doküman kodu Çaykur-kek Çay İŞletmelerİ genel … · ve finansman programı uyarınca devlet...

ÇAY İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

KALİTE EL KİTABI

Doküman Kodu ÇAYKUR-KEK

Yürürlük Tarihi 03.04.2003

Revizyon Tarihi / No 31.08.2018 / 02

Sayfa No 1 / 13

HAZIRLAYAN

YÖNETİM TEMSİLCİSİ

ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

TEŞEKKÜLÜN TANITIMI

Teşekkülümüz, Tarım ve Orman Bakanlığının ilgili kuruluşudur.

1973 yılında fiilen faaliyete geçen Çay Kurumu, 1983 yılında çıkartılan 2929 Sayılı Kanunla “Çay

İşletmeleri Genel Müdürlüğü” (Çay-Kur) bir Kamu İktisadi Kuruluşuna dönüştürülmüştür. Bu

Kanun 233 Sayılı KHK ile tadil edilmiştir.

1984 yılına kadar devlet tekeli altında sürdürülen çay işletmeciliği Aralık 1984 tarih ve 3092 sayılı

“Çay Kanunu” ile serbest bırakılmıştır. Kanunun 1.Maddesinde; gerçek ve tüzel kişilerin yaş çay

işleme ve paketleme fabrikaları kurup işletebilecekleri, ihtiyaçları olan yaş çay yaprağını doğrudan

üreticilerden satın alabilecekleri belirtilmiştir. Aynı Kanunun 3. Maddesiyle de 3788, 4223 ve 6133

Sayılı Kanunların çayla ilgili hükümleri yürürlükten kaldırılmıştır.

1982 yılında Kamu İktisadi Kuruluşu (KİK) niteliğine dönüştürülen Çay İşletmeleri Genel

Müdürlüğü, 1994 yılında çıkartılan 4046 Sayılı “Özelleştirme Uygulamalarının Düzenlenmesine ve

Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun” 35.

maddesi gereğince, İktisadi Devlet Teşekkülü (İDT) statüsüne alınmıştır. Teşekkülümüz 3046 sayılı

Yasanın 4060 sayılı yasayla değişik 4. ve 3313 sayılı yasayla değişik 10. maddeleri uyarınca 26

Kasım 2002 tarihinde Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığının ilgili Teşekkülü olmuştur.

Teşekkülümüz; mevzuat çerçevesinde yerine getirilen faaliyetlerin tümünü TS EN ISO 9001 Kalite

Yönetim Sistemi; paketleme ve pazarlama sürecini Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamına

almıştır.

Ülkemizde yılda 250 bin ton kuru çay tüketildiği tahmin edilmektedir. Bunun 90-130 tonu

Teşekkülümüzce üretilmektedir. Çay-Kur 46 Yaş Çay Fabrikası, 1 Çay Paketleme Fabrikası, 1

Pazarlama ve Üretim Bölge Müdürlüğü, 8 Pazarlama Bölge Müdürlüğü, 1 Anatamir Fabrikası, 1

Atatürk Çay ve Bahçe Kültürleri Araştırma Enstitüsü Müdürlüğü ve yaklaşık 12.000 çalışanıyla

Türkiye Çay Sektörünün en büyük ve lider kuruluşudur.

Teşekkülümüz de; Mayıs ve Ekim aylarını kapsayan 6 aylık kampanya döneminde yarı mamul çay

üretimi ve tüm yıl boyunca mamul çay üretimi yapılmaktadır. Çay-Kur Dünya Standartlarına uygun

siyah ve yeşil çay üretebilen teknolojiye sahiptir.

Teşekkülümüz Ana Hatlarıyla;

Türkiye’nin tarım politikasına uygun olarak çay ziraatını geliştirmek,

Çay kalitesini ıslah etmek,

Yaş çayın işlenmesini teknik esaslara göre yürütmek,

Piyasaya sürdüğü ürünlerini; doğrudan ya da dolaylı olarak tüketiciye zarar vermeyeceği

şekilde üretmek,

İç ve dış pazar isteklerini karşılamak üzere yarı mamul ve mamul çay (Siyah-Yeşil) üretmek

ithal ve ihraç etmek,

Verimlilik esasına dayalı işletme politikasıyla sermaye birikimine yardım ederek yatırım

kaynağı sağlamak, amacıyla kurulmuştur.

Adres : ÇAY İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

MÜFTÜ MAHALLESİ / RİZE

Tel : 0 464 2130211-12-13

Faks : 0 464 2130421

Web : www.caykur.gov.tr

tel:0

http://www.caykur.gov.tr/


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 2 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

1. KAPSAM

Çay- Kur’da kurulan Kalite Yönetim Sistemi;

Yarı Mamul Çay Üretimi (Siyah Çay/Organik Siyah Çay, Yeşil Çay/Organik Yeşil Çay),

Mamul Çay Üretimi (Paketleme),

Pazarlama faaliyetlerini kapsar.

Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi ve Helal Gıda

Mamul Çay Üretimi

Pazarlama faaliyetlerini kapsar.

