Gestión de contenido empresarial profesional

DocuWare es un software de sistema de gestión documental con tecnología avanzada parala gestión de contenido empresarial profesional. Al poder acceder a la información valiosaque contienen los documentos, en el lugar y el momento exacto en que lo necesita, puedeoptimizar sus prácticas empresariales.

DocuWareProduct Info

DocuWare archiva automáticamente los documentossegún los criterios que fije, independientemente de sufuente o su formato. Esto significa que puede archivar,compartir y gestionar documentos, tanto en papel comoelectrónicos, como correspondencia, registros, mensajesde correo electrónico, CAD o archivos de cola de formafácil y segura, desde un archivador de documentoscentral.

DocuWare reúne todos los requisitos para la integraciónen un entorno de TI que ya exista, y es compatible con lasnormas y los procedimientos de los sistemas de empresasy oficinas.

Las funciones de gestión de registros adicionalesgarantizan que el acceso a los documentos es seguro yestá controlado y registrado en todo momento. DocuWare cuenta con funciones de flujo de trabajo, de acceso web yde integración universal mejoradas, y ofrece todas las herramientas que necesita para una gestión eficaz del contenidoempresarial.

Los usuarios avanzados valoran las posibilidades que ofrece, y los administradores que es asequible y fácil de usar.

Características principales deDocuWare

Interfaz fácil de usar

Administración sencilla

Integración rápida

Seguridad absoluta de los datos

Escalabilidad flexible

Seguridad para el futuro

ProductInfoDocuWare 1

1. Importación de documentosEl principio básico de DocuWare se basa en el entorno deoficina normal y sus procedimientos establecidos. Losdocumentos llegan inicialmente a bandejas electrónicasidénticas a la bandeja de su escritorio, y se trabaja conellos como lo haría normalmente: ordenarlos en labandeja, graparlos o asociarlos, o añadir notas,comentarios, firmas y sellos.

En las bandejas, los documentos se guardan enarchivadores digitales, que constituyen el "archivador dedocumentos". Puede decidir cuántos archivadores deseatener, o cómo se organizan, lo que resulte más útil para suempresa. Gracias a las potentes funciones de indexaciónde DocuWare, todos los tipos de documentos se archivanen el lugar adecuado.

Documentos en papel Pueden importarse cartas, facturas, informes, dibujos,notas y otros documentos en papel o manuscritosprácticamente con cualquier tipo de escáner. DocuWareintegra una amplia gama de cómodas funciones decontrol, desde dispositivos de estación de trabajo sencilloshasta escáneres de alto rendimiento. De modo similar, losescáneres de red y copiadoras multifunción se puedenintegrar directamente en el sistema DocuWare sinnecesidad de usar software adicional.

Una vez digitalizados, los documentos se guardan en lasbandejas de DocuWare, para procesarlos posteriormenteo para guardarlos en los archivadores. Una opción esutilizar un módulo adicional para extraer los datosdirectamente de los documentos mediante reconocimientode texto (OCR) o de código de barras durante el procesode escaneo. A continuación, con estos datos extraídos, losdocumentos se categorizan, indexan y archivanautomáticamente en un archivador.*

Orientado a ofrecer soluciones: trabaje de formaproductiva con el valioso contenido de susdocumentos a través de métodos eficaces ymejorados, independientemente del volumen.

Trabaje directamente desde sunavegador

El Web Client de DocuWare proporciona todas lasherramientas necesarias para utilizar losdocumentos de forma directa y productiva desdesu navegador.

El Windows Explorer Client ofrece las conocidasopciones de gestión de archivos de Windows paraacceder a los archivadores de DocuWare.Aparecen como carpetas separadas en el sistemade archivos de Microsoft. Arrastre archivos ycolóquelos en los directorios de archivadoresdesde ahí o archívelos en una carpeta dearchivador desde cualquier aplicación mediante elcomando "Guardar como".

ProductInfoDocuWare 2

MS Office, CAD, y mucho másDocuWare ofrece varios modos de importar archivos.Puede arrastrarlos y soltarlos en bandejas de DocuWareo utilizar el menú de importación. DocuWare puedesupervisar cualquier carpeta del sistema de archivos paraimportar automáticamente grandes volúmenes dearchivos en bandejas o archivadores.

