netiesioginių išlaidų norma yra apskaičiuojama pagal lentelę (Taisyklių 8.2. punktas):

EilėsNr.

Projekto tinkamų finansuoti išlaidų suma, išskyrus kryžminiam finansavimui skirtas lėšas

Maksimali vienodo dydžio norma, kai iš paslaugų teikėjų perkamų paslaugų išlaidų dydis sudaro iki 60 proc. tiesioginių projekto išlaidų, išskyrus kryžminiam finansavimui skirtas lėšas

Maksimali vienodo dydžio norma, kai iš paslaugų teikėjų perkamų paslaugų išlaidų dydis sudaro nuo 60 proc. iki 90 proc. tiesioginių projekto išlaidų, išskyrus kryžminiam finansavimui skirtas lėšas

Kai iš paslaugų teikėjų perkamų paslaugų išlaidų dydis sudaro daugiau kaip 90 proc. tiesioginių projekto išlaidų, išskyrus kryžminiam finansavimui skirtas lėšas

1 2 3 4 5

1. iki 173 772,29 Eur 20 proc. 18 proc. Netiesioginės projekto išlaidos yra grindžiamos išlaidų pagrindimo ir apmokėjimo įrodymo dokumentais. Šios išlaidos negali viršyti šios lentelės 4 stulpelyje nurodytų vienodo dydžio normų.

2. nuo 173 772,30 Eur iki 260 658,30 Eur

19 proc. 16 proc.

3. nuo 260 658,31 Eur iki 434 430,31 Eur

17 proc. 14 proc.

4. nuo 434 430,32 Eur iki 781 974,34 Eur

13 proc. 10 proc.

5. daugiau kaip 781 974,34 Eur

9 proc. 6 proc.

Tuo atveju, kai netiesioginės projekto išlaidos yra nustatomos naudojant vienodo dydžio normą, projekto vykdytojas netiesioginių projekto išlaidų pagrindimo ir tokių išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų Agentūrai neteikia, tačiau projekto vykdytojas netiesiogines išlaidas traukia į apskaitą vadovaudamasis Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatytais reikalavimais.

Tais atvejais, kai projekto vykdytojas pagal Taisykles turi pagrįsti netiesiogines projekto išlaidas, tuomet vėliausiai kartu su galutiniu mokėjimo prašymu turi pateikti Agentūrai netiesioginių projekto išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentus. Jeigu Agentūra, įvertinusi pateiktus išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentus nustato, kad projekto vykdytojui netiesioginių

48

projekto išlaidų apmokėta daugiau, nei numatyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje pagal nustatytą netiesioginių išlaidų apmokėjimo normą, t. y. projekto vykdytojas nepateikė visų netiesioginių projekto išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentų, Agentūra teikia siūlymą asignavimų valdytojui dėl lėšų susigrąžinimo iš projekto vykdytojo.

Netiesioginių išlaidų skaičiavimo kontrolės lentelė

Turinys

49

Mokėjimų prašymų tipai

Avansinis mokėjimo prašymas

Projekto vykdytojas pasirašęs projekto finansavimo ir administravimo sutartį pradeda įgyvendinti projekto veiklas ir gali teikti avansinį mokėjimo prašymą. Šį mokėjimo prašymą gali teikti tik tie projekto vykdytojai, kurių projekto finansavimo ir administravimo sutartyje yra numatyta tokia galimybė. Avanso projekto vykdytojui dydį nustato Agentūra, atsižvelgdama į avanso mokėjimo poreikį, laiką ir kitus aspektus. Visais atvejais avansas negali viršyti 30 procentų visos projekto finansavimui skirtos lėšų sumos. Avansas mokamas remiantis projekto finansavimo ir administravimo sutartyje išdėstytomis avanso mokėjimo nuostatomis. Kartu su avanso mokėjimo prašymu privatūs juridiniai asmenys turi pateikti finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją, laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą dėl avanso sumos, viešieji juridiniai asmenys – finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją, laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą dėl avanso sumos, jeigu avanso suma didesnė kaip 15 000 eurų, viešieji juridiniai asmenys, įgyvendinantys iš Europos socialinio fondo lėšų bendrai finansuojamus projektus, – finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją, laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą dėl avanso sumos, jeigu avanso suma didesnė kaip 30 000 eurų. Kai mokėjimo prašymai teikiami ne rečiau kaip kas mėnesį, tačiau per 2 mėnesius projekto vykdytojui pačiam vykdant veiklas patiriamų išlaidų suma – daugiau nei 30 000 eurų, viešiesiems juridiniams asmenims, įgyvendinantiems iš Europos socialinio fondo lėšų bendrai finansuojamus projektus, gali būti netaikomas reikalavimas pateikti finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją, laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą dėl avanso sumos iki 45 000 eurų įskaitytinai. Reikalavimas pateikti garantiją, laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą dėl avanso sumos netaikomas biudžetinėms įstaigoms, viešosioms įstaigoms, kurių savininkė arba vienas iš dalininkų yra valstybė, labdaros ir paramos fondams, kurių vienintelis dalininkas yra valstybė.

Finansų įstaiga ar draudimo įmonė išduotame garantijos, laidavimo arba laidavimo draudimo rašte dėl avanso sumos, įsipareigoja ne Agentūrai, bet Ministerijai. Laidavime ar garantijoje turi būti laiduojama ar garantuojama už laikotarpį nuo avanso projekto vykdytojui išmokėjimo dienos iki projekto finansavimo ir administravimo sutartyje nurodytos veiklų įgyvendinimo pabaigos, iki kurios turi būti baigtos įgyvendinti visos projekto veiklos ir patirtos visos su projekto įgyvendinimu susijusios tinkamos finansuoti išlaidos. Laidavime ar garantijoje privalo būti nurodyta, jog bet kokį reikalavimą dėl laidavimo ar garantijos kreditorius (naudos gavėjas, Ministerija) gali pareikšti ne mažiau kaip per 3 mėnesius nuo laidavimo ar garantijos pabaigos. Pratęsiant projekto įgyvendinimo laikotarpį, būtina pratęsti ir projekto avanso užtikrinimą (jeigu avansas iki to momento dar nebūna įskaitytas). Pratęsiant laidavimą ar garantiją, turi būti nurodoma, jog laiduojama ar garantuojama nuo avanso išmokėjimo.

Projekto vykdytojas užpildo avansinio mokėjimo prašymo formą ir pateikia ją Agentūrai.

Tarpinis mokėjimo prašymas

Projekto vykdytojas įgyvendindamas projektą teikia Agentūrai tarpinius mokėjimo prašymus mokėjimo prašymų teikimo grafike nustatytais terminais, tačiau ne rečiau kaip kas 3 mėnesiai.

Jei projekto vykdytojas gavo avansą, tai pirmąjį tarpinį mokėjimo prašymą Agentūrai turi pateikti ne vėliau kaip po 3 mėnesių nuo avanso gavimo dienos. Jeigu per 3 mėnesius nuo avanso gavimo dienos projekto vykdytojas nepradeda įgyvendinti projekto ir nepatiria išlaidų, praėjus nurodytiesiems 3 mėnesiams, per 5 darbo dienas jis privalo grąžinti avansą.

50

Galutinis mokėjimo prašymas

Projekto vykdytojas baigęs įgyvendinti projekto veiklas, ne vėliau, kaip per 30 dienų nuo projekto veiklų įgyvendinimo pabaigos, turi pateikti galutinį mokėjimo prašymą. Su galutiniu mokėjimo prašymu deklaruojamos visos per laikotarpį nuo paskutinio mokėjimo prašymo pateikimo dienos patirtos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos bei pateikiama galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita (pateikiama auditoriaus išvada (jeigu tai numatyta Sutartyje).

Taip pat su galutiniu mokėjimo prašymu projekto vykdytojas privalo pateikti pažymą apie projekto sąskaitoje sukauptas palūkanas (jei projekto finansavimo ir administravimo sutartyje numatyta už projektą išmokėti avansą ir (ar) taikyti sąskaitų apmokėjimo būdą). Pažymoje turi būti nurodytas visas projekto įgyvendinimo laikotarpis ir per tą laikotarpį priskaičiuotų palūkanų suma. Ši nuostata nėra taikoma tiems projektų vykdytojams, kurių paramos lėšoms atidarytoms banko sąskaitoms taikomos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1994 m. balandžio 27 d. nutarimo Nr. 320 „Dėl palūkanų už Lietuvos valstybės biudžeto įstaigų sąskaitų einamuosius depozitus bankuose“ nuostatos.

Jei projektui neskirtas finansavimas iš valstybės biudžeto (toliau – VB) lėšų, o sukauptų palūkanų suma mažesnė nei 15 eurų arba lygi šiai sumai, tokiu atveju sukauptos palūkanos nėra grąžinamos į asignavimų valdytojo (toliau – AV) sąskaitą Jei projektui neskirtas finansavimas iš VB lėšų, o sukauptų palūkanų suma didesnė nei 15 eurų, tokiu atveju sukauptos palūkanos turi būti grąžinamos į AV sąskaitą lėšų pervedimo būdu.

Jei projektui skirtas finansavimas iš VB lėšų, o sukauptų palūkanų suma yra mažesnė nei pagal galutinį MP išmokama VB lėšų dalis, tokiu atveju visa sukauptų palūkanų suma užskaitoma su galutiniu MP. Jei projektui skirtas finansavimas iš VB lėšų, o pagal galutinį MP išmokama VB lėšų dalis mažesnė nei sukauptų palūkanų suma, tai su galutiniu MP užskaitoma dalis sukauptų palūkanų sumos, o kita dalis, jei mažesnė nei 15 eurų arba lygi šiai sumai, nėra grąžinama į AV sąskaitą, didesnė nei 15 eurų turi būti grąžinama į AV sąskaitą lėšų pervedimo būdu.

Galutiniame mokėjimo prašyme išlaidas pateisinančių dokumentų data ir išlaidų apmokėjimo data negali būti vėlesnė nei projekto finansavimo ir administravimo sutartyje numatyta projekto įgyvendinimo pabaigos data. Projekto vykdytojui negali būti išmokėta didesnė finansavimo suma nei numatyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje. Jeigu Agentūra, patikrinusi galutinį mokėjimo prašymą, nustato, kad projekto vykdytojui buvo išmokėta mažiau lėšų, nei numatyta projekto finansavimo ir administravimo sutartyje ir pagal patvirtintus tinkamų finansuoti išlaidų pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentus, trūkstamos lėšos jam pervedamos. Jeigu Agentūra, patikrinusi galutinį mokėjimo prašymą, nustato, kad išmokėta lėšų suma yra didesnė, nei būtina projektui įgyvendinti, ji, vadovaudamasi projekto finansavimo ir administravimo sutarties nuostatomis, pareikalauja, kad projekto vykdytojas grąžintų perviršį.

Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija

Iš dalies užpildytos elektroninės mokėjimo prašymo formos pildymo pavyzdys

Projektų, finansuojamų iš Europos socialinio fondo, išlaidų pagrindimo dokumentų teikimo su mokėjimo prašymais tvarkos aprašas

Bendrai finansuojamų iš Europos Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų mainų svetainės naudojimo instrukcija

Turinys

51

Planuojamų renginių grafikų teikimas

Planuojamų renginių (mokymų) grafikus Agentūrai privalo teikti tik tų projektų vykdytojai, kurių projektų veiklose yra dalyvių.

Informacija apie ateinančio mėnesio planuojamus renginius (mokymus) Agentūrai turi būti pateikta iki einamojo mėnesio paskutinės dienos per DMS posistemę „Dalyvių mokymai“ (jei finansavimo ir administravimo sutartyje nenurodyta kitaip). Pasikeitus pateikto renginių (mokymų) grafiko informacijai, visais atvejais apie pakeitimus Agentūra turi būti informuota ne vėliau kaip prieš 1 dieną iki pakeitimų pradžios, pateikiant patikslintą mokymų grafiką. Per DMS posistemę „Dalyvių mokymai“ taip pat Agentūrai teikiama informacija, kad mokymai nesuplanuoti ir ateinantį mėnesį nebus vykdomi.

Rengiant renginių (mokymų) grafiką būtina nurodyti tikslų renginio adresą, įtraukiant pastato korpuso, laiptinės, įėjimo ar aukšto numerį bei kabineto ar auditorijos pavadinimą ar numerį. Jei renginys yra organizuojamas ne projekto vykdytojo patalpose, turėtų būti nurodyta konferencijų centro, viešbučio, įmonės ar įstaigos, kurioje vyksta veiklos, pavadinimas, pvz.: kalbų mokymo įstaiga, projekto partnerio patalpos ir pan. Jei mokymų trukmė yra ilgesnė nei 1 diena, būtina nurodyti tikslias visų renginių datas.

