DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM

Figen SOLMAZ OPSARKalite ve Akreditasyon Yöneticisi

13.06.2015

Bilgiyi kaydetme,

Kayıtların toplanması ve

düzenlenmesi eylemidir.

Dokümantasyon

Neden Kayıt Tutarız

Yasal çatışmalarda

hastayı ve hekimi korur

Ekonomik yararları vardır.

Yasal zorunluluktur

Karar vermede yönetimine destek olur

Risk yönetimi sağlar

Hasta bakım sürekliliğinde iletişim aracıdır

İstatistiki veri sağlar

Veri paylaşımı sağlar

Kalite iyileştirme aracıdır

Dokümantasyon Süreci

DOKÜMANTASYONİhtiyaç ve yöntemin

tespiti

Bilgiyi kaydetme/ hazır bilgiyi

toplama

Uygun ortamda saklama

Erişilebilir kılmak üzere düzenleme

Bilgiye ihtiyacı olanların

kullanımına sunma

Nasıl Bir Doküman Yapısı

Sistemin doğru uygulanmasına katkı sağlayacak şekilde YALIN olarak tanımlanmalı

Dokümantasyonun oluşturulması kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil, DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.

23.6.2015

Hasta için doğru ve yeterli sonuç yaratan sağlık hizmeti

İlk seferde doğru

Uygun yer ve zamanda

Ödenebilir bedelde

Değer katan

Değer

katmayan ama gerekli

Değer katmayan

ve kaçınılabilir

FAALİYET

Sağlıkta Değer Katan Faaliyet

Güçlendir

Azalt

Yok Et

Yalın Yaklaşımla Hedefimiz

Tüm iş süreçlerinde,

JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde sahadakiuygulamaları ve dokümantasyon sürecinin tümfaaliyetleri yalınlaştırarak;

hizmet sunum sürecine değer katmak

ve sürekli kılmak

Yasal Düzenlemeler

Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları

(SHKS)

ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi

(KYS)

Joint Comission International

(JCI)

Dokümantasyon Şartları

Dokümantasyonda Yalın Yaklaşım Odakları

Değer

Standart İş Süreçleri

Hatasızlaştırma

Akış Şeması

Prosedür

Talimat

Form

Oluşturulmakta olan doküman

• Bir bütünün parçası ise

• Hedef bilgiye odaklanıyorsa

• Basit, anlaşılır ve yeterli ise

• Gereksiz tekrar yoksa

• Kaydetme süresinde israfa yol açmıyorsa

• Dijital ortama uyarlanabiliyorsa

• Saklanabilir ve ihtiyaç halinde kolay ulaşılabilir ise

• Güncellemeye elverişli ise

hizmet sunum sürecine DEĞER katar.

Doküman Oluşturma SürecindeDeğer

Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle, güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniğidir

Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır

İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması zorunludur

Yalın Yaklaşım

Standartlaştırılmış İş

Doküman YapısındaStandartlaştırma

1. DOKÜMAN ADI2. DOKÜMAN NO3. YÜRÜRLÜK TARİHİ4. REVİZYON DURUMU5. SAYFA NO6. ONAY7.İÇERİK: Amaç Kapsam Sorumluluk Tanım İlgili Dokümanlar Uygulama

23.6.2015

Yalın YaklaşımHatasızlaştırma

POKA – YOKEPOKA dikkatsizlik, dalgınlıkYOKE elimine edilmesi

İnsan faktöründen kaynaklanan durumlara karşı çeşitli, hata yapmayı önleyici ve yardımcı araç ve stratejileri kullanarak daha fazla kontrol elemanına gerek duymadan, sıfır hatalı üretimi amaçlar.

23.6.2015

Hataları önlemek için

sistemler

süreçler

donanımlar tasarlama

mevcut olanları değiştirme uygulaması

Dokümantasyonda Hatasızlaştırma

Örnek

Panik değer bildiriminde renkli uyarı

Kayıtlarda zorunluk ikonu

Kontrollü doküman yapısı

Güvenlik kontrol listeleri

Risk değerlendirme-uyarı simgeleri

Ramak kala bildirim

23.6.2015

Hatasızlaş-tırılmış

Hizmet Sunumunda

Değer Yaratan

Standart-laştırılmış

Nasıl Bir Doküman Yapısı

ZorunluDeğer yaratmayan

ancak zorunlu

Yalın Dokümantasyon

İş akış sürecimizde dokümantasyon kaynaklı israfa

israfa sebep olan uygulamalar nelerdir ?