El DocuWare Client está disponible en un navegador oen Windows para archivar y procesar los documentos.DocuWare también ofrece una alternativa, un métodocómodo para trabajar con la integración directa en elExplorador de Windows. Con el Windows Explorer Client,aparece una carpeta de DocuWare en el sistema dearchivos de Microsoft. Esta carpeta contiene losarchivadores. Los documentos o incluso todos losdirectorios del Explorador se pueden archivar desde elExplorador de Windows arrastrándolos y soltándolos, ycada archivo se indexa automáticamente, o archivandolos documentos directamente desde cualquier aplicaciónde Windows con el comando "Guardar como".

Puede utilizarse la información del archivo, como eltamaño, la extensión o la fecha del último cambio, parala categorización y la indexación. Puede decidir si deseaarchivar los archivos automáticamente o manualmentecon información complementaria. También puede añadirfácilmente funciones de almacenamiento personalizadascon el kit del programador de software (SDK) deDocuWare.

DocuWare importa los archivos con su formato original, ylos muestra con el visor universal integrado deDocuWare o con la aplicación original con que se hayancreado.

Archivado durante la impresión Elija DocuWare Printer desde el diálogo de impresión decualquier aplicación para que se genere una réplicaexacta del documento desde la secuencia de datos deimpresión. Se guardará en el archivador de DocuWaremientras se imprime el documento. En el caso de losdocumentos con formato estándar, como las facturassalientes, las propuestas, los presupuestos o losinformes, las palabras clave se extraen directamente deldocumento y se archivan con los documentosautomáticamente.

Documentos múltiples y datos existentesDocuWare se puede integrar en cualquier soluciónempresarial mediante las funciones e interfacesuniversales. DocuWare archiva automáticamente losdocumentos creados internamente, como las facturas,los informes y otras listas. DocuWare importa lasecuencia de datos de impresión del sistema operativoWindows utilizando la función estándar, DocuWarePrinter. Los datos de impresión se archivan comodocumentos individuales, categorizados, indexados yarchivados en el archivador. Además, DocuWare tambiénpuede superponer formularios y membretes. Estopermite, si se necesita, combinar datos de impresión enréplicas exactas del documento original.

DocuWare puede importar automáticamente los datosexistentes o los datos que deben conservarse pormotivos legales. Si el sistema original o una herramientade análisis necesitan los datos posteriormente,DocuWare los exportará conservando el nombre dearchivo y el formato originales.

Correo electrónicoLa documentación de los procesos empresarialestambién incluye el correo electrónico. DocuWare puedeimportar y archivar correo electrónico de los proveedoresde correo Microsoft Outlook, Exchange e IMAP comoGmail,* ya sea automáticamente o con la confirmación ocorrección por parte del usuario. El correo electrónico sepuede organizar de forma conjunta con otros tipos dedocumentos con el mismo asunto y por los mismoscriterios. DocuWare utiliza el remitente, el destinatario, lafecha, el asunto y otra información del correo para laindexación automática, e incluso extrae informaciónpersonal y de la compañía de las libretas de direccionesy otras bases de datos.

ProductInfoDocuWare 3

2. Almacenamiento organizado y seguroDocuWare agrupa los documentos, independientementede su origen, en un archivador central de documentos(conocido como "archivador") basándose en una serie decriterios estándar definidos por el usuario. Esto esaplicable a documentos empresariales (tanto escaneadoscomo creados en el sistema de procesamiento de datos dela empresa), correspondencia, dibujos e imágenes, asícomo a correo electrónico y archivos de Microsoft Office.

Estándares abiertos para documentos y datos deíndice Los archivos de documentos se guardan con su formatooriginal o como archivos PDF/A. Para cada archivo dedocumento se guarda un "metarchivo" en formato XML. Seutiliza para registrar información sobre el documento y sucontenido, e incluye anotaciones, sellos electrónicos yfirmas, junto con un duplicado de los datos de índice ycategorización del documento. La ubicación dealmacenamiento principal para los índices es una base dedatos relacional vinculada con los archivos dedocumentos. De este modo, todos los documentospueden recuperarse fácilmente y complementarse con uníndice de texto completo si se desea.