Teşekkülümüzde birimlerin faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemler ve bunların

detayları Kalite El Kitabı(KEK)’ te atıflarla yer verilen yasal mevzuat, prosedür, süreç ve

talimatlarla belirlenmiştir.

2. ATIF YAPILAN STANDARD VE/VEYA DOKÜMANLAR

Teşekkülümüz Kalite El Kitabının hazırlanmasında; Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği

Yönetim Sisteminin oluşturulmasında; TS EN ISO 9001:2015, TS EN ISO 22000:2005- Helal Gıda

Genel Klavuzu (TS OIC/SMIIC1/2011) standardları ve Teşekkülümüzle ilgili yürürlükteki mevzuat

referans almıştır.

Çay-Kur; mevzuat hükümleri çerçevesinde faaliyetlerini yürütmektedir. ( Dış Kaynaklı Doküman

Listesi LST.7-08)

3. TERİMLER VE TARİFLER

TS EN ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi - TS EN ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi;

Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler standardında verilen Uluslararası terimler ve tarifleri

kullanır.

4. KURULUŞUN BAĞLAMI

Çay- Kur amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan

sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen, iç ve dış hususları Kuruluşun Bağlamı Prosedürü

(PRD.4-01)’nde tayin etmiştir.

İlgili taraflar Kuruluşun Bağlamı Prosedürü (PRD.4-01)’nde belirlenmiştir.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında, kapsanan ürün ve hizmet tipleri Kuruluşun Bağlamı Prosedürü

(PRD.4-01) paydaş analizi kısmında belirtilmiştir.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki süreçler; Swimchart Diyagramı kullanılarak Microsoft Visio

programında hazırlanmış ve pdf formatına dönüştürülmüştür. Ayrıca her bir süreç için excel

formatında süreç kartı ve katma değer analizleri hazırlanmıştır. Girdi, çıktı, risk, zaman, müşteri,


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 3 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

tedarikçi, performans göstergeleri, iyileştirme önerileri, faaliyet adımları, ilgili birimler, kontrol

noktaları bu dokümanlarda tanımlanmıştır.

5. LİDERLİK

Üst yönetim; Kalite Politikası oluşturmuş ve tepe yöneticinin imzasıyla yayılmasını sağlamıştır.

Onaylamış olduğu süreçlerde performans göstergeleri doğrultusunda kalite hedefleri belirlemiştir.

Üst yönetim, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında belirlenen süreçler için Risk Analizi ve

Değerlendirme Prosedürü (PRD 6-01)’ ne göre Risk Envanter Planı (PLN.6-01)’nı oluşturur ve

izler.

Müşteri ilişkileri, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreci (SRÇ.4-08)’ nde belirlenmiştir.

Kalite Politikası, tüm çalışanların katılımıyla üst yönetim tarafından oluşturulmuş, Çay- Kur Portal’

da yayınlanmış, gerekli yerlere asılarak duyurulmuştur.

Görev, yetki ve sorumluluklar belirlenmiş ve resmi yazı ile ilgililere duyurulmuştur.

6. PLANLAMA

Kalite Yönetim Sistemi dâhilinde belirlenmiş süreçler için, Risk Analizi ve Değerlendirme

Prosedürü (PRD 6-01)’ ne göre riskler; belirlenmiş, incelenmiş, ölçülmüş, sınıflandırılmış, önlem

alınmış, izlenmiş ve raporlanmıştır.

Kalite Yönetim Sistemi dâhilinde oluşturulmuş süreçler için faaliyet-fonksiyon ilişkisi kurulmuştur.

Faaliyet bazında performans göstergeleri belirlenmiştir. Kalite hedefleri, belirlenen performans

göstergeleri kullanılarak, Kalite Hedefleri Planı (PLN.6-02)’nda tanımlanmıştır.

7. DESTEK

7.1.Kaynaklar:

Çay-Kur, Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürekliliğinin sağlanması ve

sürekli iyileştirilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakları tespit ve temin etmiştir.

7.1.2. Kişiler:

Çay- Kur’ da; İhtiyaç duyulan nitelikli memur personel, 399 sayılı KHK ve o yıla ait Genel Yatırım

ve Finansman Programı uyarınca Devlet Personel Dairesi Başkanlığı’nın izni ve ÖSYM’nin

aracılığıyla açıktan atama ile göreve başlatılır.

4857 sayılı İş Kanunu ve Toplu Sözleşme hükümlerine göre daimi ve geçici kadrolu olmak üzere

iki tür işçi istihdamı olmaktadır.

İşgücü ihtiyacı olduğunda Başbakanlık Hazine Müsteşarlığından uygun görüş ve Devlet Personel

Başkanlığından izin alındıktan sonra il Müdürlüğü İş Kurumuna kayıtlı şahıslar arasından nitelikleri

uygun olanlar seçilerek geçici işçi olarak işe başlatılmaktadır. Daimi kadroya işçi alımı; 5620 KHK

çerçevesinde nitelikleri uygun olanlar arasından yapılmaktadır.

