Doküman ve Kayıtlar

MODÜL

6

Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar?

Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için

Doküman ve Kayıt - Farklar

Dokümanlar•Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar.•Gerektiğinde güncellenir.

Kayıtlar•Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir•Kalıcıdır, değiştirilmez

KAYITLAR

Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve

kalite yönetiminin yansımasıdır.

Altın kural:“Yazdığını yap ve yaptığını yaz”

Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP)

Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder

Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: – tutarlılık– doğruluk– kalite

İyi bir SÇP

Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı

Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden

geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli

Evrak Sistemleri

• Kalıcılık• Defterleri ciltletin• Sayfaları

numaralandırın• Kalıcı mürekkep

kullanın• Arşivleyin

• Erişilebilirlik• Erişim kolaylığı olan bir

sistem kullanın

• Güvenlik• Gizliliği sağlayın• Çevresel tehlikelerden

koruyun

• İzlenebilirlik• Numunenin süreç

boyunca takibini sağlayın

Özet

Dokümanlar:• Yazılı politikaları, süreçleri

ve prosedürleri içerir• Kalite Sistemi için çerçeve

oluşturur• Güncellenmeli ve

korunmalıdırlar

Kayıtlar:• Süreçte toplanan bilgiyi

içerir• Kalıcıdır, güncellenmez

İyi bir doküman kontrol programı:

• En son revizyon kullanılır

• Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.

Anahtar Mesajlar

• Bilgi, en önemli ürünümüzdür.

• Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.

BULAŞICI HASTALIKLARIN SURVEYANSI VE KONTROLÜ PROJESİFAZ III (TR0802.16)

MİKROBİYOLOJİ LABORATUVARLARINDA İYİ LABORATUVAR YÖNETİMİ ve UYGULAMALARI

Personel

MODÜL

7

Personel

Öğrenim HedefleriBu etkinliğin sonunda, katılımcılar:

•Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme•Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme•Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme•Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme •Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme

Senaryo

“Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz.

Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız?

Senaryo

14

Performans değerlendirilmesi

Sürekli eğitim

Yetkinlikdeğerlendirilesi Eğitim

Oryantasyon

İşTanımı

PersonelYönetimi

İş yüküne uygun personel sayısı

İş kalifikasyonu

Laboratuvar Personeli• Laboratuvarın en büyük değeridir• Kalite için önemlidir• Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır• Kalifiye personeldir

Oryantasyon

Yetkinlik Değerlendirmesi

Göreve özgü Eğitim

Yetkinliğin Tanınması

Görev Tanımı

Kalifiye Yeni Çalışan

Yeniden Eğitim

ÖzetPersonel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir.

• Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır.

• Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir.

• Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır.

• Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.

Anahtar Mesajlar

• Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır.

• Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar

• Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.

19

Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi

MODÜL

8

20

İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması

Tüm numunelerin değerlendirilmesi-Analiz öncesi

Numune alma bilgilerinin sağlanmasıne-ne zaman- nasıl

laboratuvarın sorumlulukları

Uygun taşıma ve sarfmalzemelerinin temini

21

test istem formu

• hasta kimlik bilgileri• istem yapılan testler• numune alma tarih ve zamanı• numune türü• klinik veri• istem yapan doktor/yetkili

kişinin iletişim bilgileri

22

uygunsuz numune

• sonuç raporunda gecikme• gereksiz tekrar• müşteri memnuniyetsizliği• maliyet artışı• yanlış tanı ve tedavi• hastanın zarar görmesi/ ölüm

ile sonuçlanabilir

23

numune işleme: analiz öncesi basamaklar

• Kontrol edilmeli• istem formunun eksiksiz doldurulduğu• numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu• etiket bilgilerinin doğru olduğu

• Numune bilgileri kayıt edilmeli

• Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı

24

Özet tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren

laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem

olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler

belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü

korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalıher zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı

25

Anahtar Mesaj

• Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır

• Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir

Bilgi Yönetimi

MODÜL

9

Bu etkinliğin sonunda:

Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir

Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir

Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir

Öğrenim Hedefleri

Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü

Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür.

Lab. Raporu

Bilgi Yönetimi

Evrak-bazlı

Elektronik

Veri yönetimi için süreç oluşturma

Hasta bilgileri

erişilebilir doğruluk zamanında güvenli gizlilik

Lab Raporu

ID 0905120047

Veri Koruma

Evrak-bazlı sistemler Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın

Kayıtları uygun olarak saklayın

Elektronik sistemler

• Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin

Evrak- bazlı sistem

Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir:

Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı Veri bulmada kolaylık sağlamalı Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı

Evrak-bazlı sistem

Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri

arşivlenmeli Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli

yerde saklanmalı

Hedefler:• Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması• Numunelerin izlenmesi• Olayların değerlendirilmesiYararlı kurallar:• Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın• Kolay erişimi sağlayın• Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın• Kronolojik bir düzen içinde numaralayın

Evrak-bazlı sistemde-saklama

01-04-200930-04-2009

Özet• Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri

yöneten bir sistemdir.• Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir.• Her iki sistemde de numunelere özgü

tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır.

• Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.

Anahtar Mesajlarİyi bir bilgi yönetim sistemi: • Bütün verilerin iyi yönetilmesini,• Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin

tümünün kullanılmasını,• Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu,

zamanlamayı ve güvenliğini,• Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.

Müşteri Hizmetleri

MODÜL

10

Öğrenim HedefleriBu modülün sonunda katılımcılar:

• Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak• Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek• Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek• Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri

sunabilecek• Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını

karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir

Philip CrosbyFour Absolutes of Quality Management

1979

Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır.

Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur?

Laboratuvardaki herkes!

Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program

Gerekenler:• Sorumluluk ve Katılım• Planlama• İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi• Kaynaklar

Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu

Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler

2007

İLK

2008, 2009, 2010…

SÜRDÜRÜLDÜ

İyi müşteri hizmetleri• Hasta bakımı için gerekli bilgi

• Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi

• Laboratuvara profesyonel imaj sağlar

Müşteri Hizmetlerikalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir

parçasıdır

Özet

• Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için:

• Sorumluluk• Planlama ve izleme• Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak• Program için kaynak sağlamak önemlidir.

Anahtar Mesajlar

Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir.

Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur.

Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.