Renginio grafiko nepateikimas nustatyta tvarka yra šiurkštus pažeidimas, už kurį taikomos griežčiausios finansavimo ir administravimo sutarties bendrųjų sąlygų 9.1 punkte numatytos poveikio priemonės, o nustačius, kad projekto vykdytojas imituoja renginio vykdymą arba deklaruoja renginį, kurio faktiškai nevykdė, Agentūra ne tik nedelsdama inicijuos finansavimo ir administravimo sutarties nutraukimą, sumokėtų paramos lėšų grąžinimą, bet ir dėl įtariamos nusikalstamos veikos kreipsis į Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos. Pažymėtina, kad renginių dalyvių ir kitų asmenų parašų bei dokumentų klastojimas, administruojančio bei vykdančiojo personalo, tikslinės grupės dalyvių ir kitų asmenų melagingų paaiškinimų Agentūrai teikimas yra veikos, kurių padarymas užtraukia baudžiamąją atsakomybę.

Nustačius, kad renginyje faktiškai dalyvauja mažiau asmenų, negu yra pasirašiusiųjų renginio dalyvių sąraše, išlaidos bus pripažįstamos netinkamomis ir priklausomai nuo aplinkybių bus nekompensuojamos arba bus mažinama skirta parama. Pakartotinai nustačius tokius pažeidimus, bus inicijuojamas finansavimo ir administravimo sutarties nutraukimas ir išmokėtų lėšų susigrąžinimas. Renginio dalyvių sąrašą reikia pildyti tiksliai ir sąžiningai renginio pradžioje, atsižvelgti į faktiškai dalyvaujančių asmenų skaičių. Dalyviui išvykus iki renginio pabaigos, būtina tokį asmenį išbraukti iš dalyvių sąrašo arba nurodyti dalyvių sąraše jo išvykimo laiką ir priežastis.

Turinys

Informacijos apie projekto dalyvius rinkimas

Projekto dalyviais įgyvendinant projektus laikomi tiesioginėse projekto veiklose, kurių išlaidos yra laikomos atitinkančiomis ESF finansavimo reikalavimus, dalyvaujantys (bet jų neadministruojantys ir nevykdantys) asmenys. Projekto dalyviai turi priklausyti tikslinei grupei, nurodytos konkrečiame projektų finansavimo sąlygų apraše bei projekto finansavimo ir administravimo sutartyje ir atitikti tos grupės nariams keliamus reikalavimus.

Informacija apie kiekvieną projekto dalyvį renkama jo dalyvavimo tiesioginėse projekto veiklose pradžioje (pavyzdžiui, pirmąją vykstančių mokymų dieną) – projekto dalyviui pateikiama užpildyti bendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyvio apklausos anketos forma (toliau – Projekto dalyvio apklausos anketos forma). Projekto vykdytojas, kurio įgyvendinamo

52

projekto veiklų įgyvendinimo pradžios data, nurodyta projekto finansavimo ir administravimo sutarties specialiosiose sąlygose, yra vėlesnė nei 2011 m. gruodžio 31 d., projekto dalyvio apklausos anketos formą atsispausdina iš DMS. Projekto dalyviui atsisakius užpildyti Projekto dalyvio apklausos anketos formą, šio dalyvio dalyvavimo projekto veiklose išlaidos gali būti pripažintos netinkamomis finansuoti. Projekto dalyvis ir (arba) projekto vykdytojas pasirašo užpildytą Projekto dalyvio apklausos anketą, taip užtikrindami pateiktos informacijos teisingumą. Projekto vykdytojas įsipareigoja Projekto dalyvio apklausos anketoje pateiktus projekto dalyvio duomenis tvarkyti teisingai, sąžiningai ir vadovaudamasis asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiais teisės aktais. Projekto vykdytojas užtikrina Projekto dalyvių apklausos anketų saugojimą.

Turinys

Projekto dalyvių mokymų lankomumo suvestinė

Projekto dalyvių mokymų lankomumo suvestinė (toliau – Suvestinė) teikiama per DMS (jei projekto finansavimo ir administravimo sutartyje nenurodyta kitaip). Suvestinę per DMS privalo teikti projektų vykdytojai, kurių įgyvendinamų projektų veiklų įgyvendinimo pradžios data, nurodyta projekto finansavimo ir administravimo sutarties specialiosiose sąlygose, yra vėlesnė nei 2011 m. gruodžio 31 d. Projekto vykdytojas, teikdamas mokėjimo prašymo elektroninę versiją, kartu turi pateikti elektroninę Suvestinės versiją. Į teikiamą Suvestinę įtraukiami į ataskaitinį laikotarpį patenkančių mokymų lankomumo duomenys, užpildant mokymų lankomumo formą atskirai pagal kiekvieną grupę. Grupės mokymų lankomumo forma pildoma kaupiamuoju būdu, t. y. jei grupės mokymai prasidėjo ankstesniu ataskaitiniu laikotarpiu, šio ataskaitinio laikotarpio grupės mokymams pažymėti pridedami papildomi stulpeliai (išlaikant anksčiau užpildytus mokymų stulpelius).

Lankomumo suvestinė nėra teikiama tais atvejais, kai projekto dalyviai dalyvauja tokiose projekto veiklose, kaip:

stažuotės, praktikos, vizitai užsienyje, užsienyje vykstančios konferencijos ar seminarai, konsultacijos ar mokymas nuotoliniu būdu, savarankiškas darbas (kaip mokymosi ar kvalifikacijos tobulinimo forma), mokymasis arba studijos pagal formaliojo švietimo programas ar jų modulius (formalusis

švietimas apima pradinį, pagrindinį, vidurinį ugdymą, formalųjį profesinį mokymą ir aukštojo mokslo studijas),

formalųjį švietimą papildantis ugdymas, kurį vykdo muzikos, dailės, kitos menų ir sporto mokyklos,

ugdymas pagal ikimokyklinio, priešmokyklinio ugdymo programas, specialiosios pedagoginės ir specialiosios pagalbos teikimas formalųjį švietimą, taip pat

ikimokyklinį ir priešmokyklinį ugdymą organizuojančiose institucijose, švietimo pagalbos įstaigose,

parama įdarbinimui.

Išimtys nėra taikomos projektams, jeigu teikti dalyvių mokymų lankomumo suvestines numatyta pagal projektų finansavimo sąlygų aprašą ir (arba) projekto finansavimo ir administravimo sutartį.

Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto dalyvių apklausos formaDalyvių lankomumo suvestinės forma (Išlaidų tinkamumo rekomendacijų 8 priedas)Mokymo (-ų) dalyvio sąrašo forma ir pildymo instrukcija (Išlaidų tinkamumo rekomendacijų 3 priedas)Planuojamų renginių (mokymų) grafiko forma ir pildymo instrukcija (Išlaidų tinkamumo rekomendacijų 9 priedas)

53

Turinys

54

Dažniausiai pasitaikančios klaidos mokėjimo prašymuoseIšlaidos Dažniausiai pasitaikančios klaidos

1.1. Darbo užmokestis

Įsakymą dėl įstaigos vadovo skyrimo dirbti projekte, darbo sutartį pasirašo pats įstaigos vadovas arba jo paties įgaliotas asmuo. (Vadovaujantis 1995 m. gruodžio 5 d. LR Biudžetinių įstaigų įstatymo Nr. I-1113 6 straipsniu "Biudžetinei įstaigai vadovauja vadovas, kurį skiria pareigoms ir atleidžia iš jų steigėjas, jeigu įstatymai nenustato kitaip", todėl darbo sutartį dėl vadovo papildomų pareigų/papildomai dirbamo darbo turi pasirašyti pagrindinę darbo sutartį pasirašę asmenys.).

Darbo sutartyse arba kituose lygiaverčiuose dokumentuose nėra nurodyta, kad darbuotojai dirba konkrečiame projekte.

Pateikiamuose dokumentuose nurodomos skirtingos darbuotojo pareigos arba kiti duomenys.

Neteisingai įdarbinami įstaigų vadovai Darbo sutartyse nenurodomas darbo užmokesčio dydis. Darbo sutartyse nenurodoma darbo dienos / savaitės trukmė. Darbuotojas pradėjo dirbti ankščiau nei faktiškai įsigaliojo darbo sutartis. Darbuotojų darbo laikas viršija LR Darbo kodekse numatytą maksimalų

darbo dienos laiką. Nepateikiami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai. Apskaičiuotas darbo užmokestis nesilaikant darbo sutartyje numatyto

dienos/valandos įkainio. Apskaičiuojant darbo užmokestį neteisingai priskaičiuoti su darbo

santykiais susiję mokesčiai. Darbo užmokestis už kasmetines atostogas kompensuojamas atžvelgiant į

darbuotojui priklausantį kalendorinį dienų skaičių bei dirbtą laiką projekte. Nepateikiami arba pateikiami nepatvirtinti banko mokėjimo dokumentai. Pateikiami bendri įstaigos mokėjimo pavedimai ir nedetalizuojamos

projektui tenkančios sumos. Apmokėta tik dalis darbo užmokesčio ir/arba su juo susiję mokesčiai.

1.2. Projektą vykdančio personalo

komandiruotės

Netinkamai pildomi kelionių dokumentai:- nenurodomi arba nurodomi netiksliai su projektu susiję kelionės

tikslai;- kelionės datos;- vykstantys asmenys.

Nepateikiami arba pateikiami netvarkingi išlaidas pagrindžiantys dokumentai.

Kuras įsigyjamas ir sunaudojamas ne darbo metu (poilsio ir švenčių dienomis).

Deklaruojamos sunaudoto kuro išlaidos, neįvertinus suteiktų nuolaidų. Prašoma kompensuoti visą čekyje nurodytą, o ne faktiškai sunaudotą

įsigyto kuro kiekį. Kelionės bilietų datos nesutampa su įsakyme ar darbo laiko apskaitos

žiniaraštyje nurodytomis. Kelionės lapuose nurodomas per didelis kiekis kilometrų (įvertinus

kelionės maršrutą).55

Pažeidžiamas ekonomiškumo principas.1.3. Paslaugos ir 1.7. Turto nuoma

Netiesioginis paslaugų priskyrimas projektui. Deklaruojamas avansas už dar neatliktas paslaugas. Nepateikiami gyventojų pajamų mokesčio apmokėjimą įrodantys

dokumentai (dirbantiems pagal autorines sutartis). Sudaromos sutartys darbams, kurie pagal savo pobūdį nėra autorinės

sutarties objektai. Nepateikiami paslaugų atlikimo (priėmimo - perdavimo) aktai arba

ataskaitos apie atliktus darbus. Rengiant seminarus ir organizuojant konferencijas, patalpos nuomojamos

iš projekto partnerių.1.4. Mokymo

priemonių (trumpalaikio

turto) įsigijimas

Nepateikiami prekių nurašymo aktai. Deklaruojama suma nesutampa su nurašymo aktuose nurodoma suma. Deklaruojamos prekės įsigytos iki projekto pradžios arba projektui

pasibaigus. Įsigyjamos projekto įgyvendinimui nebūtinos prekės.

1.6. Ilgalaikio turto

nusidėvėjimas (amortizacija)

Projektui veiklom įgyvendinti įsigytam ilgalaikiam turtui apskaityti, turi būti taikoma tokia pati ilgalaikio turto apskaitos tvarka, kaip ir visam kitam įstaigos ilgalaikiam turtui.

Dažniausiai nepateikiami dokumentai:– įsakymai dėl įsigyto (turimo) ilgalaikio turto skyrimo projektui;– turto įvedimo į eksploataciją aktai (jei taikoma);– įsakymai dėl įstaigoje patvirtintų nusidėvėjimo normų. – anksčiau įsigytam turtui – įsigijimo ir apmokėjimo dokumentai.

Deklaruojamas dovanoto arba perduoto neatlygintinai naudoti turto nusidėvėjimas.

Deklaruojamas ilgalaikio turto nusidėvėjimas už laikotarpį, kai turtas dar nebuvo priskirtas projektui. (Pavyzdžiui, duonos kepimo krosnis nupirkta 2006 m. sausio mėn., įsakymu priskirta projektui nuo 2006 m. rugsėjo mėn., tačiau mokėjimo prašyme nusidėvėjimas deklaruojamas nuo 2006 m. vasario mėn.)

1.8. Viešinimas Informacijos sklaidos priemonių (pvz., stendas), priskiriamų ilgalaikiam turtui, deklaruojamos įsigijimo, o ne nusidėvėjimo išlaidos.

Nepateikiamos lankstinukų, straipsnių laikraščiuose ir pan. kopijos. Nepateikiami prekių nurašymo aktai. Deklaruojama suma nesutampa su nurašymo aktuose nurodoma suma. Informaciniuose, teminiuose straipsniuose spaudoje nenaudojami

viešinimo ženklai arba naudojami netinkami viešinimo ženklai.2.1. Dirbančiųjų darbo užmokestis

Nepateikiami darbuotojų darbo laiko darbo apskaitos žiniaraščiai. Deklaruojamas darbo užmokestis už mokymosi dienas, kai pagal

organizacijos darbo grafiką darbuotojas neturėjo dirbti.Mokėjimo

prašymo formos 2 lentelė „Projekto įgyvendinimas“

Faktinė veiklų pradžios data nustatoma dviem būdais: Jeigu konkrečios veiklos vykdymui įdarbinamas darbuotojas, tai jo

įdarbinimo diena sutampa su veiklos pradžios data; Jeigu veiklos vykdymui perkamos paslaugos/darbai/prekės tai skelbimo

paskelbimo ar kvietimų išsiuntimo potencialiems tiekėjams diena sutampa su veiklos pradžios data. Jeigu projekto vykdytojas pirkimo dokumentus

56

turi teikti Agentūrai išankstiniam derinimui, tai veiklos pradžios data sutampa su dokumentų, pateiktų išankstiniam derinimui, patvirtinimo data.