Çay-Kur’da insan kaynağı ihtiyacının belirlenmesi ve işe alımı Seçme Yerleştirme Süreci (SRÇ.4-

13) doğrultusunda yapılmaktadır.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 4 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

REFERANS DOKÜMANLAR: 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararname

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

4857 sayılı İş Kanunu

5620 sayılı Kanun Hükmünde Kararname

Seçme Yerleştirme Süreci (SRÇ.4-13)

7.1.3. Altyapı

Teşekkülümüz ürün şartlarına uygunluğunu sağlamak için gerekli olan altyapıyı belirleyip

sürdürmektedir. Alt yapımızı; Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler, süreç teçhizatı,

(yazılım ve donanım), destek hizmetleri (Bakım Onarım Faaliyetleri, taşıma veya ulaşım v.b. )

kapsar.

Bakım ve Onarım ve Revizyon Planları, Makine Dairesi Başkanlığı ve Enerji Dairesi

Başkanlığınca; Bina Alt Yapı Bakım Kontrol Planı Proje ve İnşaat Daire Başkanlığınca hazırlanıp

Bakım Onarım Kısım Müdürlüğünce takip edilmektedir

Sürekliliğin yerine getirilebilmesi için gerekli olan her türlü malzeme, araç ve gereç, mevzuat

çerçevesinde Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından ve bakım, onarım ve revizyon ilgili daire

başkanlıkları tarafından karşılanmaktadır.

Elektronik ortamda;

Tüm yaş çay satın alma, muayene deney vb. Tarım Kısım Müdürlüğü sorumluluğunda olan

kayıtları Çay-Kur Tarım Programıyla,

Mamul ve yarı mamul ürün ile ilgili stok, sevkiyat vb. Muhasebe Kısım Müdürlüğü

sorumluluğunda olan kayıtları Unıty 2 Programıyla,

Çalışan personelin özlük ve tahakkuk bilgileri Personel Kısım Müdürlüğü sorumluluğunda olan

PerWin Programıyla takip edilmektedir.

REFERANS DOKÜMANLAR:

Çay Fabrikaları Bakım Onarım ve Revizyon Planı (PLN.7-02)

Çay Paketleme Fabrikaları Bakım Onarım ve Revizyon Planı (PLN.7-05)

Bina Alt Yapı Bakım Kontrol Planı (PLN.7-06)

7.1.4 Süreçlerin Operasyonu için (Gerekli) Ortam

Çay- Kur, süreçlerin işletilmesi ile ürün ve hizmetlerin uygunluğunu sağlamak için gerekli ortamı

tayin, temin etmiş ve sürekliliğini sağlamaktadır.

7.1.5 İzleme ve Ölçüm Kaynakları

Çay- Kur’da kaliteyi ve gıda güvenliğini etkileyen tüm izleme ve ölçme cihazlarının kontrolü

amacıyla Kalibrasyon Planları oluşturulmuş ve uygulanmaktadır.

REFERANS DOKÜMANLAR: İç Kalibrasyon Planı (PLN.7-11)

Dış Kalibrasyon Planı (PLN.7-12)

7.1.6 Kurumsal Bilgi

Çay- Kur süreçlerin işletilmesi, ürün ve hizmetlerinin uygunluğa erişmesi için ihtiyaç duyulan

bilgiyi iç ve dış kaynaklar yoluyla tayin etmiştir.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 5 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

İç Kaynaklar: Teftiş kurulu raporları, Genel Müdürlük Kontrol ekiplerinin raporları, Atatürk Çay

ve Bahçe Kültürleri Enstitüsü Müdürlüğünün raporları, İşletme ve Üretim Dairesi Başkanlığının

analiz sonuç raporları vs.

Dış Kaynaklar: TS EN ISO 9001:2015, TS EN ISO 22000, Müstahsil Öneri ve Şikâyet Raporları,

Müşteri Şikâyet Raporları vs.

7.2.Yetkinlikler

Teşekkülümüz çalışanlarının kalite yönetim sistemi veya kendi çalışma alanlarında eğitim

ihtiyaçlarının belirlenmesi, planlanması ve faaliyetlerin yürütülmesi; Çay-Kur Hizmet İçi Eğitim

Yönetmeliğine göre yapılır. ÖSYM ile ataması yapılan personelin Çay- Kur’da görevlendirilmesi,

Genel Müdürün onayı ile ilgili birime atanarak gerçekleştirilir. Personelin adaptasyonu, Hizmet İçi

Eğitimlerle desteklenerek oryantasyon eğitimi ile sağlanır. İhtiyaçlar doğrultusunda eğitimler

planlanır ve süreklilik teşkil eder.

Bilgilendirme, sempozyum, seminer, kongre, konferans ve kurum dışında alınan eğitimlerin

etkinlik değerlendirmesi yapılmaz. Eğitim faaliyetleri ve oryantasyon eğitimi sonucu oluşan

kayıtlar Eğitim Katılım Formu (FRM.7-24) Eğitim Değerlendirme ve Anket Formu (FRM.7-25),

Personel Eğitim Formu (FRM.7-25) , …….. Yılı Eğitim Programı Formu (FRM.7-26),

Oryantasyon Eğitim Formu (FRM.7-28)’na kaydedilir. İlgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü

Prosedürüne göre muhafaza edilir.