*Zaman kaybına neden olanlar

*Süreçte aksama ve kesintiye

neden olanlar

*Mali kayba neden olanlar

Beyin Fırtınası Çalışması-1

Beyin Fırtınası Çalışması-2

• Form doldurmak

• Fiziki dosya hazırlığı

• Dosya işi fazlalığı nedeniyle hastaya yeterli zaman ayıramama

• Dosyalarda ciddi kağıt israfı

• Kayıtlarda kağıt israfı

GEMBA

23.6.2015

Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek ilgili çalışanlarla birlikte dokümantasyon ilişkili israf kalemleri tespit edildi.

Yalınlaştırma Sürecinde Olası Hatalar

İsrafı yok etmeye odaklanmak ancak akışı dikkate almamak

İsrafın kök sebebine inmeden israfı ortadan kaldırmaya çalışmak

Uygulamalar

23.6.2015

İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi

Gereksiz bilgi

Form yapısı

Sayfa boyutu küçültmeSayfa sayısı azaltmaForm birleştirme

Bankolarda ilgisiz formlar

Stok miktarının fazla olması

Fiziki dosya hazırlığında iş gücü israfı

Fiziki dosyanın hazır gelmesiSadece kata özgü form bulundurma

Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi

Gereksiz çıktı alınması (tetkik)

Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü ve kağıt israfı

İntranet çıktısı

HBYS kaydı ve kontrolü

Evrakların taranarak e-posta ile dağıtımı

Genel Onam Formu’nunBoyutunun Küçültülmesi

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 707 TL

A5 A4

Güvenli Cerrahi ve Güvenli Anestezi Kontrol Formunun Birleştirilmesi

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

Derlenme KaydınınHBYS üzerinden yapılması

MATBU

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

HBYS

Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler

HBYS kaydı9; 34%

İptal; 8; 31%

İntranet Çıktısı; 4; 15%

Defter Kaydı 2; 8%

Sayfa SayısıAzaltma

2; 8%

BoyutKüçültme1; 4%

Dosyalama Süreci

Amaç

İhtiyaç duyulan kayıtlara, ihtiyaç duyulduğu anda,

hızla ulaşabilmek

Arama çabasını minimize etmek

Eksikliği fark etmek

Hasta Dosyası Süreci 1

• YATAN HASTA DOSYASI SÜRECİ

Dosyaların standart içerikte hazırlanması

İlgisiz formların alandan alınması

Seperatör tanımlamasının yapılması

Yatış öncesi tek elden hazırlanması

Taburculuk sonrası arşiv dosyasına aktarılması

2013 YILI DOSYALAMADA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL + Arşiv alanı

DÖFİ

1. AŞAMA

İsteğin Bildirimi

2. AŞAMA

Yönlendirme

3. AŞAMA Planlama ve

Gerçekleştirme

4.AŞAMA

Kontrol ve Kapatma

Düzeltici-Önleyici Faaliyet İsteği DÖFİ Süreci

HBYS DÖFİ Kaydı

118

276

326332

0

50

100

150

200

250

300

350

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Yıllara Göre DÖFİ Sayısı

DÖFİ’ de Yalın Yaklaşım Kazanımı

• DÖFİ kaydının elektronik ortamda yapılması ile 4208 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş

• 1052 adet A4 kağıdı korunmuş

• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanılmıştır

Gelen Evrak Dağıtımı 1

0

100

200

300

400

500

600

190

582

229279

301

369

257281

250

419

473

234

99

160

93121

142 158114 106 101

126159

72

Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı

Sayfa Sayısı Kişi Sayısı

Sayf

a Sa

yısı

Gelen Evrak Dağıtımı 2

0

100

200

300

400

500

600

Haz.13

Tem.13

Ağu.13

Eyl.13

Eki.13

Kas.13

Ara.13

Oca.14

Şub.14

Mar.14

Nis.14

May.14Resmi Evrak Sayıları Dağıtımı ve Çoğaltımı

gelen evrak

Kişi Sayısı

Sayfa Sayısı

Gelen Evrak Dağıtımı’ ndaYalın Yaklaşım Kazanımı

• Gelen Evrak dağıtımının taranması sonrası elektronik ortamda yönlendirilmesi ile 1451 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlendi

• 3864 adet A4 kağıdı korundu • 43 TL A4 maliyeti önlendi

• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanıldı

Dokümantasyonda Yalın Yaklaşım

1. Gerekli olan ve olmayan dokümanları ayrıştır

2. Gerekli olanları kullanım sıklıklarına göre düzenle

3. Dokümantasyon ortamını her zaman temiz tut

4. Dokümantasyon işlevini standart prosedürlere göre düzenle

5. İlk 4 şıkkı zaman içinde de devam ettir

İlk seferde Tam zamanında Doğru İsrafsız dokümantasyon

yapısı için ;kılavuzumuz YALIN yaklaşım

Sonuç

teşekkür ederim