Turinys

57

6. PROJEKTO ATASKAITOS

58

Bendra informacija

Projektų vykdytojai, įgyvendindami iš Europos socialinio fondo finansuojamus projektus, turi teikti Agentūrai tarpines projekto įgyvendinimo ataskaitas. Visas tarpines Europos socialinio fondo projektų ataskaitų formas projektų vykdytojai gali rasti DMS, posistemėje „Dalyvių mokymai“.

Tarpinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius

Tarpinėje Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitoje apie projekto dalyvius, teikiamoje per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams, projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto dalyvių suskirstymą pagal: amžių, statusą darbo rinkoje, pažeidžiamas grupes, laikantis nacionalinių taisyklių, turimą išsilavinimą. Ataskaitą pasirašo rengėjas, tvirtina projekto vykdytojo institucijos/organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo.

Projekto vykdytojas Agentūrai teikia užpildytas elektroninę ir popierinę tarpinės ataskaitos apie bendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyvius (toliau – Tarpinė ataskaita) versijas. Elektroninėje ir popierinėje Tarpinės ataskaitos versijose pateikti duomenys turi sutapti. Jei duomenys nesutampa, laikoma, kad teisingi yra popierinėje Tarpinės ataskaitos versijoje pateikti duomenys. Projekto vykdytojas elektroninę Tarpinės ataskaitos versiją teikia DMS. Projekto vykdytojas, kurio įgyvendinamo projekto veiklų įgyvendinimo pradžios data, nurodyta projekto finansavimo ir administravimo sutarties specialiosiose sąlygose, yra vėlesnė nei 2011 m. gruodžio 31 d., Agentūrai teikia tik elektroninę Tarpinės ataskaitos versiją, tačiau projekto byloje saugo iš DMS atsispausdintą Agentūrai pateiktą Tarpinę ataskaitą, pasirašytą atsakingų asmenų.

Kiekvienas projekto dalyvis turi užpildyti Projekto apklausos anketos formą. Duomenys iš anketų bus sugeneruoti Tarpinėje ataskaitoje (nuo pat projekto pradžios).

Informacija apie atskirą projekto dalyvį renkama jo dalyvavimo tiesioginėse projekto veiklose pradžioje, t.y. pirmąją vykstančių mokymų dieną, teikiant projekto dalyviui užpildyti Projekto dalyvio apklausos anketos formą. Jeigu patirtos išlaidos yra susijusios su projekto dalyviais, projekto vykdytojas turi užtikrinti, kad kiekvienas projekto dalyvis užpildytų šią anketą. Vienam projekto dalyviui pildoma viena Projekto dalyvio apklausos anketa (ir tuomet, kai dalyvis dalyvauja keliose veiklose (mokymuose).

Projekto dalyviui atsisakius užpildyti Projekto dalyvio apklausos anketos formą, šio dalyvio dalyvavimo projekto veiklose išlaidos gali būti pripažintos neatitinkančiomis finansavimo reikalavimų.

Tarpinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitos apie projekto dalyvius formaTarpinės ataskaitos apie bendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyviu formos pildymo instrukcijaBendrai finansuojamo iš Europos socialinio fondo lėšų projekto dalyvių apklausos anketos forma

Ataskaita apie tarptautinio bendradarbiavimo veiklas

Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto ataskaitoje apie tarptautinio bendradarbiavimo veiklas, teikiamoje kartu su tarpinėmis projekto įgyvendinimo ataskaitomis kasmet ne vėliau kaip 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams, projekto vykdytojas pateikia informaciją apie tarptautinius partnerius ir ekspertus, tarptautinio bendradarbiavimo veiklas ir jų

59

rezultatus, tarptautinio bendradarbiavimo naudą. Ataskaitą pasirašo rengėjas. Šią ataskaitą teikia tie projektų vykdytojai, kurių projektuose numatyta įgyvendinti tarptautinio pobūdžio veiklas (pvz.: stažuotės, studijų vizitai į užsienį, kartu su užsienio partneriais kuriami bendri produktai, užsienio patirties perėmimas ir pan.).

Ataskaitose pateikta informacija yra naudojama vertinant tarptautinio bendradarbiavimo naudą Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamuose projektuose, taip pat siekiant įsitikinti, kad projektas atitinka naudos ir kokybės vertinimo metu projektui suteiktus balus (kai paraiškų vertinimo metu už tarptautinį bendradarbiavimą buvo skirti balai). 

Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto ataskaitos apie tarptautinio bendradarbiavimo veiklas forma

Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita

Galutinėje projekto įgyvendinimo ataskaitoje, teikiamoje per 30 kalendorinių dienų po projekto pabaigos, kartu su galutiniu mokėjimo prašymu projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto tęstinumą, gautas projekto pajamas (jei taikoma), projekto metu kilusias problemas ir jų sprendimo būdus, įgyvendintas ES struktūrinės paramos viešinimo priemones, projekto atitiktį horizontalioms sritims ir kita. Ataskaitą pasirašo rengėjas, tvirtina projekto vykdytojo institucijos/organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo.

Horizontaliesiems prioritetams projektų įgyvendinimo metu vertinti yra naudojamas klausimynas. Jame įtraukti klausimai susiję su darnaus vystymosi, lyčių lygybės ir nediskriminavimo prioritetais. Klausimyną Agentūra pateikia projektų vykdytojams pasibaigus projekto (-ų) įgyvendinimo laikotarpiui, kai jau yra pasiekti projekto rezultatai. Užpildęs klausimyną apie įgyvendintą projektą ir jo sąsajas su horizontaliais prioritetais projekto vykdytojas jį pateikia kaip priedą kartu su galutine projekto įgyvendinimo ataskaita.

Klausimai turi būti atsakyti atsižvelgiant į projekto, o ne į institucijos veiklas. Atsakant reikia pažymėti atsakymus „Taip“, „Ne“ arba „Netaikoma“. Būtų labai naudinga, jeigu, kur galima, būtų pateikti komentarai ar projekto veiklų vykdymo geros praktikos pavyzdžiai. Jei, remiantis projekto veiklos specifika ir/ar priemonės finansavimo sąlygų aprašu, projekte įgyvendinami informacinės visuomenės ir/ar regioninės plėtros prioritetai, pažymima, kokius konkrečius veiksmus ar priemones projekto vykdytojas įgyvendino.

Kartu su popierine galutine projekto įgyvendinimo ataskaitos versija Agentūrai teikiama ir galutinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius, kurios formą projekto vykdytojai gali rasti DMS. Atskiros galutinės ataskaitos apie projekto dalyvius formos nėra. Galioja ta pati tarpinės ataskaitos forma, tik įkeliant į DMS, reikia pasirinkti ataskaitos tipą - galutinė. Šiuo požymiu tarpinė ir galutinė ataskaitos apie projekto dalyvius ir skiriasi. Galutinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitos apie projekto dalyvius pateikimo Agentūrai tvarka tokia pati, kaip nurodyta dėl Tarpinės ataskaitos pateikimo.

Galutinės projekto įgyvendinimo ataskaitos formaGalutinės Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaitos apie projekto dalyvius formaHorizontaliųjų prioritetų įgyvendinimo klausimynas

60

Ataskaita po projekto užbaigimo

Ataskaitoje po projekto užbaigimo, teikiamoje projektui pasibaigus, penkerius metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams, projekto vykdytojas pateikia informaciją apie projekto stebėsenos rodiklius (jei taikoma), projekto pajamas ir kita. Ataskaitą pasirašo projekto vykdytojo atstovas, atsakingas už priežiūrą įgyvendinus projektą, ir projekto vykdytojo institucijos arba organizacijos vadovas arba jo įgaliotas asmuo (šie asmenys gali sutapti).

Ataskaita pildoma ir teikiama Agentūrai tiesiogiai prisijungus prie DMS. Tuo atveju, kai dėl objektyvių priežasčių naudojimasis DMS negalimas, pildoma popierinė ataskaitos versija. Projekto vykdytojas pagal ataskaitos po projekto užbaigimo instrukciją užpildęs elektroninę ataskaitos formą DMS, atspausdina jos popierinę versiją, atsakingi asmenys ją pasirašo ir pasirašytą ataskaitą nuskenuoja ir įkelia į DMS.

Ataskaitos po projekto užbaigimo formaAtaskaitos po projekto užbaigimo pildymo instrukcija

Turinys

61

Ataskaitų pateikimo terminai

Ataskaitos tipas Pateikimo terminasTarpinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius

Per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams

Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto ataskaita apie tarptautinio bendradarbiavimo veiklas (jei taikoma)

Per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams

Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita

(Kartu teikiama: Galutinė Europos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto įgyvendinimo ataskaita apie projekto dalyvius, Horizontaliųjų prioritetų įgyvendinimo klausimynas)

Per 30 kalendorinių dienų po projekto pabaigos, kartu su galutiniu MP

Ataskaita po projekto užbaigimo Per 30 kalendorinių dienų pasibaigus kalendoriniams metams. Teikiama projektui pasibaigus, penkerius

metus nuo galutinės įgyvendinimo ataskaitos patvirtinimo.

Turinys

62

7. PROJEKTO SUTARTIES KEITIMAI

63

Keitimai

Su Agentūra raštu nesuderinti nukrypimai nuo planuoto projekto įgyvendinimo, keičiantys projekto apimtį, projekto išlaidas, projekto įgyvendinimo laikotarpį ar kitaip keičiantys projektą ar projekto finansavimo ir administravimo sutarties nuostatas, nėra leidžiami.

Projekto vykdytojas projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimus, nurodytus projekto finansavimo ir administravimo sutarties bendrųjų sąlygų 10.3 ir 10.4 punktuose, turi suderinti su Agentūra iš anksto iki jų atlikimo arba pranešti apie pakeitimus po jų atlikimo, tačiau ne vėliau kaip su mokėjimo prašymu, kuriame deklaruojamos su pakeitimais susijusios išlaidos. Jeigu projekto pakeitimas įtakoja mokėjimo prašymo formos pakeitimą, projekto vykdytojas privalo iki mokėjimo prašymo, kuriame deklaruojami atlikti projekto pakeitimai, pateikimo, su Agentūra suderinti projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimą ir mokėjimo prašymą teikti pagal atnaujintus projekto finansavimo ir administravimo sutarties duomenis (prieš mokėjimo prašymo teikimą atsisiųsti mokėjimo prašymo formą, užpildytą atnaujintais projekto finansavimo ir administravimo sutarties duomenimis). Kartu su raštu dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo turi būti pateikti pakeitimą pagrindžiantys dokumentai.

Išlaidos, susijusios su keitimu, gali būti pripažintos tinkamomis nuo išlaidų patyrimo dienos, jei Agentūra per projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimui išnagrinėti skirtą laiką, nuo projekto vykdytojo rašto gavimo dienos nepateikė motyvuotų prieštaravimų dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo ar jo dalies ir (arba) rašte nenustatė kitokio išlaidų tinkamumo termino. Jei projekto vykdytojas apie keitimus Agentūrą informuoja juos atlikęs ir jau patyręs išlaidas, t.y. iš anksto keitimo nesuderinęs, Agentūra įvertina, ar išankstinio derinimo metu Agentūra būtų projekto keitimui pritarusi ir ar nurodytos išlaidos atitinka išlaidų tinkamumo reikalavimus bei priima sprendimą.

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo rengimo atmintinėTurinys

64

Priklausomai nuo pakeitimų svarbos ir pobūdžio, keitimai gali būti:

Ministerijai vienašališku sprendimu pakeičiant projekto finansavimo ir administravimo sutartįProjekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimas informuojant raštu (bei Agentūrai inicijuojant neesminį keitimąProjektų finansavimo ir administravimo sutarčių pakeitimas, pasirašant papildomą susitarimą (inicijuoti keitimą gali kiekviena sutartį pasirašiusi šalis)

Papildomas trišalis susitarimasPapildomas dvišalis susitarimas

Turinys

65

Projekto vykdytojas pateikia prašymą projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimui

Agentūra išnagrinėja prašymą

Pateikta visa reikalinga informacija sprendimo priėmimuiNepateikta visa reikalinga informacija sprendimo priėmimui

Per 10 darbo dienų Agentūra informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą raštu arba per DMS, jeigu įdiegtos tokios funkcinės galimybėsAgentūra el. paštu, telefonu prašo arba rengia raštą dėl papildomos informacijos ar dokumentų pateikimo

Vertinama pareiškėjo pateikta papildoma informacija

Per 10 darbo dienų Agentūra informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą raštu arba per DMS, jeigu įdiegtos tokios funkcinės galimybės

Atlieka patikrą vietoje

Neesminiai projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai

Projekto vykdytojui pakanka raštu informuoti Agentūrą apie tokius projekto pakeitimus, kurie neturi esminio poveikio projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams.