Çay-Kur’da kişilerin gerekli yetkinliklerinin ve eğitim ihtiyacının belirlenmesi Personel Geliştirme

Süreci (SRÇ.4-14) doğrultusunda yapılmaktadır.

REFERANS DOKÜMANLAR: Çay-Kur Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği

Personel Geliştirme Süreci (SRÇ.4-14)

Yıllık Eğitim Planı (PLN.7-01)

7.3.Farkındalık

Kalite Politikası, Yönetim Kurulunun onayıyla tüm çalışanların görüşleri alınarak hazırlanır. Genel

Müdürün ıslak imzasıyla son halini alır. Tüm ünitelerde herkesin görebileceği yerlere asılır. Ayrıca

taratılmış bir nüshası http://www.caykurtr.com/caykurcms/LoginPortal.aspx adresinde çalışanların

ulaşabileceği şekilde yayınlanır.

Kalite Hedefleri her yılın sonunda Daire Başkanlıkları tarafından belirlenir. YGG raporuna dahil

edilir. Çalışanlara EBYS aracılığı ile duyurulur.

Kalite Yönetim Sistemi hakkında çalışanların bilgilendirilmesi, kurum içi ve kurum dışı eğitim

hizmetleriyle karşılanır.

7.4.İletişim

İç İletişim ( TS EN ISO 22000-5.6.2)

İç iletişim, Görev, Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve

Usuller Hakkındaki Yönetmelik uyarınca EBYS ile yapılmaktadır. Ayrıca Çay- Kur çalışanları

dâhili telefon hattı, faks, e-mail vb. gibi yöntemleri kullanarak birbirleriyle iletişim kurmaktadırlar.

Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi dokümanları tüm birimlere elektronik

http://www.caykurtr.com/caykurcms/LoginPortal.aspx


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 6 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

ortamda http:// www.caykur.gov.tr/ Kullanıcı Girişinden Çay-Kur Dokümanları başlığı altından

yayınlanarak her çalışanın yaptığı işten haberdar olması sağlanmıştır.

Dış İletişim

Çay- Kur; Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin etkin yürütülmesi için

dış paydaşlarla olan iletişimini, resmi yazışmalar, web sayfası ve dış paydaşlarla toplantı ve

etkinliklerle sağlamaktadır.

7.5.Yazılı Bilgi (Dokümante edilmiş bilgi)

Çay- Kur; Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi standardlarının gerektirdiği

dokümante edilmiş bilgiyi hazırlamış olup; tüm dokümanların hazırlanması, yayımlanması,

revizyonu ve yürürlülükten kaldırılması Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRD.7-11)’nde

açıklanmıştır.

Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim siteminin şartlara uygunluğunun ve etkin

olarak uygulandığının kanıtlanması için oluşturulan kayıtların tanımlanması, saklanması, elden

çıkarılması ve saklama sürelerinin belirlenmesi ile ilgili konular, Kayıtların Kontrolü Prosedürü

(PRD.7-12)’ nde açıklanmıştır.

Çay- Kur tarafından kalite yönetim sisteminin ve Gıda Güvenliği Yönetim siteminin planlaması ve

işletimi için gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı dokümante edilmiş bilgi, Dış Kaynaklı

Doküman Listesi (LST.7-08)’ de tanımlanmıştır.

REFERANS DOKÜMANLAR: Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PRD.7-11)

Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PRD.7-12)

Dış Kaynaklı Doküman Listesi (LST.7-08)

8. OPERASYON

8.1.Operasyon Planlama ve Kontrol

Çay- Kur, ürün ve hizmetlerin sunulmasına ilişkin şartları karşılamak için ihtiyaç duyulan süreçleri

planlamış, uygulamakta ve kontrol etmektedir. Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim

sistemleri kapsamındaki süreçler; Swimchart Diyagramı kullanılarak Microsoft Visio programında

hazırlanmış ve pdf formatına dönüştürülmüştür. Ayrıca her bir süreç için excel formatında süreç

kartı ve katma değer analizleri hazırlanmıştır. Tüm bu süreçler için riskler belirlenmiştir. Ürün ve

hizmetlerin belirlenen şartlara uygunluğu için gerekli kontroller yapılmaktadır.

8.2.Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar

8.2.1.Müşteri ile iletişim

1-Teşekkülümüz; ürettiği yarı mamul ve mamul çayları iç satış ve dış satış yoluyla piyasaya sunar.

İç satış, çay paketleme fabrikalarımızda üretilen yarı mamul çayın, Pazarlama Bölge

Müdürlüklerimiz kanalıyla yetkili bayi ve sabit bayiler aracılığıyla, sözleşmede belirtilen şartlarla

perakende satıcı ve tüketiciye ulaştırılmasıdır.

http://www.caykur.gov.tr/'den


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 7 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

a) İç Satış Müdürü ve Pazarlama Dairesi Başkanlığının müşterek tespiti ile günün koşulları ve

Pazarlama Bölge Müdürlüklerimizden gelen öneriler doğrultusunda Teşekkülümüz Çay-

Kur’un Ana Statüsü ve 399 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname Yönetmelik hükümlerine

uygun olarak sözleşme hazırlar.