Archivado automático DocuWare ofrece varios métodos para integrar de formaautomática y semiautomática los datos de índice defuentes externas, como archivos de texto, bases de datosy libretas de direcciones, para garantizar una indexacióncorrecta. Algunos de esos métodos son funcionesestándar, mientras que otros requieren módulos adicionales. El módulo DocuWare Import* funciona en segundo planoy supervisa los archivos de carpetas y directorios, mientras que Intelligent Indexing Service* va un paso más allá yaprende automáticamente a partir de lo que ha hecho y aplica este conocimiento a los próximos documentos quetienen el mismo formato. Los módulos Connect to Outlook y Connect to Mail* importan y archivan automáticamente elcorreo electrónico en DocuWare. Los documentos también se pueden indexar con términos de bases de datosexternas*, p. ej. de sistemas ERP o CRM.

Ahorre tiempo y recursos con laclasificación automática

DocuWare importa automáticamente datos decorreo electrónico, como el emisor, el destinatario,la fecha y el asunto, que utiliza para la indexaciónde documentos.

Para sacar el máximo provecho de su contenidovalioso, el acceso a los documentos debe sersencillo y deben archivarse en una plataforma deestructura independiente con garantías de cara alfuturo.

ProductInfoDocuWare 4

Sistemas de almacenamiento sensibles a la demanda Los archivadores de DocuWare archivan documentos ensus diversas fases: en el momento en que se importan ocrean, durante los procesos de edición y procesamiento yhasta el almacenamiento a largo plazo. Se admiten todaslas tecnologías de almacenamiento actuales, desde discosduros o sistemas RAID, CD, DVD y BD en modo manual oautomático, hasta soluciones CAS (Content AddressedStorage) y SAN (Storage Area Network). La gestiónmediante Integrated Hierarchical Storage Management(HSM) asegura la transferencia automática de documentosal medio de almacenamiento más apropiado según suestado (es decir, teniendo en cuenta factores como lafrecuencia de acceso o requisitos legales).

Archivadores autónomos e independientes del sistemaPueden guardarse documentos seleccionados oarchivadores completos en CD/DVD/BD, una memoriaUSB o un disco duro externo con DocuWare Request. Losdatos relacionados con el proyecto, como catálogos, listasy dibujos técnicos, se pueden archivar fácilmente.Automáticamente se proporciona un navegador porseparado para que los usuarios que no tengan DocuWaretambién puedan buscar los documentos que necesitan y visualizarlos. Los archivadores autónomos son idóneos para elarchivado y la copia de seguridad a largo plazo. Se puede acceder al contenido independientemente del sistema.

Procesamiento al instante de losarchivos entrantes

DocuWare Import detecta los archivos entrantes,los archiva automáticamente y los indexa.

Garantice la confidencialidad con una asignación de derechos viable

La asignación de derechos sofisticada ypersonalizada de DocuWare permite garantizar laconfidencialidad en todo momento y asignarresponsabilidades en el sistema.

ProductInfoDocuWare 5

3. Gestión de registros: acceso y almacenamientocontroladosDocuWare tiene mecanismos de seguridad para el controlinterno y acordes con requisitos de auditoría. Estosmecanismos protegen los documentos en todo el flujo detrabajo, desde la importación hasta el archivado a largoplazo, en sistemas de almacenamiento y de medios desolo lectura. DocuWare facilita el cumplimiento denormativas y leyes, tales como AO, HIPAA, Basel II ySarbanes-Oxley. Los periodos de retención y eliminación se controlan automáticamente.

Acceso legalizado a datos y documentos DocuWare utiliza funciones de exportación para asegurar la posibilidad de acceso a los datos necesarios por motivoslegales durante el correspondiente periodo de retención establecido según las normas vigentes. Los datos de cola delsistema de impresión que se importaron automáticamente con DocuWare Printer se pueden reproducir como unaréplica exacta en el formato original mediante el archivado de plantillas de formulario.

Derechos de acceso personalizados El acceso a documentos se controla estrictamente según una estructura de autorización detallada compuesta porgrupos, roles y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes y proveedores tengan accesoúnicamente a los documentos para los cuales tengan permiso. No es posible acceder directamente a los archivos dedocumento desde el explorador de archivos del sistema operativo. Las funciones de registro permiten ver quién haaccedido a un documento o lo ha modificado, y cuándo, incluso años más tarde.