Turinys

66

Esminiai dvišalių projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai (ŠMM, VRM)

Projekto finansavimo ir administravimo sutartys keičiamos,

jeigu:

Pratęsiamas projekto įgyvendinimo laikotarpis

Keičiasi projekto vykdytojo ir/ar partnerių teisinė forma, jei tai

neprieštarauja finansavimo projektui skyrimo sąlygoms

Įtraukiamas naujas partneris (-iai) ir/ar atsisakoma projekto partnerio (-ių)

Projekto išlaidų kategorijos sumos nukrypimas nuo sutartyje nustatytos sumos yra didesnis kaip 20 procentų, jeigu sutartyje nenumatyta mažesnė projekto išlaidų kategorijos galimo

nuokrypio suma

Planuotos projekto stebėsenos rodiklių reikšmės mažėja daugiau kaip 10 proc.

Keičiasi projekto veiklos ir (ar) techniniai sprendimai, turintys esminę įtaką projekto

apimčiai, tikslams ir uždaviniams

Ministerija ir (ar) kita valstybės institucija priima sprendimą skirti projektui

papildomų lėšų

Yra kitų nenumatytų aplinkybių, turinčių esminę įtaką projekto apimčiai, tikslams,

uždaviniams

Mažėjant (didėjant) kryžminio finansavimo išlaidoms, keitimas įtakoja netiesioginių išlaidų sumos arba vienodo

dydžio normos pasikeitimą

Mažėjant projekto finansavimo sumai turi būti keičiama avanso suma

67

Projekto vykdytojas pateikė prašymą dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimo

Prašymo atmetimasPrašymo patenkinimas

Per 15 darbo dienų rengiamas raštas projekto vykdytojui, kuriame įpareigojama 1 pasirašytą sutarties pakeitimo egzempliorių grąžinti AgentūraiPer 15 darbo dienų rengiamas raštas projekto vykdytojui, kuriame pateikiami motyvuoti prieštaravimai dėl sutarties pakeitimo ar jo dalies

Prašymo patenkinimas su tam tikromis sąlygomis

Pastaba: atskirais atvejais per 15 darbo dienų kreipiamasi į Ministeriją su prašymu pateikti nuomonę dėl dvišalės sutarties keitimo (apie tai informuojamas projekto vykdytojas) ir, gavus Ministerijos nuomonę, atliekamas sutarties keitimas

Turinys

68

Esminiai trišalių projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai:

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimas, pasirašant dvišalį susitarimąProjekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimas, pasirašant trišalį susitarimą

Esminiai trišalių projekto finansavimo ir administravimo sutarčių keitimai

Turinys

69

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimas, pasirašant dvišalį susitarimą

70

Planuotos projekto stebėsenos rodiklių reikšmės mažėja daugiau

kaip 10 procentų

Projekto išlaidų kategorijos sumos nukrypimas nuo sutartyje

nustatytos sumos yra didesnis kaip 20 procentų, jeigu sutartyje

nenustatyta mažesnė projekto išlaidų kategorijos galimo

nuokrypio suma

Projekto įgyvendinimo laikotarpis pratęsiamas ilgiau kaip 3 mėnesiais

nuo sutartyje nustatytos projekto įgyvendinimo pabaigos (ŠMM,

SADM)

Sutartis gali būti keičiama sudarant dvišalį susitarimą prieš tai gavus

išankstinį Ministerijos pritarimą dėl sutarties pakeitimo, jeigu:

Įtraukiamas naujas partneris (-iai) ir/ar atsisakoma projekto

partnerio (-ių), jei tai neprieštarauja finansavimo projektui skyrimo

sąlygoms ir neturi neigiamos įtakos projekto veiklų įgyvendinimui ir/ar

projekto rodiklių pasiekimui

Keičiasi projekto vykdytojo įgyvendinimui skiriamos lėšos,

esant Ministerijos sprendimui skirti papildomą finansavimą projektui

(ŠMM, VRM)

Keičiasi projekto vykdytojo ir/ar partnerių teisinė forma, jei tai

neprieštarauja finansavimo projektui skyrimo sąlygoms

Projekto įgyvendinimo laikotarpis pratęsiamas dėl projekto vykd ytojo nurodytų priežasčių, kurių projekto

vykdytojas negalėjo numatyti paraiškos pateikimo ir vertinimo

metu pabaigos, bet ne ilgiau kaip iki 2015 m. rugsėjo 1 d. (VRM)

Projekto įgyvendinimo laikotarpis pratęsiamas ne ilgiau kaip 3

mėnesiais nuo sutartyje nustatytos projekto veiklų įgyvendinimo

pabaigos (ŠMM, SADM)

Sutartis gali būti keičiama sudarant papildomą dvišalį susitarimą prieš tai

neinformavus Ministerijos, jeigu:

Projekto vykdytojas pateikė prašymą dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimo

Prašymo atmetimas Prašymo patenkinimas Prašymo patenkinimas su tam tikromis sąlygomis

Sutartis keičiama iš anksto neinformavus Ministerijos. Per 15 darbo dienų Agentūra informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą ir įpareigoja pasirašytą sutarties pakeitimo 1 egzempliorių grąžinti Agentūrai

Sutartis keičiama iš anksto informavus Ministeriją. Per 15 darbo dienų nuo projekto vykdytojo rašto dėl sutarties pakeitimo gavimo dienos išsiunčiamas raštas Ministerijai dėl sutarties pakeitimo

Jeigu Ministerija sutarties pakeitimui nepritaria, Agentūra per 3 darbo dienas informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimąJeigu Ministerija pritaria sutarties pakeitimui, Agentūra per 3 darbo dienas informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą ir įpareigoja pasirašytą sutarties pakeitimo 1 egzempliorių grąžinti Agentūrai

Prieš priimant sprendimą dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimo Agentūros darbuotojai gali atlikti patikrą vietojeJeigu nepateikta visa būtina informacija Agentūra el. paštu, telefonu prašo arba rengia raštą dėl papildomos informacijos ar dokumentų pateikimo

Jei sutartis keičiama iš anksto neinformavus Ministerijos, per 15 darbo dienų rengiamas raštas projekto vykdytojui, kuriame pateikiami motyvuoti prieštaravimai dėl sutarties pakeitimo ar jo dalies. Jei sutartis keičiama iš anksto informavus Ministeriją, per 15 darbo dienų rengiamas raštas Ministerijai, kuriame nurodomi argumentai dėl siūlymo nepritarti sutarties keitimui

Turinys

71

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimas, pasirašant trišalį susitarimą

Turinys

72

Projekto finansavimo ir administravimo sutartys turi būti keičiamos pasirašant papildomą

trišalį susitarimą, jeigu:

Keičiasi projekto veiklos ir (ar) techniniai sprendimai, turintys esminę įtaką projekto apimčiai

tikslams ir uždaviniams

Yra kitų nenumatytų aplinkybių, turinčių esminę įtaką projekto

apimčiai, tikslams, uždaviniams

Ministerija ir (ar) kita valstybės institucija priima sprendimą skirti projektui papildomų lėšų (SADM)

Mažėjant (didėjant) kryžminio finansavimo išlaidoms, keitimas daro įtaką netiesioginių išlaidų

sumos arba vienodo dydžio normos pasikeitimui

Mažėjant projekto finansavimo sumai turi būti keičiama avanso

suma

Projekto vykdytojas pateikė prašymą dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimo

Prašymo atmetimas Prašymo patenkinimas Prašymo patenkinimas su tam tikromis sąlygomis

Prieš priimant sprendimą dėl sutarties keitimo Agentūros darbuotojai gali atlikti patikrą vietoje

Per 15 darbo dienų nuo prašymo keisti sutartį Age Per 15 darbo dienų nuo prašymo keisti sutartį Agentūra rengia raštą Ministerijai, kuriame nurodo argumentus dėl siūlymo atmesti sutarties keitimąntūra rengia raštą Ministerijai, kuriame nurodo argumentus dėl siūlymo atmesti sutarties keitimąPer 15 darbo dienų Agentūra parengia papildomą susitarimą ir teikia jį derinti Ministerijai

Ministerija priima galutinį sprendimą, atsižvelgdama į Agentūros pasiūlymą

Jeigu Ministerija nepritaria sutarties pakeitimui, Agentūra per 3 darbo dienas informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimąJeigu Ministerija pritaria arba pritaria su tam tikrom sąlygom, Agentūra per 3 darbo dienas informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą ir įpareigoja grąžinti pasirašytus 2 sutarties pakeitimo egzempliorius

Jeigu nepateikta visa būtina informacija Agentūra el. paštu, telefonu prašo arba rengia raštą dėl papildomos informacijos

Per 15 darbo dienų nuo prašymo keisti sutartį Agentūra rengia raštą Ministerijai, kuriame nurodo argumentus dėl siūlymo atmesti sutarties keitimą

Jeigu Ministerija pritaria arba pritaria su tam tikrom sąlygom, Agentūra per 3 darbo dienas informuoja projekto vykdytoją apie priimtą sprendimą ir įpareigoja grąžinti pasirašytus 2 sutarties pakeitimo egzempliorius

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties keitimo procedūra, pasirašant papildomą trišalį susitarimą

Turinys

73

Projekto išlaidų pagrindimo lentelės keitimų instrukcijaVisiems įgyvendinamiems projektams

Projekto išlaidų pagrindimo stulpelio numeris

Keitimo pobūdis Veiksmai Pastabos

1 (Eilės Nr.) Gali pasitaikyti techninių klaidų, taisomos tik darant kitokio pobūdžio keitimą

Keitimas neatliekamas Lentelėje informacija, susijusi su techninėmis klaidomis, keičiama atliekant vėlesnį esminį keitimą, dėl kurio lentelė turi būti keičiama

2 (Veiklos įgyvendinimo mato vienetas)

Nesikeičia

3 (Veiklos trukmės mato vienetas)

Gali keistis, svarbu išlaikyti apimtis

Keitimas neatliekamas  

4 (Bendra veiklos trukmė)

Šie dydžiai yra preliminarūs, rekomendacinio pobūdžio

Keitimas neatliekamas

5 (1val./d.d. įkainis)

Švietimo ir mokslo ministerijos įgyvendinamiems projektamsProjekto išlaidų pagrindimo stulpelio numeris

Keitimo pobūdis Veiksmai Pastabos

1 (Veiklos pavadinimas)

Keičiasi pavadinimas

Atliekamas neesminis arba esminis keitimas. Vykdytojas keitimą nurodo ir jį pagrindžia rašte. Lentelėje informacija keičiama esminio keitimo atveju, neesminio keitimo atveju ši informacija keičiama atliekant vėlesnį esminį keitimą, dėl kurio lentelė turi būti keičiama

Neesminis keitimas atliekamas, kai keičiasi tik veiklos pavadinimas. Esminis keitimas atliekamas, kai kinta ne tik pavadinimas, bet iš esmės keičiasi ir pati veikla

2 (Veiklos įgyvendinimo rodiklio kiekybinė išraiška)

Keičia suplanuotus rodiklius ar jų apimtis

Atliekamas neesminis arba esminis keitimas. Vykdytojas keitimą nurodo ir jį pagrindžia rašte. Lentelėje informacija keičiama esminio keitimo atveju, neesminio keitimo atveju ši informacija keičiama atliekant vėlesnį esminį keitimą, dėl kurio lentelė turi būti keičiama. Keitimas neatliekamas didėjant mokymų dalyvių skaičiui, jei tas keitimas nesusijęs su biudžeto keitimu. Tokiu

Neesminis keitimas atliekamas, kai mažėja planuotos projekto stebėsenos rodiklių reikšmės iki 10 proc. arba keičiasi veiklos (poveiklių) rodikliai, nesusiję su stebėsenos rodikliais. Esminis keitimas atliekamas, kai mažėja planuotos projekto stebėsenos rodiklių reikšmės virš 10 proc. arba keitimas turės esminę įtaką projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams

74

atveju, ši informacija keičiama atliekant vėlesnį esminį keitimą, dėl kurio lentelė turi būti keičiama

3 (Veiklos trukmė vienam asmeniui)

Ilgėja arba trumpėja veiklos trukmė

Atliekamas neesminis arba esminis keitimas. Vykdytojas keitimą nurodo ir jį pagrindžia rašte. Lentelėje informacija keičiama esminio keitimo atveju, neesminio keitimo atveju ši informacija keičiama atliekant vėlesnį esminį keitimą, dėl kurio lentelė turi būti keičiama

4 (Darbo užmokestis) Keičiasi numatyta suma

Keitimas atliekamas tik tuo atveju, kai lėšos persiskirsto tarp veiklų (t. y. vertiname pagal sutarties 2 priedo lentelę „Projekto biudžetas“, jei čia sumos nesikeičia, vadinasi, keitimas neatliekamas ir atvirkščiai)

Esant poreikiui, lentelė gali būti keičiama ir tais atvejais, kai lėšos persiskirsto tarp veiklos poveiklių ir tokių keitimų buvo atlikta labai daug

5 (Projektą vykdančio personalo komandiruotės)6 (Paslaugos)7 (Mokymo priemonių įsigijimas)8 (Viešinimas)9 (Dirbančiųjų darbo užmokestis)10 (Dalyvių kelionės, komandiruotės ir dalyvavimas renginiuose)11 (Ilgalaikio turto įsigijimas)

Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos įgyvendinamiems projektamsProjekto išlaidų pagrindimo stulpelio numeris

Keitimo pobūdis Veiksmai Pastabos

1 (Veiklos pavadinimas)

Pavadinimas gali keistis. Jei pavadinimas nesutampa su nurodytu pirkimo dokumentuose, bet esmė lieka ta pati, teisingas laikomas nurodytas pirkimo dokumentuose

Keitimas atliekamas, tik kai pavadinimas keičiasi iš esmės ir pirkimų plane nurodytas konkretus mokymų pavadinimas, t. y. keičiasi pirkimo objektas

Negali keistis mokymai, už kurių įvykdymą suteikti prioritetiniai balai

2 (Veiklos Įtraukia naujus Svarbu veiklos kiekybinė Jei dalyvių mokymams skirtų 75

įgyvendinimo rodiklio kiekybinė išraiška)

mokymus, keičia poveiklėse dalyvių skaičių, poveiklių trukmes

išraiška - dalyvių mokymams skirtų valandų skaičius. Keitimas nėra atliekamas, jei veikloje nesikeičia arba didėja dalyvių mokymams skirtų valandų skaičius

valandų skaičius mažėja, siūloma: mažinti paramą arba įsitraukti naujas pagrįstas veiklas

3 (Veiklos trukmė vienam asmeniui)

Žr. 2 stulpelio komentarą

4 (Darbo užmokestis)5 (Projektą vykdančio personalo komandiruotės)6 (Paslaugos)7 (Mokymo priemonių įsigijimas)

Žr. 2 stulpelio komentarą

Keitimas atliekamas tik tuo atveju, kai lėšos persiskirsto tarp veiklų (t. y. Vertiname pagal sutarties 2 priedo lentelę „Projekto biudžetas“, jei čia sumos nesikeičia, vadinasi, keitimas neatliekamas ir atvirkščiai)

Rekomenduojama vadovautis Dažniausiai ESF projektuose numatomų prekių ir paslaugų kainų rinkos analizėje nurodytomis kainomis.

8 (Viešinimas)9 (Dirbančiųjų darbo užmokestis)10 (Dalyvių kelionės, komandiruotės ir dalyvavimas renginiuose)11 (Ilgalaikio turto įsigijimas)12 (Kita (mokymo stipendijos))13 (Kita (draudimas nuo nelaimingų atsitikimų, sveikatos patikrinimas, skiepijimas))14 (Kita (darbdaviui mokama subsidija, darbo užmokesčiui ir darbo įgūdžių įgijimo darbo vietoje išlaidos))

Vidaus reikalų ministerijos įgyvendinamiems projektamsProjekto išlaidų pagrindimo stulpelio numeris

Keitimo pobūdis Veiksmai Pastabos

1 (Veiklos pavadinimas)

Pavadinimas gali keistis. Jei pavadinimas nesutampa su nurodytu pirkimo dokumentuose, bet

Keitimas neatliekamas

76

esmė lieka ta pati, teisingas laikomas nurodytas pirkimo dokumentuosePavadinimas gali keistis. Kai pavadinimas keičiasi iš esmės ir pirkimų plane nurodytas konkretus mokymų pavadinimas, t. y. keičiasi pirkimo objektas

Keitimas atliekamas

2 (Veiklos įgyvendinimo rodiklio kiekybinė išraiška)

Įtraukia naujus arba mažina fizinius rodiklius veiklose bei poveiklėse

Perskaičiuojami veiklos fiziniai rodikliai

Jei rodikliai mažėja - siūloma mažinti paramos sumą

3 (Veiklos trukmė vienam asmeniui)

Gali keistis Keitimas atliekamas Jei vienam dalyviui numatyta mokymų trukmė mažėja, perskaičiuojamas įkainis ir sutaupytomis lėšomis siūloma mažinti paramos sumą. Jei vienam dalyviui numatyta mokymų trukmė didėja ir reikia papildomų lėšų, esant sutaupytoms lėšoms, kitose veiklose atliekamas perskirstymas. P. S. jei didėja skaičius, bet suma nesikeičia, tai keitimas neatliekamas

4 (Darbo užmokestis) Žr. 2 stulpelio komentarą

Keitimas atliekamas tik tuo atveju, kai lėšos persiskirsto tarp veiklų (t. y. vertiname pagal sutarties 2 priedo lentelę „Projekto biudžetas“, jei čia sumos nesikeičia, vadinasi, keitimas neatliekamas ir atvirkščiai)

Kai atliekamas keitimas, prašoma papildomos informacijos bei kainas pagrindžiančių dokumentų*

5 (Projektą vykdančio personalo komandiruotės)6 (Paslaugos)7 (Mokymo priemonių įsigijimas)8 (Viešinimas)9 (Dirbančiųjų darbo užmokestis)10 (Dalyvių kelionės, komandiruotės ir dalyvavimas renginiuose)11 (Ilgalaikio turto įsigijimas)

77

12 (Einamasis remontas)

* svarbu įsitikinti, kad keitimas neprieštarauja viešųjų pirkimų dokumentams, Projektų finansavimo sąlygų aprašuose nustatytiems specialiesiems reikalavimams, Išlaidų atitikties rekomendacijoms.

Turinys

78

8. PROJEKTO PATIKROS VIETOJE

79

Bendra informacija

Agentūra atlieka kiekvieno projekto planinę patikrą projekto įgyvendinimo ir (ar) administravimo vietoje bent vieną kartą per projekto įgyvendinimo laikotarpį. Planinė patikra atliekama projekto vykdytojo ar partnerio organizacijoje, kurioje saugomi projekto dokumentai.

Neplaninės projekto patikros organizuojamos pagal poreikį, pvz., siekiant įsitikinti, jog projekto vykdytojas organizuoja renginius projekto tikslinėms grupėms arba įsigijo reikiamą metodinių leidinių skaičių. Neplaninės patikros atliekamos projekto renginių vykdymo, projekto lėšomis įsigyto turto ar dokumentų saugojimo vietose.

Turinys

80

81

Skiriamos dvi patikrų rūšys

Planinės

Planines patikras vietoje Agentūra

atlieka pagal parengtą ir

patvirtintą metinį planą.

Neplaninės

Neplaninės patikros gali būti

organizuojamos:

Atliekant sutarties pakeitimo derinimą;

Tikrinant ir derinant projekto vykdytojo viešųjų pirkimų

dokumentus;

Tikrinant projekto vykdytojo pateiktas ataskaitas arba

mokėjimų prašymus;

Atliekant projekto vykdytojo įsipareigojimų vykdymo

priežiūrą;

Gavus informaciją apie galimus pažeidimus, įgyvendinant

projektą;

Kitais atvejais, esant įtarimui, kad teikiama informacija yra netiksli,

neišsami arba klaidinanti.

Informavimas apie patikros vietoje atlikimą

Rašte projekto vykdytojui nurodoma: patikros vietoje data ir laikas; atsakingo už patikros vietoje atlikimą projekto vadovo pavardė ir kontaktinis telefonas; patikroje vietoje dalyvaujančių Agentūros darbuotojų sąrašas; numatomos patikros vietoje apimtis ir projekto įgyvendinimo dokumentai, kuriuos projekto

vykdytojas privalės pateikti patikrą vietoje atliekantiems darbuotojams; projekto vykdytojo ir/arba projekto partnerių atstovai, kurie turėtų dalyvauti patikros vietoje atlikimo

metu; kita patikros vietoje atlikimui organizuoti svarbi informacija.

Apie neplaninę patikrą vietoje projekto vykdytojas gali būti neinformuojamas, jeigu išankstinis informavimas gali turėti neigiamos įtakos patikros vietoje rezultatams.

Turinys

82

Informavimas apie patikros vietoje atlikimą

Planinė patikra

Projekto vykdytojas informuojamas per

DMS likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms

iki patikros.

Neplaninė patikra

Projekto vykdytojas iš anksto informuojamas apie patikros vietoje

atlikimą.

Patikra atliekama neinformavus projekto

vykdytojo.

Patikros vietoje atlikimas

83

Patikros metu, atsižvelgiant į patikros pobūdį tikrinama:

Planinė patikra

Projekto vykdytojo pateiktoje paraiškoje, MP ir projekto įgyvendinimo ataskaitose nurodyta

informacija yra teisinga;

Projekto vykdytojo kartu su MP teiktos išlaidų pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymų dokumentų kopijos atitinka šių dokumentų

originalus;

Atlikti darbai, suteiktos paslaugos ir įsigytos prekės, už kurias projekto vykdytojas atsiskaitė su Agentūra;

Nepasikeitė duomenys, turintys įtakos finansavimo poreikio nustatymui;

Nėra padaryta ES ir nacionalinių teisės aktų pažeidimų, projekto vykdytojui įgyvendinant

projektą;

Projekto vykdytojas įgyvendina projekto viešinimo ir informavimo priemones;

Projekto vykdytojas projekto apskaitą pagal projektus tvarko atskirai nuo projekto vykdytojo buhalterinės

apskaitos;

Projekto vykdytojas laikosi kitų projekto finansavimo ir administravimo sutarties sąlygų;

Projekto vykdytojas laikosi aplinkosaugos ir lygių galimybių reikalavimų.

Neplaninė patikra

Atsižvelgiant į patikros vietoje priežastis bei tikslą, tikrinami duomenys bei dokumentai,

nurodyti neplaninės patikros vietoje tikrinimo elementų sąraše.

Patikrą vietoje atlieka ne mažiau kaip du Agentūros darbuotojai. Patikros vietoje metu Agentūros darbuotojai užpildo du patikros vietoje atlikimo lapo egzempliorius, juos pasirašo ir pateikia pasirašyti projekto vykdytojui.

Atkreipiame dėmesį. Planinės patikros vietoje metu turėkite visus projekto dokumentus. Patikroje turėtų dalyvauti projekto vadovas, finansininkas bei kiti pagrindiniai administravimo komandos nariai, galintys atsakyti į Agentūros darbuotojų klausimus.

Visada būkite pasirengę galimos neplaninės patikros atlikimui: projekto veiklas vykdykite pagal planuojamų renginių grafiką, apie bet kokius renginių pasikeitimus Agentūrą informuokite iš anksto, patikros metu bendradarbiaukite su patikrą atliekančiais Agentūros darbuotojais.

Turinys

84

Patikros vietoje užbaigimas

Atlikę patikrą vietoje, Agentūros darbuotojai parengia patikros vietoje ataskaitą, kurioje pateikiami patikros vietoje rezultatai, išvados ir rekomendacijos, kaip toliau įgyvendinti projektą, prireikus nustatomi privalomi nurodymai projekto vykdytojui.

Patikros vietoje metu nustačius neesminius neatitikimus, kurie nepažeidžia projekto finansavimo ir administravimo sutarties ir gali būti ištaisyti projekto vykdytojo, Agentūros darbuotojai suformuluoja rekomendacijas ir nustato terminą, per kurį šios rekomendacijos turi būti įgyvendintos. Rekomendacijų įgyvendinimą Agentūra tikrina prašydama pateikti dokumentus, įrodančius neatitikimų ištaisymą arba atlikdama pakartotinę patikrą.

Jei patikros vietoje metu buvo nustatyti pažeidimai arba projektų vykdytojas neištaisė neatitikimų ir trūkumų, turinčių esminės įtakos projekto įgyvendinimui, per nustatytą laiką, Agentūros darbuotojas, atlikęs patikrą vietoje, kreipiasi į pažeidimų kontrolierių, informuodamas jį apie įtariamą pažeidimą (plačiau apie pažeidimus skaitykite 10 skyriuje).

Projekto patikrų rezultatai įtakoja projekto įgyvendinimo riziką, kuriai valdyti Agentūra imasi atitinkamų veiksmų (informacija apie projekto riziką pateikta 3 skyriuje).

Turinys

85

9. PROJEKTO VIEŠINIMAS

86

Kodėl naudinga ir verta viešinti projektą?

Visuomenė sužinos apie projektą. Visuomenė sužinos, kad projektą įgyvendina būtent Jūsų įmonė, įstaiga, organizacija. Viešinimas padės sėkmingai įgyvendinti projektą - ypatingai, jei reikia pritraukti dalyvių į

mokymus, motyvuoti gyventojus keisti elgesį (pvz., paskatinti rūšiuoti atliekas) ir pan. Pavyzdžiui, projektas „Lietuvos e-piliečio kompiuterinio raštingumo pradmenys“ viešinimo veiklas panaudojo, siekdamas pritraukti į mokymus kuo daugiau gyventojų iš visos Lietuvos.

Viešindami projektą, formuosite teigiamą savo įmonės, įstaigos ar organizacijos įvaizdį – juk Jūs įgyvendinate projektą, kuris paspartins ekonomikos augimą, prisidės prie socialinės ar kitų sričių pažangos!

Viešinimo tikslų nustatymas: ką norite pasiekti viešinimo veiklomis?