b) Sözleşme, Yönetmelik hükümlerine göre, Pazarlama Dairesi Başkanlığının teklifi, Yönetim

Kurulunun onayından sonra yürürlüğe girer.

c) Yurt içinde bayilik talebinde bulunan firmalardan Çay-Kur Bayilik Sözleşmesi İçin Gerekli

Belgeler Listesi’nde belirtilen belgeler istenir. Bayilik talepleri incelenir. Bayi olacak firma,

Genel Müdürlük veya Pazarlama Bölge Müdürlüğü elemanlarınca işyerlerinde araştırılarak

rapor hazırlanır. Durumu bayiliğe uygun görülen gerçek ve tüzel kişiler Pazarlama Bölge

Müdürlüklerine davet edilerek sözleşme imzalanır ve yürürlüğe girer. Sözleşme hükümlerine

göre ekonomik koşullar, piyasa şartları ve müşteri istekleri doğrultusunda sözleşmede

yenileme olduğunda, sözleşme bayilere bildirilerek tekrar imzalanır.

2-Teşekkülümüze; yazılı, sözlü, elektronik ortamda ( www.caykur.gov.tr web adresi aracılığı) ,

ücretsiz müşteri hattı (800’lü hatlarla) ve Pazarlama ve Üretim Bölge Müdürlüğü/ Pazarlama Bölge

Müdürlüğünce iletilen tüm müşteri şikâyetleri öneri ve beklentileri kayıt altına alınarak Müşteri

Memnuniyeti Prosedürü (PRD.9-02) doğrultusunda değerlendirilerek müşteri bilgilendirilir.

REFERANS DOKÜMANLAR: Müşteri Memnuniyeti Prosedürü (PRD.9-02)

Çay-Kur’ un Ana Statüsü

8.2.2.Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi

Teşekkülümüz; 233 ve 399 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, Çay-Kur’un Ana Statüsü ve ilgili

mevzuat hükümleri kapsamında faaliyetlerini yerine getirmektedir. Ürüne yönelik talepler Kamu

Kuruluşu olmamız sebebiyle kanuni şartlar doğrultusunda yapılır.

REFERANS DOKÜMANLAR: 233 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname

399 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname

Çay-Kur’un Ana Statüsü

8.2.3. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi

Teşekkülümüz; yapmış olduğu tüm faaliyetlerin denetimini, yıllık denetimleri planlayarak yerine

getirmektedir.

REFERANS DOKÜMANLAR: 233 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname

399 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname

Çay-Kur’ un Ana Statüsü.

8.3. Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi

8.3.2. Tasarım ve Geliştirmenin Planlanması

Teşekkülümüz ürün tasarımı ve geliştirme konusunda yapılacak tasarım çalışmalarının planlama ve

gözden geçirme, doğrulama, geçerlilik, değişiklik işlemlerini Yeni Ürün Geliştirme Süreci (SRÇ.4-

12) ve Tasarım ve Geliştirme Talimatı (TAL.8-63)’ nda tanımlamıştır. Tasarım ve ürün geliştirme

faaliyeti içinde yer alan birimler arasındaki ilişkiler tasarım planında yer alır ve bu birimler

arasında koordinasyon sağlanır.

REFERANS DOKÜMANLAR: Yeni Ürün Geliştirme Süreci (SRÇ.4-12)

Ürün Tasarım ve Geliştirme Talimatı (TAL.8-63)

http://www.caykur.gov.tr/


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 8 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

8.3.3. Tasarım ve Geliştirme Girdileri

Ürün tasarımı ve ürün geliştirme girdileri, geçmiş verilerden, müşteri isteklerinden ve yasal

gereksinimlerden elde edilir.

Bu girdiler Ürün tasarımı ve geliştirme için yazılı hale getirilir ve uygunluk açısından

değerlendirilir.



8.3.4. Tasarımın ve Geliştirme Kontrolleri

Tasarımın ve Geliştirmenin kontrol edilmesi ile tasarım yeterliliğinin değerlendirilerek, bir problem

varsa belirlenmesi ve önerilen faaliyetlerin tanımlanması sağlanır.



8.3.5. Tasarım ve Geliştirme Çıktıları

Tasarım ve geliştirme çıktıları, yazılı ve doğrulanabilir hale getirilir. İşletme ve Üretim Dairesi ve

Pazarlama Dairesi Başkanlıklarınca Tasarım ve Geliştirme çıktıları değerlendirilirken;

Tasarım ve Geliştirme girdi şartlarını karşılamasına

Satınalma, üretim ve pazarlama için uygun bilgiyi sağlamasına

Mamul çayın oluşturulan kalite standartlarını karşılamasına, dikkat edilir.



8.3.6. Tasarım ve Geliştirme Değişiklikleri

Tasarım ve Geliştirme esnasında veya sonrasında gerçekleştirilen değişikliklerin olumsuz etki

oluşturmaması için tanımlanmış, gözden geçirilmiş ve kontrol edilmiştir.