Firma electrónica Las firmas y marcas de tiempo se integran a la perfección en el sistema DocuWare y están disponibles para losusuarios autorizados. Proporcionan un modo adicional de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos.

Security creates confidence: DocuWare providesthe highest security against data loss,unauthorized access, and system crashes.

4. Búsqueda de documentosEl éxito de un sistema de gestión documental depende dela rapidez con que se encuentra la información requerida.DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple ycómoda: los términos de búsqueda se pueden escribir porcompleto, parcialmente, en combinación o seleccionarsede listas. Es posible combinar búsquedas categorizadas yde texto completo. Cualquier método ofrece resultados encuestión de segundos y los presenta en una lista que elusuario puede organizar como desee. Gracias al visor universal de DocuWare, no es necesario tener instalada laaplicación original en el ordenador para leer los documentos de la lista de resultados.

Búsquedas de texto completo La eficaz función de recuperación de texto completo de DocuWare se puede combinar con todos los sistemas de basesde datos compatibles. Esta función extrae texto de cualquier documento escaneado y con la mayoría de los formatosde archivo. La búsqueda de texto completo también permite truncamientos y búsquedas de varias palabras. Los casosdel texto se resaltan en color en el Visor de DocuWare.

Búsquedas específicas de tarea y perfiles de almacenamiento Los administradores pueden definir diferentes diálogos de búsqueda y almacenamiento centralmente para el mismoarchivador. En dichos diálogos se definen los campos disponibles para la entrada de datos, que están configuradoscon los valores predeterminados. Los diferentes diálogos pueden asignarse a usuarios o roles concretos. Los usuariostrabajan con el diálogo requerido para una tarea determinada, o pueden elegir el que quieren para un archivadorparticular, en una lista mostrada en la ventana principal. De este modo, resulta más fácil y eficaz acceder a losdocumentos como contratos o informes a los que se debe acceder con regularidad. Los documentos que estánrelacionados se pueden vincular para que, cuando se recupere un documento concreto, también se pueda ver lainformación correspondiente.

Productividad mejorada con la integración de unbotón de búsqueda en sus aplicacionesempresariales.

ProductInfoDocuWare 6

Integración sencilla: trabaje con otros programas Para que los flujos de trabajo resulten tan fáciles de diseñar como sea posible, puede acceder a los documentos yverlos directamente desde otras aplicaciones. El módulo Smart Connect* puede capturar palabras clave y términos debúsqueda directamente en la mayoría de las aplicaciones solo tocando un botón. Puede recuperar los documentosrelativos a un proceso específico sin tener que salir de sus aplicaciones estándar. La configuración es flexible, de modoque no solo la pueden realizar los administradores, sino también los propios usuarios.

Para la integración directa en una aplicación, existe un kit del programador de software (SDK) para las interfaces de C,COM, Java, Web Service y .NET, así como la integración del navegador y una interfaz SAP exclusiva.* Empresasasociadas proporcionan otras interfaces específicas para las soluciones ERP. (www.docuware.com).

Smart Connect: recuperación con un clic

Utilice el botón Smart Connect para recuperardocumentos con un clic.

ProductInfoDocuWare 7

5. Edición de documentosGestión de versiones Los documentos archivados en DocuWare siemprepueden editarse con el programa en que se han creado, sise han guardado con su formato original. Según laconfiguración de perfil de usuario, la edición puederealizarse directamente en el archivador o después deextraer el documento. Al extraer bloquea para impedir quela editen otros usuarios, y al volver a consignarlo alarchivador se crea una versión nueva. Las versionesprevias se conservan para fines de auditoría yseguimiento.

Marcas, comentarios y sellos El visor universal de DocuWare ofrece varias herramientaspotentes para la edición de documentos. Es posibleaplicar notas de texto, comentarios, marcas a manoalzada, resaltes y sellos en documentos de prácticamentecualquier formato. Pero los documentos propiamentedichos no se modifican. Todos los elementos se imprimencomo una capa superpuesta y se archivan por separado.Es posible crear sellos para bloquear y desbloqueardocumentos, e integrar firmas electrónicas. Las firmas ylos comentarios manuscritos se introducen fácilmente y seintegran en los dispositivos compatibles mediante lafunción de lápiz.