Informuoti apie vykdomą ar įvykdytą projektą, atskleisti projekto naudą ir reikšmę. Šis tikslas svarbus, jei vartotojas neturi įdėti pastangų tam, kad naudotųsi projekto sukurtu produktu – pvz., įgyvendinant projektą bus rekonstruotas kelias, suremontuota mokykla, parengti detalieji planai, įmonėje įdiegtos naujos technologijos, apmokyti darbuotojai ar pan.

Pakeisti visuomenės ar tam tikros tikslinės grupės nuomonę konkrečiu klausimu; sudominti bei motyvuoti dalyvauti projekto veiklose. Tai aktualu, jei projekto tikslų įgyvendinimui būtinas visuomenės nuomonės pokytis – pvz., siekiant, kad atliekų rūšiavimas vyktų sklandžiai ir gyventojai naudotųsi projekto metu sukurta infrastruktūra, būtina pakeisti jų požiūrį į aplinkosaugos klausimus; norint, kad iš įkalinimo įstaigų sugrįžę asmenys galėtų įsidarbinti, būtina keisti darbdavių požiūrį į juos ir t.t. Taip pat svarbu, jei sėkmingam projekto įgyvendinimui būtinas aktyvus tikslinės grupės įsitraukimas į projekto veiklas (pvz., jei planuojami mokymai, į kuriuos reiktų pritraukti dalyvius).

Paskatinti naudotis projekto metu sukurtu produktu ar paslauga; paaiškinti kaip tai daryti. Tai svarbu tais atvejais, jei vartotojas turi įdėti papildomų pastangų tam, kad galėtų naudotis projekto rezultatu – pvz., nutiesus vandentiekio ir nuotekų tinklus, pastačius ir įrengus naują sveikatos paslaugų centrą, viešbutį ir pan.

Viešinimo tikslai iš dalies lemia ir viešinimo intensyvumą:Jei įgyvendinus projektą, tikslinė grupė turės įdėti daugiau pastangų tam, kad galėtų pasinaudoti projekto rezultatu arba projekto sėkmė priklauso nuo gyventojų nuostatų pokyčio, numatykite daugiau ir įvairesnių viešinimo veiklų.Jei projekto rezultatu tikslinė grupė tiesiogiai nesinaudos arba tam nereikės papildomų paslaugų, galite planuoti mažiau viešinimo veiklų.

Turinys

87

Informacija apie taikomus formalius reikalavimus projektų viešinimui

EK reglamentas 1828/2006 (1 skirsnis, 8 straipsnis, 4 punktas):

Tais atvejais, kai veiksmui skiriamas finansavimas pagal veiksmų programą, kuri yra bendrai finansuojama su ESF (...), paramos gavėjas užtikrina, kad dalyvaujantiems veiksme būtų pranešta apie tą finansavimą.

Paramos gavėjas aiškiai paskelbia, kad veiksmas, kuris yra įgyvendinamas, buvo atrinktas pagal veiksmų programą, kurią bendrai finansuoja ESF (...).

Visuose dokumentuose, įskaitant visus dalyvavimą patvirtinančius ar kitokius su tuo veiksmu susijusius sertifikatus, pateikiamas pareiškimas, kad veiksmų programa buvo bendrai finansuojama ESF (...).

Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių punktai (patvirtintų 2007 m. gruodžio 19 d Lietuvos Respublikos vyriausybės nutarimu Nr.1443 (Žin., 2008, Nr. 4-132; 2009, Nr. 19-770, Nr. 131-5682; 2010, Nr. 144-7373, 2012, Nr. 56-2785):

35. Kaip numatyta Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnyje, projekto vykdytojas privalo vykdyti informavimo apie projektą veiksmus, kurie turi būti tiesiogiai proporcingi projekto veiklos apimčiai, t.y.:

35.3. paskelbti (savo interneto tinklapyje, informavimo apie projektą priemonėse, vykdant projekto veiklą ar kitu būdu), kad įgyvendinamas projektas, finansuojamas pagal atitinkamą veiksmų programą iš Europos socialinio fondo (...) ir (ar) Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšų pagal Reglamento Nr. 1828/2006 8 straipsnio 4 dalį;

35.4. užtikrinti, kad projekto dalyviams (projektą vykdantiems asmenims, projekto tikslinėms grupėms, projekto rezultatą naudojantiems asmenims) būtų pranešta apie projekto finansavimą iš Europos socialinio fondo (...). Ši informacija privaloma dalyvavimą renginiuose patvirtinančiuose pažymėjimuose ir sertifikatuose.

36. Visose projekto vykdytojo įgyvendinamose informavimo apie projektą priemonėse turi būti naudojamas ES 2007 – 2013 metų struktūrinės paramos ženklo pavyzdys, patvirtintas finansų ministro 2007 m. gruodžio 12 d. įsakymu Nr. 1K-366.

Atkreipiame dėmesį , kad:

Privalomos viešinimo priemonės, atitinkančios 35.3 ir 35.4 punktus yra NEMOKAMOS. Nėra keliamas reikalavimas ES 2007-2013 m. struktūrinės paramos ženklu žymėti pirkimo

dokumentus. Projektų finansavimo sąlygų aprašuose gali būti numatyti viešinimo išlaidų apribojimai. Pvz.: „neturi

viršyti 2 procentų visų tinkamų finansuoti tiesioginių projekto išlaidų“. Viešinimui naudokite Europos socialinio fondo ženklą:

88

Turinys

89

10. ES STRUKTŪRINĖS PARAMOS PANAUDOJIMO PAŽEIDIMAI

90

Bendra informacija

Projekto vykdytojui pažeidus finansavimo ir administravimo sutarties ir/arba LR teisės aktų reikalavimus, paramą administruojančios institucijos yra įpareigotos atlikti įtariamo pažeidimo tyrimą ir imtis priemonių patraukti pažeidėją teisinėn atsakomybėn. Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys pažeidimus naujajame 2007-2013 m. paramos administravimo laikotarpyje yra: 2007 m. gruodžio 19 d. Vyriausybės nutarimu Nr. 1443 patvirtintos Projektų administravimo ir

finansavimo taisyklės; 2008 m. lapkričio 12 d. Vyriausybės nutarimu Nr. 1225 patvirtintos Veiksmų programų

administravimo ir finansavimo taisyklės; Finansavimo ir administravimo sutartys, pasirašomos su projektų vykdytojais.

ES reglamentai nustato (Reglamentas Nr. 1083), kad ES struktūrinės paramos panaudojimo pažeidimas - tai ES ir/arba Lietuvos Respublikos teisės aktų nuostatų pažeidimas, susijęs su projekto vykdytojo (pareiškėjo, projekto partnerio) veiksmais ar neveikimu, kai dėl nepagrįstų Europos Sąjungos bendrojo biudžeto išlaidų padaroma arba gali būti padaryta žala bendrajam biudžetui. Pateiktas pažeidimo apibrėžimas yra gan platus ir gali apimti įvarius teisės pažeidimus: Nusikalstamas veikas (sukčiavimą, dokumentų klastojimą ir pan.); Finansavimo ir administravimo sutartyje įtvirtintų projekto veiklų nevykdymą; Viešųjų pirkimų procedūrų pažeidimus; Netinkamą darbo santykių įforminimą, netinkamą darbo užmokesčio deklaravimą ir pan.; Išlaidų tinkamumo reikalavimų neatitinkančių išlaidų deklaravimą; Ir kt.

Pabrėžtina, kad apie 2/3 sudarė viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų nuostatų pažeidimai, todėl atsižvelgiant į praėjusio laikotarpio patirtį, 2007-2013 m. paramos administravimo laikotarpyje viešųjų pirkimų kontrolei skiriamas ypatingas dėmesys.

Turinys

91

Pažeidimų tyrimas

Vadovaujantis administracinių teismų praktika, projekto vykdytojas, nesutikdamas su jam paskirta sankcija, turi teisę apskųsti ministerijos priimtą sprendimą Viešojo administravimo ir/arba Administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.

Atkreipiame dėmesį, kad netinkamas paramos lėšų naudojimas projekto vykdytojui be jau paminėtų sankcijų, gali užtraukti taip pat ir baudžiamąją atsakomybę. Veiksmų programų administravimo ir finansavimo taisyklių 71 punktas numato, kad jeigu nustačiusi pažeidimą įgyvendinančioji institucija įtaria nusikalstamą veiką, apie tai ji nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 5 darbo dienas, raštu informuoja Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybą prie Vidaus reikalų ministerijos (toliau – FNTT). FNTT įvertinusi paramą administruojančių institucijų pateiktą informaciją sprendžia, ar pradėti ikiteisminį tyrimą.

92

Agentūra gauna informaciją apie įtariamą pažeidimą

Per 20 darbo dienų atlieka pažeidimo tyrimą. Terminas gali būti pratęstas iki 60 darbo dienų.

Atlikusi tyrimą ir nustačiusi pažeidimą, kurio, Agentūros nuomone, ištaisyti neįmanoma, Įgyvendinančioji institucija priima sprendimą:Trišalės projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimas, pasirašant dvišalį susitarimą:

Siūlyti ministerijai nutraukti finansavimo ir administravimo sutartį ir pareikalauti grąžinti sumokėtas lėšas.Siūlyti ministerijai sumažinti projekto finansavimą ir pareikalauti grąžinti sumokėtų lėšų dalį.Teikti ministerijai kitus siūlymus (pvz. Nekompensuoti dalies lėšų).

Ministerija, gavusi pasiūlymą,, per 15 d. d. išnagrinėja pateiktą pasiūlymą ir priima sprendimą bei per 5 d. d. informuoja apie priimtą sprendimą projekto vykdytoją.

Turinys

93

11. PRIEDAI

94

Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo rengimo atmintinė

I. Pagrindiniai veiksmai planuojant keitimą II. Biudžeto keitimas III. Veiklų keitimas IV. Rodiklių keitimas V. Sutaupymų panaudojimas VI. Teisinės formos pasikeitimas / Įtraukiamas naujas partneris / Asmens ryšiams pasikeitimas VII. Laikotarpio pratęsimas VIII. Papildomas finansavimas

Pagrindiniai veiksmai planuojant keitimą

Dėl objektyvių priežasčių iškilus poreikiui keisti projekto finansavimo ir administravimo sutarties (toliau – Sutartis) nuostatas, rekomenduojame:

įvertinti Sutarties keitimo pobūdį, remiantis Sutarties bendrųjų sąlygų 10.3 ir 10.4 punktais; peržiūrėti Projektų finansavimo sąlygų aprašo (toliau – Aprašas) nuostatas, kurios gali turėti įtakos keitimui: ar tinkamos finansuoti išlaidos pagal biudžeto eilutes, ar numatytos išlaidos atitinka apribojimus, galimi partneriai, galimas Sutarties pratęsimo laikotarpis ir kita;

kreiptis į Europos socialinio fondo agentūroje (toliau – Agentūra) priskirtą projektų vadovą konsultacijai, ar konkrečiu atveju keitimas yra būtinas, ir, jei yra būtinas, jį atlikti;

keitimus suderinti su Agentūra iki jų atlikimo arba pranešti po jų atlikimo, tačiau ne vėliau kaip iki mokėjimo prašymo, kuriame deklaruojamos išlaidos, susijusios su atliktu Sutarties keitimu, pateikimo, įvertinant keitimo nagrinėjimo laiką Agentūroje;

kartu su paaiškinamuoju raštu dėl Sutarties keitimo pateikti visus pakeitimą pagrindžiančius dokumentus;

atnaujinti Sutarties priedus, kurie yra susiję su atliekamu keitimu (aktualios Sutarties 1 ir 2 priedų el. versijos yra Duomenų mainų svetainėje (DMS);

jeigu Sutarties keitimas įtakoja projekto pirkimų plano pasikeitimą (keičiasi pirkimą vykdantis subjektas, keičiasi pirkimo objektas, įtraukiamas / išbraukiamas pirkimas, keičiamas pirkimo būdas), gavus Agentūros pritarimą Sutarties keitimui, pateikti atnaujintą pirkimų planą.

Biudžeto keitimas

Iškilus poreikiui perskirstyti projekto biudžeto lėšas, rekomenduojame: paaiškinamajame rašte detaliai pagrįsti perskirstymo poreikį, naudą bei nurodyti, kokios

sumos ir kaip perskirstomos tarp biudžeto eilučių ir veiklų; perskirstant biudžetą dėl lėšų sutaupymo, vadovautis atmintinės punktu Sutaupymų

panaudojimas; pateikti išlaidas pagrindžiančius dokumentus (pvz.: komercinius pasiūlymus, tiekėjų

apklausos pažymas ir pan.). Nustatant mokymų, apgyvendinimo, maitinimo, salės nuomos ir kt. kainas, rekomenduojame vadovautis Dažniausiai ESF projektuose numatomų prekių ir

95

paslaugų kainų rinkos analize, kurią galite rasti internetiniu adresu http://www.esf.lt/lt/pareiskejams/kaip_parengti_projekta/analize. Jei kainos neviršija rinkos analizėje nurodytų įkainių, papildomų dokumentų kainoms pagrįsti teikti nebereikia;

įvertinti netiesioginių išlaidų normos pasikeitimus, remiantis netiesioginių projekto išlaidų nustatymo ir apmokėjimo naudojant vienodo dydžio normą taisyklėmis;

įvertinti ir patikslinti PVM dydžio pasikeitimus; jeigu keičiasi 1.1 (taikoma valstybės tarnautojų darbo užmokesčiui), 1.6 ir 2.1 biudžeto

eilučių sumos, įvertinti Sutarties 2 priedo „Projekto biudžetas“ 2 punkte „Projekto tinkamų finansuoti išlaidų finansavimo šaltiniai“ numatyto finansavimo intensyvumo pasikeitimą;

paaiškinamajame rašte nurodyti, ar keitimas turi įtakos de minimis sumoms (taikoma SADM įmonių darbuotojų mokymų priemonėms);

pateikti užpildytą pokyčių lentelę; pateikti atnaujintą Sutarties 2 priedą „Projekto biudžetas“; pateikti atnaujintą Sutarties 5 priedą „Projekto išlaidų pagrindimo forma“ .