8.4 Dışardan Tedarik Edilen Süreç, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

8.4.1.Genel

Çay- Kur’ da, dışarıdan tedarik edilen ürün ve hizmetlerin satın alma işlemleri yaş çay satın alma

ve malzeme (aroma maddeleri, ambalaj malzemeleri) satın alma olmak üzere iki şekilde

yapılmaktadır. Satın alma aşamaları ve satın alınan ürünün kontrolü amacıyla Yaş Çay Alımı

Süreci (SRC.4-03) ve İhtiyaç Planlama ve Satınalma Süreci (SRC.4-06) oluşturulmuş, dokümante

edilmiş ve uygulanmaktadır. Satın alma belgeleri süreçlere uygun olarak hazırlanarak, ürün

doğrulama faaliyetleri yürütülmektedir.

Çay- Kur’da;

1. Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemine dâhil olan malzeme satın

almalarında, Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü İhale Yönetmeliği uygulanmaktadır.

2. Ceza ve yasaklamalar yönüyle ise 4734 Sayılı Kanuna tabii olduğundan tedarikçilerin

değerlendirilmesinde 4734 Sayılı Kanunu uygulanmaktadır.

Çay- Kur, Kamu İhale Kurumu tarafından internette yayınlanan yasaklı firmalar dışında kalan tüm

firmaları çalışılabilir tedarikçiler olarak kabul etmektedir.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 9 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

REFERANS DOKÜMANLAR: Yaş Çay Alımı Süreci (SRÇ.4-03)

İhtiyaç Planlama ve Satınalma Süreci (SRÇ.4-06)

Kamu İhale Kanunu 4734

8.4.2.Kontrolün tip ve kapsamı

Çay- Kur’da satın alınan:

Yaş çay ürününün belirlenmiş satınalma şartlarının karşılamasının doğrulanması için Yaş Çay

Ürünü Muayene ve Deney Kontrol Planı (PLN.9-02) oluşturmuştur.

Ambalaj Malzemeleri ve Aroma maddelerinin satınalma şartlarının karşılanması için teknik

şartnameler oluşturmuştur.

Çay- Kur’ca satın alınan Ambalaj Malzemeleri ve Aroma maddelerinin numuneler üzerindeki

doğrulamaları Muayene ve Tesellüm Komisyonunca yapılır.


Yaş Çay Ürünü Muayene ve Deney Kontrol Planı (PLN.9 -02)

Ambalaj Malzemeleri ve Aroma Maddeleri Kontrol Planı(PLN.9-05)

Teknik Şartnameler

8.4.3.Dış Tedarikçi İçin Bilgi

Çay- Kur’da; yaş çay ürünü ve diğer girdilerin (aroma maddeleri, ambalaj malzemeleri) satın alma

bilgileri şartname, talimat ve kalite planlarında belirtilir. Satın alınacak yaş çay ürünü ve diğer

girdiler (aroma maddeleri, ambalaj malzemeleri) için teknik bilgiler, idari bilgiler ile diğer

özellikler şartnamelerde tanımlanır.


Yaş Çay Ürünü Muayene ve Deney Kontrol Planı (PLN.9-02)

Ambalaj Malzemeleri ve Aroma Maddeleri Kontrol Planı(PLN.9-05)

İdari ve Teknik Şartnameler

8.5.Ürün ve Hizmetin Sunumu

8.5.1.Ürün ve Hizmet Sunumunun Kontrolü

Çay- Kur; mevzuat, süreçler ve talimatlar çerçevesinde ürün ve hizmet sunumunu yürütür.

Üretimin kontrollü ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesi için uygun makine-teçhizat kullanımını

sağlar, gerekli prosedür, süreç ve ilgili dokümanları hazırlar, uygular.

Ürün ve hizmet sunumunun gerçekleştirilmesine yönelik Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği

Yönetim Sisteminin dokümanlarının tamamı tüm noktalara elektronik ortamda duyurulur.

Ürün ve hizmet sunumu ile ilişkili mevzuat ve diğer dış kaynaklı bilgiler ilgili daire başkanlığı

tarafından takip edilir ve ilgili birimlere duyurulur.

8.5.2.Tanımlama ve İzlenebilirlik

Çay- Kur’da;

Satınalınan ambalaj malzemeleri ve aroma maddelerinin ilgili dokümanlara göre

muayeneleri yapılır. Uygun olmayan ambalaj malzemeleri ve aroma maddeleri üretime

kabul edilmez.

Yarı mamul çayın tanımlanması ve izlenebilirliği TAL.8-18 ve TAL.8-32 göre yapılır.

Mamul çayın tanımlanması ve izlenebilirliği aşağıdaki örnek etiket bilgileri kodlanarak

yapılır.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 10 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR


Siyah Çay/Organik Siyah Çay Tasnif ve Torbalama Talimatı (TAL.8-18)

Yeşil Çay /Organik Yeşil Çay Tasnif ve Torbalama Talimatı (TAL.8-32)

Ambalaj Malzemeleri ve Aroma Maddeleri Kontrol Planı (PLN.8-05)

8.5.3.Müşterilere ve Dış Sağlayıcılara Ait Mülkler

Çay- Kur’un faaliyetlerinde tedarikçilerden alınan teminat evrakları, ihalelerde alınan numuneler

müşteri mülkü olarak değerlendirilir. Müşteri mülkünde herhangi bir kaybolma veya hasar

meydana gelirse, bu durum müşteriye yazılı olarak bildirilir.