Trabajo con correo electrónico Los mensajes de correo electrónico archivados conDocuWare se marcan automáticamente como correoelectrónico. Esto significa que se puede responder a dichos mensajes o se pueden reenviar directamente desde el WebClient de DocuWare con la aplicación de correo electrónico local (p. ej. Outlook).

Trabajo con sus herramientas deescritorio habituales

Los métodos son conocidos: añadir notas,comentarios, firmas y sellos a los documentos delmodo habitual. Pueden verse rápidamente elhistorial y el estado de la edición, y el documentopermanece sin cambios.

ProductInfoDocuWare 8

6. Flujo de trabajoDocuWare le ayuda a automatizar los procesosempresariales basados en documentos. Garantiza que losdocumentos siempre lleguen a la persona adecuada, y eluso de sellos integrados y listas de tareas opcionales*facilita la configuración de los procesos. De este modo, esposible incluir a empleados y personas de fuera en losprocesos de flujo de trabajo por Internet, a la vez que seconservan todos los mecanismos de seguridad del sistemaDocuWare instaurado.

Control con sellos Los flujos de trabajo se pueden controlar mediante lasimple aprobación y rechazo de sellos o medianteformularios vinculados a los sellos. La colocación de unsello concreto en un documento o la asignación de valoresen un sello pueden determinar el paso siguiente en unflujo de trabajo. Por ejemplo, puede definir a quién debeenviarse el documento en cuestión. El uso de sellos imitaal procesamiento en papel, y hace que la aplicaciónresulte más fácil de comprender para los usuarios.Asimismo, existen modos de permitir que los programasexternos influyan en los pasos individuales del flujo detrabajo.

El módulo Task Manager* permite a los usuarios recibiruna notificación por correo electrónico cuando tienennuevas tareas, por ejemplo si se ha añadido undocumento en su bandeja de entrada que requiere suaprobación. Esto suele acelerar los procesos y, sobretodo, mantiene a los usuarios remotos o móvilesinformados de la llegada de nuevas tareas.

El módulo Workflow Manager* ofrece un potentediseñador gráfico de flujos de trabajo que permite crearflujos de trabajo complejos basados en documentos, conla opción de gestionar las sustituciones y las remisiones ainstancias superiores. Gracias a ello, los flujos de trabajopueden completarse independientemente de si unapersona concreta está presente o no. En el historial delflujo de trabajo se realiza un seguimiento de los cambios.

Transparencia máxima La principal característica de los flujos de trabajo deDocuWare es la transparencia. Mediante el uso de sellos,se insertan automáticamente la fecha y el nombre deusuario en el documento, y se crea una auditoría completavisible (como con el papel). Este proceso resultacomprensible incluso para aquellos que no esténfamiliarizados con el flujo de trabajo. En función de lasdirectrices internas, puede optar por mostrar u ocultar lossellos y otras notas en pantalla y en las copias impresas.

Notificación por correoelectrónico para seguir con losprocesos

Gracias a la notificación por correo electrónico deque los documentos están a la espera de serprocesados, los procesos son rápidos y eficaces,incluso cuando la persona responsable no seencuentra en la oficina.

Los sellos son un método probado de marcar lospasos del trabajo y controlar los procesos, porejemplo, en los procedimientos de aprobación.

ProductInfoDocuWare 9

7. Ubicaciones remotas y usuarios móvilesUna de las ventajas más importantes de la gestióndocumental electrónica con DocuWare es la posibilidad deacceder a los documentos en línea sea cual sea suubicación. DocuWare puede acceder a los archivadores ydocumentos del archivador central por Internet con unaamplia gama de funciones. Así resulta más fácil incluir alos trabajadores móviles con smartphones o tablets sinque ello afecte a los estrictos estándares de seguridad deDocuWare.

Sincronización de archivadores También pueden sincronizarse archivadores de diferentesubicaciones entre sí. Un minucioso conjunto de reglasdetermina qué documentos de un archivador situadodentro del central deben sincronizarse con el archivadorresidente en una ubicación subordinada (y viceversa) en elproceso de sincronización nocturno. Así se garantiza quetanto la sede central como la subordinada trabajan con losmismos documentos, con tiempos de respuesta mínimos ysin sobrecargar las redes. Es un método óptimo deintegración de filiales y sucursales, tanto nacionales comointernacionales, en el sistema de gestión documental.