Veiklų keitimas

Jeigu keičiasi veiklų įgyvendinimo pobūdis ar įtraukiamos naujos veiklos, paaiškinamajame rašte rekomenduojame:

detaliai nurodyti, kas, kur ir kodėl keičiama; detaliai pagrįsti naujai atsiradusių veiklų poreikį ir būtinumą, aprašant veikloje atliekamus

darbus ir išlaidas; įvertinti, ar vieną veiklą keičiant kita, nemažėja projekto apimtys (taikoma SADM ir kituose

projektuose mokymų atveju); nurodyti, kokie fiziniai veiklos rodikliai bus pasiekti ir kaip jie prisidės prie projekto tikslų

ir uždavinių įgyvendinimo; aprašyti, kaip šios naujos veiklos įtakos projekto stebėsenos rodiklius; nurodyti veiklų atitikimą Aprašo veikloms; nurodyti veiklos vykdymo terminus, įvertinant viešųjų pirkimų vykdymo eigą bei kitas

nenumatytas aplinkybes, kurios galėtų įtakoti veiklos vykdymo laikotarpį; jei būtų tikslinamas projekto biudžetas, vadovautis atmintinės punktais Biudžeto keitimas ir

Sutaupymų naudojimas; jei būtų tikslinami fiziniai veiklų įgyvendinimo rodikliai ar projekto stebėsenos rodikliai,

vadovautis atmintinės punktu Rodiklių keitimas; pateikti atnaujintą Sutarties 1 priedą „Projekto aprašymas“; pateikti atnaujintą Sutarties 2 priedą „Projekto biudžetas“; pateikti atnaujintą Sutarties 4 priedą „Paraiškos dėl projekto finansavimo specialioji (B)

dalis“; pateikti atnaujintą Sutarties 5 priedą „Projekto išlaidų pagrindimo forma“.

Rodiklių keitimas

Jeigu keičiasi veiklų įgyvendinimo rodikliai ar projekto stebėsenos rodikliai, paaiškinamajame rašte rekomenduojame:

96

nurodyti, kokių veiklų rodikliai keičiasi ir kodėl, pateikiant rodiklių mažėjimo / didėjimo priežastis;

nurodyti, kaip fizinių veiklos rodiklių pasikeitimas įtakoja projekto stebėsenos rodiklių pasiekimą ir viso projekto įgyvendinimą;

nurodyti, kaip rodiklių pasikeitimas įtakojo projekto išlaidų dydžio pasikeitimus; didėjant rodikliams, pagrįsti papildomų išlaidų poreikį jų pasiekimui; didėjant rodikliams, kritiškai įvertinti, ar pavyks juos pasiekti projekto įgyvendinimo

pabaigoje; jei būtų tikslinamas projekto biudžetas, vadovautis atmintinės punktu Biudžeto keitimas; prieš keičiant rodiklius, susipažinti su pateiktu paaiškinimu dėl Sutarčių keitimo, mažinant

jose suplanuotus rodiklius, ir pažeidimų nustatymo, nepasiekus Sutartyse suplanuotų rodiklių (http://www.esparama.lt/administravimas/rekomendacijos);

pateikti atnaujintą Sutarties 1 priedą „Projekto aprašymas“; pateikti atnaujintą Sutarties 4 priedą „Paraiškos dėl projekto finansavimo specialioji (B)

dalis“.

Sutaupymų panaudojimas

Projekto vykdymo metu, atsiradus sutaupymams, kuriuos galima panaudoti vykdant veiklas didesne apimtimi arba įtraukiant naujas projekto veiklas, rekomenduojame:

paaiškinamajame rašte detaliai aprašyti, iš kur atsirado sutaupymai, kokio dydžio sutaupymai ir kaip perskirstomos biudžeto lėšos (Biudžeto keitimas);

aprašyti planuojamas patirti išlaidas, pagrįsti jas ir pateikti išlaidas pagrindžiančius dokumentus (pvz., komercinius pasiūlymus, tiekėjų apklausos pažymas ir kt.);

jeigu keitimas turi įtakos kryžminio finansavimo pasikeitimui, įvertinti Apraše nustatytus apribojimus, pagrįsti įsigyjamo turto poreikį, kiekį, naudojimo intensyvumą ir pan.;

pateikti paaiškinamąjį raštą, jeigu keičiasi veiklų įgyvendinimo pobūdis ar įtraukiamos naujos veiklos (Veiklų keitimas);

jei būtų tikslinami fiziniai veiklų įgyvendinimo rodikliai ar projekto stebėsenos rodikliai, vadovautis atmintinės punktu Rodiklių keitimas;

pateikti užpildytą pokyčių lentelę; pateikti atnaujintą Sutarties 1 priedą „Projekto aprašymas“ (jei taikoma); pateikti atnaujintą Sutarties 2 priedą „Projekto biudžetas“; pateikti atnaujintą Sutarties 4 priedą „Paraiškos dėl projekto finansavimo specialioji (B)

dalis“; pateikti atnaujintą Sutarties 5 priedą „Projekto išlaidų pagrindimo forma“.

Teisinės formos pasikeitimas / Įtraukiamas naujas partneris / Asmens ryšiams pasikeitimas

Pasikeitus projekto kontaktinei informacijai (pvz.: adresas, asmuo ryšiams, vykdytojo įstaigos vadovas ir pan.), Agentūra informuojama raštu, kuriame pateikiama keičiama informacija.

Nusprendus įtraukti naują partnerį, Agentūra informuojama raštu bei pateikiama aktuali informacija apie partnerį ir dokumentai, nurodyti Apraše. Rekomenduojame atkreipti dėmesį į tai, kad reikalavimai partneriams, nurodyti Apraše, taikomi ir teikiant Sutarties keitimą dėl naujo partnerio įtraukimo.

97

Keitimas dėl vykdytojo ar partnerių teisinės formos pasikeitimo turi būti pateiktas tik pasikeitimus įregistravus mokesčių mokėtojų registre.

Laikotarpio pratęsimas

Dėl objektyvių priežasčių priėmus sprendimą pakeisti projekto įgyvendinimo laikotarpį – pratęsti projekto veiklų įgyvendinimo terminą, rekomenduojame:

įgyvendinant projektus pagal 2007-2013 m. programą, įvertinti galimą veiklų pratęsimo laikotarpį, atsižvelgiant į tai, kad visos veiklos turi būti įgyvendintos ir išlaidos patirtos iki 2015 m. rugsėjo 1 d.; aiškiai nurodyti priežastis, dėl kurių nepavyksta įgyvendinti (užbaigti) projekto veiklų

Sutartyje numatytu terminu; pagrįsti projekto įgyvendinimo laikotarpio pratęsimą, nurodant tikslias faktines aplinkybes; atnaujinti projekto veiklų įgyvendinimo grafiką (Sutarties 1 priedo “Projekto aprašymas“ 6 punktas); pateikti pagrindimo dokumentus, jeigu keičiasi veiklų įgyvendinimo pobūdis ar įtraukiamos naujos veiklos (Veiklų keitimas); pateikti pagrindimo dokumentus, jeigu yra perskirstomos biudžeto lėšos (Biudžeto

keitimas); pateikti pagrindimo dokumentus, jeigu keičiasi veiklų įgyvendinimo rodikliai ar projekto

stebėsenos rodikliai (Rodiklių keitimas); pateikti pagrindimo dokumentus, jeigu naudojamos projekte sutaupytos lėšos (Sutaupymų

panaudojimas).

Papildomas finansavimas

Rekomenduojame vadovautis aktualia informacija apie papildomo finansavimo skyrimą, kurią rasite:

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. gruodžio 19 d. nutarime Nr. 1443 dėl patvirtintų Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių patvirtinimo (toliau – PAFT) (http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=424750 );

Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro 2011 m. gegužės 31 d. įsakyme Nr. V-975 „Dėl švietimo ir mokslo ministro 2009 m. rugpjūčio 27 d. įsakymo Nr. ISAK-1768 „Dėl papildomo finansavimo skyrimo įgyvendinamiems projektams, kurie bendrai finansuojami iš Europos Sąjungos fondų lėšų ir dėl kurių yra pasirašytos projektų finansavimo ir administravimo sutartys, tvarkos aprašo patvirtinimo“ pakeitimo“ bei vėlesniuose ISAK-1768 pakeitimuose (http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=400853 );

Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro 2013 m. birželio 25 d. įsakyme Nr. A1-323 „Dėl papildomo finansavimo skyrimo įgyvendinamiems valstybinio planavimo projektams, kurie bendrai finansuojami iš europos socialinio fondo lėšų ir dėl kurių yra pasirašytos projektų finansavimo ir administravimo sutartys, tvarkos aprašo patvirtinimo” (http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=452751&p_query=&p_tr2=2);

ES struktūrinės paramos puslapyje (http://www.esparama.lt/teises-aktas?taid=090bdd53800ff9cb );

98

Papildomo finansavimo valstybės ir regionų planavimo būdu finansuojamiems projektams skyrimo procedūra aprašyta papildomo finansavimo skyrimo įgyvendinamiems projektams tvarkos aprašo III skyriuje (http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=400853 );

Papildomo finansavimo konkurso būdu finansuojamiems projektams skyrimo procedūra aprašyta papildomo finansavimo skyrimo įgyvendinamiems projektams tvarkos aprašo IV skyriuje (http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=400853 ).

Atkreipiame dėmesį, kad įgyvendinančioji institucija, gavusi Ministerijos sprendimą skirti Projektui papildomą finansavimą, vadovaudamasi Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių 170.7 punktu, pradeda papildomo susitarimo dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pasirašymo procedūrą Projekto finansavimo ir administravimo taisyklių nustatyta tvarka.

Turinys

99

Rašto dėl projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo pavyzdys

Europos socialinio fondo agentūra <Rašto data ir numeris>Gynėjų g. 16 LT-01109 Vilnius

<Projekto vykdytojo pavadinimas>

<SFMIS numeris>

Dėl projekto <projekto pavadinimas> projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimo

Informuojame apie projekto <pavadinimas> (projekto SFMIS arba sutarties numeris <...>) finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimą.

<Keitimo priežastys>. Detalizavimas iš kokios veiklos/poveiklės į kokią veiklą/poveiklę ir kokia suma yra perkeliama, rodiklio kiekybinės išraiškos pokytis bei keitimo priežastys.

Pokyčių lentelė:*

El. Nr.

Išlaidų pavadinimas

Projekto biudžetas, Eur (patvirtinto

projekto finansavimo ir administravimo

sutartyje/esminiame sutarties keitime)

Projekto biudžetas,

Eur (paskutinis patvirtintas biudžetas)

Projekto biudžetas, Eur (po

pakeitimų)

Pokytis, proc.

Pokytis, Eur

1 2 3 4 5 6 (6=(5-3)*100/3)

7 (7=5-4)

1. Vykdymas1.1. Darbo užmokestis

Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.2. Projektą vykdančio personalo komandiruotėsVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.3. PaslaugosVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.4. Mokymo priemonių (trumpalaikio turto) įsigijimasVeikla Nr. 1.1.1. „...“

Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.5. Ilgalaikio nematerialiojo turto įsigijimasVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

100

1.6. Ilgalaikio turto nusidėvėjimas (amortizacija)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.7. Turto nuoma ir lizingas (finansinė nuoma)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

1.8. Viešinimas2. Projekto dalyvių

išlaidos2.1. Dirbančiųjų darbo

užmokestisVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

2.2. Dalyvių kelionės, komandiruotėsVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

2.3. Kita (...)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

2.4. Kita (...)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

2.5. Kita (...)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

3. Kryžminis finansavimas

3.1. Statyba, rekonstravimas ir kapitalinis remontasVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

3.2. Einamasis remontasVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

3.3. Ilgalaikio turto įsigijimasVeikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

3.4. Kita (...)Veikla Nr. 1.1.1. „...“Veikla Nr. 1.1.2. „...“

* Pokyčio lentelė nepildoma atliekant keitimus projektuose, kurie įgyvendinami kartu su Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministerija.

101

Tvirtiname, kad su nurodytu pakeitimu Partneriai yra susipažinę ir jam neprieštarauja.

Projekto vadovas <parašas> <vardas, pavardė>

Priedai: 1. Projekto biudžetas, x psl.2. Detali projekto išlaidų lentelė, x psl.

