Por:Mauricio Hoyos Flórez

Grado:10-C

Los documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable.

Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR

Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos :

1. La cotización 2. El pedido3. La remisión 4. El cardex5. Notas de contabilidad.

Entre otros .

Los documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa.Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros.Los documentos puede ser externos o internos. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.

Su objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.

1. Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.

2. Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.

3. Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.4. Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones

ofrecidas.5. Forma de pago: a crédito o de contado.6. Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.7. Descripción del objeto de cotización: características, precios

unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.8. Observaciones: son las condiciones particulares de la

negociación.9. Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete

de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.

Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son:1. Membrete2. Nombre del documento3. Número4. Nombre del cliente5. Fecha del pedido6. Forma de entrega o pedido7. Nombre del vendedor8. Forma de pago9. Descripción del objeto de pedido10.Firma de responsables

Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :1. Membrete2. Nombre del documento3. Número consecutivo4. Nombre y dirección del comprador5. Datos de transportador o empresa que entrega la mercancía6. Descripción de la mercancía7. Observaciones8. Firma de los responsables

Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario

1. Membrete2. Nombre del documento3. Fecha4. Detalle5. Valor unitario6. Entradas7. Salidas8. Saldo9. Proveedores10. Ubicación11. Unidad12. Mínimo y máximo13. Articulo14. método

Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente

Definición:

1. Membrete de la empresa2. Nombre del documento3. Numero consecutivo4. Datos del cliente5. Nombre del vendedor6. Fecha de facturación7. Lugar de despacho8. Forma de pago9. Numero de cedula nit o Rut del comprador10. Descripción de la mercancía11. Imputación contable12. Firma de los responsables

Nota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento

También se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa .Consta de:1. Membrete 2. Nombre del documento3. Numero consecutivo4. Persona de quien se recibe el documento, con su

respectiva identificación5. Fecha de ingreso6. Concepto o motivo del ingreso7. Valor en numero y en letras8. Forma de pago9. Imputación contable10. Firma y sello del funcionario que recibe el pago

Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco Consta de:1. El nombre de el banco girado2. Serie y numero del cheque 3. Ciudad y fecha de expedición4. Valor en números y letras 5. Nombre de beneficiario6. Firma del girador o titular de la cuenta7. Numero de la cuenta corriente

Nota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.