8.5.4.Muhafaza

Çay- Kur’da yaş çay, yarı mamul ve mamul çayların taşınması, depolaması ile ilgili talimatlar

oluşturulmuştur. Bu talimatlar doğrultusunda işlem yapılmaktadır.


Satınalınan Ürün Alımyerinden Fab. ve Fab. Arası Gön. Tal. (TAL.8-06)

Yarı Mamul Çay Taşıma Talimatı (TAL.8-54)

Yarı Mamul Çay Ambarlar Talimatı (TAL.8-55)

Yarı Mamul ve Mamul Çay Ambarlar Talimatı (TAL.8-56)

Mamul Çay Taşıma Talimatı (TAL.8-59)

8.5.5.Teslimat Sonrası Faaliyetler

Çay- Kur’da ürün ve hizmetler ile ilgili teslimat sonrası faaliyetler Atık Yönetimi Süreci (SRÇ.4-

27) ’ne göre yürütülür.

8.5.6.Değişikliklerin Kontrolü

Çay- Kur değişikliklerin gözden geçirilmesinin sonuçlarını, belgeyi değiştiren kişi veya kişileri ve gözden geçirmeden kaynaklanan gerekli eylemleri açıklayan belgelenmiş bilgileri muhafaza etmektedir.

8.6.Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu

Ürünlerin ve hizmetlerin piyasaya sunumu; süreçlerde, prosedürlerde ve talimatlarda

belirtilmektedir. Üretim esnasında bu kontrol noktalarına uygun hareket edilmekte ve

uygunsuzluklar için, Uygun Olmayan Ürün Kontrolü Prosedürü uyarınca gerekli işlemler

yürütülmektedir.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 11 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR


Yaş Çay Ürünü Muayene ve Deney Kontrol Planı (PLN.9-02)

Yarı Mamul Çay Muayene ve Deney Kontrol Planı (PLN.9-03)

Genel Müdürlük Muayene ve Kontrol Planı (PLN.9-04)

Ambalaj Malzemeleri ve Aroma Maddeleri Kontrol Planı (PLN.9-05)

Çay Paketleme Fabrikası Muayene ve Deney Kontrol Planları (PLN.9-06)

Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü (PRD.8-01)

8.7.Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü

Çay- Kur şartlara olmayan çıktıların tanımlanması ve kontrolüne ilişkin esasları Uygun Olmayan

Ürünün Kontrolü Prosedürü (PRD.8-01)’nde açıklanmıştır.

Mamul ürünün üretim sürecinde Operasyonel Ön Gereksinim (O-ÖGP) veya Ön Gereksinim

Programlarının (ÖGP) uygulanmasında kontrolün yitirildiğinde yapılacak işlemler Düzeltmeler

Prosedürü (PRD.7-14)’ nde açıklanmıştır.

Güvenli olmadığı tespit edilen mamul ürün partilerinin tamamen ve zamanında geri çekilmesini

sağlamak için Geri Çekme Prosedürü (PRD.7-15)’ nde belirtilmiştir.

(Prosedürler; ilgili sorumluluk ve yetkiler ile uygun olmayan ürünün değerlendirilmesine ilişkin

esasları açıklar.)

Gerekli faaliyetlerin yerine getirildiğine ilişkin kayıtların tutulması ve muhafaza edilmesi; ilgili

prosedürlerde açıklanmıştır.

REFERANS DOKÜMANLAR: Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü (PRD.8-01)

Düzeltmeler Prosedürü (PRD.7-14)

Geri Çekme Prosedürü (PRD.7-15)

9.Performans Değerlendirme

9.1. İzleme Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

9.1.1 Genel

Çay- Kur; Üretilen ürünün uygunluğunu kanıtlamak, Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği

Yönetim Sistemine uygunluğunu sağlamak, yönetim sistemlerinin etkinliğini sürekli iyileştirmek

için gerekli izleme, ölçme ve iyileştirme süreçlerini planlamış ve yürütmektedir.

Kalite Yönetim Sistemimizin uygunluğunun ve yeterliliğinin değerlendirilmesi için İç Tetkik ve

Veri Analizi Uygulamaları yapılmaktadır. Bu konuların değerlendirilmesi için istatistiksel metotlar

Veri Analiz Talimatında belirlenmiştir.

REFERANS DOKÜMANLAR: Veri Analizi Talimatı (TAL.9-23)

9.1.2. Müşteri Memnuniyeti

Çay-Kur, müşterilerinin şartlarını karşılayıp karşılamadığına ilişkin müşterinin algılayışına dair

bilgiyi izlemek ve müşteri memnuniyetini sağlamak için gerekli faaliyetleri planlı bir şekilde

yürütmek üzere Müşteri Memnuniyeti Prosedürü (PRD.9-02)’ nü oluşturmuş ve yürütmektedir.