Turinys

102

PROJEKTO VALDYMO GRUPĖS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

<Projekto vykdytojo pavadinimas>

<Projekto pavadinimas ir SFMIS arba sutarties numeris>

200 m. ________ __ d. Nr. __

<Valdymo grupės posėdžio vieta (tikslus adresas)>

Posėdžio pirmininkas < vardas, pavardė, įstaiga/institucija/organizacija, pareigos,>

Posėdžio sekretorius <vardas, pavardė>

Dalyvavo. Valdymo grupės nariai: <dalyvių vardai ir pavardės>

Kviestieji asmenys. <kitų posėdyje dalyvavusių asmenų vardai, pavardės, atstovaujamos institucijos/įstaigos/organizacijos, pareigos>

Kvorumas. <yra/nėra>

Darbotvarkė: <išvardijami posėdyje nagrinėti klausimai (tame tarpe ir organizaciniai), problemos, ataskaitos ir kt.>

1.

2.

3. Kiti klausimai.

1. SVARSTYTA. <Pateikiamas vienas iš aukščiau išvardintų klausimų>

Pranešėjas <pranešėjo atstovaujama institucija/įstaiga/organizacija, pareigos, vardas ir pavardė>. Pranešėjas pristatė ..........

(Pavyzdžiui, jeigu buvo pristatoma Projekto ataskaita arba projekto metu kuriamo modulio projektas ir pan., paminima, kad posėdžio pradžioje, atitinkamai, ataskaita arba modulio projektas (nurodant, koks projektas) buvo išdalintas Valdybos nariams susipažinimui).

1. NUTARTA. <Pateikiama su atitinkamu klausimu, problema, ataskaita, moduliu ir pan. susijusi Valdymo grupės nuomonė, įvertinimas, priimtas sprendimas ir pan.>

103

<Pateikiami atskirų Valdymo grupės narių vertinimai, nuomonės, pasiūlymai ir kt., jei tokių buvo>

<Jei dėl atitinkamo klausimo priimant sprendimą vyko balsavimas, pateikiamas Valdymo grupės narių balsų

pasiskirstymas skaičiais>

1. REKOMENDUOTA. <Jei buvo rekomendacijų, šioje vietoje pateikiamos rekomendacijos>

2. SVARSTYTA. <Pateikiamas antrasis iš aukščiau išvardintų klausimų>

Pranešėjas <pranešėjo vardas ir pavardė, atstovaujama institucija/įstaiga/organizacija, pareigos>. Pranešėjas

pristatė ..........

2. NUTARTA. <Pateikiama su atitinkamu klausimu, problema, ataskaita, moduliu ir pan. susijusi Valdymo grupės nuomonė, įvertinimas, priimtas sprendimas ir pan.>

<Pateikiami atskirų Valdymo grupės narių vertinimai, nuomonės, pasiūlymai ir kt.>

2. REKOMENDUOTA. <Jei buvo rekomendacijų antruoju klausimu, šioje vietoje pateikiamos

rekomendacijos>

<Jei dėl atitinkamo klausimo priimant sprendimą, vyko balsavimas, pateikiamas Valdymo grupės narių balsų

pasiskirstymas skaičiais>

KITI KLAUSIMAI.

PRIDEDAMA: <išvardijamos pridedamos posėdžio metu svarstytų ataskaitų, metodikų, programų ir pan. kopijos, pažymint kiekvienos iš jų lapų skaičių>

Posėdžio pirmininkas <(parašas) vardas ir pavardė>

Posėdžio  sekretorė   <(parašas) vardas ir pavardė>

Susipažino <Valdymo grupės narių vardai, pavardės ir parašai>

Turinys

104

HORIZONTALIŲJŲ PRIORITETŲ ĮGYVENDINIMO KLAUSIMYNAS

Horizontaliesiems prioritetams projektų įgyvendinimo metu vertinti yra naudojamas klausimynas. Klausimyne įtraukti klausimai, susiję su darnaus vystymosi ir lyčių lygybės ir nediskriminavimo prioritetais, su projekto vykdytoju aptariami projekto patikros vietoje metu. Klausimyną Agentūra pateikia projektų vykdytojams pasibaigus projekto (– ų) įgyvendinimo laikotarpiui, kai jau yra projekto rezultatai. Užpildęs klausimyną apie įgyvendintą projektą ir jo sąsajas su horizontaliaisiais prioritetais projekto vykdytojas jį grąžina Agentūrai.

HORIZONTALIŲJŲ PRIORITETŲ ĮGYVENDINIMO KLAUSIMYNAS

Projekto vykdytojas

Projekto kodas

Projekto pavadinimas

Data

Šiame klausimyne yra įtraukti klausimai, susiję su darnaus vystymosi, lyčių lygybės ir nediskriminavimo prioritetais. Klausimynas yra pildomas pasibaigus projekto įgyvendinimo laikotarpiui, kai jau yra projekto rezultatai. Klausimai turi būti atsakyti atsižvelgiant į projekto, o ne į institucijos, veiklas. Atsakant reikia pažymėti atsakymus „taip“, „ne“ arba „netaikoma“. Būtų labai naudinga, jeigu, kur galima, būtų pateikti komentarai ar projekto veiklų vykdymo geros praktikos pavyzdžiai.

Darnus vystymasis

105

Klausimai Taip Ne NetaikomaAr Jūsų projektas prisidėjo prie darnaus vystymosi ekonominio elemento – ar įdiegtos technologinės naujovės, padidintas energijos panaudojimo efektyvumas, padidintas darbo našumas, sukurta naujų darbo vietų?Ar Jūsų projektas prisidėjo prie darnaus vystymosi socialinio elemento – ar padidintas užimtumas, pagerintos darbuotojų darbo ir poilsio sąlygos, padidintas darbuotojų darbo užmokestis, pagerėjo gyventojams teikiamų paslaugų kokybė ir prieinamumas ir kt.?Ar Jūsų projektas prisidėjo prie darnaus vystymosi aplinkos apsaugos elemento – ar įdiegtos mažiau taršios technologijos, užtikrintas atliekų perdirbimas, sumažėjo atliekų susidarymas, išspręsti susidarančių atliekų tvarkymo ir panaudojimo klausimai, ar įdiegtos atliekų perdirbimo technologijos, ar sumažėjo pagrindinių aplinkos elementų – oro vandens, dirvožemio tarša ir kt.?Ar Jūsų projekto įgyvendinimo metu buvo naudojamos aplinkai draugiškos medžiagos?Ar Jūsų organizacija konsultuoja ar pataria darnaus vystymosi klausimais paslaugų teikėjus Jūsų projekto lygmeniu?Ar įgyvendinat Jūsų projektą gamtos išteklių naudojimas ir aplinkos tarša didėjo lėčiau negu gamyba?Ar Jūsų organizacija susiduria su reikšmingomis kliūtimis, susijusiomis su darnaus vystymosi įgyvendinimu Jūsų projekto lygmeniu?Ar Jūsų projekte numatyti mokymai buvo susiję su darnaus vystymosi klausimais?Ar projekto įgyvendinimo metu stebėjote jo veiklų poveikį darnaus vystymosi (ekonominiam, socialiniam ir aplinkos apsaugos) elementams?Ar Jūsų projektas prisidėjo prie transporto išmetamųjų teršalų kiekio mažinimo?Ar projekto įgyvendinimas prisidėjo prie energijos efektyvumo didinimo bei alternatyvių ir biodegalų vartojimo?Prašome plačiau pakomentuoti Jūsų atsakymus ir remiantis projekto (-ų) įgyvendinimo patirtimi pateikti geros praktikos pavyzdžių, susijusių su darnaus vystymosi prioriteto įgyvendinimu.

Lyčių lygybė ir nediskriminavimas

Klausimai Taip Ne NetaikomaAr įgyvendinat Jūsų projektą buvo parengta lyčių lygybės strategija ir politika?Ar Jūsų projekto rengimo ir įgyvendinimo metu buvo konsultuojamos tikslinės grupės?Ar rengdami projektą Jūs įvertinote skirtingų grupių (moterų, etinių, religinių, tautinių mažumų ar žmonių su negalia ir kt.) poreikius?

106

Ar projekto veiklos buvo prieinamos paramos gavėjams, kurie nesinaudoja privačiu transportu?Ar projekto įgyvendinimo vieta (patalpos) buvo visiems prieinamos?Ar projektas siūlė patogų veiklų pateikimą ir lanksčias jų lankymo valandas? Ar projektas siūlė rūpybos/globos paslaugas paramos gavėjams (vaikams ar išlaikytiniams)?Ar Jūs matote galimybes patikslinti ar papildyti projektą, įvertinus skirtingų grupių poreikį?Ar projekto veiklos suteikė galimybes teikti paslaugas/medžiagą socialiai atskirtiems asmenims?Ar Jūs stebėjote projekto rezultatus, paramos gavėjų atsiliepimus, siekiant informuoti skirtingas grupes apie būsimas veiklas?Ar projektas turėjo įtakos lyties, rasės ar negalios nelygybės/skirtingumui mažinimui?Prašome plačiau pakomentuoti Jūsų atsakymus ir remiantis projekto (-ų) įgyvendinimo patirtimi pateikti geros praktikos pavyzdžių, susijusių su lyčių lygybės ir nediskriminavimo prioriteto įgyvendinimu.

Regioninė plėtra

Klausimai Taip Ne NetaikomaAr Jūs konsultavotės su vietinėmis institucijomis prieš pateikiant paraišką?Ar vietinės institucijos yra tiesiogiai įtrauktos į projekto valdymą ir projekto veiklų vykdymą?Ar vietinės institucijos yra netiesiogiai įtrauktos į projekto veiklų vykdymą?Ar projektas vystė vietinę partnerystę ir ryšius, kurių anksčiau nebuvo tarp atitinkamų institucijų ?

Ar projektas sukūrė vietinį prekių ar paslaugų teikimą, kurio anksčiau nebuvo, ar pagerino vietinių institucijų gebėjimus?Ar projekto veiklose dalyvavo vietiniai partneriai? Ar projektas įgyvendina regiono plėtros planą ir (arba) savivaldybės strateginį plėtros planą?Ar vietinės institucijos gavo naudos iš projekto veiklų?Ar projekto veiklos įgyvendinamos Lietuvos regioninės politikos iki 2013 m. strategijoje (Žin., 2005, Nr. 66-2370) nustatytuose regioniniuose centruose?Ar projekto veiklos įgyvendinamos Vyriausybės išskirtose probleminėse teritorijose?Ar vykdant projekto veiklas buvo pasinaudota kompleksinės urbanistinės plėtros projektų regioniniuose centruose, probleminėse teritorijose ir kaimo vietovėse įgyvendinimo metu sukurta ar atnaujinta viešųjų erdvių infrastruktūra?Ar projekto veiklos prisidėjo prie viešųjų erdvių regioniniuose centruose, probleminėse teritorijose ir kaimo vietovėse infrastruktūros atnaujino ir plėtros?

107

Prašome plačiau pakomentuoti Jūsų atsakymus ir remiantis projekto (-ų) įgyvendinimo patirtimi pateikti geros praktikos pavyzdžių, susijusių su regioninės plėtros prioriteto įgyvendinimu.

Informacinė visuomenė

Klausimai Taip Ne NetaikomaAr įgyvendinat Jūsų projektą buvo naudojamos informacinės ir ryšių technologijos (toliau vadinama – IRT) projekto valdyme ir administravime?Ar buvo vykdomi darbuotojų, dalyvaujančių projekto įgyvendinime, IRT mokymai?Ar darbuotojų, dalyvaujančių projekto įgyvendinime, IRT mokymai buvo vykdomi nuotoliniu būdu taikant IRT priemones?Ar projekto veikla buvo susijusi su IRT kvalifikacijos įgijimu?Ar įgyvendinant projekto veiklą, susijusią su kvalifikacijos kėlimu, buvo naudojami nuolatinio mokymo būdai taikant IRT priemones?Ar buvo naudojamos IRT teikiant metodinius nurodymus ir palaikymo paslaugas?Ar projektas buvo vystomas informacijos ir komunikacijos technologijų pagalba?Ar projekte buvo numatyti mokymai internetu?Ar informacija apie vykdomą projektą buvo viešinama tam skirtoje interneto svetainėje arba nuolat prieinama, panaudojant IRT?Ar naudojant IRT projekte buvo numatytos atitinkamos lengvatos, papildomos paslaugos?Ar buvo sukurta atskira projekto interneto svetainė? Ar projekto interneto svetainėje buvo sukurtos interaktyvaus bendravimo galimybės (pvz., el. formos, komentarų sritis, klausimų–atsakymų sritis ar pan.?Ar IRT turėjo poveikį projekto veikloms (išskyrus projekto valdymą ir administravimą) ar jis buvo įvertintas?Ar įgyvendinant projekto veiklą buvo sukurtos atskiroms visuomenės grupėms aktualus skaitmeninis turinys (el. paslaugos)?Ar projekto naudos gavėjai buvo skatinami naudotis projekto rezultatais pasiekiamais IRT?Prašome plačiau pakomentuoti Jūsų atsakymus ir remiantis projekto (-ų) įgyvendinimo patirtimi pateikti geros praktikos pavyzdžių, susijusių su informacinės visuomenės prioriteto įgyvendinimu

Turinys

108