Procesos de flujo de trabajo en ubicaciones remotas La arquitectura de DocuWare facilita la adaptación deprocesos basados en documentos para permitir el trabajodesde casa o desde otras estaciones de trabajo remotas.Los usuarios móviles se pueden integrar en el procesoelectrónico, y el sistema es más eficaz en comparacióncon los flujos de trabajo basados en papel. La notificaciónopcional por correo electrónico* de las nuevas tareasacelera los flujos de trabajo de las ubicaciones remotas ylos usuarios móviles.

Acceda, vea y edite documentos esté donde esté.

Information synchronized at alllocations

ProductInfoDocuWare 10

8. Gestión documental en todo el mundoEl Web Client de DocuWare garantiza el acceso a losdocumentos desde cualquier lugar del mundo y encualquier momento, mediante el uso de navegadores webcomunes. Los flujos de trabajo y funciones se puedenadaptar fácilmente a las necesidades de las distintasorganizaciones y a los diferentes anchos de banda.

Integración flexible y seguridad en la red Las dos principales características de la arquitectura webde DocuWare son su integración extremadamente fácil ysu elevada seguridad. En DocuWare Administrationresulta sencillo establecer cualquier número deconfiguraciones del Web Client y asignarles una direcciónURL exclusiva. Esto permite cifrar los documentos deforma segura antes de que estén accesibles para losusuarios individuales. También es posible asignarderechos y niveles de acceso individualmente y enrelación con tareas específicas. Los inicios de sesión seimplementan de modo seguro, por ejemplo, a través deinicios de sesión automáticos (inicio de sesión única).Mediante el control de suma de comprobación, es posiblever al instante si se ha manipulado un documento.

Archivador de información para empleados, clientes ypartners La flexibilidad y la capacidad de integración de la arquitectura web de DocuWare hacen que resulte realmente sencilloproporcionar información específica del usuario a través de Internet. Los clientes pueden abrir sus propios documentos,como facturas y albaranes. Los empleados pueden acceder a sus documentos desde su casa o mientras viajan. Estomejora el servicio al cliente y aumenta la productividad sin que ello afecte a los estrictos estándares de seguridad.

Acceso flexible por Internet

Con el Web Client de DocuWare, es posibleacceder a los documentos y procesarlos porInternet con la misma flexibilidad y seguridad queen los sistemas cerrados de una compañía, y tododesde un navegador web normal.

ProductInfoDocuWare 11

9. ConfiguraciónDocuWare siempre se ha caracterizado por la sencillez desu instalación y administración del sistema. Aunque elnúmero de funciones se ha multiplicado en comparacióncon las versiones anteriores, estos atributos siguen siendoel estandarte en cada nueva actualización. La simplicidades el único modo de asegurar que los usuarios empleenlas múltiples funciones de gestión documental.

Arquitectura con garantía de futuro DocuWare tiene una arquitectura de varios niveles que distingue los componentes de cliente, servidor e infraestructura.La comunicación entre los componentes y con el entorno de TI que los envuelve se lleva a cabo mediante las interfacesy los protocolos estándares establecidos. El Web Client, basado en tecnología de navegador moderna y de bajomantenimiento, y los programas cliente especiales acceden a los módulos de servidor de DocuWare mediantehttp/https. Por su parte, estos se comunican directamente con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos ylos directorios de usuarios, lo cual crea las condiciones necesarias para un sistema de máxima seguridad perofácilmente escalable.

La simplicidad significa que los usuarios puedenutilizar las funciones de forma fácil y productiva.Los administradores valoran la fácil configuracióny gestión de todo el sistema.

La arquitectura del sistema DocuWare

La arquitectura del sistema DocuWare ofrece modos flexibles de integración en las infraestructuras de TI que yaexisten.

ProductInfoDocuWare 12

Administración centralLa configuracióncompleta, desde ladisponibilidad del servidorhasta la administración deusuarios y archivadores ola configuración de flujosde trabajo, se lleva a cabodesde la administraciónweb o la administracióncentral de DocuWare.Incluso los usuarios y losmódulos de servidorsituados en ubicaciones remotas se gestionan desde ahí.Las avanzadas herramientas de informes permiten creardocumentación de sistema exacta e incluso hacer queinstalaciones y configuraciones complejas seantransparentes. Con la versión ENTERPRISE Server,también es posible definir y gestionar variasorganizaciones dentro del mismo sistema, especialmentecuando se ejecutan varias organizaciones en centros dedatos.

