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  • SC-CER440961

    Sistema de Gestin de la Calidad VAF Vicerrectora Administrativa y Financiera

    ORGANIZACIN DE ARCHIVO

    CENTRAL Y DISPOSICIN FINAL DE LOS

    DOCUMENTOS GED-IN-005-UDES

    Fecha: 01/03/2016

    Versin: 03 Pgina 1 de 13

    ELABOR TP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestin

    Documental

    REVIS Dr. Jos Asthul Rangel Chacn

    Secretario General

    APROB Dr. Jos Asthul Rangel Chacn

    Secretario General

    1. PROPSITO Establecer las directrices que permiten el adecuado manejo, custodia y disposicin final de los documentos recibidos en transferencia en el Archivo Central de la Universidad de Santander. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para la organizacin del Archivo Central en la sede de Bucaramanga, inicia con la recepcin de las transferencias de los Archivos de Gestin y finaliza con la disposicin final de los documentos segn Listados de Series, Subseries y Tipos Documentales o Listados Maestros 3. DEFINICIONES IMPORTANTES

    Archivo Central: rea encargada del recibo y custodio de los archivos de

    gestin trasladados. Archivo de Gestin: Corresponde a los documentos organizados, que se

    generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilizacin y consulta.

    Carpeta: unidad de conservacin de los documentos. Archivo Histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

    archivo de gestin los documentos que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquieren para la investigacin, la ciencia y la cultura.

    Conservacin Total: proceso de disposicin final aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la dependencia productora convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia.

    Eliminacin de documentos: es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

    Formato Inventario Documental: instrumento de recuperacin de la informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de una entidad o dependencia.

    Listado de series, subseries y tipos documentales: instrumento que relaciona las series, subseries y tipos documentales de cada dependencia, as como sus tiempos de conservacin en Archivo de Gestin y Central.

    Muestreo: tcnica estadstica aplicada en la seleccin documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

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    Fecha: 01/03/2016

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    Secretario General

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    Secretario General

    Principio de Orden Original: principio por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.

    Principio de Procedencia: principio por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

    Serie Documental: conjunto de documentos con organizacin y contenido semejantes, producidos por una entidad o dependencia en el ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:

    o Actas o Contratos o Historias laborales o Informes

    Subserie Documental: conjunto de documentos que forman parte de una

    serie y se categorizan e identifican en forma separada por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Ejemplo:

    o Serie Historias Acadmicas Subserie Historias Acadmicas Pregrado Subserie Historias Acadmicas Postgrado

    Signatura Topogrfica: identificacin convencional que seala la ubicacin

    de una unidad de conservacin en el depsito y mobiliario de archivo. Tipo Documental: Documento originado en una actividad administrativa

    que tienen forma y contenidos distintivos que permiten clasificarlos Ejemplo: contrato de trabajo, cdula de funcionario administrativo, requisicin, orden de compra, afiliacin, RUT, formulario de inscripcin, etc.

    Tarjeta Afuera: elemento que indica la ubicacin de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para prstamo, consulta, reproduccin.

    Transferencia Documental: remisin de los documentos del archivo de gestin al central o de este al histrico segn Listado Gua de series, subseries y tipos documentales.

    Unidad de Conservacin: elemento que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Ejemplo: carpetas, cajas, libros o tomos.

    Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora o los involucrados en la resolucin de un asunto. Los

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    valores primarios pueden ser de carcter administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable.

    Valor Secundario: es el que interesa a los investigadores para la elaboracin o reconstruccin de la actividad de una entidad o administracin; o como patrimonio de la comunidad que los cre o utiliza.

    4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    Constitucin Nacional. Artculos: 1, 2, 8, 15, 20, 21, 23, 27, 72,74. Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. Acuerdo 07 AGN del 29 de junio Reglamento General de Archivos. Acuerdo 060 AGN del 30 de octubre de 2001 "Por el cual se establecen

    pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas".

    Foliacin en archivos. Gua de implementacin de un programa de gestin documental. Anexo 4. Archivo General de la Nacin. Bogot.

    Tablas de Retencin Documental y Transferencias Documentales, Mini manual No. 4. Archivo General de la Nacin. Bogot.

    Y las que se dicten y apliquen a la Universidad de Santander en el cumplimiento de sus funciones.

    5. CONDICIONES GENERALES

    Las transferencias documentales se realizan cumplidos los tiempos de retencin establecidos en Listados Maestros de Documentos, Listado Gua de Series, Subseries y Tipos Documentales. La realizacin de las transferencias documentales al Archivo Central se realiza de forma concertada entre las dependencias productoras y la Coordinacin de Gestin Documental. El auxiliar de Gestin Documental en Sede recibe y verifica los inventarios de las oficinas productoras y coordina el adecuado despacho del material documental, al Archivo Central en Bucaramanga. Los responsables del Archivo de Gestin, realizan las transferencias documentales teniendo en cuenta las disposiciones del Instructivo Organizacin de Archivos y Transferencias Documentales GED-IN-002-UDES.

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    5.1 RECEPCION DE LAS TRANSFERENCIAS El personal del Archivo Central, realiza la recepcin de las transferencias documentales de la siguiente forma: Comprueba que el nmero de unidades de conservacin (cajas y carpetas) relacionadas en el formato de Inventario nico Documental GED-FT-005-UDES, correspondan con las entregadas fsicamente. Si el Inventario fsico concuerda con lo descrito en el FUID, el auxiliar de Gestin Documental firma la copia del Inventario, como constancia de recibido; en caso contrario, solicitar al responsable de la transferencia las correcciones necesarias. 5.2 REGISTRO Para ejercer un control sobre los documentos que se custodian en el Archivo Central, se utilizar el Inventario Documental y el Aplicativo de Organizacin y Consulta de Archivos.

    El auxiliar de Gestin Documental debe actualizar el Inventario Documental con las trasferencias recibidas por los Archivos de Gestin, diligenciando el formato GED-FT-005-UDES.

    Ingresa al aplicativo, cada una de las carpetas recibidas en transferencia.

    El aplicativo predeterminadamente arroja el nmero consecutivo que

    dentro del archivo fsico corresponde a cada caja.

    Los datos a registrar son:

    Nmero de estante y entrepao donde se ubicar la unidad de conservacin

    Tipo Unidad de conservacin (carpeta, legajo, tomo, az) Dependencia a la cual pertenece la unidad de conservacin Nombre de la serie o subserie Fechas extremas Nmero de folios Tiempo de retencin establecido en Listado de series, subseries y tipos

    documentales Observaciones

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