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 12 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

REFERANS DOKÜMANLAR: Müşteri Memnuniyeti Prosedürü (PRD.9-02)

Veri Analizi Talimatı (TAL.9-23)

Müşteri Memnuniyet Anketi Formu (FRM.9-49)

Müşteri Şikâyetleri Takip ve Değerlendirme Formu (FRM.9-45)

Dilek ve Öneri Formu (FRM.10-03)

9.1.3.Analiz ve Değerlendirme

Çay- Kur’da, Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin uygunluğunu,

etkinliğini göstermek ve sürekli iyileştirmek için Veri Analizi Talimatı (TAL.9-23)

oluşturulmuştur. Genellikle hedef konulan alanlarda veri analizleri gerçekleştirilir. Verilerin

toplanma şekli, işlenme şekli ve sonuçların yorumlanarak gerekli tedbirlerin alınması, ilgili veri

analizi tablosunda tarif edilmiştir. Veri analizi çalışmaları 3 başlık altında yürütülür;

Müşteri Memnuniyeti,

Tüm Süreçlerin Hedeflerine Uygunluk ve Uygunsuzlukları,

Önleyici faaliyet için fırsatlar da dâhil olmak üzere, süreçlerin ve ürünlerin nitelikleri.

REFERANS DOKÜMANLAR: Veri Analizi Talimatı (TAL.9-23)

9.2. İç Tetkik

Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin planlanmış düzenlemelere ve TS

EN ISO 9001 KYS ve TS EN ISO 22000 GGYS Standardlarına uygunluğunun ve etkinliğinin

periyodik olarak doğrulanmasının tespit edilmesi amacıyla İç Tetkik Prosedürü hazırlanmış ve

uygulanmaktadır.

REFERANS DOKÜMANLAR: İç Tetkik Prosedürü (PRD.9-01)

İç Tetkik Planı (PLN.9-01)

9.3.Yönetimin Gözden Geçirmesi

9.3.1.Genel

Çay-Kur Üst Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemini ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemini yılda en az

bir kez yapılan Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında değerlendirir. Yönetimin gözden

geçirme toplantılarına birim sorumluları, süreç sorumluları ve Genel Müdürün uygun göreceği

personel katılır. Kalite Yönetim Temsilcisi ve Gıda Güvenliği Ekip Lideri YGG toplantısından

önce üst yönetime sistemin performansı konusunda rapor (FRM.5-02) sunar.

Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları en az üç gün önce Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından

katılacaklara resmi yazı ile (EBYS) duyurulur.

9.3.2 Yönetimin Gözden Geçirmesi Girdileri Toplantı Gündemini aşağıdaki konular oluşturur;

1. Kalite Politikası,

2. Kalite Hedefleri,

3. Tetkiklerin (İç Tetkik- Dış Tetkik) sonuçları,

4. Müşteri şikâyet, öneri ve istekleri,

5. Süreç performansı ve ürün uygunluğu,


KALİTE EL KİTABI




Sayfa No 13 / 13

HAZIRLAYAN


ONAYLAYAN

GENEL MÜDÜR

6. Düzeltici Faaliyetlerin durumu,

7. Bir önceki yönetimin gözden geçirmesinden devam eden takip faaliyetleri etkileyebilecek

durumlar,

8. Acil durumlar, geri çekmeler,

9. Kalite yönetim sistemini ve gıda güvenliğini etkileyebilecek değişiklikler,

10. Sistemlerin güncelleme faaliyetleri sonuçlarının gözden geçirilmesi

11. İyileştirme önerileri.

9.3.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları Gözden geçirme toplantı sonuçları ve alınan kararlar Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda

Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı Rapor Formu (FRM.5-01)’ na kaydedilir. Toplantı çıktıları

en az aşağıdaki konuları içerir;

Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin etkinliğinin iyileştirilmesi,

Gıda güvenliğinin sağlanması

Müşteri beklentileri, ürün ve hizmetin iyileştirilmesi,

Kaynak ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli bilgiler.

10. İyileştirme

10.1.Genel

Fırsatlar; yeni uygulamaların benimsenmesi, yeni ürünlerin lansmanının yapılması, yeni pazarların

açılması, yeni müşterilere hitap edilmesi, ortaklıklar kurulması, yeni teknolojilerin ve kuruluşun

veya müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak istenen ve uygulanabilir diğer olasılıklar olarak

belirlenmiştir.

10.2.Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Kalite Yönetim Sistemi ve Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminde, mevcut uygunsuzlukların

sebeplerinin ortadan kaldırılması amacıyla düzeltici faaliyetlerin planlanması, uygulanması,

sonuçların izlenmesi ve tekrarlarının önlenmesi için esasların belirlenmesi amacıyla Düzeltici

Faaliyetler Prosedürü (PRD.8-03) hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Düzeltici Faaliyetin hangi

durumlarda kimler tarafından açılacağı ilgili prosedürde anlatılmaktadır.

REFERANS DOKÜMANLAR: Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü (PRD.10-01)

10.3.Sürekli İyileştirme

YGG toplantısı kararları, analiz ve değerlendirme sonuçları, iç tetkik sonuçları, paydaş anket

sonuçları dikkate alınarak sürekli iyileştirmeler gerçekleştirilir.

doküman kodu Çaykur-kek Çay İŞletmelerİ genel … · ve finansman programı uyarınca devlet...

Documents