Escalabilidad Si el número de usuarios es muy elevado, es posibledistribuir en varios servidores los módulos de servidor deDocuWare. El balanceo de la carga garantizará unrendimiento óptimo en todas las estaciones de trabajo.DocuWare lo consigue manteniendo el uso de losmismos componentes y funciones, tanto en estacionesde trabajo individuales como en soluciones de grupodistribuidas. Como consecuencia, la administración essencilla y transparente, y no se necesita ningunaformación, ni siquiera cuando se amplía el sistema paraincluir nuevos departamentos y ubicaciones.

Éxito garantizadomediante diferentesformas deintegración ypersonalizaciónconforme arequisitosespeciales.

Seguridad La arquitectura básica de DocuWare ofrece un alto gradode seguridad contra intentos de acceso no autorizado alos datos. La identificación de usuarios individuales,mediante el inicio de sesión de DocuWare y el inicio desesión único, con autenticación de Windows automática,ofrece el nivel de seguridad más elevado. Es posibleasignar derechos de acceso a funciones y grupos, hastael nivel de documento único. Si se utiliza la versiónENTERPRISE Server, hay más funciones de seguridaddisponibles, para proteger el acceso a documentos deimportancia crítica, incluso por parte de losadministradores del sistema. La protección adicionalcontra la manipulación se obtiene mediante el registrodetallado de todos los cambios producidos en el sistema.

DocuWare también proporciona una protección óptimacontra la pérdida de datos: todos los índices y decategorización se guardan por duplicado, una versión enla base de datos y otra en los metarchivos XML de losdocumentos. Así se facilita el restablecimiento de basesde datos. Dependiendo de las condiciones deimplementación, se utilizan las herramientas estándar decopia de seguridad o se duplican los documentos conlas herramientas propias de DocuWare para obtener laredundancia necesaria.

Módulos adicionalesUn sistema de gestión documental como DocuWaredebe poder integrarse en un entorno de TI que ya exista.Con DocuWare, el intercambio de datos y documentoscon otros sistemas es óptimo, y las tareas deadministración mínimas. Esta integración en entornos deusuario específicos es posible gracias a los numerososmódulos de expansión opcionales que amplían las ya depor sí numerosas funciones e interfaces estándar queofrece DocuWare. Estos módulos permiten personalizarel sistema de acuerdo con prácticamente cualquierrequisito. En www.docuware.com encontrará una visióngeneral de los módulos adicionales, junto con hojas dedatos detalladas sobre cada módulo.

* Si desea más información, visite nuestro sitio web en www.docuware.com.

ProductInfoDocuWare 13

Licencias

DocuWare está disponible en tres versiones deservidor:

1. DocuWare BUSINESS Server es una soluciónbásica para empresas pequeñas con un servidor y unsitio de producción que no requieran módulosadicionales ni archivadores de gran tamaño. Lalicencia incluye el Web Client Server; los módulosadicionales no están disponibles.

2. DocuWare PROFESSIONAL Server es unasolución flexible para empresas medianas y ofreceuna organización de usuario final por cada sistemaDocuWare, tamaño de archivador ilimitado ysincronización de archivadores en múltiples sitios deproducción (licencia de servidor adicional necesariapara cada ubicación). La licencia incluye el WebClient Server.

3. DocuWare ENTERPRISE Server es una soluciónampliable para grandes empresas, admite un númeroilimitado de organizaciones en el mismo sistemaDocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga,clustering, cifrado de datos de los documentos yconexión con soluciones de almacenamiento externo.La licencia incluye el Web Client Server.

Las licencias de cliente para los usuarios de unsistema se pueden adquirir en el modelo Concurrente(licencias para el número de usuarios que haniniciado sesión en el sistema simultáneamente) o elmodelo Nominal (licencias para el número deordenadores conectados al sistema). Puede convertiruna licencia Concurrente en dos licencias Nominales.

Su proveedor autorizado de DocuWare puede proporcionarle los términos de su licencia actual. Encontrará unalista de los proveedores locales en www.docuware.com.

This document can also be found here:

http://pub.docuware.com/es/docuware

Para obtener más información,visite nuestra página web en

www.docuware.com

ProductInfoDocuWare 14